SISTEM INFORMASI PEMBELIAN, PENJUALAN DAN PERSEDIAAN pada RUDI AGENCY Oleh : Sofian Horas H Siregar, (sofyanhoras@gmail.com) Dosen Pembimbing : Rinci Kembang Hamsari Program studi : Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama, Surabaya Abstrak Sistem Informasi RUDI AGENCY adalah suatu sistem informasi pengolahan data yang menunjang pembelian, penjualan dan persediaaan meliputi data barang, data pelanggan, data pemasok dan lain-lainnya. Perancangan sistem ini merupakan salah satu alternative untuk membantu operasional pembelian dan penjualan di RUDI AGENCY. Perancangan system ini dengan menggunakan alat bantu Diagram berjenjang, Data flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan Kamus Data. Bahasa pemrograman yang digunakan untuk merancang system ini adalah Visual Basic 6.0, sedangkan untuk databasenya menggunakan MS Access 2003. Perancangan Sistem Informasi ini berguna sekali untuk menunjang kinerja bagian administrasi serta berguna bagi kelancaran proses transaksi di RUDI AGENCY. Kata kunci : informasi, pembelian, penjualan BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini perkembangan ilmu pengetahuan terutama dibidang komputer semakin modern dan hampir disemua bidang menggunakan perangkat komputer sebagai alat pendukung untuk mencari sebuah informasi yang mudah dan benar. Sejalan dengan masalah diatas kebutuhan informasi memperlihatkan kecenderungan yang meningkat, terutama untuk pengambilan keputusan. Pembelian dan penjualan merupakan kegiatan yang mempengaruhi jumlah persediaan. Informasi yang dihasilkan akan membantu pemilik dalam memutuskan jumlah persediaan yang akan dibeli, maupun jumlah yang tersedia untuk dijual, serta mengontrol dan mengawasi jumlah aset persediaan. RUDI AGENCY adalah bentuk usaha pererorangan yang bergerak di bidang Distributor untuk Koran, Majalah, dan Tabloid. Saat ini, pencatatan atas transaksi pembelian dan penjualan di Rudi Agency masih dilakukan secara manual dan bisa dikatakan kurang memadai melihat kenyataan transaksi yang terjadi relatif besar jumlahnya, sehingga agak menyita waktu bila ingin menghasilkan laporan persediaan dalam waktu singkat. Adapun masalah yang terdapat pada RUDI AGENCY Madiun adalah pencatatan transaksi pembelian dan penjualan dilakukan melalui Microsoft Excel sehingga menyita waktu ketika akan dilakukan pengecekan data kembali maupun pencarian data. Selain itu, pemrosesan laporan persediaan sering mengalami keterlambatan. 1.2 Permasalahan Berdasarkan pada latar belakang dalam tugas akhir ini adalah bagaimana membangun Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan pada RUDI AGENCY Madiun. 1.3 Batasan Masalah Pembatasan masalah yang di ambil dalam Tugas Akhir ini adalah : 1. Transaksi pembelian dan penjualan bersifat tunai. 2. Persediaan yang dibahas menggunakan Metode Harga Rata-rata (Average Cost). 3. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0 dengan Microsoft Office Access 2003 sebagai format databasenya dan Seagate Crystal Report 8.5 untuk merancang laporannya. 4. Informasi yang dihasilkan berupa laporan pembelian, penjualan dan persediaan. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dan manfaat dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Rancangan sistem yang baru akan dapat mengatasi masalah efisiensi dan ketepatan penggunaan waktu dalam memproses laporan pembelian, penjualan dan persediaan pada RUDI AGENCY. 2. Dengan adanya sistem informasi pembelian, penjualan dan persediaan ini diharapkan bisa mempermudah RUDI AGENCY dalam mengolah data dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan pembelian, penjualan dan persediaan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini akan membahas tentang beberapa teori dan referensi yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir ini, antara lain: 2.1 Sistem Informasi Menurut Tata Sutabri, informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau iinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Informasi dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu: a. Informasi Strategis Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dsb. b. Informasi Taktis Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan. c. Informasi Teknis Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi pensediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian. 2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem yang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik. 2.3 Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan 2.3.1 Sistem Informasi Pembelian Transaksi pembelian secara umum dapat dikategorikan sebagai berikut : 1. Pembelian Tunai Pembelian yang pelunasannya dilaksanakan pada saat terjadinya transaksi. 2. Pembelian Kredit Pembelian dilakukan secara berkala sesuai dengan kesepakatan pihak penjual dan pembeli. 2.3.2 Sistem Informasi Penjualan Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa yang bisa dikategorikan sebagai berikut: 1. Penjualan Tunai Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli.(mulyadi, 2001) 2. Penjualan Kredit Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. (Mulyadi, 2001) 2.3.3 Sistem Informasi Persediaan Sistem informasi persediaan bertujuan untuk mencatat semua barang masuk dan keluar tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Persediaan berkaitan erat dengan penjualan dan pembelian(tuanakotta, 2000). 2.3.3.1 Identifikasi Khusus Metode identifikasi khusus memerlukan suatu cara untuk mengidentifikasi biaya historis dari unit persediaan. 2.3.3.2 Metode Harga Rata-rata Metode harga rata-rata membebankan harga ratarata yang sama ke setiap unit. 2.3.3.3 Metode Masuk Pertama, Keluar Pertama (first- in, first-out FIFO) Metode masuk pertama, keluar pertama (first-in, first out FIFO) didasarkan pada asumsi bahwa unit yang terjual adalah unit yang lebih dahulu masuk 2.3.3.4 Metode Masuk Terakhir, Keluar Pertama (last-in, first-out LIFO) Metode masuk terakhir, keluar pertama (last-in, first-out LIFO) didasarkan pada asumsi bahwa barang yang paling barulah yang terjual. 2.4 Alat Perancangan 2.4.1 Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data(DAD) Data flow diagram adalah gambaran suatu sistem secara logika, dan tidak bergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data dan organisasi file. Keuntungan menggunakan data flow diagram adalah untuk memudahkan pemakai ( User ) yang kurang menguasai bidang komputer agar mengerti sistem yang akan dikerjakan atau dikembangkan Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan dalam diagram aliran data: Tabel 2.1 Simbol-simbol dalam diagram aliran data Simbol Arti Contoh Entitas Aliran data Proses Data store Informasi Barang Baru Membuat record barang Keterangan dari simbol-simbol diatas adalah:
1. External Entity, merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. 2. Data Flow, menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. 3. Proces, kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh organisasi, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. 4. Data Store, merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file, arsip, tabel dan lainlain. 2.4.1.1 Menciptakan Diagram Konteks Diagram Konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol 2.4.1.2 Menggambar Diagram 0 Diagram 0 adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup sampai sembilan proses. 2.4.1.3 Menciptakan Diagram Anak Aturan utama untuk menciptakan diagram anak, keseimbangan vertikal, menyatakan bahwa suatu diagram anak tidak bisa menghasilkan keluaran atau menerima masukan dimana proses induknya juga tidak menghasilkan atau menerima. 2.4.2 Flow of Document Sistem informasi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. 2.5 Kamus Data Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai data, suatu data yang disusun oleh penganalisis sistem untuk membimbing mereka selama melakukan analisis dan desain. 2.6 Data Base atau Basis Data Basis data tidak hanya merupakan kumpulan file. Lebih dari itu, basis data adalah pusat sumber data yang caranya dipakai oleh banyak pemakai untuk berbagai aplikasi. Tujuan basis data yang efektif yaitu: 1. Memastikan bahwa data dapat dipakai di antara pemakai untuk berbagai aplikasi. 2. Memelihara data baik keakuratan maupun kekonsistenannya. 3. Memastikan bahwa semua data yang diperlukan untuk aplikasi sekarang dan yang akan datang akan disediakan dengan cepat. 4. Membolehkan basis data untuk berkembang dan kebutuhan pemakai untuk berkembang. 5. Membolehkan pemakai untuk membangun pandangan personalnya tentang data tanpa memperhatikan cara data disimpan secara fisik. Berikut adalah simbol hubungan entitas beserta penjelasan dan artinya: Tabel 2.2 Simbol hubungan entitas dan artinya Simbol Penjelasan Arti Entitas Sekelompok orang, tempat, atau sesuatu Entitas terhubung Digunakan untuk menghubungka n dua entitas Digunakan Entitas atribut untuk kelompok terulang Ke 1 hubungan Tepat satu Ke banyak hubungan Ke 0 atau 1 hubungan Ke lebih dari 1 hubungan Satu atau lebih Hanya satu atau nol Lebih besar dari satu 2.7 Normalisasi Normalisasi adalah transformasi tinjauan pemakai yang kompleks dan data tersimpan ke sekumpulan bagian-bagian struktur data yang kecil dan stabil Berikut adalah gambaran tahapan yang dilakukan dalam normalisasi: Gambar 2.3 Tahapan Normalisasi BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN Pada bab ini lebih mengetengahkan tentang analisis dan perancangan sistem yang akan dibuat. Perancangan sistem merupakan dasar dalam menyusun suatu sistem yang baik. 3.1 Metode Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Dalam tugas akhir ini akan dibuat suatu aplikasi program yang merupakan bagian sistem pembelian, penjualan dan persediaan pada RUDI AGENCY, penulis melakukan pengumpulan data dan analisa sistem. 3.1.1 Teknik Pengumpulan data Dalam melakukan penelitian ini, penulis melakukan pengumpulan data dengan cara sebagai berikut: 1. Sampling dan Investigasi Penulis mengumpulkan beberapa dokumen seperti faktur pembelian, faktur penjualan, laporan penjualan, laporan pembelian dan laporan persediaan yang ada pada RUDI
AGENCY bagian pembelian, penjualan dan persediaan untuk dianalisis. 2. Wawancara Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara lisan mengenai pembelian, penjualan dan persediaan. 3. Observasi Observasi dilakukan dengan mengamati kegiatan RUDI AGENCY di bagian pembelian dan penjualan. 3.1.2 Analisa Sistem Berjalan 3.1.2.1 Analisa Dokumen Masukan Adapun dokumen dokumen yang digunakan RUDI AGENCY dalam sistem pembelian dan penjualan adalah sebagai berikut: a. Faktur Penjualan Faktur penjualan yang ada sudah cukup memadai karena menampilkan tanggal transaksi, nomor faktur, nama dan alamat pelanggan, keterangan barang transaksi, jumlah, harga serta total harga transaksi. b. Faktur Pembelian RUDI AGENCY menerima beberapa format faktur pembelian dari supplier yang berbeda. Namun, pada dasarnya data yang ada dalam faktur yang berbeda tersebut adalah sama. 3.1.2.2 Analisa Prosedur Dalam menganalisa prosedur pembelian, penjualan dan persediaan pada RUDI AGENCY, penulis menggunakan alat bantu berupa Flow Of Document Gambar3.1 Flowchart Pembelian Berdasarkan gambar 3.1 flowchart pembelian membuat data pembelian yang diberikan ke supplier. Selanjutnya atas transaksi pembelian yang terjadi, supplier memberikan faktur pembelian ke bagian pembelian. Dari faktur tersebut, bagian pembelian mencatat nilai transaksi dan dihasilkan laporan pembelian yang akan diberikan ke bagian persediaan dan pemilik. Berdasarkan gambar 3.2 flowchart pembelian menerima data order penjualan dari customer. Atas pesanan tersebut, dibuatlah faktur penjualan yang akan dikirimkan ke customer bersamaan dengan penyerahan barang. Kemudian bagian penjualan mencatat transaksi penjualan yang terjadi dan dihasilkan laporan penjualan yang akan diserahkan ke bagian persediaan dan pemilik. Dari laporan pembelian dan laporan penjualan yang diterima masing-masing dari bagian pembelian dan penjualan, dibuatlah laporan persediaan yang akan diserahkan kepada pemilik. 3.2 Metode Perancangan 3.2.1 Diagram Berjenjang Gambar3.3 Diagram Berjenjang Berdasarkan gambar 3.3 bahwa sistem pada level 0 mempunyai satu proses utama, yaitu Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan pada Rudi Agency. Dan proses level 1 mempunyai 3 sub proses, yaitu proses Master Data, Transaksi, dan Laporan. Proses Master Data mempunyai 6 proses, yaitu proses Pengguna, Barang, Pemasok, Pelanggan, Produk dan Grup. Sedangkan untuk proses Transaksi terdiri dari 2 sub proses yaitu proses Pembelian dan Penjualan. Sedangkan untuk proses Laporan mempunyai 3 proses yaitu Laporan Pembelian, Laporan Penjualan dan Laporan Persediaan. 3.2.2 Data Flow Diagram Untuk mendukung perancangan sistem pembelian, penjualan dan persediaan, penulis menggambarkan data flow diagram pada RUDI AGENCY untuk dijadikan sebagai model yang nantinya akan digunakan dalam membuat program. Adapun diagram konteks yang telah penulis rancang adalah sebagai berikut: 3.2.2.1 Diagram Konteks Gambar3.2 Flowchart Pembelian Gambar3.4 Diagram Konteks
Berdasarkan gambar 3.4 diagram konteks ini hanya entity yang berhubungan dengan sistem (yaitu Admin, Pemilik, Pemasok, dan Pelanggan) dan aliran data yang dapat terlihat sedangkan prosesproses yang akan dilakukan di dalam sistem belum dapat terlihat. 3.2.2.2 Data Flow Diagram Level 0 level sebelumnya. Pada level ini, proses dipecah menjadi dua proses yang lebih detail. Kedua proses tersebut adalah Pembelian dan Penjualan. 3.2.2.5 Data Flow Diagram Level 1 Proses Laporan Gambar3.8 Data Flow Diagram Level 1 Proses Membuat Laporan Gambar3.5 Data Flow Diagram Level 0 Data Flow Diagram Level 0 merupakan proses pendetailan sistem untuk memudahkan seorang pengelolah data untuk melakukan proses pembangunan dan pengembangan sistem. Pada diagram level ini, proses sistem dipecah menjadi tiga bagian proses utama. 3.2.2.3 Data Flow Diagram Level 1 Mater Data Data Flow Diagram Level 1 Proses Laporan merupakan pendetailan dari proses laporan pada level sebelumnya. Pada level ini, proses dipecah menjadi tiga proses yang lebih detail. Ketiga proses tersebut adalah Laporan Pembelian, Laporan Penjualan dan Laporan Persediaan. 3.2.3 ER Diagram 3.2.3.1 Conceptual Data Model Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 1 Proses Master Data Data Flow Diagram Level 1 Proses Master Data merupakan pendetailan dari proses master data pada level sebelumnya. Pada level ini, proses dipecah menjadi enam proses yang lebih detail. 3.2.2.4 Data Flow Diagram Level 1 Proses Transaksi Gambar3.9 CDM (Conceptual Data Model) Pada bagan ini menjelaskan relasi-relasi antar entitas yang ada pada sistem, dan setiap entitas terdiri atas satu atau lebih atribut yang mempresentasikan seluruh kondisi. 3.2.3.2 Phisycal Data Model Gambar3.7 Data Flow Diagram Level 1 Proses Transaksi Data Flow Diagram Level 1 Proses Transaksi merupakan pendetailan dari proses transaksi pada Gambar3.10 PDM (Physical Data Model)
3.2.4 Perancangan Input 3.2.4.1 Rancangan Form Input Data Barang berhubungan dengan barang persediaan. 3.2.1.5 Rancangan Form Input Data Customer berhubungan dengan pelanggan. Gambar 3.11 Form Master Barang 3.2.4.2 Rancangan Form Data Grup berhubungan dengan kode dan nama grup ke dalam database. Gambar 3.15 Form Master Pelanggan 3.2.1.6 Rancangan Form Input Data Pembelian penambahan atau penghapusan atas data-data dari transaksi pembelian. Gambar 3.12 Form Master Data Grup 3.2.4.3 Rancangan Form Data Produk untuk menginputkan kode, data grup dan nama produk ke dalam database. Gambar 3.16 Form Transaksi Pembelian 3.2.1.7 Rancangan Form Input Data Penjualan penambahan atau penghapusan atas data-data dari transaksi penjualan. Gambar 3.13 Form Master Data Produk 3.2.1.4 Rancangan Form Input Data Pemasok berhubungan dengan supplier. Gambar 3.17 Form Transaksi Penjualan 3.2.1.8 Rancangan Form Input Data Barang penambahan atau penghapusan atas data-data dari grup barang, produk barang, nama barang, satuan, harga beli, harga jual dan stok barang ke dalam database Gambar 3.14 Form Master pemasok Gambar 3.18 Form Master Data Barang
3.2.2 Perancangan Database 3.2.2.1 Kamus Data Rancangan sistem merupakan garis besar dari seluruh proses komputerisasi pengolahan data yang akan dilakukan. Perancangan ini mencakup bagaimana sistem tersebut dapat dijalankan, apa masalahnya, bagaimana langkah pemrosesan datanya, serta hasil keluarannya. BAB IV IMPLEMENTASI 4.1 Kebutuhan Sistem Untuk menjalankan sistem yang dirancang, diperlukan beberapa faktor pendukung sebagai berikut : 1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Untuk bisa menjalankan sistem, maka hardware yang direkomendasikan adalah sebagai berikut: a. Satu set lengkap perangkat komputer yang memiliki spesifikasi sebagai berikut:6 i. Pentium IV 2.6 GHz. ii. RAM 128 Mb iii. Harddisk 10 Gb iv. Monitor SVGA dengan resolusi layar minimal 1024 x 768 v. Keyboard dan Mouse vi. CD Rom b. Printer, sebagai perangkat untuk mencetak laporan. 2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Adapun perangkat lunak untuk menjalankan program ini adalah: a. Sistem operasi Windows 98/2000/Me/XP. b. Microsoft Access 2003 untuk pembuatan database. c. Aplikasi Crystal Report 8.5 untuk pembuatan laporan. 3. Keahlian Operator Keahlian operator untuk menjalankan program adalah: a. Menguasai sistem operasi Windows. b. Memiliki pengetahuan dan keahlian dasar mengenai komputer, seperti: cara menggunakan mouse, keahlian mengetik, cara menggunakan printer, dan sebagainya. 4.2 Implementasi Program Tahap implementasi sistem ini merupakan suatu tahapan yang menerapkan semua desain sistem yang telah dibuat kedalam bentuk interface sehingga suatu software dapat digunakan oleh user BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Setelah menyelesaikan perancangan Sistem Informasi Pembelian, Penjualan dan Persediaan pada RUDI AGENCY MADIUN, menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem usulan ini mampu menghasilkan laporan pembelian (per tanggal, per supplier, per produk), laporan penjualan (per tanggal, per customer, per produk) dan laporan persediaan dalam waktu yang relatif singkat sesuai dengan kebutuhan pemilik. 2. Proses pengecekan data maupun pencarian data bisa dilakukan dengan cepat dan mudah. 5.2 Saran Adapun beberapa saran yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut: 1. Menyarankan agar mengembangkan sistem usulan sehingga peng-input-an transaksi secara tak berurut bisa dilakukan dan tidak mempengaruhi keakuratan perhitungan Harga Pokok Penjualan barang. 2. Walaupun frekuensi penyesuaian stok sangat jarang terjadi, sebaiknya juga menambahkan ke dalam sistem usulan berupa form khusus yang bisa mencatat penyesuaian stok sehingga bila diperlukan penyesuaian, perusahaan bisa menggunakannya. DAFTAR PUSTAKA 1 Kendall, K.E. dan J.E. Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Jilid 1 dan Jilid 2, Edisi ke-5, PT Prenhallindo, Jakarta. 2 Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ke-3, Penerbit Salemba Empat, Yogyakarta 3 Sutabri, T., 2004, Analisa Sistem Informasi, Edisi 1, Penerbit Andi, Yogyakarta 4 Tuannakota, 2000. Teori Akuntansi. Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.