BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Hotel Marala merupakan salah satu perusahaan swasta yang bergerak di bidang jasa perhotelan. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 10 November 2000 dan diresmikan oleh pemilik perusahaan yang bernama Drs.H.Jacub Ishak. Hotel Marala memiliki 32 kamar dan mempunyai berbagai macam fasilitas yaitu Telephone System, Air Conditioning (AC), Cable TV, serta Hot and Cold Water. Hotel Marala menyediakan fasilitas tambahan yaitu fasilitas laundry khusus untuk tamu yang menginap di Hotel Marala dan fasilitas sarapan (breakfast). Selain itu, tamu hotel dapat memesan makanan di cafe yang telah disediakan oleh pihak hotel, hal tersebut merupakan pendapatan yang ada pada Hotel Marala yang meliputi pendapatan sewa kamar, laundry, dan cafe. Proses pengelolaan reservasi pada Hotel Marala dimulai dari pemesanan kamar tamu sampai dengan proses pembayaran seluruh tagihan penginapan. Pemesanan kamar dilakukan secara langsung. Jika tamu memesan kamar untuk tanggal tertentu maka tamu hotel diharuskan membayar setengah harga dari kamar yang dipesan atau membayar Down payment (DP) 50% pada saat proses pemesanan kamar. Apabila ada tamu Hotel yang membatalkan pemesanan kamar, maka harus dilakukan proses pembatalan atau cancel sehari sebelum tanggal check-in, karena bila melebihi waktu tanggal check-in maka DP tersebut akan hangus. Proses pembayaran pelunasan seluruh tagihan penginapan dilakukan pada saat check-out ditambah dengan biaya servis sebesar Rp20.000,00 dan pajak hotel 10% sesuai dengan total tagihan tamu. Pencatatan data tamu dilakukan secara manual pada buku data tamu. Pada akhir tahun 2013 pernah terjadi data tamu yang hilang sehingga membuat pihak hotel kesulitan untuk mendata berapa banyak tamu yang pernah menyewa kamar. Hal ini dapat terulang kembali jika pihak hotel masih menggunakan catatan manual. Tamu hotel dapat melakukan penambahan fasilitas laundry yang disediakan oleh pihak Hotel Marala. Biaya yang dikenakan menghitung jumlah pakaian yang ingin di 1
laundry, pihak hotel menyediakan berbagai macam tarif sesuai dengan jenis pakaian yang dicuci. Dari data tahun 2014, Sekitar 25% tamu yang menginap melakukan penambahan fasilitas laundry. Pihak hotel juga menyediakan fasilitas sarapan atau (breakfast) untuk dua orang perkamar. Apabila lebih dari dua orang maka dilakukan biaya tambahan sesuai dengan jenis makanan dan minuman yang dipesan. Sekitar 60% tamu yang menginap melakukan penambahan menu makanan. Seluruh penambahan fasilitas laundry dan sarapan dicatat secara manual oleh pegawai di dalam buku tamu, sehingga kemungkinan data penambahan fasilitas tidak tercatat oleh pegawai. Hal tersebut dapat membuat pihak hotel menjadi rugi. Beban rutin yang dikeluarkan tiap bulan oleh Hotel Marala meliputi biaya listrik, telekomunikasi, gaji/upah, PAM, dan beban perlengkapan. Pengeluaran yang terjadi secara insidental seperti kecelakaan pegawai, dikeluarkan sesuai dengan kejadian yang berlangsung. Pengelolaan pencatatan pendapatan dan pengeluaran kas pada Hotel Marala dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel. Proses pencatatan dan pengeluaran kas berjalan dengan baik dan mampu mencatat segala kemungkinan pengeluaran. Proses pembuatan laporan laba rugi dalam Hotel Marala harus menggabungkan laporan pendapatan dan pengeluaran kas. Penyusunan laporan laba rugi biasanya dilakukan oleh dua orang bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat proses pembuatan laporan laba rugi, karena tidak ter-generate secara otomatis. Laporan keuangan yang ada pada hotel meliputi laporan arus kas, laporan laba rugi, neraca, laporan perubahan modal, dan pencatatan atas laporan keuangan. Hotel Marala hanya menggunakan laporan keuangan dalam bentuk laporan laba rugi saja. Dari permasalahan di atas, maka dibutuhkan suatu aplikasi pengelolaan hotel yang dapat mempermudah pihak hotel untuk menyusun laporan laba rugi dan menyusun laporan arus kas. Pencatatan ini berguna untuk menilai kemampuan perusahaan dalam menghasilkan kas untuk membandingkan nilai sekarang dari arus kas masa depan. Diperlukan juga aplikasi untuk memudahkan customer untuk memesan kamar tanpa harus datang ketempat. Oleh karena itu, proyek akhir ini dapat membantu meningkatkan pelayanan dan menyelesaikan permasalahan tersebut. 2
1.2 Rumusan Masalah Dari latar belakang tersebut dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut. a. Proses pengelolaan pendapatan masih terpisah antara penyewaan kamar dengan cafe dan laundry maka, bagaimana pengelolaan pendapatan yang saling terintegrasi? b. Proses pengelolaan pengeluaran ada yang dikeluarkan setiap bulan maupun insiden dengan jumlah transaksi yang banyak maka, bagaimana pengelolaan beban operasional? c. Bagaimana penyusunan laporan laba rugi dan laporan arus kas pada hotel? 1.3 Tujuan Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam proyek akhir ini adalah membuat aplikasi yang memenuhi fungsi sebagai berikut. a. Pengelolaan pendapatan berdasarkan penyewaan kamar check-in sampai check-out, penambahan fasilitas laundry, dan penjualan makanan; b. Pengelolaan beban operasional yang dikeluarkan; c. Menghasilkan jurnal dan buku besar sehingga dapat menampilkan laporan laba rugi dan laporan arus kas. 1.4 Batasan Masalah Adapun batasan masalah yang akan dibangun adalah sebagai berikut. a. Sistem pencatatan kas menggunakan metode cash basis; b. Sistem akuntansi yang digunakan hanya penyusunan laporan laba rugi dengan metode single step dan arus kas dengan metode langsung; c. Penyusunan laporan arus kas hanya dari aktifitas operasional; d. Pendapatan cafe dan laundry hanya dari tamu hotel; e. Tidak menangani pengelolaan beban cafe dan laundry; f. Pembuatan aplikasi menggunakan bahasa pemrograman web berbasis PHP dengan penyimpanan data pada MySQL; g. Pemberitahuan konfirmasi web tidak melalui email; h. Penerapan program tidak dilakukan dalam pembuatan aplikasi ini. 3
1.5 Definisi Operasional Definisi operasional pada proyek akhir ini adalah sebagai berikut. a. Penyusunan laporan laba rugi adalah metode atau prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan, berguna untuk membantu pihak hotel untuk mengelola laporan keuangannya terutama untuk pembuatan laporan laba rugi. b. Penyusunan laporan arus kas adalah metode atau prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan, berguna untuk meneliti taksiran arus kas masa depan yang telah dibuat sebelumnya dan dalam menentukan hubungan antara profitabilitas dan arus kas bersih serta dampak perubahan harga. c. Aplikasi adalah bagian dari personal computer (PC) dan berinteraksi langsung dengan user yang berguna melakukan pengelolaan data ataupun kegiatan seperti pembuatan dokumen dan pembuatan laporan. d. Pengelolaan hotel adalah bagaimana cara mengelola hotel dengan baik dari mulai peningkatan pelayanan kepada tamu sampai dengan pengelolaan administrasi dan keuangan hotel. 1.6 Metode Pengerjaan Software Development Life Cycle (SDLC) adalah proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model-model dan metodelogi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem sebelumnya. SDLC memiliki beberapa model dalam penerapan tahap prosesnya, diantaranya model waterfall atau sering juga disebut dengan model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model waterfall menyediakan alur perangkat lunak secara sekuensial atau turun dimulai dari analisis, desain, pengkodean atau coding, pengujian, dan tahap penerapan program [1]. 4
Pengkodea Gambar 1-1 Metode Waterfall a. Analisis Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan untuk mengetahui bagaimana spesifikasi sistem yang dibutuhkan oleh user. Teknik pengumpulan data kebutuhan sistem ini dilakukan dengan cara. 1. Wawancara Wawancara adalah metode pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab dengan ibu Mirella selaku manager dari Hotel Marala yang terkait dengan objek penelitian. Komunikasi tersebut dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung untuk memenuhi data yang diperlukan untuk pembuatan proyek akhir ini. 2. Observasi Observasi merupakan teknik turun langsung ke perusahaan yang akan diteliti, untuk mendapatkan data primer dengan cara mengamati sistem yang berjalan serata meminta data yang telah ada atau data pada periode sebelumnya. 3. Studi Literature Studi literature merupakan teknik penelitian melalui buku dan media dengan tujuan untuk mencari referensi dan sumber-sumber yang berhubungan dengan penelitian. Setelah itu akan didefinisikan dan dirinci untuk kemudian dijadikan Flowmap, diagram konteks, Data Flow diagram (DFD), kamus data, dan spesifikasi proses yang akan dibuat. 5
b. Desain Bertujuan untuk menarik tampilan dari aplikasi yang digunakan. Proses desain sistem mengalokasikan persyaratan baik perangkat keras atau perangkat lunak sistem dengan membentuk suatu arsitektur sistem secara keseluruhan. Desain perangkat lunak melibatkan identifikasi dan menggambarkan pemisahan sistem perangkat lunak dan hubungannya. Perancangan ini dibuat dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) yang akan menggambarkan perancangan pada database, relasi antar tabel, struktur tabel, struktur menu, dan User Interface Design (Mock up) [2]. c. Pengkodean Aplikasi pengkodean atau bahasa pemrograman yang akan digunakan adalah Hypertext Pre-Processor (PHP) dan dreamweaver, sedangkan untuk database menggunakan MySQL. d. Pengujian Tahap pengujian dilakukan supaya sistem yang dibuat telah menjamin bahwa semua persyaratan terpenuhi, agar sistem bebas dari error dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya. Setelah sistem dilakukan pengujian, sistem diberikan atau diterapkan diperusahaan, metode yang digunakan dalam melakukan pengujian adalah metode blackbox testing. e. Penerapan Program Penerapan program adalah pelaksanaan yang telah dirancang atau didesain untuk kemudian dijalan sepenuhnya. Perbaikan terhadap unit sistem dan pengembangan terhadap program yang telah dibuat. 6
1.7 Jadwal Pengerjaan Berikut adalah jadwal pengerjaan selama melakukan pembuatan proyek akhir. Tabel 1-1 Jadwal Pengerjaan 7