Daftar Isi 1. Membuat Paket Lelang...... 1 2. Penjelasan Lelang... 5 3. Upload Adendum... 6 4. Melihat Dokumen Kualifikasi... 7 5. Mengirimkan Pesan Kepada Peserta Untuk Menambahkan/Edit Dokumen Kualifikasii (untuk lelang prakualifikasi)... 8 6. Mendownload Dokumen Penawarann... 10 7. Membuka Dokumen Penawaran... 11 8. Memasukkan/Mengumumkan Hargaa Penawarann... 17 9. Memasukkan Hasil Evaluasi Penawaran... 18 a. Evaluasi Administrasi... 18 b. Evaluasi Teknis... 19 c. Evaluasi Harga... 20 10. Menetapkann Pemenang...... 23 11. Upload Berita Acara Evaluasi Penawaran Dan Berita Acara Hasil Pelelangan... 24 12. Pengumuman Pemenang... 25 13. Melihat dan Menjawab Sanggahan... 26 14. Mengubah Jadwal... 27 15. Pelelangan Itemized... 28 a. Tahap Evaluasi Penawaran dan Tahap Evaluasi Kualifikasi & Pembuktian Kualifikasi.. 28 b. Tahap Penetapan Pemenang... 29 16. Membatalkan/Mengulang Lelang/Evaluasi Ulang/Pemasukan Penawaran Ulang... 31 a. Membatalkan/Mengulang Lelang... 31 b. Evaluasi Ulang dan Pemasukan Penawaran Ulang... 32 APLIKASI SPSE UNTUK PANITIA VERSI 3.5
1. Membuat paket lelang Sebelum membuat paket lelang, panitia harus login terlebih dahulu. Setelah login, panitia klikk tab daftar paket, Kemudian klik tombol buat paket 1
Isikan rincian paket. Setelah semua terisi, klik simpan dan membuat lelang. Selanjutnya klik buat lelang. Pilih kategori, metode, dan jenis lelang 2
Pilih kualifikasi usaha dari peserta lelang. Pilih jumlah pemenang, apakah satu pemenang atau lebih dari satu (itemized). Isikan HPS. Tentukan jenis kontrak. Klik detail kualifikasi untuk mengisikan syarat kualifikasi. Klik jadwal lelang untuk mengisi jadwal Pada field syarat kualifikasi, Berikan tanda checklist untuk setiap item yang diisi. Isikan syarat kualifikasi yang diperlukan, kemudian klik simpan. Panitia dapat menambah syarat ijin usaha maupun syarat lainnya yang diperlukan dengan klik tombol tambah ijin usaha atau Tambah Syarat 3
Pada field jadwal lelang, isikan tanggal dan jam untuk seluruh tahapan lelang. Panitia dapat meng copyy jadwal darii lelang yang lain yang pernah dibuatt oleh panitiaa yang bersangkutan. Pilih lelang yang akan di copyy jadwalnya, klik tombol copy dari kemudian diedit untuk disesuaikan. Setelah semua tahapan terisi, klik tombol simpan, kemudian klik tombol kembali. Selanjutnya panitia mengupload dokumen lelang yang telah dibuat sebelumnya. Klik tombol pilih file dan pilih dokumen lelang yang akann diupload. Kemudian klikk tombol simpan. 4
Pada akun ketua panitia akan muncul pakta integritas dan tombol untuk mengumumkan palet lelang. Klik tombol mengumumkan paket lelang. 2. Penjelasan Lelang Pada halaman Home, klik nama lelang. Klik penjelasan lelang Panitia dapat memberikan penjelasan singkat dahulu sebelum terdapat pertanyaan. Untuk menjawab pertanyaan, klik tombol kirim penjelasan. Panitia dapat mengirimkan m penjelasan dengan 5
mengisi pada kolom yang disediakan dan melengkapi dengan lampiran bila dibutuhkan. Jawaban penjelasan lelang yang sudah dikirim tidak dapat dihapus. Untuk menambahkan lampiran, klik tombol pilih file, pilih filee yang sudahh disiapkan sebelumnya dan klikk tombol kirim 3. Upload Adendum Upload adendum hanya dapat dilakukan maksimal 2x24 jam sebelum batas akhir upload penawaran. Pada halaman Home, klik nama lelang. 6
Pada kolom adendum, klik tombol pilih file. Pilih file adendum yang sudah disiapkan,, kemudian klik tombol kirim adendum. Selanjutnya akan muncul konfirmasi apakah file yang dikirim sudah benar. b Jika file sudah benar, klik tombol OK. Jika masih ada perbaikan klik cancel dan perbaiki dahulu sebelum dikirimkan. File adendum yang sudah dikirimkan tidak dapatt dihapus, namun panitiaa dapat mengirim kembali file tambahan. 4. Melihat Dokumen Kualifikasi Pada halaman Home, klik nama lelang. Klik tabel kualifikasi, maka akan muncul form kualifikasi yangg dikirimkan oleh penyedia yang bersangkutan. 7
5. Mengirimkan Pesan Kepada Peserta Untuk Menambahkan/Edit Dokumen D Kualifikasi (Untuk Lelang Prakualifikasi) Jika form kualifikasi yang dikirimkan peserta lelang terdapat file yang kurang/salah, panitia dapat meminta tambahan kekurangan dokumen kualifikasi tersebut melalui website. Pada halaman view lelang, klik link evaluasi lelang Klik evaluasi kualifikasi kualifikasi 8
Klik nama peserta lelang yang akan dilihat form kualifikasinya Klik tombol kirim pesan 9
Ketik pesan yang ingin disampaikan, kemudian klik tombol kirim 6. Mendownload Dokumen Penawaran Panitia dapat mendownload dokumen penawaran saat tiba jadwal j pembukaan dokumen penawaran. Pada halaman home, klik nama lelang Kemudian download dokumen penawaran masing masing peserta. Dan simpan dalam folder yang dikehendaki 10
7. Membuka Dokumen Penawaran Dokumen penawaran yang telah didownload oleh panitia tidak dapat langsung dibuka. Melainkan harus didekripsi dahulu dengan aplikasi apendo. Aplikasi apendo a panitia dapat didownload dari halaman home Buka apendo panitia yang baru saja didownloadd (extract dahulu bila perlu). Buka folder bin. Jalankann apendo 11
Petunjuk penggunaan apendo panitia selengkapnya akan muncul saat kita tekan tombol F1 pada keyboard komputer. Apendo panitia ini membutuhkan user ID dan password. User ID default apendo panitia adalah lpse lkpp, sedangkan password defaultnya adalahh panitialpse. Setelah login, password apendo harus diubah dengan tingkat kesulitan lebih dari 50% %. Klik OK sampai password telah terganti 12
Selanjutnya klik pilih file. Kita pilih file penawaran yang telahh didownload. Dapat kita pilih satu satu atau kita masukkan semua s penawaran sekaligus ke dalamm apendo. 13
Setelah penawaran dimasukkan dalam apendo, klik tombol dekreipsi d data Selanjutnya akan muncul kolom untuk diisikan kunci privat lelang 14
Kunci privat lelang dapatt dicopy darii web SPSE. Penawaran antara a perusahan satu dengan yang lainnya mempunyai kunci privat yang sama. Jadi dapat dilakukan dekripsi untuk beberapa file sekaligus. 15
Copy kunci privat ke dalam apendo panitia kemudian klik tombol OK Pilih folder dimana file penawaran hasil dekripsi akan disimpan. Klik select folder. Jika J pembukaan berhasil maka akan muncul pemberitahuan proses membuka selesai dilakukan Buka folder penawaran hasil dekripsi, maka akan ditemukan file penawaran dari peserta 16
8. Memasukkan/Mengumumkan Harga Penawaran Setelah dokumen penawaran dibuka. Panitia mengumumkann hasil pembukaan penawaran melalui website. Pada halaman home, klik nama lelang Klik memasukkan harga penawaran Isikan nilai penawaran dan kelengkapan masing masing penawarann yang masuk. Untuk harga terkoreksi dapat diisi maupun tidak. Isikan masing masing harga penawaran yang masuk dan kelengkapannya, kemudian klik tombol simpan 17
9. Memasukkan Hasil Evaluasi Penawaran a. Evaluasi Administrasi Klik evaluasi lelang Klik tab evaluasi administrasi. Centang peserta yang lulus. Sedangkan bagi yang tidak lulus, l kosongi centangnya dan berikan alasan. Lalu klik Simpan 18
b. Evaluasi Teknis Klik evaluasi lelang Klik tab evaluasi teknis. Centang peserta yang lulus. Sedangkan bagi yang tidak lulus, kosongi centangnya dan berikan alasan. Lalu klik Simpan 19
c. Evaluasi Harga Klik evaluasi lelang Klik tab evaluasi harga. Masukkan harga terkoreksi lalu centangg peserta yang lulus. Sedangkan bagi yang tidak lulus, kosongi centangnya dan berikan alasan. Lalu klik Simpan 20
10. Memasukkan Hasil Evaluasi Kualifikasii Klik evaluasi lelang Klik tab evaluasi kualifikasi lalu klik nama peserta. Selanjutnya centang kelengkapan dokumen kualifikasi peserta dimaksud, lalu klik Simpan 21
Apabila dokumen kualifikasi penyedia yang bersangkutan memenuhi semua persyaratan, maka kotak lulus akan tercentang secara otomatis. Begitu pula sebaliknya sehingga konsekuensinya adalah panitia wajib mengisi alasan a bagi peserta yang tidak memenuhi syarat. Selesaikan evaluasi kualifikasi dengan mengklik tombol Simpan 22
10. Menetapkan Pemenang (harus menggunakann akun ketua panitia) Klik evaluasi lelang Klik pemenang. tab evaluasi akhir, isi nomr urut peringkat, dan tetapkan urutan satu sebagai Lalu klik Simpan Selanjutnya muncul notifikasi Data Evaluasi Akhir telah tersimpan dan bagi akun ketua panitia silakan klik tombol Menetapkan dan Mengumumkan Pemenangg Lelang 23
11. Upload Berita Acara Evaluasi Penawaran Dan Berita Acara Hasil Pelelangan Klik tombol browse Pilih file berita acara yang sudah disiapkan dari komputer, lalu klik kirim File berita acara sudah ter upload 24
12. Pengumuman Pemenang Klik Pengumuman Pemenang Klik Kirim (menggunakan akun ketua panitia) Muncul keterangan Undangan Telah Dikirim 25
13. Melihat dan Menjawab Sanggahan Melihat sanggahan klik [Lihat Sanggahan] Lalu klik [Balas] Ketik jawaban sanggahan, lampirkann attachment jawaban (bila perlu), lalu klik Kirim 26
14. Mengubah Jadwal Melalui menu home, klik tombol edit disamping kanan nama paket lelang yang ingin diubah jadwalnya. Selanjutnya klik [Jadwall Lelang] Ubah jadwa Simpan l dan isikan alasannya (lebih dari 50 karakter) pada kolom keterangan, lalu klik 27
15. Pelelangan Itemized Merupakan pelelangan yang dilakukan dengan menawarkan sejumlah item pekerjaan sejenis yang dibagi dalam beberapa paket/sub paket secara sekaligus. Penyedia melakukan checklist pada item item tertentu yang ditawarkan. Penetapan pemenang dalam metode ini dilakukan untuk masing masim ing paket/sub paket. Dengan demikian dalam satu paket pelelangan terdapat beberapa pemenang, dimana Penyedia dapat memenangkan lebih dari satu s item pekerjaan yang ditawarkan. Dari sisi penggunaan aplikasi spse, perbedaan dengan mekanisme lelang satu pemenang akan terlihat pada tahap evaluasi penawarann s.d. penetapan pemenang. a. Tahap Evaluasi Penawaran dan Tahap Evaluasi Kualifikasi & Pembuktian P Kualifikasi Tahap ini dilalui oleh panitia secara offline. Namun proses evaluasi dituangkan dalam berita pengumuman pemenang. Gambar: Tampilan halaman evaluasii aplikasi spse saat tahap evaluasi penawaran dan evaluasi kualifikasi & pembuktian kualifikasi 28
b. Tahap Penetapan Pemenang Panitia mengisi harga terkoreksi, mengisi nomor urut, menetapkan m checklist pemenang paket/sub paket, mengupload beritaa pengumuman pemenang, lalu mengklik Simpan Untuk menggugurkan peserta yang tidak memenuhi syarat, panitiaa dapat mengosongi checklist peserta tersebut. Selanjutnya, terdapat tombol Menetapkan dan Mengumumkan Pemenang Lelang untuk diklik oleh akun ketua panitia 29
Gambar: Tampilan Setelah Para P Pemenangg Ditetapkan Selanjutnya, proses dilanjutkan ke tahap pengumuman pemenang dengan terlebih dahulu melakukan upload berita acara evaluasi penawaran dan berita acara hasil lelang. 30
16. Membatalkan/Mengulang Lelang/Evaluasi Ulang/Pema asukan Penawaran Ulang (pada akun ketua panitia) a. Membatalkan/Mengulang Lelang Klik tombol Membatalkan atau Mengulang Lelang Selanjutnya isikan alasan, lalu klik Membatalkan Lelang atau Mengulang Lelang 31
b. Evaluasi Ulang dan Pemasukan Penawaran Ulang Klik tombol Evaluasi Ulang atauu Pemasukan Penawarann Ulang Untuk evaluasi ulang, sesuaikan jadwal sejak tahap evaluasi penawaran, lalu klik Simpan 32
Untuk pemasukan penawaran ulang, sesuaikan jadwal sejak tahap upload dokumen penawaran, lalu klik Simpan 33