DPLS 14 Rev. 0 SYARAT DAN ATURAN TAMBAHAN AKREDITASI LEMBAGA VERIFIKASI LEGALITAS KAYU Komite Akreditasi Nasional National Accreditation Body of Indonesia Gedung Manggala Wanabakti, Blok IV, Lt. 4 Jl. Jend. Gatot Subroto, Senayan, Jakarta 10270 Indonesia Tel. : 62 21 5747043, 5747044 Fax. : 62 21 57902948, 5747045 Email : sertifikasi@bsn.or.id Website : http://www.bsn.go.id
LEMBAR PERSETUJUAN Diperiksa oleh : Disetujui oleh : Direktur Akreditasi Komite Akreditasi Nasional (K A N) i
DAFTAR PERUBAHAN No. Tanggal Nomor Bagian yang Direvisi Deskripsi Ringkas Perubahan Nomor Bagian Revisi 1. ii
SYARAT DAN ATURAN TAMBAHAN LEMBAGA VERIFIKASI LEGALITAS KAYU 1 Pendahuluan Sesuai dengan Peraturan Menteri Kehutanan No. P.38/Menhut-II/2009 tentang Standard dan Pedoman Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu pada Pemegang Izin atau Pada Hutan Hak, dinyatakan bahwa pelaksanaan akreditasi Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu (LVLK) dilakukan oleh Komite Akreditasi Nasional. Oleh sebab itu dalam menjalankan akreditasi terhadap LVLK, KAN memiliki persyaratan-persyaratan dan aturan/prosedur yang harus dipenuhi oleh LVLK. Selain harus memenuhi DPUM 01 tentang Syarat dan Aturan Akreditasi Lembaga Penilaian Kesesuaian, LVLK harus memenuhi dokumen DPLS ini. Dokumen ini menjelaskan syarat dan aturan tambahan dalam proses akreditasi kepada LVLK. 2 Persyaratan Akreditasi 2.1 Dalam melaksanakan fungsinya, LVLK harus: a) Memenuhi Peraturan Menteri Kehutanan No. P.38/Menhut-II/2009 tentang Standar dan Pedoman Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu pada Pemegang Izin atau pada Hutan Hak. b) LVLK harus memahami dan mematuhi regulasi teknis yang terkait dengan ruang lingkup akreditasinya. c) Mengikuti Pedoman KAN 12-2004 Penggunaan logo Komite Akreditasi Nasional (KAN) untuk digunakan oleh Lembaga Sertifikasi, Lembaga Inspeksi dan Laboratorium yang telah diakreditasi oleh KAN. 3 Persyaratan Skema Sertifikasi LVLK harus mengembangkan skema sertifikasinya yang mencakup semua tahapan sertifikasi. LVLK harus mengembangkan skema verifikasi sesuai dengan lingkup sertifikasi sesuai dengan Peraturan Direktur Jenderal Bina Produksi Kehutanan No. P.6/IV-Set/2009. Skema sertifikasi minimal mencakup: 3.1 Permohonan Pada saat melalukan proses permohonan sertifikasi, LVLK harus mempertimbangkan kondisi unit manajemen yang akan disertifikasi sesuai dengan Peraturan Direktur Jenderal Bina Produksi Kehutanan No. P.6/IV- 1
Set/2009 dalam menentukan jumlah dan kualifikasi auditor yang akan ditugaskan untuk penilaian. LVLK harus meminta unit manajemen menyampaikan data dan informasi baik administrasi maupun teknis sesuai dengan Lampiran 1 dokumen ini. 3.2 Tinjauan dokumen (document review) LVLK harus mengembangkan prosedur pelaksanaan tinjauan dokumen. 3.3 Verifikasi lapangan a) LVLK harus mempunyai prosedur yang terdokumentasi untuk melakukan verifikasi LK sesuai persyaratan yang ditetapkan. b) LVLK harus memiliki prosedur pengambilan contoh untuk organisasi multilokasi yang didasarkan pada resiko dan volume produksi. c) LVLK harus mempunyai prosedur permintaan tindakan perbaikan kepada organisasi jika ditemukan nilai yang tidak memenuhi dari pelaksanaan audit dan/atau komplain yang diterima dari LPI, serta menetapkan batasan waktu perbaikan yang diperlukan. d) LVLK harus memastikan kompetensi dan independensi personel yang terlibat dalam proses audit. 3.4 Keputusan Sertifikasi a) LVLK harus mengembangan sistem pengambilan keputusan sertifikasi. Keputusan sertifikasi hanya dapat diberikan jika semua persyaratan legalitas kayu memenuhi Peraturan Direktur Jenderal Bina Produksi Kehutanan No. P.6/IV-Set/2009. b) Proses pengambilan keputusan dilakukan setelah pelaksanaan verifikasi lapangan. c) LVLK harus memastikan kompetensi dan independensi personel yang terlibat dalam pengambilan keputusan, termasuk personel atau komite (jika diperlukan) yang memberikan pertimbangan teknis. Pengambil keputusan harus berbeda yang melakukan audit. 3.5 Survailen LVLK harus memiliki prosedur survailen yang sesuai dengan ISO/IEC Guide 65 dan Peraturan Menteri Kehutanan No. P.38/Menhut-II/2009. Untuk pemegang izin atau pada hutan hak yang memiliki multi-lokasi, surveilen harus mencakup seluruh lokasi selama masa periode sertifikasi. 3.6 Sertifikasi Multi-Lokasi 3.6.1 Organisasi yang melakukan verifikasi legalitas kayu harus di-review dan diadministrasikan pada kantor pusat. Seluruh lokasi terkait termasuk fungsi administrasi pada kantor pusat harus tercantum pada program audit internal 2
organisasi dan harus telah diaudit sesuai program tersebut sebelum asesmen lembaga sertifikasi dilaksanakan. Organisasi harus dapat menunjukkan bahwa kantor pusat telah melakukan verifikasi legalitas kayu dan seluruh organisasi (termasuk seluruh lokasi) memenuhi persyaratan sesuai Standar Verifikasi Legalitas Kayu. Organisasi harus dapat menunjukkan kemampuan untuk mengumpulkan dan menganalisa data dari keseluruhan lokasi, termasuk kewenangan kantor pusat dan kemampuan untuk mendukung perubahan dalam verifkasi legalitas kayu yang dilakukan pada keseluruhan lokasi, apabila diperlukan. Metodologi pengambilan sampel lokasi sebaiknya: Audit awal : ukuran sampel sebaiknya akar dari jumlah lokasi yang terjauh: (y = x ), dibulatkan ke atas. Audit survailen : ukuran sampel tahunan sebaiknya akar kuadrat dari jumlah lokasi terjauh dengan 0,6 sebagai koefisien (y = 0,6 x ), dibulatkan ke atas. Audit re-sertifikasi : ukuran sampel sebaiknya sama dengan audit awal. Namun bila sistem manajemen dapat dibuktikan telah efektif untuk kurun waktu lebih dari 3 tahun, ukuran sampel dapat dikurangi dengan faktor 0,8, misalnya : (y = 0,8 x ), dibulatkan ke atas. Untuk survailen dan re-sertifikasi, pengambilan contoh tidak dilakukan pada lokasi yang sama dengan asesmen awal. Apabila sertifikasi multi-lokasi legalitas kayu dilakukan, LVLK harus memberikan informasi daftar keseluruhan lokasi yang dicakup oleh organisasi multi-lokasi. 3.7 Re-sertifikasi LVLK harus memiliki prosedur re-sertifikasi yang sesuai dengan ISO/IEC Guide 65 dan Peraturan Menteri Kehutanan No. P.38/Menhut-II/2009. Apabila pemegang izin atau pada hutan hak memiliki keinginan untuk memperpanjang sertifikasi, maka harus mengajukan permohonan kepada LVLK. Pelaksanaan audit re-sertifikasi dilaksanakan sebelum masa sertifikasi habis. Penentuan waktu pelaksanaan audit re-sertifikasi dilakukan dengan mempertimbangkan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tindakan perbaikan hasil audit. 3.8 Audit khusus LVLK harus memiliki prosedur untuk pelaksanaan audit perluasan ruang lingkup dan audit tiba-tiba (short notice) untuk menginvestigasi keluhan (keberatan), atau berkaitan dengan perubahan-perubahan yang signifikan atau sebagai tindak lanjut dari klien yang dibekukan sertifikasinya. 3
4 Persyaratan Kompetensi Auditor LVLK memiliki tanggung jawab menggunakan auditor kompeten yang memiliki pengetahuan teknis yang sesuai dengan Standar Verifikasi Legalitas Kayu. Penetapan kompetensi auditor untuk LVLK mengacu ketentuan pada SNI ISO 19011. Pengetahuan dan ketrampilan khusus di bidang legalitas kayu sesuai dengan yang ditetapkan oleh Departemen Kehutanan. 4
Dokumen Jenis Verifikasi LAMPIRAN 1 Data dan Informasi Dalam Permohonan Sertifikasi HA HT HTR HKm IPK HHak Administrasi - Izin IUPHHK IUPHHK IUPHHK IUPHKm IPHHK Bukti kepemilikan lahan IUI Industri Primer - Lokasi izin - Pengurus/PJ Teknis - RKU - - - - - RKT/RPBBI RKT RKT RKT RKT RKT - RPBI - - Kapasitas izin - - - - - - - Flow of process - - - - - - - Jenis produk - - - - - - Kayu gergajian, plywood, chip, moulding, veneer, block board - Identitas pemasok bahan baku Industri Sekunder IUI Moulding, furniture, kertas, pulp, komponen bangunan - - - - - -