KONSEP PELAYANAN PUBLIK Oleh : Suratno, S.Ag., MAP. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kantor Kemenag Kab. Kepl. Sitaro Berkaitan dengan pelayanan masyarakat, dalam menyongsong era globalisasi, pemerintah harus mempersiapkan seluruh aparatnya untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan sopan santun dalam melayani masyarakat. Kemampuan aparat pelayanan dalam menghayati sopan santun ini merupakan syarat mutlak untuk menjaga citra instansinya. Oleh karena itu perlu dijaga agar jangan sampai terjadi hal-hal yang bisa menyinggung perasaan masyarakat yang dilayaninya. Setiap orang menginginkan jasa pelayanan yang diterima dan yang dirasakan sesuai dengan harapannya. Secara umum masyarakat menginginkan pelayanan yang sama dari apartur pemerintah, sebab warga negara yang mempunyai kedudukan yang sama didalam hukum berhak mendapatkan pelayanan yang sama. Pelayanan yang bersahabat dan profesional sudah menjadi suatu syarat yang harus dipenuhi oleh para penyelenggara pekerjaan administrasi negara (Waworuntu, 1997:18). Sianipar (1998:4), mengatakan bahwa pelayanan adalah cara melayani, membantu menyiapkan atau mengurus keperluan seseorang atau kelompok orang. Melayani adalah meladeni/membantu mengurus keperluan atau kebutuhan seseorang sejak diajukan permintaan sampai penyampaian atau penyerahannya. Menurut Moenir (1998:26), pelayanan umum adalah kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan landasan faktor material melalui sistem, prosedur dan metode tertentu dalam rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain sesuai haknya. Pelayanan umum adalah segala bentuk barang atau jasa, baik dalam rangka upaya kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan perundang-undangan (Anonim, 1993:21). Sedangkan Kottler (dalam Supranto, 2001:227) mengatakan bahwa jasa/pelayanan merupakan suatu kinerja penampilan, tidak terwujud dan cepat hilang, lebih dapat dirasakan dari pada dimiliki, serta pelanggan lebih dapat berperan aktif dalam proses mengkonsumsi jasa tersebut. Yoeti (2000:9), mengemukakan bahwa pelayanan itu diberikan kepada dua macam pelanggan, yaitu internal customer (orang yang terlibat dalam proses produksi produk dan jasa yang kita hasilkan) dan external customer (mereka yang berada di luar organisasi yang menerima barang atau jasa dari pemberi pelayanan). Dalam memberikan layanan sangat terkait kepada siapa yang kita berikan layanan tersebut, dalam hal ini adalah pelanggan. Menurut Wijono (2000:17), pelanggan adalah seorang yang terkena dampak produk atau proses, dimana pelanggan dapat dilihat dari dua aspek yaitu pelanggan internal adalah mereka yang terkena dampak produk dan anggota perusahaan yang disebut pelanggan tetapi bukan pembeli, tetapi bukan anggota dari perusahaan yang menghasilkan produk tersebut, dan pelanggan
external meliputi para pembeli dan yang berkepentingan lainnya, dapat perusahaan lain, instansi pemerintah, masyarakat dan lain-lain. Pelayanan pada hakekatnya berkaitan dengan perwujudan fungsi negara/pemerintahan untuk mengatur, mengendalikan dan mengawasi, membina serta mengarahkan setiap aspek kehidupan masyarakat untuk mencapai kehidupan yang aman tertib, dinamis dan sejahtera dalam bernegara dan berbangsa (Trenggono, 1997:38). Dengan demikian pelayanan merupakan implementasi dari pada hak dan kewajiban antara negara/pemerintah dan masyarakat yang harus diwujudkan secara berimbang dalam penyelenggaraan pemberian pelayanan oleh aparatur negara/pemerintahan. Pelayanan dilaksanakan dalam suatu rangkaian kegiatan terpadu yang bersifat sederhana, terbuka, lancar, tepat, lengkap, wajar, dan terjangkau. Karena itu harus mengandung unsur dasar, sebagai berikut: a. Hak dan kewajiban bagi pemberi maupun penerima pelayanan umum harus jelas dan diketahui secara pasti oleh masing-masing pihak. b. Mutu proses dari hasil pelayanan harus diupayakan agar dapat memberikan keamanan, kenyamanan, kelancaran dan kepastian hukum yang dapat dipertanggung jawabkan. (Menpan, 1993:4). Untuk dapat melihat dan merasakan baik tidaknya layanan yang diberikan kepada pelanggan, maka sangat terkait penilaian atau perasaan pelanggan yang biasa disebut kepuasan pelanggan. Menurut Irawan (2002:2), kepuasan adalah persepsi terhadap produk atau jasa yang telah memenuhi harapan, pelanggan merasa puas jika persepsinya sama atau lebih dari yang diharapkan. Disini terlihat bahwa kepuasan adalah respon permulaan dari konsumen, hasil penilaian dari konsumen bahwa produk atau pelayanan telah memberikan tingkatan kenikmatan dimana tingkat pemenuhannya bisa lebih atau kurang. Sedangkan menurut Gerson (2002:5), kepuasan pelanggan adalah sebuah produk/jasa memenuhi atau melampaui harapannya. Selanjutnya Kottler (dalam Supranto, 2001:230), mengemukakan bahwa kepuasan adalah perasaan senang atau kecewa seseorang yang muncul setelah membandingkan antara persepsi (kesannya terhadap kinerja atau hasil suatu produk dan harapan-harapannya). Menurut Supriyanto dan Sugiyanti (2001:38), pelayanan sebagai upaya untuk membantu, menyediakan atau mengurus keperluan orang lain. Keperluan atau sesuatu yang disampaikan, disajikan atau dlakukan oleh pihak yang melayani kepada pihak yang dilayani dinamakan layanan. Layanan yang diberikan pelanggan dapat berupa : a. Barang-barang nyata (tangible), misalnya: buku, komputer, kendaraan, dan sebagainya. b. Barang-barang tak nyata (intangible) seperti informasi, misalnya: keterangan cuaca, daftar menu makanan di restaurant, dan sebagainya. c. Jasa dalam bentuk keahlian atau ketrampilan untuk mengurus keperluan dari pihak yang dilayani, misalnya : layanan yang diberikan seorang teknisi, dosen, pengemudi, konsultan, pelawak, penyiar radio, pengacara, notaris, dan lain-lain.
Pelanggan yakni pihak-pihak yang dilayani didalam kegiatan pelayanan dan menurut status keterlibatan dengan lembaga yang melayani, pelanggan dibedakan 2 golongan: a. Pelanggan eksternal yaitu semua pelanggan yang berasal dari luar organisasi bukan warga organisasi. b. Pelanggan internal yaitu para karyawan atau unit-unit lain di dalam organisasi yang memperoleh pelayanan dari unitnya. (Supriyanto dan Sugiyanti, 2001:39) Menurut Mahmoedin (1995:69-71), dalam berperilaku hendaknya petugas pelayanan mempunyai sikapsikap : 1. Tanggung jawab. Petugas pelayanan harus bertanggung jawab atas setiap pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, dengan menyelesaikannya sampai tuntas dengan baik tanpa menimbulkan masalah yang timbul dari pekerjaannya, kecuali masalah tersebut penyelesaiannya berada diluar jangkauannya. 2. Tabah. Petugas pelayanan harus tabah menghadapi kesulitan-kesulitan yang timbul dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, seperti tidak boleh cepat emosi. Selain itu sikap tabah antara lain, jika terjadi kerusakan atau gangguan pada komputer petugas harus tenang dan meminta bantuan petugas lain yang mengerti komputer untuk memper-baikinya serta memberitahukan mengenai adanya kerusakan teknis agar mereka tidak gusar. 3. Tenang. Petugas janganlah mudah panik bila banyak masyarakat yang datang dan minta dilayani dengan baik dan cepat. Berusahalah tetap tenang, sebab dengan kepanikan tidaklah menyelesaikan masalah, tetapi hanyalah menambah kalutnya situasi. Sikap tenang ini antara lain jika masyarakat yang datang untuk dilayani banyak jumlahnya sedangkan jumlah petugas yang ada terbatas, maka harus dihadapi dengan tenang dimohon menunggu giliran untuk bersabar sesuai dengan urutannya. 4. Rajin. Kerajinan petugas yang melayani ini sangat diharapkan seperti membaca ulang peraturan dan meneliti kembali buku catatan yang berhubungan dengan tugas pelayanan. 5. Toleran. Petugas yang melayani harus bersikap toleran dan memiliki sikap tenggang rasa serta bisa menghargai pendapat orang lain. 6. Ikut memiliki. Petugas pelayanan harus mempunyai sifat rasa memiliki terhadap kantor yang menjadi tempat kerjanya. Sikap ini antara lain berwujud dalam hemat energi dengan cara mematikan lampu disaat tidak digunakan, dan hemat menggunakan alat tulis kantor.
7. Bersungguh-sungguh. Petugas pelayanan harus bersungguh-sungguh dalam pekerjaannya bekerja penuh perhatian dan ketelitian serta penuh dedikasi walaupun tanpa diawasi oleh atasannya, seperti tidak menggunakan komputer untuk permainan di saat masih jam kerja. 8. Ramah dan simpatik. Sikap yang ramah dari petugas pelayanan menunjukkan nilai lebih dari petugas itu sendiri. Sikap yang ramah dan simpatik terlihat dari ucapan dan perbuatan petugas. Sikap itu antara lain membantu masyarakat yang kesulitan yang datang kepadanya dan membantu masyarakat dalam menyelesaikan urusannya. 9. Pengabdian. Pengabdian yang sungguh-sungguh dari petugas pelayanan di tempat bekerja akan memajukan tempat bekerja tersebut. Bentuk dari pengabdian ini antara lain, menjaga nama baik kantor tempat bekerja, memelihara peralatan kantor, mematuhi jam kerja dengan baik. 10. Sopan. Petugas pelayanan harus bersikap sopan terhadap masyarakat yang dilayaninya. Sikap yang sopan ini akan memberikan citra yang baik terhadap kantor tempatnya bekerja. Sesuai SK Menpan No. 61/1993 memuat pedoman dasar bagi tata laksana pelayanan umum oleh lembaga pemerintah kepada masyarakat. Semua layanan umum diharapkan dapat mengandung unsurunsur : a) Kesederhanaan : pelayanan umum harus mudah, cepat, lancar, tidak berbelit-belit, mudah dipahami, dan mudah dilaksanakan. b) Kejelasan dan kepastian : dalam hal prosedur pelayanan, persyaratan pelayanan, unit dan pejabat yang bertanggung jawab, hak dan kewajiban petugas maupun pelanggan, dan pejabat yang menangani keluhan. c) Keamanan: proses dan hasil pelayanan harus aman dan nyaman, serta memberikan kepastian hukum. d) Keterbukaan: segala sesuatu tentang proses pelayanan harus disam-paikan secara terbuka kepada masyarakat, diminta atau tidak diminta. e) Efisien: tidak perlu terjadi duplikasi persyaratan oleh beberapa pelayanan sekaligus. f) Ekonomis: biaya pelayanan ditetapkan secara wajar dengan mempertimbangkan nilai layanan, daya beli masyarakat, dan peraturan perundangan lainnya. g) Keadilan: pelayanan harus merata dalam hal jangkauan dan peman-faatannya. h) Ketepatan waktu: tidak perlu berlama-lama. Pelayanan yang kita kembangkan secara berkala harus diaudit agar kandungan delapan unsur ini dapat terukur. Hasil audit kemudian disampaikan secara terbuka kepada masyarakat sebagai salah satu bukti akuntabilitas dari pelayanan kita.
Definisi pelayanan sebagai proses pemenuhan kebutuhan melalui aktivitas orang lain secara langsung. Pengertian proses disini terbatas pada kegiatan manajemen dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Berkaitan dengan uraian di atas, dapat digambarkan bahwa fungsi pelayanan bidang pelayanan yakni merupakan serangkaian penyelenggaraan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi dengan segala aparat, sarana, dan perlengkapannya, melalui prosedur kerja tertentu guna memberikan jasa pelayanan dalam rangka memproses dan mengurus penyelesaian suatu produk barang dan jasa.
DAFTAR PUSTAKA Albrow, M. 1989, Birokrasi, Tiara Wacana, Terjemahan, Jakarta. Ancok, Dj. 1985, Validitas Dan Reliabilitas Instrumen Penelitian Dalam Metode Penelitian Survey, LP3ES, Jakarta. Anonim. 1993, Kebijaksanaan Nasional Penyelenggaraan Penyuluhan Pertanian, Deptan RI, Jakarta. Arif, M.S. 1996, Organisasi Dan Manajemen, Kaunika, Jakarta. Atmosudirdjo, P. 1998, Administrasi Dan Manajemen Umum, Ghalia Indonesia, Jakarta. Azwar, S. 1999, Sikap Manusia, Teori Dan Pengukurannya, Pustaka Pelajar, Yogyakarta. Balss, C. dan Bruno, E. 1999, Human Resource Management, Program Pascasarjana, Unsrat, Manado. Bennis, W.G. 1996, Toward A Truly Scientific Management, The Consept Of Organizational Health, Jaisingh Ghorpade, op.cit. Bryant, C. dan White, L.G. 1989, Managing Development In The Third Warlab, Westview Press Inc., Colorado. Cushway, B. dan Lodge, D. 1993, Perilaku Dan Desain Organisasi, Gramedia, Terjemahan, Jakarta. Davis, K. dan Newstrom, J.W. 1995, Perilaku Dalam Organisasi, Erlangga, Jakarta. Djaman, Nur. 1993, Fiqih Munakahat, Dimas Press, Semarang.
Drucker, P.F. 1964, Managing For Results, Harper & Row, New York. Fredrickson, H.G. 1984, Administrasi Negara Baru, LP3ES, Terjemahan, Jakarta. Georgepoulos and Tannenbaum, A.S. 1957, Critical Issues In Assesing Organizational Effectiveness, American Sociological Review. Gerson, R.F. 2002, Mengukur Kepuasan Pelanggan, PPM, Terjemahan, Jakarta. Ghorpade, J. 1971, Assessment Of Organizational Effectiveness, Issues, Analysis And Reading, Pasific Palisades, Goodyear Publishing Co. Inc., California. Gibson, J.L. 1996, Organisasi Dan Manajemen, Erlangga, Terjemahan, Jakarta. Gibson, J.L. et. al. 1974, Organizations, Business Publishing, Austin, Texas. 1997, Organisasi, Perilaku, Struktur, Proses, Erlangga, Jakarta. Gie, The Liang. 2002, Analisis Administrasi Dan Manajemen, Gramedia, Jakarta. 2003, Efisiensi Kerja Bagi Pembangunan Negara, UGM Press, Yogyakarta. Handayaningrat, S. 2002, Pengantar Suatu Ilmu Administrasi Dan Manajemen, Gunung Agung, Jakarta. Handoko, H.T. 2001, Manajemen, BPFE, UGM, Yogyakarta. Hersey, P. et.al. 1995, Management Of Organizational Behavior : Utilizing Human Resources, Prentice Hall International, Inc., New Jersey. Irawan, F. 2002, Sepuluh Prinsip Kepuasan Pelanggan, Gramedia, Jakarta. Kaloh, J. 2002, Mencari Bentuk Otonomi Daerah : Suatu Solusi Dalam Menjawab Kebutuhan Lokal Dan Tantangan Global, Rineke Cipta, Jakarta.
Kasim, A. 1993, Pengukuran Efektivitas Dalam Organisasi, FE-UI, Jakarta. Kerlinger, F.N. 1973, Foundation Of Behavioral Research, Holt, Rinehart. Koontz, H. et. al. 1996, Manajemen, Erlangga, Terjemahan, Jakarta. Kramer, Fred. A. 1977, Dynamics Of Public Bureaucracy, Winthrop Publication, Cambridge, Mass. Lazzaro, Victor. 1986, Tata Kerja Organisasi, Bina Aksara, Terjemahan, Jakarta. Mahmoedin, H.As. 1995, Etiket Pelayanan Bank, PT. Gunung Agung, Jakarta. Martono, Bayu. 2003, Pengaruh Sarana Kerja, Iklim Organisasi, Dan Kemampuan Kerja Terhadap Efektivitas Pelayanan pada P.T. Titipan Kilat di Yogyakarta, Tesis, UGM, Yogyakarta. Martoyo, S. 2002, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi 2, BPFE, Yogyakarta. Mathis, R.L. dan Jackson, J.H. 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia, PT. Salemba Emban Patria, Terjemahan, Jakarta. Menteri Penertiban Aparatur Negara. 1993, Keputusan Menpan Nomor 81 Tahun 1993, Tentang Pedoman Tatalaksana Pelayanan Umum, Menpan, Jakarta. Moenir, H.A.S. 1990, Pendekatan Manusiawi Dan Organisasi Terhadap Pembinaan Kepegawaian, Gunung Agung, Jakarta. 1998, Manajemen Pelayanan Umum Di Indonesia, Bumi Aksara, Jakarta. Mokoginta, H.
1992, Hubungan Determinan Dan Kriteria Efektivitas Organisasi Birokrasi Pemerintahan, Suatu Studi Tentang Administrasi Pembangunan Program Transmigrasi, Disertasi, UGM, Yogyakarta. Ndraha, Taliziduhu. 2003, Kybernology, Rineke Cipta, Jakarta. Osborne, D. dan Gaebler, T. 1995, Mewirausahakan Birokrasi (Reinventing Government, How The Entrepreneurial Spirit Is Transforming The Public Sector), PPM Dan PT. Pustaka Binaman Pressindo, Terjemahan, Jakarta. Osborne, D. dan Plastrik, P. 2000, Memangkas Birokrasi (Banishing Bureaucracy : The Five Strategies For Reinventing Government), PPM, Terjemahan, Jakarta. Pamoedji, S. 1996, Tata Kerja Organisasi, Bina Aksara, Jakarta. Poewadarminta. 1979, Kamus Lengkap Inggris-Indonesia, Hasta Press, Jakarta. Putra, S. 1998, Membina Sikap Mental Wirausaha, Gunung Jati, Jakarta. Riggs, Fred. W. 1971, Bureaucratic Politics In Comparative Perspective, Duke Univ. Press, Durham, NC. Robbins, S.P. 1996, Perilaku Organisasi, Konsep, Kontroversi, Aplikasi, PT. Prenhalindo, Terjemahan, Jakarta. Rothman, J. 1974, Planning, Organizing For Social Change, Colombia University Press, New York.