Petunjuk Singkat Instalasi Software WAYout
Terima kasih karena Anda telah memilih Software WAYout untuk keperluan komputerisasi, silahkan lanjutkan proses instalasi Software dengan mengikuti petunjuk berikut. Sebelum memulai proses instalasi Software WAYout, pastikan anda sudah mendownload salah satu versi berikut : BasicStore.Exe AdvanceStore.Exe InvHP.Exe Simpan file Instalasi Software ke salah satu directory di komputer anda. Berikut adalah langkah langkah proses instalasi software : (nama file di sesuaikan dengan versi yang akan di install, dalam contoh ini menggunakan BasicStore.Exe) 1. Jalankan file Instalasi nya (Double Click pada File Instalasi) 2. Masukkan Directory Tujuan instalasi software yang selanjutnya akan digunakan secara otomatis sebagai tempat penyimpanan PROGRAM dan DATA nya pada Label A, atau gunakan tombol Browse (Label B) untuk menentukan lokasi instalasi software. Lokasi penyimpanan software di sarankan menggunakan Drive lain selain drive C:\ yang biasa digunakan untuk tempat sistem operasi Windows,. Silahkan di ubah terlebih dahulu ke Drive lain (mis : D:\, E:\,dsb) sebelum melanjutkan 3. Klik Tombol Extract untuk melanjutkan 4. Setelah proses Instalasi selesai akan di tampilkan di Desktop sebuah Icon Shortcut untuk menjalankan program Petunjuk Singkat Instalasi Software WAYout Page 1
Double Klik Icon Tersebut untuk menjalankan program. 5. Jika di komputer anda belum ada Driver MySQL, maka secara otomatis programakan melakukan proses instalasi driver MySQL terlebih dahulu. Proses instalasi driver MySQL akan ditampilkan seperti gambar di bawah ini, untuk melanjutkan proses silahkan tekan tombol Next, setelah itu ikuti petunjuk di layar seperti proses instalasi software pada umumnya. Catatan : Jika di komputer anda sudah memiliki driver MySql, maka proses akan langsung di lanjutkan pada langkah No.6 untuk registrasi software. 6. Setelah proses instalasi driver MySQL selesai proses selanjutnya adalah registrasi data. Lakukan registrasi data anda secara ON LINE. Isikan data data toko anda pada tampilan form seperti berikut : (Semua field harus harus di isi) Petunjuk Singkat Instalasi Software WAYout Page 2
Setelah selesai klik tombol Register untuk melanjutkan proses registrasi software. Pastikan komputer anda sudah terhubung ke Internet. 7. Setelah proses registrasi software sudah selesai, lanjutkan dengan pengaturan konfigurasi program sebagai berikut : Petunjuk Singkat Instalasi Software WAYout Page 3
1. Pilih Setting Nama Pemakai Program & Hak Akses Menu untuk membuat daftar nama pemakai program beserta password nya masing masing. Klik tombol Tambah untuk melakukan penambahan nama Login Pemakai. Login, isikan dengan nama pemakai Password, isikan dengan Password, bisa terdiri dari huruf & angka atau keduanya. Konfirmasi, isikan sama persis dengan Password di atas sebagai konfirmasi Ulangi proses tersebut jika untuk memasukkan nama Login Pemakai lainnya, dan jika sudah selesai tekan tombol ESC atau Batal untuk kembali ke layar sebelumnya, kemudian pilih Exit untuk melakukan proses setting berikutnya. Penambahan pemakai berikutnya dapat dilakukan melalui menu : Utility, Security. 2. Tekan tombol ini untuk melanjutkan proses setup konfigurasi program. Silahkan di setting sesuai dengan keperluan sebagai berikut : Petunjuk Singkat Instalasi Software WAYout Page 4
A. Quantity, digunakan untuk satuan terkecil yang digunakan untuk transaksi pembelian dan penjualan barang. Pilih 999,999,999 jika tidak menggunakan desimal, dan 999,999.99 jika menggunakan desimal (contoh : 0,5 DOS, 0,25 PAK, 0,5 LS). Harga, digunakan untuk setting tampilan satuan harga barang. Standart yang biasa digunakan untuk mata uang Rp adalah 999,999,999 artinya tidak menggunakan desimal / pecahan sen, sedangkan untuk mata uang $ biasa masih menggunakan desimal / pecahan sen pilih format 999,999.99. B. Jenis Barang, beri tanda cek jika menggunakan penggolongan barang berdasarkan jenis nya & kosongkan jika tidak menggunakan jenis. Contoh Jenis, Rokok, Sabun, Detergen, Alat Teknik, Alat Listrik, dan Lain lain. Tiap Jenis barang akan terdiri dari beberapa macam barang lagi di dalamnya (sejenis) Kode Barang, beri tanda cek jika menggunakan kode barang & kosongkan jika tidak menggunakan. Kode barang biasanya digunakan dengan menggunakan singkatan dari Nama Barang tersebut. Untuk kode barang disarankan untuk tidak digunakan karena pencarian barang bisa berdasarkan nama barang dengan mengetikkan salah satu kata dalam nama barang tersebut. Barcode, beri tanda cek jika ingin menggunakan barcode dalam penjualan barang & kosongkan jika tidak menggunakannya. Gunakan barcode hanya jika barangbarangnya sebagian besar (>80%) sudah ada barcode nya dan sistem penjualan menggunakan proses check out di depan, seperti supermarket, mini market pada Petunjuk Singkat Instalasi Software WAYout Page 5
umumnya. Urutan, digunakan untuk urutan tampilan dalam daftar barang. C. Wilayah, beri tanda cek jika menggunakan pembagian wilayah untuk customer nya & kosongkan jika tidak menggunakan. Batas Kredit, beri tanda cek jika menggunakan pembatasan jumlah nota kredit kepada customernya & kosongkan jika tidak menggunakan. Jika menggunakan batas kredit, maka nota hanya bisa di cetak jika total piutang yang ada + nota yang akan dicetak masih < batas kredit yang di tentukan. Harga History, beri tanda cek jika ingin menggunakan fasilitas dari program untuk otomatis menyimpan harga jual kepada customer yang di luar dari harga standart di daftar harga barang sehingga jika customernya membeli barang tersebut lagi, secara otomatis program akan menampilkan harga history (harga lalu) dengan harga standart di daftar harga barang. Kosongkan jika tidak ingin menggunakan. Jika menggunakan harga history, isikan jumlah hari batas waktu harga tersebut expired dari tanggal transaksi terakhirnya. Penjualan Retail (POS), hanya digunakan jika menggunakan Barcode, pilih untuk menggunakannya di menu Penjualan Retail (POS) & kosongkan jika tidak menggunakan. Penjualan & Retur, hanya digunakan jika menggunakan Barcode, pilih untuk menggunakannya di menu Penjualan & kosongkan jika tidak menggunakan. Pembelian & Retur, hanya digunakan jika menggunakan Barcode, pilih untuk menggunakannya di menu Pembelian & kosongkan jika tidak menggunakan. Posting Stok Retail, kosongkan saja (hanya digunakan setelah di set multi gudangnya). Golongan Harga Retail, program dapat menggunakan maksimum sampai 3 level harga jual barang terdiri dari Harga A, Harga B, dan Harga C, Tentukan harga jual retail nya menggunakan golongan : A, B atau C. Disarankan menggunakan harga C untuk retail, sehingga golongan harga A & B masih bisa digunakan untuk harga terendah seperti harga grosir, semi grosir atau cash maupun kredit. D. No Referensi, beri tanda cek jika ingin memasukkan nomor referensi / identitas lain pada nota penjualan yang akan di cetak & kosongkan jika tidak menggunakannya. Pada umumnya nomor ini sudah tidak diperlukan lagi jika sudah melakukan proses pencetakan nota langsung dari komputer. Nomor ini biasa hanya digunakan untuk transaksi back office / tidak langsung mencetak nota dari komputer / memasukkan kembali nota manual (tidak di sarankan karena hanya membuang waktu & efisiensi). Petunjuk Singkat Instalasi Software WAYout Page 6
Tampilkan Harga Beli, beri tanda cek jika ingin menampilkan harga pembelian barang tersebut (harga modal) pada saat pembuatan nota di menu penjualan. Kosongkan jika tidak ingin menampilkannya. Pastikan jika ingin menampilkan nya hanya jika harga modal / harga beli memang tidak di rahasiakan dari karyawan, biasanya hanya terjadi pada usaha yang memang sudah sangat kompetitif dari sisi harga. Harga Jual Fix, beri tanda cek jika ingin menggunakan harga jual fix, sehingga harga tidak bisa di edit lagi pada saat penjualan dan hanya jika bisa diedit dengan menggunakan Password Admin. Kosongkan jika harga jual masih bisa bervariasi / tidak fix saat pembuatan nota jual. Pembayaran, pilih jenis pembayaran standart yang digunakan apakah Cash atau Kredit. Jika Kredit masukkan jumlah hari kredit nya. Jenis pembayaran masih bisa di ubah saat pembuatan nota. Item Discount, beri tanda cek jika menggunakan item discount di nota penjualan & kosongkan jika tidak menggunakan. Jika menggunakan, pilih jenis item discountnya apakah menggunakan Rp atau %. E. Jatuh Tempo, beri tanda cek untuk menampilkan hanya nota nota jatuh tempo saja saat melakukan pembayaran nota pembelian & penjualan. Kosongkan jika ingin menampilkan semua nota baik yang sudah jatuh tempo maupun yang belum jatuh tempo. Belum Lunas, beri tanda cek untuk menampilkan hanya nota nota yang belum lunas saja saat melakukan pembayaran nota pembelian & penjualan. Kosongkan jika ingin menampilkan semua nota baik yang sudah lunas maupun yang belum lunas. F. Urutan Daftar Pembayaran Pembelian, digunakan untuk setting urutan dalam daftar pembayaran nota pembelian. Pilih salah satu apakah urut berdasarkan nomor Invoice, Tanggal Invoice, nomor Referensi, atau nama Vendor. G. Urutan Daftar Pembayaran Penjualan, digunakan untuk setting urutan dalam daftar pembayaran nota penjualan. Pilih salah satu apakah urut berdasarkan nomor Invoice, Tanggal Invoice, nomor Referensi, atau nama Customer. Pilih tombol OK untuk menyimpan konfigurasi dan lanjutkan lagi proses setting berikutnya, proses settting konfigurasi program dapat dilakukan lagi dengan memilih menu : Utility, Setup Konfigurasi Program. 3. Tekan tombol ini untuk melanjutkan proses setup format pencetakan invoice & struk. Silahkan di setting sesuai dengan keperluan sebagai berikut : Petunjuk Singkat Instalasi Software WAYout Page 7
Setup Invoice (Lihat gambar setup invoice di bawah) : A. Isikan dengan Header Toko / Perusahaan. B. Pajang Halaman, pilih salah satu ukuran panjang kertas 5,5 (1/2 kwarto) atau 11 (1 kwarto). WIL, beri tanda cek untuk menampilkan wilayah customer. TELP, beri tanda cek untuk menampilkan telpon customer. ISI, beri tanda cek untuk menampilkan isi kemasan barang. X[BANYAK], beri tanda cek untuk menampilkan hasil perkalian antara Banyak dengan ISI. C. Isikan lebar kolom pencetakan nota yang dikehendaki untuk masing masing kolom : [Banyak][Kode,jika ada)][nama Barang] [Isi] [Harga] [Disc,jika ada)] [Jumlah] D. Terbilang / Info, pilih salah satu pada ringkasan nota menampilkan terbilang dari total jumlah nota atau info. Jika Info, ketikkan info pada tempat yang sudah di sediakan di bawahnya. E. Pada baris [26], ada 3 kolom yang di sediakan untuk di isi dengan bagian bawah lembar nota (Footer). Gambar Setup Invoice : (Klik Tombol Invoice, di baris paling atas) Petunjuk Singkat Instalasi Software WAYout Page 8
Gambar Setup Struk : (Klik Tombol Struk, di baris paling atas) Setup Struk (Lihat gambar setup struk di atas) : Sebelum bisa melakukan setting struk, terlebih dahulu harus memindahkan tampilan ke halaman struk dengan cara klik Struk pada baris paling atas. A. Isikan dengan Header Toko / Perusahaan yang akan di cetak pada struk. B. Isikan dengan lebar kolom nama barang (satuan dalam karakter). C. Isikan dengan Footer yang akan di cetak pada struk belanja. D. Isikan dengan Margin kiri pencetakan struk (satuan dalam karakter). E. Isikan dengan jumlah baris kosong (eject, satuan dalam baris) untuk proses pemotongan struk tepat di bawah baris pencetakan terakhir. Tekan tombol OK untuk menyimpan dan kembali ke layar sebelumnya. 4. Tekan tombol ini untuk melanjutkan proses setup format pencetakan invoice & struk. Silahkan di setting sesuai dengan keperluan sebagai berikut : Petunjuk Singkat Instalasi Software WAYout Page 9
Password, Masukkan password Administrator yang akan digunakan untuk hal2 penting. Idealnya Password Admin ini hanya di ketahui oleh pemilik toko / perusahaan saja. Password ini berbeda dengan password yang digunakan untuk Login pada daftar pemakai program yang di setting pada langkah No.1 diatas. Konfirmasi, isikan sama persis dengan Password di atas sebagai konfirmasi. Tekan tombol OK untuk menyimpan dan kembali ke layar sebelumnya. 5. Setelah selesai, maka di layar akan ditampilkan gambar seperti dibawah ini. Klik tombol OK untuk melanjutkan pemakaian program. Untuk keterangan lebih lanjut, lihat panduan singkat penggunaan program. Petunjuk Singkat Instalasi Software WAYout Page 10