III. PAYROLL Payroll adalah menu dalam MCM yang digunakan untuk melakukan pembayaran gaji, baik Payroll In House (payroll ke sesama rekening Bank Mandiri) maupun Payroll Mixed (payroll ke sesama rekening Bank Mandiri dan payroll ke luar rekening Bank Mandiri). III.1 Maker Maker merupakan suatu fungsi atau role dimana user melakukan input atau membuat transaksi yang akan dijalankan. Proses Maker dalam transaksi Payroll di Sistem MCM A. Login ke Sistem Mandiri Cash Management (MCM) 1.) Masuk dalam Screen Sistem Mandiri Cash Management (MCM) melalui Address: https://mcm.bankmandiri.co.id/corp kemudian tekan enter atau klik tombol. 2.) Layar login yang muncul adalah Sistem Online Mandiri Cash Management (MCM) sebagai berikut: 1 P a g e
3.) Masukkan Company Id, User, dan Password. Pilih bahasa (Language) yang ingin digunakan, lalu klik muncul layar sebagai berikut: maka akan B. Membuat transaksi Payroll di Sistem MCM 1.) Pada sebelah kiri layar, klik Payable Management, lalu klik Payroll : 2 P a g e
2.) Kemudian akan muncul layar Payroll sebagai berikut: 3.) Pada layar Payroll, input data-data yang diperlukan sebagai berikut: 3.1) Beneficiary Type Ada 2 pilihan beneficiary untuk menjalankan transaksi payroll di MCM, yaitu In House (untuk pembayaran payroll ke sesama rekening Bank Mandiri) dan Mixed (untuk pembayaran payroll ke sesama rekening Bank Mandiri dan ke luar rekening Bank Mandiri). Beri pada radio button In House untuk pembayaran payroll ke sesama rekening Bank Mandiri Beri pada radio button Domestic untuk pembayaran payroll ke sesama rekening Bank Mandiri dan ke luar rekening Bank Mandiri. 3 P a g e
3.2) Debited Account a.) In House Payroll Untuk In House Payroll, klik pada field Payroll Code untuk memasukkan nomor rekening debet. Akan muncul layar sebagai berikut. Masukkan data kriteria pada field Payroll Code atau Payroll Name lalu klik untuk melakukan pencarian. Selanjutnya klik salah satu payroll code yang ditampilkan pada Payroll Code Listing untuk memasukkan rekening debet. 4 P a g e
b.) Payroll Mixed Untuk Payroll Mixed, klik pada gambar di bawah. untuk menampilkan list rekening seperti Nomor rekening debet yang akan diinput dapat dipilih sesuai kriteria yang diinginkan (filter) dengan memasukkan data kriteria pada field Account No atau Account Name lalu klik pencarian. untuk melakukan 5 P a g e
Selanjutnya klik salah satu nomor rekening yang ditampilkan pada Account Listing untuk memasukkan rekening debet. Nasabah juga dapat melakukan pengecekan saldo rekening debet dengan klik. Akan muncul tampilan saldo rekening sebagai berikut: 3.3) File Detail Adapun field yang perlu dilengkapi pada File Detail adalah sebagai berikut: Format File Lakukan filtering pada field File Format untuk memilih format file payroll yang akan diupload. File Upload Browse file yang akan diupload untuk melakukan transaksi payroll di MCM dengan klik pada field File Upload. 6 P a g e
File Description Pada field File Description, ketikkan keterangan transaksi. Total Record Pada field Total Record ketikkan total jumlah transaksi yang diupload. Total amount Pada field Total Amount ketikkan total jumlah nominal yang ditransaksikan (nominal transaksi diketikkan tanpa titik dan tanpa koma ). 3.4) Instruction Mode Instruction Mode merupakan instruksi kapan transaksi akan dieksekusi atau dijalankan. Pada field ini, pilih jenis instruksi pelaksanaan transaksi yang diinginkan : a.) Pilih pada radio button Immediate untuk transaksi yang ingin segera dieksekusi atau dijalankan sesaat setelah transaksi direlease. 7 P a g e
b.) Pilih pada radio button Standing Instruction Date untuk transaksi yang akan dieksekusi pada tanggal dan jam tertentu. Klik untuk menampilkan kalender dan pilih tanggal transaksi yang diinginkan. Pada filed Session Time, pilih waktu transaksi yang diinginkan. 4.) Jika seluruh field sudah dilengkapi seperti pada gambar berikut, langkah selanjutnya adalah: 8 P a g e
4.1) Klik untuk menampilkan level approval berikutnya. Layar workflow list akan muncul sebagai berikut: 4.2) Klik untuk melanjutkan. Tampilan transaksi yang telah diconfirm sebagai berikut: Klik untuk kembali ke halaman sebelumnya. Klik untuk mengeksekusi transaksi untuk diapprove oleh Approval. Pada saat Submit, sebuah pop-up konfirmasi akan muncul, klik OK untuk create record. 9 P a g e
Setelah transaksi disubmit langkah ini akan dikirimkan ke Pending Task dan akan muncul tampilan layar sebagai berikut. Klik untuk mencetak bukti transaksi. Klik untuk menyimpan file. Klik untuk mengakhiri. III.2 Approval Approval merupakan suatu fungsi atau role dimana user melakukan approve atas transaksi yang telah diinput atau dibuat oleh maker sebelumnya.. Proses Approve transaksi dalam Payroll di Sistem MCM A. Login ke Sistem Mandiri Cash Management (MCM) 1.) Masuk dalam Screen Sistem Mandiri Cash Management (MCM) melalui Address: https://mcm.bankmandiri.co.id/corp kemudian tekan enter atau klik tombol. 2.) Layar login yang muncul adalah Sistem Online Mandiri Cash Management (MCM) sebagai berikut: 10 P a g e
3.) Masukkan Company Id, User, dan Password. Pilihan bahasa yang ingin digunakan, lalu klik layar sebagai berikut: maka akan muncul 11 P a g e
B. Proses Approve Transaksi Payroll dalam MCM 1.) Pada sebelah kiri layar klik My Task, lalu klik Pending Task : Atau dapat langsung klik pada ikon berikut di sebelah kanan layar: 2.) Kemudian akan muncul layar Pending Task sebagai berikut: 12 P a g e
3.) Untuk mencari transaksi yang akan diapprove, lengkapi field Pending Task Listing sebagai berikut: 3.1) Trx Reference Trx Reference adalah nomor transaksi yang dikeluarkan oleh sistem secara otomatis. Beri pada field Trx Reference kemudian ketikkan transaksi reference dan klik untuk melakukan pencarian berdasarkan kriteria Trx Reference. 3.2) Customer Reference Number Customer Reference Number adalah nomor referensi transaksi yang ditentukan oleh nasabah untuk mengidentifikasi jenis transaksi yang dilakukan. Beri pada field Customer Reference Number kemudian ketikkan transaksi reference dan klik untuk melakukan pencarian berdasarkan kriteria Customer Reference Number. 3.3) Date Range Pada field Date Range, beri pada field created date untuk mencari transaksi yang akan diapprove berdasarkan tanggal diinputnya transaksi atau pada field instruction date untuk mencari transaksi yang akan diapprove berdasarkan tanggal instruksi dijalankannya transaksi. 13 P a g e
Klik pada diinginkan. untuk menampilkan kalender dan pilih tanggal yang Pada field Service, pilih jenis transaksi yang akan diapprove. 3.4) Debited Account Pada field Debited Account, ketikkan nomor rekening yang akan didebet atau klik bawah. untuk menampilkan list rekening seperti pada gambar di 14 P a g e
Nomor rekening debet yang akan diinput dapat dipilih sesuai kriteria yang diinginkan (filer) dengan memasukkan data kriteria pada field Account No atau Account Name lalu klik untuk melakukan pencarian. Selanjutnya klik salah satu nomor rekening yang ditampilkan pada Account Listing untuk memasukkan rekening debet. 3.5) Beneficiary Name Pada field Beneficiary Name, ketikkan nama penerima atau tujuan transaksi. 3.6) Transfer Amount Pada field Transfer Amount, dengan nilai nominal transaksi. 4.) Setelah semua field diengkapi, klik untuk melakukan pencarian dan akan muncul tampilan sebagai berikut. Langkah selanjutnya adalah: 15 P a g e
4.1) Beri pada salah satu checkbox lalu klik untuk membatalkan transaksi. 4.2) Beri pada salah satu checkbox lalu klik untuk memilih transaksi yang akan diapprove. 4.3) Klik pada Trx Reference untuk melihat detail transaksi yang akan diapprove. Setelah Trx Reference diklik akan muncul tampilan sebagai berikut: Klik pada atau untuk kembali ke halaman sebelumnya. Klik pada untuk membatalkan transaksi. Klik pada untuk melakukan approve transaksi. 5.) Setelah muncul detail transaksi di atas, gunakan token untuk melakukan approve transaksi dengan langkah-langkah sebagai berikut: Nyalakan token dengan menekan tombol segitiga merah di kanan bawah token. 16 P a g e
Setelah token dinyalakan akan muncul garis putus-putus pada token sebagai berikut: Masukkan PIN Token pada garis putus-putus di atas. Setelah memasukkan PIN Token akan muncul tanda berikut pada token: APPL1 Tekan 1 maka pada token akan muncul tanda berikut : Input Challenge No yang ada di layar MCM ke dalam token Secara otomatis akan muncul 8 digit angka dalam token seperti pada gambar berikut. Input kedelapan angka yang muncul dalam token tersebut ke dalam field Response No yang ada di layar MCM. Klik atau untuk kembali ke halaman sebelumnya. Klik pada untuk membatalkan transaksi. Klik untuk melakukan approve transaksi. Pada saat Approve, sebuah pop-up konfirmasi akan muncul, klik OK untuk create record. Setelah transaksi diapprove akan muncul tampilan layar sebagai berikut. 17 P a g e
Klik untuk mencetak bukti transaksi Klik untuk menyimpan file Klik untuk mengakhiri. III.3 Releaser Releaser merupakan suatu fungsi atau role dimana user melakukan eksekusi atas transaksi yang telah diapprove oleh approval sebelumnya. A. Proses Release transaksi Payroll di Sistem MCM 1.) Pada sebelah kiri layar, klik My Task, lalu klik Pending Task : Atau dapat langsung klik pada ikon berikut di sebelah kanan layar: 18 P a g e
2.) Akan muncul layar Pending Task sebagai berikut: 3.) Untuk mencari transaksi yang akan direlease, lengkapi field Pending Task Listing sebagai berikut: 3.1) Trx Reference Trx Reference adalah nomor transaksi yang dikeluarkan oleh sistem secara otomatis. Beri pada field Trx Reference kemudian ketikkan transaksi reference dan klik untuk melakukan pencarian berdasarkan kriteria Trx Reference. 19 P a g e
3.2) Customer Reference Number Customer Reference Number adalah nomor referensi transaksi yang ditentukan oleh nasabah untuk mengidentifikasi jenis transaksi yang dilakukan. Beri pada field Customer Reference Number kemudian ketikkan transaksi reference dan klik untuk melakukan pencarian berdasarkan kriteria Customer Reference Number. 3.3) Date Range Pada field Date Range, beri pada field created date untuk mencari transaksi yang akan diapprove berdasarkan tanggal diinputnya transaksi atau pada field instruction date untuk mencari transaksi yang akan diapprove berdasarkan tanggal instruksi dijalankannya transaksi. Klik pada diinginkan. untuk menampilkan kalender dan pilih tanggal yang Pada field Service, pilih jenis transaksi yang akan diapprove. 20 P a g e
3.4) Debited Account Pada field Debited Account, ketikkan nomor rekening yang akan didebet atau klik bawah. untuk menampilkan list rekening seperti pada gambar di Nomor rekening debet yang akan diinput dapat dipilih sesuai kriteria yang diinginkan (filter) dengan memasukkan data kriteria pada field Account No atau Account Name lalu klik untuk melakukan pencarian. Selanjutnya klik salah satu nomor rekening yang ditampilkan pada Account Listing untuk memasukkan rekening debet. 3.5) Beneficiary Name Pada field Beneficiary Name, ketikkan nama penerima atau tujuan transaksi. 21 P a g e
3.6) Transfer Amount Pada field Transfer Amount, dengan nilai nominal transaksi. 4.) Setelah semua field diengkapi, klik untuk melakukan pencarian dan akan muncul tampilan sebagai berikut. Langkah selanjutnya adalah: 4.1) Beri pada salah satu checkbox lalu klik untuk membatalkan transaksi. 4.2) Beri pada salah satu checkbox lalu klik untuk memilih transaksi yang akan diapprove. 4.3) Klik pada Trx Reference untuk melihat detail transaksi yang akan direlease. Setelah Trx Reference diklik akan muncul tampilan sebagai berikut: 22 P a g e
Klik pada atau untuk kembali ke halaman sebelumnya. Klik pada untuk membatalkan transaksi. Klik pada untuk melakukan release transaksi. 5.) Setelah muncul detail transaksi di atas, gunakan token untuk melakukan approve transaksi dengan langkah-langkah sebagai berikut: Nyalakan token dengan menekan tombol segitiga merah di kanan bawah token. Setelah token dinyalakan akan muncul garis putus-putus pada token sebagai berikut: Masukkan PIN Token pada garis putus-putus di atas. Setelah memasukkan PIN Token akan muncul tanda berikut pada token: APPL1 Tekan 1 maka pada token akan muncul tanda berikut : Input Challenge No yang ada di layar MCM ke dalam token Secara otomatis akan muncul 8 digit angka dalam token seperti pada gambar berikut. Input kedelapan angka yang muncul dalam token tersebut ke dalam field Response No yang ada di layar MCM. 23 P a g e
Klik atau untuk kembali ke halaman sebelumnya. Klik pada untuk membatalkan transaksi. Klik untuk melakukan release transaksi. Pada saat Release, sebuah pop-up konfirmasi akan muncul, klik OK untuk create record. Setelah transaksi direlease akan muncul tampilan layar sebagai berikut. Klik untuk mencetak bukti transaksi Klik untuk menyimpan file Klik untuk mengakhiri. 24 P a g e