A r t i k e l P e n e l i t i a n

P e r a n c a n g a n S i s t e m I n f o r m a s i A c c e s s R e q u e s t d e n g a n F r a m e w o r k C o d e I g n i t e r d i P T. S u m b e r A l f a r i a T r i j a y a T b k. A r t i k e l P e n e l i t i a n P e n e l i t i : I a n P a n g e s t u ( 6 7 2 0 1 5 0 1 7 ) M a g d a l e n a A. I n e k e P a k e r e n g, M. K o m P r o g r a m S t u d i T e k n i k I n f o r m a t i k a F a k u l t a s T e k n o l o g i I n f o r m a s i U n i v e r s i t a s K r i s t e n S a t y a W a c a n a S a l a t i g a D e s e m b e r 2 0 1 8

P e r a n c a n g a n S i s t e m I n f o r m a s i A c c e s s R e q u e s t d e n g a n F r a m e w o r k C o d e I g n i t e r d i P T. S u m b e r A l f a r i a T r i j a y a T b k. A r t i k e l P e n e l i t i a n D i a j u k a n k e p a d a F a k u l t a s T e k n o l o g i I n f o r m a s i u n t u k m e m p e r o l e h G e l a r S a r j a n a K o m p u t e r P e n e l i t i : I a n P a n g e s t u ( 6 7 2 0 1 5 0 1 7 ) M a g d a l e n a A. I n e k e P a k e r e n g, M. K o m P r o g r a m S t u d i T e k n i k I n f o r m a t i k a F a k u l t a s T e k n o l o g i I n f o r m a s i U n i v e r s i t a s K r i s t e n S a t y a W a c a n a S a l a t i g a Desember 2018

1. Latar Belakang Masalah Manajemen kearsipan modern merupakan proses tata kelola arsip atau dokumen yang tidak lagi menggunakan cara manual, melainkan dengan menerapkan teknologi sebagai penunjang kegiatan. Hal ini bertujuan untuk mempercepat proses pengelolaan data menjadi informasi secara akurat serta pengamanan dokumen yang lebih baik. Tata kelola dokumen dapat dilakukan secara elektronik dengan menggunakan perangkat komputer dan alat elektronik pendukung lainnya. Dengan pengelolaan elektronik maka proses secara manual dapat dikurangi walaupun tidak mungkin dihilangkan seluruhnya [1]. PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk. juga menerapkan manajemen dokumen secara modern. Perusahaan yang bergerak dalam bidang retail tersebut menghasilkan banyak report transaksi di dalam toko setiap harinya. Banyak aplikasi yang sudah dikembangkan demi menunjang penyajian data serta reporting yang mudah diakses. Salah satu sistem yang sedang dikembangkan adalah access request. Sistem tersebut merupakan pengajuan fasilitas yang terdapat di dalam kantor seperti email, wifi, vpn, dan IPDHCP. Fasilitas tersebut bisa di dapatkan oleh karyawan dengan melakukan pengajuan kepada atasan. Sistem yang sudah berjalan masih secara konvensional yaitu dengan mengisi form pengajuan yang masih berupa kertas. Kemudian, atasan melakukan approval dengan menandatangani form pengajuan. Setelah itu, Departmen IT membuatkan alamat email, memberikan akses wifi, vpn, dan lainnya. Hal tersebut sangat tidak efisien ketika banyak karyawan yang meminta pengajuan maka banyak juga dokumen yang bertumpukan. Sistem informasi access requestyangberbasiswebsitememiliki kelebihan yang bersifat cepat dan dapat diakses kapan saja. Disamping itu, frekuensi penggunaan internet dalam pengaksesan website adalah paling tinggi yaitu digunakan oleh user setiap harinya [2]. Penggunaan framework codeigniterdipilih karena kesederhanaannyaserta menggunakan patternmvc dimana struktur kode yang dihasilkan menjadi lebih terstruktur dan memiliki standar yang jelas [3]. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dilakukan penelitian untuk merancang sistem informasi access request dengan framework codeigniter agar dapat memudahkan dalam melakukan proses pengajuan akses internet. 2. Tinjauan Pustaka Penelitian terdahulu yang berkaitan dengan sistempengelolaan arsipberjudul Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar menggunakan Framework CodeIgniter. Tujuan dari penelitian tersebut adalah membantu dalam menangani proses administrasi data surat yang meliputi penyimpanan, perubahan serta ketepatan dan kecepatan dalam penyajiannya.sistem informasi pengarsipan surat pada Disperindagkop dan UMKM Salatiga dirancang dengan berbasis website agar dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Aplikasi tersebut dibangun dengan framework CodeIgniter yang menyediakan sekumpulan library sehingga proses perancangan aplikasi dapat dilakukan dengan mudah dan teratur [4]. 1

Penelitian yang dilakukan oleh Ni Nyoman Utami Januhari membahas tentang perancangan sistem informasi peminjaman penggunaan ruangan pada STIMIK STIKOM Bali. Penelitian tersebut mengganti sistem yang berjalan secara konvensional dengan sistem yang baru secara komputerisasi. Aplikasi yang dihasilkan menggunakan Zachman Framework yang merupakan salah satu kerangka kerja populer dalam memetakan arsitektur informasi [5]. Penelitian lain yang menggunakan FrameworkCodeIgniter berjudul WebsiteE-commerce menggunakan ModelViewController (MVC) dengan FrameworkCodeIgniter. Penelitian tersebut dibangun dengan FrameworkCodeIgniter yang memiliki libraries yang sudah adadidalamnya sehingga lebih mudah dalam membangun aplikasi. Disamping itu, pembuatan e- commerce menerapkan MVC agar developer dapat lebih mudah memahami dalam melakukan pengembangan aplikasi[3]. Berdasarkan beberapa penelitian yang telah membahas mengenai FrameworkCodeIgniter serta sistem informasi pengajuan,disusunlah penelitian perancangan sistem informasi AccessRequest dengan FrameworkCodeIgniter yang berada di PT. Sumber Alfaria Trijaya Tbk. Penelitian ini berbasis website sehingga akan memudahkan dalam penggunaannya. Dalam perancangannya, digunakan FrameworkCodeIgniter yang mudah dipelajari serta memiliki dokumentasi yang lengkap dan jelas. Sistem informasi adalah sebuah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen-komponen manual dan komponenkomponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai[6]. CodeIgniter merupakan sebuah framework yang bersifat open source. CodeIgniter menggunakan konsep ModelViewController (MVC). MVC merupakan teknik pemrograman yang memisahkan bisnis logic (alur pikir), data logic (penyimpanan data), serta presentationlogic (antarmuka aplikasi). Komponen-komponen MVC berisi: 1. Model Model berhubungan dengan data dan interaksi ke database atau webservice. Model berisi class dan function untuk mengambil data, melakukan update data, serta menghapus data. Model juga berhubungan dengan perintahperintah querysql. 2. View View sebagai halaman website yang dibuat dengan menggunakan HTML, CSS, serta JavaScript. View hanya dikhususkan untuk menampilkan data-data hasil dari model dan controller serta tidak dapat melakukan koneksi ke database. 3. Controller Controller berfungsi menyediakan berbagai variabel yang ditampilkan di dalamview, memanggil model untuk melakukan akses ke database, menyediakan penanganan kesalahan (errorhandling), mengerjakkan proses 2

logika dari aplikasi, serta melakukan validasi (pengecekan terhadap inputuser) [7]. 3. Metode Perancangan Penelitian ini dilakukan melalui lima tahapan penelitian yang dapat dilihat pada Gambar 1. Gambar 1Metode Penelitian [8] Berdasarkan Gambar 1 dapat dijelaskan bahwa proses tiap tahapan penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut: Tahapan pertama adalah identifikasi masalah (1) untuk menganalisa permasalahan yang sedang terjadi di PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk. Kemudian, dilakukan pengumpulan data (2) dalam menyelesaikan permasalahan. Pengumpulan data dilakukan ketika bertemu dengan user yang bersangkutan untuk menggali informasi agar dapat menemukan solusi yang diharapkan. Berikutnya, berdasarkan informasi yang telah di dapatkan, pada tahap ketiga (3) dirancang sistem informasi accessrequest meliputi, pembuatan usecasediagram,activiydiagram, serta classdiagram, perancangan userinterface, database dan perancangan aplikasi accessrequest yang berbasis website. Kemudian, pada tahap keempat (4), dilakukan pembuatan laporan penelitian yaitu melakukan dokumentasi pada tahap awal sampai akhir dalam bentuk artikel ilmiah. 3

Gambar 2. Metode Prototype [9] Pada Gambar 2 merupakan perancangan sistem dengan metodeprototype.metode tersebut memiliki 3 tahapan dalam perancangannya. Tahap pertama yang dilakukan adalah listen to customer. Peneliti mengidentifikasi kebutuhan user yang diharapkan.user menginginkan dibuatkan sebuah aplikasi yang dapat menampung pengajuan akses wifi, email, internet secara online.hasil dari identifikasi dengan userdidapatkan data-data yang menunjang dalam pembuatan aplikasi.tahapan keduamerupakan build; peneliti mulai melakukan perancangan Unified Modeling Language(UML), database, serta user interface dari aplikasi. Setelah melakukan perancangan, peniliti membangun sebuah aplikasi access request berdasarkan data-data dan perancangan yang telah dibuat. Pada tahap terakhir dilakukan customer test. Aplikasi yang telah dibangun dilakukan uji coba terhadap user yang nantinya akan memakai aplikasi tersebut. Jika hasil dari uji coba terdapat ketidaksesuaian dengan harapan user maka dilakukan kembali tahap pertama yaitu listen to customer. Ketiga tahapan tersebut terus dilakukan sampai sudah memenuhi kriteria dan harapan user. Gambar 3Use Case Diagram Request Access Diagram Unified Modeling Language meliputi UseCaseDiagram,ActivityDiagram, dan ClassDiagram. Pada Gambar 3, sistemaccessrequest memiliki dua aktor yaitu karyawan dan admin. Karyawan yang berperan sebagai user bertindak melakukan request fasilitas kantor. Karyawan juga dapat melihat tabel status. Ini berguna agar karyawan dapat 4

mengetahui status permohonan mereka. Sedangkan admin memiliki kewenangan untuk menyetujui atau menolak request dari user. Gambar 4Activity Diagram Request Access Perancangan ActivityDiagram menunjukkan diagram alir suatu aktivitas. Activity diagram request dari user ditunjukkan pada Gambar 4. User terlebih dahulu melakukan login pada website. Login membutuhkan NIK dan password dari karyawan. Setelah berhasil melakukan login, user mengisi formrequest sesuai dengan apa sedang yang diperlukan. Kemudian, data dari formrequest akan disimpan di dalam database. 5

Gambar 5Class Diagram Request Access Gambar 5 merupakan ClassDiagram dalam Sistem AccessRequest. Sistem tersebut terdiri dari banyak kelas yang saling berelasi satu dengan yang lainnya. Classdiagram juga memiliki atribut serta behaviour-nya masingmasing.kardinalitas di dalam sistem Accessrequest adalahpenentuan berapa banyak relasi suatu class antara class satu dengan yang lainnya.kardinalitas dalam Gambar 5 yaitu setiap karyawan dapat melakukan banyak request seperti email, wifi, vpn, dll. 6

Gambar 6ArsitekturSistem AccessRequest Arsitektur sistem digunakan untuk melayani pemodelan hardware yang digunakan dalam implementasi sistem dan asosiasinya antara komponenkomponen tersebut. Pada Gambar 6 menunjukkan hardware yang digunakan pada sistem informasi access request. Database server yang digunakan adalah MySQL. Database server terhubung dengan application server dimana menggunakan CodeIgniter. Kemudian, untuk web server menggunakan server offline (apache).server offline menghubungkan client dan admin. Keduanya dapat menggunakan browser apapun untuk mengakses website access request. Sistem operasi yang digunakan dapat berbagai macam seperti; Microsoft, Linux, ataupun MacOS. 4. Hasil dan Pembahasan Berdasarkan perancangan sistem yang telah dilakukan, kemudian mengimplementasikan dengan pembuatan aplikasi Sistem Informasi AccessRequest yang berbasis website. Sistem tersebut dibangun dengan frameworkcodeigniter. 7

Gambar 7Halaman Form Request Pada Gambar 7 merupakan halaman formrequestaccess. Disediakan tujuh menu untuk melakukan accessrequest. Setiap menu berisi form yang harus diisi oleh user. Menu status berfungsi melihat status dari requestuser apakah pending, reject, atau approve. Gambar 8Halaman Dashboard Admin Pada Gambar 8 merupakan halaman dashboardadmin. Halaman tersebut menampilkan data-datarequest dari user dalam bentuk tabel. Setiap barisnya diberikan tombol approve dan reject untuk menyetujui atau menolakrequest yang diminta oleh user. 8

Gambar 9Halaman Status Pada Gambar 9 merupakan halaman Status. User dapat terus melakukan pengecekan di menu status. Kode Program 1 Fungsi Controller Penambahan Data Access Request E-mail 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 public function add() { $nik =$this->input->post('nik'); $nama =$this->input->post('nama'); $dept =$this->input->post('dept'); $div =$this->input->post('div'); $email =$this->input->post('email'); $jabatan =$this->input->post('jabatan'); $lokasi =$this->input->post('lokasi'); $no_telp =$this->input->post('no_telp'); $keperluan =$this->input->post('keperluan'); } $data = array ( 'nik' =>$nik, 'nama' =>$nama, 'dept' =>$dept, 'div' =>$div, 'email' =>$email, 'jabatan' =>$jabatan, 'lokasi' =>$lokasi, 'no_telp' =>$no_telp, 'keperluan' =>$keperluan, ); $insert= $this->model->add_email($data); $this->session->set_flashdata('msg', '<div class="alert alert-success"> <h4>berhasil </h4> <p>anda telah melakukan Request E-mail.</p> </div>'); redirect('email/index'); Kode Program 1 merupakancontroller yangberfungsi menambah data untuk melakukan accessrequest. Fungsi tersebut berada dalam controllerformemail.baris 3 11 adalah kode untuk menyimpan data data yang 9

telah di input oleh userke dalam sebuah variabel. Kemudian, data data tersebut di simpan di dalam sebuah array yang bernama $data. Proses berikutnya adalah melakukan insert data dengan memanggil fungsi yang bernama add_email di dalam models.fungsi bernamaadd_email melakukanquery untukmenyimpan data di dalam database. Baris 27 31 digunakan sebagai alertsuccess setelah berhasil melakukan penyimpanan data di dalam database. Kode Program 2FungsiModels JoinTabel 1 2 3 4 5 6 7 public function get_status_email() { $this->db->select('*'); $this->db->from('tb_email'); $this->db->join('tb_status','tb_email.nik=tb_status.nik'); $query = $this->db->get(); return $query->result(); } Kode Program 2 merupakanmodels untuk melakukan jointerhadap dua tabel. Fungsi tersebut digunakan untuk menampilkan data request beserta statusnya. Hasil join dari tabel requestemail dan tabel status akan di tampilkan kepada admin.models melakukan query ke dalam database yang kemudian data-data akan ditampilkan di dalam view. Kode Program 3Trigger Tabel Status 1 2 3 4 5 6 CREATE TRIGGER `status_internet` AFTER INSERT ON `tb_internet` FOR EACH ROW BEGIN INSERT into tb_status VALUES (new.nik, new.nama, 'Request Internet', 'Pending'); END Kode Program 3 merupakan trigger yang terdapat pada tabel requestemail. Trigger digunakan agar data terisi secara otomatis (pada tabel status) setelah melakukan insert data requestemail. Hal ini berguna untuk mengetahui apakah status berupa pending, reject, atau approve.trigger tersebut dibuat di dalam databasemysql. Kode Program 4Fungsi Controller Update Status ApprovalAccessRequest 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 public function update($nik) { $data = array ( 'status' =>'Approve', ); } $this->model->update_status_email(array('nik' =>$nik), $data); redirect('admin_email'); Fungsi update digunakan untuk melakukan update pada status request. Bagian yang di update adalah kolom status yang berisi pending, reject, atau approve. Pada Kode Program 4, fungsi update berada pada controller. Fungsi tersebut memiliki parameter $nik agar dapat mengetahui data yang akan diupdate. 10

Pengujian sistem yang dilakukan pada sistem informasi access request adalah User Acceptance Test. UAT adalah pengujian yang bertujuan untuk membuktikan bahwa sistem yang telah dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna.user Acceptance Test pada sistem informasi access request dilakukan terhadap staff department IT di PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk. Hasil dari pengujian User Acceptance Test terdapat pada Tabel 1. Tabel 1User Acceptance Test Sistem Informasi Access Request No 1 2 3 4 Pertanyaan Apakah Sistem Informasi Access Request membantu menyelesaikan permasalahan? Apakah fungsi di dalam Sistem Informasi Access Request sudah bekerja dengan baik? Apakah Sistem Informasi Access Request mudah dalam penggunaanya? Apakah Sistem Informasi Access Request memiliki tampilan yang menarik? Jawaban Ax5 Ax4 Ax3 Ax2 Ax1 Jumlah 5 0 0 0 0 25 3 2 0 0 0 23 4 1 0 0 0 24 3 2 0 0 0 23 Berdasarkan Tabel 1 dapat dihitung nilai rata-rata pada jawaban pertama adalah 5 maka persentasenya adalah 100%, nilai rata-rata pada jawaban kedua adalah 4,6 maka persentasenya adalah 92%, nilai rata-rata pada jawaban ketiga adalah 4,8 maka persentasenya adalah 96%, nilai rata-rata pada jawaban keempat adalah 4,6 maka persentasenya adalah 92%. Berdasarkan analisa pengujian User Acceptance Test yang telah dilakukan didapatkan bahwa Sistem Informasi Access Request telah membantu menyelesaikan permasalahan yang ada, fungsi-fungsi yang terdapat di dalam sistem tersebut juga sudah bekerja dengan baik, Sistem Informasi Access Request mudah dalam penggunaanya serta memiliki tampilan yang menarik. 5. Simpulan Sistem Informasi Access Request dibangun dengan framework CodeIgniteryang menggunakan teknik pemrograman yang memisahkan bisnis logic (alur pikir), data logic (penyimpanan data), serta presentationlogic (antarmuka aplikasi).berdasarkan hasil penelitian dan pengujian yang telah dilakukan Sistem Informasi Access Request dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang terdapat di dalam PT. Sumber Alfaria Trijaya, Tbk. Permasalahan terkait banyaknya dokumen yang tersimpan secara manual sehingga dibuatlah sistem yang lebih modernisasi. 11

6. Daftar Pustaka [1] Handoyo, S. W., 2014, Manajemen Kearsipan Modern, Tangerang: Universitas Terbuka. [2] Gumilar, G. & Zulfan, I. 2014. Penggunaan Media Massa dan Internet sebagai Sarana Penyampaian Informasi dan Promosi oleh Pengelola Industri Kecil dan Menengah di Bandung.Bandung: Universitas Pandjadjaran. [3] Prabowo, D., 2015. WebsiteE-commerce menggunakan ModelViewController (MVC) dengan FrameworkCodeIgniter. Yogyakarta: STMIK AMIKOM. [4] Prihartantyasto, A., 2016. Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar menggunakan Framework CodeIgniter (Studi Kasus: Disperindagkop dan UMKM Salatiga). Salatiga: Universitas Kristen Satya Wacana. [5] Januhari, N. N. U., 2015. Perancangan Sistem Informasi Peminjaman Penggunaan Ruangan pada STIMIK STIKOM Bali. Bali: STIMIK STIKOM. [6] Lani, S. 1995. Pengantar Sistem Informasi Bisnis. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. [7] Simaremare, A. A. B., 2017. Perancangan dan Implementasi Website Sekolah menggunakan PHPFrameworkCodeIgniter (Studi Kasus: SMP Pangudi Luhur Salatiga). Salatiga: Universitas Kristen Satya Wacana. [8] Hasibuan, Z. A., 2007, Metodologi Penelitian pada Bidang Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi: Konsep, Teknik, dan Aplikasi, Jakarta: Ilmu Komputer Universitas Indonesia. [9] Pressman, R. S., 2001, Software Engineering: A Practitioner s Approach, Amerika Serikat: R.S. Pressman and Associates. 12