PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN WHISTLE BLOWING SYSTEM PT PERKEBUNAN NUSANTARA II

PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN WHISTLE BLOWING SYSTEM PT PERKEBUNAN NUSANTARA II

DAFTAR ISI PESAN EKSEKUTIF 1 DAFTAR ISI 2 BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Manfaat dan Tujuan WBS C. Sistematika Pedoman (WBS) 3 3 3 4 BAB 2 ORGANISASI PENGELOLAAN WHISTLE BLOWING SYSTEM A. Dewan Komisaris B. Direksi C. Kepala Bagian SPI D. Unit Pengelola WBS E. Komite Pemantau/Komite Audit F. Peranan Manajer Dalam Penerapan WBS G. Sumber Daya 5 6 6 6 6 6 6 7 BAB 3 RINCIAN PEDOMAN WHISTLE BLOWING SYSTEM A. Pelapor dan Bentuk Pelaporan B. Pelanggaran yang Dapat Dilaporkan dan Waktu Pelaporan C. Kebijakan Perlindungan Pelapor D. Mekanisme Penyampaian Sistem Pelaporan Pelanggaran E. Laporan Unit Pengelola WBS Kepala Direktur Utama 8 8 8 8 9 11 BAB 4 ISTILAH-ISTILAH 12 LAMPIRAN - LAMPIRAN 1) Tanda Terima Pelaporan Pelanggaran 2) Berita Acara Hasil Klarifikasi Awal Atas Pelaporan Pelanggaran 3) Hasil Investigasi Atas Pelaporan Pelanggaran 13-15 Sinergi Integritas - Profesional 2

BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sesuai PerMen BUMN Nomor: Per-01/MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011 tentang penerapan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance), maka dalam rangka menerapkan GCG secara konsisten dan berkesinambungan, perusahaan senantiasa dituntut untuk melaksanakannya secara transparan dan akuntabel serta memenuhi ketentuan yang berlaku di perusahaan dalam menjalankan kegiatan usahanya. Terkait dengan usaha penerapan GCG, maka salah satu cara yang efektif untuk mencegah dan memerangi praktek yang bertentangan dengan GCG adalah melalui mekanisme sistem pelaporan pelanggaran (). adalah bagian dari system pengendalian internal dalam mencegah praktek penyimpangan dan kecurangan. Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan partisipasi pelapor dalam melaporkan terjadinya pelanggaran serta mendorong budaya keterbukaan, kejujuran dan mengurangi budaya diam. dikelola oleh unit pengelola WBS. Peraturan dan penerapan WBS dapat disosialisasikan dan dievaluasi secara berkelanjutan kepada seluruh unsur perusahaan PTPN II dan secara berkala akan dilaksanakan penyempurnaan sistem ini dalam rangka perbaikan berkelanjutan sesuai dengan perkembangan. B. Manfaat dan Tujuan WBS Manfaat WBS a. Tersedianya cara penyampaian informasi penting dan kritis bagi perusahaan kepada pihak yang harus segera menanganinya secara aman. b. Timbulnya keengganan untuk melakukan pelanggaran dengan semakin meningkatnya kesediaan untuk melaporkan terjadinya pelanggaran karena kepercayaan terhadap sistem pelaporan yang efektif. c. Tersedianya mekanisme deteksi dini atas kemungkinan terjadinya masalah akibat suatu pelanggaran. d. Tersedianya kesempatan untuk menangani masalah pelangggaran secara internal sebelum meluas menjadi masalah pelanggaran yang bersifat publik. Sinergi Integritas - Profesional 3

Tujuan WBS Mempermudah manajemen untuk menangani laporan-laporan pelanggaran secara efektif sekaligus untuk mengurangi kerugian financial dan non financial serta hal-hal yang dapat merusak citra perusahaan melalui deteksi dini. C. Sistematika Pedoman (WBS) Pedoman ini disusun dalam 4 (empat) bab dengan sistematika sebagai berikut: a. Bab pertama, berisi latar belakang, manfaat dan tujuan WBS serta sistematika pedoman WBS. b. Bab kedua, berisi struktur pengeloaan WBS yang terdiri dari Dewan Komisaris, Direksi, dan unit pengelola WBS yang meliputi sub unit perlindungan pelapor/sub unit administrasi dan sub unit investigasi serta komite pemantau WBS/komite audit dan sumber daya. c. Bab ketiga, berisi tentang pelapor dan bentuk pelaporan, pelanggaran yang dapat dilaporkan dan waktu pelaporan, kebijakan perlindungan pelapor, peranan manajer dalam penerapan WBS, mekanisme penyampaian sistem pelaporan pelanggaran yang meliputi sarana penyampaian laporan, komunikasi dengan pelapor dan pengelola WBS, pelaporan pelanggaran oleh Dewan Komisaris, anggota Direksi dan oleh petugas WBS serta laporan unit pengelola WBS kepada Direktur Utama. d. Bab keempat, berisi istilah-istilah dan lampiran. Sinergi Integritas - Profesional 4

BAB 2 STRUKTUR PENGELOLAAN WHISTLE BLOWING SYSTEM RUPS DEWAN KOMISARIS DIREKSI KEPALA SPI Kasubbag Pengawasan & Analisa Bidang Tanaman/ Produksi Kasubbag Pengawasan & Analisa Bidang Teknik/ Pengolahan UNIT PENGELOLA WBS Kasubbag Pengawasan Analisa Admi Keu/ Umum/ Sisdur / WBS KOMITE PEMANTAU WBS/ KOMITE AUDIT UNIT KERJA /MANAJER UNIT KERJA /MANAJER KARYAWAN UNIT KERJA /MANAJER SUB UNIT PERLINDUNGAN PELAPOR /SUB UNIT ADMI Staf Sub Bagian Pengawasan & Analisa Bidang Keuangan, Admi/ Umum & Sisdur SUB UNIT INVESTIGASI Staf Sub Bagian Pengawasan & Analisa Bidang Keuangan, Admi/ Umum & Sisdur Sinergi Integritas - Profesional 5

A. Dewan Komisaris Melakukan pengawasan atas efektivitas pelaksanaan WBS di PTP Nusantara II. Monitoring terhadap pelaksanaan WBS dapat diserahkan kepada komite pemantau WBS/Komite Audit. B. Direksi Direksi berwenang untuk: - Membentuk dan menetapkan unit pengelola WBS. - Memutuskan untuk menghentikan serta melanjutkan pelaporan pelanggaran. - Menugaskan tim investigasi untuk melakukan investigasi - Memberikan sanksi kepada terlapor atau meneruskan kepada pihak berwajib. C. Kepala SPI - Melakukan pengawasan atas pelaksanaan WBS yang dilaksanakan oleh Unit Pengelola (UP) WBS yang berada dibawah SPI. - Memantau dan mengarahkan tim investigasi yang berada dibawah SPI dalam melaksanakan investigasi atas instruksi Direktur Utama. - Mengevaluasi efektivitas dan perbaikan program WBS yang berada dibawah SPI. D. Unit Pengelola WBS. - Menyelenggarakan dan mengelola jalur komunikasi bagi pelapor untuk melaporkan indikasi awal, melakukan klarifikasi awal serta melakukan investigasi jika terbukti, atas instruksi Direktur Utama. - Menyimpan dan mengamankan seluruh dokumen yang bersifat penting dan rahasia. - Bertanggung jawab atas pelaksanaan program perlindungan pelapor terutama aspek kerahasiaan dan jaminan keamanan pelapor. E. Komite Pemantau/Komite Audit - Memantau dan mengevaluasi efektivitas pelaksanaan WBS atas kewenangan yang diberikan Dewan Komisaris. - Menangani keluhan jika pelapor mendapat ancaman atau tekanan dari terlapor. F. Peranan manajer dalam penerapan WBS. - Manajer mempunyai kewajiban pengawasan terhadap karyawan-karyawan di bawahnya serta kewajiban dalam penegakan kepatuhan dan etika perusahaan di lingkup kerjanya. - Modus yang dapat digunakan adalah mendorong agar setiap karyawan berkonsultasi dengan atasannya bila melihat adanya pelanggaran. - Apabila atasan langsung karyawan ternyata terlibat dalam kecurangan maka karyawan melakukan konsultasi dengan atasan dari atasan yang terlibat. Sinergi Integritas - Profesional 6

- Jika tidak berhasil maka digunakan saluran yang disediakan oleh sistem pelaporan pelanggaran (WBS). G. Sumber Daya - Jumlah personil yang cukup dan memiliki kwalitas sebagai petugas perlindungan pelapor/administrasi WBS dan petugas investigasi. - Media Komunikasi (telepon, email, kotak pos) untuk keperluan pelaporan pelangggaran, baik saluran internal maupun eksternal. Sinergi Integritas - Profesional 7

BAB 3 RINCIAN PEDOMAN WHISTLE BLOWING SYSTEM A. Pelapor dan Bentuk laporan Seluruh insan memiliki kewajiban moral untuk melaporkan terjadinya pelanggaran jika mengetahuinya.penyampaian adanya pelanggaran juga untuk mencegah dampak yang tidak diinginkan menyebar luas, seperti kebiasaan penerimaan atau pemberian gratifikasi. 1. Pelapor a) Kalangan internal perusahaan meliputi Dewan Komisaris,Direksi dan seluruh karyawan. b) Kalangan eksternal perusahaan meliputi pelanggan, pemasok, masyarakat, kreditur dan stakeholder lainnya. 2. Bentuk Laporan a) Pelaporan pelanggaran secara tertulis dan beridentitas. - Dilengkapi fotocopi identitas pelapor - Bukti pendukung berupa dokumen yang memuat indikasi awal yang memberi petunjuk tentang transaksi yang dilakukan. b) Pelaporan pelanggaran secara tertulis tetapi tanpa identitas (Anonim). - Dilengkapi bukti pendukung yang memuat indikasi awal yang memberi petunjuk tentang transaksi yang dilakukan. B. Pelanggaran yang dapat dilaporkan dan waktu pelaporan a. Korupsi, kecurangan, ketidakjujuran. b. Perbuatan melanggar hukum: pencurian, penggunaan kekerasan terhadap karyawan atau pimpinan dan pemerasan. c. Perbuatan yang merugikan perusahaan baik secara financial maupun non financial. d. Pelanggaran SOP, terutama pengadaan barang dan jasa. e. Waktu Pelaporan : Pelaporan pelanggaran dilakukan sesegera mungkin dan dalam waktu tidak lebih dari tiga bulan. C. Kebijakan Perlindungan Pelapor Perusahaan berkomitmen untuk melindungi pelapor pelanggaran yang beritikad baik. Kebijakan ini adalah untuk mendorong terjadinya pelaporan pelanggaran dan menjamin kerahasiaan dan keamanan pelapor dan keluarganya. Sinergi Integritas - Profesional 8

D. Mekanisme penyampaian sistem pelaporan pelanggaran. 1. Sarana penyampaian laporan Sarana bagi pelapor yang akan menyampaikan pelaporan pelanggaran yaitu: a. Surat : Surat resmi ditunjukan kepada up WBS, baik diantar langsung maupun melalui perusahaan/kotak pos/kotak WBS b. Email : wbs@ptpn2.com 2. Komunikasi dengan pelapor a. Komunikasi pelapor dilakukan dengan petugas perlindungan pelapor/sub unit administrasi yang menerima laporan pelanggaran. b. Bila pelapor adalah karyawan perusahaan, maka perusahaan memberikan informasi perkembangan penanganan hasil pelaporan pelangggaran tersebut. Sepanjang laporan yang disampaikan mengandung kebenaran dan didasarkan data yang valid. Pemberian informasi ini dilakukan dengan mengingat azas kerahasiaan antara pelapor dengan perusahaan. c. Pelapor yang berasal dari eksternal perusahaan, kebijakan komunikasi dengan pelapor dapat diberikan kepadanya sepanjang Pelapor bersedia menandatangani kesepakatan tertulis tentang kerahasiaan informasi. 3. Pengelolaan WBS a. Pengelolaan WBS dilaksanakan oleh SPI PTPN II, yaitu di bawah Kepala Sub Bagian Admi Keuangan/Umum/Sisdur/WBS dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian SPI dan kepada Direktur Utama secara berjenjang. b. Unit pengelola WBS membawahi 2 (dua) sub unit yaitu: b.1 Sub unit perlindungan pelapor/sub unit administrasi b.2 Sub unit investigasi c. Pengelolaan WBS oleh unit pengelola. c1. Sub unit perlindungan pelapor/sub unit administrasi. - Sub unit ini menerima pelaporan pelanggaran dari whistle blower yang beridentitas. - Whistle blower menyampaikan pelaporan pelanggaran melalui media komunikasi yaitu: telepon, email, kotak pos atau surat resmi yang diantar langsung atau melalui pos (dibuat tanda terima pelaporan pelanggaran). - Laporan yang diterima, dilakukan klarifikasi awal yang meliputi identitas pelapor dan bukti dokumen (Dibuat berita acara klarifikasi awal ). - Kemudian dilakukan penyeleksian terhadap laporan pelanggaran apabila ada indikasi awal pelanggaran maupun tidak maka laporan diteruskan ke unit investigasi yang selanjutnya melalui Kepala SPI Sinergi Integritas - Profesional 9

laporan tersebut disampaikan kepada Direktur Utama.Indikasi awal adalah informasi yang ada didalam pelaporan meliputi: i. Permasalahan. ii. Siapa yang terlibat. iii. Bentuk dan besar kerugian. iv. Kapan dan tempat terjadinya. - Bertanggungjawab atas pelaksanaan program perlindungan pelapor terutama aspek kerahasiaan dan jaminan keamanan pelapor. c2. Sub unit investigasi - Dengan adanya indikasi awal, maka sub unit investigasi/unit pengelola WBS menyampaikan kepada Kepala Bagian SPI bahwa perlu dilaksanakan investigasi terhadap pengaduan tersebut. - Selanjutnya Kepala Bagian SPI memohon izin kepada Direktur Utama untuk mendapatkan penugasan melakukan investigasi. - Apabila Direktur Utama memberi instruksi untuk dilakukan investigasi, maka melalui Kepala Bagian SPI unit pengelola WBS dalam hal ini sub unit investigasi melakukan investigasi. - Investigasi dilakukan untuk mencari dan mengumpulkan bukti-bukti guna memastikan telah terjadinya pelanggaran (Dibuat berita acara hasil investigasi atas pelaporan pelanggaran). - Bila terdapat bukti-bukti yang memadai, maka disampaikan kepada Direktur Utama agar Direktur Utama menetapkan rekomendasi tindakan selanjutnya yaitu berupa sanksi sesuai ketentuan yang berlaku atau diteruskan kepada pihak penyidik untuk diproses. - Apabila bukti-bukti tidak memadai/mencukupi, maka proses investigasi dihentikan dan laporan pengaduan akan ditutup/ tidak dilanjutkan. 4. Pelaporan pelanggaran oleh anggota Dewan Komisaris & Direksi a. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh anggota Dewan Komisaris maka laporan pelanggaran tersebut diserahkan kepada Direktur Utama. Penanganan lebih lanjut atas laporan pelanggaran tersebut dilakukan oleh Direksi, dan bila diperlukan investigasi, disarankan untuk menggunakan investigator/auditor eksternal yang independen. b. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh anggota Direksi, atau orang yang mempunyai hubungan khusus dengan anggota Direksi, maka laporan pelanggaran disampaikan kepada Komisaris Utama, penanganan lebih lanjut diserahkan kepada Dewan Komisaris dan bila diperlukan investigasi, disarankan untuk menggunakan investigator/auditor luar yang independen. Sinergi Integritas - Profesional 10

5. Pelanggaran oleh petugas WBS Pelanggaran yang dilakukan oleh anggota petugas Sistem Pelaporan Pelanggaran, maka laporan pelanggaran tersebut diserahkan langsung kepada Direktur Utama. Pelaporan yang diterima oleh Tim WBS dari saksi pelapor segera ditentukan apakah dapat ditindaklanjuti sesuai informasi yang valid atau tidak ditindaklanjuti karena informasi yang diterima tidak mempunya kriteria valid. E. Laporan Unit Pengelola WBS kepada Direktur Utama Pengelolaan Whistle BlowingSystem (WBS) dilaporkan kepada Direktur Utama setiap 3 (tiga) bulan sekali. Sinergi Integritas - Profesional 11

BAB 4 ISTILAH - ISTILAH 1. Perusahaan adalah yang akan menggunakan panduan dalam SOP ini. 2. Sistem Pelaporan Pelanggaran (/WBS) adalah bagian dari sistem pengendalian internal perusahaan dalam mencegah praktek penyimpangan dan kecurangan serta memperkuat penerapan praktik good governance. 3. Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing) adalah pengungkapan tindakan pelanggaran atau pengungkapan perbuatan melanggar hukum, melanggar kode etik dan pedoman perilaku etika (Code of Conduct). 4. Pelapor Pelanggaran (Whistle Blower) adalah orang yang melaporkan adanya tindakan pelanggaran. Pelapor bisa dari internal perusahaan atau dari eksternal perusahaan. 5. Korupsi adalah perbuatan yang dilakukan secara curang atau melawan hukum, dapat dilakukan oleh Dewan Komisaris, Direksi, Kepala Bagian, Manajer atau Karyawan Perusahaan yang bertentangan dengan kepentingan perusahaan atau penyalahgunaan wewenang jabatan yang diberikan dengan tujuan memperkaya diri sendiri, orang lain atau korporasi. 6. Terlapor adalah Dewan Komisaris, Direksi, Kepala Bagian, Manajer dan Karyawan Perusahaan serta mitra kerja yang dilaporkan oleh pelapor terkait dengan perbuatan yang dapat dilaporkan. 7. Indikasi awal adalah informasi yang ada didalam pelaporan, mengandung hal-hal: permasalahan, siapa yang terlibat, bentuk dan besar kerugian, kapan serta tempat terjadinya. 8. Pengelola WBS adalah unit yang bertanggungjawab untuk menyelenggarakan dan mengelola jalur komunikasi bagi pelapor untuk melaporkan indikasi awal, melakukan klarifikasi awal dan melakukan investigasi atas pelaporan pelanggaran. 9. Investigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan pelanggaran yang dilakukan oleh terlapor. Sinergi Integritas - Profesional 12

LAMPIRAN-LAMPIRAN Lampiran 1. Tanda Terima Pelaporan Pelanggaran TANDA TERIMA PELAPORAN PELANGGARAN Dengan ini diterangkan bahwa : Nama Pelapor : Nomor Kebun/Unit/Lembaga/Organisasi : Alamat : Nomor Telepon : Fax : E-mail : Telah menyampaikan laporan pelanggaran tentang Sarana yang dipergunakan (Chek list ) a. Telepon b. E mail c. Surat dikirim langsung d. Surat Via Pos. Pelapor Penerima Sinergi Integritas - Profesional 13

Lampiran 2. Berita Acara Hasil Klarifikasi Awal Atas Pelaporan Pelanggaran BERITA ACARA HASIL KLARIFIKASI AWAL ATAS PELAPORAN PELANGGARAN NO : BA/ / / Pada hari ini., tanggal bulan.., Tahun., telah dilakukan klarifikasi awal atas pelaporan yang diterima berdasarkan tanda terima pelaporan pelanggaran tertanggal..., mengenai Hasil klarifikasi awal atas pelaporan pelanggaran a. Identitas pelapor, Ada Tidak ada/anonim b. Dokumen laporan, Lengkap Tidak lengkap Tidak ada Berdasarkan hasil klarifikasi awal, maka atas pelaporan pelanggaran tersebut telah/tidak sesuai dengan persyaratan sehingga dapat/tidak dapat ditindak lanjuti dengan proses investigasi. Sub Unit Perlindungan Pelapor/Administrasi Hormat kami Kepala Sub Bagian SPI Sinergi Integritas - Profesional 14

Lampiran 3. Hasil Investigasi Atas Pelaporan Pelanggaran BERITA ACARA HASIL INVESTIGASI ATAS PELAPORAN PELANGGARAN NO : BA/ / / Pada hari ini., tanggal bulan, tahun., telah dilakukan klarifikasi awal atas pelaporan yang diterima berdasarkan tanda terima pelaporan pelanggaran tertanggal., mengenai Berdasarkan PENYAMPAIAN Nomor. tersebut terbutkti/ tidak terbukti, laporan hasil investigasi, maka laporan pengaduan Kepala Bagian SPI. Nama Lengkap Tim Investigasi : 1. 2. 3. 4. *) Coret yang tidak perlu Sinergi Integritas - Profesional 15

PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN PT PERKEBUNAN NUSANTARA II 2019