PENGARAH BAHAGIAN SEKOLAH Ruj. Tuan: Ruj. Kami: KP. 10102/86 Jld 5 ( 50 ) Tarikh: 28 April 2006 PENGARAH PUSAT PERKEMBANGAN KURIKULUM SEMUA PENGARAH PELAJARAN NEGERI Y. Bhg Datuk/Dato /Tuan/Puan, PEKELILING BAHAGIAN PEMBANGUNAN DAN PEROLEHAN, KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA BIL. 2/2006 KONTRAK BERMASA BAGI MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG DAN MENGUJI (DI MANA BERKENAAN) PERALATAN KEMAHIRAN HIDUP BERSEPADU KE INSTITUSI- INSTITUSI DI BAWAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 1. TUJUAN 1.1. Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan kepada semua pihak yang berkaitan tentang Kontrak Bermasa seperti di atas. 2. BUTIR-BUTIR KONTRAK 2.1. Kontrak ini merangkumi tiga (3) zon seperti berikut: Bil Zon Senarai Negeri 1 Zon 1 Selangor, Wilayah Persekutuan Putrajaya, Perak, Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur, Perlis, Kedah dan Pulau Pinang 2 Zon 2 Johor, Negeri Sembilan, Melaka, Pahang, Terengganu dan Kelantan 3 Zon 3 Sarawak, Sabah dan Wilayah Persekutuan Labuan 1
2.2. Setiap zon telah dipecahkan kepada tujuh (7) pakej seperti berikut: i. Pakej Teras Rekabentuk dan Lukisan Teknik (RLT) ii. Pakej Teras Rekacipta (TRC) iii. Pakej Teras Kerja Paip dan Elektif Kerja Enjin (KPKE) iv. Pakej Teras Elektrik dan Elektronik (E&E) v. Pakej Teras Jahitan dan Elektif Jahitan (J&J) vi. Pakej Teras Masakan dan Elektif Masakan (M&M) vii. Pakej Teras Perkebunan dan Elektif Pertanian (P&P) 2.3. Kesemua pakej ditawarkan kepada dua (2) syarikat kontraktor untuk setiap zon kecuali: i. Pakej Teras Jahitan dan Elektif Jahitan Zon 2 ii. Pakej Teras Perkebunan dan Elektif Pertanian Zon 2 dan Zon 3 iii. Pakej Teras Elektrik dan Elektronik Zon 3 2.4. Senarai syarikat kontraktor Kontrak Bermasa Peralatan Kemahiran Hidup Bersepadu adalah seperti di LAMPIRAN A. 2.5. Tempoh Kontrak Bermasa ini adalah selama tiga (3) tahun bermula dari 17 Februari 2006 sehingga 16 Februari 2009. 3. HARGA DAN SPESIFIKASI 3.1. Butiran penuh mengenai senarai harga dan jenama setiap item adalah seperti di LAMPIRAN B. Senarai harga adalah berbeza antara syarikat. 3.2. Butiran lengkap mengenai spesifikasi barangan adalah seperti di Jadual Spesifikasi yang akan dibekalkan oleh Bahagian Pembangunan dan Perolehan (BPP) kepada Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) mengikut zon. 3.3. Harga Kontrak Bermasa ini adalah harga bersih (net delivered price) iaitu termasuk kos penghantaran, pemasangan, pengujian, pentauliahan dan segala cukai kerajaan (jika berkenaan). 2
4. PROSEDUR YANG PERLU DIPATUHI 4.1 JPN perlu mengikuti prosedur berikut sebelum membuat pesanan daripada Kontraktor: i. Pembekalan peralatan KHB bagi Sekolah Menengah baru adalah menggunakan Peruntukan Pembangunan. Definisi Sekolah Menengah baru bagi tujuan Kontrak Bermasa ini adalah sekolah yang dibuka sejak tahun 2000 sehingga kini dan belum pernah dibekalkan peralatan Kemahiran Hidup Bersepadu. ii. JPN perlu memohon Surat Kuasa pembelian daripada Unit Menengah (M), Bahagian Pembangunan dan Perolehan. Permohonan perlu disertakan dengan senarai sekolah dan anggaran kos. iii. Setelah Surat Kuasa dikeluarkan, Pesanan Tempatan (L/O) boleh dikeluarkan oleh JPN kepada kontraktor terlibat di dalam zon masingmasing. Pesanan selain daripada kontraktor yang ditetapkan adalah dilarang. iv. Pihak penerima barangan (sekolah) perlu menyemak setiap item yang dihantar sama ada menepati spesifikasi teknikal yang telah diterima oleh Kementerian. Semakan boleh dibuat melalui Jadual Harga dan Jadual Spesifikasi yang dibekalkan oleh BPP kepada JPN mengikut zon. v. JPN perlu memohon Waran Peruntukan daripada BPP untuk menjelaskan bayaran kepada Kontraktor. 4.2. Sekolah-sekolah yang memerlukan peralatan gantian dibenarkan untuk memesan daripada kontraktor ini juga. Pesanan adalah menggunakan peruntukan Belanja Mengurus yang telah sedia ada. Peruntukan tersebut perlu disediakan oleh pihak JPN atau pihak sekolah. 4.3. Sebarang urusan perolehan yang dibuat di luar kontrak adalah tidak dibenarkan tanpa kebenaran BPP. 5. PESANAN TEMPATAN 5.1. Semua JPN hendaklah membuat pesanan terus kepada kontraktor dengan menyatakan nombor kontrak, kod item, nama item, kuantiti keperluan, jumlah harga dan senarai sekolah yang berkaitan. 5.2. Semua pesanan hendaklah dibuat terus kepada kontraktor mengikut negerinegeri yang telah ditetapkan. 3
5.3. Pihak JPN dibenarkan membuat pesanan daripada kontraktor lain sekiranya item tersebut tidak ditawarkan oleh pembekal asal negeri terbabit. Pesanan sebegini hanya dibenarkan daripada kontraktor dalam zon yang sama. 5.4. Bagi tujuan seperti di para 5.3 di atas, pihak JPN perlu merujuk Jadual Perbandingan Item yang ditawarkan seperti di LAMPIRAN C. 5.5. Pesanan boleh dibuat sehingga tarikh akhir kontrak. 5.6. Sebarang pesanan yang melebihi nilai anggaran kontrak perlu mendapat kelulusan BPP. 5.7. Apabila membuat pesanan, JPN dikehendaki memberi maklumat-maklumat di bawah kepada kontraktor supaya urusan pembekalan peralatan dapat dilaksanakan dengan teratur dan cekap dalam tempoh masa dan lokasi yang ditentukan: 1. Alamat Jabatan/Sekolah yang lengkap 2. Nama Pengetua/Guru Besar/Guru Penolong Kanan sekolah 3. Nombor telefon dan faks untuk dihubungi. 6. TEMPOH PENGHANTARAN 6.1 Tempoh penghantaran adalah mengikut tempoh penghantaran yang ditetapkan oleh pihak Kementerian kepada kontraktor seperti di dalam Surat Setuju Terima. Ianya bermula dari tarikh Pesanan Tempatan dikeluarkan. 6.2 Kegagalan kontraktor membekalkan barangan mengikut tempoh penyerahan yang disetuju di dalam kontrak hendaklah dilaporkan dengan segera kepada BPP dengan menyatakan. i. Nombor kontrak ii. Kod item/barang iii. Nama item/barang iv. Nombor dan tarikh Pesanan Tempatan (sertakan salinannya) v. Kuantiti dan nilai pesanan 6.3 JPN hendaklah memastikan semua peralatan yang dipesan dihantar terus ke lokasi yang dinyatakan di dalam Pesanan Tempatan oleh kontraktor. 4
7. DENDA LEWAT PENGHANTARAN 7.1 Bagi barang-barang yang lewat diserah, dipasang dan diujilari (mana yang berkenaan) oleh Kontraktor, Kerajaan boleh sama ada: i) Menolak barang-barang itu, menamatkan Perjanjian ini dan merampas Bon Pelaksanaan; atau ii) Membeli barang-barang yang dikehendaki itu daripada puncapunca lain dan menolak barang-barang yang dibekal oleh pembekal. Bagi hal yang sedemikian, jika kos memperolehi barang-barang itu daripada punca-punca lain melebihi harga dalam kontrak, pembekal dikehendaki membayar amaun yang lebih itu sebagai pampasan kepada Kerajaan; atau iii) Setuju terima barang-barang itu dan mengenakan denda lewat bekal seperti berikut: Denda = V(T+D) x 5% T V - Nilai bekalan yang lewat dibekal T - Tempoh penyerahan yang ditetapkan D - Bilangan hari lewat 7.2 Denda hendaklah ditolak daripada bayaran yang sepatutnya dibuat kepada kontraktor. 8. PEMERIKSAAN SEMASA MENERIMA BEKALAN 8.1 Sekolah mestilah memeriksa barangan yang diterima untuk memastikan butir-butir barangan yang dibekalkan itu adalah sama seperti spesifikasi yang dinyatakan di dalam kontrak. Sijil Akuan Penerimaan (SAP) hendaklah ditandatangani setelah pihak sekolah/pengguna berpuas hati dengan spesifikasi peralatan yang dihantar. Sebanyak enam (6) salinan SAP yang ditandatangani hendaklah dikembalikan semula kepada kontraktor dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh penerimaan barangan. Bagi barang-barang yang perlu dipasang dan diujilari, Sijil Pemasangan dan Pengujian (SPP) hendaklah ditandatangani setelah alat berkenaan diuji 5
dapat berfungsi dengan memuaskan. Pihak sekolah/pengguna perlu mendapatkan format SAP dan SPP daripada syarikat kontraktor. 8.2 Sebarang kerosakan/kekurangan kepada barangan, hendaklah diminta ganti daripada kontraktor mengikut jumlah yang rosak/kurang itu dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh aduan dibuat tanpa sebarang tambahan kos. 9. PEMBAYARAN 9.1 Pembayaran hendaklah dilakukan oleh JPN yang membuat pesanan. Setelah berpuas hati bahawa semua peralatan dibekalkan dengan sempurna sebagaimana dikehendaki di dalam kontrak, bayaran hendaklah dibuat mengikut prosedur kewangan yang berkuatkuasa pada masa itu. 9.2 Jabatan tidak boleh membuat bayaran jika didapati peralatan yang dibekalkan tidak menepati spesifikasi atau jika peralatan yang dibekalkan tidak berfungsi dengan sempurna. Bayaran hanya boleh dibuat setelah syarikat kontraktor membuat penggantian atau pembaikan terhadap masalah yang dilaporkan. 10. PENGGUNAAN KONTRAK 10.1 Semua JPN/Sekolah/Pengguna hendaklah menggunakan Kontrak Bermasa ini dengan sepenuhnya dan tidak dibenarkan membeli dari punca lain tanpa kebenaran bertulis daripada BPP. 6
7
Salinan Kepada:- Ketua Setiausaha, Kementerian Pelajaran Malaysia. Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia, Timbalan-Timbalan Ketua Setiausaha, Kementerian Pelajaran Malaysia. Timbalan-Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia. Setiausaha Politik Y.B. Menteri Pelajaran. SUSK Kepada Y. B. Menteri Pelajaran. SUSK Kepada Timbalan-Timbalan Menteri Pelajaran. 8