BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum Proses pembelian suatu perdagangan secara garis besar ditentukan oleh adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang siap dijual. Pada PD Brian setiap pembelian barang dagang yang terjadi diawasi secara langsung oleh pemilik toko yaitu Bapak Andria Nova. Arsip yang mendukung proses pembelian tidak sedikit jumlahnya, dan semua arsip-arsip tersebut belum terkomputerisasi/ masih manual, jadi pemilik toko masih membuat semua arsip secara manual. Untuk itulah penulis juga akan membahas mengenai tinjauan perusahaan, sejarah berdiri perusahaan serta struktur organisasi perusahaan tersebut. 3.2. Tinjauan Perusahaan Dalam Pelaksanaan kegiatan rutin di PD Brian terdapat aturan yang ditentukan dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan riset untuk pembuatan Tugas Akhir ini sebagai berikut 16
17 3.2.1. Sejarah Perusahaan PD Brian berdiri sejak tahun 1996 awalnya pembeliaan barang dagang masih dengan jumlah kecil kepada supplier lalu menyimpannya di tempat tinggalnya sendiri dan pada tahun 2001 akhirnya Bapak Andria Nova membuka toko di Blok Senen. PD Brian Sendiri yang bergerak di bidang penjualan perlengkapan dan souvenir TNI. 3.2.2. Struktur Organisasi dan Pemilik Bagian pembelian Bagian Gudang Bagian penjualan Karyawan 1 Karyawan 2 Karyawan 3 Gambar III.1 Struktur Organisasi 1. Pemilik Mengawasi kinerja karyawan serta mengurus pembayaran gaji karyawan. 2. Bagian Pembelian Mengolah kegiatan pembelian barang dagang dan serta mempunyai tugas untuk melakukan pembelian barang dagang secara langsung nota faktur dan membuat laporan pembelian barang dagang.
18 3. Gudang Bagian pengecekan ketersediaan barang dagang yang akan dijual dan yang akan di beli lagi kesupplier. 4. Karyawan 1 Bertugas melakukan kegiatan pembelian barang dagang untuk mengontrol pembelian barang dagang. 5. Karyawan 2 Bertugas melakukan kegiatan pengecekan barang dagang dan persediaan barang dagang. 6. Karyawan 3 Bertugas melakukan penjualan atau pemasaran. 3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan Bagian gudang memberikan data stok akhir barang dagang ke bagian pembelian, bagian pembelian membuat list pesanan melalui via email ke supplier,bagian supplier memeriksa barang yang dipesan bagian pembelian, jika barang tersedia supplier akan menyiapkan barang yang di pesan, jika tidak bagian supplier akan menginformasikan bahwa barang yang dipesan tidak tersedia ke bagian pembelian melalui via email, setelah barang tersedia supplier akan mengirimkan barang yang telah dipesan serta nota ke bagian pembelian, bagian pembelian menerima barang dan melihat total yang akan di bayarkan. Bagian pembelian membayarkan ke supplier sesuai total. Supplier menerima pembayaran.
19 3.4. Unified modelling Language (UML) 3.4.1. Activity diagram act Sistem Berjalan Pembelian Bagian Gudang bagian Pembelian Supplier Start Memberikan data Stock Akhir Barang Dagang membuat list barang yang akan di beli / dipesan Mengirimkan list /data barang yang akan di order via email menerima order barang Menyiapkan Barang Sesuai Pesanan menerima barang Mengirimkan Barang kepada bagian pembelian finish Gambar III.2 Activity Diagram
20 3.5. Spesifikasi sistem Berjalan 3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen masukan baik yang berasal dari lingkungan dalam maupun lingkungan luar organisasi perusahaan, yang mana dokumen itu akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang di inginkan. 1. Nama dokumen : Nota Pembelian : Bukti nota pembelian barang dagang : Supplier : Untuk mengetahui barang yang di beli : 2 rangkap : Setiap pengambilan barang dagang Bentuk : Lampiran A.1 2. Nama dokumen : Form Pesanan : Bukti data barang : Bagian Pembelian : Untuk mengetahui barang yang diterima : 1 lembar : Setiap ada barang yang masuk Bentuk : Lampiran A.2
21 3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perushaan berupa dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen hasil pencatatan atau laporan. 1. Nama dokumen : Nota Penjualan : Bukti penjualan barang : Bagian penjualan : Untuk mengetahui barang yang terjual : 1 lembar : Setiap ada penjualan barang Bentuk : Lampiran B.1 2. Nama dokumen : Laporan Penjualan : Bukti Laporan penjualan barang : Bagian penjualan : Untuk mengetahui laporan barang yang terjual : 1 lembar : Setiap ada penjualan barang Bentuk : Lampiran B.2
22 3.6. Permasalahan Pokok 1. Sistem yang ada di PD Brian masih manual dengan menggunakan buku laporan pembelian. 2. Memerlukan banyak tempat untuk menyimpan arsip pembelian, pada saat pencarian harus dicari secara manual, sehingga menyita banyak waktu, dan kemungkinan data arsip tersebut ada yang hilang. 3. dalam pembuatan nota bagian pembelian masih menggunakan sistem manual dalam pembuatan nota sehingga membutuhkan waktu yang lama. 3.7. Pemecahan Masalah 1. Dengan membuat system aplikasi pembelian ini agar keterlambatan arus informasi dapat dicegah dan pembuatan laporan pembelian sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehinggga informasi yang dihasilkan secara cepat. 2. Aplikasi pembelian ini dapat digunakan karyawan PD Briandalam mengolah data transaksi pembelian dengan menginputkan data dan proses pengolahan dilakukan oleh komputer sehingga akan meminimalisir kesalahan yang biasanya terjadi dalam sitem manual dan dapat memudahkan karyawan dalam pencarian data sehingga tidak membutuhkan waktu yang lama dan mengurangi resiko hilangnya bukti pembelian barang dagang sehingga tidak membutuhkan ruang tempat yang banyak.