DASAR PERSIDANGAN DI DALAM DAN LUAR NEGARA UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG

JTK ke 9 Bil 1/2010 DASAR PERSIDANGAN DI DALAM DAN LUAR NEGARA UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG 1.0 TUJUAN Kertas kerja ini disediakan bertujuan untuk mendapatkan kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan, mengenai dasar persidangan di dalam dan luar negara bagi (UMP). 2.0 LATAR BELAKANG 2.1 Pengurusan persidangan di dalam dan luar negara dan penerbitan jurnal mula dilaksanakan pada bulan Februari 2009 dan bertanggungjawab kepada Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) 2.2 Seramai 121 ahli akademik dan 1 orang ahli bukan akademik telah menghadiri persidangan di dalam negara, mana kala 86 ahli akademik dan 1 orang ahli bukan akademik menghadiri persidangan 2009 di luar negara sehingga Oktober tahun ini yang dibiayai di bawah Kawalan Tabung Persidangan Di Dalam Dan Luar Negara. 3.0 LAPORAN Kertas kerja ini telah diluluskan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU) ke 37 bil 01/2010. 4.0 JUSTIFIKASI 4.1 Dasar ini adalah perlu atas justifikasi berikut: 4.1.1 Sebagai garis panduan bagi staf UMP untuk menghadiri persidangan di dalam dan luar negara. 4.1.2 Menjadi panduan kepada Jabatan Penyelidikan & Inovasi untuk membuat kelulusan persidangan yang diterima. 4.1.3 Memastikan perbelanjaan persidangan diurus dengan bijak bagi dimanfaat oleh semua staf akademik dan bukan akademik 4.1.4 Bagi mengukuhkan lagi Pengurusan Persidangan UMP. sulit/jtk 1

5.0 CADANGAN 5.1 Panduan Menghadiri Persidangan Di Luar Negara 5.1.1. Jenis Jenis-jenis pembiayaan adalah seperti berikut:- A) Tabung Persidangan Di Dalam dan Luar Negara B) Geran Penyelidikan Jangka Panjang B(1) Geran Sciencefund B(2) Fundamental Research Grant Scheme (FRGS) B(3) Scientific Advancement Grant Allocation (SAGA) C) Geran Penyelidikan Jangka Pendek (UMP) D) Geran Agensi Luar A) Tabung Persidangan Di Dalam Dan Luar Negara Tabung Persidangan Di Dalam Dan Luar Negara memberi subsidi kepada staf untuk menghadiri persidangan. A(1) Kelayakan Pensyarah, guru dan staf bukan akademik yang berkhidmat dengan (UMP). A(2) Syarat-Syarat 1 Hanya pembentang kertas kerja lisan layak diberi pembiayaian. (Pemerhati dan pembentang poster boleh diberi cuti sahaja). 2 Permohonan seseorang staf boleh dipertimbangkan seperti berikut : I. Satu (1) kali untuk tempoh satu tahun bagi persidangan luar Negara yang dibiayai oleh TPLN II. Satu (1) kali untuk tempoh satu tahun bagi persidangan dalam negara yang dibiayai oleh TPLN Kelulusan akan diberikan berdasarkan kepada kedudukan kewangan. sulit/jtk 2

3 Hanya 2 orang pembentang kertas kerja lisan sahaja dibenarkan dalam satu konferen. 4 Staf yang dilantik secara kontrak juga layak di pertimbangkan pembiayaan di bawah Tabung Persidangan Luar Negara jika membentang kertas kerja 5 Keutamaan diberikan kepada pemohon yang memperolehi sebahagian keperluan kewangan daripada penganjur atau badan luar. 6. Kadar elaun makan, elaun lojing dan sewa hotel mengikut kadar elaun kursus mengikut pekeliling perbendaharaan bil. 3 tahun 2005 iaitu seperti berikut ; I. Tiada bantuan untuk elaun pakaian panas dan bantuan penyediaan passport. A(3) Bagi pembiayaan Tabung Persidangan Di Dalam dan Luar, bantuan kewangan yang diluluskan adalah dalam bentuk subsidi seperti berikut:- 1 Tambang Perjalanan Bantuan Perjalanan mengikut kadar kelayakan yang termurah dan terdekat dengan menggunakan penerbangan MAS atau Air Asia. 2 Penginapan Penginapan dan elaun subsisten mengikut subsidi seperti yang diluluskan. B) Persidangan Luar Negara Dari Peruntukan Geran Penyelidikan (Sciencefund, Frgs, Saga Dan Agensi Luar) B(1) Kelayakan 1 Semua staf akademik dan bukan akademik (ahli penyelidik) yang mempunyai Geran Penyelidikan layak memohon jika peruntukan mencukupi. 2 Pegawai Penyelidik dan Fellow yang membentangkan kertas kerja boleh dibiayai yuran, tambang perjalanan dan penginapan di bawah pembiayaan geran Ketua Projek. B(2) Syarat Syarat 1 Hanya pembentang kertas kerja sahaja layak untuk pembiayaan. sulit/jtk 3

2 Menghadiri persidangan di bawah Geran Sciencefund perlu mendapatkan kelulusan dari Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi terlebih dahulu sebelum menghadiri persidangan. B(3) 1 Tambang Perjalanan Bantuan Perjalanan kelas mengikut kelayakan yang termurah dan terdekat dengan menggunakan penerbangan MAS atau Air Asia. 2 Penginapan Penginapan dan elaun subsisten mengikut syarat dan kelulusan penaja. B(4) Lain Lain Hal Dinasihatkan sebanyak 15% daripada jumlah peruntukan diperuntukan untuk perbelanjaan perjalanan sepanjang geran yang aktif. C) Persidangan Luar Negara Dari Peruntukan Geran Penyelidikan (Geran Penyelidikan Jangka Pendek UMP) C(1) Kelayakan 1. Adalah untuk menghadiri persidangan di negara-negara IMT GT. 2. Staf dan Fellow yang membentangkan kertas kerja boleh dibiayai yuran, tambang perjalanan dan penginapan di bawah geran penyelidikan ketua projek. C(2) Syarat Syarat 1. Untuk staf akademik dan Fellow UMP. 2. Pelajar siswazah termasuk pelajar sarjana boleh dibiayai. Hanya seorang sahaja layak untuk satu-satu persidangan dan mesti membentangkan kertas kerja. C(3) 1. Tambang Perjalanan Bantuan Perjalanan kelas mengikut kelayakan yang termurah dan terdekat dengan menggunakan penerbangan MAS atau Air Asia. sulit/jtk 4

2. Penginapan Penginapan dan elaun subsisten mengikut syarat dan kelulusan penaja. C(4) Lain Lain Hal Dinasihatkan sebanyak 15% daripada jumlah peruntukan diperuntukan untuk perbelanjaan perjalanan sepanjang geran yang aktif. D) Akaun Enterprise Tambang, penginapan dan elaun subsisten hendaklah mengikut kelayakan subsidi seperti yang di tetapkan oleh PTJ. E) Persidangan Luar Negara Atas Tugas Rasmi Atau Atas Jemputan. E(1) Syarat Syarat 1. Bagi staf yang menghadiri mesyuarat/lawatan hendaklah mengemukakan surat jemputan dari penganjur. 2. Perlu mendapat kelulusan dari Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) sebelum menghadiri sebarang mesyuarat. E(2) 1. Tambang Perjalanan Bantuan Perjalanan kelas mengikut kelayakan yang termurah dan terdekat dengan menggunakan penerbangan MAS atau Air Asia. 2. Penginapan Penginapan dan elaun subsisten mengikut syarat dan kelulusan penaja sulit/jtk 5

5.2 Menghadiri Persidangan Di Dalam Negara 5.2.1 Jenis A) Tabung Persidangan Di Dalam Dan Luar Negara B) Geran Penyelidikan Jangka Panjang B(1) Geran Sciencefund B(2) Fundamental Research Grant Scheme (FRGS) B(3) Scientific Advancement Grant Allocation (SAGA) C) Geran Penyelidikan Jangka Pendek (UMP) D) Geran Agensi Luar A) Tabung Persidangan Di Dalam Dan Luar Negara Tabung Persidangan ini menyediakan peruntukan bagi staf UMP (akademik dan non-akademik) menghadiri persiadangan yang dianjurkan oleh pihak luar dan UMP sendiri A(1) Kelayakan Pensyarah dan staf bukan akademik yang berkhidmat dengan Universiti Malaysia Pahang A(2) Syarat-Syarat 1. Hanya pembentang kertas kerja lisan dan poster sahaja layak diberi pembiayaan. 2. Permohonan seseorang staf boleh dipertimbangkan dua (2) kali sahaja dalam tempoh satu (1) tahun. Kelulusan diberikan berdasarkan kepada kedudukan kewangan tabung. 3. Hanya 4 orang pembentang kertas kerja lisan sahaja dibenarkan dalam satu konferen. 4. Staf yang dilantik secara kontrak juga layak dipertimbangkan. sulit/jtk 6

5. Keutamaan di berikan kepada pemohon yang memperolehi sebahagian keperluan kewangan daripada penganjur atau badan luar. 6. Kadar elaun makan, elaun lojing dan sewa hotel mengikut kadar elaun kursus mengikut pekeliling perbendaharaan bil. 3 tahun 2005. A(3) A(3)(1) Tambang Perjalanan Bantuan perjalanan mengikut kadar kelayakan mengikut Pekeliling Perbendaraan. 1. Bagi persidangan di Semenanjung Malaysia pembentang boleh menggunakan kenderaan sendiri atau penerbangan termurah dengan menggunakan penerbangan MAS atau Air Asia kelas ekonomi 2. Bagi menghadiri persidangan di Sabah dan Sarawak pembentang boleh menggunakan penerbangan termurah dengan menggunakan penerbangan MAS atau Air Asia kelas ekonomi A(3)(2) Penginapan Kadar penginapan mengikut kadar kelayakan masing-masing mengikut Pekeliling Perbendaharaan. B) Peruntukan Geran Penyelidikan Jangka Panjang (Sciencefund, FRGS, SAGA dan lain-lain) B(1) Kelayakan 1. Staf akademik dan bukan akademik (ahli penyelidik) yang mempunyai geran penyelidikan yang dianugerahkan oleh pihak luar layak memohon jika peruntukan mencukupi. 2. Pegawai Penyelidik dan fellow yang dilantik di benarkan membentangkan kertas kerja boleh dibiayai yuran, tambang perjalanan dan penginapan di bawah pembiayaan geran ketua projek. B(2) Syarat-syarat 1 Hanya pembentang kertas kerja sahaja layak untuk pembiayaan sulit/jtk 7

2 Pembentang dikehendakki mendapat sokongan dan pengesahan oleh ketua projek dan Dekan/Pengarah Fakulti/Pusat terlebih dahulu untuk menghadiri persidangan B(3) Peruntukan Geran Penyelidikan hanya membiayai seperti berikut: 1. Tambang Perjalanan Bantuan perjalanan mengikut kadar kelayakan mengikut Pekeliling Perbendaraan. 2. Bagi persidangan di Semenanjung Malaysia pembentang boleh menggunakan kenderaan sendiri atau penerbangan termurah dengan menggunakan penerbangan MAS atau Air Asia kelas ekonomi. 3. Bagi menghadiri persidangan di Sabah dan Sarawak pembentang boleh menggunakan penerbangan termurah dengan menggunakan penerbangan MAS atau Air Asia kelas ekonomi. 4. Penginapan Kadar penginapan mengikut kadar kelayakan masing-masing mengikut Pekeliling Perbendaharaan C) Peruntukan Geran Jangka Pendek (UMP Research Grant, Graduate Research Scheme) C(1) Kelayakan 1. Staf akademik yang mempunyai geran penyelidikan yang dianugerahkan oleh Universiti layak memohon jika peruntukan mencukupi. 2. Pegawai Penyelidik dan fellow yang dilantik dibenarkan membentangkan kertas kerja boleh dibiayai yuran, tambang perjalanan dan penginapan di bawah pembiayaan geran ketua projek. 3. Pelajar Pasca Siswazah yang dianugerahkan Graduate Research Scheme (GRS) dibenarkan membentang kertas kerja atau poster, boleh dibiayai yuran, tambang perjalanan dan penginapan dengan kebenaran Penyelia. sulit/jtk 8

C(2) Syarat-Syarat 1 Hanya pembentang kertas kerja atau poster sahaja layak untuk pembiayaan. 2 Pembentang dikehendakki mendapat sokongan dan pengesahan oleh ketua projek dan Dekan/Pengarah Fakulti/Pusat terlebih dahulu untuk menghadiri persidangan. C(3) Peruntukan Geran Penyelidikan hanya membiayai seperti berikut: 1. Tambang Perjalanan Bantuan perjalanan mengikut kadar kelayakan mengikut Pekeliling Perbendaraan. 2. Bagi persidangan di Semenanjung Malaysia pembentang boleh menggunakan kenderaan sendiri atau penerbangan termurah dengan menggunakan penerbangan MAS atau Air Asia kelas ekonomi 3. Bagi menghadiri persidangan di Sabah dan Sarawak pembentang boleh menggunakan penerbangan termurah dengan menggunakan penerbangan MAS atau Air Asia kelas ekonomi. 4. Penginapan Kadar penginapan mengikut kadar kelayakan masing-masing mengikut Pekeliling Perbendaharaan D) Peraturan-Peraturan Dan Tatacara Yang Perlu Dipatuhi Semasa Memohon 1. Borang permohonan yang betul dan lengkap diisi dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar ke Jabatan Penyelidikan & Inovasi dua (2) bulan sebelum menghadiri persidangan. Surat pengesahan penerimaan dari penganjur beserta abstrak, kertas kerja atau poster hendaklah dilampirkan bersama borang permohonan untuk kelulusan. sulit/jtk 9

2. Surat Jemputan, risalah/makluman/jemputan mengenai program serta yuran persidangan perlu dikemukakan. 3. Pengesahan bantuan kewangan yang diterima daripada agensi luar sekiranya berkenaan hendaklah lengkap diisi nombor akaun dan amaun yang diluluskan. 4. Tiket Kapal Terbang Tempahan perjalanan hanya boleh dilakukan melalui agen-agen yang berdaftar dan diperakukan oleh UMP. Mereka yang ingin menggunakan pesawat selain daripada MAS perlu mendapat kelulasan daripada Naib Canselor. 5. Wang Pendahuluan Untuk permohonan di bawah Tabung Persidangan Luar Negara, staf diminta menghantar borang permohonan yang lengkap berserta kertas kerja bersama borang permohonan wang pendahuluan ke jabatan P &I untuk kelulusan. Borang permohonan dan wang pendahuluan mesti dihantar melalui Fakulti. Bagi permohonan wang pendahuluan di bawah Geran Penyelidikan, permohonan hendaklah dihantar ke Jabatan Bendahari melalui Dekan/Ketua Jabatan masing-masing. 6. Visa Urusan mendapatkan visa serta apa jua berkaitan dengannya adalah tanggungjawab staf. Bahagian Penyelidikan & Inovasi akan menyediakan surat sokongan bersama surat kelulusan bagi memudahkan tuan/puan menguruskan perkara ini. E) Syarat-Syarat Selepas Menghadiri Persidangan 1. Staf yang mendapat pembiayaian luar selepas permohonan dibuat wajib menyampaikan maklumat kepada Jabatan Penyelidikan & Inovasi dengan memberitahu sumber dan jumlah pembiayaian. 2. Sekiranya permohonan diluluskan, staf diwajibkan untuk mengadakan seminar berkaitan perkara baru yang dipelajari di dalam persidangan/seminar yang dihadiri selepas kembali dari persidangan di Fakulti masing-masing. 3. Pembentang dikehendakki mengemukakan sesalinan hasil laporan persidangan dan sesalinan kertas kerja dalam bentuk soft copy dan hard copy dalam format PDF selewat-lewatnya 14 hari (2 minggu) selepas tarikh persidangan dijalankan ke Jabatan Penyelidikan & Inovasi untuk simpanan dan rujukan oleh Unit Rujukan, Perpustakaan. 4. Laporan hendaklah dihantar kepada Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi). sulit/jtk 10

5. Borang Tuntutan Perjalanan yang lengkap diisi dan ditandatangani oleh Dekan/Ketua Jabatan beserta resit perbelanjaan perlu dihantar ke jabatan P & I untuk pengesahan dan seterusnya dikemukakan ke Jabatan Bendahari. Bagi permohonan yang dibawah peruntukan geran penyelidikan, Tuntutan Perjalanan dihantar ke Jabatan Bendahari melalui Dekan/Ketua Jabatan masing-masing. 6.0 Perbandingan dasar antara IPTA dengan cadangan dasar bagi UMP adalah seperti di lampiran A 7.0 PENUTUP Ahli Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan dengan hormatnya dipohon untuk meluluskan dasar persidangan di dalam dan luar negara bagi Universiti Malaysia Pahang (UMP). sulit/jtk 11

Lampiran A PERBANDINGAN DASAR ANTARA IPTA DENGAN CADANGAN DASAR BAGI UMP IPTA USM DASAR Dasar Persidangan di USM yang mana tabung persidangan luar negara di bawah kawalan Pejabat Pusat Pengurusan Penyelidikan (RCMO) diluluskan oleh Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi). Tabung ini hanya membiayai pembentang kertas kajian (Oral presentation) 1 tahun sekali bagi setiap pembentang. Bagi pembentang kertas kajian dalam negara pula pembentang menggunakan peruntukan geran penyelidikan atau peruntukan dari tabung enterprise pusat pengajian yang diluluskan oleh Dekan fakulti. UNIMAP Dasar Persidangan di dalam dan luar negara adalah di bawah kawalan Pejabat Naib Canselor UNIMAP. Kelulusan menghadiri persidangan diluluskan atas budi bicara oleh Naib Canselor mengikut baki peruntukan di dalam tabung persidangan dan direkodkan di Pejabat Pendaftar. Kelulusan bagi menghadiri persidangan di luar negara hanya sekali seorang staf dibenarkan dan tiada had bagi dalam negara. UNIMAP juga tidak menghadkan bilangan staf yang menghadiri bagi satu-satu persidangan. sulit/jtk 12