1 PENCAPAIAN KAI INISIATIF 2018 BAHAGIAN PENDAFTAR KUALA LUMPUR www.companyname.com
RINGKASAN PENCAPAIAN KAI BAHAGIAN PENDAFTAR UTM LUMPUR (JANUARI-DISEMBER 2018) Tahap Pencapaian Bilangan KAI Peratusan (%) 100% 11 57.89% 60% - 99% 6 31.58% < 50% 1 5.26% Digugurkan 1 0% Jumlah KAI Dilaporkan 19 94.73% PETUNJUK: 100% Excellent / Cemerlang 60% - 99% Very Good / Sangat baik < 50% Fair / Sederhana
1 HARI TERBUKA & KARNIVAL BELIA MEMBACA DIRASMIKAN OLEH: Dato Nafisah Ahmad (Ketua Pengarah Perpustakaan Negara Malaysia) JUMLAH PENGUNJUNG 600 Staf/Mahasiswa/ Pelajar Sekolah/ Komuniti AGENSI TERLIBAT: 24 PTJ 12 AGENSI KERAJAAN & SYARIKAT SWASTA A G E N S I :
AUDIT PENARAFAN RISIKO KESELAMATAN Menjalankan Audit Penarafan Risiko Keselamatan kepada agensi kerajaan seperti sekolah berhampiran UTMKL Lokasi: Sekolah Kebangsaan Jalan Gurney 1 Tarikh: 28 Disember 2018 Impak/tujuan: Memberi khidmat nasihat keselamatan perlindungan yang berkesan kepada Sekolah Kebangsaan Jalan Gurney 1 Dapatan Audit: Laporan hasil pengauditan masih dalam tindakan Seksyen Keselamatan dan akan diserahkan kepada pihak sekolah sebagai rujukan 2
3 PENSIJILAN EKSA PENCAPAIAN : 80% EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM Merupakan inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan dengan imej sektor awam di Malaysia. Pelaksanaan EKSA di PPKL telah bermula pada Mac 2016 Gotong Royong EKSA PPKL 2018 2 Minggu setiap Bulan Sharing Knowledge Pusat Islam UTMKL Kursus Taklimat Kesedaran EKSA Sesi Taklimat & Kursus Mei hingga Jun Lawatan EKSA ke HEP UPM Lawatan Penanda Aras EKSA ke BHEP UPM Audit Dalam EKSA Audit Persijilan EKSA oleh MAMPU Ditangguhkan audit kerana mengambil kira BPKL akan berpindah ke Menara Razak.
4 PENAMBAHBAIKAN ESI TAHUN 2017 BAHAGIAN C: INFRASTRUKTUR & PERSEKITARAN TEMPAT (100%) Tindakan: Membina bumbung pada pondok pengawal bagi keselesaan pengawal keselamatan ketika menjalankan tugas TINDAKAN PEMBETULAN Permohonan kepada Pejabat Harta Bina untuk memasang awning serta menyimen lantai di pos kawalan tersebut untuk keselesaan staf yang bertugas. 1 Projects Finished SEBELUM SELEPAS
PENAMBAHBAIKAN ESI TAHUN 2017 BAHAGIAN D: GANJARAN/ IMBUHAN/ PENGIKTIRAFAN (100%) Penganjuran Anugerah Kualiti Staf Dalaman (Superstaff) bagi memberi pengiktirafan kepada staf BPKL secara kerap iaitu 2 kali dalam setahun (Jun & Dis) PENGHARGAAN Sijil Penghargaan, Wang Tunai dan Nama serta gambar dipamerkan di Sudut Kualiti (SUPERSTAFF) 8 KRITERIA PENILAIAN 1 2 3 4 Skop tugas & tanggungjawab Infrastruktur & Perserkitaran Tempat Kerja Ganjaran/ Imbuhan/ Pengiktirafan Hubungan & Komunikasi Dalaman (Bahagian) 5 6 7 8 Kebajikan Staf Hubungan & Komunikasi Dalaman (Jabatan Pendaftar) Laluan Kerjaya Kepimpinan 5
AUDIT PEMATUHAN SIRI (1) : Proses Kerja Audit berasaskan pematuhan kepada 7 Arahan Kerja Urusan Personel : i. Arahan kerja Perletakan jawatan TNCPI SIRI (2) : UTMHR/HRMIS Hasil : Maklumat peribadi telah direkod dan dikemaskini ii. Arahan kerja Penanggungan kerja iii. Arahan kerja Cuti MJIIT AHIBS SIRI (3) : BKRP iv. Arahan Kerja Urusan Penilaian Prestasi v. Arahan kerja Pemberian Taraf Berpencen Hasil : vi. Arahan Kerja Pengesahan Jawatan PHB FTIR Maklumat Perubahan dikemaskini dan vii. Arahan Kerja Lapor Diri direkodkan dengan teratur Hasil : Proses kerja beserta keperluan dokumen adalah teratur Dokumen lapor diri tidak lengkap Urusan PTB melebihi tempoh 3 tahun Surat teguran telah dikeluarkan bagi memastikan keperluan adalah teratur PTJ/FAKULTI TERLIBAT Terdapat beberapa BKRP yang tidak dikemaskini sejak dari tahun 2015 Surat teguran dikeluarkan bagi memastikan maklumat telah direkodkan dan dikemaskini 6
MEMASTIKAN 90% CALON YANG BERJAYA UNTUK KENAIKAN PANGKAT GRED 11-40 (SKIM N DAN KP) MEMPUNYAI KUALITI DNA UTM YANG TINGGI Pencapaian : 75% 4 daripada 6 inisiatif strategik telah dilaksanankan manakala 1 sedang dilaksanakan dan 1 belum dilaksanakan Membentuk J/K penilaian khas kenaikan pangkat Bengkel 1 100% 100% Searching Committee Inovasi Kerja Penanggungan Sumbangan Rasmi Pusingan Kerja Kehadiran Ujian Amali Mengukur keupayaan dalam bidang ICT Analisis data kepada laporan graf/carta SOP kerja Pembentangan kepada pihak BSM 100% 75% Penilaian Ketua Jabatan Pembentangan bersama panel JPKL Penambahbaikan / Pembetulan Penilaian Kelulusan Universiti 100% 50% 0% Melalui kaedah google form Menilai calon yang terpilih ke peringkat temuduga Kriteria: - Kesukarelaan Staf - Kebolehan menyelia - Sikap bekerjasama - Disiplin staf - Komunikasi staf 7
PEMBANGUNAN SISTEM e-parcel Dilaksanakan di UTMKL 100% Apa e-parcel Pengautomasian Pengurusan bungkusan peribadi secara atas talian dengan lebih cekap, berkualiti serta mesra pelanggan yang boleh diakses melalui aplikasi myutm (Cas sebanyak RM2.00/Parcel dikenakan) Bermula pada : Sistem e-parcel telah dilancarkan penggunaannya pada 5 Februari 2018 dan pada ketika ini hanya dilaksanakan di UTMKL Kos Pembangunan Sistem sebanyak RM5,000.00 secara one off dan telah dibayar kepada CICT. 8
9 PEMBANGUNAN APLIKASI myregistrarutm myregistrarutm Pengautomasian pejabat melalui penghasilan kompilasi pelbagai maklumat berkaitan BPKL yang boleh diakses orang ramai melalui telefon pintar myregistrarutm Permohonan pembangunan aplikasi ini yang dicadangkan untuk berkongsi dengan UTM Smart telah dibuat kepada CICT pada bulan Julai 2018 namun tidak berjaya kerana sistem UTM Smart masih lagi tidak kukuh dan memerlukan masa untuk penambahbaikan. Pembangunan pplikasi ini akan diteruskan pelaksanaannya pada tahun 2019 PENCAPAIAN: 75% Design Idea Plan
INFOGRAFIK KEMUDAHAN STAF UTM Pencapaian Medium penyampaian maklumat kepada pihak berkepentingan melalui kaedah yang ringkas dan menarik 100%Infografik meliputi maklumat berkaitan dengan kelayakan kemudahan staf seperti cuti, perubatan dan sebagainya 10
PENAMATAN STAF MELALUI HRMIS 2018 23/23 Penamatan PENAMATAN TAHUN 2018 4 2 2 1 3 1 JANUARI FEBRUARI MAC APRIL MEI JUN 3 2 2 2 0 1 JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DISEMBER 11
CPD STAF PPP 2018 JABATAN/FAKULTI LEBIH 42 KURANG 42 MATA MATA CANSELERI 33 5 PEJABAT PENDAFTAR 64 29 BENDAHARI 21 2 PERPUSTAKAAN UTM 28 2 PEJABAT HARTA BINA 70 23 PEJABAT HAL EHWAL MAHASISWA DAN ALUMNI 39 3 PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI 22 4 PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK DAN ANTARABANGSA) 7 1 PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN DAN INOVASI) 72 12 SEKOLAH PENGAJIAN SISWAZAH 6 0 SEKOLAH PENDIDIKAN PROFESIONAL & PENDIDIKAN BERTERUSAN 0 1 PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PEMBANGUNAN) 37 27 MALAYSIA-JAPAN INTERNATIONAL INSTITUTE OF TECHNOLOGY 24 19 FAKULTI SAINS SOSIAL & KEMANUSIAAN 7 2 SEKOLAH PERNIAGAAN ANTARABANGSA AZMAN HASHIM 10 6 FAKULTI TEKNOLOGI & INFORMATIK RAZAK 31 1 TOTAL 471 133 80 70 60 50 40 30 20 10 0 LEBIH 42 MATA KURANG 42 MATA 72 70 64 39 37 33 31 29 28 27 23 24 21 22 19 12 10 7 6 7 5 6 2 2 3 4 1 0 0 1 2 1 K01 K02 K03 K04 K05 K06 K07 K08 K09 K10 K11 K17 K43 K53 K55 K56 78% Jumlah keseluruhan staf PPP : 608 orang staf Seramai 471 orang staf PPP mencapai minimum 42 Mata CPD bagi tahun 2018. Ia membawa kepada peratusan sebanyak 78% 12
1. BMI STAF KESELAMATAN IDEAL 15 2. KURSUS KOMPETENSI BMI Staf Keselamatan Memastikan kecergasan dan BMI staf keselamatan di tahap ideal 50.68% 73 Anggota Terlibat Kursus Kompetensi Melaksanakan kursus kompetensi kepada staf keselamatan di Pusat Latihan UTMJB pada 12 April 2018. www.companyname.com 100% 27 Anggota Terlibat 13
ON JOB TRAINING Pencapaian : 100% Menghantar staf BPKL mengikuti OJT bedasarkan bidang tugas yang berkaitan. MOHD FAIZAL BIN HASSAN CUTI BELAJAR FARAHANA BINTI AHMAD KENAIKAN PANGKAT STAF PPP MUHAMMAD FADZLY BIN JAMALUDDIN KENAIKAN PANGKAT STAF PPP SAFARIAH BINTI BERHAN KENAIKAN PANGKAT STAF PPP NURUL SYAHIDA BINTI SEBERI KENAIKAN PANGKAT STAF PPP SYAIDATIE NADWA BINTI KAMARUZAMAN KENAIKAN PANGKAT STAF AKADEMIK (MJIIT) 14
MENGAMALKAN PENGURUSAN KEWANGAN BERSTRATEGIK RM31,376.37 PERBELANJAAN MENGURUS RM59,720.47 = 1.9 <1.0 (SASARAN) PENDAPATAN DALAMAN BPKL belum mencapai sasaran dengan peratusan pencapaian 52.63% (1.9) 15
MENINGKATKAN KEPELBAGAIAN SUMBER PENJANAAN PENDAPATAN Pas Masuk RM 31,376.37 Menjalankan Seminar yang menjana pendapatan (SSM) Jan-Sept RM3,540 Saman Tatatertib Jan-Dis RM5,369 Penjualan pelekat kenderaan Dana Wakaf Pendidikan (SASARAN RM 1K) RM 2,304 Tabung Endowmen Universiti (SASARAN RM1K) Digugurkan kerana mengambil kira kos pelaksanaan dengan menggunakan sumber sedia ada adalah tinggi Jan-Dis RM14,365 Saman Lalulintas Jan-Dis RM10,644 16
TERIMA KASIH Disediakan Oleh Turut Menyumbang Nurul Syahida binti Seberi Farahana binti Ahmad Mohd Faizal Bin Hassan Hasanuddin bin Othman Harlina binti Abdullah Mohamad Firdaus bin Majid