BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum Secara umum koperasi dipahami sebagai perkumpulan orang yang secara sukarela, mempersatukan diri untuk berjuang meningkatkan kesejahteraan ekonomi mereka melalui pembentukan sebuah badan usaha yang dikelola secara demokratis, karena pada umumnya anggota koperasi adalah orang-orang di golongan ekonomi menengah ke bawah. (PSAK No. 27,2007). Pada dasarnya koperasi adalah soko guru perekonomian Indonesia, dimana dana yang dikelola adalah dari anggota dan untuk anggota. Koperasi adalah organisasi yang saat ini terorganisir untuk pendayagunaan dan pemanfaatan sumber daya yang dimiliki oleh para anggota koperasi. Sehingga dari sinilah para anggota memperoleh pinjaman dan seharusnya dapat diperluas hingga ke masyarakat luas, untuk membantu permodalan dan kegiatan usaha para anggotanya. Agar tujuan tersebut dapat tercapai maka diperlukan sumber daya manusia yang baik serta sistem berbasis komputerisasi dalam pemberian pinjaman yang baik juga. Dengan sistem yang terkomputerisasi maka akan mempermudah dan mempercepat proses di koperasi serta dapat meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga. 31

32 3.2. Tinjauan Perusahaan Koperasi pada umumnya memiliki kerakteristik tersendiri yaitu koperasi dimiliki oleh anggota yang bergabung dengan dasar kepentingan ekonomi yang sama. Kredit yang diberikan oleh koperasi memiliki resiko, sehingga dalam pelaksanaannya koperasi harus memperhatikan asas-asas pemberian kredit yang sehat. Untuk mengurangi resiko tersebut maka dalam pemberian kredit diperlukan agunan/jaminan, pemberian kredit dengan agunan diartikan sebagai kepercayaan atas kemampuan peminjam untuk melunasi hutangnya sesuai dengan perjanjian. Untuk memperoleh keyakinan tersebut sebelum menyetujui kredit maka koperasi harus melakukan penilaian yang seksama terhadap analisa kelayakan kredit yaitu watak, kemampuan, modal, agunan dan prospek usaha dari peminjam untuk mencegah terjadinya kredit macet dan resiko lain atas pemberian kredit tersebut. 3.2.1 Sejarah Perusahaan Koperasi Simpan Pinjam Setia atau disebut KSP Setia terbentuk pada tahun 1996 dengan Akta Pendirian Koperasi Nomor 49 Tanggal 25 Januari 1996, dibuat dihadapan Notaris dan PPAT Wahyu Indriani, SH di Tangerang serta disahkan oleh Menteri Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil dengan Surat Keputusan Nomor: 049/BH/KWK 9/I/1996 Tanggal 29 Januari 1996. Koperasi Simpan Pinjam (KSP) Setia bergerak dalam bidang keuangan yaitu menyalurkan pinjaman kepada usaha kecil, mikro dan menengah (UKM) baik anggota maupun non anggota.

33 Dalam perkembangannya KSP Setia telah beberapa kali mengalami perpindahan domisili yaitu : 1. Pada mula didirikan berdomisili di Jl. Much. Rahum No. 138, Kelurahan Duri Kosambi, Kecamatan Cengkareng, Jakarta Barat. 2. Pada tanggal 27 Oktober 2000 KSP Setia berdomisili di Jl. H. Muchtar No. 15 RT 07 RW 03 Kelurahan Duri Kosambi, Kecamatan Cengkareng, Jakarta Barat. 3. Pada tanggal 09 Desember 2004, KSP Setia berdomisili di Jl. Chrisant II No. 47 Komplek Kresek Indah, Kelurahan Duri Kosambi, Kecamatan Cengkareng, Jakarta Barat. 4. Pada 09 September 2007 hingga sekarang KSP Setia berdomisili di Komplek Ruko Kosambi Baru Blok A Ext.1 No. 55, Kelurahan Duri Kosambi, Kecamatan Cengkareng, Jakarta Barat. 3.2.2. Struktur Organisasi dan Struktur Organisasi KSP Setia dapat digambarkan sebagai berikut:

34 Rapat Anggota Pengurus General Manager Badan Pemeriksa Manajer Operasional Manajer Analis Kredit Manajer Marketing Manajer Koleksion Finance Surveyor AO Kolektor CSO Adm : KSP Setia Gambar III.1. Struktur Organisasi Koperasi Simpan Pinjam (KSP) Setia Uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab: 1. Rapat Anggota Rapat anggota menetapkan: a. Anggaran Dasar. b. Kebijakan umum dibidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi. c. Pemilihan, pengangkatan, pemberhentian pengurus dan pengawas. d. Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi serta pengesahan laporan keuangan.

35 e. Pengesahan pertanggungjawaban pengurus dalam pelaksanaan tugasnya 2. Badan Pemeriksa Badan pemeriksa mempunyai tugas: a. Mengawasi kebijaksanaan operasional pengurus, yang meliputi bidang organisasi, bidang usaha dan bidang keuangan koperasi. b. Memeriksa semua tata kehidupan koperasi termasuk organisasi, manajemen, usaha, keuangan, permodalan dan lain sebagainya. c. Memeriksa, meneliti ketetapan dan kebenaran catatan organisasi, usaha dan keuangan untuk dibandingkan dengan kenyataan yang ada. 3. Pengurus Mengelola koperasi dan usahanya; a. Mengajukan rencana kerja serta rancangan anggaran pendapatan dan belanja koperasi. b. Menyelenggarakan rapat anggota. c. Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas. 4. General Manager Memiliki tugas : a. Mengkoordinasi penyusunan rencana usaha dan anggaran dari masingmasing bagian yang ada dibawahnya dalam rangka menyusun rencana kerja dan mengajukan rencana kerja tersebut kepada pengurus. b. Bersama dengan pengurus, membahas dan menyiapkan rencana kerja dan anggaran untuk diajukan kepada rapat anggota tahunan.

36 c. Memimpin dan mengkoordinasi semua kegiatan usaha koperasi. d. Bertanggungjawab kepada pengurus atas semua kegiatan dan hasil usaha bagian yang ada dibawahnya. 5. Manajer Operasional Manajer Operasional dibantu beberapa pegawai seperti: 1) Finance Tugas: a. Menyiapkan data keuangan untuk menyusun laporan keuangan yang berupa neraca, dan perhitungan laba/rugi (sisa hasil usaha) beserta lampiran dan penjelasannya. b. Meneliti kelengkapan bukti-bukti slip. c. Melaksanakan pembukuan sesuai dengan sistem yang telah ditetapkan. d. Menyimpan/ memelihara semua bukti pembukuan secara teratur sesuai dengan peraturan yang berlaku. e. Menerima dan menyimpan uang. f. Melaksanakan pembayaran hutang. g. Bertanggung jawab terhadap penerimaan dan pengeluaran kas. 2) CSO (Customer Services Officer) Tugasnya : 1. Melayani nasabah maupun calon nasabah yang memerlukan informasi. 2. Melayani pembayaran nasabah. 3. Melayani pengajuan calon nasabah. 4. Bertanggung jawab terhadap dokumen nasabah maupun calon nasabah.

37 3) Administrasi Tugasnya: a. Menangani Pengajuan pinjaman nasabah b. Mengarsip data nasabah. c. Membuat Surat Perjanjian Kredit dan mengatur jadwal akad kredit. d. Melakukan pencatatan pinjaman. e. Membuat laporan kredit. 6. Manajer Analis Kredit Manajer analis kredit harus memutuskan apakah kredit disetujui atau tidak, serta mensortir setiap permohonan kredit yang telah dianalisa oleh surveyor. 7. Manajer Marketing Manajer marketing membuat target kredit dan mengkoordinasikan tugas masing-masing AO (Account Officer) yang berada dibawah naungannya. 8. Manajer Koleksion Manajer Koleksion mempunyai tanggung jawab penuh terhadap penagihan dan piutang. Manajer Koleksion dalam penagihan dibantu oleh kolektor yang bertugas menangani pembayaran langsung dari anggota. 3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan Koperasi Simpan Pinjam (KSP) Setia memerlukan beberapa tahapan dalam sistem pemberian pinjaman kepada calon nasabahnya. Adapun prosedur sistem berjalan yang diterapkan adalah sebagai berikut :

38 1. Proses Pengajuan Pinjaman Pada saat ada pengajuan pinjaman, maka Admin Kredit akan memberikan Formulir Permohonan Kredit (FPK) kepada calon Nasabah untuk diisi. Setelah Formulir tersebut diisi lalu Nasabah menyerahkan data-data berupa Dokumen Pinjaman ( Foto copy KTP Suami Istri, Kartu Keluarga, Surat Nikah, Keterangan Usaha, dan Agunan ) untuk diberikan kepada Admin Kredit. Kemudian Formulir Permohonan Kredit dan Dokumen Pinjaman dari Admin akan diserahkan kepada Bagian Survey untuk dianalisa dan disimpan oleh Admin dalam arsip data nasabah. 2. Proses Pengecekan Data Pinjaman Setelah menerima Dokumen Pinjaman dan Formulir Permohonan Kredit dari Admin maka Bagian Survey akan menganalisa data tersebut, setelah itu melakukan survey ke tempat calon Nasabah. Jika data-data Nasabah memenuhi syarat dan disetujui maka bagian survey akan membuatkan Formulir Persetujuan Kredit Acc (FPK Acc) dan FPK Acc tersebut akan diserahkan ke Admin. Tetapi jika data nasabah ditolak (data tidak jelas/palsu, usaha tidak memenuhi kriteria) maka data tersebut akan dikembalikan kepada Nasabah. 3. Proses Pencairan Pinjaman Berdasarkan data-data pinjaman (Dokumen Pinjaman, Formulir Permohonan Kredit serta FPK Acc) yang telah disetujui dari Bagian Survey, maka Admin akan melakukan proses pencairan pinjaman dengan membuatkan Surat Perjanjian Kredit (SPK), Jadwal Angsuran dan Kartu Angsuran untuk ditandatangani oleh Nasabah setelah itu Nasabah akan

39 menyerahkan Agunan/Jaminan berupa BPKB kendaraan asli kepada Admin untuk dibuatkan Tanda Terima Agunan, lalu Admin akan menyerahkan dokumen yang telah ditandatangani dan Tanda Terima Agunan kepada Bagian Keuangan untuk dibuatkan Cek dan Tanda Terima Cek. Nasabah akan menandatangani Tanda Terima Cek dan Tanda Terima Agunan lalu menyerahkan kembali ke Admin untuk disimpan di data nasabah. Nasabah akan menerima Cek, Jadwal Angsuran dan Kartu Angsuran. 4. Proses Laporan Berdasarkan data nasabah yang telah melakukan pencairan pinjaman maka dibuatlah Laporan Nasabah dan Laporan Pinjaman yang akan diserahkan setiap bulannya kepada General Manager. 3.4. Unified Modelling Language (UML) Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa standar yang digunakan untuk menuliskan blueprint perangkat lunak. UML dapat digunakan untuk memvisualisasikan, menentukan, membangun, dan mendokumentasikan artifak dari sistem perangkat lunak. 3.4.1. Activity Diagram Activity diagram atau diagram aktivitas yaitu salah satu jenis diagram pada UML yang dapat memodelkan proses-proses apa saja yang terjadi pada sistem. Berikut Activity Diagram proses bisnis sistem berjalan :

40 act Activ ity Sistem Berjalan Nasabah Admin Kredit Bagian Survey Bagian Keuangan General Manager Mengajukan Pinjaman Memberikan Formulir Permohonan Kredit Mengisi Formulir Permohonan Kredit Menyerahkan FPK dan Dokumen Pinjaman Memberikan FPK dan Dokumen Pinjaman Menganalisa FPK dan Dokumen Pinjaman Melakukan Surv ey Data Kredit Nasabah Menerima Data Pinjaman Ditolak Pengembalian Data Pinjaman Disetujui Membuat FPK Acc Menerima FPK, Menyerahkan FPK, Dokumen Pinjaman Dokumen Pinjaman, & FPK Acc dan FPK Acc Melakukan Proses Pencairan Pinjaman Menandatangani SPK, Jadwal Angsuran, dan Kartu Angsuran Membuat SPK, Jadwal Angsuran dan Kartu Angsuran Menyerahkan Agunan/Jaminan Membuat Tanda Terima Agunan dan Menyerahkannya beserta Dokumen yang ditandatangani Membuatkan Cek dan Tanda Terima Cek Menerima Cek, Jadwal Angsuran, Kartu Angsuran serta Menandatangani Tanda Terima Agunan dan Tanda Terima Cek Menyerahkan Cek, Tanda Terima Cek,Tanda Terima Agunan, Jadwal Angsuran Dan Kartu Angsuran Menyerahkan Cek dan Tanda Terima Cek Membuat Laporan Pinjaman Menyerahkan Menyerahkan Tanda Terima Cek dan Tanda Terima Agunan Menerima Tanda Terima Cek dan Tanda Terima Agunan Laporan Pinjaman Disimpan di Data Nasabah beserta Dokumen Pinjaman Membuat Laporan Nasabah Menyerahkan Laporan Nasabah Menerima Laporan Nasabah Menerima Laporan Pinjaman Keterangan : FPK (Formulir Permohonan Kredit) FPK Acc (Formulir Persetujuan Kredit Acc) SPK (Surat Perjanjian Kredit) Gambar III. 2 Activity Diagram Sistem Berjalan

41 3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan Dalam spesifikasi sistem Pinjam berjalan menerapkan dokumen yang dipergunakan meliputi dokumen masukan dan dokumen keluaran. 3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Spesifikasi bentuk masukan ini merupakan langkah awal dari pengolahan data untuk proses selanjutnya guna menghasilkan output yang diinginkan. Adapun spesifikasinya adalah sebagai berikut : 1. Nama Dokumen : Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) : Syarat Pengajuan pinjaman Bentuk Dokumen : Lampiran A-1 2. Nama Dokumen : Fotokopi Kartu Keluarga (KK) : Syarat Pengajuan pinjaman Bentuk Dokumen : Lampiran A-2 3. Nama Dokumen : Fotokopi Surat Nikah : Syarat Pengajuan pinjaman

42 Bentuk Dokumen : Lampiran A-3 4. Nama Dokumen : Fotocopy Keterangan Usaha : Syarat Pengajuan pinjaman Bentuk Dokumen : Lampiran A-4 5. Nama Dokumen : Fotokopi Jaminan BPKB : Syarat Pengajuan pinjaman Bentuk Dokumen : Lampiran A-5 6. Nama Dokumen : Formulir Permohonan Kredit : Untuk mengisi data nasabah

43 Bentuk Dokumen : Lampiran A-6 7. Nama Dokumen : Formulir Persetujuan Kredit Acc : Sebagai persetujuan/acc pinjaman : General Manager Bentuk Dokumen : Lampiran A-7 3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Bentuk keluaran adalah bentuk yang diperoleh dari hasil bentuk masukan dengan tujuan menghasilkan informasi yang diinginkan. Adapun spesifikasi dokumen keluaran adalah sebagai berikut : 1. Tanda Terima Agunan Nama Dokumen : Tanda Terima Agunan : Sebagai bukti penerimaan agunan Bentuk Dokumen : Lampiran B-1 2. Tanda Terima Cek Nama Dokumen : Tanda Terima Cek

44 : Sebagai bukti penerimaan cek Bentuk Dokumen : Lampiran B-2 3. Surat Perjanjian Kredit Nama Dokumen : Surat Perjanjian Kredit : Sebagai pengikatan pinjaman Bentuk Dokumen : Lampiran B-3 4. Jadwal Angsuran Nama Dokumen : Jadwal Angsuran : Sebagai Acuan pembayaran Angsuran Bentuk Dokumen : Lampiran B-4

45 5. Cek Nama Dokumen : Cek : Sebagai bukti penerimaan pinjaman Bentuk Dokumen : Lampiran B-5 6. Kartu Angsuran Nama Dokumen : Kartu Angsuran : Sebagai bukti untuk pembayaran angsuran Bentuk Dokumen : Lampiran B-6 7. Laporan Nasabah Nama Dokumen : Laporan Nasabah : Rekap nasabah perbulan : General Manager Bentuk Dokumen : Lampiran B-7

46 8. Laporan Pinjaman Nama Dokumen : Laporan Pinjaman : Rekap pinjaman perbulan : General Manager Bentuk Dokumen : Lampiran B-8 3.6. Permasalahann Pokok Setelah mempelajari serta mengamati sistem Pemberian pinjaman pada Koperasi Simpan Pinjam (KSP) Setia, penulis menyimpulkan bahwa sistem yang berjalan tersebut pada pelaksanaannya sudah bagus, hanya sistemnya yang masih manual belum terkomputerisasi. Sehingga terjadi keterlambatan dalam pembuatan laporan. Permasalahan pokoknya meliputi : 1. Kebutuhan akan permintaan informasi yang cepat kerap tertunda. 2. Disebabkan proses pemberian pinjaman hanya berupa catatan tertulis, maka sering terjadi kesalahan (Data tidak up to date). 3. Tidak memiliki sumber daya manusia yang memadai untuk tiap-tiap bagian. 3.7. Pemecahan Masalah Melihat berbagai permasalahan yang dihadapi pada sistem berjalan, maka penulis mencoba untuk mengajukan alternatif pemecahan masalah yaitu dengan

47 pembangunan komputerisasi sistem pemberian pinjaman. Dengan sistem yang baru diharapkan dapat memberikan manfaat dan dapat membantu perkembangan perusahaan menjadi lebih baik. Adapun manfaat yang diharapkan dari pembangunan sistem yang baru adalah : 1. Memberikan laporan yang cepat, tepat dan akurat karena kecil kemungkinan terjadi kesalahan. 2. Memberikan pelayanan yang terbaik bagi seluruh nasabah. 3. Adanya pengolahan dan penyimpanan data yang baik dan cepat. 4. Setiap bagian melaksanakan fungsi, tugas, dan kewajibannya dengan baik.