PELATIHAN PELAKSANA MADYA PERAWATAN GEDUNG (SITE SUPERVISOR OF BUILDING MAINTENANCE)

Transkripsi

1 SSBM 09 = KOMPUTER PELATIHAN PELAKSANA MADYA PERAWATAN GEDUNG (SITE SUPERVISOR OF BUILDING MAINTENANCE) 2005 DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI

2 KATA PENGANTAR Salah satu modul pelatihan yang akan diberikan kepada peserta pelatihan pelaksana madya perawatan bangunan gedung adalah mengenai Aplikasi Komputer. Modul ini menjelaskan prinsip-prinsip pengggunaan Komputer, menu dan cara pemakaiannya. Penulisan dan penyusunan buku ini disesuaikan dengan posisi pelatihan, dimana Para Peserta Pelatihan Pelaksana Madya Perawatan Bangunan Gedung (Site Supervisor of Building Maintenance) ini bukanlah mereka yang masih awam dalam hal pekerjaan Perawatan Bangunan Gedung. Kami menyadari bahwa modul ini masih jauh dari sempurna baik ditinjau dari segi materi sistematika penulisan maupun tata bahasanya. Untuk itu kami mengharapkan kritik dan saran dari para peserta dan pembaca semua, dalam rangka perbaikan dan penyempurnaan modul ini. Jakarta, Desember 2005 Penyusun

3 LEMBAR TUJUAN MODUL PELATIHAN : Pelatihan Pelaksana Madya Perawatan Bangunan Gedung (Site Supervisor of Building Maintenance) MODEL PELATIHAN : Lokakarya Terstruktur TUJUAN UMUM PELATIHAN : Mampu mengawasi pekerjaan perawatan bangunan gedung sesuai dengan metode dan prosedur yang dapat diterima, dinyatakan pada gambar teknik dan spesifikasi seperti pada dokumen kontrak dan perjanjian kerja. TUJUAN KHUSUS PELATIHAN : Pada akhir pelatihan peserta mampu : 1. Menerapkan keselamatan dan kesehatan kerja. 2. Melaksanakan sesuai spesifikasi struktur bangunan gedung. 3. Melaksanakan sesuai spesifikasi arsitektur bangunan gedung. 4. Melaksanakan sesuai spesifikasi utilitas bangunan gedung. 5. Membuat alokasi waktu dan penjadwalan. 6. Membuat perhitungan rancangan anggaran biaya. 7. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan dokumen kontrak. 8. Menggunakan teknologi bahan, bangunan dan konstruksi. 9. Menggunakan Komputer 10. Menjelaskan rekayasa bangunan. 11. Menggunakan perlengkapan dan metode kerja. 12. Melaksanakan manajemen pemeliharaan & perawatan bangunan gedung. 13. Melaksanakan manajemen supervisi lapangan & pelaporan. 14. Menjelaskan pranata pembangunan.

4 NO. DAN JUDUL MODUL : SSBM - 09 KOMPUTER TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU) Setelah mempelajari modul, peserta mampu menerapkan penggunaan program komputer di lingkungan proyek perawatan bangunan gedung sesuai kebutuhan dalam menterjemahkan dokumen kontrak sebagai acuan dalam pelaksanaan pekerjaan. TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) Pada akhir pelatihan peserta mampu : 1. Menggunakan Aplikasi word processing 2. Menggunakan Aplikasi spreadsheet 3. Menggunakan Teknologi informasi

5 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... LEMBAR TUJUAN... DAFTAR ISI... i ii iv DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN PELAKSANA MADYA PERAWATAN BANGUNAN GEDUNG (Site Supervision of Building Maintenance)... DAFTAR MODUL... PANDUAN INSTRUKTUR... viii ix x BAB I PENGOPERASIAN KOMPUTER SECARA UMUM 1.1 UMUM... I PENGENALAN PROGRAM APLIKASI PERANGKAT LUNAK MICROSOFT... I ISTILAH... I-3 BAB II PENGETAHUAN DAN APLIKASI WORD PROCESSING 2.1 MENGENAL MICROSOF WORD... II MEMULAI MENGOPERASIKAN MICROSOFT WORD Membuka Microsoft Word... II Membuat Dokumen Baru... II Membuka File yang sudah tesimpan... II Menyimpan Dokumen... II Menutup file Dokumen... II Menutup Jendela Microsoft Word... II MENGETIK DOKUMEN SEDERHANA... II MENGEDIT TEKS... II Meng-Copy / Menyalin Teks... II-6 II-2

6 2.4.2 Men-Delete / Menghapus Teks.... II Meng-Cut-Paste/Memindahkan Teks... II Format teks... II MENGATUR FORMAT PARAGRAPH... II Mengatur Perataan teks dalam Paragraf... II Mengatur Indentasi... II Mengatur Jarak Spasi Baris... II MENGATUR FORMAT HALAMAN... II Mengubah Ukuran kertas dan Orientasi Pencetakan... II Mengatur Margin... II Memasang Nomor Halaman... II MENCETAK DOKUMEN... II MENGAKHIRI MICROSOFT WORD...II-17asd BAB III PENGETAHUAN DAN APLIKASI SPREADSHEET 3.1 UMUM... III PENGOPERASIAN PROGRAM SPREADSHEET (MICROSOFT EXCEL)... III Tampilan Microsoft Excel... III Menjalankan Program Microsoft Excel... III Buku Kerja Dan Lembar Kerja... III Menu Pada Lembar Kerja... III Mengganti Nama Lembar Kerja... III Menghapus Nama Lembar Kerja... III Menambah Lembar Kerja... III Penggandaan Lembar Kerja... III Mengatur Tampilan Lembar Kerja... III Normal... III Page Break Preview... III Menyimpan Buku Kerja... III Mengaktifkan Buku Kerja... III Mengakhiri Proses Excel... III APLIKASI PERHITUNGAN KUANTITAS DENGAN SPREADSHEET (MICROSOFT EXCEL)... III Jenis Data Pada Microsoft Excel... III Karakter / Teks... III-8

7 Numerik/Angka... III Tanggal... III Waktu... III Formula / Rumus... III Pengenalan Fungsi Dalam Ms. Excel Dan Penerapannya... III Sel Dan Range... III Alamat Sel... III Sel Relatif... III Sel Semi Absolut... III Sel Absolut... III Memilih Sel Dan Range... III Mengedit Data... III Membuat Duplikat / Copy Data... III Copy Data Berurutan... III Copy Data Ke Tempat Lain... III Menghapus Isi Sel... III Menghapus Data... III Menghapus Format Data... III Menyisipkan Data... III Menyisipkan Baris... III Menyisipkan Kolom... III Fasilitas Undo Dan Redo... III Format Data... III Format Angka (Number)... III Format Perataan (Alignment)... III Format Huruf (Font)... III Format Bingkai (Border)... III Format Pola (Patterns)... III Format Melindungi (Protection)... III Format Dengan Popup Menu... III Format Baris... III Memformat Tinggi Baris... III Menyembunyikan Baris... III Format Kolom... III Aplikasi Perhitungan... III Perhitungan luas bidang... III Perhitungan Volume... III APLIKASI PENYIMPANAN DAN PENGAKSESAN DATA... III Menyimpan Data... III Mengurutkan Data... III Melacak Data Dengan Data Filter... III Melacak Data Dengan Autofilter... III-42

8 Melacak Data Dengan Advanced Filter... III Validasi Data... III Mengakses Atau Membuka Data... III-48 BAB IV PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI 4.1 UMUM... IV SISTEM OTOMATISASI BANGUNAN... IV SISTEM INFORMASI BANGUNAN PINTAR... IV Telekomunikasi... IV Jaringan Data... IV Local Area Network (LAN)... IV Jaringan Jarak Jauh... IV-4

9 4.4 SISTEM INFORMASI KOMPUTER... IV Pengertian... IV Siklus Hidup Pengembangan... IV-7 RANGKUMAN DAFTAR PUSTAKA HAND OUT

10 DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN PELAKSANA MADYA PERAWATAN BANGUNAN GEDUNG (Site Supervision of Building Maintenance) 1. Kompetensi kerja yang disyaratkan untuk jabatan kerja Pelaksana Madya Perawatan Bangunan Gedung (Site Supervisor of Building Maintenance) dibakukan dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang didalamnya telah ditetapkan unit-unit kerja sehingga dalam Pelatihan Pelaksana Madya Perawatan Bangunan Gedung (Site Supervisor of Building Maintenance) unit-unit tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan. 2. Standar Latihan Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisis dari masing-masing Unit Kompetensi, Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja yang menghasilkan kebutuhan pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku dari setiap Elemen Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan kurikulum dan silabus pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan kompetensi tersebut. 3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka berdasarkan Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusun seperangkat modul pelatihan (seperti tercantum dalam Daftar Modul) yang harus menjadi bahan pengajaran dalam pelatihan Pelaksana Madya Perawatan Bangunan Gedung (Site Supervisor of Building Maintenance).

11 DAFTAR MODUL Jabatan Kerja : Pelaksana Madya Perawatan Bangunan Gedung (Site Supervisor of Building Maintenance) Nomor Modul Kode Judul Modul 1 SSBM 01 Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) 2 SSBM 02 Spesifikasi Struktur Bangunan Gedung 3 SSBM 03 Spesifikasi Arsitektur Bangunan Gedung 4 SSBM 04 Spesifikasi Utilitas Bangunan Gedung 5 SSBM 05 Alokasi Waktu dan Penjadwalan 6 SSBM 06 Perhitungan Rancangan Anggaran Biaya 7 SSBM 07 Dokumen Kontrak 8 SSBM 08 Teknologi Bahan, Bangunan & Konstruksi 9 SSBM 09 Komputer 10 SSBM 10 Rekayasa Bangunan 11 SSBM 11 Perlengkapan dan Metode Kerja 12 SSBM 12 Manajemen Pemeliharaan & Perawatan Bangunan Gedung 13 SSBM 13 Manajemen Supervisi Lapangan dan Pelaporan 14 SSBM 14 Pranata Pembangunan

12 PANDUAN INSTRUKTUR NAMA PELATIHAN : PELATIHAN PELAKSANA MADYA PERAWATAN BANGUNAN GEDUNG (SIT E SUPERVISOR OF BUILDING MAINTENANCE) KODE MODUL : SSBM - 09 JUDUL MODUL : KOMPUTER DESKRIPSI : Materi ini membahas pengetahuan Pengetahuan & aplikasi word processing, Pengetahuan & aplikasi spreadsheet, Pengantar teknologi informasi untuk pelatihan Pelaksana Madya Perawatan Bangunan Gedung (Site Supervisor of Building Maintenance). TEMPAT KEGIATAN : Ruangan Kelas lengkap dengan fasilitasnya. WAKTU PEMBELAJARAN : 3 (Tiga) Jam Pelajaran (JP) (1 JP = 45 Menit)

13 RENCANA PEMBELAJARAN KEGIATAN INSTRUKTUR KEGIATAN PESERTA PENDUKUNG 1. Ceramah : Pembukaan/ Bab I, Pendahuluan Menjelaskan tujuan instruksional umum(tiu) dan Tujuan instruksional khusus (TIK). Menjelaskan maksud dan tujuan komputer. Menjelaskan pengertian komputer. Waktu : 5 menit Mengikuti penjelasan TIU dan TIK dengan tekun dan aktif. Mengikuti penjelasan maksud dan tujuan komputer Mengikuti penjelasan pengertian komputer. Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. OHT 2. Ceramah : Bab II, Pengetahuan & aplikasi word processing Memberikan penjelasan, uraian atau-pun bahasan mengenai : Pengetahuan & aplikasi word processing. Waktu : 45 menit Mengikuti penjelasan, uraian atau bahasan instruktur dengan tekun dan aktif. Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. OHT 3. Ceramah : Bab III, Pengetahuan & aplikasi spreadsheet Memberikan penjelasan, uraian atau-pun bahasan mengenai : Pengetahuan & aplikasi spreadsheet. Waktu : 45 menit Mengikuti penjelasan, uraian atau bahasan instruktur dengan tekun dan aktif. Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. OHT 4. Ceramah : Bab IV, Pengantar teknologi informasi Memberikan penjelasan, uraian atau-pun bahasan mengenai : Pengetahuan teknologi informasi. Waktu : 40 menit Mengikuti penjelasan, uraian atau bahasan instruktur dengan tekun dan aktif. Mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas. OHT

14 Bab I: Pengoperasian Komputer Secara Umum BAB I PENGOPERASIAN KOMPUTER SECARA UMUM 1.1 UMUM Secara umum komputer adalah suatu alat dan semua alat/peralatan yang digunakan dengan baik akan membantu dan meringankan tugas pekerjaan manusia dalam bidang yang sesuai dengan fungsi peralatan tersebut. Peralatan juga dapat melipatgandakan jasa manusia, sehingga hasilnya lebih besar dan lebih baik dibandingkan dengan yang dilaksanakan manusia. Pada dasarnya suatu komputer yang berfungsi secara optimal, bila dicapai keselarasan antara perangkat keras dan perangkat lunaknya (soft ware). Perangkat keras komputer yang utama adalah Control Processing Unit (CPU), monitor dan keyboard, dan disamping itu untuk kebutuhan penerapannya, komputer tersebut dilengkapi dengan printer (untuk mencetak hasil proses komputer), LCD (untuk kepentingan presentasi), modem (untuk kepentingan internet) dan perangkat keras lainnya sesuai dengan kebutuhan aplikasinya. Perangkat lunak komputer, biasanya berupa program, dibutuhkan untuk pemanfaatan komputer kepada pemenuhan kebutuhan pengguna, sehingga komputer dapat diaplikasikan dengan baik sesuai dengan tujuannya. Jenis dan jumlah perangkat lunak (soft ware) sangat banyak dan pada materi serahan ini dibatasi pada penggunaan komputer yang memanfaatkan perangkat lunak Micorsoft Office yang dianggap dapat mewakili kegiatan manajemen data dalam kegiatan perhitungan kuantitas pekerjaan jalan dan jembatan. Pengertian data antara lain angka-angka hasil perhitungan, rumus-rumus perhitungan dan sejenisnya yang dapat disimpan dan diambil kembali (di akses) sesuai kebutuhan.

15 Bab I: Pengoperasian Komputer Secara Umum Dan dalam pembahasan materi ini lebih ditekankan pada aplikasi Microsoft Excel yang menjadi salah satu program yang mengolah data numerik yang dianggap tepat untuk aplikasi perhitungan kuantitas. 1.2 PENGENALAN PROGRAM APLIKASI PERANGKAT LUNAK MICROSOFT Apabila kepada suatu komputer telah diinstal program Microsoft Office, maka terdapat beberapa pilihan program aplikasi, diantaranya Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Acces, Microsoft Power Point, Microsoft Outlook dan Microsoft Binder. Fungsi dan kegunaan masing-masing program tersebut antara lain : 1. Microsoft Word, merupakan suatu program pengolah kata dengan lembar kerja berupa dokumen. Umumnya program aplikasi ini digunakan untuk mengetik dan mengolah naskah atau teks dengan tampilan atau format yang dapat diatur sesuai dengan fasilitas yang ada, pengetikan dalam bentuk tabel dan pembuatan Mailmerge (surat massal). 2. Microsoft Excel, merupakan suatu program spreadsheet atau lembar kerja yang berguna untuk mengolah data bertipe numerik (angka). Lembar kerja program ini berbentuk tabel yang digunakan untuk memdudahkan pemakaian dalam proses penginputan data numerik. Dengan program ini dapat menggunakan suatu formula atau rumus sekaligus memformat tampilannya serta membuat suatu laporan dalam berbagai bentuk. Umumnya program aplikasi ini digunakan untuk membuat laporan data angka dalam bentuk tabel yang besar seperti : laporan penjualan dan pembelian barang, laporan jumlah penerimaan siswa, laporan keuangan dan sebagainya. 3. Microsoft Acces, merupakan suatu program database atau pengolah data yang hampir sama seperti Ms. Excel. Perbedaannya adalah bahwa program ini memiliki tampilan lembar kerja yang berbeda, mampu digunakan untuk menyimpan data tabel yang lebih besar dari Ms. Excel. Tipe data pada Ms. Acces juga lebih spesifik dibandingkan di Ms. Excel. Umumnya program aplikasi ini digunakan untuk membuat suatu file database yang berisi obyek

16 Bab I: Pengoperasian Komputer Secara Umum tabel (proses input data), query (untuk membuat suatu formula), form (tampilan proses input data), serta report (tampilan bentuk laporan). 4. Microsoft Power Point, merupakan suatu program presentasi dengan bentuk tampilan lembar kerja berupa slide. Umumnya program aplikasi ini digunakan untuk membuat lembar presentasi dalam bentuk teks, objek maupun grafik yang dapat diatur tampilannya dengan berbagai bentuk pilihan. 5. Microsoft Outlook, adalah program aplikasi pengolah yang merupakan salah satu sarana atau media untuk berkomunikasi di komputer melalui jaringan internet atau secara offline. Umumnya program aplikasi ini digunakan untuk membuat pesan , melakukan proses pengiriman pesan atau secara cepat, bahkan untuk mengirim file atau objek gambar. 6. Microsoft Binder, suatu program berfungsi untuk mengelompokkan beberapa data yang diambil dari berbagai program Microsoft Office kedalam suatu file serta mengerjakannya secara bersama-sama tanpa harus membuka programnya masing-masing. Umumnya program aplikasi ini digunakan untuk mengorganisasi beberapa data dari program Microsoft yang saling berhubungan dalam satu pekerjaan tertentu. 1.3 ISTILAH Pada penggunaan atau pengoperasian program aplikasi komputer terdapat beberapa istilah yang perlu diketahui oleh pengguna komputer, diantaranya adalah : Klik, merupakan perintah penekan tombol sebelah kiri mouse sebanyak satu kali Double klik atau klik dua kali, merupakan perintah penekanan tombol sebelah kiri mouse sebanyak dua kali. Klik kanan, merupakan perintah penekanan tombol sebelah kanan mouse sebanayak satu kali, biasanya digunakan untuk menampilkan menu shortcut, menu pop-up atau menu tambahan yang berisi perintah-perintah yang berhubungan dengan item yang terpilih.

17 Bab I: Pengoperasian Komputer Secara Umum Drag drop, merupakan perintah penekanan tombol sebelah kiri mouse, kemudian ditahan dan geser (drag) pada posisi tertentu, setelah sam pai di tempat tujuan lepaskan penekanan pada tombol mouse (drop). Kotak dialog, merupakan kotak yang berisi informasi atau perintah sebagai sarana komunikasi antara komputer dengan pemakai. Untuk lebih jelasnya perhatikan salah satu contoh tampilan kotak dialog pada Gambar 1.1 Gambar. 1.1 Contoh Kotak Dialog Check Box (kotak cek), merupakan satu kotak pilihan dimana cara memilihnya adalah dengan mengklik pada kotak tersebut sampai tampil tanda centang ( ), contohnya seperti Gambar 1.2. Gambar 1.2 Contoh Check Box (Kotak Cek) Option Button (kotak option), sama seperti kotak periksa hanya saja tanda pilihan yang digunakan berupa bantalan hitam. Perhatikan Gambar 1.3. Gambar. 1.3 Contoh Option Button (kotak option)

18 Bab I: Pengoperasian Komputer Secara Umum Tool, merupakan tombol yang berisi suatu perintah atau proses, dimana perintah atau proses tersebut dapat berfungsi apabila tombol tersebut diklik atau ditekan. Biasanya tool tidak berdiri sendiri tetapi dimasukkan kedalam kelompok Toolbar tertentu. Tool juga merupakan suatu perintah alternatif selain menggunakan perintah pada menu. Bentuk tampilan tool terlihat seperti pada Gambar 1.4 Gambar 1.4 Contoh Tool Toolbar, merupakan kumpulan dari beberapa tools. Setiap anda menjalankan suatu program, biasanya toolbar akan ditampilkan di bagian atas atau di bawah pilihan perintah menu. Suatu program biasanya mempunyai lebih dari satu toolbar dan kadang secara otomatis toolbar tersebut akan tampil saat anda melakukan suatu proses yang ada pada program tersebut. Contoh bentuk tampilan Toolbar tampak seperti pada Gambar 1.5. Gambar 1.5 Contoh Toolbar Tombol perintah, hampir sama seperti tool tetapi bukan merupakan perintah alternatif. Tombol perintah akan menjalankan suatu proses tertentu, jika diklik atau ditekan dan biasanya terdapat di dalam suatu kotak dialog. Tampilan tombol perintah biasanya berupa kotak dengan teks yang merupakan nama dari perintah yang ada pada tombol tersebut. Kadang ada juga yang disertai dengan gambar. Contoh tampilan tombol perintah tampak seperti pada Gambar 1.6. Gambar. 1.6 Contoh Toolbar Perintah

19 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing BAB II PENGETAHUAN DAN APLIKASI WORD PROCESSING 2.1 MENGENAL MICROSOF WORD Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar, membuat label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak lagi dukumendokumen lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word. Sebelum memulai mengoperasikan Microsoft Word, ada baiknya jika kita mengenal beberapa istilah yang akan dipakai dalam paket latihan ini. Di antaranya adalah istilah Screen Layout (tampilan layar), Menu, dan Toolbar. Screen Layout atau tampilan layar, sesuai dengan arti kata-kata penyusunnya, merupakan sebuah tampilan yang ditunjukkan komputer anda saat mengoperasikan program ini. Untuk tampilan dalam Microsoft Word, dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

20 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing Pada bagian Baris Judul, dapat kita lihat nama file yang sedang kita buka, jika kita belum menyimpan dan memberi nama pada file yang kita buka, biasanya Microsoft Word akan menampilkan file tersebut dengan nama Document 1, 2, 3 dan seterusnya. Istilah Menu yang digunakan dalam Microsoft Word mempunyai pengertian yang hampir sama dengan pengertian menu dalam kehidupan sehari-hari. Di dalam menu ini, terdapat beberapa perintah yang dapat kita pilih dengan menyorot perintah tersebut pada Baris Menu. Toolbar menyediakan beberapa tombol sederhana yang dipakai untuk mengakses sebuah perintah yang tertulis pada pada menu. Cara memakainya yaitu dengan menekan tombol-tombol pada toolbar tersebut. Toolbar Standar Toolbar Format 2.2 MEMULAI MENGOPERASIKAN MICROSOFT WORD Membuka Microsoft Word Untuk membuka Microsoft Word, ada beberapa cara yang bisa ditempuh, diantaranya adalah : 1. Klik Tombol Start yang ada di taskbar. 2. Pilih menu Program

21 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing 3. Kemudian pilih dan klik program aplikasi Microsoft Word.Tunggu sampai jendela program Microsoft Word ditampilkan Membuat Dokumen Baru Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini bisa menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru. 1. Pada jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik tombol New, kemudian klik tombol General. 2. Double klik pada icon Blank Document untuk membuat dokumen baru. 3. Jendela siap untuk digunakan pengetikan. Atau bisa juga menggunakan alternatif cara : 1. Klik tombol New Document yang ada pada baris menu. 2. Pada jendela program Microsoft Word, dapat kita pilih menu File New, maka setelah kita memilih Blank Document, dokumen kosong akan ditampilkan pada layar komputer anda. 3. Selain kedua alternatif di atas, bisa juga dengan langsung menekan tombol Ctrl+N, maka dokumen baru akan ditampilkan di layar anda Membuka File yang sudah tesimpan 1. Klik menu File dan klik tombol Open, maka akan tampil kotak dialog Open. 2. Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu. 3. Klik pada nama file yang akan dibuka. 4. Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word. Alternatif lain : 1. Klik tombol Open File pada baris menu. 2. Tekan Ctrl+O. Dari kedua cara di atas, akan menghasilkan tampulan kotak dialog Open File, pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu. Klik tombol Open, maka file yang dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.

22 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing Kotak Dialog Open Menyimpan Dokumen 1. Segera setelah memulai pengetikan, sebisa mungkin dilakukan penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan kehilangan dokumen. 2. Pada jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik tombol Save. 3. Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save. Ketikkan nama file dokumen, dan klik Save. 4. Lakukan penyimpanan file sesering mungkin, untuk menghindari kemungkinan komputer padam secara mendadak. Alternatif lain dalam penyimpanan file : 1. Klik tombol Save pada baris menu. 2. Tekan tombol Ctrl+S pada keyboard. Keduanya akan menampilkan kotak dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen, dan klik Save. Kotak dialog Save As

23 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing Menutup file Dokumen 1. Setelah menyimpan file dokumen, untuk menutup file, pada jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik tombol Close, maka Microsoft Word akan menutup file dokumen yang sedang aktif. 2. Atau bisa dilakukan dengan menekan tombol close pada baris menu Menutup Jendela Microsoft Word 1. Pada jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik Exit, maka jendela Microsoft Word akan tertutup. 2. Pastikan bahwa dokumen yang telah anda ketik sudah tersimpan dengan benar. 3. Selain dengan menu File, menutup jendela Microsoft Word juga dapat dilakukan dengan mengklik tombol X yang terletak di pokok kanan atas dari jendela Microsoft Word. 2.3 MENGETIK DOKUMEN SEDERHANA Pada saat memulai program aplikasi Microsoft Word, secara otomatis, dokumen baru yang masih kosong yang diberi nama Document1 akan ditampilkan dan siap digunakan. Setiap mengetikkan teks, teks yang Anda ketik akan muncul di posisi kursor dan kursor akan bergeser ke kanan. Anda dapat memindahkan kusor dengan keyboard atau mouse. Jika teks yang yang sedang anda ketik mencapai akhir dari baris, maka teks tersebut akan dilipat dan kursor secara otomatis pindah ke awal baris berikutnya. Bila perlu tekan tombol Enter untuk memindahkan titik sisip ke baris berikutnya., hanya jika anda ingin memulai pengetikan di baris baru sbelum mencapai batas kanan, membuat baris kosong atau memulai paragraf baru. Microsoft Word mendefinisikan sebuah paragraf sebagai sejumlah karakter, kata, atau kalimat yang diakhiri dengan tanda paragraf. Tanda paragraf akan disisipkan pada waktu anda menekan tombol Enter. Tanda paragraf ini penting untuk mengetahui di mana suatu paragraf dimulai dan berakhir pada dokumen anda. Dalam keadaan defaultnya, tanda paragraf ini tidak ditampilkan.

24 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing Sebagai contoh, cobalah untuk mengetik surat sederhana berikut pada Dokumen 1 yang masih kosong, dan simpan dokumen tersebut dengan nama Undangan Training. 2.4 MENGEDIT TEKS Jika anda membuat kesalahan selam proses pengetikan, Anda dapat memperbaikinya dengan berbagai cara berikut ini : Tekan tombol BacksSpace untuk menghapus satu karakter di kiri titik sisip. Tekan tombol Delete untuk menghapus karakter di kanan titik sisip. Untuk melakukan pengulangan dari teks yang baru Anda ketik, pilih menu Edit, Repeat Typing (Ctrl+Y). Untuk menghapus teks yang baru saja Anda ketik, pilih dan klik menu Edit, Undo Typing (Ctrl+Z) atau klik tombol Undo pada toolbar Standard. Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan tombol Shift+Enter Meng-Copy / Menyalin Teks Untuk menyalin teks yang Anda pilih ke lokasi lain, ikuti langkah berikut ini : 1. Pilih teks yang akan Anda salin. 2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Copy (Ctrl+C). 3. Tempatkan titik sisip di lokasi baru. 4. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V).

25 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing Selain cara tersebut di atas, Anda dapat juga menyalin teks degan menggunakan tombol Copy Paste. Copy Paste Men-Delete / Menghapus Teks. Untuk menghapus teks yang telah Anda pilih, ikuti langkah berikut ini. 1. Pilih teks yang akan anda hapus. 2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Clear atau tekan tombol Delete Meng-Cut-Paste/Memindahkan Teks. Untuk memindahkan teks yang Anda pilih ke lokasi yang baru, ikuti langkah berikut ini : 1. Pilih teks yang akan Anda pindahkan 2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Cut (Ctrl+X). 3. Tempatkan titik sisip pada lokasi baru. 4. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V). Cut Paste Format teks Anda dapat mengatur format teks dengan menggunakan salah satu cara berikut ini: Pilih atau sorot teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang anda inginkan. Tempatkan titik sisip pada posisi awal pengetikan teks,atur formatnya, kemudian ketik teks yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai dari posisi titik sisip akan mengikuti format yang Anda pilih sampai Anda melakukan perubahan kembali atau memindahkan posisi titik sisip ke bagian lain pada dokumen. 1) Mengubah Jenis dan Bentuk Huruf (Font) Setiap jenis dan bentuk huruf (Font) mempunyai nama, misalnya Arial, Times, Courier dan lain-lain. Untuk mengubah Font dari teks yang sebelumnya telah Anda ketik, ikuti langkah berikut :

26 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah fontnya. Pilih dan klik font yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan font yang terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+F. 2) Mengubah Ukuran Huruf (Font Size) Semua teks yang anda ketikkan pada dokumen baru dengan menggunakan template Blank Document akan memakai pilihan default font Times New Roman dengan ukuran huruf 10 point. Untuk mengubah ukuran huruf (font size) dari teks yang sebelumnya anda ketik, ikuti langkah berikut ini : Pilih atau sorot teks yang akan anda ubah ukurannya. Pilih dan klik ukuran yang anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Size yang terdapat pada baris toolbar formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+P.

27 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing 3) Memilih Gaya Tampilan Huruf (Font Style) Untuk mengubah gaya tampilan huruf (font style) dari teks yang sebelumnya telah anda ketik, ikuti langkah berikut ini : Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah gaya tampilannya. Untuk menampilkan huruf tebal, pilih dan klik tombol toolbar Bold yang terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+B. Untuk menampilkan huruf miring, pilih dan klik tombol toolbar Italic yang terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+I. 4) Membuat Garis Bawah (Underline) Untuk memberi garis bawah dari teks yang sebelumnya telah anda ketik, ikuti langkah berikut ini : Pilih atau sorot teks yang akan Anda beri garis bawah. Pilih dan klik tombol toolbar Underline yang terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+U untuk memberi garis bawah tunggal, atau Ctrl+Shift+D untuk memberi garis bawah ganda, atau Ctrl+Shift+W untuk memberi garis bawah tunggal hanya pada kata. 5) Menentukan Warna Huruf (Font Color) Bila diperlukan huruf yang telah anda ketikkan dapat ditampilkan dengan warna tertentu sehingga tampilan huruf tersebut terlihat lebih menarik. Untuk mengubah warna huruf (font color) dari teks yang sebelumnya telah anda ketik, ikuti langkah berikut ini : Pilih atau sorot teks yang akan anda ubah warnanya. Pilih dan klik warna yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Color yang terdapat pada baris toolbar Formatting. 2.5 MENGATUR FORMAT PARAGRAPH Dalam Microsoft Word, paragraf adalah segala sesuatu yang diakhiri dengan menekan tombol Enter. Paragraf mungkin berupa judul laporan, bagian suatu daftar, baris kosong di antara dua paragraf, sekumpulan teks atau kalimat yang mempunyai satu pemikiran. Anda dapat mengatur format paragraf dengan menggunakan salah satu cara berikut ini :

28 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing Pilih paragraf yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai dengan keinginan anda. Tempatkan pada titik sisip pada posisi awal pengetikan paragraf atau formatnya, kemudian ketik paragraf yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua paragraf yang anda ketik mulai dari posisi titik sisip akan mengikuti format yang anda pilih sampai anda melakukan perubahan kembali atau memindahkan posisi titik sisip ke bagian lain pada dokumen Mengatur Perataan teks dalam Paragraf Perataan teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri (left - align), rata sisi kanan (right -align), ditengah (center) dan rata sisi kiri dan kanan (justify). Untuk mengatur perataan teks dari paragraf, ikuti langkah berikut ini: 1. Pilih dan tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan anda format. 2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog paragraph akan ditampilkan. 3. Pada kotak dialog Paragraph, klik tab Indent and Spacing. Pada tombol daftar pilihan, Alignment, pilih perataan teks yang anda inginkan. Left untuk perataan kiri Centered untuk penempatan di tengah Right untuk perataan kanan. Justified untuk perataan penuh di kiri dan kanan. 4. Contoh format paragraf yang Anda pilih, dapat Anda lihat pada kotak Preview. 5. Klik OK. Selain itu, perataan teks dari paragraf dapat dilakukan dengan menekan salah satu dari tombol

29 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing Mengatur Indentasi Anda dapat mengatur indentasi paragraf terhadap margin kiri, margin kanan atau keduanya. Anda juga dapat membuat indentasi hanya pada baris pertama dari paragraf atau membuat indentasi gantung. Untuk mengatur indentasi paragraf, ikuti langkah berikut ini : 1. Pilih dan tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan Anda format. 2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog Paragraph akan ditampilkan. 3. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Indents and Spacing. 4. Pada bagian Indentation, atur indentasi yang anda inginkan. Kotak isian Left, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kiri. Kotak isian Right, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kanan. Kotak daftar pilihan Special, untuk menentukan indentasi khusus dengan jarak sesuai dengan yang Anda isi pada kotak By. (none), jika tidak ada indentasi khusus. First line, jika indentasi kiri hanya untuk baris pertama saja. Hanging, jika ingin membuat indentasi gantung, yang diindentasi adalah baris lain selain baris pertama. 5. Contoh format paragraf yang anda pilih, dapat anda lihat pada bagian kotak Preview. 6. Klik OK.

30 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing Mengatur Jarak Spasi Baris Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar masingmasing baris mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengatur jarak spasi baris menggunakan menu, ikuti langkah berikut : 1. Pilih atau tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan Anda format. 2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog Paragraph akan ditampilkan. 3. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Indents and Spacing. 4. Pada bagian Spacing, tentukan jarak spasi baris yang anda inginkan. Kotak isian Before, diisi dengan jarak spasi sebelum paragraph Kotak isian After, diisi dengan jarak spasi sesudah paragraph. 5. Kotak daftar pilihan Line Spacing, diisi dengan jarak spasi baris yang diinginkan. Single untuk jarak spasi satu. lines, untuk jarak spasi satu setengah. Double, untuk jarak spasi dua. At least, untuk menentukan jarak spasi minimal. Exactly, untuk menentukan jarak spasi yang pasti. Multiple, untuk menggandakan jarak spasi Single menjadi Dua, 1.5 lines menjadi Tiga dan Double menjadi Empat. 6. Contoh format paragraf yang anda pilih dapat dilihat pada kotak Preview. 7. Klik OK. 2.6 MENGATUR FORMAT HALAMAN Yang dimaksud dengan mengatur format halaman diantaranya mengubah ukuran kertas, mengatur margin, memasang nomor halaman, dan lain-lain Mengubah Ukuran kertas dan Orientasi Pencetakan Untuk mengubah ukuran kertas, dan orientasi pencetakan, ikuti langkah berikut ini: 1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan. 2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Paper Size.

31 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing 3. Pada tombol daftar pilihan Paper Size, pilih dan klik ukuran kertas yang akan Anda gunakan. Atau gunakan kotak Width untuk menentukan lebar kertas, dan kotak Height untuk menentukan tinggi kertassesuai dengan keinginan Anda. 4. Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan Portrait untuk pencetakan dengan posisi tegak atau Landscape untuk pencetakan dengan posisi tertidur. 5. Pada tombol daftar pilihan Apply To, pilih dan klik bagian dokumen yang akan memakai ukuran kertas dan orientasi yang baru. Whole Document, pengaturan baru akan berlaku untuk seluruh halaman. This Point Forward, Microsoft Word akan menyisipkan tanda pemisah Continuous pada titik sisip dan pengaturan baru akan dimulai pada bagian yang baru. This Section, pengaturan baru akan berlaku pada bagian tempat titik sisip berada. 6. Lihat hasilnya pada kotak Preview dan klik OK untuk menutup kotak dialog Mengatur Margin Margin merupakan jarak antara tepi daerah pengetikan teks dengan tepi halaman kertas. Apabila Anda membuka dokumen baru dengan menggunakan Blank Document, Microsoft Word akan menggunakan template normal dengan batas margin atas dan bawah 1 inci serta batas margin kiri dan kanan 1.25 inci. Pengaturan margin akan berlaku untuk seluruh dokumen, kecuali jika Anda telah memilih teks tertentu atau membagi dokumen ke dalam beberapa bagian. Untuk

32 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing mengatur margin dari dokumen dengan menggunakan menu, ikuti langkah berikut ini : 1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan. 2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Margins. 3. Tentukan jarak dari batas margin yang Anda inginkan. Top, untuk menentukan batas margin atas. Bottom, untuk menentukan batas margin bawah. Top, untuk menentukan batas margin atas. Bottom, untuk menentukan batas margin bawah. Left, untuk menentukan batas margin kiri pengetikan. Right, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan. Gutter, untuk menambahkan spasi lebih pada margin kiri jika Anda tidak memberi tanda pemilihan pada kotak cek Mirror margins atau menambahhkan spasi lebih pada bagian dalam (margin kiri untuk halaman ganjil dan margin kanan untuk halaman genap) untuk daerah penjilidan jika Anda memberi tanda pemilihan pada kotak cek Mirror margins. 4. Pada kotak isian Header, tentukan jarak dari tepi atas kertas ke isi header. Dan pada kotak isian Footer, tentukan jarak dari tepi bawah kertas ke isi footer. 5. Pada kotak pilihan Apply To, pilih dan klik bagian mana dari dokumen yang akan memakai margin baru. 6. Beri tanda atau klik kotak cek Mirror Margins, jika Anda ingin ukuran margin kiri pada halaman genap menjadi ukuran margin kanan pada halaman ganjil dan ukuran margin kanan pada halaman genap akan menjadi ukuran margin kiri pada halaman ganjil.

33 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing 7. Lihat hasilnya pada kotak Preview, dan klik OK untuk menutup kotak dialog Memasang Nomor Halaman Microsoft Word menawarkan banyak pilihan untuk menempatkan dan menampilkan nomor halaman. Nomor halaman yang Anda tempatkan juga merupakan bagian dari Header atau Footer. Untuk memasang nomor halaman pada dokumen anda, ikuti langkah berikut : 1. Pilih dan klik menu View, Page Layout. 2. Pilih dan klik menu Insert, Page Numbers. Kotak dialog Page Numbers akan ditampilkan. 3. Pada tombol daftar pilihan Position, pilih dan klik posisi nomor halaman yang Anda inginkan. Top of Page(Header), untuk menempatkan nomor halaman di atas. Bottom of Page(Footer), untuk menempatkan nomor halaman di bawah. 4. Pada tombol daftar pilihan Alignment, pilih dan klik perataan nomor halaman yang Anda inginkan. Left, untuk penempatan nomor di sisi kiri. Center, untuk penempatan nomor di tengah. Right, untuk penempatan nomor di sisi kanan. Inside, untuk penempatan nomor di bagian dalam halaman dengan dua muka. Outside, untuk penempatan nomor di bagian luar halaman dengan dua muka. 5. Nomor halaman akan muncul di seluruh halaman yang ada dalam dokumen mulai dari halaman pertama. Jika halaman pertama tidak ingin di beri nomor halaman, hilangkan tanda pemilihan pada kotak cek Show number on first page.

34 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing 6. Klik tombol perintah Format, untuk memilih format nomor yang akan anda pakai (default 1, 2, 3). 7. Klik OK. 2.7 MENCETAK DOKUMEN Apabila anda ingin mencetak dokumen anda, dokumen tersebut harus sudah diaktifkan atau ditampilkan di layar. Untuk mencetak dokumen yang sedang aktif di layar, ikuti langkah berikut ini : 1. Pilih dan klik menu File, Print (Ctrl+P). Kotak dialog Print akan ditampilkan. 2. Pada tombol daftar pilihan Name, pilih dan klik printer driver yang anda inginkan. 3. Anda dapat menentukan halaman yang akan anda cetak, dengan cara melakukan pemilihan dan pengisian pada kotak Page Range. Klik tombol pilihan All, jika Anda bermaksud mencetak seluruh isi dokumen. Klik tombol pilihan Selection, bil Anda ingin mencetak teks yang anda pilih.

35 Bab II: Pengetahuan dan Aplikasi Word Processing 4. Apabila anda ingin mencetak dokumen tersebut lebih dari sati kali, isilah kotak isian Number of Copies dengan jumlah salinan yang anda inginkan. 5. Pada tombol daftar pilihan Print what, pilih Document bila ingin mencetak isi dokumen. 6. Tentukan halaman yang akan dicetak pada tombol pilihan Print. All pages in range, bila anda ingin mencetak halaman ganjil maupun halaman genap. Odd pages, jika Anda ingin mencetak halaman ganjil saja. Even pages, jika Anda ingin mencetak halaman genap saja. 7. Klik OK. Untuk mencetak dokumen, bisa juga dilakukan dengan menekan tombol Print pada baris menu. 2.8 MENGAKHIRI MICROSOFT WORD Setalah seluruh kegiatan pengetikan, pengeditan, dan juga pencetakan dokumen selesai, maka kita dapat mengakhiri operasi Microsoft Word setelah terlebih dahulu kita memastikan bahwasannya dokumen sudah tersimpan dengan baik. Jika belum, maka simpanlah dokumen yang telah anda ketik dan edit erlebih dahulu, baru kemusian keluar dari Microsoft Word. Untuk keluar dari Microsoft Word, dapat dipilih di antara cara-cara berikut ini : 1. Pilih dan klik tombol pada menu File, Exit. 2. Klik tombol bertanda silang pada pojok kanan atas jendela Microsoft Word. 3. Tekan Alt +F4.

36 BAB III PENGETAHUAN DAN APLIKASI SPREADSHEET 3.1 UMUM Pada dasarnya program yang diinstal ke dalam suatu perangkat komputer telah disesuaikan dengan kebutuhan pengguna komputer tersebut. Seorang Pelaksana Madya Perawatan Bangunan Gedung (Site Supervisor of Building Maintenance) memerlukan program aplikasi komputer yang dapat membantu tugasnya untuk dapat menghitung volume pekerjaan dengan benar dan dapat diselesaikan tepat waktu. Program aplikasi Microsoft Office yang tepat untuk memenuhi kebutuhan bidang tugas teknisi penghitung kuantitas salah satunya adalah Microsoft Excel, disamping program aplikasi lainnya sebagai program penunjang. Microsoft Excel adalah merupakan salah satu program aplikasi spread sheet yang banyak digunakan di masyarakat terutama dalam penyelesaian pekerjaan sehubungan data numerik dan pekerjaan lainnya yang sejenis. 3.2 PENGOPERASIAN PROGRAM SPREADSHEET (MICROSOFT EXCEL) TAMPILAN MICROSOFT EXCEL Menjalankan Program Microsoft Excel Sebelum memulai menjalankan program Ms. Excel terlebih dahulu membuka microsoft Windows yang dinyatakan siap untuk dijalankan bila di layar monitor telah terlihat baris taks bar (menu Start). Untuk memulai menjalankan Microsoft Excel adalah sebagai berikut : Klik menu Start taskbar, kemudian klik grup program. Gambar 3.1 : Menjalankan MS. Excel

37 Klik icon Microsoft dan dilayar akan dapat dilihat tampilan lembar kerja Microsoft Excel seperti pada Gambar 3.2 Gambar 3.2 : Tampilan MicroSoft Excel Menjalankan Microsoft Excel dapat juga dilakukan dengan mengklik tombol menu shortcut Ms. Excel Buku Kerja Dan Lembar Kerja Pada Microsoft Excel, buku kerja secara default adalah Book 1 yaitu untuk buku kerja yang pertama. Nama file Book 1 ini dapat diubah apabila file tersebut disimpan (save) dengan nama file lain. Pada umumnya buku kerja pada Microsoft Excel memiliki tiga lembar kerja (sheet) yaitu Sheet1, Sheet2, dan Sheet3. Lembar kerja tersebut dapat ditambah atau dikurangi sesuai dengan kebutuhan. Setiap lembar kerja berisi cell (sel) yaitu pertemuan antara kolom dan baris yang membentuk sebuah kotak (persegi panjang). Setiap sel memiliki nama sesuai dengan alamat kolom dan baris yang membentuknya, misalnya kolom A dengan baris 1, maka dinamakan Sel A1. Bila beberapa sel disatukan dan membentuk persegi panjang yang baru, dinamakan range, misalnya sel 1, sel A2 dan sel A3 dikumpulkan / disatukan akan membentuk Range A1:A3. Setiap lembar kerja pada buku kerja memiliki 256 kolom dan baris yang memberikan keleluasaan bagi para penggunanya.

38 Menu Pada Lembar Kerja Lembar kerja yang sedang diaktifkan memiliki beberapa menu diantaranya : 1. Control menu : Control menu berfungsi untuk mengontrol tampilan (jendela, windows) yang aktif). Contoh menu terdiri dari : Gambar 3.3 : Control Menu Contoh menu ini juga terdapat pada sudut kanan atas tampilan dan dapat difungsikan dengan mengklik tombol menu yang diinginkan. Restore, berfungsi untuk mengembalikan tampilan (jendela windows) ke bentuk semula / sebelumnya Minimize, berfungsi untuk memperkecil tampilan sehingga hanya muncul pada taskbar Maximize, berfungsi untuk memperbesar tampilan sehingga tampilan menjadi penuh satu layar Close, berfungsi untuk menutup atau mengakhiri tampilan Gambar 3.4 : Fungsi Control Menu 2. Baris judul (title bar), berisi program aplikasi yang aktif (microsoft excel) dan nama buku kerja (book) / nama file. 3. Baris menu (nama bar), berisi sekelompok perintah yang disediakan oleh Microsoft Excel, seperti File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows, Help.

39 4. Toolbar yang berisi beberapa perintah pendek (short cut) untuk menjalankan perintah secara tepat. 5. Format bar, yang berfungsi untuk menuliskan dan atau menampilkan formula atau rumus, serta menampilkan alamat sel dari kedudukan mouse/ point yang aktif. 6. Scroll bar, yang berfungsi untuk menggulung layar keatas atau kebawah (vertikal bar) dan kekiri atau ke kanan (horisontal) Mengganti Nama Lembar Kerja Langkah yang digunakan untuk mengganti nama lembar kerja (sheet) adalah : 1. Tempatkan pointer pada sheet yang akan diubah, misalnya pada sheet 1, atau sheet 2, atau sheet Klik kanan mouse, sehingga terlihat menu pop-up kemudian pilih Rename. 3. Ketik nama sheet sesuai dengan yang diinginkan, misalnya Laporan Pendahuluan. 4. Akhiri dengan menekan tombol Enter. Gambar 3.5 : Mengganti Nama Lembar Kerja Mengganti nama lembar kerja ini juga dapat dilakukan dengan perintah yang berada pada menu bar. Langkah yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Tempatkan pointer pada sheet yang akan dirubah, misalnya pada Sheet Klik Format pada menu bar, kemudian pilih sheet. 3. Klik pilihan Rename untuk mengganti nama sheet. 4. Ketik nama sheet sesuai dengan keinginan, misalnya Laporan Pendahuluan. 5. Akhiri dengan menekan tombol Enter Menghapus Nama Lembar Kerja Langkah yang digunakan untuk menghapus lembar kerja (sheet) adalah : 1. Tempatkan pointer pada sheet yang akan dihapus, misalnya pada sheet Klik kanan mouse, sehingga terlihat menu popup, kemudian pilih Delete. 3. Pilih tombol OK.

40 Menambah Lembar Kerja Langkah yang digunakan untuk menambah lembar kerja (sheet) adalah : 1. Tempatkan pointer pada salah satu sheet 2. Klik kanan mouse, sehingga terlihat menu popup, kemudian pilih Insert. 3. Pilih Worksheet, kemudian klik tombol OK. Selain langkah-langkah tersebut diatas, juga dapat dilakukan dengan cara memilih menu bar Insert, kemudian pilih Worksheet Penggandaan Lembar Kerja Langkah yang digunakan untuk menggandakan lembar kerja (sheet) adalah : 1. Tempatkan pointer pada salah satu sheet yang akan dicopy. 2. Tekan tombol Ctrl, kemudian lakukan Draging dengan arah horisontal / mendatar. 3. Pada posisi yang diinginkan (perhatikan posisi segitiga hitam), lepaskan tombol mose terlebih dahulu. Gambar 3.6.: Menggandakan Lembar Kerja Atau dengan cara : 1. Klik kanan mouse pada posisi sheet yang ada (dilayar akan terlihat menu popup). 2. Pilih Move or Copy, kemudian ceklist pada 3. Klik tombol OK Mengatur Tampilan Lembar Kerja Tampilan default lembar kerja Microsoft Excel yang telah disediakan dapat diubah sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Perintah yang digunakan untuk melakukan hal tersebut adalah dengan memilih menu bar View, sehingga akan terlihat antara lain seperti berikut : Normal Tampilan normal ini merupakan bentuk tampilan pertama (default) dari Microsoft Excel. Tampilan ini siap digunakan untuk menginputkan data pada lembar kerja yang aktif.

41 Page Break Preview Tampilan ini berfungsi untuk menentukan area pencetakan dari suatu data pada lembar kerja yang aktif. Tampilan ini akan terlihat seperti berikut ini : Gambar 3.7 : Tampilan Brake Preview MENYIMPAN BUKU KERJA Untuk menyimpan buku kerja yang terdiri dari sebuah lembar kerja atau lebih dapat dilakukan dengan cara : 1. Pilih menu File, kemudian pilih Save Ctrl+S. atau dengan klik Icon Save pada toolbar standard. 2. Klik pilihan Save In untuk menentukan tempat data (drive dan folder), misalnya dengan memilih drive C, kemudian pilih folder buku laporan. 3. Ketik nama file pada baris File Name, misalnya nama file Laporan Pendahuluan. 4. Klik tombol Save. Merubah dirve dan folder 2 Folder tempat menyimpan data Menuliskan nama file 3 Proses simpan 4 Gambar 3.8 : Proses Menyimpan Buku Kerja

42 Buku kerja yang telah disimpan dengan perintah di atas, dapat disimpan kembali dengan nama lain. Cara yang digunakan adalah sama dengan nama lain. Cara yang digunakan adalah sama dengan perintah di atas kecuali pada langkah 1 diganti dengan memilih File, Save As. Misalnya Laporan Pendahuluan disimpan dengan nama lain Laporan 01. Pada kotak dialog Save As akan terlihat icon sebagai berikut : Digunakan untuk memilih folder (sub direktori) : tempat data : Digunakan untuk kembali ke folder yang telah dipilih sebelumnya. : Digunakan untuk pindah ke folder satu tingkat diatasnya (sebelumnya). : : Digunakan untuk mencari alamat web site (home page) tertentu yang digunakan dalam aplikasi internet. Digunakan untuk menghapus nama file yang telah dipilih sebelumnya. : Digunakan untuk membuat folder atau sub direktori baru. : Digunakan untuk merubah bentuk tampilan nama file dan mengurutkan nama file. Digunakan untuk memberikan perintah lain, : misalnya merubah nama file ( Rename), mencetak nama file ( Print), memberikan perlindungan terhadap nama file (General Options) dan lain sebagainya. Gambar 3.9: Penjelasan Icon pada Proses Save As

43 3.2.3 MENGAKTIFKAN BUKU KERJA Langkah yang digunakan untuk mengakibatkan buku kerja adalah : 1. Pilih menu File, kemudian pilih Open...Ctrl+O. atau dengan klik icon Open pada toolbar standard 2. Klik pilihan Look In untuk menentukan tempat data (drive dan folder), misalnya dengan memilih drive C, kemudian pilih folder Bankdata serta klik tombol Open. Atau lakukan pilih folder Bankdata serta klik tombol Open. Atau lakukan double click pada nama folder yang akan diaktifkan. 3. Klik atau pilih nama file yang akan diaktifkan. Misalnya nama file Laporan Klik tombol Open MENGAKHIRI PROSES EXCEL Untuk mengakhiri proses excel dilakukan dengan cara memilih menu File, kemudian pilih Exit atau pilih tombol Close. 3.3 APLIKASI PERHITUNGAN KUANTITAS DENGAN SPREADSHEET (MICROSOFT EXCEL) Salah satu fasilitas dari program aplikasi Microsoft Excel adalah penyediaan fungsi yang lengkap yang dapat digunakan dalam berbagai aplikasi yang berkaitan dengan perhitungan. Fasilitas tersebut dapat dimanfaatkan pada perhitungan kuantitas pekerjaan jalan dan jembatan dengan menerapkan fungsi yang tersedia dalam program aplikasi Ms. Excel tersebut. Pada dasarnya pekerjaan yang dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel ini adalah memasukkan atau entri data pada lembar kerja, kemudian dilakukan proses data untuk mendapatkan informasi. Microsoft Excel adalah salah satu aplikasi yang relatif mudah untuk melakukan proses data tersebut JENIS DATA PADA MICROSOFT EXCEL Karakter / Teks Data yang diinputkan pada lembar kerja Microsoft Excel tergolong berjenis data karakter atau teks apabila : Dimulai dengan huruf A sampai dengan Z, misalnya panjang, lebar dan lain sebagainya.

44 Gabungan antara huruf dan angka atau angka engan huruf termasuk spasi, misalnya LK4, 1TR dan sebagainya. Untuk memasukkan data teks ini pada lembar kerja, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Klik mouse pada posisi sel yang akan diinputkan data teks. 2. Ketik data teks yang diinginkan 3. Tekan Enter atau gunakan tombol panah pada keyboard Data teks pada lembar kerja ini akan ditempatkan denga format rata kiri (left align) Numerik/Angka Data pada Microsoft Excel dikategorikan berjenis angka (numeric) apabila data tersebut 0 sampai dengan 9. Disamping itu dapat juga memasukkan karakter khusus, misalnya : +, -, ( ) dan %. Untuk memasukan data desimal diawali dengan angka 0, misalnya 0,25 dan data negatif diawali dengan minus (-) atau tanda kurung ( ). Untuk memasukkan data angka ini pada lembar kerja dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Klik mouse pada posisi sel yang akan dimasukkan data numerik. 2. Ketik angka sesuai dengan keinginan 3. Tekan Enter atau gunakan tombol panah pada keyboard Data angka pada lembar kerja ini akan ditempatkan dengan format rata kanan (right align) Tanggal Memasukkan data tanggal ini harus sesuai dengan format tanggal yang ada pada Microsoft Excel. Format tersebut adalah DD/MM/YY atau MM/DD/YY atau dengan pemisah tanda minus yaitu DD-MM-YY atau MM-DD-YY, dimana DD adalah tanggal (Date), MM adalah bulan (Month) dan YY adalah tahun (Year). Misalnya tanggal 16 Agustus 1994, diketik pada lembar kerja Microsoft Excel dengan kaidah DD/MM/YY, sehingga ditulis 16/8/94 atau dengan kaidah MM/DD/YY, sehingga ditulis 8/16/94. Data tanggal ini pada lembar kerja akan ditempatkan dengan format rata kanan (right align), sehingga apabila menuliskan data tanggal 16/8/94 ditempatkan dengan format rata kiri, maka harus dirubah penulisannya menjadi 8/16/ Waktu Memasukkan data waktu/jam ini haruslah sesuai dengan format waktu yang ada pada Microsoft Excel. Format tersebut adalah : HH:MM:SS AM/PM, dimana HH adalah Jam

45 (hour), MM adalah Menit (Minute) dan SS adalah Detik (Secon). Data waktu/jam ini pada lembar kerja akan ditempatkan denga format rata kanan (right align) Formula / Rumus Memasukkan data formula / rumus pada lembar kerja Microsoft Excel berupa rumus matematika dengan operator aritmatik +, -, /, * dan ^. Urutan proses operator ini adalah pangkat (^), perkalian (*), pembagian (/), penambahan (+) dan pengurangan ( -). Apabila perhitungan tersebut berada dalam tanda kurung ( ), maka perhitungan ini yang akan dilakukan terlebih dahulu oleh Microsoft Excel. Setiap rumus perhitungan dalam Microsoft Excel harus didahului dengan lambang sama dengan (=), misalnya pada sel F4 terdapat rumus = B4*D4, maka angka yang berada pada sel B4 akan dikalikan dengan angka yang berada dalam sel D4 dan hasilnya akan ditempatkan pada sel F4, misalnya perhitungan sebagai berikut : Langkah yang digunakan untuk melakukan perhitungannya adalah : 1. Tempatkan pointer pada sel F4 2. Ketik tanda sama dengan (=) 3. Klik alamat sel B4 4. Ketik tanda kali (*) 5. Klik alamat sel D4 6. Tekan Enter Ulangi langkah tersebut untuk pemakaian pelumas dengan sel yang sesuai. Langkah dapat pula dilakukan dengan cara : 1. Tempatkan pointer pada sel F4 2. Klik tombol Σ pada menu format 3. Sampai dengan 6 sama dengan langkah diatas Pengenalan Fungsi Dalam Ms. Excel Dan Penerapannya Penerapan fungsi pada lembar kerja excel dapat dilakukan secara langsung dengan menuliskan fungsi tersebut pada alamat sel yang akan disisipkan fungsi tersebut. Penulisan secara langsung ini haruslah memperhatikan bentuk umum dari fungsi yang akan digunakan. Selain itu penerapan fungsi juga dapat dilakukan dengan menggunakan

46 fasilitas Function Wizard. Fasilitas ini dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah yang disediakan oleh fungsi tersebut. 1. SUM Fungsi SUM ini digunakan untuk menjumlahkan seluruh data angka (numerik) dari sederetan angka. Bentuk umum dari fungsi SUM adalah : = SUM(number1,number2, ) Misalnya pada lembar kerja berikut akan dihitung jumlah penggunaan bahan bakar, jumlah produksi dari alat-alat berat yang beroperasi disuatu proyek pembuatan saluran irigasi. Gambar 3.10: Aplikasi Fungsi SUM dan AVERAGE Langkah untuk pemakaian bahan bakar yang digunakan untuk menuliskan rumus ini adalah : 1. Tempatkan mouse pointer pada alamat sel C7. 2. Ketik fungsi = SUM( 3. Sorot range C4:C6, kemudian ketik) atau (kurung tutup) 4. Akhiri dengan menekan tombol Enter atau klik simbol enter Langkah lain yang lebih cepat dengan menggunakan simbol pada menu bar 1. Tempatkan mouse pointer pada sel C7 2. Klik simbol Σ pada menu bar 3. Langkah selanjutnya sama dengan langkah diatas Untuk melakukan pembagian, misalnya pada kolom F, yaitu produksi rata-rata per jam, maka dilakukan langkah sebagai berikut : 1. Tempatkan mouse pointer pada alamat sel F4 2. Klik menu Σ pada menu bar

47 3. Klik sel D4 4. Ketik fungsi / rumus pembagian (/) 5. Klik sel E4 6. Akhiri dengan menekan tombol enter Dan untuk sel F5 dan F6 dilakukan langkah yang sama. 2. AVERAGE Fungsi average in berfungsi untuk mencari nilai rata-rata dari sederetan data angka (numeric). Bentuk umum dari fungsi AVERAGE adalah : Langkah yang digunakan adalah : 1. Tempatkan mouse pointer pada alamat sel F7 2. Ketik fungsi = AVERAGE ( = AVERAGE(number1,number2, 3. Sorot range E4:E6, kemudian ketik) atau kurung tutup Akhiri dengan menekan tombol enter atau klik simbol enter SEL DAN RANGE Lembar kerja Microsoft Excel terdiri dari sel dan range. Sel (cell) dibentuk dari alamat kolom dan baris, misalnya kolom A dan baris 15, maka dikenal dengan sebutan sel A15. Sedangkan range dibentuk dari sekumpulan sel tertentu yang berada pada daerah yang sama. Range dapat dibentuk oleh sel-sel yang berada dalam satu kolom atau sel-sel yang berada dalam satu baris, bahkan gabungan dari sel-sel dalam kolom dan sel-sel dalam baris. Alamat dari range ini diambil dari awal alamat sel dan akhir alamat sel. Misalnya range A2:A7 adalah pemilihan beberapa sel mulai dari sel A2 sampai dengan sel A7. Range satu baris Range A2 sampai dengan A7 (A2:A7) Range satu kolom Range C2 sampai dengan E2 (C2:E2) Range C5 sampai dengan E8 (C5:E8) Range gabungan kolom dan baris Gambar : Range

48 3.3.3 ALAMAT SEL Alamat sel pada umumnya digunakan dalam proses perhitungan. Alamat sel ini terdiri atas : Sel Relatif Sel relatif adalah sel yang apabila dicopy menyesuaikan dengan tempat atau lokasi yang baru. Misalnya: Jika alamat sel D2 dicopy kebawah,maka kolom alamat sel tersebut tetap sedangkan baris akan menyesuaikan dengan tempat yang baru (perhatikan alamat sel pada kolom E) Gambar 3.12.: Penggunaan Sel Relatif Jika alamat sel B4 dicopy ke samping, maka posisi baris alamat sel tersebut tetap, sedangkan kolom akan menyesuaikan dengan tempat yang baru (perhatikan alamat sel pada baris 5) Sel Semi Absolut Sel semi absolut ditandai dengan $ pada salah satu posisi, baik kolom ataupun baris. Apabila berada pada posisi baris, maka disebut absolut baris misalnya B$1. Apabila alamat sel B$1 tersebut dicopy ke posisi alamat sel yang baru, maka baris yang bersangkutan selalu tetap, sedangkan kolom akan berubah mengikuti alamat sel yang baru. Apabila berada pada posisi kolom, maka disebut absolut kolom misalnya $A2. Apabila alamat sel $A2 tersebut dicopy ke posisi alamat sel yang baru, maka kolom yang bersangkutan selalu tetap, sedangkan baris akan berubah mengikuti alamat sel yang baru. Tanda $ dapat ditulis secara manual atau menggunakan tombol fungsi F4, dengan terlebih dahulu menempatkan kursor pada alamat sel yang akan diabsolutkan.

49 Alamat sel B$1 apabila dicopy ke bawah, maka posisi baris alamat sel tersebut tetap. (A2*B$1 atau 1*1, A3*B$1 atau 2*1, A4*B$1 atau 3*1 dan demikian juga seterusnya a. Alamat sel $A2 apabila dicopy ke samping maka posisi kolom alamat sel tersebut tetap ($A2*B1 atau 1*1, $A2*C1 atau 1*2, $A2*D1 atau 1*3 dan demikian juga seterusnya). b. Gambar 3.13:Aplikasi Sel Semi Absolut c Sel Absolut Sel absolut ditandai dengan $ pada posisi baris maupun kolom, misalnya $B$1. Apabila dicopy pada tempat / posisi alamat sel yang lain, maka baris maupun kolom tersebut akan tetap.

50 Alamat sel B1apabila dicopy ke alamat sel yang lain, maka alamat sel B1 tersebut akan tetap (perhatikan alamat sel pada kolom C) Gambar. 3.14: Aplikasi Sel Absolut Memilih Sel Dan Range Memilih sel dan range selain menggunakan mouse juga dapat menggunakan panah,,, pada keyboard. Selain itu dapat juga disertai dengan tombol control (Ctrl) yang saling berfungsi untuk memindahkan kursor pada alamat sel yang saling berkaitan dengan menggunakan tombol Shift yang berfungsi untuk menandai range yang berdekatan (berurutan). a. Menggunakan tombol Shift Menandai range dengan mouse. Langkah yang digunakan untuk menandai range dengan menekan tombol shift dan tombol mouse kiri adalah sebagai berikut : Klik sel awal yang akan ditandai, misalnya B2 Tekan tombol Shift dan jangan dilepaskan Klik sel akhir dari range yang akan ditandai misalnya 8. Sel yang dipilih adalah sel B2 sampai dengan sel B8 atau lebih dikenal sebutan range B2:B8. Atau dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : Alamat sel/range yang telah dipilih Klik alamat sel B2 disini Tekan tombol Shift (jangan dilepaskan) dan klik alamat sel disini Gambar 3.15: Memilih Sel / Range

51 b. Menandai range dengan keyboard Langkah yang digunakan untuk menandai range engan keyboard dan tombol shift ini adalah sebagai berikut : 1. Tempatkan kursor pada awal data yang akan ditandai, misalnya tempatkan kursor pada sel B2. 2. Tekan tombol Shift dan jangan dilepaskan 3. Gerakkan kursor dengan panah sesuai dengan data yang akan dipilih, misalnya gunakan panah ke bawah ( ) sampai dengan sel B8 atau lebih dikenal dengan sebutan range B2:B8. c. Menggunakan tombol Ctrl Langkah yang digunakan untuk memilih range dengan tombol Ctrl dan mouse ini adalah sebagai berikut : Klik sel yang akan ditandai, misalnya B2 Tekan tombol Ctrl dan jangan dilepaskan Klik sel-sel lain yang diinginkan, misalnya B4, C3, D5 dan D8 Sel yang dipilih adalah sel B2, B4, C3, D5 dan D8. Klik alamat sel B2 Tekan Ctrl dan klik alamat sel B4 Tekan Ctrl dan klik alamat sel C3 Tekan Ctrl dan klik alamat sel D5 Tekan Ctrl dan klik alamat sel D8 Gambar. 3.16: Memilih Sel Dengan Tombol Ctrl Pemilihan range sesuai dengan keinginan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : Pilih beberapa sel atau range yang diinginkan Tekan tombol Ctrl dan jangan dilepaskan Pilih beberapa sel atau range lain yang diinginkan

52 Klik alamat sel A5 Tekan Ctrl dan klik alamat sel C2:C8 Tekan tombol Ctrl dan pilih sel A8 sampai dengan C10 (range A8:C10) Gambar. 3.17: Memilih Range Dengan Tombol Ctrl Cara pemilihan sel dan range dengan menggunakan tombol Ctrl dan shift tersebut diatas juga berlaku dalam memilih kolom dan baris, misalnya akan memilih kolom A, C dan E, maka langkah yang dilakukan adalah dengan cara sebagai berikut : Klik kolom sesuai dengan keinginan, misalnya kolom A Tekan tombol Ctrl dan jangan dilepaskan Klik kolom lain yang diinginkan, misalnya kolom A dan kolom E Mengedit Data Cara yang digunakan untuk merubah data adalah : 1. Tempatkan pointer pada data yang akan dirubah 2. Klik formula bar kemudian rubah data tersebut atau klik tombol Edit Formula pada formula bar. 3. Akhiri data dengan menekan tombol Enter atau klik simbol Enter pada Formula Bar Apabila akan membatalkan perbaikan data masukan, klik simbol Cancel. 2 Formula Bar untuk merubah data Gambar. 3.18: Mengedit Data Merubah data ini dapat dilakukan juga dengan menekan tombol fungsi F2. cara yang digunakan untuk melakukan perubahan dengan tombol fungsi F2 ini adalah :

53 1. Tempatkan pointer pada data yang akan dirubah 2. Tekan tombol fungsi F2 pada keyboard, kemudian rubah data tersebut. Perubahan ini dilakukan pada alamat sel data yang bersangkutan MEMBUAT DUPLIKAT / COPY DATA Menduplikat atau copy data terdiri atas : Copy Data Berurutan Langkah yang digunakan untuk melakukan proses copy data ini adalah : 1. Tempatkan pointer pada sel D2 2. Ketik =A2*C2 (menentukan alamat sel A2 dan C2 sebaiknya dengan cara klik alamat sel A2 dan C2 tersebut), kemudian tekan enter 3. Tempatkan mouse di pojok kanan bawah alamat sel D2 sehingga mouse berubah simbol +, kemudian Draging kebawah. Gambar Mengcopy Data Copy Data Ke Tempat Lain Langkah yang digunakan untuk mengcopy data ini adalah : 1. Pilih data mulai sel A1 sampai dengan D6, dengan cara klik sel A1, kemudian Shift+Klik sel D6 (atau menggunakan draging range A1:D6). 2. Pilih menubar Edit, copy... Ctrl+C atau klik icon copy

54 3. Klik Sel F1 sebagai tempat data hasil copy, kemudian pilih Menubar Edit, Paste Ctrl+V atau klik icon paste. Gambar 3.20: Mengcopy Data MENGHAPUS ISI SEL Menghapus data berfungsi untuk meniadakan data pada alamat sel tertentu. Menghapus data ini terdiri dari : Menghapus Data Langkah yang digunakan untuk menghapus data ini adalah : 1. Sorot alamat sel data yang akan dihapus 2. Tekan tombol Delete pada keyboard atau gunakan perintah Edit, clear, kemudian pilih All (untuk menghapus data beserta atributnya) atau Contents... Del (untuk menghapus datanya saja) Menghapus Format Data Langkah yang digunakan untuk menghapus format data ini adalah : 1. Sorot alamat sel data yang akan dihapus 2. Klik menubar Edit, Clear, kemudian pilih Formats. Yang terhapus hanya formatnya saja, misalnya efek pencetakan (cetak tebal, cetak miring). Bingkai atau border dan pilihan format yang lain, sementara datanya akan tetap MENYISIPKAN DATA Menyisipkan data berfungsi untuk menyediakan tempat kosong untuk suatu data, baik pada posisi baris ataupun kolom Menyisipkan Baris Langkah yang digunakan untuk menyisipkan baris ini adalah : 1. Pilih baris yang akan disisipkan, misalnya baris 5 sampai dengan baris 6.

55 2. Klik menubar Insert, Rows Gambar 3.21: Menyisipkan Baris Untuk Menambah Data Sebaliknya untuk menghapus baris adalah dengan memilih baris yang akan dihapus, kemudian klik Menubar Edit, Delete Menyisipkan Kolom Langkah yang digunakan untuk menyisipkan kolom ini adalah : 1. Pilih kolom yang akan disisipkan, misalnya kolom A dan kolom B 2. Klik menubar Insert, Column Gambar 3.22: Menyisipkan Kolom Sebaiknya untuk menghapus kolom adalah dengan memilih kolom yang akn dihapus, kemudian klik menubar Edit, Delete.

56 3.3.7 FASILITAS UNDO DAN REDO Apabila melakukan kesalahan dalam memberikan perintah terhadap data, maka dapat dilakukan pembatalan terhadap perintah tersebut dengan menggunakan perintah Undo atau Redo. Undo berfungsi untuk membatalkan perintah yang telah dikenakan pada data. Redo berfungsi untuk membatalkan perintah Undo FORMAT DATA Data pada lembar kerja yang telah dibuat disesuaikan bentuk penampilannya, sehingga selain akan lebih menarik juga membantu mengoreksi kebenaran data tersebut Format Angka (Number) Format angka ini digunakan untuk memformat data berjenis angka. Langkah yang digunakan untuk memformat angka adalah : 1. Sorot atau blok sel atau range yang akan diformat, misalnya D3:E7 2. Pilih dan klik menubar Format, Cells atau menekan tombol Ctrl+1 3. Klik tab Number dan lengkapi format yang lain (perhatikan tampilan sample) 4. Klik tombol OK, kemudian perhatikan hasil format ini pada range D4:E8 Format angka dapat dilakukan dengan menggunakan tombol menu pada menubar. Sorot atau blok sel atau range yang akan diformat Klik tombol decrease atau increase decimal sampai menunjukkan format angka yang diinginkan.

57 Gambar 3.23: Menformat Angka Perhatikan pada alamat sel E6 terlihat symbol #####. Hal ini dikarenakan pada kolom tersebut kurang lebar. Untuk melebarkan kolom tersebut gunakan langkah berikut ini : 1. Tempatkan pointer pada kolom E. 2. Klik menubar Format, Coloumn 3. Klik pilihan Width, terlihat kotak dialog berikut ini. Gambar 3.24: Merubah Lebar Kolom 4. Ketik nilai 11 yang menyatakan lebar kolom Klik OK Hasil dari proses tersebut diatas, akan terlihat sebagai berikut : Gambar 3.25: Tampilan Format Angka Setelah Penyesuaian Lebar Kolom

58 Langkah yang digunakan untuk format data dengan menggunakan toolbar formating perintah ini adalah terlebih dahulu memilih sel atau range data yang akan diformat, kemudian pilih salah satu shortcut formating sesuai dengan format yang diinginkan. Icon Tools Tips Keterangan Currency Formar untuk menentukan nilai mata uang suatu negara, misalnya Rp. $ dan sebagainya Percent Style Format prosentase Comma Style Format untuk penentukan pemisah koma Increase Decimal Format untuk menambah jumlah digit desimal Decrease Decimal Format untuk mengurangi jumlah digit desimal Tabel 3.26: Tool Bar Untuk Memformat Format Perataan (Alignment) Langkah yang digunakan untuk memformat aligment adalah : 1. Sorot range yang akan diformat misalnya A2:C2 2. Pilih dan klik menubar Format, Cells atau menekan tombol Ctrl Klik tab Aligment, kemudian pilih Center untuk Horizontal dan Vertikal 4. Tandai dengan ceklist untuk pilihan wrap text yang berfungsi untuk pelipatan kata 5. Klik tombol OK

59 Gambar 3.27: Format Perataan (Alignment) Perintah Text Alignment terdiri atas : Horizontal : Menentukan perataan data secara mendatar, antara lain terdiri atas General : perataan default / kiri, Left (Indent) : perataan default / kiri : Justify : perataan penuh (kiri kanan rata) ; Center : perataan tengah, Center Across Selection : perataan tengah pada range / beberapa sel yang dipilih. Vertikal : Menentukan perataan data secara vertikal yang terdiri antara lain Top : data akan ditempatkan rapat atas pada sel, Center : perataan tengah, Bottom : data akan ditempatkan rapat bawah pada sel. Text Control : Mengontrol terhadap teks yang akan diformat, pilihan ini terdiri atas : Wrap text : Pelipatan kata artinya data akan dirapikan sesuai dengan lebar kolom dan diratakan sesuai dengan format perataan dengan format. Shrink to fit : Ukuran huruf pada data yang berada pada sel akan disesuaikan dengan lebar kolom. Merge cell : Menggabung beberapa sel yang dipilih dengan alamat sel berdekatan. Orientation Arah penulisan teks pada sel yang dipilih, hal ini sama dengan pilihan Degrees.

60 Format perataan ini, juga dapat dilakukan dengan menggunakan perintah yang berada pada toolbar formating. Icon Tools Tips Keterangan Align Left Data akan diformat rata kiri Conter Data akan diformat rata tengah Align Right Data akan diformat rata kanan Merge and Center Menggabungkan beberapa sel yang berdekatan dan data akan diformat rata tengah. Tabel 3.1: Menu Untuk Perataan (Alignment) Format Huruf (Font) Langkah yang digunakan untuk memformat huruf ini adalah : 1. Sorot atau blok sel atau range yang akan diformat misalnya A2:D2 2. Pilih dan klik menubar Format, Cells atau tekan tombol Ctrl+1 3. Klik tab Font, kemudian pilih jenis huruf Arial pada pilihan Font, ukuran huruf 10 pada pilihan Size 4. Klik tombol OK Font : Memilih jenis huruf Font Style : Memilih gaya / efek dari huruf Size : Memilih ukuran dari jenis huruf Underline : Memilih jenis garis bawah Color : Memilih jenis warna dari huruf yang dipilih Effects : Memberikan pilihan efek pencetakan dari jenis huruf Normal font : Mengembalikan jenis huruf default

61 Icon Tools Tips Keterangan Font Memilih jenis huruf Font Size Memilih ukuran jenis huruf Bold Data akan diformat tebal Italic Data akan diformat cetak miring Underline Data akan diformat bergaris bawah Font Color Menentukan warna dari jenis huruf Tabel 3.2: Menu Untuk Memformat Font Gambar 3.28: Memformat Font

62 Pemilihan jenis huruf, ukuran huruf dan efek dari huruf yang dipilih, dapat dilakukan dengan menggunakan perintah yang berada pada toolbar formating Format Bingkai (Border) Langkah yang digunakan untuk memformat boder ini adalah : 1. Sorot atau blok sel atau range yang akan diformat border, misalnya A2:C7 2. Pilih dan klik menubar Format, Cells atau menekan tombol Ctrl+1 3. Klik tab Border, misalnya pilih Outline dan pilih garis tengah 4. Klik tombol OK Gambar 3.29: Memformat Bingkai / Border

63 Pemilihan bingkai atau border ini dapat dilakukan dengan menggunakan perintah border pada toolbar formating. Langkah yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Sorot range yang akan diformat border, misalnya A2:C2 2. Klik drop down borders pada toolbar formating 3. Klik pilihan Bottom Border Gambar 3.30: Memformat Bingkai Dengan Tool Bar Formating Format Pola (Patterns) Format Patterns berfungsi untuk memberikan warna dan menggunakan latar belakang terhadap sel/range yang dipilih. Format ini menggabungkan antara warna dasar (background) dengan jenis arsiran yang kita pilih. Langkah yang digunakan untuk memformat pola / patterns ini adalah : 1. Sorot atau klik sel atau range yang akan diformat 2. Pilih dan klik menubar Format, Cells atau menekan tombol Ctrl+1 3. Klik tab Patterns, kemudian pilih warna pada cell shadinfg, misalnya warna biru 4. Klik tombol OK Alamat sel atau range yang kita tentukan akan berwarna kuning sesuai dengan warna yang kita tentukan tersebut. Penentuan warna ini, juga dapat dilakukan dengan menggunakan perintah Fill Color pada toolbar formating. Gambar 3.31: Memformat Pola (Patterns)

64 Format Melindungi (Protection) Format ini berfungsi untuk mengunci suatu / range terhadap adanya perubahan yang dilakukan oleh orang lain atau menyembunyikan sel / range sehingga tidak nampak dilayar. Pilihan ini merupakan tindakan pengamanan data yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan. Format protection ini berkaitan dengan perintah Tools, Protections, Protect Sheet. Gambar 3.32: Format Melindungi Sel Locked : Memilih sel / range tertentu untuk dikunci atau tidak. Apabila ada check list sel range tersebut dikunci, begitu juga sebaliknya. Hidden : Memilih sel / range tertentu yang berisi formula / rumus untuk disembunyikan atau tidak ditampilkan. Apabila ada checklist maka formula yang terdapat pada sel / range tersebut disembunyikan, begitu juga sebaliknya. Salah satu proteksi yang umum digunakan adalah proteksi lembar kerja. Langkah yang digunakan untuk melakukan proteksi lembar kerja adalah : 1. Pilih lembar kerja yang akan diproteksi 2. Pilih dan klik menubar Tools, Protection Sheet.... Dilayar akan terlihat kotak dialog berikut :

65 Ketik kata kunci disini Gambar 3.33: Format Melindungi Lembar Kerja Contens : Proteksi worksheet untuk isi dari lembar kerja Object : Proteksi worksheet untuk objek grafik Scenarios : Proteksi worksheet untuk setiap pengaturan data yang disimpan dalam scenarios 3. Ketik kata kunci (password) pada kotak dialog tersebut diatas, kemudian klik OK. Dilayar akan terlihat kotak dialog berikut : Gambar 3.34: Mengkonfirmasi Password 4. Klik OK untuk mengakhiri proses proteksi tersebut. Untuk membuka proteksi terhadap lembar kerja (sheet) ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Klik dan pilih menubar Tools, Protection, Unprotect Sheet... Dilayar akan terlihat kotak dialog berikut : Gambar 3.35: Kotak Dialog Untuk Membuka Proteksi

66 2. Ketik kata kunci sesuai dengan kata kunci yang sebelumnya telah dibuat, kemudian klik OK Proteksi atau melindungi data juga dapat dilakukan terhadap nama file (Book). Proteksi ini digunakan untuk melindungi nama file terhadap perubahan yang dilakukan oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Kerahasiaan kata kunci merupakan suatu hal yang sangat penting, sehingga apabila anda lupa terhadap kata kunci ini, maka file tersebut tidak dapat diaktifkan. Langkah yang digunakan untuk melakukan proteksi nama file adalah sebagai berikut : 1. Aktifkan buku kerja yang akan diproteksi 2. Pilih dan klik menubar File, Save... Ctrl+S atau Save As Dilayar akan terlihat kotak dialog berikut : Gambar 3.36: Kotak Dialog Save As 3. Klik pilihan Tools, kemudian pilih General Options. Dilayar akan terlihat kotak dialog berikut : Gambar 3.37: Memasukan Password

67 Password to open : Diisi dengan kata kunci untuk proteksi buku kerja dan kita diminta untuk mengisi kata kunci tersebut pada saat akan membuka buku kerja Password to modify : Diisi dengan kata kunci untuk proteksi perubahan data pada lembar kerja dan kita diminta untuk mengisi kata kunci tersebut pada saat akan melakukan perubahan data. 4. Ketik kata kunci (password) pada kotak dialog t ersebut diatas, kemudian klik OK. Dilayar akan terlihat kotak dialog berikut : Gambar. 3.38: Mengkonfirmasi Password 5. Ketik kata kunci kembali sesuai dengan kata kunci yang sebelumnya telah dibuat, kemudian klik OK 6. Ketik nama file pada pilhan File name, kemudian klik Save Langkah yang digunakan untuk mengatifkan buku kerja yang diproteksi tersebut adalah sebagai berikut : 1. Klik menubar File, kemudian pilih Open 2. Tentukan nama file yang akan diaktifkan, misalnya nama file yang diproteksi adalah Laporan 1.xls 3. Klik tombol Open. Dilayar akan terlihat kotak dialog berikut ini : Gambar 3.39: Password Untuk Membuka File 4. Ketik kata kunci (passwaord) sesuai dengan kata kunci yang telah dibuat sebelumnya. 5. Klik tombol OK Apabila didalam menuliskan kata kunci tersebut tidak sama dengan kata kunci yang kita buat sebelumnya, maka dilayar akan terlihat kotak dialog seperti dibawah ini. Klik OK

68 untuk menutup kotak dialog tersebut dan buka kembali buku kerja sesuai dengan prosedur membuka file seperti berikut diatas. Gambar 3.40: Informasi Bahwa Password Salah Format Dengan Popup Menu Format data pada suatu sel / range juga dapat dilakukan dari popup menu. Perintah yang digunakan untuk menampilkan popup menu ini adalah sebagai berikut : 1. Pilih data pada suatu sel / range yang akan di format 2. Klik kanan mouse dengan terlebih dahulu menempatkan pointer pada data yang telah dipilih. Menu popup akan terlihat seperti berikut : Gambar 3.41: Memformat Sel Atau Range Dengan Menu Pop-Up 3. Pilih Format Cells..., kemudian tentukan format sesuai dengan keinginan Format Baris Memformat baris ini terdiri dari merubah tinggi baris (height), menyembunyikan baris atau menampilkan baris yang disembunyikan Memformat Tinggi Baris Langkah yang digunakan untuk memformat tinggi baris adalah sebagai berikut : 1. Pilih baris yang akan di format 2. Klik menubar Format, kemudian pilih Row 3. Klik pilihan Height..., kota dialog akan terlihat seperti berikut :

69 Gambar 3.42: Memformat Tinggi Baris 4. Tentukan tinggi baris sesuai keinginan, misalnya 20 Merubah tinggi baris ini, juga dapat dilakukan secara otomatis sesuai dengan ukuran jenis huruf yang diinginkan. Cara yang digunakan adalah dengan memilih menubar Format, Row kemudian pilih AutoFit. Selain tersebut diatas, merubah tinggi baris ini dapat dilakukan lansung pada lembar kerja dengan cara sebagai berikut : Klik (jangan dilepas) kemudian geser ke bawah atau ke atas Gambar 3.43 Merubah inggi Baris Secara Langsung Menyembunyikan Baris Langkah yang digunakan untuk menyembunyikan baris adalah sebagai berikut : 1. Pilih baris yang akan diformat 2. Klik menu bar Format, kemudian pilih Row 3. Klik pilihan Hide, maka baris yang dikenakan perintah ini akan tersembunyi. Untuk menampilkan kembali baris yang telah disembunyikan tersebut, gunakan langkah berikut ini : 1. Pilih baris yang akan ditampilkan 2. Klik menubar Format, kemudian pilih Row 3. Klik pilihan Unhide, maka baris yang dikenakan perintah ini akan ditampilkan kembali Format Kolom Memformat kolom ini terdiri dari merubah lebar (width), menyembunyikan kolom atau menampilkan kolom yang disembunyikan serta merubah lebar kolom menjadi lebar default.

70 1) Memformat Lebar Kolom Langkah yang digunakan untuk memformat lebar kolom adalah sebagai berikut : 1. Pilih kolom yang akan dirubah lebarnya 2. Klik menubar Format, kemudian pilih Column 3. Klik pilihan Width..., kota dialog akan terlihat seperti berikut : Gambar 3.44 Memformat Lebar Kolom 4. Tentukan lebar kolom sesuai keinginan, misalnya 18. Merubah lebar kolom ini, juga dapat dilakukan secara otomatis sesuai dengan data yang berada dalam kolom tersebut. Cara yang digunakan adalah dengan memilih menubar Format, Column, kemudian pilih AutoFitSelection. Selain tersebut diatas, merubah lebar kolom ini dapat dilakukan langsung pada lembar kerja dengan cara sebagai berikut : Klik (jangan dilepas kemudian geaser ke kanan atau kiri Gambar 3.45: Memformat Lebar Kolom Secara Langsung 2) Merubah Lebar Kolom Default Langkah yang digunakan untuk memformat lebar kolom secara default, sehingga seluruh kolom mempunyai lebar yang sama adalah sebagai berikut : 1. Klik menubar Format, kemudian pilih Column 2. Klik pilihan Standard width Tentukan lebar kolom sesuai dengan kenginan, misalnya 10. Kolom A sampai dengan kolom IV akan mempunyai lebar yang sama. 3) Menyembunyikan Kolom Langkah yang digunakan untuk menyembunyikan kolom adalah sebagai berikut : 1. Pilih kolom yang akan di format 2. Klik menubar Format, kemudian pilih Column 3. Klik pilihan Hide, maka kolom yang dikenakan perintah ini akan tersembunyi.

71 3.3.9 APLIKASI PERHITUNGAN Pada dasarnya perhitungan kuantitas pekerjaan sumber daya air adalah sama dengan perhitungan kuantitas untuk pekerjaan konstruksi lainnya, sehingga rumus perhitungannya sama. Dasar perhitungan kuantitas secara garis besar adalah: Luas bidang (L) = panjang (p) x lebar (l), satuannya adalah m 2,cm 2, mm 2 Volume (V) = luas bidang x tinggi = panjang (p) x lebar (l) x tinggi (t), satuannya adalah m 3, cm 3, mm 3. Bila diperlukan untuk menghitung berat, maka dapat ditentukan dengan menggunakan rumus: Berat (B) = volume x berat jenis material ybs. = V x, satuannya adalah ton, kg, g Perhitungan luas bidang Segi empat / segi panjang: Luas = p x l (m 2, cm 2, mm 2 ) l p Gambar 3.46: Bidang Segi Panjang (walaupun terdapat bidang segi panjang dengan ukuran p lebih kecil dari l, dalam penulisan perhitungan tetap menggunakan rumus dasar) yaitu: L = p x l Trapesium p 1 t L = ½(p 1 + p 2) x t p 2 Gambar 3.47: Bidang Trapesium

72 Lingkaran L 2 4 x d d Gambar 3.48: Bidang Lingkaran Segitiga 1 L p xt atau 2 q r t atau L s ( s p ) ( s q ) ( s r ) p 1 p dimana, s = ( p q r) 2 Gambar 3.49: Bidang Segitiga Banyak bidang atau bidang tidak beraturan Untuk bentuk-bentuk tertentu luas bidang harus dipecah menjadi bidang- bdang dasar sehingga memudahkan menghitung luas bidang-nya Luas bidang ABCDE = Luas segitiga ABC+ luas trapesium ACDE B A C E D Gambar 3.50 Banyak Bidang Secara garis besar perhitungan luas bidang (penampang), misalnya untuk pekerjaan saluran drainase ditentukan oleh gambar potongan melintang jalan pada setiap profil. Sedangkan untuk menghitung volumenya, dapat ditempuh dengan mencari luas rata-rata dua profil yang berurutan, dikalikan dengan jarak antara kedua profil tersebut. Misalnya : Luas penampang saluran pada profil 25 = 15 m 2. Luas penampang saluran pada profil 26 = 20 m 2.

73 Jarak profil 25 profil 26 = 50 m Volume Galian antara Profil = 50 x 875m 2 Luas bidang galian dan timbunan 3 p2 I t1 II t2 III Gambar 3.51: Contoh Bidang Galian Saluran p'1 p1 P''1 Luas galian tanah untuk saluran drainase termasuk luas bidang tidak beraturan, sebagai contoh gambar diatas dapat dibagi menjadi: Bidang segitiga (I), Bidang trapesium (II) dan Bidang segitiga (III) Lebih jauh dapat buat tabel seperti dibahwah ini dengan dimensi yang biasanya telah dapat dicari dan ditentukan terlebih dahulu: Gambar 3.52: Penerapan Aplikasi Ms. Excel pada Perhitungan Kuantitas

74 Perhitungan Volume Bidang dasar segi empat:: Volume = Luas bidang dasar x tinggi V = p x l x t t l p Gambar 3.53: Kubus Bidang dasar lingkaran: Volume = luas bidang dasar x tinggi d V = d 2 x t 4 t Gambar 3.54: Tabung Bidang dasar trapesium l Volume (V) = luas bidang dasar x panjang = {½ (p 1 + p 2) x t} x l t p1 p2 Bidang dasar segitiga Gambar 3.55: Prisma Dengan Dasar Trapesium Volume (V) = ½ (p x l) x t t p l Gambar 3.56: Segitiga Prisma Dengan Dasar

75 3.4 APLIKASI PENYIMPANAN DAN PENGAKSESAN DATA Setiap hasil kerja yang tertuang dalam lembar kerja (work sheet) merupakan data yang dapat berupa hasil perhitungan, data pendukung perhitungan atau data lainnya yang diperlukan dalam melakukan kegiatan pokok menghitung kuantitas pekerjaan sumber daya air atau kegiatan linnya. Data tersebut dapat disusun sesuai dengan keinginan pengguna yang dikenal dengan data base, yang disimpan, dibuka atau diedit sesuai kebutuhan. Data base terdiri dari sekumpulan record, dan record terdiri atas kumpulan field (data) yang membentuk satu kesatuan arti, dan masing-masing field (data) tersebut saling berhubungan satu dengan yang lainnya, sehingga membentuk suatu pengertian tertentu MENYIMPAN DATA Untuk menyimpan data, yaitu hasil kerja penyusunan perhitungan kuantitas pekerjaan atau data lainnya. Untuk menyimpan kembali data yang pernah disimpan dengan menggunakan nama file yang sama, pilih File, Save (Ctrl+S) atau klik tombol toolbar Save. Sedangkan bila diinginkan untuk menyimpan data yang akan menggunakan nama file lain, pilih File, Save As MENGURUTKAN DATA Langkah yang digunakan untuk mengurutkan data adalah sebagai berikut: Sorot atau blok range data yang akan diurutkan, misalnya A3:G13 Pilih dan klik menubar Data, Sort, kemudian dilayar akan terlihat kotak dialog sort. Tentukan field/judul kolom sebagai kunci pengurutan pertama dari data tersebut, misalnya Komponen dengan urutan Ascending (urutan menaik dari A ke Z) atau Discending (urutan menurun dari Z ke A) Akhiri dengan OK

76 Tombol Ascending (A Z) dan Discending (Z A) Gambar 3.57: Mengurutkan Data Mengurutkan data tersebut dapat juga dilakukan dengan short-cut yang berada pada toolbar standard. Langkah yang dilakukan untuk proses pengurutan data dengan menggunakan fasilitas ini adalah dengan menyorot range data yang akan diurutkan, kemudian klik tombol Ascending (A Z) atau Discending (Z A) MELACAK DATA DENGAN DATA FILTER Database yang telah ada dapat dilacak dengan menggunakan fasilitas untuk melacak data yaitu salah satunya Data Filter yang berdasarkan kriteria/syarat tertentu. Data Filter terdiri dari Auto Filter dan Advance Filter. Syarat untuk melakukan proses Filter adalah: Setiap field/data mempunyai judul

77 Judul setiap field terletak dalam satu baris Setiap judul kolom/field tidak mempunyai nama yang sama Melacak Data Dengan Autofilter Langkah yang digunakan untuk melacak data dengan AutoFilter adalah: Sorot atau blok range judul kolom, misalnya A3:G3 Pilih dan klik menubar Data, Filter, kemudian pilih AutoFilter Pada setiap judul kolom/field yang dipilih akan terlihat kotak pilihan (combo box). Gambar 3.58: Langkah Melacak Data Dengan Auto Filter Pilih kriteria yang diinginkan pada setiap judul kolom (field), dengan cara klik daftar pilihan (combo box) pada judul kolom (field) tersebut. Apabila akan memilih Jenis Alat Dump Truck, pertama klik field Jenis Alat, kemudian pilih Dump Truck, maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

78 Gambar 3:59: Hasil Pelacakan Data Dengan Auto Filter Untuk memilih dua _riteria dalam field yang sama, misalnya akan memilih Excavator dan Dump Truck pada field Jenis Alat, maka langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut: Klik filed Jenis Alat, kemudian pilih Custom. Dilayar akan tampil kotak dialog Custom AutoFilter. Gambar 3.60: Melacak Data Untuk Dua Kriteria Dalam Field Yang Sama Pilih salah satu operator relasi pertama sesuai dengan kriteria, misalnya Equal (sama dengan). Klik kriteria pertama, misalnya Excavator Klik jenis operator And (dan, yaitu dua syarat harus terpenuhi) atau Or (atau, yaitu salah satu syarat terpenuhi), misalnya klik Or.

79 Tentukan kembali operator relasi kedua sesuai dengan kriteria, misalnya Equal (sama dengan). Klik data kriteria kedua, misalnya Dump Truck Informasi dari kotak dialog dapat dibaca: Jenis Alat = Excavaor OR Jenis Alat= Dump Truck Hasil proses tersebut diatas akan terlihat dalam tampilan sebagai berikut: Gambar 3.61: Hasil Pelacakan Data Untuk Dua Kriteria Untuk menampilkan kembali seluruh data, dapat dilakukan dengan cara memilih All pada field yang menjadi kriteria atau klik menubar Data, Filter, kemudian klik Show All Melacak Data Dengan Advanced Filter Sebelum malakukan proses Advanced Filter terlebih dahulu dibuatkan kriteria pemilihan data (criteria range), misalnya jenis alat Excavator yang berada pada range B15:B16 Langkah pada proses Advanced Filter ini adalah: Tempatkan pointer pada range data Pilih dan klik menubar Data, Filter, kemudian pilih Advanced Klik Copy to another location, pada pilihan Action Pada pilihan List range: pilih range $A$3:$G$13 Pada pilihan Criteria range: pilih range $B$15:$B$16 Filter

80 Pada pilihan Copy to: pilih sel $I$3 Klik tombol OK. Perhatikan hasil proses advanced Filter seperti dibawah ini; Gambar 3.62: Proses Pelacakan Data Dengan Advance Filter VALIDASI DATA Fasilitas validasi data (validation) berfungsi untuk membatasi dan mengontrol data pada suatu sel atau range, sehingga tingkat keabsahannya (validitas) data akan tinggi. Misalnya bila akan mengontrol pemasukan data pada tanggal dan frekuensi penggantian, maka langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: Sorot range yang akan dikontrol atau dibatasi pemasukan datanya, misalnya G4:G13 untuk membatasi pemasukan data tanggal. Data yang dimasukan dibatasi mulai tanggal 1 Desember 2004 sampai dengan tanggal 21 Desember Klik menubar Data, kemudian pilih Validation, dilayar akan tampil tayangan kotak dialog Data Validation sebegai berikut:

81 Gambar 3.63: Proses Validasi Data Klik Date pada pilihan Allow, karena data yang akan dimasukkan berjenis tanggal. Klik operator between pada pilihan Data, untuk membatasi antara tanggal 1 Desember 2004 dengan 21 Desember Isikan tanggal 01/12/04 pada pilihan Start date dan 21/12/04 pada pilihan End date. Klik tab Input Message untuk memberikan keterangan pada sel yang dipilih, misalnya seperti pada tampilan dibawah ini: Penampilan keterangan pada sel yang dipilih Judul dari tampilan keterangan Keterangan dan penjelasan yang ingin ditampilkan Gambar 3.64: Proses Pembuatan Instruksi Dalam Validasi Data

82 Klik tab Error Alert untuk memberikan keterangan pesan kesalahan apabila pada sel yang diisi dengan data tidak sesuai dengan batasan atau control seperti tersebut diatas. Isi pesan kesalahan tersebut dapat diberikan seperti contoh dibawah ini: Gambar 3.65: Proses Pembuatan Pesan Kesalahan Dalam Validasi Data Klik OK apabila telah selesai. Validasi data ini akan diberlakukan pada range yang telah dipilih sebelumnya. Tampilan input data akan terlihat sebagai berikut: Gambar 3.66: Proses Entri Data Apabila melakukan entri data selain tanggal 1 Desember sampai dengan 21 Desember 2004, maka akan terlihat kotak dialog seperti berikut ini:

83 Gambar 3.67: Informasi Entri Data Yes: data akan tetap diinputkan pada alamat sel tersebut No : data tidak akan diinputkan pada alamat sel tersebut atau diminta untuk mengganti dengan data lain sesuai denganvalidasi yang telah dibuat Cancel : membatalkan proses entri data Lakukan langkah yang sama seperti diats untuk Frekuansi penggantian, dimana yang diperbolehkan hanya untuk 0 sampai dengan 4, sehingga settingnya perlu ada perubahan, dan Input Message dan Error Alert disesuaikan dengan keinginan. (Dicoba sebagai latihan) MENGAKSES ATAU MEMBUKA DATA Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk membuka file data, diantranya seperti telah diuraikan dalam Bab 2.5 (Mengkatifkan Buku Kerja). Dapat digunakan cara untuk mengakses data dengan melalui Tombol Start, seperti langkah berikut: Klik Tombol Start yang ada di taskbar Window Pilih dan Klik menu Open Office Document, dan akan tampil kotak dialog sebagai berikut:

84 Gambar 3.68: Langkah Mengakses Data Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih drive dan folder tempat dimana file tersimpan. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file dimana data yang diinginkan tersimpan, atau klik dua kali pada file yang diinginkan. Pada daftar pilihan Files of type, pilih dan klik jenis dan bentuk format penyimpanan file Workbooks (*xls) Klik tombol perintah Open

85 Bab IV: Pengantar Teknologi Informasi BAB IV PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI 4.1 UMUM Adanya server komputer memungkinkan disajikannya pelayanan yang beragam dalam suatu bangunan, antara lain : untuk keperluan ruang kerja (work station) dengan penggunaan komputer personal (PC Personal Computer), untuk layanan jaringan lokal (LAN Local Area Network) dengan beberapa terminal dan printer, untuk telecopier dan facsimile, untuk dihubungkan dengan pesawat telpon ataupun untuk pengendalian lingkungan dan keselamatan. Selanjutnya, dengan bantuan modem, V-sat, atau antena microwave, sistem komputer/data/multimedia pada suatu bangunan dihubungkan dengan jaringan eksternal melalui provider atau fasilitas satelit. Gambar 4.1: Konfigurasi Layanan Jaringan Komputer

86 Bab IV: Pengantar Teknologi Informasi 4.2 SISTEM OTOMATISASI BANGUNAN Sistem Otomisasi Bangunan (BAS Building Automation System) diintegrasikan dalam suatu sistem bangunan pintar (intelegent building atau smart building). Integrasi sistem dari bangunan pintar ini memberikan secara maya penghuni/ pengguna bangunan semua kemampuan untuk memenuhi kebutuhan suatu lingkungan kantor yang modern, seperti : 1) Telepon dan integrasinya dengan ruang kerja 2) Komputer Personal 3) Proses pembuatan teks dan tulisan 4) Berita/pesan, baik berupa suara (voice mail), maupun dalam bentuk elektronik ( ) 5) Facsimile 6) Akses data melalui jaringan komputer (on-line database) 7) Teks video (video text) 8) Konperensi jarak jauh (teleconference) 4.3 SISTEM INFORMASI BANGUNAN PINTAR Sistem informasi pada bangunan pintar terdiri dari empat komponen utama yaitu terdiri dari : Telekomunikasi Telekomunikasi merupakan pusat pada bangunan yang mempunyai banyak penghuni/pengguna, yang didasarkan pada penggunaan jaringan telepon. Sistem yang umumnya digunakan adalah PBX (Private Branch Exchange) atau PABX (Private Automatic Branc Exchange) atau Sistem Telepon Kunci (Key Telephone). Dewasa ini berbagai fitur (feature) yang dapat disajikan dalam sistem telekomunikasi, termasuk fasilitas SMS (Short Massage Service).

87 Bab IV: Pengantar Teknologi Informasi Jaringan Data Menghubungkan setiap komputer langsung pada jaringan komunikasi (telepon) akan menyebabkan meningkatnya jumlah sambungan telepon yang perlu disedaiakan, mengingat bahwa komputer tidak selalu digunakan untuk mengambil data dari luar yang membutuhkan modem dan saluran telekomunikasi. Penggunaan satu atau beberapa lease line yang dihubungkan dengan server akan lebih efisien, karena saluran komunikasi dapat digunakan bersama-sama (shared). Data-data yang disimpan dalam server, demikian juga peralatan lainnya (printer atau plotter) juga dapat digunakan secara bersama-sama dalam satu jaringan penggunaan komputer yang terpadu Local Area Network (LAN) LAN merupakan sistem piranti keras (hardware) dan piranti lunak (software) yang menyediakan sambungan untuk komunikasi suara dan data. LAN memungkinkan dihasilkannya suatu jalur yang menghubungkan berbagai peralatan komputer dengan sangat cepat, efisien, dan dapat diandalkan. Komputer yang dihubungkan tidak mesti berasal dari jenis dan model yang sama dan dapat dihubungkan secara memusat (star linear (bus) dan radial (ring) serta dapat memberikan layanan berupa : Surat elektronik ( ) Transmisi data dan teks, serta grafik Akses data eksternal Input dari alat baca optik (OCR Optical Character Reader) Pencetakan, baik melalui printer maupun plotter Mentransfer data untuk diedit Piringan video laser Keamanan jaringan Statistik pengelolaan jaringan Media transmisi LAN dapat menggunakan kabel koaksial (coaxial cable), twisted pair atau kabel fiber optik.

88 Bab IV: Pengantar Teknologi Informasi Jaringan Jarak Jauh Jaringan keluar bangunan dapat menggunakan fasilitas jaringan kabel komunikasi (kabel telepon), gelombang pendek (microwave), sinar infra merah atau satelit. Penggunaan microwave hanya digunakan jika lokasi berada para radius sekitar 15 kilimeter, sedang penggunaan cahaya infra merah digunakan untuk lokasi yang dipisahkan oleh jarak yang sangat pendek (maksimum sekitar 7 kilometer) dan harus bebas dari benda atau bangunan yang menghalangi sinar tersebut. Penggunaan jaringan telepon (jaringan Telkom) dapat menghubungi lokasi yang jauh, tetapi akan menyebabkan melonjaknya tagihan penggunaan jasa telepon. Penggunaan satelit merupakan cara yang paling hemat untuk melakukan transmisi jarak jauh dan dapat nebcapai ratusan malah ribuan kilometer. Penggunaan komputer dalam sistem bangunan pintar merupakan gabungan dari dua teknologi yang terpisah, yaitu otomatisasi bangunan dan teknologi informasi. Otomatisasi bangunan meliputi sistem pengendalian dan pengelolaan energi, sistem keamanan dan sistem pendukung operasional bangunan. Sedang teknologi informasi menyediakan transmisi untuk pendeteksian, citra suara, jaringan radio, dan integrasinya terhadap sistem pengendalian dan pengelolaan energi berserta sistem keselamatan dan keamanan bangunan. Dalam sistem bangunan pintar, dipadukanlah beberapa faktor yang mempengaruhi operasional bangunan, termasuk kondisi lingkungan, arsitektur, mekanik dan elektrik. Pendekatan multidisiplin ini dimaksudkan agar seluruh komponen bangunan dapat efisien, efektif, dan fleksibel terhadap adanya perubahan, yang meliputi: sistem otomatisasi perkantoran dan bangunan, sistem telekomunikasi, prasarana konstruksi bangunan, perencanaan lingkungan dan rancangan ruang dalam. Aspek-aspek sistem bangunan pintar tersebut dapat dilihat pada gambar 4.2 berikut.

89 Bab IV: Pengantar Teknologi Informasi Gambar 4.2: Sistem Bangunan Pintar 4.4 SISTEM INFORMASI KOMPUTER Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) o SIM terutama melayani fungsi perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan di tingkat manajemen o SIM merangkum dan melaporkan operasi-operasi dasar dari perusahaan o SIM biasanya melayani manajer yang tertarik pada hasil-hasil mingguan, bulanan, dan tahunan