BAB III PEMBAHASAN. kerajinan, dan bagaimana hal tersebut mempengaruhi kemampuan untuk

Transkripsi

1 BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Teknologi Informasi Teknologi bagi kita merupakan pengetahuan terhadap penggunaan alat dan kerajinan, dan bagaimana hal tersebut mempengaruhi kemampuan untuk mengontrol dan beradaptasi dengan lingkungan alamnya. Teknologi terkait dengan ide atau pikiran yang tidak akan pernah berakhir, keberadaaan teknologi bersama dengan keberadaan budaya umat manusia. Teknologi merupakan kreasi manusia sehingga tidak alami dan bersifat buatan (artificial). Teknologi merupakan himpunan dari pikiran (set of means) sehingga teknologi dapat dibatasi atau bersifat universal, tergantung dari sudut pandang analisis. Teknologi bertujuan memfasilitasi ikhtiar manusia (human endeavor) sehingga harus mampu meningkatkan performa kemampuan manusia. Teknologi juga dapat diartikan benda benda yang berguna bagi manusia, seperti mesin, tetapi dapat juga mencakup hal yang lebih luas, termasuk sistem, metode organisasi, dan teknik. Teknologi telah mempengaruhi masyarakat dan sekitarnya dalam beberapa cara. Dalam masyarakat, teknologi telah membantu mengembangkan ekonomi yang lebih maju (termasuk ekonomi global saat ini). Kita menggunakan teknologi dimulai dengan konversi sumber daya alam menjadi peralatan sederhana. Mengatasi hambatan fisik untuk komunikasi dan memungkinkan manusia untuk berinteraksi dengan bebas pada skala global atau luas. Perkembangan teknologi terbaru, termasuk mesin cetak, telepon, dan Internet. Teknologi Informasi (Information technology) biasa disebut dengan TI. Beberapa defenisi tentang Teknologi Informasi:

2 Menurut David Goetch (Dalam Simarmata, 2006: 2), teknologi yaitu suatu produk yang dilakukan oleh manusia dengan memanfaatkan peralatan (tools), proses dan sumber daya (resources). Menurut Senn (Dalam Simarmata, 2006: 3), teknologi informasi yaitu suatu item yang bermacam macam dan kemampuan yang digunakan dalam pembuatan, penyimpanan, dan penyebaran data serta informasi. Komponen utamanya ada tiga yaitu komputer (computer), komunikasi (communication), dan keterampilan (skill). Untuk membatasi pengertian teknologi yang luas, maka pengertian teknologi dapat dikelompokan sebagai berikut : a. Teknologi sebagai barang buatan Tidak ada manusia yang sempurna, semua pasti memiliki kelemahan. Kelemahan yang ada pada diri manusia itu kemudian diminimalisir dengan adanya teknologi agar kelemahan yang dimiliki manusiapun menjadi sedikit berkurang. Tetapi barang-barang buatan tidak hanya terbatas pada kelemahan manusia saja tetapi sesuatu yang tadinya belum terpikirkan. b. Teknologi sebagai kegiatan manusia Kegiatan manusia tidak lepas dari kegiatan membuat dan menggunakan. Kegiatan manusia itu merupakan bentuk dari teknologi itu sendiri. c. Teknologi sebagai kumpulan pengetahuan Kegiatan membuat dan menggunakan pasti tidak akan lepas dari ilmu membuat (produk) dan ilmu menggunakan (konsumsi). Ilmu tersebut merupakan kumpulan dari pengetahuan yang didapat manusia dari berbagai sumber.

3 d. Teknologi sebagai kebutuhan sistem Pembahasan yang bulat dan menyeluruh akan tercapai kalau teknologi dtinjau sebagai suatu sistem. Ini berarti teknologi dibahas sebagai suatu kebulatan unsur-unsur yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam lingkungan sistem itu sendiri. Tiga hal yang terkandung di dalam teknologi yaitu keterampilan (skill), logika berpikir (algorithma) dan perangkat keras (hardware). Dalam pandangan manajemen teknologi (management of technology), teknologi diartikan: 1. Teknologi sebagai makna untuk memenuhi suatu maksud didalamnya terkandung apa saja yang dibutuhkan untuk mengubah sumber daya (resources) ke suatu produk atau jasa. 2. Teknologi tidak ubahnya sebagai pengetahuan, sumber daya yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan. 3. Teknologi adalah suatu tubuh dari ilmu pengetahuan dan rekayasa yang dapat diaplikasikan pada perancang produk atau proses pada penelitian untuk mendapatkan pengetahuan baru. Susunan hierarki informasi mulai dari data/fakta, kemudian diseleksi dan diolah menjadi sesuatu yang berguna. Suatu sistem tanpa informasi akan tidak berguna, karena suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan mengalami kemacetan dan akhirnya berhenti. Dengan demikian informasi sangat penting bagi suatu sistem. Mendefenisikan informasi sebagai data yang telah diproses sehingga mempunyai arti dan dapat meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Jadi sumber informasi adalah data yang merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

4 Kejadian-kejadian (Event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu, kesatuan nyata (fact and entity) berupa objek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) mencakup dua aspek, yaitu Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi. Teknologi Informasi, meliput i segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Teknologi Komunikasi merupakan segala hal yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya. Karena itu, Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi adalah suatu padanan yang tidak terpisahkan yang mengandung pengertian luas tentang segala kegiatan yang terkait dengan pemrosesan, manipulasi, pengelolaan, dan transfer/pemindahan informasi antar media. Dari pembahasan diatas tersirat bahwa teknologi informasi tidak harus secara spesifik berupa komputer yang terhubung ke komputer lain malalui alat komunikasi, tetapi juga dapat berupa peranti seperti ponsel ataupun peralatan elektronika lain yang berhubungan dengan penyajian informasi (misalnya televisi). Hal yang terpenting adalah bahwa teknologi informasi itu melibatkan komputer dan telekomunikasi. B. Penerapan Sistem Informasi Pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Sistem layanan akademik didefinisikan sebagai bagian dari sistem informasi akademik yang dititiberatkan pada sisi pendistribusian informasi. Masalah yang

5 terlihat saat ini adalah sering adanya keterlambatan penerimaan informasi karena keterbatasan user untuk mengakses informasi tersebut. Dengan demikian, muncul tuntutan untuk bisa mendapatkan informasi akademik secara cepat, dimanapun, dan kapanpun. Masalah lain yang tampak adalah adanya prosedur yang rumit dalam beberapa transaksi akademik sehingga proses penanganannya terlihat tidak efektif dan membutuhkan waktu yang lama. Seperti halnya sistem informasi yang terdapat pada Fakultas Ekonomi yang masih dilakukan secara manual yaitu: 1. Transkip Nilai Apabila sudah bebas mata kuliah transkip dapat keluar dan diberikan ke departemen setelah itu dicek dan diparaf oleh ketua departemen lalu dikembalikan lagi ke bagian pendidikan untuk dicek ulang oleh kassubag pendidikan dan diberikan ke Pembantu Dekan I setelah itu ditanda tangani oleh Dekan. 2. Legalisir Ijazah Fotocopy asli diparaf oleh departemen kembali ke bagian pendidikan dan ditanda tangani oleh Dekan. 3. Ujian Khusus Harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: 1. Setelah nilai Tugas Akhir, nilai magang sudah ada. 2. Maksimal 8 SKS tidak boleh lebih. 3. Nilai minimum D 4. Lampiran nilai Tugas Akhir

6 5. Fotocopy SPP 6. Surat permohonan khusus yang disetujui oleh Pembantu Dekan I 7. Hubungi dosen untuk konfirmasi soal. 4. Kartu Hasil Studi (KHS) Bersih Harus memenuhi syarat-syarat yaitu : lulus mata kuliah semua termasuk nilai magang, nilai Tugas Akhir dan dinyatakan bebas mata kuliah setelah itu baru bisa mendaftar wisuda. 5. Perbaikan Kartu Rencana Studi (PKRS) Apabila ada perubahan mata kuliah maka mahasiswa diwajibkan melakukan perbaikan Kartu Rencana Studi (KRS) on line pada jadwal yang sudah ditentukan setelah itu melapor ke bagian pendidikan untuk di proses. 6. Informasi-informasi lainnya Sistem Informasi Alumni Pengumuman-pengumuman, seperti: registrasi dan statistik mahasiswa, penyelenggaraan wisuda, penataran, daftar nama mahasiswa yang akan diwisuda, dies natalis, jumlah lulusan mahasiswa putus kuliah dan mutasi semua diproses dan di informasikan oleh bagian akademik. Sedangkan pelayanan sistem informasi yang dapat diberikan secara on line yaitu pengelolaan Kartu Rencana Studi melalui portal. Agar memudahkan mahasiswa dan para pegawai dalam pelayanan informasi dengan cara mengakses Sistem informasi alumni merupakan sistem informasi yang berfungsi sebagai media informasi dan komunikasi seluruh alumni dengan almamater. Sistem ini membantu dalam

7 menghadapi kompleksitas pengelolaan jumlah alumni yang terus bertambah seiring pertambahan jumlah mahasiswa yang masuk setiap tahun. C. Pemanfaatan Teknologi Informasi Pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik serta melaksanakan urusan Pendidikan fakultas. Fakultas Ekonomi yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian masing masing guna pelaksanaan proses kerja yang efektif dan efesien. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan teknologi modern untuk sarana pengelolaan informasi, sehingga tiap bagian dapat mengerjakan pekerjaannya dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi adalah : 1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) bagian; 2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, Pengabdian/ Pelayanan kepada masyarakat; 3. Melakukan administrasi akademik; 4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik; 5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum; 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas;

8 7. Melakukan administrasi penelitian dan Pengabdian/Pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas; 8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian. Dalam menjalankan pekerjaan diperlukan alat - alat pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada Pendidikan Fakultas Ekonomi, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan bagian Pendidikan dapat berjalan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor pada bagian Pendidikan disesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan agar berjalan dengan lancar. Untuk menjadikan teknologi bukan sekedar alat, atau bahkan memperalat kehidupan manusia, seyogyanya kita harus menyadari hubungan antara manusia dan teknologi itu sendiri. Bila bagian pendidikan tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, mugkin saja bagian pendidikan akan menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu, dan professional. Bila standar peralatan dan perlengkapan di bagian pendidikan disebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat kantor antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada

9 pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat yang dipinjam pegawai lain, ini berarti pemborosan dari segi waktu. Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian pendidikan tersedia lengkap semua, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan tenang dan tidak terganggu. Beberapa peralatan modern yang ada dan digunakan dalam kegiatan pendidikan Fakultas Ekonomi antara lain : a. Komputer Beberapa tahun yang lalu, sewaktu pengolahan kata banyak digunakan, mesin pengolahan kata khusus telah mudah dioperasikan dibandingkan dengan komputer yang menggunakan pengolahan kata. Kini komputer telah banyak dimodifikasi untuk memudahkan pengolahan kata, dan mesin pengolahan kata khusus memiliki perangkat lunak yang memungkinkan dijalankannya operasi lain. b. Mesin Tik Mesin tik adalah mesin kantor yang paling lazim digunakan dan paling dikenal sehingga tidak memerlukan uraian yang umum. Model standar dirancang untuk digunakan dalam pengetikan korespondensi dan laporan pada kertas berukuran kuarto, folio, atau A4 dan memuaskan untuk sebagian besar pekerjaan kantor. Mesin standar dasar ini dapat dimodifikasi dengan sejumlah cara yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan khusus. c. Printer

10 Printer adalah satu satunya bagian mekanis yang lebih menonjol dari sistem pengolahan kata. Printer biasanya paling memerlukan perawatan dan merupakan komponen pengolahan kata yang sangat mahal. d. Telepon Telepon merupakan media komunikasi yang dipergunakan untuk komunikasi intern kantor tanpa perlu bertatap muka. Keuntungannya adalah penghematan waktu penyampaian informasi kapada orang yang dituju. e. Internet Internet merupakan alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara tepat dan akurat serta ruang lingkupnya dari seluruh dunia. Namun terkadang penggunaan teknologi modern ini belum digunakan secara optimal, disebakan karena pegawai dan karyawan yang bekerja pada bagian Pendidikan masih kurang memahami cara penggunaannya. Selain juga karena kurangnya pemahaman akan penggunaan peralatan tersebut, peralatan yang digunakan pun masih sering ada kerusakan sehingga menyebabkan pekerjaan tidak dapat dilakukan dengan baik. D. Tujuan Teknologi Informasi Pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Tujuan Teknologi Informasi dan Komunikasi Pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi yaitu agar para pegawai dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal. Untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga pegawai mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya.

11 Melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi diharapkan pegawai dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang mengalami penambahan dan perubahan dalam penggunaan beragam produk teknologi informasi dan komunikasi. Pegawai menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mencari, mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar informasi secara efisien dan efektif. Dengan menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi, pegawai akan dengan cepat mendapatkan ide dan pengalaman dari berbagai kalangan. Penambahan kemampuan pegawai karena penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi akan mengembangkan sikap inisiatif dan kemampuan belajar mandiri, sehingga pegawai dapat memutuskan dan mempertimbangkan sendiri kapan dan dimana penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal, termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang. adalah : Secara khusus, tujuan memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi 1. Memotivasi kemampuan pegawai untuk bisa beradaptasi dan mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga pegawai bisa melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan sehari-hari secara mandiri. 2. Mengembangkan kemampuan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga proses penyaluran data - data dapat lebih cepat dan optimal.

12 3. Mengembangkan kompetensi pegawai dalam menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mendukung kegiatan belajar dan bekerja. 4. Menyadarkan pegawai akan potensi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang terus berubah sehingga pegawai dapat termotivasi untuk mengevaluasi dan mempelajari Teknologi Informasi dan Komunikasi.

13 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan: 1. Pemanfaatan Teknologi Informasi Pada Bagian Pendidikan Universitas Sumatera Utara sudah digunakan dengan baik, walaupun belum maksimal dikarenakan masih ada keterbatasan baik dari segi penggunaan juga dalam segi kelengkapan/penyediaan alat alat teknologi yang dipakai untuk mendukung Kinerja dan proses Informasi yang dihasilkan. 2. Peranan Teknologi Informasi dalam usaha meningkatkan efisiensi kerja pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi adalah menyediakan informasi untuk pelaksanaan pekerjaan administrasi program akademik, mengevaluasi pelaksanaan registrasi dan menghimpun data mutasi mahasiswa persemester/jurusan/program studi. 3. Sistem informasi pada bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat juga dilakukan melalui on line dengan cara mengakses situs atau juga dapat berinteraksi langsung ke bagian pendidikan. 4. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi antara lain : pengolahan data Mahasiswa dan Alumni, korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan administrasi pendidikan, melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik dan menghimpun, mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

14 5. Sistem teknologi informasi juga memberikan lima peran utama di dalam organisasi, yaitu untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, komunikasi, kolaborasi, dan kompetitif. B. Saran Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi, yaitu : 1. Teknologi informasi yang tersedia hendaknya ditambah dan dioptimalkan penggunaannya guna memperoleh informasi yang akurat dan memudahkan pekerjaan kantor agar pekerjaan dapat terselesaikan seefektif dan seefisien mungkin sesuai yang diharapkan. 2. Hendaknya tetap menjaga peranan teknologi informasi tersebut agar tetap dapat membantu pihak-pihak yang bersangkutan. 3. Untuk menjaga agar hubungan antara organisasi dan mahasiswa tetap baik, hendaknya bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi memberikan pelayanan yang baik dan semaksimal mungkin agar tidak mengecewakan pihak yang bersangkutan. 4. Kegiatan yang dilakukan tersebut cukup baik sehingga dapat memudahkan dan membantu pihak-pihak yang membutuhkan informasi. 5. Sistem teknologi tersebut sudah baik hendaknya dipelihara dan dijaga dengan sebaik mungkin agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam organisasi.