BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS

Transkripsi

1 BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS 4.1 Analisa Kondisi Setiap awal bulan, Staff Bagian Logistik akan membuat dokumen pencatatan produk (STO). STO yang telah dicetak nantinya akan digunakan oleh checker untuk mendata seluruh persediaan yang ada di gudang. Setelah seluruh data persediaan sudah berhasil didapatkan, selanjutnya staff Bagian Logistik akan menginput data dari STO ke dalam lembar kerja Ms. Excel. Dalam proses penginputan ke dalam lembar kerja Ms. Excel, tidak menutup kemungkinan terjadi kesalahan dan ketidakkonsistenan terjadi. Selain menginput kedalam lembar kerja, staff Bagian Logistik juga harus menghitung umur tiap-tiap produk. Umur produk sendiri dikategorikan menjadi tiga golongan, yaitu: produk yang masih bagus (GOOD), produk yang hampir kadaluarsa (ALMOST EXPIRED), dan produk yang sudah kadaluarsa (EXPIRED). Tentu saja staff Bagian Logistik juga harus membuat laporan ketiga golongan produk tersebut ditambah laporan rekap dari ketiga golongan tersebut. Meskipun perusahaan sudah menggunakan sistem yang sudah terintegrasi yang bernama SAP, akan tetapi sistem SAP tidak diatur untuk masalah perhitungan umur produk, maka dari itu perlu mengolah data terlebih dahulu menggunakan MS. Excel, agar data yang dimiliki benar-benar relevan.

2 Apabila proses penghitungan umur produk dilakukan secara manual, bisa dibayangkan betapa rumit dan susahnya menghitung dengan ratusan jenis produk yang ada. Juga belum tentu hasil perhitungan dan laporan yang telah dibuat sudah benar. Padahal waktu yang dibutuhkan untuk menghitung umur produk dan membuat laporan sangatlah terbatas. Dengan adanya sistem pengklasifikasian umur produk ini, diharapkan dapat mempermudah dan menefisiensikan waktu kerja saat peghitungan umur produk, pencatatan dari STO ke dalam aplikasi Ms. Excel,maupun saat pembuatan laporan. Tabel 1.2 sistem pemberian kode batch Kode Tahun A 2000 B 2001 C 2002 D 2003 E 2004 F 2005 G 2006 H 2007 I 2008 J 2009 K 2010 L 2011 M 2012 N 2013 O 2014 P 2015 Q 2016 R 2017 S 2018 T 2019 U 2020 V 2021 W 2022 X 2023 Y 2024 Z 2025 Kode Bulan A 1 B 2 C 3 D 4 E 5 F 6 G 7 H 8 I 9 J 10 K 11 L 12

3 Pada tabel diatas telah ditunjukkan mengenai sistem pemberian kode batchproduk. Jadi misalkan produk diproduksi bulan april tahun 2012, maka kode batch-nya MD. Huruf pertama mewakili tahun, dan huruf kedua mewakili bulan. Dalam pengelompokan umur produk, dibagi menjadi tiga kelompok yaitu: 1. Produk yang masih bagus (GOOD) Produk dianggap masih dalam kedaan bagus, apabila umurnya masih lebih dari dua belas bulan dari bulan produksi 2. Produk yang hampir kadaluarsa (ALMOSTEXPIRED) Produk dianggap hampir kadalursa apabila umurnya kurang dari dua bulan tetapi masih lebih dari 2 bulan dari bulan produksi 3. Produk yang sudah kadaluarsa (EXPIRED) Produk sudah dianggap kadaluarsa apabila umurproduk kurang dari dua bulan. 4.2 Kebutuhan Ms. Excel Aplikasi Ms. Excel dirancang untuk tujuan mempermudah dalam pengolahan umur produk melalui nomor batch. Selain dapat mengolah data secara akurat, program ini juga dituntut untuk bisa menyajikan laporan yang mudah dipahami semua pihak yang membutuhkan. Program ini membutuhkan Ms. Excel versi 2000, untuk bisa menjalankan fungsi macro. Program yang terdapat dalam aplikasi ini adalah: Penginputan data menggunakan form Penyortiran data Pembuatan laporan Pembuatan laporan rekap produk.

4 4.2.2 Sistem Operasi Untuk menjalankan Aplikasi Ms. Excel dibutuhkan sistem operasi yang mendukung, agar program yang dibuat dapat berjalan seperti yang dikehendaki. Seperti sistem berbasis Windows maupun sistem Macintosh berbasis Mac OS. Minimal menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP Service Pack (SP) 2, Microsoft Windows Server 2003 atau Microsoft Windows Vista Perangkat Hardware a. Komputer dengan kecepatan processor 500 megahertz (MHz) atau lebih tinggi b. Memori (RAM) minimal 256 megabyte (MB) c. Harddisk dengan memori yang tersisa minimal 2 gigabyte (GB) d. Layar monitor dengan resolusi 800 x 600; 1024 x 768 atau yang mempunyai resolusi lebih tinggi e. Minimal sebuah DVD Drive 4.3 Perancangan Usecase Diagram Menginput persediaan barang Membuat laporan umur produk Membuat rekap dari laporan umur produk Menyortir data yang telah diinput Gambar Usecase Diagram

5 Secara garis besar user dapat melakukan ketiga hal tersebut diatas. Yaitu Menginput persediaan barang dari dokumen STO. Membuat laporan umur produk, laporan umur produk sendiri ada tiga macam. Membuat rekap umur produk dari ketiga golongan laporan yang telah dibuat sebelumnya. Dan terakhir menyortir data yang telah diinputkan Data Flow Diagram DEPARTEMEN LOGISTIK DATA PRODUK LAPORAN UMUR PRODUK PENGKLASIFIKASIAN UMUR PRODUK PRODUK YANG SUDAH DIKLASIFIKASIKAN MEMBUAT LAPORAN UMUR PRODUK LAPORAN UMUR PRODUK DEPARTEMEN AKUNTING LAPORAN UMUR PRODUK DEPARTEMEN PPIC Gambar DFD Aplikasi

6 User memasukkan data produk dari STO ke dalam lembar kerja Excel yang sudah berisi program pengklasifikasian produk. Setelah semua data sudah diinput user tinggal mengklik tombol report, maka otomatis akan tercipta tiga sheet yang berisikan masing-masing kategori laporan. Setelah laporan sudah jadi, laporan tersebut akan digunakan oleh beberapa departemen, yaitu Departemen Akunting, Departemen PPIC, dan Departemen Logistik sendiri. 4.4 Data Rincian data yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: Tabel 1.3 Data penginputan produk Nama Kode Material Material Description Size Isi Batch Kode Material (KM) Batch Kode Tahun (KT) Batch Kode Bulan (KB) Batch Kode Produksi (KP) Quantity Carton Quantity Pieces Lokasi Keterangan Nomor barang yang sudah terdapat pada masing-masing item barang Nama barang Ukuran barang. Biasanya dalam ukuran mililiter (ml) Jumlah barang dalam 1 karton (kardus) Kode barang yang diambil dari dua karakter dari nomor barang Tahun pembuatan barang Bulan pembuatan barang Berapa kali barang tersebut telah diproduksi Jumlah karton (kardus) Jumlah per item barang Tempat barang tersebut ditempatkan dalam gudang

7 4.5 Rancangan User Interface Agar memudahkan pengguna berinteraksi dengan program, maka diperlukan sebuah Interface. Tidak hanya memudahkan, tetapi user interface tersebut juga dapat meminimalisir kesalahan pada saat penginputan Tampilan User InterfaceMenu INPUT SORT REPORT Gambar Form inputan produk Saat pertama kali user membuka aplikasi, akan tampil 3 tombol seperti gambar diatas. Tombol INPUT berfungsi sebagai sarana penginputan ke dalam lembar kerja. Tombol SORT berfungsi sebagai pengurutan data yang telah diinputkan ke dalam lembar kerja. Terakhir tombol REPORT berfungsi untuk menciptakan laporan umur produk beserta hasil rekapan dari laporan umur tesebut ke dalam empat sheet yang berbeda.

8 4.5.2 Tampilan User InterfaceInput Produk INPUT Kode Material CARI Nama Material Size Isi Kode Material SORT Qty Carton Qty Pcs REPORT Batch No Lokasi MIX INPUT TUTUP Gambar Form inputan produk Pada saat tombol INPUT di klik, maka akan muncul form seperti gambar diatas. Textbox Kode Material diisi sesuai namanya yaitu kode produk, misalkan: Setelah kode produk diinputkan, klik tombol cari untuk mencari namaproduk, ukuran produk (Size), isi, beserta kode nama (misalkan: Sumber Ayu -> SA) yang akan ditampilkan pada textbox dibawahnya. Kemudian isi Quantity Carton dan Quantity Pcs yang ada.setelah quantity sudah diisi, selanjutnya isi nomor batch.khusus untuk penginputan batch, menggunakan combo box karena dalam penomoran batch sudah ditentukan batasan nilai yang digunakan (lihat tabel sistem pemberian kode batch).combo box pertama berisi tahun pembuatan produk, combo box kedua berisi bulan pembuatan produk, dan textfield yang diisi sesuai dengan barapa kali produk tersebut diproduksi.dan terakhir isi textbox lokasi sesuai dengan data yang ada. Setelah semua data sudah diinputkan ke dalam form selanjutnya klik tombol OK untuk memindahkan data

9 ke dalam lembar kerja yang telah tersedia. Tombol tutup adalah untuk menutup form input produk Tampilan awal penginputan produk Pada tampilan awal penginputan produk terdapat beberapa nama kolom yang disesuaikan dengan data produk. Lembar ini lah yang nanti akan menjadi tempat diisikannya data produk. Material Material Description siz e Isi BATCH BATCH BATCH BATCH QTY QTY LOKASI Material Material Description Siz e Isi KM KT KB KP CTN PCS LOKASI Gambar 4.5.3Tampilan awal penginputan produk Tampilanproduk berlabel MIX Dalam lembar ini, semua produk yang berlabel mix akan disimpan dalam lembar ini. Perbedaan dengan produk yang biasa adalah tidak diikutsertakannya kolom batch, karena memang produk ini tidak mempunyai batch yang signifikan. Kode Material size isi QTY QTY LOKASI Material Description CTN PCS Gambar 4.5.4Tampilanproduk berlabel MIX

10 4.5.5 Tampilanlaporan produk Tampilan laporan ini tidak terlalu berbeda dengan tampilan pada saat penginputan produk. Walaupun ada kolom yang kosong, karena kolom tersebut mempunyai nama yang sama, akan tetapi tidak diperbolehkan adanya penyatuan sel (merge) karena akan mengganggu proses program pembuatan laporan. Kode Material Description size Isi BATCH QTY LOKASI Material KM KT KB KP CTN PCS Gambar Tampilan laporan produk Tampilan rekap laporan produk Ketika ketiga laporan sudah selesai dibuat, maka selanjutnya adalah merekap hasil laporan tersebut. Tampilan untuk rekap produk dapat ditunjukkan seperti gambar dibawah Gambar 4.5.6Tampilan rekap laporan produk

11 4.6 Implementasi Dari tahap-tahap perancangan yang telah dilakukan sebelumnya, maka dihasilkan aplikasi sebagai berikut: a. Tampilan menu awal Pada tampilan ini, terdapat tiga tombol yaitu tombol INPUT, tombol SORT, dan tombol REPORT. Gambar Tampilan penginputan produk b. Form Inputan produk Pada gambar tampilan menu awal yang telah ditunjukkan sebelumnya, ketika pengguna mengklik tombol Input, akan muncul tanpilan form seperti gambar di bawah Gambar Tampilan Form inputan produk

12 c. Saat mengisi form inputan produk (Gambar 4.6.2) jika Checkbox MIX di klik, maka data akan disimpan di lembar MIX seperti di bawah ini. Gambar Tampilan penginputan produk mix d. Tampilan lembar produk yang masih bagus (GOOD). Lembar ini dihasilkan saat pengguna mengklik tombol REPORT di lembar tampilan inputan produk (Gambar 4.6.1) Gambar Tampilan laporan untuk produk yang masih bagus (good)

13 e. Tampilan lembar produk yang expired (almost expired). Lembar ini dihasilkan saat pengguna mengklik tombol REPORT di lembar tampilan inputan produk (Gambar 4.6.1) Gambar Tampilan laporan produk yang hampir expired (almost expired) f. Tampilanlembar produk yang sudah expired (expired). Lembar ini dihasilkan saat pengguna mengklik tombol REPORT di lembar tampilan inputan produk (Gambar 4.6.1) Gambar Tampilan laporan untuk produk yang sudah expired (expired).

14 g. Tampilan lembar rekap laporan produk Lembar ini dihasilkan saat pengguna mengklik tombol REPORT di lembar tampilan inputan produk (Gambar 4.6.1), dan setelah tiga laporan sudah dibuat. Gambar Tampilan hasil rekap laporan produk 4.6 Analisis Di Departemen Logistik Unza Vitalis, tidak menggunakan tanggal dalam mencantumkan masa expired Produk, tetapi menggunakan nomor batch yang mengidentifikasi tanggal dan tahun kapan produk tersebut akanexpired. Meski begitu, belum ada sistem yang bisa mengelompokkan umur produk.laporan umur produk tersebut tidak hanya diperlukan di Departemen Logistik saja, tetapi juga di departemen lainnya. Program ini dibuat agar setiap memasukkan data produkakan langsung tertera kelompok umur produk tersebut. Kelompok tersebut meliputi: produk yang masih bagus (GOOD), produk yang hampir expired (ALMOST EXPIRED) dan produk yang sudah expired(expired).

15 Ketika user memasukkan data dari dokumen STO ke dalam lembar kerja di Ms. Excel, terdapat beberapa kriteria yang harus dimasukkan, yaitu: kode material, namaproduk, size, isi, batch (terdiri dari kolom: Kode material, Kode tahun pembuatan, kode bulan pembuatan, dan nomor produksi), Quantity karton, Quantity per item (pcs), dan Lokasi. Selain kriteria diatas, terdapat satu kriteria lagi, yaitu mix. Mix sendiri yaitu dalam satu karton terdapat beberapa nomor batch. Saat pencatatan di STO hanya dicantumkan jumlah mix-nya, tidak dicantumkan berapa batchnya.sehingga tidak dapat diidentifikasi umur produk tersebut. Oleh karena itu, saat penginputan ke dalam lembar kerja Excel, produk mix harus disendirikan di lembar kerja lain agar tidak mengganggu sistem pengklasifikasian umur produk. Salah satu kelemahan program ini yaitu dalam pemformatan laporan maupun saat penginputan produk tidak diijinkan adanya penyatuan sel (merge), agar tidak menyulitkan program dalam mengolah data.