1.1.Pengertian Sistem Data Entity Relationship Diagram (ERD) 1.2.Pengertian ERD Notasi ERD

Transkripsi

1 1.1.Pengertian Sistem Data Sistem Basis Data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan computer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Salah satu cara menyajikan data untuk mempermudah modifikasi adalah dengan cara pemodelan data. Bahasan Sistem Basis Data kali ini tentang Entity Relationship Diagram (ERD) salah satu bentuk pemodelan basis data yang sering digunakan dalam pengembangan sistem informasi. 1.2.Pengertian ERD Dalam rekayasa perangkat lunak, sebuah Entity-Relationship Model (ERM) merupakan abstrak dan konseptual representasi data. Entity-Relationship adalah salah satu metode pemodelan basis data yang digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis/model data semantik sistem. Dimana sistem seringkali memiliki basis data relasional, dan ketentuannya bersifat top-down. Diagram untuk menggambarkan model entitiy realationship ini di sebut entitiy relationship diagram ER diagram, atau ERD. Notasi ERD Ada sejumlah konvensi mengenai Notasi ERD. Notasi klasik sering digunakan untuk model konseptual. Berbagai notasi lain juga digunakan untuk menggambarkan secara logis dan fisik dari suatu basis data, salah satunya adalah IDEF1X.

2 Model ERD Notasi-notasi simbolik yang digunakan dalam Entity Relationship Diagram adalah sebagai berikut : 1. Entitas, Adalah segala sesuatu yang dapat digambarkan oleh data. Entitas juga dapat diartikan sebagai individu yang mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999). Ada dua macam entitas yaitu : 1) entitas kuat dan entitas lemah. Entitas kuat merupakan entitas yang tidak memiliki ketergantungan dengan entitas lainnya. Contohnya entitas anggota. 2) entitas lemah merupakan entitas yang kemunculannya tergantung pada keberadaaan entitas lain dalam suatu relasi. 2. Atribut, Atribut merupakan pendeskripsian karakteristik dari entitas. Atribut digambarkan dalam bentuk lingkaran atau elips. Atribut yang menjadi kunci entitas atau key diberi garis bawah. 3. Relasi atau Hubungan, Relasi menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. 4. Penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atribut dinyatakan dalam bentuk garis.

3 Derajat relasi atau kardinalitas Menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Macam-macam kardinalitas adalah: Satu ke satu (one to one), Setiap anggota entitas A hanya boleh berhubungan dengan satu anggota entitas B, begitu pula sebaliknya. Satu ke banyak (one to many), Setiap anggota entitas A dapat berhubungan dengan lebih dari satu anggota entitas B tetapi tidak sebaliknya. Banyak ke banyak (many to many), Setiap entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas himpunan entitas B dan demikian pula sebaliknya. Tahap ERD Tahap pertama pada desain sistem informasi menggunakan model ER adalah menggambarkan kebutuhan informasi atau jenis informasi yang akan disimpan dalam database. Teknik pemodelan data dapat digunakan untuk menggambarkan setiap ontologi (yaitu gambaran dan klasifikasi dari istilah yang digunakan dan hubungan anatar informasi) untuk wilayah tertentu. Tahap berikutnya disebut desain logis, dimana data dipetakan ke model data yang logis, seperti model relasional. Model data yang loguis ini kemudian dipetakan menjadi model fisik, sehingga kadang-kadang, Tahap kedua ini disebut sebagai desain fisik.

4 Secara umum metodologi ERD sebagai berikut: 1) Menentukan entitas Menentukan peran, kejadian, lokasi, hal nyata dan konsep dimana penggunaan untuk menyimpan data. 2) Menentukan relasi Menentukan hubungan antar pasangan entitas menggunakan matriks relasi. 3) Gambar ERD sementara Entitas digambarkan dengan kotak, dan relasi digambarkan dengan garis. 4) Isi kardinalitas Menentukan jumlah kejadian satu entitas untuk sebuah kejadian pada entitas yang berhubungan. 5) Tentukan kunci utama Menentukan atribut yang mengidentifikasikan satu dan hanya satu kejadian masing-masing entitas. 6) Gambar ERD berdasarkan kunci Menghilangkan relasi many to many dan memasukkan primary dan kunci tamu pada masing-masing entitas. 7) Menentukan atribut Menentukan field -field yang diperlukan system. 8) Pemetaan atribut Memasangkan atribut dengan entitas yang sesuai. 9) Gambar ERD dengan atribut Mengatur ERD dari langkah enam dengan menambahkan entitas atau relasi yang ditemukan pada langkah 8. 10) Periksa hasil Apakah ERD sudah menggambarkan system yang akan d bangun Menentukan entity-entity yang diperlukan Definisi/Pengertian Normalisasi Istilah Normalisasi berasal dari E. F.Codd, salah seorang perintis teknologi basis data. selain dipakai sebagai metodologi tersendiri untuk menciptakan struktur tabel 9relasi) dalam basis data (dengan tujuan utnuk mengurangi kemubaziran data), normalisasi terkadang hanya diipakai sebagai perangkat verifikasi terhadap tabel-tabel yang dihasilkan oleh metodologi lain ( misalnya E-R). Normalisasi memberikan panduan yang sangat membantu bagi pengembang untuk mencegah penciptaan struktur tabel yang kurang fleksibel atau mengurangi keflekxibelan.

5 Kroenke mendefinisikan normalisasi sbagai proses untuk mengubah suatu relasi yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah relasi atau lebih yang tida memiliki masalah tersebut. Masalah yang dimaksud olej kroenke ini sering disebut dengan istilah anomali. Tujuan normalisasi 1. Untuk menghilangkan kerangkapan data 2. Untuk mengurangi kompleksitas 3. Untuk mempermudah pemodifikasian data 1.4.Penggajian Menurut Neunar (1997: 210) Sistem akuntansi gaji untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan. Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Ada dua waktu yang dicatat untuk tenaga kerja langsung: 1. waktu hadir yang merupakan jumlah waktu karyawan berada diperusahaan 2. waktu kerja yang merupakan waktu yang digunakan oleh tenaga kerja langsung untuk mengerjakan pesanan tertentu. Untuk mancatat waktu hadir digunakan kartu hadir atau daftar hadir. Untuk mencatat waktu tenaga kerja langsung digunakan kartu jam kerja. Tujuan pemberian gaji dan upah oleh perusahaan menurut Handoko (2000:156) adalah: 1. Memperoleh Personalia Yang Qualified Kompensasi perlu ditetapkan cukup tinggi untuk menarik para pelamar. Karena perusahaanperusahaan bersaing dalam pasar tenaga kerja, tingkat pengupahan harus sesuai dengan kondisi suplai dan permintaan tenaga kerja.

6 2. Mempertahankan Para Karyawan Yang Ada Sekarang Bila tingkat kompensasi tidak kompetitip, niscaya banyak karywan yang baik akan ke luar. Untuk mencegah perputaran karyawan, pengupahan harus dijaga agar tetap kompetitip dengan perusahaan-perusahaan lain. 3. Menjamin Keadialan Administrasi pengupahan dan penggajian berusaha untuk memenuhi prinsip keadilan. Keadilan atau konsistensi internal dan eksternal sangat penting diperhatikan dalam penentuan tingkat gaji dan upah. 4. Menghargai Perilaku Yang Diinginkan Penggajian dan pengupahan hendaknya mendorong perilaku-perilaku yang diinginkan. Prestasi kerja yang baik, pengalaman, kesetiaan, tanggung jawab baru dan perilaku-perilaku lain dapat dihargai mealalui rencana kompensasi yang efektif. 5. Mengendalikan Biaya-biaya Suatu program penggajian dan pengupahan yang rasional membantu organisasi untuk mendapatkan dan mempertahankan sumberdaya manusia pada tingkat biaya yang layak. Tanpa struktur pengupahan dan penggajian sistematik organisasi dapat membayar kurang (underpay) atau lebih (overpay) kepada karyawannya. 6. Memenuhi Peraturan-peraturan Legal Seperti aspek-aspek manajemen personalia lainnya, administrasi penggajian dan pengupahan menghadapi batasan-batasan legal. Program penggajian dan pengupahan yang baik

7 1.5.Sistem penjualan tunai: Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Prosedure yang membuat system - prosedure order penjualan - prosedure penerimaan kas - prosedure pembungkusan/kemasan barang dan penyerahan barang - prosedure pencatatan dan penjualan barang Unit organisasi /fungsi yang terkait (pelaksana) 1. bagian order penjualan (pelayanan) fungsi ini menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran kas di kasir.

8 2. bagian kasir fungsi ini mnerima pembayaran uang sebesar harga barang yang terdapat pada faktur 3. bagian packing fungsi ini mempacking barang dan memeberikanya kepada pembeli dan di tukar dengan faktur yang telah di lunasi 4. bagian akutansi mencatat transaksi harian penjulan pada catatan harian jurna umum atau jurnal khusus penjualan, Jurnal penerimaaan kas dan kartu persediaan barang serta secara periodik membuat laporan penjualan sesuai dengan kebutuhan manajemen. Dokumen yang di Gunakan a. Faktur penjualan tunai b. pita register kas Catatan akutansi 1. jurnal penjualan tunai= untuk merekam terjadinya transaksi barang 2. Jurnal penerimaan kas= untuk merekam terjadinya hasil penjualan tunai yang akan menambah kas 3. Kartu persediaan barang= berfungsi sebagai buku besar pembantu untuk mencatat pengurangan barang pada persediaan karena di jual Laporan yang digunakan : 1. laporan penjualan berdasarkan jenis/type barang di gunakan manajemen untuk menganalisis jenis atau tipe barang mana yang di minati pelanggan 2. Laporan penjulan berdasarkan daerah pemasaran di gunakan manajemen di daerah mana barang ini laku terjual 3. laporan penjualan berdasarkan pelanggan di gunakan manajemen untuk menganalisi pelanggan mana yang aktif sehingga pantas untuk mendapat perhatian khusus 4. Laporan penjualan berdasarkan pelayanan atau bagian order penjualan untuk menganalisi pelayanan mana yang paing berhasil sehingga perlu mendapat penghargaan.

9 Proses Pembutan Laporan Pada proses ini, bagian Finance Manager membuat laporan Penjualan berdasarkan data data yang ada pada File Pembayaran dan File Pesanan, laporan tersebut akan dicetak untuk diserahkan kepada Direktur setiap satu bulan. 1.6.System penjualan Kredit: Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas) atau pembayaran yang dilakukan beberapa kali yaitu cicilan atau dibayar sekaligus pada waktu jatuh tempo dan terkadang didahului dengan pembayaran uang muka. Dalam penjualan angsuran membutuhkan waktu untuk pelunasan yang relatif lama, maka ada kemungkinan pembeli tidak melunasi pembayarannya. Untuk menghindari hal tersebut, biasanya untuk melindungi penjual supaya tidak mengalami kerugian, maka saat membeli ada beberapa perjanjian antara lain : 1. Pada saat membeli disertai dengan meninggalkan jaminan ke penjual 2. Hak kepemilikan barang berpindah ke pembeli, kalau pembayarannya sudah lunas. Uraian Prosedur penjualan kredit : Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing 1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani. 2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll. 3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock

10 request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order 4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery. 5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order. Bagian Kredit 1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order 2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit 3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi 4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery. 5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal. Studi Kasus ERD Suatu perguruan tinggi mempunyai banyak mahasiswa. Setiap mahasiwa tidak harus mengikuti suatu mata kuliah. Setiap biasanya mengikuti beberapa mata kuliah. Suatu mata kuliah diajarkan oleh seorang Dosen dan seorang Dosen bisa mengajar beberapa mata kuliah. Dan seorang Dosen harus mengajarkan suatu mata kuliah. Pada Entitas Mahasiswa diperlukan informasi tentang NIM, Nama_Mhs, Alamat_Mhs dan Jurusan, sedangkan Mata Kuliah diperlukan informasi tentang Kd_MK, Nm_Mk, SKS, Semester, sedangkan Dosen diperlukan juga informasi tentang Kd_Dosen, Nama_Dosen. 1. Mengidentifikasikan dan menetapkan seluruh himpunan entitas yang akan terlibat.

11 2. Menentukan atribut-atribut key dari masing-masing himpunan entitas. 3. Mengidentifikasikan dan menetapkan seluruh himpunan relasi diantara himpunan entitas yang ada beserta foreign key-nya. 4. Menentukan derajat dan cardinality rasio relasi untuk setiap himpunan relasi.

12 5. Melengkapi himpunan relasi dengan atribut-atribut yang bukan kunci (non-key).

13 Sumber : KASUS ERD DAN NORMALISASI Sistem Basis Data - Harsiti, St, September 2007

14 Pengantar Teknologi Sistem Informasi Akuntansi 2 ( Studi Kasus ERD dan Normalisasi ) 1. CAREY DESIANA SARI ( ) 2. DWI CATUR AGUSTINA ( ) 3. FATMAWATI ( ) 4. NURUL SETYORINI ( ) 5. PUTRI EKA AYU ( ) 3EB20 FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS GUNADARMA