cara keseluruhan, mengacu kepada PP Nomor 30 Tahun 1990,

Transkripsi

1 BAB VI KESIMPULAN, PEMBAHASAN DAN REKOMENDASI 1-Kesimpulan. a. Pola Kebijakan Koordinasi Dalan Proses Adninis trasi Akadenik Kebijakan koordinasi dalam proses administrasi akademik Universitas Langlangbuana, sejalan dengan kebi jakan koordinasi dan pengelolaan institusi tersebut se cara keseluruhan, mengacu kepada PP Nomor 30 Tahun 1990, yang dalam pelaksanaannya disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan setempat. Rektor sebagai penanggung jawab utama Universitas berperan memberikan kebijakan umum dalam administrasi akademik. Penjabaran dari kebijakan umum tersebut diker jakan oleh unit-unit kerja atau tim-tim khusus yang di koordinasi oleh Pembantu Rektor I. Beberapa penjabaran dari kebijakan Rektor tersebut tertuang dalam Statuta, RIP, Kurikulum, Pedoman Akademik, Pedoman Administrasi Akademik, Kalender Akademik dll. Beberapa program dan pedoman dasar seperti Statuta, RIP, unsur-unsur dasar dari kurikulum dibahas dulu dalam Senat Universitas se belum disyahkan, program atau pedoman yang lain langsung 160

2 disyahkan oleh Rektor bahkan oleh Pembantu Rektor. Prog ram dan pedoman-pedoman tersebut selain merupakan pedo man kerja juga berfungsi sebagai alat koordinasi. Dekan dibantu oleh Pembantu Dekan I, berperan mengkoordinasi pelaksanaan kebijakan akademik yang sudah dijabarkan dalam bentuk program-program dan pedoman aka demik pada Fakultasnya masing-masing. Kepala Biro, khu susnya BAAK mengkoordinasi pelaksanaan administrasi pe nunjang akademik, seperti penerimaan mahasiswa, regis trasi, penyusunan jadwal kuliah, ujian, wisuda, sertifi kasi dll. Dengan pola koordinasi seperti itu, proses administrasi akademik telah dapat terlaksana, walaupun belum semua berjalan efisien dan efektif.kekurangsinkronan pelaksanaan beberapa kegiatan administrasi akademik masih ditemukan.kekurangsinkronan ini dapat dilihat dari adanya keterlambatan-keterlambatan. Dosen terlambat menyerahkan kesediaan waktu mengajar, menyiapkan bahan ujian, memulai kuliah, melaksanakan ujian, menyerahkan hasil ujian dll. Tim atau panitia terlambat menyusun rencana, melaksanakan kegiatan, menyusun laporan dll. Unit-unit administrasi terlambat menyiapkan daftar isian, menyampaikan pengumuman, memproses sesuatu, melaksanakan

3 162 tugas, membuat laporan dsb. Kegiatan akademik ada yang berjalan simultan, tetapi ada juga yang berjalan berurutan, keterlambatan mengerjakan sesuatu kegiatan dapat menimbulkan keterlambatan bagi penyelesaian kegiatan berikutnya. Ada beberapa faktor yang diperkirakan melatarbe lakangi kelemahan-kelemahan koordinasi dalam proses administrasi akademik. Pertama, program kerja masih ber sifat umum (belum operasional) dan belum disertai dengan petunjuk pelaksanaan dan/atau petunjuk teknis. Kedua,pe doman-pedoman kurang jelas dan penafsirannya bisa berbeda Ketiga,jalur komunikasi yang kurang lancar serta infor masi yang kurang lengkap. Keempat, kekurangan dana dan/ atau peralatan untuk pelaksanaan kegiatan. Kelima,kemam puan dan motivasi kerja yang belum sesuai dengan tuntutan. b.koordinasi Dalan Proses Adninistrasi Penerinaan Mahasiswa Baru, Registrasi dan Penjadwalan Secara garis besar administrasi akademik dibagi atas tiga tahap, yaitu tahap persiapan, pelaksanaan dan tahap pelaporan. Tahap persiapan mencakup penerimaan mahasiswa baru dan registrasi/herregistrasi. Penerimaan

4 16 mahasiswa baru meliputi kegiatan publikasi, pendaftaran dan seleksi calon mahasiswa. 1) Koordinasi Tahap Perencanaan Secara umum telah ada koordinasi pada tahap pe rencanaan penerimaan mahasiswa baru. Kegiatan koordinasi diwujudkan dalam bentuk pengeluaran SK Rektor tentang panitia, rapat-rapat panitia serta konsultasi staf kepa da ketua seksi, atau ketua seksi kepada ketua panitia pada awal kegiatan. Materi yang dibahas dalam rapat men cakup bentuk dan sasaran kegiatan, penegasan tugas serta penentuan target waktu, sedangkan konsultasi digunakan untuk memecahkan masalah-masalah yang muncul. Perencanaan penerimaan mahasiswa baru belum memi liki program atau perencanaan tertulis, semua sasaran dan kegiatan serta jadwal kegiatan disampaikan secara lisan dalam rapat. Walaupun ada beberapa keterlambatan, kegiatan penerimaan mahasiswa baru dapat berjalan de ngan tertib. Hal itu bukan saja karena telah berjalannya fungsi koordinasi, tetapi juga karena penerimaan maha siswa baru telah merupakan kegiatan rutin, yang dikerja kan oleh tim yang relatif tetap. Sedikitnya ada dua dampak yang timbul dari sistem

5 164 koordinasi perencanaan kegiatan PMB tersebut, yaitu 1) konsistensi kegiatan yang direncanakan dari satu pe riode ke periode lain kurang terjamin. Hal itu menyulitkan kontrol terhadap tingkat keberhasilan atau kekurang an dari perencanaan terdahulu, 2) koordinasi perencanaan demikian sangat mengandalkan tanggung jawab pribadi per sonil sehingga tingkat keberhasilan sasaran sukar diten tukan. Kegiatan registrasi mahasiswa terbagi atas dua kegiatan, yaitu registrasi bagi mahasiswa lama dan baru. Bagi mahasiswa lama herregistrasi dilakukan pada tingkat Universitas dan Fakultas sedangkan bagi mahasis wa baru pada tingkat Universitas, Kopertis dan Fakultas. Hampir pada seluruh kegiatan perencanaan regis trasi tidak ada koordinasi secara khusus. Setiap unit kerja yang terlibat mempersiapkan keperluan registrasi secara sendiri-sendiri. Petunjuk bagi para mahasiswa untuk melakukan kegiatan registrasi/heregistrasi disamkan melalui pengumuman yang tertera pada spanduk atau lembar pengumuman. Keadaan ini tampaknya dilatarbela kangi tidak hanya oleh anggapan bahwa kegiatan regis trasi sebagai kegiatan rutin, namun juga menunjukkan belum optimalnya fungsi koordinasi pada tahap perenca naan.

6 165 2) Koordinasi Tahap Pelaksanaan Pada batas-batas terentu, koordinasi pelaksanaan kegiatan penerimaan mahasiswa baru sudah berjalan. Walaupun demikian, sesuai dengan bentuk kegiatannya, ada perbedaan bentuk koordinasi antara satu kegiatan dengan lainnya.koordinasi pelaksanaan kegiatan seleksi sudah berjalan dan nampak jelas. Hal tersebut dapat terlihat dari ketepatan waktu pelaksanaan seleksi serta sedikitnya permasalahan yang dihadapi. Koordinasi kegiatan pub likasi dan pendaftaran belum berjalan dengan baik. Hal itu dapat dilihat dari adanya pengabaian personil (fa kultas) yang sudah ditunjuk pada seksi pendaftaran serta adanya keterlambatan waktu kegiatan publikasi. Seperti halnya pada tahap perencanaan, pada tahap pelaksanaan kegiatan penerimaan mahasiswa baru juga sama koordinasi dilakukan secara informal dan insidental, me lalui pemantauan atau dialog langsung di tempat kegiatan sambil melaksanakan kegiatan. Materi yang dikoordinasi berkenaan dengan pelaksanaan dan hasil kerja yang telah dicapai, serta masalah-masalah yang dihadapi. Koordinasi belum menyentuh pada koordinasi personil yang melakukan kegiatan penerimaan mahasiswa baru. Walaupun ada beberapa permasalahan, khususnya

7 dalam kegiatan publikasi dan pendaftaran calon mahasis wa, namun kegiatan pendaftaran tetap berjalan. Hal tersebut memberi bukti bahwa walaupun dengan koordinasi yang lemah, personil tetap melaksanakan tugas. Ada bebe rapa hal yang menjadi latar belakang keadaan tersebut, di antaranya: a) pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan rutin dan masih sederhana sifatnya, setiap personil yang terlibat melaksanakannya sebagai kegiatan biasa (sehari -hari), b) karena adanya rasa bertanggung jawab atas tugas yang diberikan, 3) personil yang terlibat mendapat tambahan insentif. Seperti halnya pada tahap perencanaan, pada ta hap pelaksanaan koordinasinya kurang begitu jelas. Unit-unit kerja yang terlibat, bekerja menurut kebiasaannya masing-masing, sehingga banyak ditemui kekurangan atau keterlambatan. Di samping akibat kurangnya koordi nasi dalam pelaksanaan, keterlambatan juga banyak dipe ngaruhi oleh kemampuan dan sikap para mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan registrasi atau herregistrasi. Ke mampuan berkenaan dengan kemampuan membayar SPP tepat waktu sedangkan sikap berkenaan dengan ketepatan maha siswa melakukan registrasi/herregistrasi.

8 167 3) Koordinasi Tahap Pelaporan -- Koordinasi pelaporan kegiatan penerimaan maha siswa baru nampak jelas jika dibandingkan dengan tahap persiapan dan pelaksanaan. Kegiatan koordinasi dilakukan dalam beberapa bentuk, seperti pemantauan langsung ke tempat tugas, laporan lisan serta pengecekan hasil (pencapaian target) secara individual maupun dalam rapat. Koordinasi pada tahap pelaporan kegiatan publi kasi dan seleksi dilakukan dalam rapat, kegiatan pendaf taran dilakukan secara lisan dan tertulis. Hampir pada setiap kegiatan tahap pelaporan, koordinasi lebih diarahkan pada hasil kegiatan, bukan pada koordinasi proses maupun personil yang melaksanakan kegiatan/pekerjaan. Hal tersebut tampaknya dipengaruhi oleh beberapa hal, di antaranya: 1) keterbatasan pema haman para koordinator terhadap fungsi kegiatan dan pe ranan dukungan personil bagi pencapaian hasil, 2) koor dinator tidak memiliki waktu yang cukup untuk melak sanakan hal-hal tersebut. Pelaksanaan koordinasi demi kian menyebabkan masih adanya beberapa keterlambatan atau kekurangsinkronan dalam pelaksanaan sejumlah kegiatan. Salah satu indikator dari keberhasilan penerima-

9 168 an mahasiswa baru adalah tercapainya jumlah yang ditargetkan dengan kualitas input yang diharapkan, serta pe laksanaan kegiatan berlangsung pada waktu yang tepat. Sedangkan salah satu indikator keberhasilan koordinasi dalam kegiatan tersebut adalah tercapainya efisiensi dan efektifitas dalam berbagai kegiatan yang berkenaan de ngan penerimaan mahasiswa baru. Meskipun dengan beberapa kali perpanjangan waktu pendaftaran, secara kuantitas penerimaan mahasiswa baru memenuhi target yang diharapkan, namun belum memenuhi target secara kualitas. Adanya perpanjangan waktu pen daftaran dan dua kali ujian seleksi, juga dapat menjadi petunjuk belum optimalnya fungsi koordinasi dalam pene rimaan mahasiswa baru. Sesuai bentuk kegiatannya, ada perbedaan koor dinasi pada tahap pengawasan antara satu kegiatan regis trasi dengan kegiatan registrasi lainnya. Walaupun hanya melalui evaluasi hasil kerja yang ditampilkan, koordina si pelaporan kegiatan registrasi ke Kopertis tampak lebih jelas apabila dibandingkan dengan kegiatan regis trasi di universitas atau fakultas. Seperti halnya koordinasi pelaksanaan, koordina si tahap pelaporan registrasi di tingkat universitas ju ga berjalan kurang lancar. Keadaan tersebut ada kaitannya

10 169 dengan hal-hal lain, diantaranya a) sistem informasi re gistrasi mahasiswa yang belum tertata baik, b)koordinasi di antara unit kerja yang terlibat masih lemah, c) belum ada pengaturan sistem koordinasi secara terpusat,d) ter ikat dengan kondisi keuangan mahasiswa dan e) terikat dengan kemampuan dan kemauan unit kerja yang terlibat. Karena hampir setiap fakultas memiliki sistem koordinasi dan kebijaksanaan registrasi tersendiri, koordinasi pelaporan antara satu fakultas dengan fakul tas lain juga ada perbedaan. Fakultas yang memiliki ja ringan kerja yang sudah terkoordinasi, memperlihatkan koordinasi pelaporan yang lebih jelas dibandingkan de ngan fakultas yang tidak memiliki jaringan kerja yang terkoordinasi. Fakultas yang menerapkan banyak kebijak sanaan dalam pelaksanaan registrasi mahasiswa, memperli hatkan koordinasi pelaporan yang kurang jelas. Walaupun tidak ada koordinasi pe laporan yang sama dan jelas, pada batas-batas tertentu sebagian besar personil melaksanakan tugasnya masing-masing. Kondisi ini tampaknya tidak ada kaitannya dengan bentuk koordi nasi yang dilaksanakan, namun lebih menyangkut pada tu gas dan tanggung jawab masing-masing. Tanpa koordinasi, para personil bekerja berdasarkan kebiasaan. Hal itu di samping berdampak kurang terjaminnya mutu hasil kerja,

11 1 70 pada batas-batas tertentu juga merupakan petunjuk kurang terjalinnya koordinasi pelaporan secara terpusat. c.koordinasi Proses Adninistrasi Perkuliahan Kegiatan perkuliahan mencakup sejumlah aktivitas baik aktivitas pendukung perkuliahan, seperti penyusunan kalender akademik dan jadwal kuliah, maupun kegiatan perkuliahannya itu sendiri, yang terdiri atas penyiapan sarana dan prasarana kuliah, pembuatan persiapan menga jar dan pelaksanaan perkuliahan. 1) Koordinasi Tahap Perencanaan Koordinasi perencanaan penyusunan kalender aka demik dilakukan pada tingkat universitas, sedangkan kokoordinasi perencanaan pembuatan jadwal perkuliahan dilakukan pada fakultas. Perencanaan penyusunan kalender akademik dibuat oleh Bagian Perencanaan dan dikoordinasi oleh PR I. Perencanaan penyusunan kalender akademik me rupakan pekerjaan yang sederhana sebab hanya meniru ka lender akademik tahun lalu dengan beberapa penyesuaian. Apabila dibandingkan dengan koordinasi pembuatan kalender akademik, koordinasi perencanaan pembuatan

12 17 J. jadwal perkuliahan tampak lebih kompleks karena melibat kan banyak pihak luar, di antaranya dosen luar biasa. Kendati demikian, karena kegiatan tersebut merupakan kegiatan rutin dan ada dalam jangkauan koordinasi yang sederhana, terlepas dari kualitas hasil, koordinasi perencanaan penyusunan jadwal perkuliahan pada umumnya berjalan lancar (tepat waktu). Di samping penyusunan jadwal umum, perencanaan perkuliahan juga menyangkut kerjasama antara dosen pem bina dengan asisten dalam pembuatan persiapan perkuli ahan. Bentuk koordinasi perencanaan perkuliahan antara satu pengajar dengan tim pengajar lainnya berlainan. Di samping itu ada juga tim yang tidak melakukan koordi nasi dalam perencanaan perkuliahan. Keragaman koordinasi perencanaan kegiatan perku liahan tersebut dilatarbelakangi oleh beberapa hal, di antaranya, karena perbedaan kebiasaan, persepsi serta kondisi lembaga di mana tim-tim itu berada. Kebiasaan berkenaan dengan apa yang dilakukannya di PTN, persepsi berkenaan dengan cara memandang permasalahan dari kacamatanya sendiri sedangkan kondisi berkenaan dengan aturan serta sistem yang berlaku di fakultas masingmasing. Terlepas dari jumlah serta kualitas tim yang melaksanakan koordinasi perencanaan perkuliahan, adanya

13 172 keragaman tersebut menunjukkan belum berjalannya koor dinasi secara terpusat. 2) Koordinasi Tahap Pelaksanaan Kalender akademik merupakam perangkat lunak koordinasi di tingkat fakultas. Dengan kalender tersebut setiap fakultas membuat jadwal perkuliahan masing-ma sing.jadwal tersebut merupakan perangkat lunak koordina si yang memberi pedoman pada pelaksanaan perkuliahan. Jadwal perkuliahan memperjelas koordinasi tahap pelaksanaan perkuliahan. Jadwal tersebut memberi pe tunjuk tentang pembagian tugas dan tanggung jawab masingmasing personil. Yang menjadi permasalahan adalah pelaksanaan koor dinasi yang sudah terjadwal tersebut tidak selalu berjalan lancar. Terutama koordinasi antara dosen pembi na dengan asisten, tidak selamanya berjalan harmonis. Ketidakcocokan, kadang-kadang mewarnai koordinasi pelak sanaan perkulihan. Hal itu tampaknya dilatarbelakangi oleh beberapa hal, diantaranya perbedaan persepsi masing-masing pihak terhadap tugas dan tanggung jawabnya, komunikasi di an tara tim, serta cara kerja yang sudah menjadi kebiasaan.

14 Kendati kurang adanya harmonisan koordinasi, pe laksanaan perkuliahan. Pada umumnya sebagian besar kegiatan perkuliahan tetap berlangsung dan memenuhi tar get. Hal itu terjadi karena para asisten adalah tenaga tetap dan selalu siap melaksanakan tugas. Dengan atau tanpa koordinasi dengan dosen pembina tugas tetap dijalankan. Hal ini juga merupakan suatu fenomena kurang nya koordinasi, namun sekaligus menunjukkan bahwa rasa tanggung jawab akan tugas dapat mengatasi kelemahan koordinasi. 3) Koordinasi Tahap Pelaporan Daftar kehadiran dosen di BAAK, merupakan alat koordinasi pelaporan perkuliahan secara formal dari tingkat universitas. Karena hasil pemantauan ini dise rahkan kepada fakultas, maka secara formal koordinasi pelaporan dilaksanakan menurut jenjang. Akan tetapi ka rena penyampaian laporan tersebut tidak rutin, dan seringkali terlambat maka koordinasi pelaporan juga se ring tidak lancar. Adanya keragaman pendataan dan pengawasan keha diran dosen pada beberapa fakultas, menunjukkan masih lemahnya koordinasi pada tahap pelaporan perkuliahan.

15 174 Hal itu berkaitan erat dengan kesungguhan para dosen dan staf tata usaha dalam mencatat dan melaporkan perkuli ahan, serta adanya mekanisme kerja yang kurang efisien. Koordinasi pelaporan kehadiran dosen tidak seragam, beberapa fakultas mengadakan koordinasi menjelang akhir perkuliahan, Fakultas E cara pengawasan sendiri, beberapa fakultas yang lain koordinasinya lemah sekali. Walaupun telah ada pengawasan dan pencatatan data keha diran dosen, namun hanya sedikit yang telah diberi tindak lanjut. Dengan demikian data hasil pelaporan dimanfaatkan secara maksimal. Keadaan tersebut bukan saja mencerminkan koordi nasi yang kurang berkesinambungan, tetapi sekaligus me nunjukkan masih lemahnya penerapan prinsip efisiensi. d.koordinasi Proses Adninistrasi Evaluasi, Hisuda dan Sertifikasi Kegiatan evaluasi atau ujian dilaksanakan dalam dua tahap. Tahap pertama adalah evaluasi/ujian lokal yang diselenggarakan oleh PTS, dan tahap kedua ujian ne gara yang diselenggarakan melalui Kopertis. Evaluasi lokal meliputi ujian tengah semester, ujian akhir semes ter dan ujian Skripsi, sedangkan ujian negara melipu ti ujian tulis Negara dan ujian lisan.

16 Koordinasi tahap perencanaan evaluasi/ujian lokal dilakukan oleh fakultas (Dekan), sedangkan ujian negara dikoordinasi oleh Kopertis. 1) Koordinasi Tahap Perencanaan Kegiatan koordinasi persiapan tiap macam ujian tidak selalu sama, koordinasi persiapan ujian negara lebih nampak jelas dibandingkan dengan ujian lokal. Hal tersebut dipengaruhi oleh adanya koordinasi pada tahap yang lebih tinggi, dilaksanakan secara lebih formal ser ta karena melibatkan lembaga-lembaga di luar PTS. Kegiatan koordinasi persipan ujian pada berbagai Fakultas juga tidak sama. Fakultas-Fakultas yang telah memiliki jaringan koordinasi yang lebih mapan, persipan ujiannya lebih baik jika dibandingkan dengan Fakultas kurang mapan. Di hampir seluruh fakultas, tidak ada koordinasi pada tahap persiapan ujian tengah semester. Masing-ma sing dosen/asisten mempersiapkan sendiri. Hampir pada setiap fakultas,koordinasi kegiatan ujian akhir semester lebih nampak jelas jika dibandingkan dengan kegiatan ujian lain. Tidak semua Fakultas memiliki jaringan koordina-

17 176 si kegiatan persiapan ujian/evaluasi yang sudah jelas dan mapan, tetapi walaupun dengan beberapa keterlambatan pada umumnya ujian-ujian dapat dilaksanakan pada waktu nya. Keterlaksanaan persiapan ujian bukan hanya dipenga ruhi oleh koordinasi tetapi oleh rasa tanggung jawab dari pelaksana. Lemahnya koordinasi pada kegiatan per siapan ujian berkaitan erat dengan status para pejabat dan dosen di UNLA, yang sebagian besar berstatus dosen tidak tetap. Status dosen tidak tetap dapat menghambat pelaksanaan koordinasi, terutama karena menyangkut kesulitan komunikasi serta banyaknya beban tugas pada institusi tetapnya, disamping adanya sikap menomorduakan tugas-tugas pada PTS. 2) Koordinasi Tahap Pelaksanaan Sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan ujian, koordinasi pelaksanaan satu kegiatan ujian berbeda dengan kegiatan ujian lainnya. Koordinasi pelaksanaan ujian tengah semester, hampir tidak nampak karena kegi atan tersebut diserahkan sepenuhnya kepada para Dosen. Walaupun tanpa koordinasi yang jelas, sebagian besar Dosen melaksanakan ujian tengah semester. Hal itu menunjukkan bahwa tanpa koordinasi khusus kegiatan ter-

18 177 sebut dapat terus berlangsung. Ada beberapa faktor yang melatarbelakangi hal itu, di antaranya a) UTS merupakan kegiatan rutin sehingga tanpa koordinasipun tetap berja lan, b) adanya rasa tanggung jawab yang kuat dari para Dosen dan personil yang terlibat. Hampir pada setiap fakultas, kegiatan ujian akhir semester dikoordinasi secara khusus dalam suatu kepanitiaan oleh PD I/Jurusan. Kejelasan beban dan tang gung jawab masing-masing personil memudahkan koordinasi pelaksanaan UTS, sehingga garis koordinasi menjadi lebih jelas. Kegiatan koordinasi terutama menyangkut penyiapan bahan dan pelaksanaan ujian. Karena belum adanya peraturan atau pedoman khusus dari Universitas atau Kopertis, koordinasi pelaksanaan ujian skripsi pada setiap fakultas berbeda-beda. Nampak adanya kecenderungan koordinasi dan pelaksanaan ujian skripsi mengikuti cara yang diterapkan pada PTN pembina, disesuaikan dengan kondisi Fakultas masing-masing. Hal itu memberikan petunjuk masih kurang terjalinnya koordi nasi dari pusat ke Fakultas-Fakultas, dan dapat berpe ngaruh terhadap pengawasan kualitas skripsi. Sesuai dengan status akreditasi Jurusan-Jurusan yang ada di UNLA (diakui dan terdaftar), pelaksanaan ujian tulis negara secara keseluruhan dikoordinasi oleh Kopertis melalui suatu tim pelaksana ujian tulis negara.

19 178 Pelaksanaan ujian pada suatu Fakultas dikoordinasi oleh Fakultas pembinannya masing-masing. Karena garis koordi nasi, peraturan dan pembagian tugasnya cukup jelas, wa laupun melibatkan banyak pihak di antaranya PTN pembina dan Kopertis, pelasanaan kegiatan ujian tulis negara dapat berjalan dengan lancar. 3) Koordinasi Tahap Pelaporan...?» _ Sesuai dengan perencanaan dan pelaksanaan kegia tan masing-masing, koordinasi tahap pelaporan bagi setiap kegiatan juga berbeda-beda. Kegiatan UTS karena hanya melibatkan dosen, asisten dan mahasiswa. Kegiatan ini berjalan walaupun tanpa koordinasi. Hampir semua Do sen melaksanakan UTS, dan pelaksanaannya berjalan cukup lancar. Keadaan tersebut dilatarbelakangi oleh beberapa hal di antaranya, a) UTS sudah merupakan kegiatan rutin, b) pelaksanaan UTS cukup sederhana, c) sebagian besar Dosen memiliki rasa tanggung jawab yang besar akan tu gasnya. Kegiatan koordinasi pelaksanaan UAS lebih jelas dibandingkan dengan UTS, karena sebagian besar fakultas membentuk panitia UAS. Bentuk koordinasi pengawasan di wujudkan dalam beberapa bentuk baik secara formal maupun

20 179 informal. Koordinasi pengawasan secara formal berbentuk penyampaian laporan tertulis kegiatan UAS dari Ketua/ Sekretaris Jurusan kepada PD I. Koordinasi pengawasan secara informal dengan mengadakan pengawasan/kunjungan langsung pada saat pelaksanaan UAS, baik oleh Dekan/PD I maupun oleh Ketua Jurusa. Sidang skripsi merupakan kegiatan yang bersifat insidental. Dengan status akreditasi diakui/terdaftar pelaksanaannya masih melibatkan dosen PTN, namun karena seluruh penguji skripsi dianggap telah memenuhi kualifikasi memadai maka secara formal tidak ada koordinasi pengawasan khusus. Seperti halnya skripsi, kegiatan ujian negara merupakan kegiatan yang bersifat insidental. Kegiatan ini memiliki jaringan koordinasi tertentu yang melibat kan beberapa pihak luar. Dengan aturan dan pedoman kerja yang sudah jelas, koordinasi pengawasan dalam pelaksa naan ujian negara tampak jelas. Melalui pengawasan / kunjungan langsung, baik oleh Koordinator dari Kopertis atau dari PTN pada saat pelaksanaan Ujian Tulis Negara koordinasi tahap pengawasan telah berjalan baik.kegiatan koordinasi pengawasan bukan saja pada pelaksanaan ujian, tetapi juga sudah nampak upaya-upaya peningkatan ke arah mutu penilaian.

21 180 2.Penbahasan Perguruan Tinggi merupakan suatu organisasi formal yang memiliki fungsi dan sasaran-sasaran tertentu. Pelaksanaan fungsi dan pencapaian sasaran-sasaran terse but terwujud dalam berbagai bentuk kegiatan, dengan kegiatan pendidikan dan pengajaran sebagai intinya. Kegiatan pendidikan dan pengajaran dilaksanakan oleh te naga akademik (Dosen dan Asisten), para pengelola (pim pinan Universitas, Fakultas dan Jurusan) dibantu oleh tenaga administrasi, sebagai staf pendukung. Pelaksanaan kegiatan pendidikan dan pengajaran juga ditunjang oleh sarana dan fasilitas pendidikan, dana, sumber-sumber lingkungan serta pengelolaan pendidikan. Universitas Langlangbuana sebagai suatu Pergu ruan Tinggi Swasta yang masih muda, bernaung di bawah suatu yayasan kepolisian dan berada di dearah yang kaya dengan perguruan yang telah punya nama, memiliki kon disi, karakteristik dan masalah-masalah tertentu.kondisi, karakteristik dan masalah-masalah tersebut secara lang sung atau tidak langsung, menyangkut dan mempengaruhi koordinasi kegiatan administrasi akademik. Jurusan-jurusan pada UNLA kebanyakan berstatus terdaftar atau diakui. Dengan status demikian Fakultas

22 181 atau Jurusan-jurusan tersebut belum mempunyai otonomi penuh. Secara akademis masih perlu mendapatkan pembinaan dari PTN dan secara administratif memerlukan banyak pembinaan dari Kopertis. Ketergantungan PTS muda pada PTN bukan hanya dalam pembinaan akademik, tetapi juga dalam penyediaan tenaga pengajar. Banyaknya tenaga pengajar dan atau pengelola dari luar PTS, akan menimbulkan banyak problema,terutama problema koordinasi. Secara kepegawaian tenaga-tenaga PTN akan mendahulukan tugas pada lembaganya, dan penyediaan waktu dan tenaganya pada PTS menduduki tempat nomor dua. Problema tersebut akan semakin besar dihadapi apabila Dosen tersebut juga memangku jabatan struktural dan atau mengajar pada beberapa PTS lain. Problema ini nampak jelas dihadapi oleh beberapa Fakultas di UNLA, yang meng akibatkan terlambatnya penyusunan jadwal kuliah (karena Dosen terlambat memberikan kesediaan mengajar),terlambat memulai kuliah, terlambat menyerahkan soal ujian,terlam bat mengumunkan hasil ujian, pengunduran waktu ujian,dll. Ketergantungan pada PTN juga dapat mempunyai dampak pada kesukaran koordinasi dalam pengembangan kebijakan dan peraturan yang seragam. Pembinaan Fakultas diberikan oleh Fakultas yang sejenis di PTN. Walaupun Fakultas pembinanya berasal dari satu Universitas belum

23 182 tentu peraturan dan ketentuannya sama, apalagi kalau Fakultas pembinanya berasal dari Perguruan Tunggi yang berbeda. Masalah ini dihadapi dalam penyusunan silabus, SAP, skripsi dll. Karena belum ada keseragaman ketentuan maka prosedur penyusunan skripsi dan bentuk format skripsi pada beberapa Fakultas tidak sama. Demikian juga dengan ketentuan penyusunan dan format silabus dan SAP. Ada Fakultas yang mewajibkan Dosen membuat silabus dan SAP,ada pula yang hanya menuntut pembuatan silabus, atau pembuatan silabuspun diserahkan pada kesediaan Dosen. Format silabus dan SAP antar Fakultas di UNLA,juga terdapat keragaman. Banyaknya pejabat struktural UNLA yang mempunyai jabatan atau tugas rangkap dengan di institusinya (PTN) juga besar pengaruhnya terhadap pelaksanaan tugas-tugas pengelolaan di UNLA, khususnya tugas koordinasi. Hal itu nampak jelas dalam beberapa kegiatan. Ada beberapa kegiatan administrasi akademik yang terkoordinasi dengan baik, ada yang kurang terkoordinasi, dan ada pula yang hampir tidak terkoordinasi. Kegiatan yang banyak melibat kan pihak luar (Dosen PTN, Kopertis dll), dikerjakan dengan membentuk tim khusus (panitia) dengan dukungan dana khusus,seperti ujian akhir semester, ujian skripsi, ujian negara dll., terkoordinasi dengan baik. Kegiatan-

24 kegiatan yang bersifat rutin, seperti registrasi,kuliah, ujian tengah semester dll., koordinasinya hampir tidak nampak. Status tenaga pengajar pada UNLA bermacam-macam, ada tenaga tetap Yayasan, tenaga Kopertis yang diperbantukan,tenaga honorer dari PTN dan tenaga honorer di luar PTN. Variasi status ini bukan saja menyangkut perbedaan asal kelembagaan,latar belakang pendidikan dan pengalaman, tetapi juga perbedaan dalam penugasan dan tuntutan (kewajiban).asisten dengan golongan gaji yang sama dibe ri penugasan yang berbeda, pada Fakultas tertentu sudah diberi tugas mandiri, sedang pada Fakultas lain belum di beri tugas mandiri, atau malah belum diberi wewenang untuk mengajar.perbedaan penugasan, tuntutan, dan peng hargaan dalam satu Fakultas dan atau antar Fakultas (yang hal ini juga menunjukkan kurang adanya koordinasi) akan menimbulkan kecemburuan, iri hati, yang akhirnya akan mengendurkan kohesivisme di antara staf, dan dapat menurunkan kadar belongingness terhadap organisasi. Tenaga administrasi di UNLA sebagian besar berlatar belakang pendidikan umum, dengan dasar pendi dikan jenjang SLTA. Kurangnya dasar.profesionalisme dan rendahnya tingkat pendidikan staf administrasi organisa si Perguruan Tinggi, merupakan hal yang kurang mengun

25 184 tungkan. Hal itu bukan saja akan menghambat pelaksanaan tugas dan menghambat peningkatan mutu pelayanan, tetapi juga akan menurunkan kredibilitas ketatausahaan organi sasi Perguruan Tinggi. Kredibilitas ketatausahaan Per guruan Tinggi harus lebih tinggi dibandingkan dengan organisasi Perguruan Menengah dan Perguruan Dasar. Sampai saat ini pelayanan administrasi akademik dan sistem informasi akademis masih banyak dikerjakan secara manual.dalam tahap perkembangan UNLA seperti se karang ini pekerjaan masih bisa dikerjakan oleh tenaga non profesional jenjang SLTA, tetapi pada masa yang akan datang, apabila program dan kegiatan akademik telah lebih banyak, informasi yang perlu diolah dan dikelola lebih banyak, tuntutan akan mutu pelayanan lebih tinggi dan lebih cepat, tugas-tugas perlu dikerjakan secara komputer, tenaga-tenaga demikian tidak sesuai lagi. Kemampuan mereka perlu ditingkatkan, dan ditambah dengan tenaga yang lebih profesional. Meskipun fungsi koordinasi belum terlaksana se cara merata pada seluruh kegiatan dan seluruh bagian organisasi, tetapi pada umumnya kegiatan-kegiatan admi nistrasi akademik dapat berjalan. Ada kegiatan yang su dah berjalan lancar, dan ada yang kurang lancar, ada yang tepat waktu dan ada pula yang mengalamai keterlam-

26 batan. Kegiatan yang berjalan lancar dan tepat waktu umumnya adalah kegiatan yang terkoordinasi dengan baik, sedang yang kurang lancar dan tidak tepat waktu umumnya yang kurang terkoordinasi. Dengan demikian nampak sekali peranan koordinasi dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan administrasi akademik. Keterlaksanaan kegiatan-kegiatan yang kurang terkoordinasi dimungkinkan, karena pekerjaan itu masih sederhana, merupakan tugas utama dari para pelaksana, tugas belum begitu banyak dan adanya rasa tanggung jawab dan motivasi kerja yang sangat besar dari para pelaksa na yaitu Dosen, Asisten dan Staf Administrasi. Apabila kegiatan tersebut menjadi semakin kompleks, tugas-tugas para pelaksana semakin banyak, tuntutan mutu semakin tinggi, maka penyelesaian tugas, tidak bisa hanya mengandalkan kesadaran individual, tetapi membutuhkan mekanisme kerja dan koordinasi yang mapan. Kelemahan penyelesaian tugas tanpa koordinasi nampak pada kegiatan-kegiatan yang dikerjakan oleh petugas yang kurang trampil ( karena memang latar bela kang pendidikan dan pengalamannya masih kurang), bebera pa kegiatan mengalami keterlambatan, malah kegiatan tertentu kadang-kadang mengalami kemacetan. Dalam situasi seperti itu maka koordinasi mulai tahap perencanaa,

27 pelaksanaan sampai pengawasan sangat diperlukan. Salah satu faktor yang mendasari mantapnya fungsi koordinasi adalah kejelasan struktur organisasi. Struktur organisasi yang jelas memberikan landasan yang kokoh bagi penentuan jaringan kerja, hierarki kedudukan dan jabatan, wewenang dan tanggung jawab setiap pejabat dan staf. Universitas Langlangbuana telah mempunyai struktur organisasi yang jelas, sesuai dengan PP30 tahun 1990, dengan tugas-tugas dan wewenangnya masing-masing. Namun pelaksanaan dari tugas-tugas dan wewenang tersebut (terutama tugas) nampaknya belum bisa dikerjakan secara maksimal. Hal ini kemungkinan besar juga dilatarbela kangi oleh keadaan personil, karena para pengelola dan Dosen UNLA banyak yang berstatus tidak tetap yang mem punyai tugas-tugas lain yang juga cukup banyak pada institusinya. Belum meratanya pelaksanaan fungsi koor dinasi pada berbagai unit, bukan disebabkan karena struktur organisasinya, tetapi karena pelaksanaan tugas dan wewenang dari unit-unit dalam organisasi UNLA yang belum maksimal. Koordinasi mempunyai makna penyatupaduan sumbersumber daya yang terlibat dalam suatu organisasi sehingga mencapai sasaran-sasaran tertentu. Dengan konsep terse but maka pelaksanaan koordinasi kegiatan akademik harus

28 187 menunjukkan adanya keselarasan.indikator dari hal terse but dapat dilihat dari adanya beberapa kesamaan tindakan dalam menangani kegiatan yang sama di antara unit-unit kerja yang berlainan. Adanya perbedaan pelaksanaan koor dinasi yang digunakan pada beberapa unit kerja (fakultas) menunjukkan bahwa koordinasi belum berjalan selaras. Keberhasilan proses koordinasi perlu ditunjang oleh proses lain, Oteng Sutisna mengemukakan tiga tahap an yang harus dipersiapkan bagi efektivitas koordinasi, di antaranya: a) perencanaan perilaku seluruh personil yang terlibat dalam proses koordinasi, b)pemahaman pe rencanaan yang telah dibuat, oleh setiap personil yang terlibat dalam kegiatan koordinasi serta c) adanya kese diaan personil yang terlibat untuk berbuat sesuai dengan rencana. Pendapat tersebut menekankan pentingnya program yang matang serta kesiapan unsur manusia. Selan jutnya Terry menambahkan bahwa dalam kegiatan koordinasi terkandung adanya proses manajemen. Hal itu menunjukkan tentang pentingnya tahap perencanaan, dan pengorganisaian dalam koordinasi, pentingnya penggerakan personil dalam pelaksanaan koordinasi, serta pengawasan bagi koordinasi yang sedang dilaksanakan. Pelaksanaan fungsi dan pencapaian sasaransasaran organisasi Perguruan Tinggi (UNLA), dipengaruhi

29 188 oleh besarnya dana dan kelengkapan sarana dan fasilitas pendidikan. Keterbatasan sarana dan fasilitas pendidikan yang dihadapi UNLA, menimbulkan beberapa hambatan dalam pelaksanaan kuliah, ujian, pemberian pelayanan adminis trasi akademis, maupun peningkatan mutu perkuliahan. Keterbatasan dana bukan saja menghambat kelancaran pelaksanaan kegiatan-kegiatan akademik seperti perkuli ahan, ujian, penulisan skripsi, praktek lapangan, pembimbingan mahasiswa dll., tetapi sampai batas tertentu menjadi hambatan dalam peningkatan mutu input yang akhirnya juga menghambat peningkatan mutu lulusan. Sampai saat ini UNLA belum bisa menerapkan sistem selek si yang betul-betul selektif. Demi pencapaian target jumlah mahasiswa, yang hal ini sangat berkaitan erat dengan pemasukan dana bagi operasional pendidikan, maka UNLA terpaksa menurunkan kualifikasi penerimaan. Hal ini dapat menjadi kendala bagi UNLA, bukan saja bagi pening katan mutu lulusannya, tetapi juga bagi peningkatan kredibilitas organisasi sebagai Perguruan Tinggi. Be berapa jadwal kegiatan terpaksa ditunda, atau beberapa peraturan terpaksa dilonggarkan, karena menyangkut pemasukan dana. Hal-hal tersebut dapat menjadi penyebab penting terhambatnya pelaksanaan fungsi organisasi, khususnya pelaksanaan fungsi koordinasi. Lemahnya koor-

30 189 dinasi karena latar belakang masalah dana, mengakibatkan sukarnya menyeragamkan mutu lulusan. Fakultas yang banyak diminati para mahasiswa dapat meningkatkan mutu, sedang yang kurang diminati akan sukar sekali meningkat kan mutu lulusannya. 3. Rekonendasi Seperti diutarakan pads, pembahasan, koordinasi ba gi proses administrasi akademik yang diterapkan di UNLA adalah koordinasi khas UNLA, suatu bentuk koordinasi yang tercipta sesuai dengan kondisi, karakteristik dan kemam puan yang dimiliki UNLA saat ini. Sampai batas tertentu bentuk koordinasi tersebut masih cocok untuk diterapkan di UNLA. Hal itu didasarkan atas pertimbangan bahwa semua kegiatan administrasi akademik dapat berjalan dengan baik, walaupun belum seluruhnya berjalan efisien. Untuk kegiatan-kegiatan tertentu UNLA menggunakan koordinasi secara terpusat pada tingkat Universitas, untuk kegiatan-kegiatan lain menempuh cara koordinasi terbagi pada tingkat Fakultas dan Jurusan. Untuk hal-hal tertentu garis koordinasi jelas dan formal, sedang halhal lain kurang formal dan kadang-kadang kurang jelas. Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi 189

31 190 kegiatan administrasi akademik melalui koordinasi, ada beberapa upaya yang dapat dilakukan. a. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan gambaran formal tentang jaringan koordinasi dalam suatu organisasi. Universitas Langlangbuana telah memiliki struktur orga nisasi yang telah disesuaikan dengan PP 30 tahun 1990, namun dalam pelaksanaannya belum seluruhnya dijadikan pedoman dalam koordinasi kegiatan administrasi akademik. Agar dapat dijadikan pedoman maka perlu beberapa penyempurnaan. 1) Perlu adanya kejelasan tentang tujuan keseluruhan organisasi Perguruan Tinggi dan tujuan unit kerja bagi pimpinan dan staf sesuatu unit kerja.tujuan yang jelas dapat membantu mempermudah mengarahkan kegiatan pada sasaran. 2) Perlu adanya penjabaran fungsi setiap unit kerja/ jabatan atas tugas-tugas pokok dengan rumusan yang jelas dan tegas sehingga tidak terjadi tumpang tindih atau kesenjangan tugas antar unit kerja. 3) Perlu adanya deskripsi tugas (job description) yang jelas dan rinci dari setiap tugas pokok masing-masing unit kerja dan personalia pelaksananya.berpegang pada

32 191 tugas-tugas pokok tersebut, para staf pada suatu unit dikoordinasi oleh pimpinan unit menyusun program ker ja. Dalam program kerja tersebut selain dirumuskan sa saran yang akan dicapai, macam kegiatan yang dilakukan serta prosedur/mekanisme pelaksanaannya, juga dirumus kan bagaimana jalinan kerjasama antara suatu unit de ngan unit lain, antara satu unit dengan unit atasan atau bawahannya. 4) Kegiatan yang sifatnya temporer, yang memerlukan kerjasama antar beberapa unit dalam bentuk suatu task force atau panitia, juga perlu disusun dalam suatu program seperti yang dikerjakan oleh unit-unit kerja permanen. 5) Baik untuk kegiatan yang sifatnya rutin ataupun temporer, perlu adanya kesatuan komando dimana staf pelaksana hanya menerima tugas dan melapor kepada satu atasan/pimpinan langsung. Pimpinan langsung ini juga menerima tugas dan melapor kepada pimpinan di atasnya. Cara ini dapat menghilangkan kekaburan dan mengurangi konflik dan kebingungan di antara staf, sehingga alur perintah dan laporan dapat mengalir dengan lancar. Dengan komandonya, seorang pimpinan dapat meminta bawahannya untuk mengadakan kerjasama dan atas laporan yang diperolehnya dapat mengidenti-

33 192 fikasi masalah-masalah berkenaan dengan koordinasi. Pengawasan juga dapat dilakukan dengan cara menganalisis laporan yang diterima dari bawahannya. 6) Perlu adanya kejelasan tentang ruang lingkup penga wasan yang menjadi tugas pimpinan pada unit/tingkat tertentu, seperti tingkat Biro, Fakultas Lembaga dan unit lainnya. Hal tersebut penting karena akan menentukan besarnya tanggung jawab dalam mengawasi dan mengkoordinasi personil di bawahnya. b. Pinpinan Penyempurnaan sistem koordinasi bagi proses admi nistrasi akademik bertumpu pada faktor manusia, sebab ma nusia memegang peranan kunci dalam suatu organisasi.koor dinasi kegiatan admministrasi akademik melibatkan beberapa unsur manusia, yaitu pimpinan, pelaksana dan staf penun jang. Sistem koordinasi yang mantap membutuhkan kerjasama yang harmonis di antara ketiga unsur di atas. Pimpinan, apakah pimpinan tertinggi organisasi atau pimpinan unitunit kerja atau pimpinan panitia memegang peranan utama dalam menciptakan kerjasama yang harmonis tersebut. Untuk memantapkan sistem koordinasi kegiatan adminis trasi akademik pimpinan perlu memiliki konsep yang jelas tentang koordinasi, memiliki kemampuan dan kemauan untuk

34 melaksakan koordinasi. Pemantapan sistem koordinasi harus dilakukan secara menyeluruh, melalui cara formal maupun informal. Pemantapan secara formal dilakukan mengikuti hierarki, menggunakan wewenang dan otoritas jabatan, di antaranya melalui surat keputusan, peraturan atau petunjuk petunjuk. Cara informal dilakukan melalui pendekatan-pendekatan kekeluargaan, pendekatan psikologis dan sosiologis. Ada beberapa langkah praktis yang dapat dilaku kan oleh pimpinan dalam upaya pemantapan sistem koordi nasi kegiatan administrasi akademik di UNLA, di antaranya: 1) Mengkomunikasikan rencana kegiatan organisasi, unit kerja (kegiatan administrasi akademik) kepada bawah an sehingga benar-benar difahami oleh bawahan. Yang dikomunikasikan adalah keseluruhan program kegiatan yang mencakup tujuan dan sasaran, alasan, langkah-langkah khusus yang harus dilakukan. 2) Membangkitkan semangat bawahan untuk bekerja dengan sebaik-baiknya, dengan cara memelihara suasana/iklim kerja sebaik mungkin. Suasana dapat dibentuk melalui perlakuan yang konsekuen terhadap bawahan, melalui pemberian ganjaran dan sanksi. 3) Menarik bawahan sehingga bawahan menjadi pengikutnya yang setia dan bersedia dengan rela melaksanakan

35 194 tugas dengan baik melalui pengembangan sikap pokok, yakni empathy, self awareness dan objectivity. c. Staf Pengajar Selain pimpinan, unsur manusia dalam organisasi Perguruan Tinggi yang memegang peranan penting adalah Staf Pengajar atau Dosen. Dosen merupakan para pelaksana langsung dari kegiatan administrasi akademik. Beberapa hambatan dihadapi oleh UNLA berkiatan dengan kondisi Do sen, yaitu karena sebagian besar Dosen UNLA adalah tenaga honorer dari PTN dan lembaga lain. Ada beberapa usaha yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah ini. 1) Secara berangsur UNLA hendaknya menambah jumlah Dosen Tetap, baik Tenaga Tetap bantuan Kopertis maupun Te naga Tetap Yayasan. Seiring dengan itu penggunaan Do sen Tidak Tetap (Honorer) secara berangsur pula dikurangi.penerimaan Dosen baru hendaknya betul-betul di lakukan secara selektif dan proporsional. Penerimaan atas dasar kekeluargaan sedapat mungkin dihindarkan. 2) Secara berangsur meningkatkan kemampuan para Asisten atau Dosen muda, baik melalui penataran-penataran,dan diutamakan melalui pendidikan gelar, program S2 dan S3. Staf pengajar yang berkualifikasi merupakan sya-

36 195 rat mutlak bagi peningkatan kredibilitas Universitas dan peningkatan mutu lulusan. Sebaiknya Universitas dengan Fakultas-Fakultasnya memiliki suatu program yang jelas dalam peningkatan kualifikasi Dosen,dengan target jumlah tertentu pada setiap tahun. Akan sangat mempercepat keberhasilan apabila UNLA juga menyediakan dana yang cukup untuk membantu para Dosen/Asisten yang mengikuti studi pada Program S2 dan S3. 3) Menciptakan iklim dan mekanisme kerja yang sehat. Kalau perlu peraturan-peraturan yang berkenaan dengan pembagian tugas mengajar, kewajiban Dosen/Asisten ditinjau kembali dengan mengikutsertakan semua staf peng ajar. Sebaiknya para Dosen/Asisten diikutsertakan membicarakan tugas, wewenang, serta sanksi-sanksi dan hu kuman yang akan dikenakan kepada para Dosen/Asisten sendiri. Dengan cara seperti itu akan terhindar anggapan bahwa peraturan, sanksi dan hukuman akan diberikan sepihak dari para pimpinan. 4) Pemantauan dan pengawasan, baik terhadap pelaksanaan tugas-tugas akademis maupun pengembangan kemampuan Dosen/Asisten perlu dilakukan secara kontinu. d. Staf Adninistrasi Meskipun hanya berperan sebagai tenaga penunjang

37 196 Tenaga Administrasi juga memegang peranan yang cukup penting dalam organisasi Perguruan Tinggi. Semua kegia tan baik yang berkenaan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan administrasi akademik, baik yang berkait an dengan tugas pengelola, Dosen/Asisten maupun mahasiswa baru akan berjalan optimal apabila mendapat dukungan yang optimal pula dari Tenaga Administrasi. Sebagian besar te naga administrasi di UNLA belum profesional, berlatarbelakang pendidikan umum jenjang sekolah menengah. Keada an ini sudah tentu kurang mendukung pelaksanaan adminis trasi dan pelayanan pada Perguruan Tinggi. Untuk mengatasi hal itu dapat ditempuh beberapa upaya. 1) Secara berangsur menambah Tenaga Administrasi yang ada dengan tenaga yang lebih profesional. Minimal berlatar belakang pendidikan D-3 dalam bidang admi nistrasi ( kalau ada administrasi perguruan tinggi) dengan bidang kemampuan sesuai dengan tugasnya. 2) Memberi kesempatan kepada tenaga yang ada untuk meng ikuti pendidikan, atau UNLA menyediakan program peng embangan staf yang intensif, antara 2-3 bulan. 3) Menciptakan iklim dan mekanisme kerja yang sehat, de ngan pemberian tugas yang merata dan seimbang, disertai pembinaan dan pengawasan yang kontinu.

38 197 e. Sisten Informasi Akadenik Koordinasi kegiatan administrasi akademik, selain dilaksanakan oleh tenaga profesional, didukung oleh tena ga administrasi yang cakap, juga perlu ditunjang oleh peralatan dan sistem informasi akademik yang memadai. Kelemahan umum yang dihadapi dalam administrasi akademik adalah masih lemahnya sistem informasi akademik. Data ma hasiswa pada beberapa unit kerja jumlahnya seringkali ti dak cocok, mahasiswa seringkali dirugikan karena kelalaian dalam dokumentasi nilai ujian. Problema dokumentasi dan informasi akademik, akan semakin kompleks apabila program-program pendidikan telah berkembang lebih tinggi dan lebih bervariasi. Untuk mengatasi masalah dan mengantisipasi perkembangannya pada masa yang akan datang beberapa usaha dapat dilakukan. 1) Perlu adanya perangkat keras disertai perangkat lunak program pengolahan dan penyimpanan data akademik pada tiap unit kerja (Fakultas, Jurusan, Lembaga dll) se bagai terminal yang bisa dihubungkan ke pusat (BAAK, Puskom). 2) Diadakan pembinaan/pelatihan tenaga-tenaga operator yang akan menangani administrasi akademik. 3) Diciptakan mekanisme kerja dan mekanisme pelayanan

39 198 yang efisien dalam administrasi akademik. 4) Disusun pedoman-pedoman akademik yang aktual dan komprehensif, yang merauat semua informasi tentang Universitas/Fakultas/Jurusan sampai dengan silabus dan SAP. f. Sisten Pengawasan Pemantapan sistem koordinasi bagi proses adminis trasi akademik juga mencakup pemantapan sistem pengawas an.yang berjalan selama ini tidak ada sistem pengawasan yang jelas. Semua pihak bekerja menurut tuntutan dan pemahamannya sendiri sehingga banyak terjadi pemborosan. Penyebab utama keadaan tersebut adalah belum tertatanya sistem administrasi secara keseluruhan dan kurangnya pemahaman staf personil akan pentingnya kegiatan administrasi akademik bagi pencapaian tujuan organisasi Perguruan Tinggi. Dalam mengkoordinasi kegiatan adminis trasi akademik dapat ditempuh beberapa langkah praktis, di antaranya: 1) Memfungsikan dengan benar wewenang dan tugas masingmasing personil sesuai dengan tugas dan hierarkinya. 2) Membuat ukuran-ukuran pengawasan bagi seluruh per sonil yang terlibat dalam koordinasi kegiatan admi nistrasi akademik.

40 '! Q! 3) Melakukan pengukuran terhadap produk^produk kerja, serta selalu melihat feedbback yang datang kemudian. 4. Penutup Temuan-temuan penting dari studi ini, komentar terhadap temuan-temuan tersebut serta beberapa rekomen dasi untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ditemukan telah dituangkan pada bab ini. Mungkin masih banyak yang tidak dapat kami temukan, atau banyak hal yang tidak sempat kami angkat dalam studi ini, mudah-mudahan hal demikian dapat menjadi bahan bagi studi kami lebih lanjut. Alhamdulillahirobil 'alamin.

41 ^< ^^tf^ f? fcs~^