BAB II BAHAN RUJUKAN

Transkripsi

1 BAB II BAHAN RUJUKAN 2.1 Sistem Pengendalian Intern Pengertian Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan-tujuan yang diharapkan untuk memisahkan fungsi antara pencatatan dan pengurusan kas yang jelas, dan bertujuan untuk menghindari kecurangankecurangan atau penyelewengan-penyelewengan yang kemungkinan terjadi dalam perusahaan. Dengan adanya sistem pengendalian intern ini maka penerimaan kas dalam perusahaan tidak dapat digelapkan. Menurut Mulyadi (2001:163) dalam bukunya Sistem Akuntansi memberikan definisi pengendalian intern sebagai berikut : Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuranukuran yang dikordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Kemudian menurut Ikatan Akuntansi Indonesia ( 2005 : 319 ) dalam bukunya Standar Profesional Akuntansi Publik pengendalian intern didefinisikan sebagai berikut : Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personal identitas yang didesain untuk memberikan keyakinan tentang pencapaian tiga golongan:

2 a. Keandalan pelaporan keuangan b. Efektifitas dan efisiensi operasi c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Sedangkan menurut Zaki Baridwan (1998:97) juga dapat mengartikan pengendalian intern sebagai berikut : Pengendalian Intern meliputi rencana organisasi dan metode serta kebijaksanaan yang terkoordinir dalam suatu perusahaan untuk mengamankan harta kekayaan, menguji ketepatan dan sampai berapa jauh data akuntansi dapat dipercayai, menggalakkan efisiensi usaha dan dapat mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah digaris bawahi. Dalam Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) pengendalian intern di definisikan sebagai berikut: Sistem Pengendalian Intern meliputi organisasi serta semua metode dan ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha, dan mendorong di taatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan. Dari keempat definisi yang diungkapkan di atas tersebut,maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Pengendalian Intern merupakan suatu sistem yang terdiri dari berbagai macam unsur dengan tujuan untuk melindungi harta benda, meneliti ketetapan dan seberapa jauh dapat dipercayai data akuntansi, mendorong efisien operasi dan menunjang dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan.

3 2.1.2 Tujuan Struktur Pengendalian Intern Tujuan pengendalian intern menurut AICPA oleh Wing Wahyu Winarno (2006:116) adalah sebagai berikut : 1. Melindungi harta kekayaan perusahaan. 2. Meningkatkan akurasi informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi yang dijalankan oleh perusahaan. 3. Meningkatkan efisiensi kinerja perusahaan sehingga dalam berbagai kegiatan dapat dilakukan penghematan. 4. Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen. Menurut pengertian diatas dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Melindungi harta kekayaan perusahaan. Kekayaan perusahaan dapat berupa kekayaan yang berwujud maupun kekayaan yang tidak berwujud. Kekayaan sangat diperlukan untuk menjalankan kegiatan perusahaan. 2. Meningkatkan akurasi informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi yang dijalankan oleh perusahaan. Informasi menjadi dasar pembuatan keputusan. Apabila informasi salah, keputusan yang diambil baik oleh manajemen maupun pihak lain dapat salah. 3. Meningkatkan efisiensi kinerja perusahaan sehingga dalam berbagai kegiatan dapat dilakukan penghematan. Efisiensi merupakan suatu perbandingan antara besarnya pengorbanan dan hasil yang diperoleh.

4 4. Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen. Secara berkala manajemen telah menetapkan tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan dan tujuan tersebut hanya dapat dicapai apabila semua pihak dalam perusahaan bekerja sama dengan baik. Menurut Zaki Baridwan (2005:13) dalam bukunya Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, pengendalian intern bertujuan untuk : 1. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi 2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi 3. Memajukan efisiensi dan operasi 4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dulu. Menurut Mulyadi dan Kanaka Puradiredja (2005:171) dalam bukunya Auditing, memberikan definisi struktur pengendalian intern sebagai berikut: Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yaitu: 1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 3. Efektivitas dan efisiensi operasi. Menurut tujuan sistem pengendalian tersebut dapat dibagi dua macam : 1. pengendalian akuntansi (Internal acconting control) 2. Pengendalian administratif (Internal administrative control)

5 Pengendalian akuntansi merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikorordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Dari beberapa tujuan pengendalian intern diatas maka dapat disimpulkan bahwa tujuan pengendalian intern adalah untuk menjaga kekayaan perusahaan,meningkatkan efisiensi operasi perusahaan, dan untuk meningkatkan kepatuhan terhadap manajemen agar tidak terjadinya kegiatan yang menyimpang dari aturan perusahaan Unsur Struktur Pengendalian Intern Menurut Mulyadi dan Kanaka (2002:183) dalam bukunya Auditing menyebutkan unsur pengendalian intern terbagi menjadi lima unsur pokok, yaitu : 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan Pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personel organisasi tentang pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian intern, yang membentuk disiplin dan struktur. Berbagai faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas antara lain : a. Nilai integritas Struktur pengendalian intern yang memadai desainnya, namun dijalankan oleh orangorang yang tidak menjujunjung tinggi integritas dan tidak memiliki etika, akan

6 mengakibatkan tidak terwujudnya tujuan pengendalian intern. Oleh karena itu tanggung jawab manajemen adalah menjunjung tinggi nilai integritas suatu kemampuan untuk mewujudkan apa yang telah menjadi komitmennya. b. Komitmen terhadap kompetensi Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan, dan panduan antara kecerdasan, pelatihan, dan pengalaman yang dituntut dalam pengembangan kompetensi. c. Dewan komisaris dan komite audit Dewan komisaris adalah wakil pemegang saham dalam perusahaan berbadan hukum perseroan terbatas. Dewan ini berfungsi mengawasi pengelolaan perusahaan yang dilaksanakan oleh manajemen (direksi). Dengan demikian, dewan komisaris yang aktif menjalankan fungsinya dapat mencegah konsentrasi pengendalian yang terlalu banyak di tangan direksi. d. Filosofi dan gaya operasi manajemen Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan. Manajemen dengan gaya operasi sentralisasi memerlukan alat kontrol yang cenderung berbiaya tinggi, sedangkan manajemen dengan gaya operasi desentralisasi akan meletakkan peran perencanaan dan pengendalian alokasi sumber ekonomi di tangan manajemen menengah dan bawah.

7 e. Struktur organisasi Struktur organisasi memberikan kerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas entitas. Pengembangan struktur organisasi suatu entitas mencakup pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab di dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. f. Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab Pembagian wewenang yang jelas akan memudahkan pertanggungjawaban konsumsi sumber daya organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi. g. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Pentingnya perusahaan memmiliki karyawan yang kompeten dan jujur adalah untuk menciptakan lingkungan pengendalian yang baik, maka perusahaan perlu memiliki metode yang baik dalam menerima karyawan, mengembangkan kompetensi mereka, menilai prestasi dan memberikan kompensasi atas prestasi mereka. 2. Penaksiran Resiko Penaksiran risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, dan pengelolaan risiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum di Indonesia. Penaksiran risiko manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan adalah penaksiran risiko yang terkandung dalam asersi tertentu dalam laporan keuangan dan desain implementasi aktivitas pengendalian yang ditujukan untuk mengurangi risiko tersebut pada tingkat minimum dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat. Penaksiran resiko manajamen harus mencakup pertimbangan khusus terhadap resiko yang dapat timbul dari perubahan keadaan, seperti:

8 a. Bidang baru bisnis atau transaksi yang memerlukan prosedur akuntansi yang belum pernah dikenal. b. Perubahan standar akuntansi c. Hukum dan peraturan baru d. Perubahan yang berkaitan dengan revisi sistem dan teknologi baru yang digunakan untuk pengolahan informasi e. Pertumbuhan pesat entitas yang menuntut perubahan fungsi pengolahan dan pelaporan informasi personel yang terlibat di dalam fungsi tersebut. 3. Informasi dan Komunikasi Sistem akuntansi yang efektif dapat memberikan keyakinan memadai bahwa informasi transaksi yang dicatat atau terjadi adalah : a. Sah b. Telah diotorisasi c. Telah dicatat d. Telah dinilai secara wajar e. Telah digolongkan secara wajar f. Telah dicatat dalam periode yang seharusnya g. Telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar. Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar organisasi.

9 4. Aktivitas pengendalian Aktivitas Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai macam tujuan dan diterapkan dalam berbagai tingkat dan fungsi organisasi. 5. Pemantauan Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personel yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan apakah pengendalian intern beroperasi sebagaimana yang diharapakan. Menurut Mulyadi (2001:165) dalam bukunya Sistem Akuntansi menyebutkan unsurunsur pokok sistem pengendalian intern adalah : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini : a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpangan dari fungsi akuntansi.

10 b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah : a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang. b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persengkongkolan diantara mereka dapat dihindari.

11 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi samapai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan. Menurut Cashin dan Owens dalam bukunya Auditing yang dikutip oleh Frederick E Horn, memperinci komponen pengendalian intern dalam unsur-unsur : 1. Organisasi 2. Kebijakan dan prosedur 3. Standar (norma) kerja 4. Pencatatan dan pelaporan 5. Pemeriksaan intern Karakteristik Pengendalian Intern Menurut SAP No.33 Pengendalian Internal yang baik memiliki karakteristik yang meliputi hal-hal sebagai berikut: 1. Pengaturan organisasi yang baik yang memungkinkan adanya pemisahan pertanggung jawaban fungsi secara tepat. 2. Sistem otoritas dan prosedur pencatatan yang tepat untuk memungkinkan adanya pengendalian akuntansi yang memadai terhadap aktiva, hutang, pendapatan dan biaya. 3. Praktek yang sehat diikuti dalam pelaksanaan tugas dan fungsi dari setiap bagian organisasi.

12 4. Kualitas/mutu pegawai yang tepat dengan tingkat tanggung jawabnya Prinsip-prinsip Pengendalian Intern Menurut Haryono Jusup (2001:41) dalam bukunya Dasar-dasar Akuntansi menyebutkan ada tujuh prinsip pengendalian intern yang pokok, yaitu meliputi : 1. Penetapan tanggung jawab secara jelas Manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan padanya. Jika penetapan tanggung jawab tidak jelas dan bila terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit untuk mencari siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. 2. Penyelenggaraan pencatatan yang memadai Penyelenggaraan pencatatan yang memadai digunakan untuk melindungi aktiva dan menjamin bahwa semua karyawan melaksanakan prosedur yang ditetapkan, diperlukan pencatatan yang baik. Catatan yang bisa dipercaya akan menjadi sumber informasi yang dapat digunakan manajemen untuk memonitor operasi perusahaan. 3. Pengasuransian kekayaan dan karyawan perusahaan Kekayaan perusahaan dan karyawan harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungjawaban yang memadai. Salah satu cara untuk mempertanggungkan karyawan ialah dengan membeli polis asuransi atas kerugian akibat pencurian oleh karyawan. 4. Pemisahan pencatatan dan penyimpanan aktiva Pegawai yang menyimpan dan bertanggung jawab atas aktiva tertentu, tidak diperbolehkan mengurusi catatan akuntansi atas aktiva yang bersangkutan karena pegawai bisa memanipulasi atau mencuri aktiva yang menjadi tanggung jawabnya.

13 5. Pemisahan tanggung jawab atas transaksi yang berkaitan Pertanggungjawaban atas transaksi yang berkaitan atau bagian-bagian dari transaksi yang berkaitan harus ditetapkan pada orang-orang atau bagian-bagian dalam perusahaan, sehingga pekerjaan yang dilakukan seseorang bisa diperiksa oleh orang lain. 6. Pemakaian peralatan mekanis (bila memungkinkan) Apabila keadaan memungkinkan sebaiknya perusahaan menggunakan peralatanperalatan mekanis, seperti kas register, check protector, mesin pencatat waktu, dan peralatan mekanis lainnya. 7. Pelaksanaan pemeriksaan secara independen Perlu dilakukan pengujian ulang secara teratur untuk memastikan bahwa prosedurprosedur telah diikuti dengan benar. Pengkajian ulang ini harus dilakukan oleh pemeriksa intern yang tidak terlibat langsung dalam operasi perusahaan. Apabila pemeriksa intern berkedudukan independen, maka ia dapat melakukan evaluasi mengenai efisiensi operasi secara menyeluruh dan efektif tidaknya sistem pengendalian intern. Menurut Bambang Hartadi (1999 : 130) Untuk dapat mencapai tujuan pengendalian akuntansi, suatu sistem harus memenuhi enam prinsip dasar pengendalian intern yang meliputi: 1 Pemisahan fungsi.

14 Tujuan utama pemisahan fungsi untuk menghindari dan pengawasan segera atas kesalahan atau ketidakberesan. Adanya pemisahan fungsi untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan tugas. 2 Prosedur pemberian wewenang Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh orang yang berwenang. 3 Prosedur dokumentasi Dokumentasi yang layak penting untuk menciptakan sistem pengendalian akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggungjawab untuk pelaksanaan dan pencatatan akuntansi. 4 Prosedur dan catatan akuntansi Tujuan pengendalian ini adalah agar dapat disiapkannya catatan-catatan akuntansi yang yang teliti secara cepat dan data akuntansi dapat dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu. 5 Pengawasan fisik Berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronis dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi. 6 Pemeriksaan intern secara bebas Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang betul-betul ada, menyelenggarakan rekening-rekening kontrol dan mengadakan perhitungan kembali penerimaan kas. Ini bertujuan untuk mengadakan pengawasan kebenaran data. Dari pengertian prinsip-prinsip yang dikemukakan diatas,maka dapat disimpulkan bahwa prinsip-prinsip pengendalian terdiri dari :

15 a. Penetapan tanggung jawab secara jelas yaitu dengan cara adanya pemisahan fungsi, seperti fungsi gudang harus dipisahkan dari fungsi akuntansi. b. Prosedur pemberian wewenang dengan cara mengotorisasi catatan yang memadai oleh pihak yang berwenang. c. Mendokumentasikan dokumen-dokumen penting perusahaan, seperti data-data tentang kekayaan perusahaan dan asuransi pegawai. d. Prosedur pencatatan akuntansi yang terpisah dari penyimpanan aktiva. e. Adanya pengawasan fisik bila pemakaian mekanis kantor perusahaan sedang dipakai. f. Pengawasan intern yang dilakukan oleh orang-orang independen. 2.2 Kas Pengertian Kas Kas adalah aktiva lancar yang diartikan sebagai alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Berdasarkan keterangan diatas maka dapat disimpulkan kas merupakan alat pertukaran atau pembayaran financial yang mempunyai sifat paling tinggi tingkat likuiditasnya. Menurut Munawir (1983:14) mendefinisikan kas sebagai : Kas merupakan uang tunai yang dapat digunakan untuk membiayai operasi perusahaan, termasuk dalam pengertian kas adalah cek yang diterima dari para pelanggan dan simpanan perusahaan di bank dalam bentuk giro atau demand deposit, yaitu simpanan di bank yang dapat diambil kembali (dengan menggunakan cek atau bilyet).

16 Menurut Zaki Baridwan (2003 :85) pengertian kas adalah : akuntansi. kas merupakan suatu alat pertukaran dan digunakan sebagai suatu ukuran dalam Menurut Theodarus M. Tuanakotta, AK, (1982:150) definisi kas adalah : Kas dan bank meliputi uang tunai dan simpanan-simpanan di bank yang langsung dapat diuangkan pada setiap saat tanpa mengurangi nilai simpanan tersebut. Kas dapat terdiri dari kas kecil atau dana-dana kas lainnya seperti penerimaan uang tunai dan cekcek (yang bukan mundur) untuk disetor ke bank keesokan harinya. Dari definisi-definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa kas adalah uang tunai atau cek yang digunakan sebagai alat untuk pertukaran atau pembiayaan suatu aktivitas dan dapat disimpan di dalam bank untuk menjaga keamanannya dan dapat diambil kembali kapanpun Tujuan Pemeriksaan Kas Menurut Ruchyat Kosasih dalam bukunya Auditing mengatakan bahwa tujuan pemeriksaan kas adalah : Tujuan memeriksa kas/bank termasuk saldo kas/bank adalah untuk mengetahui apakah transaksi tersebut sah (validaty) dan tepat sesuai dengan ketentuan serta untuk menilai kewajaran posisi dan ketelitian saldo kas/bank yang dicantumkan dalam neraca. Menurut M.Agus Sudradjat tujuan pemeriksaan kas adalah : 1. Untuk memeriksa apakah terdapat internal control yang baik.

17 2. Untuk memeriksa apakah saldo kas dan bank betul-betul ada dan dimiliki perusahaan. 3. Untuk memeriksa apakah ada pembatasan untuk penggunaaan saldo kas dan bank. 4. Untuk memeriksa apakah saldo kas dan bank dalam valuta asing sudah dikonversikan ke dalam rupiah menggunakan kurs tengah BI. 5. Untuk meriksa apakah penyajiannya di neraca sudah sesuai dengan PABU. Dari definisi tujuan pemeriksaan kas dari para ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa tujuan pemeriksaan kas adalah untuk mengetahui apakah saldo kas yang ada sesuai dengan saldo kas di bank atau di dalam neraca dan juga untuk mengetahui sesuai atau tidaknya prosedur transaksi kas yang terjadi dengan ketentuan-ketentuan yang ditetapkan perusahaan. 2.3 Struktur Pengendalian Intern Penerimaan Kas Pengendalian intern kas menghendaki agar uang dijaga dengan aman, sehingga tidak mungkin terjadi adanya pengeluaran tanpa persetujuan yang berwenang dan tanggungjawab atas pengawasan, uang harus berada pada satu tangan. Pengendalian intern terhadap kas mempunyai dua prinsip pokok yang penting untuk dapat merancang prosedur-prosedur yang memadai agar terciptanya pengendalian intern yang baik. Menurut Haryono Jusup (2001:37) unsur-unsur itu adalah : a. Harus terdapat pemisahan tugas secara tepat sehingga petugas yang bersangkutan dengan transaksi kas tidak dapat dengan mudah melakukan penggelapan kas. Sebagai contoh petugas yang bertanggung jawab menangani transaksi kas dan menyimpan kas tidak merangkap sebagai petugas pencatat transaksi kas.

18 b. Semua penerimaan kas hendaknya disetorkan seluruhnya ke bank secara harian. Prinsip ini diterapkan agar petugas yang menangani kas tidak mempunyai kesempatan untuk menggunakan kas perusahaan untuk keperluan pribadi. Menurut Baridwan (1994 : 158) secara teknik mengemukakan beberapa prinsip-prinsip pengendalian interen terhadap penerimaan kas yang antara lain : 1. Menetapkan tanggung jawab pengelolaan dan pegawasan fisik. 2. Setiap penerimaan kas harus dicatat dalam bukti-bukti penerimaan kas yang bernomor urut tercetak. 3. Daftar penerimaan uang harus dicocokkan dengan jurnal penerimaan uang. 4. Kasir tidak boleh merangkap mengerjakan buku pembantu utang/piutang dan sebaliknya. 5. Semua penerimaan uang harus disetorkan pada hari itu juga atau pada awal hari berikutnya dibank. 6. Bukti setor ke bank harus setiap hari dicocokkan dengan Daftar Penerimaan Uang Harian (DPUH) dan catatan dalam jurnal penerimaan uang. 7. Setiap laporan bank harus diadakan rekonsiliasi yang dilakukan olah orang yang tidak berwewenang menerima uang maupun yang menulis cek. 8. Setiap hari harus dibuat laporan kas. Menurut Mulyadi (2005:470) dalam bukunya Sistem Akuntansi unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem pengendalian kas adalah : 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. 2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.

19 4. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. 5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. 6. Penjualan dengan kartu bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. 7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap sudah diserahkan pada faktur penjualan tunai. 8. Pencatatan kedalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai. 9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercatat dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. 10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. 11. Perhitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. 2.4 Pengertian Sistem dan Prosedur Pengertian Sistem Definisi sistem menurut Cole dan Neuchel (2001:3) sebagai berikut : Sistem adalah suatu jaringan pekerjaan yang berhubungan dengan prosedurprosedur yang erat hubungannya satu sama lain yang dikembangkan menjadi suatu skema untuk melaksanakan sebagian besar aktivitas perusahaan.

20 Menurut Robert Murdiek yang diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar Susanto dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi II (2003:13) definisi sistem adalah sebagai berikut : Sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kumpulan dari komponen-komponen yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Moscove yang diterjemahkan oleh Zaki Baridwan dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2002:2) sistem adalah sebagai berikut : Sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan yang bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu. Berdasarkan definisi-definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan prosedur-prosedur yang saling berhubungan erat satu sama lain untuk dapat mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai perusahaan Pengertian Prosedur Menurut Mulyadi (2001:5) mendefinisikan prosedur adalah : Sebagai urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang atau lebih dalam satu departemen, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Menurut Cole dan Neuchel (2001:3) prosedur diartikan sebagai berikut : Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan tata usaha (clerical operations) yang biasanya melibatkan beberapa petugas di dalam suatu bagian atau yang diadakan untuk menjamin pelaksanaan yang seragam dari transaksi-transaksi yang brulang-ulang dalam perusahaan.

21 Prosedur menurut Yogianto (1995:1) mengutip dari Richard F. Neuschel, didefinisikan sebagai berikut: Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya. Dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah urutan-urutan yang melibatkan beberapa orang petugas atau pegawai untuk menjalankan suatu bagian yang sudah ditentukan oleh pihak manajemen untuk menjamin kegiatan-kegiatan yang sama terhadap transaksi yang berlaku. 2.5 Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas Menurut Mulyadi (2008:423) dalam bukunya Sistem Akuntansi mengemukakan: Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut : 1. Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli. 2. Prosedur penerimaan kas Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman. 3. Prosedur penyerahan barang

22 Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. 4. Prosedur pencatatan penjualan tunai Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penujualan tunai dan jurnal penerimaan kas, dan juga mencatat persediaan barang yang dijual di dalam kartu persediaan. 5. Prosedur penyetoran kas ke bank Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan kas yang diterima disetorkan dengan segera. Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh. 6. Prosedur pencatatn penerimaan kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank. 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Menurut Mulyadi (2008: ) dalam bukunya Sistem Akuntansi mengemukakan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :

23 1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh denga cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check. 2. Penerimaan kas dari penjualan tunai melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas. Dalam penjualan tunai pembeli datang ke perusahaan untuk membeli suatu barang. Prosedur yang akan dijalankan adalah sebagai berikut : 1. Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga (sales person) di bagian penjualan. 2. Bagian kassa menerima pembayaran dari pembeli yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi (personal check), atau kartu kredit. 3. Bagian penjualan memerintahkan bagian pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli. 4. Bagian pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. 5. Bagian kassa menyetorkan kas yang diterima ke bank. 6. Bagian akuntansi mencatat pendapatan penjualan dan jurnal penjualan. 7. Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas dari Piutang Menurut Mulyadi (2008: ) sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan: 1. Debitur melaksanakan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet). Jika perusahaan hanya menerima kas dalam

24 bentuk cek dari debitur, yang ceknya atas nama perusahaan (bukan atas unjuk), akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. 2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh. Menurut sistem pengendalian intern yang baik, semua penerimaan kas dari debitur harus dalam bentuk cek atas nama atau giro bilyet. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk uang tunai memberikan peluang bagi penagih perusahaan melakukan penyelewengan kas, maka diperlukan prosedur kas seperti berikut ini : 1. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagih. 2. Bagian penagihan mengirimkan penagih yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur. 3. Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remit-tance advice) dari debitur. 4. Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kassa. 5. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 6. Bagian kassa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur. 7. Bagian kassa menyetorkan cek ke bank, lalu dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. 8. Bank perusahaan melakukan kliring atas cek tersebut ke bank debitur.

25 2.6 Dokumen Penerimaan Kas Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Faktur penjualan tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. 2. Pita register kas (cash register tape) Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. 3. Credit card sales slip Dokumen ini diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan yang menjual barang atau jasa, dokumen ini diisi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredir untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan pemegang kartu kredit. 4. Bill of lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini juga digunakan oleh

26 fungsi pengiriman dalam penjualan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum. 5. Faktur penjualan COD (cash on delivery) Dokumen ini digunakan untuk mengetahui setiap penjualan COD. Perusahaan menggunakan tembusan faktur COD untuk menagih kas yang seharusnya dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang. 6. Bukti setor bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuatkan 3 lembar dan diserahkan ke bank. Dua lembar tembusannya akan diminta kembali oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas. 7. Rekap harga pokok penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas pemerintahan sesuai dengan peraturan direktur jenderal perbendaharaan nomor PER 66/PB/2005, adalah : 1. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran yang selanjutnya disebut DIPA adalah dokumen pelaksanaan anggaran yang dibuat oleh menteri/ pimpinan lembaga atau satuan kerja (satker) serta disahkan oleh direktur jenderal perbendaharaan atau kepala kantor wilayah direktorat jenderal perbendaharaan atas nama menteri keuangan dan berfungsi sebagai

27 dasar untuk melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran negara dan pencairan dana atas beban APBN serta dokumen pendukung kegiatan akuntansi pemerintahan. 2. Surat Permintaan Pembayaran yang selanjutnya disebut SPP adalah suatu dokumen yang dibuat/diterbitkan oleh pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan da disampaikan kepada pengguna anggaran atau pejabat lain yang ditunjuk selaku pemberi kerja untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat penerbit SPM berkenaan. 3. Surat Perintah Membayar yang selanjutnya disebut SPM adalah dokumen yang diterbitkan oleh pengguna anggaran atau pejabat lain yang ditunjuk untuk mencairkan dana yang bersumber dari DIPA atau dokumen lain yang dipersamakan. 4. Surat Perintah Pencairan Dana yang selanjutnya disebut SP2D adalah surat perintah yang diterbitkan oleh KPPN selaku kuasa bendahara umum negara untuk pelaksanaan pengeluaran atas beban APBN berdasarkan SPM. 5. Surat Perintah Membayar Uang Persediaan yang selanjutnya disebut SPM-UP adalah surat perintah membayar yang diterbitkan oleh pengguna anggaran untuk pekerjaan yang akan dilaksanakan dan member MAK transito. 6. Surat Perintah Membayar Tambahan Uang Persediaan yang selanjutnya disebut SPM- TUP adalah surat perintah membayar yang diterbitkan oleh pengguna anggaran karena kebutuhan dananya melebihi pagu uang persediaan dan membebani MAK transito. 7. Surat Perintah Membayat Langsung yang selanjutnya disebut SPM-LS adalah surat perintah membayar langsung kepada pihak ketiga yang diterbitkan oleh pengguna anggaran atas dasar perjanjian kontrak kerja atau surat perintah kerja lainnya.

28 8. Surat Perintah Membayar Penggantian Uang Persediaan Nihil (SPM-GUP) adalah surat perintah membayar penggantian uang persediaan nihil yang diterbitkan oleh pengguna anggaran untuk selanjutnya disahkan oleh KPPN. 9. Surat Keterangan Penghentian Pembayaran yang selanjutnya disebut SKPP adalah surat keterangan tentang terhitung mulai bulan dihentikan pembayaran yang dibuat oleh pengguna anggaran berdasarkan surat keputusan yang diterbitkan oleh kementerian negara/lembaga atau satker dan disahkan oleh KPPN setempat. 10. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja yang selanjutnya disebut SPTB adalah pernyataan tanggung jawab belanja yang dibuat oleh pengguna anggaran atas transaksi belanja sampai dengan jumlah tertentu. 11. Surat Keterangan Tanggung Jawaba Mutlak yang selanjutnya disebut SKTJM, adalah surat keterangan yang menyatakan bahwa segala akibat dari tindakan pejabat/seseorang yang mengakibatkan kerugian negara menjadi tanggung jawab sepenuhnya dari pejabat/seseorang yang mengambil tindakan dimaksud. 2.7 Catatan akuntansi dalam Penerimaan Kas Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : a. Jurnal Penjualan Jurnal Penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan telah menjual suatu produk maka manajemen perlu informasi penjualan produknya selama jangka waktu tertentu. b. Jurnal Penerimaan Kas

29 Jurnal Penerimaan Kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, di antaranya penjualan tunai. c. Jurnal Umum Jurnal Umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. d. Kartu Persediaan Kartu Persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok yang dijual. Kartu persediaan ini untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. e. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Dalam transaksi penjualan tunai, kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.