Studi Evaluasi Efektivitas Pelayanan AdministrasiAkademik dilingkungan Fakultas Teknik Kejuruan Undiksha

Transkripsi

1 Studi Evaluasi Efektivitas Pelayanan AdministrasiAkademik dilingkungan Fakultas Teknik Kejuruan Undiksha I Nyoman Pasek Nugraha 1*, Kadek Rihendra Dantes 2, Dewi Arum Widhiyanti 3 Pendidikan Teknik Mesin, Universitas Pendidikan Ganesha, Singaraja 1* Pendidikan Teknik Mesin, Universitas Pendidikan Ganesha, Singaraja, Indonesia 2 Bimbingan Konseling, Universitas Pendidikan Ganesha, Singaraja, Indonesia 3 paseknugraha@yahoo.com Abstrak Penelitian ini bertujuan untuk memperoleh : (1). Deskripsi tentang efektivitas pelaksanaan pelayanan administrasi akademik di Fakultas Teknik Kejuruan, ditinjau dari contect, (2). Deskripsi tentang efektivitas pelaksanaan pelayanan administrasi akademik di Fakultas Teknik Kejuruan, ditinjau dari input, (3). Deskripsi tentang efektivitas pelaksanaan pelayanan administrasi akademik di Fakultas Teknik Kejuruan, ditinjau dari process, (4).Deskripsi tentang efektivitas pelaksanaan pelayanan administrasi akademik di Fakultas Teknik Kejuruan, ditinjau dari product. Pendekatan Penelitian menggunakan model evaluasi CIPP, dengan masing-masing variable di ukur dengan instrument berupa kuesioner. Variable contect diukur dengan instrument berupa kuesioner contect, variable input diukur dengan instrument berupa kuesioner input, variable process diukur dengan observasi process, variable product diukur dengan data berupa dokumen indeks prestasi dan lama masa studi. Sampel penelitian adalah seluruh civitas akademik di Fakultas Teknik dan Kejuruan yang diambil dengan menggunakan Teknik multi stage random sampling.teknik analisis data dengan mentransformasi z-skor ke t-skor. Kata kunci: Efektivitas, layanan, administrasi akademik, fakultas teknik kejuruan, CIPP. 1. Pendahuluan Meningkatnya kebutuhan masyarakat terhadap pendidikan formal, khususnya pendidikan tinggi menjadikan perguruan tinggi sebagai sektor strategis yang diharapkan dapat menghasilkan sumber daya manusia yang bermutu.dengan demikian lembaga pendidikan harus mampu meningkatkan kandungan pengetahuan pada setiap produknya. Lebih lanjut untuk berkembang lembaga pendidikan harus responsive terhadap perubahan dan tutuntutan stakeholdernya. Lembaga perguruan tinggi yang memiliki input dan menjalankan proses belajar mengajar yang memadai akan mampu memberikan kualitas belajar mengajar yang sesuai dengan tuntutan mahasiswa, dengan menghasilkan SDM yang berkualitas. Dalam rangka memberikan pelayanan yang berkualitas suatu institusi pendidikan secara continue harus mengadakan pembinaan kelembagaan. Langkah ini penting dilakukan untuk memperbaiki kualitas pelayanan dari waktu ke waktu dalam lembaga tersebut. Dengan demikian perlu dilakukan evaluasi pada setiap layanan yang deberikan lembaga/institusi berdasarkan tingkat kepuasan yang diterima oleh pengguna jasa layanan dalam hal ini adalah mahasiswa/i yang terus berubah seiring dengan proses studi yang dilakukan mahasiswa tersebut. Dengan demikian dalam upaya melihat efektifitas pelayanan administrasi akademik di lingkungan Fakultas Teknik Kejuruan Undiksha, maka dianggap perlu untuk melakukan evaluasi secara menyeluruh dalam rangka berkontribusi untuk kemajuan lembaga/institusi di kemudian hari khususnya fakultas Teknik kejuruan. Pada dasarnya peningkatan kualitas layanan akademik dititikberatkan pada lembaga/institusi. Dalam hal ini fakultas merupakan basis peningkatan kualitas, karena fakultas berfungsi sebagai unit yang mengembangkan kurikulum, silabus, strategi pembelajaran, dan sistem penilaian dalam konteks mikro di Undiksha. Fakultas dalam hal ini yang terdiri dari beberapa jurusan merupakan suatu sistem yang akan menghasilkan output yang baik, jika input dan prosesnya berjalan dengan baik. Dengan demikian jurusan sebagai sistem di fakultas memiliki input, proses dan output yang merupakan suatu kesatuan yang terintegrasi. Maka dari itu, apabila terjadi sebuah perubahan pada sutu komponen tersebut dengan otomatis akan mengakibatkan perubahan pada komponen lainnya. Efektivitas pelayanan akademik merupakan suatu upaya yang harus diwujudkan oleh semua elemen pendidikan. Banyak komponen 525

2 yang dapat membantu untuk mewujudkan proses pelayanan akademik yang efektif diantaranya tingkat profisional pengajar, kinerja pengajar, kurikulum, sarana prasarana, dan lain-lain. Fakultas sebagai sebuah sistem tersusun dari komponen context, input, proses, output, dan outcome. Konteks berpengaruh pada input, input berpengaruh pada proses, proses berpengaruh pada output serta berpengaruh juga pada outcome. Sehingga untuk mendukung efektifitas pelayanan akademik diperlukan dukungan sub-sub sistem yang secara sinergis saling mendukung. Dimana komponen berupa sub sistem harus saling terkait secara sistematis satu dengan lain, yaitu context, input, proses, output, dan outcome. 2. Tinjauan Pustaka 2.1 Layanan Administrasi Akademik Kualitas pelayanan akan dipengaruhi oleh beberapa factor baik dari sisi internal yaitu lembaga/pergruan tinggi maupun eksternal yaitu mahasiswa. Faktor internal tersebut antara lain sumber daya manusia dari sisi dosen dan pegawai. Kualitas layanan internal akan mendorong terwujudnya kepuasa mahasiswa dalam menjalankan studinya dan akan berimbas pada keberhasilan mahasiswa untuk mendapatkan indeks prestasi yang baik dan keberhasilan dalam ketepatan waktu studinya. Ada pemahaman untuk mengetahui tingkat kualitas pelayanan antara lain; (1). Bagaimana pengguna jasa mengevaluasi kualitas suatu pelayanan, (2). Apakah evaluasi dilakukan secara langsung atau mengevaluasinya pada tiap sisi layanan, (3). Faktor apa saja yang mempengaruhi kualitas layanan, (4). Sejauh mana pemahaman pengguna jasa mengenai jasa yang mereka konsumsi yang pada dasarnya mengacu pada kualitas layanan apa yang diberikan. Dalam hal ini jasa yang dikonsumsi adalah layana administrasi akademik. Sedangkan aspek fungsional memberikan perhatian bagaimana pelayanan itu diberikan. 2.2 Model CIPP Model evaluasi CIPP yang dikemukakan oleh Stufflebeam & Shinkfield (1985) adalah sebuah pendekatan evaluasi yang berorientasi pada pengambil keputusan (a decision oriented evaluation approach structured) untuk memberikan bantuan kepada administrator atau leader pengambil keputusan. Stufflebeam mengemukakan bahwa hasil evaluasi akan memberikan alternatif pemecahan masalah bagi para pengambil keputusan. Model evaluasi CIPP ini terdiri dari 4 huruf yang diuraikan sebagai berikut: a. Contect evaluation to serve planning decision. Seorang evaluator harus cermat dan tajam memahami konteks evaluasi yang berkaitan dengan merencanakan keputusan, mengidentifikasi kebutuhan, dan merumuskan tujuan program. b. Input Evaluation structuring decision. Segala sesuatu yang berpengaruh terhadap proses pelaksanaan evaluasi harus disiapkan dengan benar. c. Process evaluation to serve implementing decision. Pada evaluasi proses ini berkaitan dengan implementasi suatu program. d. Product evaluation to serve recycling decision. Evaluasi hasil digunakan untuk menentukan keputusan apa yang akan dikerjakan berikutnya. Dari hasil evaluasi pelaksanaan program yang dikaji dengan model evaluasi program CIPP maka akan terdapat bentuk keefektifan pelaksanaan pelayanan administrasi akademik yang akan diteliti, diantaranya sangat efektif, cukup efektif, kurang efektif, dan tidak efektif. Berkaitan dengan hal tersebut maka untuk menentukan keefektifan pelaksanaan pelayanan administrasi akademik di Fakultas Teknik Kejuruan perlu adanya prototype atau model kategorisasi dari pelaku layanan. Dengan mengadopsi prototype Glickman untuk mengetahui keefektivan pelaksanaan program layanan administrasi akademik maka variable-variebel yang mempengaruhi di masukkan dalam fungsi contact, input, process, dan product. Penentuan nialai dari masing-masing variable (+) untk kategori tinggi, dan (-) untuk kategori rendah. Sehingga dengan demikian dibawah ini ditunjukkan kategori prototype pelaksanaan program layanan akademik di Fakultas Teknik Kejuruan sebagai berikut: Tabel 1: Kategori prototype Model Evaluasi CIPP Kwadran II Kwadran I Cukup Efektif Kwadran IV Sangat Efektif Kwadran III

3 Tidak Efektif Kurang Efektif Menurut Stufflebeam (1986) evaluasi menggunakan model CIPP (contex, input, prosses, product) dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam empat macam keputusan yaitu : 1. Perencanaan, yang berpengaruh terhadap pemilihan tujuan dan sasaran kegiatan. 2. Strukturisasi, yang menentukan strategi optimal dan rancang bangun prosedur dalam pencapaian tujuan. 3. Implementasi, yang menyediakan alat untuk pelaksanaan program yang telah ada. 4. Daur ulang, menentukan apakah suatu kegiatan perlu dilanjutkan/diubah /dihentikan. Hasil dari evaluasi konteks mengarah kepada suatu keputusan apakah melakukan perubahan dalam sistem institusi tersebut. Jika keputusan mengarah pada tidak diperlukannya perubahan, maka pelaksanaan program akan dilanjutkan seperti biasa. Akan tetapi apabila keputusan perubahan yang diambil, maka staf institusi mulai mengklarifikasi masalah yang akan dipecahkan dan memformulasikan tujuan yang akan dicapai nantinya. Selanjutnya, staf tersebut mempertimbangkan apakah strategi pemecahan masalah yang ada sesuai dan bisa digunakan untuk memecahkan masalah atau tidak. Jika ya, maka mereka akan menggunakan-nya.jika strategi pemecahan masalah yang ada tidak sesuai, maka staf akan melakukan evaluasi masukan (input evaluation). Evaluasi semacam ini bertujuan untuk mencari literatur yang relevan, mencari staf/personil di institusi lainnya yang pernah menangani permasalahan serupa, dan mungkin saja melibatkan ahli di luar institusi. Selanjutnya dibentuk tim untuk mencari strategi pemecahan masalah yang ada. Strategi pemecahan masalah yang sudah diformulasikan selanjutnya diuji dengan kriteria seperti kesesuaian dengan kebutuhan yang diidentifikasi, permasalahan yang ada, dan tujuan yang diinginkan; kajian teoretis, serta kelayakannya. Hasil dari evaluasi input digunakan untuk memutuskan apakah strategi solusi yang cocok sudah ditemukan atau belum. Jika tidak, staf mempertimbangkan kembali apakah perubahan yang diinginkan penting untuk dilakukan, dan jika ya, maka staf kembali memikirkan strategi pemecahan masalahnya. Jika strategi pemecahan masalahnya sudah ditemukan, maka staf memutuskan apakah strategi pemecahan masalah tersebut bisa langsung dipakai tanpa harus mengujinya terlebih dahulu. Jika strategi tersebut terbukti efektif, maka staf langsung dapat merubah sistem yang ada. Namun, apabila staf memutuskan untuk mengujinya terlebih dahulu, maka perhatian mereka tertuju kepada menguji-cobakan strategi tersebut. Mereka selanjutnya melakukan evaluasi proses dan evaluasi hasil terhadap pelaksanaan strategi tersebut dalam kurun waktu tertentu sampai akhirnya strategi tersebut siap untuk digunakan. Pada suatu waktu, apabila strategi yang dikembangkan tersebut terbukti tidak efektif atau tidak efisien, maka pimpinan institusi bisa langsung menghentikan (abort) pelaksanaan strategi tersebut. Dalam bagan di atas, seperti ditunjukkan pada bagian pojok kanan bawah terlihat bahwa walaupun strategi/ project telah berhasil pimpinan institusi dalam pengamatannya mengetahui bahwa kondisi di institusi tersebut telah berubah dan perubahan yang sebelumnya diinginkan tidak diperlukan lagi, maka pimpinan lembaga bisa menghentikan pelaksanaan strategi/ project tersebut. 3. Metode Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian evaluatif yeng berorientasi pada analisis berdasarkan pendekatan evaluasi program yang berorientasi pada menajemen yaitu suatu gambaran yang menunjukan prosedur dan proses pelaksanaan program. Selain itu, dalam penelitian ini dianalisis efektivitas program dengan menganalisis variabelvariabel dalam model CIPP (context, input process, and product) yang dikonfirmasi dengan target sasaran yang merupakan ukuran efektivitas program. Program dikatakan efektif bila target dapat dicapai atau bahkan dilampaui. Sebaliknya, bila target tidak tercapai, maka program dikatakan tidak efektif. 3.1 Populasi dan Sampel Penelitian Populasi dalam penelitian ini adalah civitas akademik di lingkungan Fakultas Teknik Kejuruan Undiksha. Teknik Pengambilan sampel yang digunakan adalah random sampling dengan teknik undian. 527

4 3.2 Prototype Penelitian Penelitian ini pada dasarnya bertujuan untuk mendeskripsikan efektifitas pelayanan akademik di Fakultas Teknik Kejuruan. Sifat penelitian ini adalah penelitian evaluatif atau studi evaluatif terhadap pelaksanaan pelayanan akademik, dimana studi evaluatif yang dimaksud adalah studi untuk menentukan kebijakan dengan pertimbangan nilai-nilai positif, keuntungan pelayanan yang dilakukan dengan teknik tertentu. 3.3 Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh data yang diinginkan dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode : 1. Angket ( kuesioner ) Angket ( kuesioner ) merupakan suatu pengumpulan data dengan memberikan atau menyebarkan daftar pertanyaan kepada responen dengan harapan memberikan respon atas daftar pertanyaan tersebut. Dalam penelitian ini metode angket digunakan untuk menjaring data mengenai efektifitas pelaksanaan pelayanan akademik yang ditinjau dari komponen CIPP dengan menggunakan instrument yang berupa pedoman angket (kuesioner). 2. Dokumentasi Metode dokumentasi yang dibutuhkan dalam penelitian ini merupakan dokumen resmi internal Fakultas Teknik Kejuruan yang dapat berupa data data profil fakultas dan dokumen dokumen lain yang mendukung. Dokumen berupa memo, pengumuman, instruksi, aturan suatu lembaga masyarakat yang digunakan dalam lingkungan sendiri. 3. Wawancara Teknik wawancara dalam penelitian ini digunakan untuk kebenaran sebuah pernyataan dengan menanyakan secara langsung kepada civitas akademik di linglkungan Fakultas Teknik Kejuruan. Tahapan tahapan wawancara meliputi : 1) Menentukan siapa yang diwawancarai, 2) Mempersiapkan wawancara, 3) Melakukan wawancara dan memelihara agar wawancara produktif dan 4) Menghentikan wawancara dan memperoleh rangkuman hasil wawancara. 3.4 Teknik Analisis Data Penelitian ini merupakan penelitian evaluatif deskriptif.dalam penelitian ini menganalisis efektifitas pelayanan administrasi akademik dengan menganalisis peran masing-masing faktor sesuai dengan model CIPP (Contect, Input, process, product), sehingga analisis dan pengolahan data yang digunakan mengacu pada teknik data penelitian sejenis. 4. Pembahasan Hasil pertama, dapat diverifikasi dari hasil perhitungan analisis data. Setelah data mentah variabel konteks ditransformasikan ke dalam T-Skor dapat diikthisarkan dalam Tabel 4.61berikut. Tabel 4.1 Rekapitulasi Hasil Perhitungan Konteks Keterangan f + f - Hasil Konteks Positif Berdasarkan Tabel 4.1 di atas tampak bahwa pada variabel konteks, (+) = 46 > (-) = 40, sehingga menghasilkan + (efektif). Dengan demikian, dapat dinyatakan bahwa pada variabel kontekspelaksanaan layanan administrasi akademik di lingkungan Fakultas Teknik Kejuruan tergolong efektif. Ini berarti dukungan/partisipasi civitas akademik merespon positif terhadap layanan akademik yang diberikan.karena komponen-komponen visi, misi, tujuan, program akademik, lingkungan institusi/lembaga, Learning Outcome (LO) dijadikan tolok ukur pada pengukuran variabel konteks. kedua, dapat diverifikasi dari hasil perhitungan analisis data. Setelah data mentah variabel input ditransformasikan ke dalam T-Skor dapat diikthisarkan dalam Tabel 4.2 berikut. Tabel 4.2 Rekapitulasi Hasil Perhitungan Input Hasi Keterangan f + f - l Input Positif Berdasarkan Tabel 4.11 di atas tampak bahwa pada variabel input, (+) = 49> (-) = 37, sehingga menghasilkan + (efektif). Dengan demikian, dapat dinyatakan bahwa pada variabel input pelaksanaan layanan administrasi akademik di lingkungan Fakultas Teknik Kejuruan tergolong efektif. Ini berarti dimensi Sumber daya manusia (Pegawai), Sumber daya manusia (Dosen), Kesesuaian fasilitas fisik institusi/lembaga, Kelengkapan fasilitas fisik, kelengkapan panduan studi, kelengkapan naskah kurikulum telah mendukung efiktivitas pelaksanaan layanan akademik di Fakultas Teknik Kejuruan. Karena komponen-komponen ini 528

5 dijadikan tolak ukur pada pengukuran variabel input. ketiga, dapat diverifikasi dari hasil perhitungan analisis data. Setelah data mentah variabel proses ditransformasikan ke dalam T-Skor dapat diikthisarkan dalam Tabel 4.3 berikut. Tabel 4.3 Rekapitulasi Hasil Perhitungan Proses f + f - Has il Keteranga n Proses Positif Berdasarkan Tabel 4.3 di atas tampak bahwa pada variabel proses (+) = 48> (-) = 38, sehingga menghasilkan + (efektif). Dengan demikian, dapat dinyatakan bahwa pada variabel proses layanan administrasi akademik di Fakultas Teknik Kejuruan tergolong efektif. Ini berarti dimensi Perencanaan studi mahasiswa melalui PA, Perencanaan perkuliahan, Kelengkapan jadwal perkuliahan, Kelengkapan jadwal kehadiran dosen, Kelengkapan absensi mahasiswa, kelengkapan naskah evaluasi, regulasi perencanaan KRS berbasis system informasi telah mendukung efiktivitas pelaksanaan layanan akademik di Fakultas Teknik Kejuruan. Karena komponen-komponen ini dijadikan tolak ukur pada pengukuran variabel input. keempat, dapat diverifikasi dari hasil perhitungan analisis data. Setelah data mentah variabel hasil ditransformasikan ke dalam T-Skor dapat diikthisarkan dalam Tabel 4.4 berikut. Tabel 4.4 Rekapitulasi Hasil Perhitungan Hasil f + f - Has il Keteranga n Hasil Positif Berdasarkan Tabel 4.4 di atas tampak bahwa pada variabel hasil, (+) = 49> (-) = 37, sehingga menghasilkan + (efektif). Dengan demikian, dapat dinyatakan bahwa pada variabel hasil pelaksanaan pelayanan administrasi akademik di Fakultas Teknik Kejuruan tergolong efektif. Ini berarti keberhasilan mahasiswa dalam study (IPK), Keberhasilan mahasiswa dalam ketepatan studi sudah sesuai dengan target pencapaian yang diharapkan 5. Simpulan Pertama; dari hasil variabel konteks, (+) = 46 > (-) = 40, sehingga menghasilkan + (efektif). Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pada variabel kontekspelaksanaan layanan administrasi akademik di lingkungan Fakultas Teknik Kejuruan tergolong efektif. Ini berarti dukungan/partisipasi civitas akademik merespon positif terhadap layanan akademik yang diberikan.karena komponen-komponen visi, misi, tujuan, program akademik, lingkungan institusi/lembaga, Learning Outcome (LO) dijadikan tolok ukur pada pengukuran variabel konteks sudah tepat. Kedua; pelaksanaan layanan administrasi akademik di lingkungan Fakultas Teknik Kejuruan dengan variabel input, (+) = 49> (-) = 37, sehingga menghasilkan + (efektif). Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pada variabel input pelaksanaan layanan administrasi akademik di lingkungan Fakultas Teknik Kejuruan tergolong efektif. Ini berarti dimensi Sumber daya manusia (Pegawai), Sumber daya manusia (Dosen), Kesesuaian fasilitas fisik institusi/lembaga, Kelengkapan fasilitas fisik, kelengkapan panduan studi, kelengkapan naskah kurikulum telah mendukung efiktivitas pelaksanaan layanan akademik di Fakultas Teknik Kejuruan. Karena komponen-komponen ini dijadikan tolak ukur pada pengukuran variabel input. Ketiga; dengan variabel proses (+) = 48> (-) = 38, katagori menghasilkan + (efektif). Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pada variabel proses layanan administrasi akademik di Fakultas Teknik Kejuruan tergolong efektif. Ini berarti dimensi Perencanaan studi mahasiswa melalui PA, Perencanaan perkuliahan, Kelengkapan jadwal perkuliahan, Kelengkapan jadwal kehadiran dosen, Kelengkapan absensi mahasiswa, kelengkapan naskah evaluasi, regulasi perencanaan KRS berbasis system informasi telah mendukung efiktivitas pelaksanaan layanan akademik di Fakultas Teknik Kejuruan. Karena komponenkomponen ini dijadikan tolak ukur pada pengukuran variabel input. Keempat; dengan didapatkanvariabel hasil, (+) = 49> (-) = 37, sehingga menghasilkan + (efektif). Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pada variabel hasil pelaksanaan pelayanan administrasi akademik di Fakultas Teknik Kejuruan tergolong efektif. Ini berarti keberhasilan mahasiswa dalam 529

6 study (IPK), Keberhasilan mahasiswa dalam ketepatan studi sudah sesuai dengan target pencapaian yang diharapkan 6. Daftar Pustaka Arikunto, Suharsimi Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik, Edisi ke-5. Jakarta: Rineka Cipta. Arikunto, Suharsimi. 2010a. Dasar-dasarEvaluasi Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara. Arikunto, Suharsimi b. Evaluasi Program Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara. Atmadi, A. dkk Transformasi Pendidikan Memasuki Milenium Ketiga. Yogyakarta: Kanisius. Mechanism for Development. Washington, DC: The Palmer Press. Joni, T. Raka Pengukuran dan Penilaian Pendidikan. Surabaya: Karya Anda Naga,Dali S Pengantar Teori Skor pada Pengukuran Pendidikan. Jakarta. Gunadarma. Sudijono, Anas Pengantar Evaluasi Pendidikan. Jakarta: Raja Grafindo Persada Sugiyono Metode Penelitian Pendidikan. Bandung: Alfabeta. Suryabrata, Sumadi Pengembangan Alat Ukur Psikologi. Yogyakarta: Andi Cheng, Yin Che Ong School Effectiveness and School-Base Management A 530