LAPORAN TAHUNAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU )

Transkripsi

1 2014 LAPORAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU) 2014 LAPORAN TAHUNAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID-PEMBANTU ) BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN BADAN PERPUSTAKAAN Jl. Menur DAN KEARSIPAN Pumpungan No. 32 Telp , fax baperpusip@jatimprov.go.id, Website: SURABAYA 60118

2 1.1. LATAR BELAKANG BAB I PENDAHULUAN Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik merupakan jaminan hokum bagi setiap orang untuk memperoleh informasi sebagai salah satu hak asasi manusia,sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Pasal 28 F disebutkan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh Informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan Informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Keberadaan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik sangat penting sebagai landasan hokum yang berkaitan dengan (1) hak setiap orang memperoleh informasi public (2) kewajiban badan public dalam menyediakan dan melayani permohonan informasi public secara cepat,tepat waktu,biaya ringan/proporsional dan cara sederhana. Pelaksanaan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur secara hokum berdasarkan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor : 55 Tahun 2011 tentang Pedoman Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur bertujuan untuk (1).memberikan standar bagi badan public dalam melaksanakan pelayanan informasi public (2) meningkatkan pelayanan informasi public di lingkungan badan public untuk menghasilkan layanan informasi public yang berkualitas (3) menjamin pemenuhan hak warga Negara untuk memperoleh akses informasi public dan (4) menjaminnya terwujudnya tujuan penyelenggaraan BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 2

3 keterbukaan informasi sebagaimana diatur dalam Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dengan membuka akses public terhadap informasi diharapkan badan public termotivasi untuk bertanggungjawab dan beroreintasi pada pelayanan rakyat yang sebaik-baiknya. Dengan demikian,hal tersebut dapat mempercepat perwujudan pemerintahan yang terbuka yang merupakan upaya strategis mencegah praktik korupsi,kolusi dan nepotisme (KKN), dan terciptanya kepemerintahan yang baik (good governance) DASAR PENYELENGGARAAN a. Undang-undang Dasar 1945 b. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846); c. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara RI Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038); d. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071); e. Peraturan Pemerintah Nomor 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU No.14 Tahun 2008; f. Perda Provinsi Jawa Timur No. 8 Tahun 2011 tentang Pelayanan Publik di Provinsi Jawa Timur (Lembaran Daerah Tahun 2011 No. 7 Seri E) g. Peraturan Gubernur Jawa Timur No. 55 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah provinsi Jawa Timur. BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 3

4 h. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar Layanan Informasi Publik. i. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik; 1.3. TUJUAN Bahwa tujuan bagi penyelenggara dan pelaksana pelayanan public serta para pengambil keputusan dalam rangka: a. Meraih kepercayaan masyarakat terhadap kinerja penanggung jawab, penyelenggara, dan pelaksana pelayanan public; b. Menilai suatu kinerja pelayanan public dengan berdasarkan persepsi masyarakat pengguna pelayanan; c. Meningkatkan efektifitas komunikasi dan interaksi antara penanggung jawab, penyelenggara, dan pelaksana pelayanan public dengan pengguna pelayanan; d. Memperkokoh dasar perencanaan kegiatan,pengembangan dan penganggaran kegiatan pelayanan public; BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 4

5 BAB II GAMBARAN UMUM 2.1. PEJABAT PENGELOLA INFORMASI PUBLIK ( PPID-Pembantu) Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur mempunyai tugas menyelenggarakan urusan di bidang pendidikan non formal dan pemerintahan. Dalam melaksanakan tugas dan fungsi Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Nomor 108 tahun 2008 tentang Uraian Tugas Sekretaris,Bidang,Sub Bagian dan Sub Bidang Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Keputusan Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yaitu: a. Keputusan Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Nomor : 050/7/ /2014 tanggal 10 Januari 2014 tentang Pejabat Pengelola Dan Dokumentasi ( PPID-Pembantu); b. Standar Operasional Pelayanan ( SOP) Pejabat Pengelola Dan Dokumentasi ( PPID-Pembantu); 2.2. SARANA DAN PRASARANA Fasilitas yang tersedia dalam memberikan layanan Informasi public, di Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yaitu : Untuk melaksanakan pelayanan Informasi perlu didukung oleh Front office dan back office yaitu : a. Front Office meliputi = > Desk layanan langsung > Desk layanan via media b. Back office meliputi = > Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi > Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi Front Office merupakan fasilitas layanan Informasi bagi public melalui Proses Tatap muka ( datang langsung ) untuk BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 5

6 mendapatkan informasi yang dibutuhkan.klinik Perpustakaan berlokasi di Lobi,Lantai 1 Gedung Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yang berukuran 3 m x 5 m dari meja front desk dengan 1 kursi petugas serta sofa untuk tamu, yang diletakkan di luar ruang. Ruang tunggu dilengkapi dengan 1 unit Plasma TV,2 unit PC untuk akses katalog, 1 unit PC untuk buku pengunjung serta instrument untuk pelayanan Informasi berupa formulir permohonan Informasi,tanda bukti permintaan Informasi public,tanda bukti penyerahan Informasi public serta formulir pengajuan keberatan. c. Sarana telepon Di era Information technology saat ini untuk mendukung layanan Informasi public secara mudah, murah, cepat dan akurat, Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur telah membangun akses Informasi bagi publik melalui telepon : (kode local ,Fax , dan website. d. Ruang publik akses internet Ruang publik akses internet seluas 5 x 8 meter persegi dan gdigunakan untuk ruang akses internet publik secara gratis dengan menyediakan 10 PC yang terkoneksi dengan internet satu (1) PC sebagai des registrasi.fasilitas ini digunakan untuk memberikan keleluasaan bagi pemohon informasi ketika mencari informasi tidak dapat dipenuhi mengingat informasi yang dicari bukan wewenang dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur. e. Penyediaan akses informasi publik Dalam upaya memenuhi kebutuhan akan informasi yang terkait dengan informasi publik yang dihasilkan oleh Badan Perpustakaan Dan Kearsipan provinsi Jawa Timur,selain dapat datang langsung,telepon atau ,juga BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 6

7 menyedikan Website dengan alamat :bapersip.jatimprov.go.id dan menyediakan WIFI gratis bagi pengunjung perpustakaan. Website tersebut terdiri dari 9 kanal yaitu home, kegiatan, profil, koleksi, berita,forum/saran,sakip dan PPID dan dilengkapi dengan audio vidio kegiatan dengan bertujuan untuk berbagi informasi kepada publik. f. Sarana kelengkapan Untuk mendukung kelancaran penanganan pengaduan pelayanan Informasi public,langkah awal yang harus dipenuhi adalah sebuah pedoman,standar operasional prosedur, antara lain sebagai berikut: Tabel : 2.1 TANDA KELENGKAPAN PENGELOLA INFORMASI PUBLIK BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN TAHUN 2014 NO KELENGKAPAN PPID KETERANGAN ADA TIDAK 1 Pedoman Umum tentang PPID V 2 Daftar Informasi Publik (DIP) V 3 Standar Operasional Prosedur (SOP) V 4 Buku Registrasi v 5 Form.Permohonan Informasi Publik v 6 Form.Permohonan Keberatan V 7 Form.Tanda Bukti Penerimaan V Permohonan 8 Form.Tanda Bukti Penerimaan v Keberatan 9 Meja pelayanan informasi V 10 Informasi public melalui Weeb V 11 Petugas Front desk ( Layanan PPID) v BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 7

8 2.3. WAKTU PELAYANAN INFORMASI Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi PPID- PEMBANTU Badan Perpustakan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menetapkan waktu pemberian Pelayanan Informasi Publik. Di Badan Perpustakan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur penyelenggaraan Pelayanan Informasi Publik dilaksanakan pada hari kerja Senin sampai dengan Jumat. Senin - Kamis : WIB Istirahat : WIB Jumat : WIB Istirahat : WIB a) Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan foto copy KTP pemohon dan pengguna informasi. b) Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon informasi publik. c) Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik. d) Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi Jika informasi yang diminta masuk dalam kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. e) Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada Pengguna Informasi Publik. f) Membukukan dan mencatat BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 8

9 BAB III OPERASIONAL PELAYANAN PUBLIK 3.1. JUMLAH PERMOHONAN INFORMASI Kapasitas dan area penanganan permintaan informasi dari masyarakat meliputi kegiatan (a) ruang parkir (b). ruang kecil (d). ruang penitipan barang (e).pendaftaran anggota (f). peminjaman (g).pengembalian (h).koleksi (i) petugas (j).sarana dan prasarana (k) kegiatan jasa kearsipan. Tabel : 3.1 Permintaan Informasi berdasarkan Status Tahun 2014 No STATUS JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NOP DES JML 1 DOSEN GURU MAHASISWA PELAJAR PNS/PSW TNI/POLRI UMUM JUMLAH Dalam tabel 3.1 bahwa mahasiswa sebanyak 251 permintaan atau setara dengan 33 %, pelajar sebanyak 163 permintaan atau setara dengan 22%, masyarakat umum sebanayak 149 permintaan atau setara dengan 20%,guru sebanyak 68 permintaan atau setara dengan 9%,dosen sebanyak 60 permintaan atau setara dengan 8%,PNS/PSW sebanyak 52 permintaan atau setara dengan 7%,TNI/POLRI sebanyak 52 permintaan atau setara dengan 1 % B Tabel : 3.2 Permintaan Informasi berdasarkan Penggunaan tahun 2014 PENGGUNAAN HASIL PENELUSURAN JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NOP DES JML 1 PENDIDIKAN PENELITIAN PENGABIDIAN 3 MASYARAKAT JUMLAH Dari table 3.2 diatas bahwa permintaan penelusuran informasi berdasarkan penggunaanya bahwa untuk kepentingan pendidikan sebanyak 457 atau setara dengan 61 %, permintaan penelusuran informasi untuk kepentingan penelitian sebanyak 198 atau setara dengan 26 % dan untuk pengabdian masyarakat sebanyak 96 atau setara dengan 13 % BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 9

10 Tabel : 3.3 PERMINTAAN INFORMASI YANG DIAJUKAN OLEH MASYARAKAT BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2014 NO PEMOHON JUMLAH PERTA PELAYANAN STATUS/ KELOMPOK JUMLAH NYAAN SELESAI MEDIASI AJUDIKASI 1 Dosen V 2 Guru V 3 Mahasiswa V 4 Pelajar v 5 PNS/PSW V 6 TNI/POLRI 8 8 v 7 Masyarakat Umum V JUMLAH BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 10

11 No BULAN Tabel : 3.4 REKAPITULASI LAYANAN INFORMASI PUBLIK BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR ( melalui website ppid.bapersip.jatimprov.go.id dan klinik perpustakaan ) Perminta an Informasi Permoho nan Informasi Status Dipenuhi Ditolak Proses Perminta an Informasi Waktu Permohonan Informasi JANUARI menit < 10 hari 2 FEBRUARI menit < 10 hari 3 MARET menit < 10 hari 4 APRIL menit < 10 hari 5 MEI menit < 10 hari 6 JUNI menit < 10 hari 7 JULI menit < 10 hari 8 AGUSTUS menit < 10 hari 9 SEPTEMBER menit < 10 hari 10 OKTOBER menit < 10 hari 11 NOVEMBER menit < 10 hari 12 DESEMBER menit < 10 hari Ket JUMLAH BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 11

12 3.2. ANGGARAN PELAYANAN INFORMASI Anggaran pelayanan informasi sejak tahun 2012 merupakan bagian yang tak terpisahkan dari rencana Kerja Anggaran Badan Perpustakaan Dan Kearsipan provinsi Jawa Timur. Yang besaran honor masing-masing petugas pelayanan informasi disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku KENDALA PELAKSANAAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK a) Dalam pelaksanaan layanan informasi public,kendala yang dialami lebih kepada penyediaan informasi internal yang sangat tergantung suplay data masing-masing bidang. Hal ini penting mengingat waktu yang diperlukan hanya 10 hari kerja untuk menjawab permohonan informasi; b) Masih ada permohonan informasi yang belum terjawab oleh masingmasing bidang dikarenakan permohonan informasi tidak sampai /tidak terbaca; c) Penyusunan daftar Informasi Pubik (DIP) masih belum berjalan sesuai dengan harapan kita, karena masing-masing bidang memiliki kesibukan yang berbeda; BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 12

13 BAB IV PENUTUP 4.1.Simpulan Pelaksanaan Layanan Informasi Publik terhadap masyarakat sampai saat ini pada umumnya sudah berjalan seperti yang diharapkan, walaupun masih ada ada beberapa yang harus dibenahi, namun sudah banyak yang tampak hasilnya. Tantangan selanjutnya yang dihadapi oleh penyelenggaraan layanan informasi publik di PPID-Pembantu adalah sebagai berikut: 1) Prestasi yang sudah dicapai selama ini, seperti masuk dalam penilaian Komisi Informasi (KI) Provinsi dan dari Yayasan Lembaga Konsumen (YLKI) serta dari Akademisi, semua harus tetap dipertahankan. Karena mempertahankan prestasi yang sudah baik konsekwensinya adalah juga mempertahankan kondisi kerja dan sumber daya berupa sarana dan prasarana pendukungnya yang selama ini sudah disediakan; 2) Perlu memperbaiki secara kuantitatif dan kualitatif hasil kerja dan mekanisme pencapaian yang masih kurang, terutama cara pelayanan terhadap peminta informasi secara baik; 3) Hasil yang sudah dicapai,perlu ditingkatkan baik volume dan mutunya; Tantangan ini memerlukan perhatian khusus, bukan saja pengembangan objek-objek baru tetapi juga pengembangan pola dan sistem kerja yang lebih luas, namun atas dasar pertimbangan prioritas. BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 13

14 4.2. Saran-saran Berpijak pada hasil kegiatan layanan informasi publik dapat dikemukakan beberapa saran sebagai berikut : 1) Diperlukan meja informasi di layanan perpustakaan, sekretariat, dan layanan jasa informasi arsip; 2) Petugas yang menangani informasi secara rutin dengan mencatat dari masing-masing meja informasi; 3) Memasukkan data informasi wajib, dan data kegiatan yang lain ke weebsite PPID-Pembantu Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur; 4) Sarana dan Prasarana pendukung berupa fax,telepon hendaknya disediakan bagian meja informasi; BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 14

15 Lampiran : 1 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN Jl. Menur Pumpungan 32 Telp , fax baperpusip@jatimprov.go.id, Website: SURABAYA Nama : Alamat : Pekerjaan : No.Tel / Kecamatan: : Kabupaten/Kota : Rincian Informasi yang dibutuhkan : Tujuan pengguna informasi : Cara memperoleh informasi ** FORMULIR PERMOHONAN INFORMASI No.Pendaftaran *: :.1). Melihat/membaca/mendengarkan/mencatat 2). Mendapatkan salinan informasi (hardcopy/softcopy) Cara mendapatkan salinan informasi : 1). Mengambil langsung 2). Kurir 3). Pos 4). Faksimili 5). Petugas Pelayanan Informasi (Penerima Permohonan) Surabaya, Pemohon Informasi NIP: Keterangan : *Diisi oleh petugas berdasarkan resgistrasi permohonan informasi public ** pilih salah satu dengan memberikan tanda ( x) *** Coret yang tidak perlu BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 15

16 Lampiran : 2 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN Jl. Menur Pumpungan 32 Telp , fax baperpusip@jatimprov.go.id, Website: SURABAYA PEMBERITAHUAN TERTULIS Berdasarkan permohonan informasi pada tanggal Pendaftaran : Nama : Alamat : Pekerjaan : No.Tel / Pemberitahuan sebagai berikut : A. Informasi Dapat Diberikan Kami menyampaikan kepada Saudara : No HAL-HAL TERKAIT INFORMASI PUBLIK KETERANGAN 1 Penguasaan Informasi Publik Kami nomor Badan Publik Lain,yaitu.. 2 Bentuk fisik yang tersedia Softcopy/Salinan elektronik Hardcopy /salinan tertulis 3 Biaya yang dibutuhkan Penyalinan Rp. ( lembar) 4 Waktu penyediaan 7 hari Pengiriman Rp. ( kilat ) Lain-lain JUMLAH 5 Penjelasan penghitungan permintaan informasi yang dimohon oleh pemohon terhitung 7 hari kerja dari tanggal...s.d.tanggal... Rp. Rp. B. Informasi tidak dapat diberikan karena : Informasi yang diminta belum dikuasai Informasi yang diminta belum didokumentasikan Penyediaan informasi yang belum didokumentasikan dilakukan dalam jangka waktu. Surabaya, Pejabat pengelola Informasi dan Dokumentasi ( PPID ) BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN NIP: 16

17 Lampiran : 3 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN Jl. Menur Pumpungan 32 Telp , fax baperpusip@jatimprov.go.id, Website: SURABAYA SURAT KEPUTUSAN PPID TENTANG PENOLAKAN PERMOHONAN INFORMASI Nomor Pendaftaran : Nama : Alamat : Pekerjaan : No.Tel / Rincian Informasi yang dibutuhkan : PPID memutuskan bahwa informasi yang dimohon adalah : INFORMASI YANG DIKECUALIKAN Pengecualian informasi yang : Pasal 17 huruf h UU KIP Didasarkan alas an Pasal 17 huruf a poin 1,4 undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 Bahwa berdasarkan Pasal-pasal di atas, membuka informasi tersebut dapat menimbulkan konsekuensi sebagai : Informasi yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon informasi public dapat merugikan hak pribadi yaitu informasi yang dapat mengungkap rahasia pribadi. Dengan demikian menyatakan bahwa : PERMOHONAN INFORMASI DITOLAK Jika permohonan informasi keberatan atas penolakan ini maka pemohon informasi dapat mengajukan kepada atasan PPID selambat-lambatnya 30 (tiga puluh ) hari kerja sejak menerima surat keputusan ini. Surabaya, Pejabat pengelola Informasi dan Dokumentasi ( PPID ) NIP: BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 17

18 Lampiran :4 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN Jl. Menur Pumpungan 32 Telp , fax Website: SURABAYA PERNYATAAN KEBERATAN ATAS PERMOHONAN INFORMASI Nomor Pendaftaran : A. INFORMASI PENGAJU KEBERATAN Nomor Registrasi Keberatan : Nomor Permohonan Informasi : Tujuan Penggunaan Informasi : Identitas Pemohon Nama : Alamat : Pekerjaan : No.Tel / Kecamatan: : Kabupaten/Kota : Identitas Kuasa Pemohon Nama : Alamat : No.Tel / B. ALASAN KEBERATAN a. Permohonan Informasi di tolak b. Informasi berkala tidak disediakan c. Permintaan informasi tidak ditanggapi d. Permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta e. Permintaan informasi tidak dipenuhi f. Biaya yang dikenakan tidak wajar g. Informasi disampaikan melebihi jangka waktu yang ditentukan BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 18

19 C. KASUS POSISI D. HARI /TANGGAL TANGGAPAN ATAS KEBERATAN AKAN DIBERIKAN : Tanggal Demikian keberatan ini saya sampaikan atas perhatian dan tanggapannya, saya ucapkan terima kasih Petugas Pelayanan Informasi (Penerima Keberatan ) Surabaya, Pengaju Keberatan NIP: BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 19

20 Lampiran : 5 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI Jl Menur Pumpungan No.32 Surabaya, telp.( 031) fax (031) bapersip@jatimprov.go.id, Website: Nomor SOP 01/SOP/PPID/BAPERSIP/2 015 Tanggal Pembuatan 2 Januari 2015 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2 Januari 2015 Disahkan Oleh Kepala Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur DASAR HUKUM 1. Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 2. Undang-undang Nomor 47 tahun 2007 tentang Perpustakaan; 3. Undang-undang Nomor 47 tahun 2009 tentang Kearsipan; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 5. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik ; 6. Kepmenpan Dan Reformasi Birokrasi Nomor :35 tahun 2012 tentang Pedoman penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi pemerintahan; 7. Peraturan Menteri Dalam Negeri No.32 tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemeritah Provinsi,Kabupaten/Kota. Nama SOP KUALITAS PELAKSANA PENYUSUNAN DIP 1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana; 2. Mengetahui tugas dan fungsi masing-masing bagian dalam system layanan informasi public; 3. Memahami Undang-undang KIP; KETERKAITAN 1. SOP surat masuk 2. SOP surat keluar PERINGATAN 1. Jika SOP tidak dilaksanakan, maka kegiatan Pelayanan Informasi Publik tidak dapat dilaksanakan dengan baik; 2. Koordinasi antara PPID Pembantu dengan PPID Utama adalah kewajiban. N0 AKTIVITAS 1 Mengumpulkan dokumen yang dikuasai 2 Mengisi table daftar informasi public/bagian/sub bagian 3 Verifikasi dan pengesahan Daftar Informasi/bagian/sub bagian PETUGAS MEJA INFORMASI PELAKSANA KEPALA BAGIAN/ PPID SUB BAGIAN ATASAN PPID PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Meja layanan informasi; 2. Website/papan pengumuman informasi public; 3. Buku register permohonan informasi beserta formulir; 4. Buku register keberatan,beserta formulir; 5. Daftar Informasi public; 6. Dokumen (soft copy/hard copy); 7. Almari penyimpanan data fisik dan mesin foto copy; 8. Internet; PENCATATAN DAN PENDATAAN SOP ini akan ditinjau kembali setiap tahun untuk memeriksa efektifitas dan efesiensi prosesnya. Persyaratan /perlengkapan Seluruh dokumen yang dikuasai oleh Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Table daftar informasi public (DIP) bagian MUTU BAKU Waktu Output Ket 5 hari Kumpulan dokumen yang dikuasai 2 hari Dokumen table data informasi masing-masing bidang Draf table DIP 1 hari Dokumen table data informasi masing-masing bidang 4 Mengumpulkan daftar informasi seluruh bagian 5 Memisahkan informasi yang pasti terbuka dengan informasi yang dikecualikan Dokumen Daftar informasi masing-masing bidang Dokumen Daftar informasi masing-masing bidang yang pasti terbuka 3 jam Dokumen Daftar Informasi public/bagian yang sudah disahkan Kepala Bidang 1 hari Dokumen Daftar Informasi public pasti terbuka BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 20

21 5 Memisahkan informasi yang pasti terbuka dengan informasi yang dikecualikan Dokumen Daftar informasi masing-masing bidang yang pasti dikecualikan 1 hari Dokumen Daftar Informasi public yang dikecualikan 6 Melakukan uji konsekuensi terhadap informasi yang mungkin dikecualikan 7 Memisahkan informasi yang dikecualikan dari daftar informasi 8 Menyerahkan draft DIP ke atasan PPID untuk diverifikasi dan disahkan 9 Memeriksa kebenaran dokumen yang dikuasai 10 Mengesahkan Dokumen informasi Public (DIP) Daftar Informasi public yang dikecualikan 1). Dokumen daftar Informasi; 2). Dokumen Uji konsekuensi 1). Dokumen DIP; 2). DIP yang dikecualikan dan dokumen uji konsekuensi; 1 hari Dokumen uji konsekuensi per item informasi 1 hari 1). Draf DIP 2). DIP informasi yang dikecualikan 30 menit Dokumen tanda terima penyerahan dokumen Dokumen draft DIP 1 hari Dokumen Daftar Informasi Publik yang telah diperiksa Dokumen draft DIP 1 hari Dokumen Daftar Informasi Publik yang telah disahkan BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 21

22 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI Jl Menur Pumpungan No.32 Surabaya, telp.( 031) fax (031) Website: Nomor SOP Tanggal Pembuatan 2 Januari 2015 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2 Januari 2015 Disahkan Oleh 02/SOP/PPID/BAPERSIP/2015 Kepala Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur DASAR HUKUM 1. Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 2. Undang-undang Nomor 47 tahun 2007 tentang Perpustakaan; 3. Undang-undang Nomor 47 tahun 2009 tentang Kearsipan; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 5. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik ; 6. Kepmenpan Dan Reformasi Birokrasi Nomor :35 tahun 2012 tentang Pedoman penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi pemerintahan; 7. Peraturan Menteri Dalam Negeri No.32 tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemeritah Provinsi,Kabupaten/Kota. Nama SOP KUALITAS PELAKSANA PERMOHONAN INFORMASI 1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana; 2. Mengetahui tugas dan fungsi masing-masing bagian dalam system layanan informasi public; 3. Memahami Undang-undang KIP; KETERKAITAN 3. SOP surat masuk 4. SOP surat keluar PERINGATAN 3. Jika SOP tidak dilaksanakan, maka kegiatan Pelayanan Informasi Publik tidak dapat dilaksanakan dengan baik; 4. Koordinasi antara PPID Pembantu dengan PPID Utama adalah kewajiban. N0 AKTIVITAS 1 Mengarahkan Permohonan informasi untuk mengisi Form Permohonan Informasi PETUGAS MEJA INFORMASI PELAKSANA KEPALA BAGIAN/ PPID SUB BAGIAN ATASAN PPID PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Meja layanan informasi; 2. Website/papan pengumuman informasi public; 3. Buku register permohonan informasi beserta formulir; 4. Buku register keberatan,beserta formulir; 5. Daftar Informasi public; 6. Dokumen (soft copy/hard copy); 7. Almari penyimpanan data fisik dan mesin foto copy; 8. Internet; PENCATATAN DAN PENDATAAN SOP ini akan ditinjau kembali setiap tahun untuk memeriksa efektifitas dan efesiensi prosesnya. Persyaratan /perlengkapan Permohonan informasi pemohon MUTU BAKU Waktu Output Ket 1 jam Dokumen form permohonan informasi 2 Melihat DIP dan melakukan cek apakah informasi yang diminta adalah terbuka dan tersedia setiap saat ya tidak Table Daftar informasi public (DIP) 1 jam Dokumen daftar informasi Publik (DIP) 3 Memberikan informasi yang diminta pemohon 4 Menyerahkan permohonan informasi kepada PPID 5 Melakukan analisa terhadap poin permohonan informasi yang diminta dan menjawab surat permohonan informasi Dokumen permohonan informasi yang diminta Dokumen permohonan informasi yang diminta Dokumen permohonan informasi 1 jam Tanda terima dokumen 30 menit Catat dalam buku ekspedisi dokumen internal 1 hari Dokumen Daftar Informasi public pasti terbuka BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 22

23 5 Melakukan analisa terhadap poin permohonan informasi yang diminta dan menjawab surat permohonan informasi Dokumen permohonan informasi 1 hari Surat Jawaban atas permohonan informasi 6 Mengirim jawabab atas permohonan informasi 7 Jika sanggup memberikan informasi maka dilanjutkan dengan melakukan serah terima dokumen dengan pemohon melalui : 1. Serah terima langsung dokumen dalam bentuk soft copy/hard copy; 2. Mengirim melalui surat melalui: a). dalam bentuk soft copy/hard copy;atau b).dalam bentuk soft copy Surat Jawaban atas permohonan informasi Dokumen informasi yang diminta 1 hari Tanda terima surat 1 hari Tanda terima/berita acara serah terima dokumen BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 23

24 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI Jl Menur Pumpungan No.32 Surabaya, telp.( 031) fax (031) Website: Nomor SOP Tanggal Pembuatan 2 Januari 2015 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2 Januari 2015 Disahkan Oleh 03/SOP/PPID/BAPERSIP/2015 Kepala Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur DASAR HUKUM 1. Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 2. Undang-undang Nomor 47 tahun 2007 tentang Perpustakaan; 3. Undang-undang Nomor 47 tahun 2009 tentang Kearsipan; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 61 tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 5. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik ; 6. Kepmenpan Dan Reformasi Birokrasi Nomor :35 tahun 2012 tentang Pedoman penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi pemerintahan; 7. Peraturan Menteri Dalam Negeri No.32 tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemeritah Provinsi,Kabupaten/Kota. Nama SOP KUALITAS PELAKSANA PENERIMAAN ATAS PERNYATAAN KEBERATAN DARI PEMOHON INFORMASI 1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana; 2. Mengetahui tugas dan fungsi masing-masing bagian dalam system layanan informasi public; 3. Memahami Undang-undang KIP; KETERKAITAN 1. SOP surat masuk 2. SOP surat keluar PERINGATAN 1. Jika SOP tidak dilaksanakan, maka kegiatan Pelayanan Informasi Publik tidak dapat dilaksanakan dengan baik; 2. Koordinasi antara PPID Pembantu dengan PPID Utama adalah kewajiban. N0 AKTIVITAS 1 Menenerima pernyataan keberatan dari pemohon PETUGAS MEJA INFORMASI PELAKSANA KEPALA BAGIAN/ PPID SUB BAGIAN ATASAN PPID PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Meja layanan informasi; 2. Website/papan pengumuman informasi public; 3. Buku register permohonan informasi beserta formulir; 4. Buku register keberatan,beserta formulir; 5. Daftar Informasi public; 6. Dokumen (soft copy/hard copy); 7. Almari penyimpanan data fisik dan mesin foto copy; 8. Internet; PENCATATAN DAN PENDATAAN SOP ini akan ditinjau kembali setiap tahun untuk memeriksa efektifitas dan efesiensi prosesnya. Persyaratan /perlengkapan Tanda terima keberatan yang dikeluarkan oleh PPID -Pembantu MUTU BAKU Waktu Output Ket 1 jam Dokumen pernyataan keberatan dari pemohon 2 Menyerahkan kepada PPID 1-Tanda terima Keberatan; 2-Dokumen pernyataan keberatan dari pemohon 3 Melakukan analisa terhadap surat pernyataan keberatan dan menyusun jawabab atas pernyataan keberatan 4 Menyerahkan kepada atasan PPID untuk mendapatkan pengesahan 5 Mengirim jawaban atas pernyataan keberatan kepada pemohon 1-Tanda terima Keberatan; 2-Dokumen pernyataan keberatan dari pemohon Surat pernyataan keberatan Dokumen surat jawaban atas pernyataan keberatan 15 menit Tanda terima keberatan dalam buku ekspedisi internal 1 hari Dokumen surat jawaban atas pernyataan keberatan 1 hari Surat pernyataan keberatan yang sudah diberi nomor surat keluar 1 hari Tanda terima surat BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 24

25 Lampiran : 6 Buku Register Permohonan Informasi No Tgl Nama Alamat No. Telp/ Hp Pekerjaan KTP Identitas Akta (bagi LSM) Informasi Publik yang Dimohonkan Alasan Memperoleh Informasi Publik Ket BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 25

26 Lampiran : 7 REGESTER KEBERATAN No Tgl Nama Alamat Nomor Kontak Pekerjaan No. Pendaftaran permohonan informasi Informasi yang Diminta Tujuan Permohonan Informasi Alasan Pengajuan Keberatan a b c d e f g Keputusan Atasan PPID Hari Dan Tanggal Pemberian Tanggapan Atas Keberatan Nama dan Posisi Atasan PPID Tanggapan Pemohon Informasi No Register BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 26

27 Lampiran : 8 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN Jl. Menur Pumpungan 32 Telp , fax baperpusip@jatimprov.go.id, Website: SURABAYA TANDA BUKTI PENERIMAAN KEBERATAN ATAS PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK No. Pendaftaran : Nama Alamat No. Telp./Hp. Subyek Keberatan :. : :..... :.. Telah menerima pernyataan keberatan atas permohonan informasi TERTULIS/TIDAK TERTULIS* Surabaya, Petugas Pelayanan Informasi ( ) BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 27

28 Lampiran : 9 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN Jl. Menur Pumpungan 32 Telp , fax baperpusip@jatimprov.go.id, Website: SURABAYA TANDA BUKTI PENERIMAAN PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK No. Register : 005/PIP/KI-Prov.Jatim-/VIII/2012 Nama Alamat No. Telp./Hp. Subyek informasi :.. :.... :... :... Cara Memperoleh Informasi melalui Telah menerima permohonan informasi TERTULIS/TIDAK TERTULIS* :.. Surabaya, Petugas Pelayanan Informasi ( ) BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 28

29 Lampiran : 9 STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID ) PEMBANTU BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR (Berdasarkan SK Kepala Badan Perpustakaan Dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur) Nomor : 050/ 1151 / /2015 ATASAN PPID PEMBANTU KETUA PPID- PEMBANTU BIDANG PELAYANAN DAN DOKUMENTASI INFORMASI BIDANG PENGOLAHAN DATA DAN KLASIFIKASI INFORMASI SEKRETARIS PENGELOLA PUBLIKASI PENGELOLA DATA SEKRETARIAT ANGGOTA KEPALA BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR ATASAN PPID-PEMBANTU Drs. S U D J O N O, MM Pembina Utama Madya NIP: BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 29

30 Lampiran : 10 WEEBSITE BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 30

31 Lampiran : 11 PPID BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 31

32 Lampiran : 11 KEGIATAN TANYA JAWAB DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR KEGIATAN LELANG DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 32

33 Lampiran : 12 KEGIATAN BERITA AKTUAL BIDANG PROMOSI,PUBLIKASI DAN JASA KEARSIPAN BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR KEGIATAN BIDANG LAYANAN PERPUSTAKAAN BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 33

34 lampiran : 13 KEGIATAN BIDANG INAKTIF BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR KEGIATAN BIDANG PEMBINAAN PERPUSTAKAAN BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN 34