Penerapan dan Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Kamar Hotel Berbasis Web ( Studi Kasus pada Hotel Kesawan)

Transkripsi

1 Penerapan dan Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Kamar Hotel Berbasis Web ( Studi Kasus pada Hotel Kesawan) Didik Aryanto Jurusan Sistem Informasi STMIK TIME Medan Jl. Merbabu No. 32 AA-BB Medan didikaryanto@gmail.com Abstract Kesawan Hotel is a company that runs business in hotel. Until now, hotel rooms reservation is done by using telephone, faximile, travel agency or go directly to the hotel. This makes the customer difficult to check the availability of rooms in certain period and the rooms reservation isn t efficient. So, the writer makes an online hotel rooms reservation which could be used as a media for booking hotel rooms and check the availability of rooms. This research method used is system development life cycle method (SDLC). Web Profile is built using PHP coding and MySQL database is also supported by the server using localhost in the trial and implementation of this system. Through this web profile, user will be able to more efficiently and effectively to look and search events that wanted and only for each user which is a member who can registers an event. Keywords: Hotel Room Reservation, Website, PHP, MySQL Abstrak Hotel Kesawan merupakan salah satu perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang perhotelan. Adapun cara yang digunakan untuk melakukan reservasi kamar hotel selama ini kebanyakan menggunakan fasilitas telepon, faximile, travel agen serta datang langsung ke hotel. Hal ini menyebabkan masyarakat kesulitan untuk mengecek ketersediaan kamar dan proses pemesanan kamar juga tidak efisien. Maka dibuatlah pemesanan kamar hotel berbasis web ini yang bertujuan sebagai media bagi customer untuk melakukan pemesanan kamar hotel dan mengecek ketersediaan kamar hotel pada periode tertentu. Metode penelitian yang digunakan adalah metode system development life cycle (SDLC). Web ini dibangun dengan menggunakan coding PHP dan database MySQL yang juga didukung dengan penggunaan server localhost dalam uji coba dan implementasi sistem ini. Melalui web ini, customer akan bisa lebih efisien dan efektif dalam melakukan pemesanan kamar di hotel Kesawan. Kata kunci: pemesanan kamar hotel, Website, PHP, MySQL 1. Pendahuluan Teknologi informasi saat ini telah berkembang dengan pesat dan telah merambah ke berbagai sektor kehidupan manusia. Perkembangan teknologi informasi diawali oleh munculnya internet sebagai media informasi yang dapat diakses dengan menggunakan komputer yang terkoneksi ke berbagai belahan dunia, sehingga pengaksesan informasi dapat dilakukan dimana saja sehingga tidak dibatasi oleh ruang dan waktu. Misalnya melakukan Transfer Rekening Bank, Reservasi Tiket Pesawat, Pengiriman . Hotel Kesawan merupakan salah satu perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang perhotelan. Adapun cara yang digunakan untuk melakukan reservasi kamar hotel selama ini kebanyakan menggunakan fasilitas telepon, faximile, travel agen serta datang langsung ke hotel. Hal ini menyebabkan masyarakat kesulitan untuk mengecek ketersediaan kamar dan proses pemesanan kamar juga tidak efisien. Dengan melihat perkembangan teknologi informasi saat ini menjadi hal yang sangat penting bagi dunia perhotelan untuk meningkatkan sebuah layanan informasi kepada konsumen untuk memberikan kemudahan-kemudahan dalam melakukan pemesanan kamar dan web sebagai media informasi dan promosi. Penerapan sistem reservasi kamar dengan menggunakan web pada hotel Kesawan akan memiliki beberapa kelebihan seperti mempermudah proses pemesanan kamar dari customer, proses pengecekan ketersediaan kamar yang mudah, meningkatkan prestise perusahaan dan menghemat biaya promosi dari hotel Kesawan. Adapun permasalahan yang terdapat pada penelitian adalah bagaimana menganalisis dan membangun situs web sebagai media informasi untuk melakukan reservasi kamar pada Hotel Kesawan? Tujuan yang hendak dicapai dalam pelaksanaan dan penulisan tugas akhir ini adalah membuat suatu sistem informasi untuk membantu memudahkan proses pemesanan kamar yang terkomputerisasi, membantu perhitungan pembayaran yang harus dibayar oleh tamu dan mengetahui persediaan kamar yang kosong. Adapun beberapa manfaat yang diharapkan dari pembuatan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Bagi Penulis Penulis dapat mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang dimiliki, yang telah didapat

2 di bangku perkuliahan dalam merancang sistem informasi pemesanan kamar hotel, serta sebagai syarat memperoleh gelar sarjana komputer. 2. Bagi Hotel Kesawan a) Sebagai media promosi hotel, sehingga dapat lebih dikenal oleh berbagai pihak luar. b) Mempermudah pihak pengelola hotel dalam mengelola data pemesanan (booking) kamar oleh pelanggan. 3. Bagi Akademik Sebagai salah satu bahan referensi untuk STMIK TIME dalam pengembangan sistem informasi reservasi kamar hotel Kesawan. 2. Landasan Teori 2.1. Reservasi Kamar Berbicara mengenai reservasi (pemesanan kamar), terlebih dahulu kita perlu mengetahui defenisi dari reservasi itu sendiri. Reservasi adalah suatu permintaan untuk memperoleh sejumlah kamar yang dilakukan beberapa waktu sebelumnya melalui berbagai sumber dengan menggunakan berbagai cara pemesanan untuk memastikan bahwa tamu akan memperoleh kamar tersebut pada waktu kedatangannya atau check-in. Bagian reservasi merupakan salah satu bagian yang terpenting pada kantor depan hotel, sebab tinggi rendahnya pemesanan kamar atas kamar-kamar hotel tergantung pada bagian ini. Hal ini disebabkan pihak hotel tidak mengharapkan jumlah tamu yang sebanyak-banyaknya dari tamu yang walk-in. Tindakan menerima reservasi dinamakan sebagai tindakan menjual kamar, dimana sebelum tamu datang atau tiba di hotel maka tamu terlebih dahulu harus melakukan reservasi guna mendapatkan kepastian akan tersedianya kamar. Pemesanan kamar dapat dilakukan tamu beberapa hari atau beberapa minggu sebelumnya. Di era globalisasi sekarang ini, perkembangan teknologi pun semakin pesat, sehingga pihak hotel dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat dan tepat kepada tamu hotel. Saat ini pemesanan kamar tidak perlu dilakukan sendiri oleh tamu yang akan menginap, tetapi dapat dilakukan dengan bantuan pihak kedua ataupun pihak ketiga. Ruang lingkup operasional bagian reservasi adalah : 1. Menerima seluruh pemesanan kamar dari berbagai sumber dan cara pemesanan. 2. Melaksanakan proses pemesanan kamar termasuk konfirmasi mengenai proses kedatangan dan keberangkatan tamu. 3. Melaksanakan proses pengarsipan dan menyimpan arsip pesanan tamu sesuai dengan urutan abjad dan tanggal pada saat pemesanan tersebut diterima. 4. Membuat evaluasi atas pemesanan kamar yang diterima khususnya untuk pesanan yang pasti Melakukan pengecekan situasi jumlah kamar dan jenis kamar yang terjual dan yang belum terjual. Data-data yang diperlukan pada saat menerima reservasi adalah : 1. Nama lengkap dari tamu yang akan menginap di hotel. 2. Tanggal kedatangan tamu dan keberangkatan tamu. 3. Nama si pemesan, alamat dan nomor telepon. 4. Cara pembayaran. 5. Jumlah pemesanan kamar tersebut. 6. Ditanyakan pula apabila ada permintaan kamar oleh tamu. 7. Tanggal dan jatuh tempo pada saat menerima pesanan kamar. 8. Tanda tangan dari petugas reservasi yang menerima. Bentuk pemesanan kamar adalah merupakan kekuatan atau bobot suatu pemesanan kamar yang berguna sebagai acuan/pegangan bagi tamu maupun pihak hotel pada saat check-in. Bentuk pemesanan kamar dapat dibagi ke dalam lima kelompok, yaitu : 1. Confirmed reservation adalah pemesanan kamar yang sudah disetujui oleh pihak hotel dengan bukti confirmation letter yang dikirimkan kepada tamu yang bersangkutan. Confirmation letter ini harus dibawa oleh tamu pada saat check-in sebagai bukti untuk memperoleh kamar, pembatalan berlaku sampai dengan EA ( expected arrival) yang sudah diberitahukan oleh tamu yang bersangkutan. 2. Guaranted reservation adalah pemesanan kamar yang sudah dijamin oleh tamu yang bersangkutan, pembatalan berlaku hingga check-in time, apabila tamu tidak datang dan tidak memberitahu, maka kepada yang bersangkutan dikenakan no-show charge selama satu malam. Yang termasuk ke dalam bentuk guaranted reservation adalah : a. Prepayment guaranted reservation Pemesanan kamar hotel yang bisa terealisasi karena pemesan telah melakukan pembayaran penuh sebelum kedatangan. b. Credit card guaranted reservation Pemesanan kamar melalui pembayaran kartu kredit. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa tamu tidak mengalami kesulitan pada waktu check-in. c. Advance deposit guaranted reservation Pembayaran dengan uang muka menggunakan uang tunai. Umumnya jumlah uang minimal seharga kamar permalam termasuk tax dan service. d. Travel agent guaranted reservation Pemesanan kamar yang dijamin oleh sebuah biro perjalanan dengan mengirimkan Travel Agent Voucher. e. Corporate guaranted reservation

3 Pemesanan kamar yang dijamin dari suatu perusahaan yang telah membuat contractual agreement (perjanjian dalam bentuk kontrak dengan pihak hotel). 3. Advanced payment reservation adalah pemesanan kamar yang dilakukan beberapa waktu sebelumnya, yang mana tamu sudah membayar uang muka ( advance deposit), pembatalan berlaku hingga pukul wib dengan syarat minimal tamu membayar satu malam menginap. 4. Waiting list reservation adalah pemesanan kamar yang mana hotel tidak menjamin tamu memperoleh kamar pada saat check-in. Bobot pemesanan kamar ini paling lemah di antara bentuk pemesanan kamar yang lain, sehingga tidak ada tuntutan mendapatkan kamar walaupun tamu sudah berada di meja Hotel Hotel adalah suatu bentuk bangunan, lambang, perusahaan atau badan usaha akomodasi yang menyediakan pelayanan jasa penginapan, penyedia makanan dan minuman serta fasilitas jasa lainnya dimana semua pelayanan itu diperuntukkan bagi masyarakat umum, baik mereka yang bermalam di hotel tersebut ataupun mereka yang hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki hotel itu PHP PHP Hypertext PreProcessor (PHP) merupakan salah satu bahasa pemrograman yang banyak di pakai untuk membangun web yang dinamis. PHP dapat disisipkan di antara bahasa HTML dan karena bahasa server side, maka bahasa PHP akan dieksekusi di server, sehingga yang di kirimkan ke browser adalah Hasil Jadi dalam bentuk HTML, dan kode PHP tidak akan terlihat. Sampai sekarang versi yang telah dikeluarkan adalah PHP5. Penggunaan bahasa PHP ini sangat mendukung untuk pembuatan buku tamu, polling, counter, forum, dengan menggunakan DBMS MySQL. Salah satu keuntungan dari PHP adalah pengembangnya bersedia membagi dan mempublikasikan kode sumber ( source) PHP. Beberapa Code Library yang dibuat oleh programmer-programmer PHP banyak tersedia secara online di Internet, tentunya dapat didownload secara gratis. Aplikasi apapun yang di butuhkan, bisa di pastikan dapat ditemukan di Internet. PHP sebagai server side scripting secara umum digunakan untuk membuat situs dinamis atau aplikasi berbasis Web. Jadi langkah pertama untuk mempelajari PHP adalah menguasai HTML terlebih dahulu. 3. Metode Penelitian Rancangan diagram konteks dari aplikasi website pemesanan kamar hotel secara online ini dapat digambarkan seperti terlihat pada gambar berikut: 48 Admin Pemilik Data Menu Edit Password 0 Aplikasi Website Pemesanan Informasi Menu Konfirmasi Pendaftaran Data Nama User & Password Konfirmasi Proses Login Jumlah Pemesanan Informasi Menu Gambar 1. Context Diagram Guest (Non Member) Customer (Member) Rancangan DFD Level 1 dari aplikasi website pemesanan kamar hotel secara online ini dapat digambarkan seperti terlihat pada gambar berikut: Admin Pemilik Data Kamar Kamar Edit Password Informasi Record Record Kamar 1.0 Proses Pendaftaran Record Kamar 3.0 Proses Pemesanan Informasi Order Record Data 4.0 Proses Pengecekan Informasi Kamar 2.0 Proses Login Nama User & Password Konfirmasi Proses Login Jumlah Pemesanan Informasi Kamar Gambar 2. DFD Level 1 Guest (Non Member) Informasi Kamar (Member) Adapun gambaran DFD Level 2 untuk proses pendaftaran dan pemesanan dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar 3. DFD Level 2 Proses Pendaftaran Rincian DFD Level 2 dari proses pemesanan dapat dilihat pada gambar berikut:

4 mencakup home, pelayanan, gallery, kamar, reservasi, registrasi dan mengenai hotel. 2. Tampilan Halaman Pelayanan Ini merupakan tampilan halaman yang menampilkan rincian fasilitas yang dimiliki oleh hotel Kesawan. Tampilan halaman pelayanan dapat dilihat pada gambar 7. Gambar 4. DFD Level 2 Proses Pemesanan Rancangan hubungan antar tabel pada database dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar 7. Tampilan Halaman Pelayanan Gambar 5. Rancangan Hubungan Antar Tabel 4. Hasil Penelitian Berikut ini adalah tampilan hasil dari sistem informasi yang penulis bangun, yakni sistem informasi pemesanan kamar berbasis web. Tampilan dari aplikasi pemesanan kamar berbasis web ini dapat dirincikan sebagai berikut: 1. Tampilan Home Website Ini merupakan tampilan awal di saat user memasuki halaman web yang penulis bangun. Pada halaman website ini terdapat bagian registrasi, dimana bagi user (customer) yang ingin melakukan pemesanan bisa dilakukan setelah menjadi member ataupun login. Tampilan home website dapat dilihat pada gambar Tampilan Halaman Gallery Halaman ini menampilkan gambar lobby, café dan restoran yang terdapat di hotel Kesawan. Tampilan halaman gallery dapat dilihat pada gambar 8. Gambar 8. Tampilan Halaman Gallery 4. Tampilan Halaman Kamar Halaman ini berfungsi untuk menampilkan informasi mengenai kamar yang tersedia pada hotel Kesawan. Tampilan halaman kamar ini dapat dilihat pada gambar 9. Gambar 6. Tampilan Home Website Seperti terlihat pada gambar 4, terdapat beberapa link yang dapat digunakan untuk mengakses halaman pada website ini, yang 49 Gambar 9. Tampilan Halaman Kamar

5 5. Tampilan Halaman Login Sebelum dapat melakukan pemesanan, maka user harus login ke sistem terlebih dahulu. Tampilan halaman login dapat dilihat pada gambar 10. Gambar 12. Tampilan Halaman Registrasi Gambar 10. Tampilan Halaman Login 6. Tampilan Halaman Pemesanan Halaman pemesanan ini hanya dapat ditampilkan apabila user melakukan proses login secara benar. Halaman pemesanan ini berfungsi sebagai tempat pemilihan jenis kamar yang ingin dipesan dan pengisian waktu check in dan check out. Setelah melakukan pemesanan, maka user dapat melihat rincian detail dari setiap bon dengan mengklik link dari faktur bon. Tampilan halaman pemesanan ini dapat dilihat pada gambar Tampilan Halaman Mengenai Hotel Halaman ini berisi informasi mengenai waktu check in dan check out dari hotel, serta informasi lainnya mengenai hotel. Tampilan halaman mengenai hotel dapat dilihat pada gambar 13. Gambar 13. Tampilan Halaman Mengenai Hotel Gambar 11. Tampilan Halaman Pemesanan 7. Tampilan Halaman Registrasi Halaman registrasi ini digunakan sebagai tempat pendaftaran user baru yang akan menggunakan sistem. Proses registrasi ini harus dilakukan oleh user baru agar dapat login ke sistem. Tampilan halaman registrasi dapat dilihat pada gambar Kesimpulan Selama dalam proses perancangan dan uji coba sistem informasi pemesanan kamar hotel berbasis web ini, penulis dapat menarik beberapa kesimpulan, yakni: 1. Sistem informasi yang penulis bangun bisa memberikan kemudahan bagi customer dalam melakukan pemesanan dengan cepat. Efisiensi dan efektifitas lebih meningkat apabila dibandingkan dengan melakukan pemesanan secara manual yang harus menghadapi antrian yang panjang. 2. Website ini memberikan kemudahan bagi customer untuk melihat kamar hotel yang tersedia pada tanggal tertentu, namun website tidak membahas mengenai proses pembayaran. 3. Design pada website ini dirancang dengan sedemikian rupa dengan maksud untuk memberikan kesan yang ceria sehingga bisa menarik minat customer. 6. Daftar Pustaka [1]Baridwan, Z. 2008, Sistem AkuntansiPenyusunan Prosedur dan Metode, Cetakan Kelima, Edisi Kelima, BPFE, Yogyakarta. 50

6 [2] Hartono, J., 2010, Analisa & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta. [3] Kendall, K.E., dan J.E. Kendall, 2010, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih Bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh AI - Hamdany, Jilid Ke- 1, Edisi Ke-5, PT. Prenhallindo, Jakarta. [4] Kotler, P., 2011, Manajemen Pemasaran Jasa, Cetakan Pertama, Edisi Kedua, Penerbit Salembat Empat, Jakarta. [6] Kurniawan Y., 2009, Aplikasi Web Database dengan PHP dan MySQL, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. [7] McLeod, Jr. R., 2010, Sistem Informasi Manajemen, Jilid 1, Edisi 7, Prenhallindo, Jakarta. [8] Sanjaya R. dan O.W. Purbo, 2008, Membuat Aplikasi dengan PHP, Buku Pintar Internet, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. [9] Santoso H., 2010, Aplikasi Web sebagai Pelengkap Sistem Komputerisasi, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. [10] Sidik, B. dan H.I. Pohan, 2009, Pemrograman Web dengan HTML, Informatika, Bandung. [11] Wahyono T., 2009, Pemrograman Web Dinamis dengan PHP 5, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. 51