PERANCANGAN BASIS DATA PENGARSIPAN DAN PENJADWALAN KONSULTASI PADA HUSIN HELMI & PARTNERS TUGAS AKHIR OLEH :

Transkripsi

1 PERANCANGAN BASIS DATA PENGARSIPAN DAN PENJADWALAN KONSULTASI PADA HUSIN HELMI & PARTNERS TUGAS AKHIR OLEH : Theodore Theon Ricky Viktor Wibowo Kelas / kelompok : 07MCM / 05 Universitas Bina Nusantara Jakarta 2014

2 Untuk prosedur yang pertama, user akan melakukan akses pada Web / aplikasi yang sudah di buat terlebih dahulu dengan memasukan address Husin Helmi & Partners. Pendaftaran Account Baru: Halaman ini diakses dengan cara mengklik tombol register, tepat disebelah tombol Login dan Forget Password. Untuk membuat Account baru User akan melakukan pengaksesan pada REGISTER dimana pada halaman tersebut akan muncul form pendaftaran baru, didalam form tersebut User akan diminta mengisi data lengkap yang sudah di sediakan lalu menekan summit untuk mendaftar, maka Account pun terdaftar. Langkah pengisian seperti gambar dibawah ini.

3 Melakukan Login: Setelah menjalankan prosedur pembuatan Account, User dapat melakukan Login dengan memasukkan Username dan Password dan menekan Submit untuk masuk pada halaman tersebut. Maka secara langsung akan muncul pesan directing dimana Server sedang melakukan pemrosesan data yang diinput dan user akan dialihkan ke tampilan berdasarkan jenis user yang melakukan login tersebut. Langkah diatas digambarkan lewat tampilan berikut ini. Menus: Setelah secara langsung di direct oleh server akan muncul menu-menu sesuai dengan hak akses masing-masing user (tiap jenis hak user memilik menu-menu yang berbeda). Contoh halaman menu bisa dilihat pada gambar dibawah ini.

4 Edit Profile: Menu yang di miliki tiap Users untuk dapat mengedit atau merubah Profile, halaman bisa diakses dengan mengklik tombol edit profil di tiap halaman user yang sedang login. Pengajuan Konsultasi/Pendaftaran Konsultasi: Menu di atas merupakan menu dimana Klien dapat mengirim masalah yang di hadapi yang akan diajukan pada pihak Husin Helmi & Partners dengan mengisi Form Pengajuan Konsultasi. Form tersebut hanya dapat diisi oleh Klien saja, hak akses yang di miliki oleh Pengacara dan Sekretaris berupa menerima ataupun menolak saja sedangkan Admin memiliki tugas untuk mengoper/mengirim pengajuan ini kepada Pengacara yang dipilih berdasarkan Status ketersediaan (dimana batas maksimal hanya menerima 3 kasus) serta melakukan pendeletean jika pengajuan sudah di tolak beberapa kali ataupun di Pending karena alasan tertentu. Penjadwalan Konsultasi: Setelah Klien mengirim Pengajuan Konsultasi/Pendaftaran Konsultasi tersebut, pengajuan itu akan di terima oleh admin dan akan di kirim kepada pengacara yang berstatus Available. Setelah Pengajuan tersebut diapprove baik oleh Pengacara atau Sekretaris yang bersangkutan, Sekretaris akan menghubungi Klien tersebut untuk melakukan negosiasi serta menjelaskan Termterm yang harus dipatuhi oleh Klien tersebut sebelum melakukan konsultasi. Setelah proses negosiasi selesai Klien serta Sekretaris dan Pengacara yang bersangkutan akan melakukan penjadwalan dengan menentukan dimana dan kapan mereka akan melakukan pertemuan untuk berkonsultasi. Setelah setuju dengan waktu dan tempat yang sudah ditetapkan, barulah Sekretaris melakukan edit jadwal agar pihak internal mengetahui aktivitas tersebut. Klien dapat melakukan pergantian jadwal jika berhalangan dengan menghubungi Sekretaris dalam jangka waktu yang tidak berdekatan.

5 Pendaftaran Kasus dan Kasus: Setelah selesai berkonsultasi dan setuju melakukan Hirement, Sekretaris akan mengisi Halaman Kasus dengan mengisi Form Kasus, pada Halaman kasus ini tiap tiap User memilik Hak akses yang berbeda-beda, Sekretaris dan Pengacara dapat melakukan Edit kasus, sedangkan Klien hanya dapat melakukan View dan mengupload data yang nantinya di minta oleh Pihak Husin Helmi & Partners, didalam Halaman Kasus ini Klien dapat melihat progress dari Kasus yang sedang Klien hadapi dengan melihat Prosedure kasus. Admin bertugas untuk melukan pengubahan Status Kasus dan melakukan pegupdatean kasus jika Kasus telah selesai di jalankan. Activity: Pada halaman Activity tiap User dapat melihat aktivitas aktivitas apa yang telah dilakukan dan dapat secara langsung mengaksesnya dengan melakukan klik pada tulisan yang di beri penebal dan garis bawah. Pada activity milik Admin, admin dapat melihat activity-activity tiap Pengacara yang terdaftar pada Husin Helmi & Partners. Arsip: Halaman arsip bisa diakses dengan mengklik tombol arsip di bagian deretan menu user yang sedang aktif didalam aplikasi. Arsip disini merupakan fasilitas yang di tawarkan oleh aplikasi yang sudah di rancang. Sekretaris bekewajiban untuk memanage arsip tersebut dengan melakukan upload data atau pun edit untuk data arsip, sedangkan Klien dan Pengacara hanya dapat melakukan download pada arsip yang di akses oleh User tersebut. Pengarsipan tersebut berfungi seperti search engine untuk mengakses Database guna mencari arsip yang diinginkan, sedangkan Admin memiliki hak untuk melakukan pendeletean pada Arsip sesuai permintaan Sekretaris.

6 Register: Halaman ini bisa diakses dengan melakukan klik tombol registrasi pada bagian menu paling bawah halaman admin. Menu yang hanya di milik oleh Admin saja dimana pada halaman ini Admin dapat mementukan Hak akses apa yang akan di miliki oleh seorang User yang sudah melakukan registrasi sebelumnya. Tampilan langkah diatas bisa dilihat pada gambar dibawah ini. Laporan: Halaman ini bisa diakses dengan mengklik tombol Laporan di menu bagian bawah pada admin. Halaman ini merupakan menu yang hanya di miliki oleh Admin yang berfungsi untuk melaporkan aktivitas- aktivitas apa saja yang terjadi pada bulanannya, terdapat 2 jenis laporan antara lain laporan Kasus dan laporan Konsultasi. Tampilan bisa dilihat pada gambar dibawah ini.

7 Log out: Setiap User yang sedang berada di dalam aplikasi bisa melakukan logout dengan cara mengklik tombol logout di sisi kanan atas, tepat berada di samping username yang sedang aktif.