AGENDA PERJALANAN PIMPINAN. By: Evada El Ummah Khoiro, M.AB Prodi Administrasi Bisnis Semester 2

Transkripsi

1 AGENDA PERJALANAN PIMPINAN By: Evada El Ummah Khoiro, M.AB Prodi Administrasi Bisnis Semester 2

2

3 PERJALANAN BISNIS/DINAS Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan yang jaraknya sekurang-kurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota, yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan, dapat dilaksanakan dengan menggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yang biayanya ditanggung oleh perusahaan yang menuggaskan. ( Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan Drs. Ignatius Wursanto (2006:209)

4 Dari dua definisi tersebut dapat disimpulkan : Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas Perjalanan bisnis bertujuan meningkatkan prosek bisnis agar lebih cerah dan memperoleh mitra bisnis yang lebih baik, serta untuk mengembangkan dan meningkatkan kegiatan suatu perusahaan

5 TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN DINAS In house travelling department (divisi perjalanan) Biro Perjalanan Administrasi kantor/sekretaris

6 1. IN HOUSE TRAVELLING DEPARTMENT (DIVISI PERJALANAN) Yaitu suatu divisi/bagian perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis, dan mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap.

7 2. BIRO PERJALANAN Sebagian besar perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Administrasi kantor bertanggung jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal pembelian tiket, pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi

8 3. ADMINISTRASI KANTOR Apabila pimpinan meminta administrasi kantor sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor harus segera memper-siapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya. Agar berjalan lancar, administrasi kantor harus selalu berkoordinasi dengan pimpinannya.

9 MENGATUR PERJALANAN DINAS PIMPINAN Merencanakan Perjalanan Mempersiapkan Daftar Perjalanan Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Mempersiapkan Transportasi Mempersiapkan Akomodasi

10 A. INFORMASI-INFORMASI YANG PERLU DIKETAHUI DALAM MERENCANAKAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN : Tujuan perjalanan Waktu keberangkatan (Tanggal, waktu, hari keberangkatan dan kembali) Transportasi Akomodasi. Jenis layanan /fasilitas yang digunakan (untuk transportasi dan akomodasi). Rencana janji temu dan keperluan / masalahnya

11 B. MEMPERSIAPKAN DAFTAR PERJALANAN (ITENARARY) Daftar perjalanan merupakan kombinasi antara daftar kunjungan perjalanan dan daftar janji temu. Daftar perjalanan berisi catatan tentang hari/tanggal, waktu, tempat tujuan, akomodasi, janji, masalah yang dibicarakan dan catatan/keterangan.

12 Hari /Tgl Waktu Berangkat Tempat dituju Transpor ta-si Tiba Hotel Janji Tgl Waktu Catatan

13 C. MEMPERSIAPKAN DOKUMEN PERJALANAN Yellow Card (Kartu Kuning Kesehatan) Surat tugas/surat perintah jalan Paspor Fiskal Visa

14 CONTOH TIKET

15 CONTOH TIKET

16 CONTOH YELLOW CARD

17

18

19

20 CONTOH PASPOR

21

22

23

24

25

26 D. MEMPERSIAKAN PENGANGKUTAN ATAU TRANSPORTASI Time schedule (Flight Schedule) Pemesanan Tiket (Reservation)

27 CONTOH CATATAN STATUS PEMESANAN DAY DATE FROM TO FLIGHT NO ETD ETA Class Friday 5 Feb 99 Jakarta Amsterdam KL Y Monday 21 Feb 99 Amsterdam Jakarta KL Y

28 E. MEMPERSIAPKAN AKOMODASI Pemesanan Kamar Check in Cara Pembayaran Check out

29 Any questions??? THANK YOUUU