BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SOLUSI

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SOLUSI 3.1 Gambaran Umum Yayasan Kartini Sejarah dan Perkembangan Yayasan Kartini Yayasan Kartini merupakan yayasan yang bergerak di bidang pendidikan untuk TK, SD, SMP, dan SMK. Yayasan ini berdiri sejak tahun 1938 dengan Ketua Yayasan Bpk. Samuel Arifin Kurniawan yang beralamat lengkap di Jl. Mangga Besar Raya No.77 Jakarta Barat. Dengan jumlah karyawan sebanyak 42 orang dengan 2 orang di bagian pemasaran/penjualan. Banyak orang tua siswa yang memilih yayasan ini sebagai tempat pendidikan anak-anak mereka karena biaya sekolah yang lebih murah, lokasi sekolah yang strategis, status sekolah yang disamakan, serta yang paling penting yayasan ini memberikan subsidi bagi mereka yang kurang mampu. Orang tua siswa yang menyekolahkan anak mereka di yayasan ini sebagian besar berada di daerah Mangga Besar dengan usia antara tahun. Dengan pekerjaan orang tua rata-rata sebagai guru, pegawai swasta, wiraswasta dengan pendidikan orang tua rata-rata lulusan SMP-SMA. Bukan hal yang baru kalau di dunia pendidikan pun ada pesaing. Demikian juga Yayasan Kartini memiliki pesaing, diantaranya Sekolah St. Leo (TK SMA) dengan target golongan menengah ke atas, dan juga Sekolah Rahmani (TK SMA) dengan target yang sama yaitu golongan menengah ke atas. Kelebihan yang dimiliki kedua sekolah ini yaitu memiliki fasilitas dan gedung sekolah yang lebih mewah dari 19

2 20 Yayasan Kartini. Agar dapat bersaing dengan kedua sekolah ini Yayasan Kartini memberikan harga yang lebih murah untuk biaya pendidikan tetapi dengan kualitas pendidikan yang lebih baik. Cara yang digunakan Yayasan Kartini untuk mempromosikan sekolah yaitu dengan cara membagikan brosur, memasang spanduk serta dengan seminar atau dari mulut ke mulut. Untuk mengembangkan sekolahnya Yayasan Kartini membangun gedung baru dan kelas baru serta membangun laboratorium komputer. Yayasan ini belum memiliki divisi teknologi informasi (TI) serta belum menggunakan koneksi langsung ke Internet. Sedangkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) sudah menggunakan Ms. Word dan Excel untuk pembukuan yang digunakan oleh sekretaris yayasan.

3 Struktur Organisasi Yayasan Kartini Gambar 3.1 Struktur Organisasi Komponen komponen dalam struktur organisasi di atas memiliki tugas dan tanggung jawab sesuai dengan peranannya masing masing. Setiap tugas yang dilakukan akan saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lain sehingga tercipta suatu proses kerja yang mendukung proses bisnis dalam perusahaan tersebut. Berikut ini adalah tugas tugas yang dilaksanakan oleh tiap tiap bagian dalam Yayasan Kartini :

4 22 1. Ketua Yayasan : Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang terdapat di sekolah, membuat rencana perkembangan sekolah, mempekerjakan atau memberhentikan karyawan dan guru. 2. Wakil Ketua Yayasan : Bertugas untuk menggantikan tugas Ketua Yayasan jika Ketua Yayasan berhalangan hadir atau tidak dapat menjalankan tugas-tugasnya. 3. Sekretaris : Bertanggung jawab atas dokumentasi surat-surat, membuat risalah rapat dan membuat surat keluar. 4. Bendahara : Bertanggung jawab atas keuangan dan laporan keuangan, membuat anggaran biaya sekolah dalam setahun. 5. Kepala Sekolah : Bertanggung jawab atas perkembangan pendidikan murid, kinerja guru, menambah fasilitas sekolah. 6. Wakil Kepala Sekolah : Bertugas untuk menggantikan tugas Kepala Sekolah jika Kepala Sekolah berhalangan hadir atau tidak dapat menjalankan tugas-tugasnya.

5 23 7. Tata Usaha : Bertugas untuk mengurusi segala keuangan, pengumuman-pengumuman, jadwal ujian yang berhubungan dengan siswa. 8. Guru : Bertugas untuk mendidik siswa dan melakukan kegiatan belajar mengajar serta membimbing siswanya. Aktor aktor yang terlibat dalam proses bisnis pada Yayasan Kartini yaitu : Tata Usaha dan Guru. 3.2 Analisis Permasalahan Analisis Proses Bisnis Berjalan Pada Yayasan Kartini Pada saat ini, sistem yang berjalan pada Yayasan Kartini dalam melayani orang tua siswa atau calon siswa yang hendak membeli formulir masih dilakukan secara manual. Begitu pula dalam melayani orang tua siswa yang hendak mendapatkan informasi mengenai kegiatan belajar mengajar anak-anaknya di sekolah, baik mengenai informasi nilai, informasi absensi, informasi jadwal ujian, dan pengumuman mengenai kegiatan-kegiatan yang diadakan oleh sekolah. Dari hasil analisis kegiatan pengamatan lapangan yang dilakukan, tabel berikut merupakan ruang lingkup dari proses-proses yang dijadikan fokus pengamatan identifikasi masalah pada Yayasan Kartini :

6 Tabel 3.1 Daftar Proses Bisnis dan Aktornya No Nama Proses bisnis Aktor Dokumen 1. Membeli formulir Calon siswa/orang tua Bagian Tata usaha Formulir kosong Bukti Pembayaran 2. Mengisi formulir Calon siswa/orang tua Bagian Tata usaha Formulir kosong Formulir yang telah diisi dan data pelengkap 3. Mengembalikan formulir Calon siswa/orang tua Formulir yang telah diisi dan data pelengkap Kartu pengenal USM 4. Melihat pengumuman test USM Calon siswa/orang tua Kertas pengumuman Kartu pengenal USM 5. Melihat jadwal ujian ulangan umum Siswa Kertas Jadwal 6. Melihat Pengumuman Bagian Tata Usaha Kertas pengumuman Siswa Orang tua siswa 7. Menerima hasil ulangan/melihat nilai Siswa Guru Kertas ulangan yang telah dinilai 25

7 26 saat ini : Berikut merupakan proses aliran dokumen yang terjadi pada Yayasan Kartini Gambar 3.2 DAD Membeli Formulir

8 27 Pertama calon siswa/orang tua datang ke sekolah untuk membeli formulir. Setelah sampai di sekolah, calon siswa/orang tua datang ke bagian tata usaha. Bagian tata usaha melayani calon siswa/orang tua dengan menawarkan formulir pendaftaran. Lalu formulir pendaftaran yang masih kosong itu diberikan kepada calon siswa/orang tua. Jika calon siswa/orang tua setuju untuk membelinya maka bagian tata usaha mencetak bukti pembayaran. Bukti pembayaran itu dirangkap dua, satu untuk pihak sekolah dan satu lagi untuk pihak calon siswa/orang tua. Setelah calon siswa/orang tua menerima bukti pembayaran dan formulir maka transaksi pembelian formulir selesai. Gambar 3.3 DAD Mengisi Formulir

9 28 Pada bagian ini proses yang terjadi yaitu calon siswa/orang tua mengisi data yang dibutuhkan dalam formulir secara lengkap serta melengkapi data-data yang diminta, seperti fotokopi Akte kelahiran, fotokopi Kartu Keluarga, dan sebagainya. Gambar 3.4 DAD Mengembalikan Formulir

10 29 Proses yang terjadi yaitu calon siswa/orang tua datang ke sekolah untuk mengembalikan formulir yang telah diisi dengan lengkap beserta data pelengkap lainnya ke bagian tata usaha. Kemudian bagian tata usaha memeriksa kelengkapan data yang dibutuhkan serta memeriksa apakah formulir telah diisi dengan benar dan lengkap. Jika sudah lengkap kemudian data pelengkap serta formulir yang telah diisi tadi disimpan. Kemudian kartu pengenal untuk test USM dicetak, yang kemudian diberikan kepada calon siswa/orang tua. Lalu calon siswa/orang tua menerimanya yang nantinya akan dibawa oleh calon siswa pada saat mengikuti test USM.

11 30 Gambar 3.5 DAD Melihat Pengumuman Test USM Setelah calon siswa mengikuti test USM, calon siswa/orang tua kembali datang ke sekolah untuk melihat hasil pengumuman. Jika berhasil melewati test USM maka akan menjalankan tahap selanjutnya, yaitu melakukan negosiasi biaya sekolah dengan pihak sekolah.

12 31 Gambar 3.6 DAD Melihat Jadwal Ujian Ulangan Umum Setelah menjadi siswa dan mengikuti proses belajar selama di sekolah. Siswa ke papan pengumuman untuk melihat jadwal ulangan umum, kemudian mencatatnya. Setelah mencatatnya maka proses melihat jadwal ujian ulangan umum selesai.

13 Gambar 3.7 DAD Melihat Pengumuman 32

14 33 Untuk melihat pengumuman yang ada di sekolah, pertama-tama bagian tata usaha membuat pengumuman yang kemudian akan dicetak. Setelah dicetak, maka bagian tata usaha membagikan kertas pengumuman kepada seluruh siswa ditiap-tiap kelas. Kertas yang telah dibagikan ini kemudian akan diberikan kepada orang tua masing masing siswa, melalui siswa-siswa tersebut. Dan kemudian kertas pengumuman ini akan dibaca oleh orang tua siswa. Gambar 3.8 DAD Menerima Hasil Ulangan/Melihat Nilai

15 34 Pada proses ini guru masuk ke kelas untuk membagikan kertas ulangan yang telah dinilai. Kertas ulangan yang telah dinilai itu kemudian diberikan kepada siswa dan dari kertas ulangan ini didapatkan informasi mengenai nilai siswa. Setelah menganalisis proses bisnis yang berjalan pada Yayasan Kartini, maka saatnya untuk merangkum permasalahan berdasarkan hasil pengamatan yang ada pada sekolah dan verifikasi dengan studi literatur. Hasil rangkuman tersebut dapat dilihat pada tabel berikut ini :

16 Tabel 3.2 Permasalahan Pada Yayasan Kartini Berdasarkan Pengamatan Lapangan No. Nama Proses Bisnis Masalah Verifikasi Studi Literatur 1. Membeli formulir Keterbatasan Waktu. Calon siswa/orang tua yang ingin membeli formulir harus datang langsung ke sekolah, Hal ini tidak efisien dan memakan waktu. Selain itu terbatasnya waktu karena jam operasionalnya. 2. Mengisi formulir Kesalahan Pencatatan Data. Calon siswa/orang tua mengisi data pada formulir dengan tulisan tangan dimana tulisan tangan setiap orang berbeda dan tidak semua tulisan tangan mudah dibaca. Sehingga dalam pencatatan data siswa sering terjadi kesalahan 3. Mengembalikan formulir Keterbatasan Waktu. Untuk mengembalikan formulir calon siswa/orang tua perlu datang langsung untuk mengembalikannya. Sehingga hal ini memakan waktu, belum lagi sekolah memiliki jam operasional Internet adalah sebuah jaringan global dari interkoneksi jaringan-jaringan komputer (Connoly, 2002, p944). Sistem informasi adalah suatu kumpulan orang, prosedur, dan sumber daya yang mengumpulkan, mengolah, dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi (O Brien, 2003, p8). Internet adalah sebuah jaringan global dari interkoneksi jaringan-jaringan komputer (Connoly, 2002, p944). 35

17 No. Nama Proses Bisnis Masalah Verifikasi Studi Literatur 4. Melihat Pengumuman Keterbatasan Waktu. test USM Untuk melihat pengumuman calon siswa/orang tua juga harus datang ke sekolah yang memakan waktu selain itu siswa harus antri atau berdesakan untuk melihat pengumuman. Dan juga siswa harus teliti untuk mencari tiap nama karena kertas pengumuman isinya panjang dan banyak. Dan kertas pengumuman bisa saja rusak. 5. Melihat jadwal ujian Kurangnya Informasi. ulangan umum Untuk melihat jadwal ujian siswa harus melihat di papan pengumuman. Siswa harus antri atau berdesakan untuk melihat jadwal tersebut. Dan siswa harus mencatat ulang jadwal ujian tersebut agar tetap ingat. Hal ini dapat menyebabkan kertas dapat hilang ataupun rusak. 6. Melihat pengumuman Kurangnya Informasi. Siswa yang telah menerima kertas pengumuman Internet adalah sebuah jaringan global dari interkoneksi jaringan-jaringan komputer (Connoly, 2002, p944). Sistem informasi adalah suatu kumpulan orang, prosedur, dan sumber daya yang mengumpulkan, mengolah, dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi (O Brien, 2003, p8). Sistem informasi adalah suatu kumpulan orang, prosedur, dan sumber daya yang 36

18 No. Nama Proses Bisnis Masalah Verifikasi Studi Literatur 7. Menerima hasil ulangan/melihat nilai terkadang tidak menyampaikan kertas pengumuman tersebut kepada orang tuanya atau kertas pengumumannya hilang, sehingga orang tua tidak mengetahui berita terbaru dari sekolah. Kurangnya Informasi. Siswa yang sudah menerima hasil ulangannya terkadang tidak menyampaikan ke orang tuanya atau hilang, sehingga orang tua tidak mengetahui perkembangan nilai anaknya. mengumpulkan, mengolah, dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi (O Brien, 2003, p8). Sistem informasi adalah suatu kumpulan orang, prosedur, dan sumber daya yang mengumpulkan, mengolah, dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi (O Brien, 2003, p8). 37

19 38 Dengan proses yang sedang berjalan saat ini Yayasan Kartini menghadapi beberapa masalah diantaranya yaitu pada saat proses membeli dan mengembalikan formulir. Saat membeli dan mengembalikan formulir calon siswa/orang tua yang ingin membeli dan mengembalikan formulir harus datang langsung ke sekolah. Hal ini tidak efisien dan memakan waktu dan terbatas dengan jam operasional sekolah. Selain itu juga dengan proses manual akan menimbulkan masalah pada saat pengisian formulir, karena pada saat mengisi formulir calon siswa/orang tua mengisi dengan tulisan tangan dimana tulisan tangan setiap orang berbeda dan tidak semua mudah dibaca. Sehingga dalam pencatatan data siswa bisa terjadi kesalahan. Pada saat melihat pengumuman juga dapat timbul masalah sebab untuk melihat pengumuman calon siswa/orang tua harus kembali datang ke sekolah hal ini akan memakan waktu selain itu juga harus antri dan berdesak-desakan untuk melihat pengumuman. Dan juga siswa harus teliti untuk mencari tiap nama karena kertas pengumuman isinya panjang dan banyak, dan kertas pengumuman bisa saja rusak. Jadi, dengan proses yang sedang berjalan saat ini memungkinkan timbul beberapa masalah Analisis Kuesioner dan Wawancara Pada Yayasan Kartini Setelah melakukan evaluasi terhadap proses bisnis yang berjalan pada Yayasan Kartini, terdapat beberapa permasalahan yang muncul. Untuk mendapatkan permasalahan yang lebih rinci dan benar sesuai dengan stake holder, maka diperlukan evaluasi melalui kuesioner dan wawancara. Evaluasi ini ditekankan pada verifikasi permasalahan dan kemungkinan solusi untuk memecahkan permasalahan tersebut.

20 Analisis Wawancara Berikut ini merupakan tabel hasil wawancara yang dilakukan dengan Ketua Yayasan Kartini, Bapak Samuel Arifin Kurniawan pada tanggal 30 September Wawancara dilakukan kepada Ketua Yayasan karena Ketua Yayasan benar-benar mengetahui permasalahan yang sedang dihadapai, dan diharapkan data yang diperoleh akan lebih akurat. Sehingga dapat membantu dalam proses pemecahan masalah. Tabel 3.3 Draft Wawancara Nama : Bpk. Samuel Arifin Kurniawan Jabatan : Ketua Yayasan Tanggal Wawancara : 30 September 2006 Jam Wawancara : Tempat : Sekolah Yayasan Kartini Daftar Pertanyaan : i. Apakah sekolah memiliki fasilitas komputer? Ya. Jumlahnya 8 unit. 1 unit untuk kantor yayasan, 7 unit untuk anak-anak bermain. ii. iii. iv. Apakah sekolah memiliki fasilitas Internet? Tidak. Apakah sekolah berencana untuk memasang Internet? Ya. Apakah pihak sekolah mau menjual formulir pendaftaran secara online? Ya. v. Apakah pihak sekolah mau memberikan discount untuk mereka yang mendaftar secara online? Ya. Discount sebesar 50%. vi. Apakah pihak sekolah mau memberikan informasi kepada orang tua murid mengenai proses belajar mengajar di sekolah? Ya.

21 40 vii. Apakah pihak sekolah akan menambah staff di bidang Teknologi Informasi (TI)? Masih belum tahu Analisis Kuesioner Berikut ini merupakan analisis kuesioner yang disebarkan kepada 23 orang tua murid Yayasan Kartini yang berusia antara 35 sampai 53 tahun, bekerja sebagai ibu rumah tangga, guru, pegawai swasta, pada tanggal 30 September 2006 sampai dengan 10 Oktober 2006 di sekolah dan beberapa melalui telepon. 1. Apakah Anda pernah menggunakan komputer? a. Ya 100 % b. Tidak 0 % Ya Tidak Gambar 3.9 Persentasi Pemakaian Komputer 2. Aplikasi apa yang pernah Anda pakai pada komputer Anda? (Pilihan boleh lebih dari satu) a. Ms. Office % b. Game %

22 41 c. Internet % d. Aplikasi lain 4.44 % Ms. Office Game Internet Aplikasi Lain Gambar 3.10 Persentasi Pemakaian Aplikasi Komputer 3. Apakah Anda pernah menggunakan Internet? a. Ya % b. Tidak % Ya Tidak Gambar 3.11 Persentasi Pemakaian Internet 4. Dimana biasanya Anda menggunakan Internet? a. Rumah 80 % b. Kantor 20 %

23 42 c. Warnet 0 % d. Lainnya 0 % Rumah Kantor Warnet Lainnya Gambar 3.12 Persentasi Lokasi Pemakaian Internet 5. Berapa lama biasanya Anda menggunakan Internet dalam sehari? a. Kurang dari 1 jam 35 % b. Antara 1 sampai 3 jam 55 % c. Lebih dari 3 jam 10 % Kurang dari 1 Jam Antara 1 sampai 3 jam Lebih dari 3 jam Gambar 3.13 Persentasi Keaktifan Pemakaian Internet dalam Sehari 6. Berapa hari dalam sebulan Anda menggunakan Internet? a. Kurang dari 3 hari 45 %

24 43 b. Antara 3 sampai 5 hari 10 % c. Lebih dari 5 hari 45 % Kurang dari 3 hari Antara 3 sampai 5 hari Lebih dari 5 hari Gambar 3.14 Persentasi Keaktifan Pemakaian Internet dalam Sebulan 7. Sudah berapa lama Anda menggunakan Internet? a. Kurang dari 1 tahun 40 % b. Antara 1 sampai 5 tahun 45 % c. Lebih dari 5 tahun 15 % Kurang dari 1 tahun Antara 1 sampai 5 tahun Lebih dari 5 tahun Gambar 3.15 Persentasi Masa Keaktifan Pemakaian Internet 8. Kendala kendala apa saja yang pernah Anda hadapi pada saat membeli formulir pendaftaran sekolah? (Pilihan boleh lebih dari satu)

25 44 a. Tidak pernah % b. Tidak punya banyak waktu/sibuk % c. Lokasi sekolah yang jauh 7.41 % d. Lainnya % Tidak Pernah Tidak punya banyak waktu / sibuk Lokasi sekolah yang jauh Lainnya Gambar 3.16 Persentasi Kendala dalam Membeli Formulir 9. Jika sekolah memiliki fasilitas pendaftaran online, apakah Anda berminat mendaftar secara online? a. Ya % b. Tidak 4.35 % Ya Tidak Gambar 3.17 Persentasi Ketertarikan Calon Orang tua Menggunakan Pendaftaran Online

26 Informasi apa saja yang ingin Anda ketahui dari sekolah? (Pilihan boleh lebih dari satu) a. Nilai % b. Jadwal Ujian 8.82 % c. Pengumuman % d. Lainnya % Nilai Jadwal Ujian Pengumuman Lainnya Gambar 3.18 Persentasi Kebutuhan Informasi Orang Tua Siswa Setelah dilakukannya wawancara terhadap Ketua Yayasan dan kuesioner terhadap orang tua siswa, didapat beberapa permasalahan yang muncul pada sistem yang sedang berjalan pada sekolah tersebut. Permasalahan-permasalahan yang muncul tersebut dapat dilihat pada tabel evaluasi hasil wawancara dan kuesioner berikut ini :

27 Tabel 3.4 Evaluasi Hasil Wawancara dan Kuesioner Terhadap Permasalahan No. Permasalahan Yang Muncul Target Pengguna Yang Mengalami Evaluasi Dari : Permasalahan 1. Keterbatasan Waktu. Orang Tua Siswa. Kuesioner dari pertanyaan 8. Pertanyaan yang diajukan adalah kendala kendala apa saja yang pernah Anda hadapi pada saat membeli formulir pendaftaran sekolah? Tujuan pertanyaan adalah untuk mengetahui masalah yang dihadapi orang tua siswa terhadap prosedur yang sedang berjalan saat ini pada sekolah Yayasan Kartini. 2. Lokasi yang jauh dari Orang Tua Siswa. Kuesioner dari pertanyaan 8. sekolah. Pertanyaan yang diajukan adalah kendala kendala apa saja yang pernah Anda hadapi pada saat membeli formulir pendaftaran sekolah? Tujuan pertanyaan adalah untuk mengetahui masalah yang dihadapi orang tua siswa terhadap prosedur yang sedang berjalan saat ini pada sekolah Yayasan Kartini. 3. Sekolah yang ramai. Orang Tua Siswa. Kuesioner dari pertanyaan 8. Pertanyaan yang diajukan adalah kendala kendala apa saja yang pernah Anda hadapi pada saat membeli 46

28 No. Permasalahan Yang Muncul Target Pengguna Yang Mengalami Permasalahan Evaluasi Dari : formulir pendaftaran sekolah? Tujuan pertanyaan adalah untuk mengetahui masalah yang dihadapi orang tua siswa terhadap prosedur yang sedang berjalan saat ini pada sekolah Yayasan Kartini. 4. Harus mengantri. Orang Tua Siswa. Kuesioner dari pertanyaan 8. Pertanyaan yang diajukan adalah kendala kendala apa saja yang pernah Anda hadapi pada saat membeli formulir pendaftaran sekolah? Tujuan pertanyaan adalah untuk mengetahui masalah yang dihadapi orang tua siswa terhadap prosedur yang sedang berjalan saat ini pada sekolah Yayasan Kartini. 47

29 48 Dari hasil wawancara dan kuesioner diketahui bahwa jika orang tua siswa ingin melihat nilai, absensi, pengumuman serta jadwal ujian anak mereka, mereka harus datang ke sekolah. Untuk melakukan hal itu mereka memiliki keterbatasan waktu, lokasi rumah yang jauh dengan sekolah, sekolah yang ramai serta harus mengantri untuk mendapatkan informasi yang mereka inginkan. Dan hal ini juga sangat terasa bagi para orang tua pada saat melakukan pendaftaran untuk anak-anak mereka. Sedangkan untuk pihak sekolah penginputan data-data calon siswa akan menjadi masalah bagi pihak sekolah. Karena data yang ada harus diinput satu per satu, dan hal ini memungkinkan terjadinya kesalahan. Setelah melakukan evaluasi terhadap permasalahan yang muncul berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner, maka ini saatnya untuk melakukan evaluasi terhadap solusi berdasarkan hasil wawancara dan kuesioner yang dapat dilihat pada tabel berikut ini :

30 Tabel 3.5 Evaluasi Hasil Wawancara dan Kuesioner Terhadap Solusi No. Target Pengguna Informasi/Data/Fungsi Yang Diperlukan Value Yang Diharapkan 1. Orang tua siswa a. Pendaftaran Online Orang tua siswa dapat dengan mudah melakukan pendaftaran bagi anak mereka. b. Nilai Orang tua siswa dapat melihat nilai dari hasil belajar anak mereka di sekolah. c. Absen Memberikan informasi tentang kehadiran anak mereka di sekolah. Mengapa Mau Kembali Menggunakan Solusi Karena dengan solusi ini diharapkan orang tua siswa tidak dihadapkan pada masalah jam operasional sekolah ataupun jauhnya jarak sekolah dari rumah mereka. Agar orang tua dapat lebih mudah mendapatkan informasi mengenai nilai yang didapat anak-anaknya. Karena dengan solusi ini oarng tua dapat mengontrol kehadiran anaknya di sekolah. d. Pengumuman Memberikan informasi atau berita-berita terbaru dari sekolah. Agar orang tua mengetahui informasi dan berita-berita terbaru dari sekolah. 49

31 No. Target Pengguna Informasi/Data/Fungsi Yang Diperlukan Value Yang Diharapkan e. Jadwal Ujian Membantu orang tua mengetahui jadwal ujian anak-anaknya. Mengapa Mau Kembali Menggunakan Solusi Karena dapat membantu orang tua untuk memberikan persiapan belajar bagi anakanaknya. 2. Pihak sekolah Formulir hasil pendaftaran Membantu pihak sekolah dalam menginput data-data calon siswa. Mempermudah pihak sekolah mendapatkan data yang dibutuhkan dalam formulir pendaftaran. 50

32 Identifikasi Permasalahan Setelah melakukan evaluasi dan verifikasi pada Yayasan Kartini dengan menggunakan pengamatan lapangan, kuesioner dan wawancara, serta membandingkan hasil evaluasi dan verifikasi tersebut dengan teori-teori yang terdapat pada literatur, maka ini saatnya untuk merangkum keseluruhan hasil evaluasi dan verifikasi tersebut pada sebuah tabel. Tabel ini merupakan acuan utama bagi pendefinisian solusi yang akan dibangun dalam skripsi ini. Berikut ini merupakan table rangkuman permasalahan yang ada pada Yayasan Kartini :

33 Tabel 3.6 Rangkuman Permasalahan Pada Yayasan Kartini No. Permasalahan Yang Diidentifikasi Sumber Identifikasi Verifikasi Dengan Landasan Teori 1. Keterbatasan waktu. Beberapa orang tua murid bekerja sebagai pegawai swasta, memiliki keterbatasan waktu untuk membeli formulir ke sekolah karena adanya jam operasional sekolah. 2. Kurangnya informasi dari anak. Sering kali orang tua merasa tidak mendapatkan informasi yang lengkap dari anak mereka mengenai kegiatan apa saja yang mereka lakukan serta hasil belajar mereka di sekolah. Hal ini mendorong orang tua murid untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dari pihak sekolah. Permasalahan Hasil Kuesioner orang tua. Hasil Pengamatan Lapangan. Internet adalah sebuah jaringan global dari interkoneksi jaringan-jaringan komputer (Connoly, 2002, p944). Sistem informasi adalah suatu kumpulan orang, prosedur, dan sumber daya yang mengumpulkan, mengolah, dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi (O Brien, 2003, p8). 52

34 53 Dari hasil pengamatan lapangan serta hasil wawancara dan kuesioner masalah yang dapat diidentifikasi dalam studi kasus ini dapat dibagi menjadi dua bagian. Pertama yaitu keterbatasan waktu menjadi masalah utama bagi orang tua siswa. Bagi beberapa orang tua murid yang bekerja sebagai karyawan swasta memiliki keterbatasan waktu untuk membeli formulir ke sekolah karena jam operasional sekolah yang sama dengan jam kerja mereka, karena akan mengganggu jam kerja mereka. Sedangkan yang kedua adalah kurangnya informasi dari anak kepada orang tua juga menjadi masalah bagi orang tua, karena seringkali orang tua merasa tidak mendapatkan informasi yang lengkap dari anak mereka mengenai kegiatan apa saja yang mereka lakukan serta hasil belajar mereka di sekolah. Hal ini mendorong orang tua murid untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dari pihak sekolah. Kedua hal tersebut dapat disimpulkan berdasarkan dari hasil kuesioner yang diberikan kepada orang tua siswa. Sehingga dapat dianggap bahwa kedua masalah ini merupakan masalah yang sangat penting dari studi kasus ini. 3.3 Analisis Pemecahan Masalah Masing-masing permasalahan di atas akan ditentukan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah tersebut dengan menggunakan fungsi dari solusi yang akan dibangun. Tabel berikut ini merupakan pendefinisian solusi yang akan diterapkan untuk memecahkan keseluruhan masalah yang telah ada pada tabel 3.6. Pemetaan solusi terhadap permasalahan ini kemudian akan menjadi acuan pengembangan desain dari aplikasi yang akan dibangun.

35 54 Berikut ini merupakan tabel rangkuman solusi pada Yayasan Kartini berdasarkan evaluasi dan verifikasi menggunakan pengamatan lapangan, kuesioner, dan wawancara :

36 Tabel 3.7 Rangkuman Solusi Untuk Permasalahan pada Yayasan Kartini No. Permasalahan Yang Diidentifikasi Solusi Untuk Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori 1. Keterbatasan waktu. Beberapa orang tua murid bekerja sebagai pegawai swasta, memiliki keterbatasan waktu untuk membeli formulir ke sekolah karena adanya jam operasional sekolah. Pendaftaran online. Dengan pendaftaran online calon siswa/orang tua siswa tidak perlu repotrepot untuk datang ke sekolah untuk membeli formulir pendaftaran dan dengan online dapat diakses 24 jam. Internet adalah sebuah jaringan global dari interkoneksi jaringan-jaringan komputer (Connoly, 2002, p944). 2. Kurangnya informasi dari anak. Seringkali orang tua merasa tidak mendapatkan informasi yang lengkap dari anak mereka mengenai kegiatan apa saja yang mereka lakukan serta hasil belajar mereka di sekolah. Hal ini mendorong orang tua murid untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dari pihak sekolah. Pengumuman online. Dengan adanya pengumuman online orang tua siswa dapat mengetahui kegiatankegiatan apa saja yang diadakan oleh sekolah tanpa harus datang ke sekolah. Melihat jadwal ujian secara online. Dengan melihat jadwal ujian secara online orang tua siswa dapat mengetahui kapan sekolah mengadakan ujian dan dapat mempersiapkan anak-anaknya untuk belajar Internet adalah sebuah jaringan global dari interkoneksi jaringan-jaringan komputer (Connoly, 2002, p944). Sistem informasi adalah suatu kumpulan orang, prosedur, dan sumber daya yang mengumpulkan, mengolah, dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi (O Brien, 2003, p8). 55

37 No. Permasalahan Yang Diidentifikasi Solusi Untuk Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori tanpa harus datang ke sekolah. Melihat nilai ujian secara online. Dengan melihat nilai anak-anak mereka secara online orang tua dapat mengontrol hasil belajar anak-anak nya dari rumah. Melihat absensi secara online. Dengan melihat absensi secara online, orang tua dapat mengetahui status kehadiran anak-anaknya dari rumah. 56

38 57 Berdasarkan hasil identifikasi masalah yang telah didapatkan, maka dilakukan analisis untuk memecahkan masalah tersebut. Analisis yang dilakukan adalah sebagai berikut, untuk masalah keterbatasan waktu yang dihadapi oleh orang tua yang memiliki jam kantor solusi yang dapat ditawarkan untuk memecahkan masalah tersebut yaitu dengan pandaftaran online. Karena dengan pendaftaran online calon siswa/orang tua tidak perlu repot-repot datang ke sekolah untuk membeli formulir pendaftaran karena dapat diakses selama 24 jam. Sedangkan untuk mengatasi masalah kurangnya informasi anak kepada orang tua, ada beberapa solusi yang dapat ditawarkan, diantaranya yaitu dengan pengumuman online, dengan pengumuman online orang tua murid dapat mengetahui kegiatan-kegiatan apa saja yang diadakan oleh sekolah tanpa harus datang ke sekolah. Selain itu orang tua juga dapat melihat jadwal ujian anak mereka secara online. Dengan cara ini orang tua dapat mengetahui kapan sekolah mengadakan ujian dan dapat membantu anak-anak mereka dalam mempersiapkan diri untuk menghadapi ujian sekolah. Serta orang tua juga dapat melihat nilai ujian secara online. Dengan solusi ini orang tua dapat melihat hasil belajar anak mereka secara online. Diharapkan dengan solusi yang ditawarkan dapat memecahkan masalah yang dihadapi oleh para orang tua siswa. Setelah merangkum solusi untuk permasalahan yang dihadapi Yayasan Kartini, maka berikut ini merupakan model konseptual yang akan dibangun untuk mewujudkan solusi yang telah didefinisikan di atas.

39 58 User Admin Web Browser Data Flow MySQL Web Server Gambar 3.19 Model Konseptual Admin memasukkan data-data siswa, seperti data nilai, data absensi, data pengumuman dan data jadwal ujian, melalui komputer dengan memakai Internet ke web server. Web server kemudian menyimpan data-data tersebut ke dalam database (MySQL). Data-data yang disimpan dalam database kemudian diakses web server untuk dikirim ke web browser. Selanjutnya, data-data siswa tersebut akan dikirim web browser untuk ditampilkan ke komputer user. Sesuai dengan daftar permasalahan dan solusi yang telah dituliskan pada tabel 3.7 di atas, maka selanjutnya perlu dilakukan pendefinisian tujuan dari solusi yang akan dibangun. Tujuan ini digunakan untuk mengevaluasi pada saat aplikasi telah selesai dibangun, apakah tujuan dari solusi yaitu memecahkan permasalahan telah

40 59 tercapai atau diperlukan pengembangan secara berkelanjutan untuk menyelesaikan permasalahan yang telah diidentifikasi sebelumnya. Rangkuman untuk pendefinisian tujuan dari solusi yang akan dibangun dapat dilihat pada tabel berikut ini :

41 Tabel 3.8 Tujuan Dari Solusi Yang Akan Dibangun No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk Informasi/Data/Fungsi Yang Akan Diberikan kepada Aktor 1. Pendaftaran online Calon siswa/orang tua Pendaftaran online Untuk memudahkan bagi orang siswa. Pada fungsi ini aktor dapat tua siswa atau calon siswa dalam langsung mengisi formulir melakukan pendaftaran. pendaftaran tanpa harus datang ke sekolah untuk membelinya terlebih dahulu. 2. Melihat Nilai Orang tua siswa. Lihat nilai Membantu para orang tua siswa Aktor dapat melihat nilai hasil untuk mengetahui hasil belajar ulangan anak-anaknya. anak-anak mereka di sekolah. 3. Melihat Pengumuman Orang tua siswa. Lihat pengumuman Memudahkan orang tua siswa Aktor dapat melihat berbagai serta siswa dalam mengetahui macam event yang dilakukan event apa saja yang akan sekolah seperti kapan tanggal dilakukan oleh pihak sekolah, penerimaan raport, libur sekolah, Keuntungan Bagi Pengguna Pengguna tidak perlu datang ke sekolah untuk membeli formulir pendaftaran, dan fasilitas ini dapat diakses selama 24 jam. Pengguna dapat melihat hasil belajar anak mereka setiap saat tanpa perlu datang ke sekolah yang terbatas oleh jam operasional. Setiap saat pengguna dapat mengecek event apa saja yang akan dilakukan oleh pihak sekolah. 60

42 No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk Informasi/Data/Fungsi Yang Akan Diberikan kepada Aktor tanpa perlu repot-repot dll. menghubungi pihak sekolah 4. Jadwal ujian Orang tua siswa. Melihat jadwal ujian Membantu orang tua murid Pada fungsi ini pengguna dapat mengetahui jadwal ujian anak mengetahui kapan ujian akan mereka, karena terkadang anak dilaksanakan. mereka tidak memberitahukan kapan ujian akan dilaksanakan. Sehingga orang tua dapat mengontrol anak mereka untuk belajar sebelum ujian dilaksanakan. 5. Absensi Orang tua dapat mengetahui kapan Orang tua siswa. Lihat absensi Aktor dapat melihat kapan anak anak mereka tidak masuk sekolah mereka tidak masuk tanpa tanpa sepengetahuan mereka. sepengetahuan mereka. Sehingga orang tua dapat mengetahui apakah anak mereka Keuntungan Bagi Pengguna Penggunanya dapat dengan mudah mengetahui jadwal ujian yang akan dilaksanakan. Tanpa perlu datang ke sekolah. Memudahkan orang tua dalam mengontrol kehadiran anak mereka di sekolah. 61

43 No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk Informasi/Data/Fungsi Yang Akan Diberikan kepada Aktor benar-benar pergi ke sekolah atau tidak Keuntungan Bagi Pengguna 62

44 Perancangan Solusi Berdasarkan analisis terhadap pemecahan masalah yang didefinisikan pada sub bab di atas, maka pada tahap ini akan dilakukan analisis terhadap solusi yang akan dibangun. Analisis ini mencakup pada perancangan proses bisnis yang diusulkan, perancangan struktur fungsi/menu, perancangan layar (storyboard) serta perancangan basis data Perancangan Proses Bisnis Diusulkan Pada Yayasan Kartini Untuk mewujudkan tujuan dari solusi, maka perlu didefinisikan proses-proses bisnis dengan kebutuhan fungsi/data/informasi yang akan dijelaskan pada tabel berikut ini :

45 Tabel 3.9 Proses Bisnis Untuk Mewujudkan Tujuan dari Solusi No. Tujuan Solusi Proses-Proses Bisnis Yang Akan Digunakan Untuk Mewujudkan Tujuan 1. Merancang Pendaftaran Online. pendaftaran online. Input : Data Proses : Mengisi data Output : Data terisi Melakukan Pembayaran Input : Uang Proses : Transfer uang Output : Bukti transfer Fax Bukti Pembayaran Input : Bukti transfer Proses : Mengirim fax Output : Bukti fax 2. Merancang halaman Melihat Pengumuman Test USM pengumuman hasil Input : Data hasil test test USM. Proses : Diupdate 3. Merancang halaman pengumuman. 4. Merancang halaman nilai. 5. Merancang halaman jadwal ujian. Output : Pengumuman di internet Melihat Pengumuman Input : Berkas pengumuman Proses : Dientri Output : Pengumuman di internet Melihat Nilai Input : Data nilai Proses : Dientri Output : Nilai di internet Melihat Jadwal Ujian Input : Data jadwal Proses : Dientri Output : Jadwal di internet Fungsi/Menu dan Informasi Yang Akan Terdapat Dalam Proses Bisnis Tersebut Menu Pendaftaran online Informasi mengenai ketentuan-ketentuan pendaftaran. Informasi mengenai nomor rekening sekolah dan waktu serta tanggal dilakukannya transfer. Informasi mengenai tanggal dan waktu fax dikirim. Menu Pengumuman hasil test Informasi mengenai hasil test USM apakah calon siswa diterima/lulus test atau tidak. Menu Pengumuman Informasi mengenai berita-berita terbaru dan kegiatan-kegiatan sekolah. Menu Nilai Informasi mengenai nilai-nilai hasil ulangan. Menu Jadwal ujian Informasi mengenai tanggal, hari, jam ujian dan mata pelajaran. 64

46 65 Kartini : Berikut merupakan proses aliran dokumen yang diusulkan pada Yayasan Gambar 3.20 DAD Pendaftaran Online

47 66 Pada DAD ini akan dijelaskan bagaimana proses bisnis yang berjalan pada pendaftaran online. Pertama calon siswa/orang tua membuka alamat website, yang kemudian sistem akan menampilkan halaman home website Yayasan Kartini. Lalu calon siswa/orang tua akan membuka halaman pendaftaran online, yang kemudian sistem akan menampilkan halaman tersebut pada saat calon siswa/orang tua membukanya. Kemudian calon siswa/orang tua membaca ketentuan-ketentuan yang dibutuhkan pada saat pendaftaran. Lalu calon siswa/orang tua membuka halaman formulir pendaftaran dan sistem menampilkan halaman tersebut. Kemudian calon siswa/orang tua melengkapi data-data siswa, yang diikuti dengan submit jika data yang dibutuhkan telah diisi dengan lengkap. Sistem menyimpan data-data yang telah di-submit oleh calon siswa/orang tua. Kemudian sistem akan menampilkan kode booking. Calon siswa/orang tua mencatat kode booking tersebut yang akan digunakan pada saat transfer pembayaran. Setelah itu calon siswa/orang tua melakukan transfer pembayaran dan menerima bukti transfer. Kemudian calon siswa/orang tua memfax bukti transfer itu ke sekolah. Pihak Tata Usaha sekolah menerima fax bukti transfer dan menyimpan fax bukti transfer tersebut. Dan proses pendaftaran online pun selesai.

48 67 Gambar 3.21 DAD Pengumuman Hasil Test USM Pada DAD ini proses bisnis yang berjalan adalah sebagai berikut. Hal yang pertama dilakukan adalah calon siswa/orang tua membuka alamat website Yayasan Kartini, dimana halaman ini akan ditampilkan oleh sistem. Selanjutnya calon

49 68 siswa/orang tua membuka halaman pengumuman hasil test USM (Ujian Saringan Masuk). Pada halaman ini sistem akan menampilkan halaman login kode booking. Kemudian calon siswa/orang tua memasukkan kode booking yang didapat pada saat melakukan pendaftaran online. Kemudian kode booking itu di-submit, dan sistem akan menampilkan hasil test USM. Setelah ditampilkan calon siswa/orang tua dapat melihat apakah calon siswa lulus test USM atau tidak. Lalu proses bisnis pada DAD ini pun selesai.

50 Gambar 3.22 DAD Melihat Nilai 69

51 70 Proses bisnis yang berjalan untuk melihat nilai yaitu sebagai berikut, pertama orang tua siswa membuka alamat website lalu sistem akan menampilkan halaman home dari website. Di halaman tersebut akan ditampilkan username dan password, kemudian orang tua siswa akan memasukkan username dan password untuk melakukan login. Lalu sistem akan mengecek apakah username dan password yang dimasukkan sudah valid atau belum. Jika belum valid maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan, kemudian orang tua siswa akan melakukan login ulang dengan memasukkan username dan password kembali. Lalu sistem akan mengecek kembali. Tetapi jika orang tua sudah benar dalam memasukkan username dan password maka sistem akan menampilkan halaman setelah login dan orang tua siswa dapat membuka halaman nilai. Yang kemudian halaman ini akan ditampilkan oleh sistem. Lalu orang tua dapat melihat nilai anaknya. Dan proses bisnis melihat nilai pun selesai.

52 Gambar 3.23 DAD Melihat Jadwal Ujian 71

53 72 Proses bisnis untuk melihat jadwal ujian yaitu pertama orang tua siswa membuka alamat website, kemudian sistem menampilkan halaman home website dan di halaman itu akan muncul tampilan untuk memasukkan username dan password. Lalu orang tua siswa memasukkan username dan password serta melakukan login. Username dan password akan dicek oleh sistem apakah sudah valid atau belum. Jika sudah valid maka sistem akan menampilkan halaman setelah melakukan login, kemudian orang tua siswa dapat membuka halaman jadwal ujian. Sistem akan menampilkan halaman tersebut dan orang tua dapat melihat jadwal ujian dan proses bisnis melihat jadwal ujian pun selesai. Tetapi jika username dan password yang dimasukkan tidak valid maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan dan orang tua siswa harus melakukan login ulang. Orang tua kembali memasukkan username dan password dan sistem akan mengeceknya kembali. Hal ini terus dilakukan sampai username dan password yang dimasukkan valid.

54 Gambar 3.24 DAD Melihat Pengumuman 73

55 74 Proses bisnis yang berjalan untuk melihat pengumuman yaitu sebagai berikut. Orang tua membuka alamat website lalu akan ditampilkan halaman home website oleh sistem. Di halaman tersebut akan ditampilkan username dan password, kemudian orang tua siswa akan memasukkan username dan password untuk melakukan login. Lalu sistem akan mengecek apakah username dan password yang dimasukkan sudah valid atau belum. Jika belum valid maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan, kemudian orang tua siswa akan melakukan login ulang dengan memasukkan username dan password kembali. Lalu sistem akan mengecek kembali. Tetapi jika orang tua sudah benar dalam memasukkan username dan password maka sistem akan menampilkan halaman setelah login. Kemudian orang tua siswa dapat membuka halaman pengumuman dan sistem akan menampilkan halaman tersebut. Lalu orang tua siswa dapat mengklik pengumuman yang diinginkan pada halaman tersebut. Isi pengumuman akan ditampilkan oleh sistem. Kemudian pengumuman itu dapat dibaca oleh orang tua siswa. Proses bisnis melihat pengumuman pun selesai Perancangan Struktur Fungsi/Menu Pada Yayasan Kartini Berdasarkan dari fungsi dan proses bisnis baru yang telah didefinisikan sub bab di atas, maka pada tahap ini akan dirancang layar (screen) yang akan digunakan pada aplikasi untuk solusi yang diusulkan pada Yayasan Kartini. Masing-masing layar menerangkan bagaimana data entri dalam bentuk formulir isian maupun keluaran informasi yang dihasilkan dari proses dari fungsi tersebut. Berikut ini merupakan tabel yang memetakan fungsi/menu yang akan digunakan dalam proses-proses bisnis baru tersebut :

56 Tabel 3.10 Fungsi/Menu vs Pengguna No. Fungsi/Menu Aplikasi 1. Menu pendaftaran online 2. Menu pengumuman hasil test Aktor dan Hak Akses Yang Akan Menggunakan Fungsi/Menu Tersebut a. Calon siswa/orang tua siswa Hak akses : - Membaca informasi - Mengisi data/membuat data baru a. Orang tua siswa Hak akses : - Membaca informasi b. Admin Hak akses : - Membaca informasi - Mengupdate data Data Yang Akan Dientri, Proses Yang Akan Dilakukan atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu Terhadap Aktor a. Data Entri : Data pribadi (nama, alamat, nomor telepon, dsb). b. Proses yang Dilakukan : - Membaca ketentuan ketentuan yang ada. - Mengisi data pribadi secara lengkap. c. Informasi Yang Dihasilkan : - Informasi mengenai ketentuan-ketentuan dan prosedur pendaftaran. - Kode booking. a. Data Entri : Kode booking. b. Proses yang Dilakukan : Membaca pengumuman hasil test USM. c. Informasi Yang Dihasilkan : Lulus atau tidak lulus test USM. a. Data Entri : Hasil test USM. b. Proses yang Dilakukan : - Melihat hasil test USM. - Mengupdate hasil test USM. c. Informasi Yang Dihasilkan : Lulus atau tidak lulusnya calon siswa. 3. Menu pengumuman a. Orang tua siswa a. Data Entri : 75

57 No. Fungsi/Menu Aplikasi Aktor dan Hak Akses Yang Akan Menggunakan Fungsi/Menu Tersebut Hak akses : - Membaca informasi Data Yang Akan Dientri, Proses Yang Akan Dilakukan atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu Terhadap Aktor Tidak ada. b. Proses yang Dilakukan : Membaca pengumuman-pengumuman. b. Admin Hak akses : - Membaca informasi - Menghapus data - Membuat data baru c. Informasi Yang Dihasilkan : Informasi mengenai berita-berita terbaru dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sekolah. a. Data Entri : - Berita- berita terbaru sekolah. - Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sekolah. b. Proses yang Dilakukan : - Membaca pengumuman-pengumuman. - Menghapus pengumuman-pengumuman. - Menambah pengumuman-pengumuman baru. 4. Menu nilai a. Orang tua siswa Hak akses : - Membaca informasi b. Admin Hak akses : - Membaca informasi - Menghapus data - Membuat data baru c. Informasi Yang Dihasilkan : Informasi tentang kegiatan-kegiatan terbaru dari sekolah. a. Data Entri : Tidak ada. b. Proses yang Dilakukan : Melihat nilai. c. Informasi Yang Dihasilkan : Informasi mengenai nilai-nilai hasil ujian anak. a. Data Entri : Nilai b. Proses yang Dilakukan : - Menghapus nilai. 76

58 No. Fungsi/Menu Aplikasi Aktor dan Hak Akses Yang Akan Menggunakan Fungsi/Menu Tersebut Data Yang Akan Dientri, Proses Yang Akan Dilakukan atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Fungsi/Menu Terhadap Aktor - Melihat nilai. - Menambah nilai baru. 5. Menu jadwal ujian a. Orang tua siswa Hak akses : - Membaca informasi b. Admin Hak akses : - Membaca informasi - Mengupdate data - Menghapus data - Membuat data baru c. Informasi Yang Dihasilkan : Informasi nilai siswa. a. Data Entri : Tidak ada. b. Proses yang Dilakukan : Melihat jadwal ujian. c. Informasi Yang Dihasilkan : Informasi mengenai jadwal ujian. a. Data Entri : - Tanggal ujian - Jam ujian - Mata pelajaran b. Proses yang Dilakukan : - Melihat jadwal - Mengupdate jadwal - Menghapus jadwal - Menambah jadwal baru c. Informasi Yang Dihasilkan : Informasi mengenai jadwal ujian 77

59 Perancangan Layar (Storyboard) Pada Yayasan Kartini Setelah melakukan pemetaan fungsi/menu yang akan digunakan dalam proses bisnis baru, maka ini saatnya untuk merancang layar (storyboard). Perancangan layar ini terdiri dari dua perancangan. Pertama, perancangan layar untuk halaman SIM yang digunakan oleh admin sekolah. Kedua, perancangan layar untuk web yang digunakan oleh user atau lebih tepatnya oleh orang tua siswa Rancangan Layar Halaman SIM Gambar 3.25 Rancangan Layar Halaman Admin

60 78 Keterangan gambar : 1. Header berisi main menu, nama sekolah dan ucapan salam. 2. Footer berisi copyright dan link yang sama dengan main menu. 3. Tombol Home digunakan untuk menuju halaman Home. 4. Tombol Data digunakan untuk menuju halaman Data. 5. Tombol Jadwal digunakan untuk menuju halaman Jadwal. 6. Tombol Pendaftaran digunakan untuk menuju halaman Pendaftaran. 7. Tombol Ubah Password digunakan untuk menuju halaman Ubah Password. 8. Pada Halaman ini admin harus melakukan login dengan memasukkan username dan password pada textfield username dan password. 9. Tombol Login digunakan untuk validasi apakah username dan password sesuai.

61 79 Gambar 3.26 Rancangan Layar Halaman Admin Home Keterangan gambar : 1. Content berisi beberapa pertanyaan yang belum terjawab dan beberapa pengumuman baru. 2. Tombol Pertanyaan digunakan untuk menuju halaman Pertanyaan. 3. Tombol Pengumuman digunakan untuk menuju halaman Pengumuman. 4. Tombol Logout digunakan untuk keluar dari halaman ini menuju halaman Admin.

62 80 Gambar 3.27 Rancangan Layar Halaman Pertanyaan Keterangan gambar : 1. Link Pertanyaan digunakan untuk menampilkan isi dari pertanyaan yang dipilih dan untuk menjawab pertanyaan yang ada. 2. Link Hapus digunakan untuk menghapus pertanyaan yang ada.

63 81 Gambar 3.28 Rancangan Layar Halaman Pengumuman Keterangan gambar : 1. Link pengumuman digunakan untuk melihat isi pengumuman yang ada. 2. Link Hapus digunakan untuk menghapus pengumuman yang ada. 3. Pada halaman ini juga terdapat data yang harus diisi untuk menambah pengumuman baru. 4. Tombol Browse digunakan untuk menemukan lokasi berkas pengumuman yang ada.

64 82 5. Tombol OK digunakan untuk validasi data yang diisi dan menyimpannya dalam database. 6. Tombol Batal digunakan untuk me-reset data yang telah diisi. Gambar 3.29 Rancangan Layar Halaman Data Keterangan gambar : 1. Tombol Kelas digunakan untuk menuju halaman Data. 2. Tombol Siswa digunakan untuk menuju halaman Siswa.

65 83 3. Tombol Absensi digunakan untuk menuju halaman Absensi. 4. Tombol Nilai digunakan untuk menuju halaman Nilai. 5. Tombol Pelajaran digunakan untuk menuju halaman Pelajaran. 6. Tombol Semester digunakan untuk menuju halaman Semester. 7. Tombol Tahun Ajaran digunakan untuk menuju halaman Tahun Ajaran. 8. Content berisi data-data kelas yang ada dan data yang harus diisi untuk menambah data kelas baru. 9. Link Siswa digunakan untuk menambah data siswa pada kelas tersebut. 10. Link Pelajaran digunakan untuk menambah data pelajaran pada kelas tersebut. 11. Link Hapus digunakan untuk menghapus data kelas yang telah ada. 12. Tombol OK digunakan untuk validasi data-data yang telah diisi dan menambahkannya ke database. 13. Tombol Batal digunakan untuk me-reset data yang telah diisi.

66 84 SISWA Header Main Menu HOME DATA JADWAL PENDAFTARAN UBAH PASSWORD Content Submenu No Induk Nama Siswa Jenis Kelamin Tempat dan Tanggal Lahir Agama Kewarganegaraan Anak ke Jumlah saudara kandung Jumlah saudara tiri Jumlah saudara angkat Anak Bahasa sehari-hari dirumah Data-Data Siswa : Kelas 1 Kelas 2 Tambah Siswa Baru : KETERANGAN PRIBADI Pria Wanita Tgl Bln Islam Khatolik Budha Kristen Hindu Lain-lain WNI WNA Yatim Piatu Yatim Piatu Kelas Siswa Absensi Nilai Pelajaran Semester Tahun Ajaran Logout KETERANGAN TEMPAT TINGGAL Alamat rumah Kelurahan RT RW NO Nomor Telepon Tinggal dengan Jarak dari rumah ke sekolah Orang Tua Saudara Asrama Kost KETERANGAN KESEHATAN Golongan Darah Penyakit yang pernah diderita Kelainan Jasmani lainnya A B Alergi Epilepsi Kecelakaan Pembedahan TBC Typus AB O Tahun Tahun Tahun Tahun Tahun Tahun Berat dan tinggi badan Kg, dan Cm KETERANGAN PENDIDIKAN Pendidikan Sebelumnya a. Lulusan dari b. Tgl dan Thn Lulus Tgl Thn c. Lama belajar di SD Tahun Pindahan a. Dari Sekolah b. Alasan Diterima di Sekolah ini a. Di Kelas b. Program c. Tanggal Tgl No. STTB KETERANGAN TENTANG AYAH KANDUNG Nama Tempat dan Tanggal Lahir Tgl Bln Thn Islam Khatolik Budha Agama Kristen Hindu Lain-lain Kewarganegaraan WNI WNA Pendidikan Pekerjaan Penghasilan per bulan Alamat rumah Nomor Telepon Status Di bawah 1 jt Antara 1-5 jt Di atas 5 jt RT RW NO Masih Hidup Meninggal Dunia Tahun KETERANGAN TENTANG IBU KANDUNG Nama Tempat dan Tanggal Lahir Tgl Bln Thn Islam Khatolik Budha Agama Kristen Hindu Lain-lain Kewarganegaraan WNI WNA Pendidikan Pekerjaan Penghasilan per bulan Alamat rumah Nomor Telepon Status Di bawah 1 jt Antara 1-5 jt Di atas 5 jt RT RW NO Masih Hidup Meninggal Dunia Tahun KETERANGAN TENTANG WALI Nama Tempat dan Tanggal Lahir Tgl Bln Thn Islam Khatolik Budha Agama Kristen Hindu Lain-lain Kewarganegaraan WNI WNA Pendidikan Pekerjaan Penghasilan per bulan Alamat rumah Nomor Telepon Status Di bawah 1 jt Antara 1-5 jt Di atas 5 jt RT RW NO Masih Hidup Meninggal Dunia Tahun KEGEMARAN SISWA Kesenian Olahraga Kemasyarakatan/Organisasi Hasta Karya dan lain-lain Batal Tambah Footer Gambar 3.30 Rancangan Layar Halaman Siswa

67 85 Keterangan gambar : 1. Content berisi textfield-textfield dan textarea-textarea yang harus diisi, radio button, checkbox dan combobox yang harus dipilih untuk melakukan penambahan data siswa baru. 2. Link kelas digunakan untuk menuju halaman Data Siswa. 3. Tombol Daftar digunakan untuk melakukan validasi penambahan. 4. Tombol Batal digunakan untuk me-reset semua textfield-textfield, textareatextarea yang telah diisi serta radiobutton, checkbox, dan combobox yang telah dipilih. Gambar 3.31 Rancangan Layar Halaman Data Siswa

68 86 Keterangan Gambar : 1. Link nama siswa digunakan untuk melihat data-data siswa secara lengkap. 2. Link Edit digunakan untuk mengedit data-data siswa. 3. Link Hapus digunakan untuk menghapus data-data siswa pada database. Gambar 3.32 Rancangan Layar Halaman Absensi Keterangan gambar : 1. Link Kelas digunakan untuk menuju halaman Data Absensi.

69 87 Gambar 3.33 Rancangan Layar Halaman Data Absensi Keterangan gambar : 1. Link nama siswa digunakan untuk melihat data-data absensi siswa tersebut. 2. Link Tambah Absen Baru digunakan untuk menambah data absensi siswa tersebut.

70 88 Gambar 3.34 Rancangan Layar Halaman Nilai Keterangan gambar : 1. Link kelas digunakan untuk menuju halaman Data Nilai.

71 89 Gambar 3.35 Rancangan Layar Halaman Data Nilai Keterangan gambar : 1. Link nama siswa digunakan untuk melihat data-data nilai siswa tersebut. 2. Link Tambah Nilai Baru digunakan untuk menambah data nilai siswa tersebut.

72 90 Gambar 3.36 Rancangan Layar Halaman Pelajaran Keterangan gambar : 1. Content berisi data-data pelajaran yang ada dan data yang harus diisi untuk menambah data mata pelajaran baru. 2. Link Hapus digunakan untuk menghapus data-data pelajaran yang ada. 3. Tombol OK digunakan untuk validasi data-data yang telah diisi dan menambahkannya ke database. 4. Tombol Batal digunakan untuk me-reset data yang telah diisi.

73 91 Gambar 3.37 Rancangan Layar Halaman Semester Keterangan gambar : 1. Halaman ini berisi data semester yang dapat dipilih. 2. Tombol OK digunakan untuk validasi data-data yang telah dipilih dan mengupdatenya ke database. 3. Tombol Batal digunakan untuk me-reset data yang telah dipilih.

74 92 Gambar 3.38 Rancangan Layar Halaman Tahun Ajaran Keterangan gambar : 1. Halaman ini berisi data tahun ajaran yang dapat diisi. 2. Tombol OK digunakan untuk validasi data-data yang telah diisi dan mengupdatenya ke database. 3. Tombol Batal digunakan untuk me-reset data yang telah diisi.

75 93 Gambar 3.39 Rancangan Layar Halaman Jadwal Keterangan gambar : 1. Link Kelas digunakan untuk menuju halaman Data Jadwal. 2. Pada halaman ini terdapat data yang harus diisi oleh admin untuk menambah jadwal ujian baru. 3. Tombol OK digunakan untuk melakukan validasi data-data yang telah diisi dan menyimpan data tersebut pada database.

76 94 4. Tombol Batal digunakan untuk me-reset data yang telah diisi. Gambar 3.40 Rancangan Layar Halaman Data Jadwal Keterangan gambar : 1. Link Edit digunakan untuk mengupdate data jadwal. 2. Link Hapus digunakan untuk meenghapus data jadwal yang telah ada. 3. Tombol Kembali digunakan untuk kembali pada halaman sebelumnya.

77 95 Gambar 3.41 Rancangan Layar Halaman Pendaftaran Keterangan gambar : 1. Halaman ini menampilkan banyaknya pendaftar yang telah melakukan pendaftaran online sampai pada saat halaman tersebut dibuka. 2. Tombol Excel digunakan untuk melakukan export data-data pendaftar dalam bentuk Excel. 3. Tombol Edit Hasil Test digunakan untuk melakukan update hasil test USM. 4. Tombol Edit Jadwal Test digunakan untuk meengupdate jadwal test USM.

78 96 Gambar 3.42 Rancangan Layar Halaman Ubah Password Keterangan gambar : 1. Content berisi data-data yang harus diisi jika admin ingin merubah password. 2. Tombol OK digunakan untuk melakukan validasi data-data yang telah diisi dan mengupdate password baru ke database. 3. Tombol Batal digunakan untuk me-reset semua data-data yang telah diisi pada textfield.

79 Rancangan Layar Halaman Web Gambar 3.43 Rancangan Layar Halaman Index Keterangan gambar : 1. Header berisi main menu, nama sekolah dan ucapan salam. 2. Footer berisi alamat sekolah, telepon dan link yang sama dengan main menu. 3. Tombol Home digunakan untuk menuju halaman Index. 4. Tombol Tentang Kami digunakan untuk menuju halaman Tentang Kami. 5. Tombol Pendaftaran digunakan untuk menuju halaman Pendaftaran. 6. Tombol Fasilitas digunakan untuk menuju halaman Fasilitas. 7. Tombol Hubungi Kami digunakan untuk menuju halaman Hubungi Kami.

80 98 8. Pada Halaman ini user dapat melakukan login dengan memasukkan username dan password pada textfield username dan password. 9. Tombol Login digunakan untuk validasi apakah username dan password sesuai. 10. Tombol pengumuman test USM untuk masuk ke Halaman pengumuman test USM. 11. Content berisi defini pendidikan yang diambil dari wikipedia. Gambar 3.44 Rancangan Layar Halaman Tentang Kami Keterangan gambar : 1. Content berisi penjelasan mengenai sejarah dan perkembangan sekolah.

81 99 Gambar 3.45 Rancangan Layar Halaman Pendaftaran Keterangan gambar : 1. Tombol Tanggal Test & Prosedur digunakan untuk menuju halaman Pendaftaran. 2. Tombol Syarat-Syarat digunakan untuk menuju halaman Syarat. 3. Tombol Form Isian digunakan untuk menuju halaman Form Isian. 4. Content berisi jadwal test USM dan penjelasan mengenai prosedure-prosedure yang harus diikuti.

82 100 Gambar 3.46 Rancangan Layar Halaman Syarat Keterangan Gambar : 1. Content berisi penjelasan mengenai syarat-syarat yang harus dipenuhi.

83 Gambar 3.47 Rancangan Layar Halaman Form Isian 101