BAB I ADMINISTRASI. A. Pengertian Administrasi. a) Administrasi dalam Arti Sempit

Transkripsi

1 BAB I ADMINISTRASI A. Pengertian Administrasi a) Administrasi dalam Arti Sempit Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk meyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit lebih tepat didefinisikan sebagai suatu pekerjaan yang berhubungan dengan ketatausahaan. Hal ini diungkapkan oleh J. Wayong (1962) bahwa kegiatan administrasi meliputi pekerjaan tatausaha yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan keterangan bagi pimpinan. Tatausaha sendiri menurut Prajudi Atmosudirjo (1980) merupakan pekerjaan pengendalian (the handling) informasi. Rangkaian kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum kedalam tiga kelompok, yaitu: 1. Korespondensi (correspondence) atau surat menyurat, yaitu rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan, sampai dengan pengiriman informasi kepada pihak yang dituju. 2. Ekspedisi (expedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern. 3. Pengarsipan (filling), yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan. Informasi yang dimaksud dapat berupa warkat (records) yaitu catatan-catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan tentang suatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk membantu ingatan.

2 b) Administrasi dalam Arti Luas Sesungguhnya istilah administrasi berhubungan dengan kegiatan kerjasama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Herbert A. Simon mengatakan bahwa apabila ada dua orang yang bekerjasama untuk menggulingkan atau memindahkan sebuah batu yang tidak dapat digulingkan oleh hanya satu orang diantara mereka, maka dalam kegiatan tersebut terdapat proses administrasi. Rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu disebut administrasi (The Liang Gie, 1980). Bahwa pada dasarnya administrasi adalah aktivitas-aktivitas golongan yang bersifat kooperatif (Dimock & Dimock, 1968). Yang dapat dikatakan sebagai kegiatan administrasi adalah kerjasama yang doirganisasi atau kerjasama keorganisasian (organizational cooperation). B. Ruang Lingkup Kajian Ilmu Administrasi Ordway Tead menggolongkan ruang lingkup administrasi ke dalam 7 kelompok, yaitu: a) Ilmu Administrasi b) Organisasi c) Manajemen (how to drive) d) Kepemimpinan (leadership) e) Pembuatan Keputusan (decision making) f) Komunikasi (communication) g) Hubungan Manusia (Human Relations) C. Sifat-sifat Ilmu Administrasi a) Teleologis Ilmu administrasi memiliki kemampuan untuk memprediksi dan mengantisipasi perubahan di masa mendatang.

3 b) Dinamis Ilmu administrasi bisa mengikuti perubahan zaman yang terjadi. c) Normatif Dalam ilmu adminstrasi terdapat pekerjaan yang bersifat mengikat dan mengatur. d) Working Concept Ilmu administrasi memiliki konsep kerja yang efesien dan efektif. e) Science and Art Ilmu administrasi selain sebagai ilmu pengetahuan, juga dapat dikatakan sebagai sebuah seni. D. Pentingnya Ilmu Administrasi Di era perkembangan ilmu dan teknologi yang cepat ini, tuntutan akan efisiensi dan efektivitas kerja, keterbatasan sumberdaya, mendorong manusia dan organisasi untuk melakukan kerjasama dalam berbagai sektor kegiatan. Masalah yang timbul dari fenomena kerjasama dapat dianalisis dan dipecahkan melalui studi administrasi. Prajudi Atmosudirdjo (1980) mengemukakan pendapat bahwa dunia modern adalah dunianya administrasi. Hal ini berkaitan dengan apa yang diungkapkan oleh Charles A. Beard bahwa administrasi merupakan kunci bagi masyarakat modern (administration as the key to modern society). Albert Lepawsky (1966), menunjukkan enam peranan administrasi dalam kehidupan dan perkembangan masyarakat, yaitu: a) The universal importance of administration b) The stabilizing role of administration in society c) The role administration in social change d) The threat of a managerial revolution e) The prospect of a managerial evolution f) Administration as the key to modern society

4 Pentingnya studi dan peranan administrasi juga disebabkan: 1. Dalam kehidupan masyarakat modern, terjadi perubahan pola kehidupan di segala bidang menjadi pola kehidupan berdasarkan kerja sama keorganisasian. 2. Pola kehidupan keorganisasian berkaitan dengan pola kehidupan modern dan cara berpikir serta bekerja secara rasional. 3. Cara berpikir dan bekerja secara rasional ini berkaitan dengan ilmu pengetahuan dan teknologi modern. 4. Cara berpikir modern dan bekerja secara rasional dimaksudkan untuk menghasilkan keefektifan (effectiveness) dan keefisienan (efficiently) pencapaian tujuan. 5. Berpikir dan bekerja rasional denagn teknologi modern dan dengan pola kehidupan berorganisasi modern ke arah efisiensi dan efektivitas memerlukan administrasi (adaptasi dari Prajudi Atmosudirdjo, 1980) Ilmu administrasi tidak lain adalah studi tentang efektivitas dan efisiensi kerja dalam kerjasama keorganisasian (organizational cooperation) atau insures the continuance of the existing order with a minimum of effort and risk (Lepawsky, 1966), dalam pencapaian tujuan. Jika efektif berarti tujuan atau sasaran yang ditetapkan tercapai tepat pada waktunya, maka efesiensi merupakan hasil yang dicapai lebih besar (maksimal) dari sumber-sumber dan biaya atau input yang digunakan.

5 BAB II EVOLUSI ILMU ADMINISTRASI NEGARA A. Sejarah Ilmu Administrasi Ilmu administrasi lahir sejak Woodrow Wilson (1887), yang kemudian menjadi presiden Amerika Serikat pada , menulis sebuah artikel yang berjudul The Study of Administration yang dimuat di jurnal Political Science Quarterly. Studi ilmu politik yang berkembang pada saat itu ternyata tidak mampu memecahkan persoalan praktik spoil system (sistem perkoncoan) karena memang fokus kajian ilmu Ilmu Politik bukan pada bagaimana mengelola pemerintahan dengan efektif dan efisien, melainkan lebih pada urusan tentang sebuah konstitusi dan bagaimana keputusankeputusan politik dirumuskan. Oleh karena itu, Wilson menganggap perlu adanya pemisahan urusan politik dari urusan pelayanan publik. Penjelasan ilmiah terhadap gagasan Wilson tersebut kemudian dilakukan oleh Frank J. Goodnow yang menulis buku berjudul Politics and Administration pada tahun Buku tersebut sering dijadikan rujukan oleh para ilmuwan administrasi negara sebagai proklamasi secara resmi terhadap lahirnya Ilmu Administrasi Negara yang memisahkan diri dari induknya, yaitu Ilmu Politik. Ilmu administrasi negara mencoba mendefinisikan eksistensinya yang berbeda dengan Ilmu Politik dengan ontopologi, epistimologi, dan aksiologi yang berbeda. B. Hubungan Antar Ilmu dengan Ilmu Administrasi Negara 1. Administrasi negara, sebagai salah satu cabang dari ilmu sosial, kehidupannya berlangsung dalam suatu lingkungan sosial tertentu, sehingga perwujudan aktivitasnya senantiasa berhubungan erat dengan berbagai cabang ilmu sosial. Khususnya dengan ilmu sejarah, antropologi budaya, ilmu ekonomi, administrasi niaga, ilmu jiwa, sosiologi dan ilmu politik.

6 2. Perspektif administrasi negara akan lebih gampang diungkapkan dengan mempergunakan analisis sejarah dan antropologi budaya. Penggunaan analisis antropologi budaya akan melengkapi analisis sejarah. 3. Ilmu ekonomi menyumbangkan analisis biaya dan manfaat, sedang administrasi niaga menyumbangkan konsep PPBS dan makna Gerakan Manajemen Ilmiah kepada administrasi negara. Sementara itu ilmu jiwa membantu untuk memahami individu dalam situasi administrasi. 4. Sosiologi telah memberikan pembahasan yang mendalam mengenai birokrasi dan kooptasi, yang merupakan hal-hal yang amat menonjol dalam studi administrasi negara.

7 BAB III ORGANISASI A. Pengertian Organisasi Disiplin administrasi akan terpusat pada penelaahan tentang organisasi, sebab fenomena kerjasama sebagai telaahan ilmu administrasi hanyalah fenomena kerjasama yang berhubungan dengan atau berlangsung secara organisasional. (Ulbert, 1989:122). Menurut Sondang P. Siagian, hakikat organisasi dapat ditinjau dari dua sudut pandangan. Pertama: Organisasi dapat dipandang sebagai wadah, yaitu tempat kegiatankegiatan administrasi dan manajemen dijalankan dan sifatnya relatif statis. Kedua: Organisasi dapat dipandang sebagai proses, yaitu interaksi antara orang-orang yang menjadi anggota organisasi dan sifatnya dinamis. Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antar dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal dalam suatu ikatan hirarkhi dimana selalu terdapat hubungan antara seorang atau sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang atau sekelompok orang yang disebut bawahan (Sondang P. Siagian, 1980). Sedangkan menurut Dwight Waldo (1971), organisasi adalah struktur hubungan-hubungan diantara orang berdasarkan wewenang dan bersifat tetap dalam suatu sistem administrasi. Sehingga dapat disederhanakan bahwa organisasi adalah suatu kelompok orang yang terikat bersama dalam hubungan formal untuk mencapai tujuan organisasi. B. Ciri-ciri Organisasi Menurut Amitai Etzioni (1985), organisasi merupakan pengelompokkan orang-orang yang sengaja disusun untuk mencapai tujuan tertentu. Pada dasarnya organisasi ditandai oleh ciri-ciri sebagai berikut: a) Adanya pembagian dalam pekerjaan, kekuasaan, dan tanggungjawab.

8 b) Ada pengendalian usaha-usaha organisasi serta mengarahkan organisasi mencapai tujuannya. c) Adanya penggantian tenaga kerja. C. Tujuan Organisasi Pada hakikatnya tujuan organisasi merupakan integrasi dari perbagai tujuan baik yang sifatnya komplementer yaitu tujuan individu atau anggota organisasi, maupun tujuannya yang bersifat substantif, yaitu tujuan organisasi secara keseluruhan. Tujuan substantif merupakan tujuan utama organisasi yang menjadi sebab utama dibentuknya organisasi. Oleh sebab itu kegiatankegiatan organisasi diarahkan kepada dua dimensi tujuan, yaitu: 1) Tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efesien. Keefektifan (effectiviness) berhubungan dengan tujuan organisasi secara eksplitis maupun implisit. Sedangkan efisiensi (efficiency) berhubungan dengan rasio output dengan input atau keuntungan dengan biaya. 2) Tercapainya kepuasan dari anggota organisasi. Dalam proses pencapaian tujuan organisasi, setiap orang atau anggota yang bekerja atau terlibat dalam aktivitas organisasi harus diberikan kepuasan, sehingga mereka merasa sebagai anggota organisasi dan hal tersebut akan mendoromg orang tersebut untuk bekerja dalam kondisi dan motivasi yang produktif. Antara tujuan yang bersifat komplementer (tujuan individu) dan tujuan substantif (tujuan organisasi) tidak selalu searah. Menurut Herbert G. Hicks (1977) hubungan tujuan manusia dan tujuan organisasi (relationship of individual and organizational objectives) dibedakan menjadi: a) Totally Opposing (keseluruhan bertolak belakang) b) Partially Opposing (sebagian bertolak belakang) c) Neutral (netral) d) Compatible (hampir sama/dapat digabungkan/berdekatan) e) Identical (identik/sama)

9 Dari sudut pandang lain, tujuan organisasi dapat digolongkan ke dalam tiga jenis, yaitu: 1) Pelayanan (service) 2) Keuntungan (profit) 3) Tujuan Sosial D. Asas-asas Organisasi Beberapa prinsip organisasi antara lain adalah sebagai berikut: 1) Tujuan yang jelas 2) Spesialisasi 3) Koordinasi 4) Wewenang 5) Tanggungjawab 6) Keseimbangan 7) Delegasi 8) Kesatuan Komando 9) Jenjang Hirarkhi 10)Rentang kontrol E. Bentuk-bentuk Organisasi Bentuk organisasi didasarkan pada hubungan otoritas, maka dapat dikategorikan bentuk organisasi atas: a) Organisasi Lini atau Garis Pada bentuk ini, otoritas mengalir dari puncak organisasi dilimpahkan kepada unit-unit organisasi dibawahnya. Dan pertanggungjawaban mengalir dari bawah hingga ke tingkat yang paling atas secara bertahap berdasarkan hirarkhis.

10 b) Organisasi Lini dan Staf Bentuk ini sama seperti bentuk organisasi lini atau garis, hanya saja ada penambahan satuan unit organisasi yang membantu pimpinan dalam bidang tertentu tanpa ia ikut serta dalam otoritas lini. c) Organisasi Fungsional Organisasi dimana otoritas pimpinan puncak didelegasikan kepada unitunit organisasi hingga ke paling bawah dalam bidang pekerjaan tertentu dan masing-masing pimpinan unit memiliki otoritas secara fungsional untuk memerintah semua pelaksana dari semua unit sepanjang berhubungan dengan pekerjaannya. d) Organisasi Lini-Fungsional Bentuk organisasi ini memperlihatkan ciri organisais lini dan organisasi fungsional e) Organisasi Lini-Staf-Fungsional Bentuk organisasi ini memperlihatkan ciri-ciri organisasi lini dan sifat serta organisasi fungsional. F. Teori Birokrasi (bureaucracy theory) Pendekatan birokrasi dalam studi administrasi dan manajemen dipelopori oleh Max Weber ( ), yang dikenal sebagai bapak sosiologi modern. Menurut Max Weber (Depdikbud, 1982), birokrasi merupakan ciri dari pola organisasi yang strukturnya dibuat sedemikian rupa sehingga secara maksimal dapat memanfaatkan tenaga ahli. Birokrasi dimaksudkan sebagai satu sistem otorita yang ditetapkan secara rasional dalam berbagai peraturan untuk mengorganisasi secara teratur, bersifat spesialisasi, hirarkhis dan terelaborasi. Tetapi tidak ada hubungannya dengan prosedur yang berbelitbelit (red tape), penundaan pekerjaan atau ketidakefisienan, seperti yang dibayangkan oleh kebanyakan orang saat ini (Ali Mufiz, 1984). Namun demikian, dikehidupan nyata birokrasi belum sepenuhnya dilaksanakan sesuai dengan fungsinya. Sebagai contoh, birokrasi di Indonesia belum menunjukkan perkembangan yang baik. Masih banyak fungsi yang tumpang

11 tindih, tidak adanya koordinasi yang baik antar pemangku jabatan dan masih banyak peraturan daerah yang tumpang tindih dengan peraturan pemerintah pusat. Max Weber mengungkapkan enam karakteristik birokrasi, yaitu: a) Pembagian kerja atas dasar spesialisasi fungsi dan tugas dan masingmasing posisi ditentukan oleh otoritas legal. b) Ada hirarkhi kekuasaan yang jelas. c) Didasarkan pada aturan-aturan yang diformulasikan dicatat dalam dokumen tertulis. d) Hubungan yang terjadi dalam organisasi merupakan hubungan yang bersifat impersonal. e) Latihan dan kompentensi khusus merupakan kriteria utama dari kedudukan administratif, sehingga keahlian dan karier merupakan landasan promosi dan pemilihan pekerja. f) Aktivitas organisasi menuntut kapasitas pekerja secara penuh (dalam Pfiffner & Presthus, 1967). G. Tipe Organisasi Dua tipe organisasi menurut Max Weber: a) Organisasi Tradisional Dalam tipe ini muncul otoritas tradisional dengan legitimasi dikaitkan pada pola hubungan yang akrab antara penguasa dan anggota. Pimpinan diwariskan dari satu generasi ke generasi lain melalui cara tradisional. b) Organisasi Kharismatik Dalam tipe ini muncul otoritas kharismatik di mana pimpinan tidak dibelenggu oleh aturan-aturan kecuali penghambaan. Pengikut mematuhi pimpinan karena penghambaan, bukan aturan yang memaksa untuk mematuhi pimpinan.

12 BAB IV MANAJEMEN A. Pengertian Manajemen Manajemen diartikan sebagai aktivitas pendayagunaan sumber daya manusia dan materil dalam suatu kerja sama organisasi melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif (Ulbert Silalahi, 1989:137). Manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau ketrerampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain (Sondang P. Siagian, 1978). Manajemen sebagai rangkaian kegiatan penataan yang berupa penggerakkan orang-orang dan pengarahan fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar-benar tercapai (The Liang Gie dan Sutarto, 1980). Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen dalam usaha mencapai tujuannya bukan hanya melalui dan atau mendayagunakan orangorang, tetapi juga menggunakan dan mendayagunakan sumber-sumber lain seperti keuangan, perlengkapan, informasi serta teknik dan metode tertentu. B. Tingkatan Manajemen Berdasarkan tingkatan dalam organisasi, maka tingkat manajemen dapat dibedakan atas: 1. Top Management atau manajemen puncak, sebagai administratif manajemen. Manajemen puncak bertanggung jawab untuk keseluruhan manajemen dan organisasi. 2. Middle Management atau manajemen tengah. Tanggung jawab dari manajer tengah ialah menggerakkan aktivitas dengan mengimplementasikan kebijaksanaan yang telah digariskan oleh manajer puncak.

13 3. Lower Management atau manajemen bawah. Bertanggung jawab menggerakkan operasi pekerja-pekerja. C. Sumber Daya Manajemen Beberapa pendapat mengenai sarana-sarana atau alat-alat administrasi atau manajemen dapat dikemukakan sebagai berikut: 1. George R. Terry a) men (manusia) b) materials (bahan-bahan) c) methods (metode-metode) d) money (uang) e) market (pasar) 2. John W. Neuner a) men (manusia) b) materials (bahan-bahan) c) machines (mesin-mesin) d) methods (metode-metode) e) money (uang) f) morale (moral) 3. Michael J. Jucius dan William E. Schlender a) organization chart b) organization manual c) budget 4. Louis Allen a) people b) natural resources c) money

14 d) tools and machine D. Prinsip-prinsip Manajemen Prinsip utama daripada manajemen, ialah efisiensi (daya guna) dan efektivitas (hasil guna) dalam mencapai hasil atau tujuan yang direncanakan. Fayol mengemukakan empat belas prinsip manajemen (general principles of administration), yaitu: 1. Pembagian kerja (division of work). 2. Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility). 3. Disiplin (discipline). 4. Kesatuan perimtah (unity of command). 5. Kesatuan arah atau tujuan (unity of direction). 6. Mendahulukan atau mengutamakan atau menempatkan kepentingan umum (organisasi) di atas kepentingan pribadi (subordination of individual to general interest). 7. Pengupahan atau penggajian (remuniration). 8. Sentralisasi (centralization). 9. Skala hirarkhi (scalar chain). 10. Tatatertib (order). 11. Keadilan (equity). 12. Stabilitas jabatan (stability of tenure). 13. Prakarsa atau inisiatif (initiative). 14. Solidaritas kelompok kerja (la esprit de corps).

15 BAB V FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN A. Berikut merupakan klasifikasi fungsi-fungsi manajemen: a. Ernest Dale, mengatakan management functions will be identified as: 1. Planning 2. Organizing 3. Staffing 4. Directing 5. Control 6. Innovation 7. Representation b. Harold Koontz, mengklasifikasikan fungsi-fungsi manager, yang terdiri dari: 1. Planning 2. Organizing 3. Staffing 4. Leading 5. Controlling c. George R. Terry memberikan empat fungsi fundamental daripada management, dan fungsi ini lebih umum dikenal dan dipergunakan, yakni: 1. Planning 2. Organizing 3. Actuating 4. Controlling

16 d. Sondang P. Siagian, mengklasifikasikan fungsi manajemen sebagai berikut: 1. Planning 2. Organizing 3. Motivating 4. Controlling 5. Evaluating e. James A. F. Stoner maupun Stephen P. Robbins membagi fungsi manajemen atas: 1. Planning 2. Organizing 3. Leading 4. Controlling B. Perencanaan Menurut S.P. Siagian, perencanaan dapat didefiniskan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Perencanaan merupakan fungsi yang pertama dan bahkan yang utama dalam setiap aktivitas-aktivitas manajemen atau administrasi. Perencanaan merupakan dasar, landasan atau titik tolak dalam melaksanakan tindakantindakan administratif. Perencanaan harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: a. Apa yang harus dikerjakan b. Mengapa harus dikerjakan c. Dimana dikerjakan d. Kapan akan dikerjakan

17 e. Siapa yang akan mengerjakan f. Bagaimana hal tersebut akan dikerjakan Secara umum yang terkandung dalam tahap perencanaan merupakan penentuan tujuan-tujuan atau sasaran-sasaran yang akan dicapai, dan pendayagunaan sumber-sumber daya manusia dan materil serta waktu. C. Pengorganisasian Menurut George R. Terry, pengorganisasian adalah pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok pekerjaan, penentuan hubungan-hubungan pekerjaan diantara mereka dan pemberian lingkungan pekerjaan yang sepatutnya. Fungsi pengorganisasian dalam manajemen penting sebab: a. Mewujudkan struktur organisasi b. Uraian tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi menjadi jelas c. Wewenang dan tanggungjawab menjadi jelas d. Memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit kerja e. Sumber daya manusia dan meteriil yang dibutuhkan dapat diketahui Untuk dapat memperoleh hasil pengorganisasian yang baik, perlu diperhatikan langkah-langkah berikut: a. Mengetahui tujuan b. Membagi habis pekerjaan dalam unit organisasi c. Menggolongkan kegiatan ke dalam unit yang operasional atau praktis d. Menentukan wewenang dan tanggung jawab e. Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana yang diperlukan f. Memilih menempatkan dan menugaskan personil sesuai dengan keterampilan manajerial yang dimiliki. g. Mendelegasikan wewenang.

18 D. Pengawasan Menurut Sondang P. Siagian, pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengawasan dimaksudkan untuk mencegah penyimpanganpenyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan dan sekaligus melakukan tindakan perbaikan apabila penyimpangan sudah terjadi dari apa yang sudah direncanakan. Proses pengawasan pada garis besarnya mengandung langkah-langkah kegiatan sebagai berikut: a. Menentukan objek-objek yang akan diawasi b. Menetapkan standar sebagai alat ukur pengawasan atau yang menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki. c. Menentukan prosedur, waktu dan teknik yang dipergunakan. d. Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan. e. Membandingkan antara hasil kerja dengan standar untuk mengetahui apakah ada perbedaan. f. Melakukan tindakan-tindakan perbaikan terhadap sesuatu penyimpangan atau penyimpangan-penyimpangan yang berarti.

19 BAB VI KEPEMIMPINAN A. Definisi Kepemimpinan Leadership is the key of management, dengan kata lain kepemimpinan merupakan kunci dari manajemen. G. R. Terry mengatakan bahwa kepemimpinan merupakan salah satu diantara alat-alat efektif actuating managerial. Kepemimpinan merupakan konsekuensi logis untuk melaksanakan fungsi manajemen. Kepemimpinan merupakan aktivitas mempengaruhi perilaku orang lain, baik secara individu maupun kelompok agar melakukan aktivitas dalam usaha mencapai tujuan dalam situasi tertentu. Proses mempengaruhi dan dipengaruhi timbul dari terjadinya aksi dan reaksi, interaksi dan intereaksi antara orang yang berposisi sebagai pemimpin dengan orang lain yang berposisi sebagai pengikut secara timbal balik atau mutual interaction. B. Legitimasi Kekuasaan atau Otoritas Pemimpin Legitimasi posisi seorang pemimpin dapat didasarkan pada sumber kekuasaan yang dapat diidentifikasi dalam dimensi: 1. Legal power atau kekuasaan legal. Dalam dimensi ini kekuasaan didasarkan pada otoritas rasional legal ytang diperoleh karena ia menduduki suatu posisi formal dalam hirarkhi organisasi. Orang yang memiliki otoritas legal mempengaruhi orang lain didasarkan pada seperangkat aturan-aturan yang berlaku. Pada dimensi ini hubungan pemimpin dengan anggota cenderung bersifat formal atau impersonal dan dapat memaksa. 2. Personal power atau kekuasaan pribadi, yaitu daya tarik dari pribadi seseorang yang dapat menimbulkan kesadaran pengikut untuk menerima, mengakui dan mengikutinya karena dirasakan baik dan benar. Dalam hal ini tidak ada daya yang memaksa atau hukuman dan hubungan pemimpin

20 dengan anggota cenderung bersifat non formal. Dalam dimensi ini kekuasaan dapat bersumber dari: a. Tradisi b. Kharisma atau referen c. Keahlian Menurut Max Weber, sumber kekuasaan dapat berasal dari: a. Sumber tradisional b. Legal rasional c. Kharismatik C. Gaya Kepemimpinan 1. Gaya Kepemimpinan Otokratik, jika orientasi tugas tinggi dan orientasi hubungan manusia rendah. 2. Gaya Kepemimpinan Direktif, jika orientasi tugas tinggi dan orientasi hubungan manusia rendah. 3. Gaya Kepemimpinan Konsultatif, jika orientasi tugas tinggi dan orientasi hubungan manusia cukup tinggi. 4. Gaya Kepemimpinan Demokratik atau partisipatif, jika orientasi tugas tinggi dan orientasi hubungan manusia tinggi. D. Hal- hal yang Perlu diperhatikan dalam Kepemimpinan Agar kepemimpina sukses (tercapai tujuan dan kepuasan anggota), perlu diambil tindakan-tindakan antara lain: 1. Kenali dan identifikasi motivasi anggota kelompok, sebab bawahan tidak akan termotivasi untuk mencapai tingkat produktivitas yang tinggi apabila mereka merasa bahwa harapan itu tidak realistis dapat dicapai dan memenuhi kebutuhannya. 2. Beri bimbingan dan pengarahan secara tidak berlebihan, sebab bimbingan merupakan hubungan manusia yang peka terhadap emosi dan sentimen.

21 3. Lakukan interaksi hubungan yang intensif dan manusiawi dengan mengembangkan komunikasi dua arah dan personal. 4. Ciptakan suasana kooperatif, sebab usaha yang dilakukan bekerjasama akan lebih baik dibandingkan dengan usaha sendiri atau menonjolkan diri. 5. Ikut sertakan anggota dalam pemecahan masalah dan dalam proses pembuatan keputusan. 6. Kenali dan identifikasi situasi tugas. 7. Kenali dan identifikasi kematangan anggota. 8. Pilih dan gunakan gaya kepemimpinan yang sesuai dengan tuntutan situasi. 9. Fungsionalkan peran anda sebagai pemimpin, yaitu peran interpersonal, peran informasional, dan peran desisional.

22 BAB VII PARADIGMA ADMINISTRASI NEGARA Menurut Nicholas Henry, administrasi negara mengenal lima paradigma, yaitu sebagai berikut: 1. Dikhotomi politik administrasi ( ) 2. Prinsip-prinsip administrasi negara ( ) 3. Administrasi negara sebagai ilmu politik ( ) 4. Administrasi negara sebagai ilmu administrasi ( ) 5. Administrasi negara sebagai ilmu administrasi negara (1970-sekarang) Lima paradigma tersebut bersifat tumpang tindih atau overlapping, dimana locus (tempat=letak) dan focus (yang diperhatikan) administrasi negara saling berganti. Paradigma 1 lebih mementingkan locus, paradigma 2 menonjolkan focus, paradigma 3 kembali lebih mementingkan locus, sedang paradigma 4 mementingkan focus, dan paradigma 5 berusaha untuk mengaitkan antara focus dan locus dari administrasi negara. Locus adalah tempat yang menggambarkan di mana ilmu tersebut berada. Dalam hal ini locus dari ilmu administrasi negara adalah kepentingan publik (publik interest) dan urusan publik (public affair). Sedangkan focus adalah apa yang menjadi pembahasan penting dalam mempelajari ilmu administrasi publik. Yang menjadi focus dari ilmu administrasi negara adalah teori organisasi dan ilmu manajemen.

23 BAB VIII ADMINISTRASI PUBLIK (NEGARA) Dwight Waldo mengatakan bahwa administrasi negara mengandung dua pengertian, yaitu: (1) Administrasi negara adalah organisasi dan manajemen dari manusia dan benda guna mencapai tujuan-tujuan pemerintah. (2) Administrasi negara adalah suatu seni dan ilmu tentang manajemen yang dipergunakan untuk mengatur urusan-urusan negara. Sedangkan menurut Bachson Mustafa, S.H. yang dikutip oleh Y.W. Sunindhia dalam buku Administrasi Negara dan Peradilan Administrasi, bahwa Administrasi Negara itu sebagai gabungan jabatan-jabatan yang dibentuk dan disusun secara bertingkat yang diserahi tugas melakukan sebagian dan pekerjaan pemerintah dalam arti luas, yang tidak diserahkan kepada badan-badan pembuat undangundang dan badan-badan kehakiman. Adminstrasi negara secara singkat dan sederhana dapat didefinisikan sebagai keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintah dari suatu negara dalam usaha mencapai tujuan negara (Sondang P. Siagian, 2003:7) Perkembangan evolusioner administrasi negara diuraikan melalui pendekatan tradisional, pendekatan perilaku, pendekatan pembuatan keputusan, dan pendekatan ekologis. Secara khusus, pendekatan tradisional mengungkapkan tentang pengaruh ilmu politik, sebagai induk ilmu administrasi negara, pendekatan rasional dalam administrasi dan pengaruh Gerakan Manajemen Ilmiah terhadap perkembangan administrasi negara. Diantara empat pendekatan yang diajukan, tidak ada satu pun pendekatan yang lebih unggul daripada pendekatan-pendekatan yang lain, karena setiap pendekatan berjaya pada suatu masa, di samping kesadaran bahwa setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan.

24 Karena administrasi mengandung berbagai macam disiplin, sehingga cara pendekatan dan metodologi dalam administrasi juga beraneka ragam, maka administrasi negara merupakan bidang kajian yang dinamis. Pengaruh politik terhadap administrasi negara selalu besar, tidak peduli kapan pun masanya. Hal ini disebabkan oleh adanya gejala di semua negara yang menunjukkan baahwa setiap pemerintah disusun di atas tiga cabang pemerintahan yaitu legislatif, eksekutif, dan yudikatif. Hubungan terus menerus administrasi dengan politik mencerminkan keberlanjutan hubungan antara lembaga eksekutif dengan lembaga legislatif, sebagaimana dicerminkan dalam dua tahap pemerintahan, yaitu tahap politik dan tahap administrasi. Jika tahap pertama merupakan tahap perumusan kebijakan, maka tahap kedua merupakan tahap implementasi kebijakan yang telah ditetapkan dalam tahap pertama.

25 BAB IX BIROKRASI A. Pengertian Birokrasi Birokrasi terdiri dari dua kata yaitu biro (meja) dan krasi (kekuasaan). Menurut Fritz Morstein Marx, birokrasi merupakan tipe organisasi yang dipergunakan pemerintah modern untuk pelaksanaan tugas-tugasnya yang bersifat spesialisasi, dilaksanakan dalam sistem administrasi dan khususnya oleh aparatur pemerintah. Sementara itu, Ferrel Heady dengan mengutip rumusan Thompson menyatakan bahwa organisasi birokratik disusun sebagai satu hirarkhi otorita yang begitu terperinci, yang mengatasi pembagian kerja dan juga telah amat diperinci. Lebih jauh lagi, Peter A. Blau dan Charles H. Page memformulasikan birokrasi sebagai sebuah tipe dari suatu organisasi yang dimaksudkan untuk mencapai tugas-tugas administratif yang besar, dengan cara mengkoordinasikan secara sistematik pekerjaan dari banyak orang. Dari definisi Blau dan Page ini menunjukkan bahwa birokrasi tidak hanya dikenal dalam organisasi pemerintah saja, tetapi juga pada semua organisasi-organisasi besar, seperti militer dan organisasi-organisasi niaga. Dengan demikian, birokrasi akan ditemui pada setiap bentuk organisasi modern yang dihasilkan oleh proses rasionalisasi. Hal ini sesuai dengan pendapat Mart Morstein yang mengatakan bahwa birokrasi adalah kerja sama dalam skala besar dengan tingkat rasionalitas yang tinggi. Birokrasi sendiri berisi regulasi-regulasi demi pelayanan publik yang bersifat kolektif. B. Otorita Birokrasi Menurut Max Weber 1. Otorita Tradisional Otorita tradisional meletakkan dasar-dasar legitimasi pada pola pengawasan sebagaimana diberlakukan di masa lampau dan kini masih berlaku. Legitimasi sangat dikaitkan dengan kewajiban penduduk untuk menuangkan loyalitas pribadinya kepada siapa yang menjadi kepalanya. Perubahan tidak diperkenankan oleh preseden.

26 2. Otorita Kharismatik Otorita ini timbul karena penghambaan seseorang kepada individu yang memiliki hal-hal yang tidak biasa. Individu yang dipatuhi itu misalnya mempunyai sikap heroik, ciri dan sifat-sifat pribadi lainnya yang sangat menonjol. Kedudukan seseorang pemimpin kharismatik tidaklah diancam oleh kriteria-kriteria tradisional. Seseorang pemimpin yang kharismatik tidaklah dibelenggu oleh aturan-aturan tradisional atau oleh kemampuannya untuk meletupkan api revolusi. Para pengikut mematuhinya, karena penghambaan diri bukan karena hukum yang bersifat memaksa untuk dipatuhi. 3. Otorita Legal-Rasional Otorita ini didasarkan atas aturan yang bersifat tidak pribadi impersonal yang ditetapkan secara legal. Kesetiaan dan kepatuhan terjadi manakala seseorang melaksanakan otorita kantornya hanya dengan legalitas formal dari pimpinanbya dan hanya dalam jangkauan otorita kantornya. Otoritas legal-rasional didasarkan pada aturan-aturan yang pasti. Intisari dari otorita ini adalah birokrasi. Jantung dari birokrasi adalah sistem hubungan otorita yang dirumuskan secara rasional oleh aturan-aturan. C. Karakteristik Birokrasi Dennis H. Wrong mengungkapkan bahwa setiap organisasi birokratik mempunyai ciri struktural utama sebagai berikut: 1. Pembagian tugas 2. Hirarki otorita 3. Peraturan dan ketentuan yang terperinci 4. Hubungan interpersonal di antara pekerja Sedangkan Max Weber memberikan enam karakteristik, yaitu: 1. Terdapat prinsip yang pasti dan wilayah yurisdiksi yang resmi, yang pada umumnya diatur dengan hukum atau peraturan-peraturan administrasi 2. Terdapat prinsip hirarki dan tingkat otorita yang mengatur sistem

27 3. Manajemen didasarkan atas dokumen-dokumen yang dipelihara dalam bentuk aslinya 4. Terdapat spesialisasi dan pengembangan pekerja melalui pelatihan keahlian 5. Aktvitas organisasi menuntut kapasitas pekerja secara penuh 6. Berlakunya aturan-aturan main mengenai manajemen D. Pentingnya Birokrasi Menurut Robert Presthus, pentingnya birokrasi diungkapkan dalam peranannya, yaitu sebagai: 1. Delegated legislation, pada umumnya menampilkan bentuk-bnetuk peraturan dan ketentuan perundang-undangan dan mempunyai status yang penting. 2. Initiating policy, birokrasi dapat memainkan peranan untuk merekomendasikan dan melaksanakan kebijakan publik. 3. Internal drive for power, security, and loyality, biro-biro yang ada sangat termotivasi untuk menjalankan fungsi-fungsi layanan, berdasarkan suatu struktur tertentu. Terdapat peleburan antara artikulasi kepentingan pribadi dan dinas-dinas publik, yang memberikan andil kepada kepentingan fungsional. Pentingnya peranan birokrasi amat menonjol dalam negara-negara sedang berkembang di mana mereka telah memberikan prioritas kegiatannya pada penyelenggaraan pembangunan nasional. Di negara-negara tersebut birokrasi berperan sebagai motor dan penggerak pembangunan. Secara khusus peranan dan pentingnya arti birokrasi dapat dilihat dari fungssinya sebagai pemrakarsa usul pembuatan kebijakan, penasihat dalam kebijakan dan sebagai inovator. Oleh karena birokrasi dipandang sebagai penggerak pembangunan nasional, maka terdapat perhatian yang amat besar untuk senantiasa memperbaiki dan memperkuat kapasitas administrasi.

28 E. Kelemahan dan Problema dalam Birokrasi Kelemahan-kelemahan birokrasi terletak pada: a) Standar efisiensi fungsional Salah satu ciri dari birokrasi, baik yang telah berjalan secara rasional dan efisien maupun tidak ialah birokrasi haruslah menetapkan standar efisiensi fungsional. b) Penekanan yang berkelebihan terhadap rasionalitas, impersonalitas dan hirarkhi Dalam pemikiran Weber, dalam setiap organisasi berlaku aturan-aturan formal yang secara nyata akan mengendalikan perilaku anggota-anggota organisasi. Hal ini berarti dikesampingkannya struktur informal. c) Penyelewengan tujuan Tanda-tanda dari organisasi yang tidak sehat adalah penyelewengan tujuan, kekakuan yang berlebihan, pita merah, perlakuan tidak berpribadi dan penolakan secara tidak masuk akal terhadap perubahan. Merton menyebutkan penyakit-penyakit ini dengan Bureaucratic dysfunctions denagn ciri utamanya trained incapacity. d) Pita merah (red tape) Pita merah disebabkan oleh kecenderungan alamiah dari manusia yang berada dalam lingkungan birokratik untuk meruntinkan aktivitasaktivitas mereka. Pita merah adalah suatu istilah yang dimaksudkan untuk menunjukkan adanya prosedur-prosedur birokratik yang mempunyai ciri ketaatan mekanis pada peraturan, formalitas yang berkelebihan dan lebih banyak memperhatikan hal-hal yang rutin dan kompilasi sejumlah informasi eksternal yang mengakibatkan bekepanjangannya penundaan dan kemandekan.