Pengantar Teknologi Informasi Praktikum Penggunaan Aplikasi Microsoft Offices

Transkripsi

1 Pengantar Teknologi Informasi Praktikum Penggunaan Aplikasi Microsoft Offices Mulai : 1. Word 2. Exel 3. access Kontrak Kuliah S.Kom

2 KONTRAK KULIAH Maka Kuliah : Pengenalan Teknologi Informasi SKS : 4 T/P = 2/2 ( Keputusan rektor : No. 57/KEP/UDN-01/VI/2007) 1. Rencana jumlah pertemuan 14 x dengan 7 x sebelum mid dan 7x sesudah mid 2. Minimal kehadiran mahasiswa 10x 3. Point kehadiran pada nilai akhir 10 % 4. Maksimal keterlambatan 15 menit 5. Penugasan Teori 1 Tugas kelompok, 2 tugas individu Praktek 1 tugas kelompok, 2 tugas individu 6. Point tugas dalam nilai akhir 20 % 7. UTS 30 % 8. UAS 30%

3 Praktek word Microsoft word Memulai word, Keterangan gambar File Editing Format 1. Style Tool Tabel Advancet editing Drawing, Drawing 2 2. Line and Page breaks 3. Spelling and Grammar 4. Change Case 5. Drop Cap 6. Insert Symbol

4 Microsoft Word Merupakan aplikasi pengolah kata, bagian dari paket aplikasi Microsoft Office. Dikembangkan oleh perusahaan pembuat perangkat lunak Microsoft. Versi yang berkembang di pasaran: MS Word 6.1, MS Word 97, MS Word 2000, MS Word XP.

5 Memulai Ms.Word Title Bar PDF maker add -in Pull down menu Toolbar / icon Ruler Drowing Toolbar Cara view Wordart toolbar Horisontal sliding bar Daerah kerja Vertical sliding bar

6 Keterangan gambar Tittle Bar: menampilkan informasi nama dokumen yang diedit. Pulldown Menu: menampilkan menu editor dokumen (File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Windows, Help). Toolbar/Icon: Menampilkan shortcut menu editor dokumen. Ruler: Tool setting ukuran dimensi dokumen. Toolbar Drawing: Menampilkan tool untuk menggambar di layar editor.

7 File Menu pulldown ini berisikan hal hal yang ingin kita setup atau kita lakukan pada file kita 1. Open Membuka 2. Close menutup 3. Page Setup mensetup kertas 4. Print Memilih printer 5. Print setup mensetup printer untuk cetak 6. Save dan save as menyimpan dan menyinpan dengan nama lain 7. Exit keluar dari 8. dll

8 Menyisipkan teks Seleksi / select all Copy, Cut, dan Delete EDIT Find, Replace, dan Goto Paste dan paste spesial meletakkan hasil copy atau cut pd krusor.

9 VIEW Menu pulldown ini untuk setup tampilan document kita : 1. Normal 2. Web layout 3. Print layout 4. Reading layout 5. Toollbar 6. Ruler 7. Document map 8. Header and footer 9. dll

10 Menu pulldown ini digunakan jika kita ingin memasukkan format lain ke document Insert

11 TOOLS Berisikan beragam tool atau format bantuan dan juga setting : 1.Speling dan grammar 2.Letter dan mailmerge 3.Option 4.dll

12 Table Menu ini untuk membuat tabel pada document

13 Menyisipkan Teks Mode sisip tidak aktif Untuk menyisipkan teks, mode overwrite (OVR) harus tidak aktif. Jika mode overwrite tidak aktif, jika mengetikkan karakter dari keyboard akan menimpa current character. Jika mode overwrite aktif, jika mengetikkan karakter dari keyboard akan menyisipkan karakter baru.

14 Seleksi Memilih kata atau kelompok kata. Kata atau kelompok kata yang terseleksi akan tampak diblok/highlight dengan warna yangberbeda dengan bagian dokumen yang lain.dilakukan dengan: Mouseshift key+arrow key Kombinasi mouse click dan shift Kombinasi Ctrl dan shift-key + Arrow-keys Select Columns

15 Copy Cut Delete Copy digunakan untuk menggandakan kata, kelompok kata, paragraf, tabel, gambar, dan objek. Cut digunakan untuk menghapus kata, kelompok kata, paragraf, tabel, gambar, dan objek apapun untuk menempelkan objek tadi di tempat lain. Paste digunakan untuk menempelkan kata, kelompok kata, paragraf, tabel, gambar, dan objek dari Copy atau Cut. Delete digunakan untuk menghapus kata, kelompok kata, paragraf, tabel, gambar, dan objek.

16 Find Replace Goto Edit Find, Replace, got to Find digunakan untuk menemukan kata/kalimat tertentu dalam dokumen. Replace untuk mengganti kata/kalimat tertentu dengan kata/kalimat lain. Go To Page digunakan untuk loncat ke halaman tertentu dari dokumen.

17 PROSES FORMATTING Format Teks Jenis font/huruf FORMAT FONT 1 Ukuran fontstyle: Bold, Underline, Italic Text Color FORMAT FONT 2 Spasi huruf Efek khusus Format Spasi dan parag, Format paragrahs lanjutan,indentation,tab-key dan Tabmenu,Format Alignment, Format Kolom, Format Border and Shanding, Bullets dan Numbering Format Halaman

18 Dengan pulldown menu : Format font Menentukan animasi teks dari dokumen yang diedit Dengan toolbar FORMAT FONT 1

19 FORMAT FONT 2 Format warna huruf atau font

20 Format Spasi dan paragraf 1 Dengan menu pulldown Format Paragraph

21 Format Spasi dan paragraf 2 Indentation (increase dan decrease) Penggunaan Tab-key dan Tab-menu Alignment (center, left, right, justify) SpacingFormat KolomBorder List : Bullets and Numbering

22 Indentation Indentation: penjorokkan kata/sekelompok kata/paragraf. Increase indentation: penambahan indentasi teks ke kanan. Decrease indentation: pengurangan indentasi teks ke kiri Contoh:Berikut ini adalah cara-cararahasia penguasaan MSWord: Tidak hanya membaca diktat Banyak berlatih dan mencoba langsung Sering menggunakan untuk kebutuhan riil Dan sebagainya

23 Tab-key dan Tab-menu Dilakukan dengan mengklik lokasi tertentu pada ruler hingga muncul semacam huruf L diruler. Pengetikan untukmencapai tab tersebut dapat menggunakan tombol Tab Margin kiri Posisi Margin Pengetikan menggunakan kunci TAB Margin Kanan

24 Format Alignment Perataan paragraf, baik kiri, kanan, tengah, atau justify. Mempunyai 4 jenis aligment: Left Aligment Right Aligment Center Aligment Justify Aligment

25 Menentukan banyaknya kolom dari dokumen yang diedit Format Kolom Menu pulldown Format colums

26 Format Border and Shanding Border/tepi paragraf: garis yang ditambahkan pada sisi atas, bawah, kiri, dan/atau kanan paragraf Menu pulldown Format border shanding

27 Bullets dan Numbering Bullets dan Numbering digunakan untuk membuat suatu list/daftar item Menu pulldown bullets and numbering

28 Format Halaman Margin Ukuran dan orientasi kertas Print preview Nomor halaman Header dan footer, Page Break

29 Margin : jarak antara tepi kertas dengan teks, baik kiri, kanan, atas, bawah. Margin

30 Page setup ukuran kertas Pada layar PageSetup pilih tab paper size Orientasi kertas menentukan posisi kertas (portrait atau landscape) Ukuran kertas posisil kertas

31 Print Preview Print Preview: tampilan dokumen kita persis saat dicetak nantinya. File à Print Preview

32 Nomor Halaman Kita dapat menyisipkan nomor halaman dengan menu Insert à Page Numbers

33 Header dan Footer Header: objek yang muncul di bagian atas setiap halaman dokumen. Footer: objek yang muncul di bagian bawah setiap halaman dokumen. Objek bisa berupa teks, gambar, tabel, dsb Nomor halaman Jumlah halaman jam Page setup Format nomor tanggal Navigasi maju mundur

34 Page Break Page-Break: perintah untuk melakukan pergantian halaman baru. Cara : Insert à Break

35 Style Style: pemberian penanganan terhadap huruf atau paragraf, dimana akan memudahkan dalam mengubah suatu kelompok kata/paragraf yang berstyle sama. Cara: Menu à Style Daftar style Yang tersorot adalah style dari teks yang ditunjuk oleh kursor Preview paragraf dan karakter dari style Membuat style baru berdasarkan style yang sedang dipilih Memodifikasi style yang sedang dipilih Menghapus style yang ada (khusus untuk style buatan)

36 Line and Page breaks Pilih menu Format à Paragraf pilih tab Line and Pagebreaks Keep lines together: membuat sekelompok kalimat/paragraf selalu bersama-sama Keep with next: satu baris dibuat selalu bersamaan dgn teks berikutnya. Page break before: men-set supaya selalu ganti halaman sebelum teks ini

37 Spelling and Grammar Digunakan untuk mengecek dan mengedit spelling (ejaan) dan grammar (tata bahasa) Pilih Menu Tools à Spelling and Grammar

38 Change Case Digunakan untuk menganti huruf non kapital menjadi kapital dan sebaliknya. Pilih Menu à Change Case Kapital hanya untuk kalimat baru Diubah menjadi huruf kecil Diubah menjadi huruf besar Kapital untuk setiap kata Huruf besar menjadi kecil, Huruf kecil menjadi besar

39 Drop Cap Digunakan untuk memberikan bentuk berbeda pada huruf pertama teks Pilih Menu Format à Drop Cap

40 Insert Symbol Digunakan untuk menyisipkan karakter khusus yang tidak bisa diketikkan dari keyboard. Pilih menu Insert à Symbol

41 Drawing Menu drawing digunakan untuk menggambar objek dalam dokumen Pointer Bikin panah Bikin garis Bikin kotak Bikin buletan Text box

42 Drawing 2 Fill color Line color Text color Line style Dash style Arrow style Bayangan / Shadow 3 dimensi

43 Letter and mailmerge Prosedur pembuatan surat Mail Merge (Surat Masal) : 1. Membuatan surat 2. Membuat Mail merge : Klik menu [Tools], klik [Mail Merge], klik [Create], klik [Form Letter], klik [Active Windows], klik [Get Data], pilih Create Data Source, klik [Remove Field Name], ketik Name lalu di enter, ketik Address enter, ketik City enter, klik [OK} 3. Data dapat berasal dari fasilitas atau file turunan dari Ms.office lainnya baik exel maupun acces

44 Tugas Latihan Praktek Praktek : Latih 1 Latih 2 Mail merge : Access Ms word Ms excel

45 PRAKTIKUM EXEL 1.Mengenal Exel 2.Lembar kerja exel 3.Sel (lembar kerja) dan range 4.Tipe data 5.Rumus (Formula) dan Fungsi : - Rumus - Fungsi cara menulis

46 Mengenal Exel Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode2 pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data2 perusahaan, hasil2 penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.

47 Lembar Kerja Exel Menu Bar Toolbars Standard Toolbars Formatting Row Heading Cell Pointer Formula Bar Column Heading Scroll Bar

48 Range Dalam Excel 2000 kita akan sering berhubungan dengan kata Sel dan Range. Untuk itu kita jelaskan lagi bahwa SEL adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sedangkan RANGE adalah gabungan dari beberapa sel. Misalnya kumpulan sel A1 sampai dengan C10 disebut sebagai range A1:C10, kita juga bisa menyebutnya dengan range C10:A1. Lihat gambar Range A1:C10

49 Tipe Data Pada Excel 1. Tipe Data Alpha Numerik/Teks Adalah tipe data berupa teks seperti huruf (A Z, a z), simbol (*, ^, $, %, dll) dan angka (0 9) yang tidak akan diproses secara matematika. Data dengan tipe ini, dalam excel akan dibuat rata kiri dan selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu ( ) yang diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan adalah data angka tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpha numerik/teks, maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti : Tipe Data Numerik/Angka Adalah data yang terdiri dari angka (0 9), waktu dan tanggal yang dapat diproses secara matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan ditampilkan rata kanan oleh Excel 3. Tipe Data Formula Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian, pembagian, penjumlahan serta fungsi matematika lainnya. Tipe data ini ini merupakan tipe data yang terpenting dalam Excel, karena akan selalu digunakan dalam pengolahan data.

50 Rumus (Formula) Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Excel ini, karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah ; Lambang Fungsi + Penjumlahan - Pengurangan * Perkalian / Pembagian ^ Perpangkatan % Persentase

51 Fungsi Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung (). Perhatikan kembali contoh diatas, tapi kita akan menggunakan fungsi untuk mengolahnya.

52 Cara menulis fungsi 1. Menulis fungsi secara langsung (manual) a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil fungsi akan ditampilkan (pada contoh diatas sel C6) b. Ketikkan =SUM(C4:C5) c. Tekan tombol enter untuk memprosesnya. Catt. SUM(C4:C5), SUM adalah fungsi untuk penjumlahan dan (C4:C5) adalah argumen berupa alamat sel. 2. Paste Function adalah salah satu cara untuk menulis fungsi yang disediakan oleh Excel, dimana kita dipandu untuk menulis fungsi beserta argumennya, sehingga kesalahan dalam pengetikkan fungsi dan argumennya dapat terhindar

53 Fungsi 2 1. Fungsi Average( ) Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data(range). Bentuk umum penulisannya adalah ; =AVERAGE(number1,number1, ), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Untuk mengisi nilai rata-rata pada contoh diatas, maka rumusnya adalah =AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol enter. Hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi sel i8 INGAT posisi penunjuk sel harus berada pada sel i8 sebelum perintah tersebut dilaksanakan.

54 Fungsi 2