PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN BIRO HUKUM DAN INFORMASI PUBLIK

Transkripsi

1 PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN BIRO HUKUM DAN INFORMASI PUBLIK SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PERTANIAN JAKARTA, JUNI 2012

2 KATA PENGANTAR Kegiatan pengawasan internal saat ini merupakan kebutuhan manajemen setiap unit kerja pemerintah, sebagaimana diamanatkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPI), yang mewajibkan pimpinan instansi untuk bertanggung jawab terhadap efektifitas penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern (SPI). Di lingkungan Kementerian Pertanian untuk pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern telah dituangkan dalam Peraturan Menteri Pertanian Nomor 23/Permentan/OT.140/5/2009, tentang Pedoman Umum SPI Departemen Pertanian. Menindaklanjuti Peraturan Menteri Pertanian Nomor 23/Permentan/OT.140/5/2009, tentang Pedoman Umum SPI Departemen Pertanian dan Keputusan Menteri Pertanian Nomor 1096/Kpts/OT.140/3/2012 tentang Satuan pengendalian Intern Pemerintah lingkup Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian, serta Keputusan Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik Nomor 422/OT.160/A.3/04/2012 tentang Pembentukan Tim Sistem Pengendalian Intern (SPI) Biro Hukum dan Informasi Publik. Bersama ini Biro Hukum dan Informasi Publik telah dapat menyusun Petunjuk Pelaksanaan SPI Lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik ini merupakan penjabaran dari pedoman umum Sistem Pengendalian Intern (SPI) Kementerian Pertanian. Petunjuk pelaksanaan ini dimaksudkan sebagai pegangan dalam mengimplementasikan berbagai kegiatan dan pelaksanaan oleh para pelaksana dan penanggungjawab kegiatan maupuntim SPI Satuan Kerja (Satker) lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik. Melalui petunjuk pelaksanaan SPI diharapkan upaya pencapaian program dan kegiatan pembinaan Hukum dan Pengelolaan Informasi Publik oleh pimpinan/aparatur dapat berjalan secara efektif, efisien, ekonomis, tertib dalam penyelenggaraan pemerintahan, kehandalan laporan keuangan, pengamanan asset, dan ketaatan terhadap peraturan perundangan dalam rangka mewujudkan Good Governance. Jakarta, Juni 2012 Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik, Suharyanto, SH Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik i

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii DAFTAR TABEL... v DAFTAR GAMBAR... vi DAFTAR LAMPIRAN... vii BAB. I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Dasar Hukum... 3 C. Maksud dan Tujuan... 3 D. Ruang Lingkup... 3 E. Istilah dan Pengertian... 5 BAB. II SISTEM PENGENDALIAN INTERN BIRO HUKUM DAN INFORMASI PUBLIK 2.1. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi, dan Tujuan, Program dan Kegiatan A. Tugas Pokok dan Fungsi... 8 B. Visi, Misi, dan Tujuan C. Kegiatan dan Sasaran Kegiatan Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik A. Organisasi Biro Hukum dan Informasi Publik B. Tugas Tim Pelaksana Satuan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik. 15 C. Kalender Kerja Tim Pelaksana Satuan Pelaksana Biro Hukum dan Informasi Publik Ruang Lingkup Pengendalian Tim Pelaksana SPI Biro Hukum dan Informasi Publik A. Lingkungan Pengendalian B. Penilaian Resiko C. Kegiatan Pengendalian D. Informasi dan Komunikasi E. Pemantauan Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik ii

4 BAB. III PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN PENGENDALIAN 3.1 Review Terhadap Penyusunan Peraturan Perundang-undangan A. Tujuan dan Sasaran B. Indikator Kinerja Eeview C. Keluaran yang Diharapkan D. Penanggungjawab dan Personil Pelaksana E. Waktu Pelaksanaan F. Tahapan Review Terhadap Kompendium Hukum, Penerbitan Himpunan Menteri dan Penempatan dalam Berita Negara A. Tujuan dan Sasaran B. Indikator Kinerja Eeview C. Keluaran yang Diharapkan D. Penanggungjawab dan Personil Pelaksana E. Waktu Pelaksanaan F. Tahapan Review Terhadap Laporan Perjanjian A. Tujuan dan Sasaran B. Indikator Kinerja Eeview C. Keluaran yang Diharapkan D. Penanggungjawab dan Personil Pelaksana E. Waktu Pelaksanaan F. Tahapan Review Terhadap Layanan Bantuan Hukum A. Tujuan dan Sasaran B. Indikator Kinerja Eeview C. Keluaran yang Diharapkan D. Penanggungjawab dan Personil Pelaksana E. Waktu Pelaksanaan F. Tahapan Review Terhadap Laporan Pengelolaan informasi publik A. Tujuan dan Sasaran B. Indikator Kinerja Eeview C. Keluaran yang Diharapkan Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik iii

5 D. Penanggungjawab dan Personil Pelaksana E. Waktu Pelaksanaan F. Tahapan Review Terhadap Kelompok Jabatan Fungsional A. Tujuan dan Sasaran B. Indikator Kinerja Eeview C. Keluaran yang Diharapkan D. Penanggungjawab dan Personil Pelaksana E. Waktu Pelaksanaan F. Tahapan BAB. IV PENUTUP Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik iv

6 DAFTAR TABEL Tabel 1 Daftar (Checklist) Daftar Penilaian Resiko Tabel 2 Daftar Penilaian (Checklist) Penanganan Resiko Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik v

7 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Struktur Organisasi Tim SPI Biro Hukum Dan Informasi Publik Gambar 2 Kalender Kerja Tim SPI Biro Hukum dan Informasi Publik Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik vi

8 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran -1 Keputusan Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik Lampiran -2 Daftar Penilaian (Checklist) Lingkungan Pengendalian Lampiran -3 Daftar Penilaian (Checklist) Resiko Lampiran -4 Daftar Penilaian (Checklist) Kegiatan Pengendalian Lampiran -5 Daftar Penilaian (Checklist) Lingkup Informasi dan komunikasi Lampiran -6 Daftar Penilaian (Checklist) pemantauan pengendalian intern Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik vii

9 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sesuai dengan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 61/Permentan/OT.140/10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Biro Hukum dan Informasi Publik mempunyai tugas melaksanakan koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum, serta pengelolaan informasi publik bidang pertanian. Biro Hukum dan Informasi Publik dalam melaksanakan tugas menyelenggarakan fungsi koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-undangan di bidang pertanian; pengembangan sistem jaringan dan pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum pertanian; penyusunanan naskah perjanjian, pemberian pertimbangan dan bantuan hukum; penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi publik bidang pertanian; dan pelaksanaan urusan tata usaha Biro Hukum dan Informasi Publik. Sesuai dengan rencana strategis Biro Hukum dan Informasi Publik Tahun untuk penyusunan peraturan perundang-undangan, layanan perjanjian dan bantuan hukum bidang pertanian harus dapat mengantisipasi pergeseran paradigma pembangunan pertanian, seiring dengan isu lingkungan hidup, perlindungan Hak Kekayaan Intelektual, perlindungan Hak Asasi Manusia, dan otonomi daerah, sehingga dapat menjawab tantangan di masa mendatang dan mengamankan hasil pembangunan pertanian yang telah dicapai. Dalam pengelolaan informasi publik, Biro Hukum dan Informasi Publik melakukan penyiapan, penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan informasi publik di bidang pertanian. Untuk itu dalam pengelolaan informasi publik dituntut dapat menyediakan informasi secara cepat, tepat dan murah sesuai peraturan perundang-undangan. Biro Hukum dan Informasi Publik harus berperan dalam mengkoordinasikan dan penyusunan peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum serta pengelolaan informasi publik. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 1

10 Dengan diterbitkannya Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 pada tanggal 28 Agustus 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPI) dan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 23/Permentan/OT.140/5/2009 tentang Pedoman SPI Departemen Pertanian, Biro Hukum dan Informasi Publik dapat mengidentifikasi terjadinya deviasi atau penyimpangan pelaksanaan kegiatan dari perencanaan sebagai umpan balik untuk melakukan tindakan koreksi atau perbaikan dalam mencapai tujuan organisasi. SPI merupakan proses integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai dalam memberikan keyakinan yang memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, kehandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundangundangan. Sistem Pengendalian Intern Pemerintah terdiri atas unsur : (a) lingkungan pengendalian; (b) penilaian resiko; (c) kegiatan pengendalian; (d) informasi dan komunikasi; dan (e) pemantauan pengendalian intern. Penerapan unsur-unsur SPI sebagaimana dimaksud di atas harus dilaksanakan menyatu dan menjadi bagian integral dari kegiatan Instansi Pemerintah. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 mengamanatkan pimpinan Sekretariat Jenderal, dalam hal ini Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik, untuk bertanggung jawab terhadap efektivitas penyelenggaraan sistem pengendalian intern di lingkungan Biro Hukum dan Informasi Publik. Untuk itu substansi Petunjuk Pelaksanaan ini dirancang secara sederhana dan mudah untuk memberikan pembekalan yang memadai bagi Kepala Bagian/Kepala Sub Bagian lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik dalam melaksanakan pembinaan penyelenggaraan SPI dan meningkatkan efektivitas pengawasan dan pengendalian di lingkungannya masing-masing. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 2

11 B. Dasar Hukum Dasar hukum yang terkait dengan penyusunan Petunjuk Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern (SPI) Biro Hukum dan Informasi Publik adalah: 1. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah; 2. Keputusan Menteri Pertanian Nomor 1096/Kpts/OT.140/3/2012 tentang Satuan pengendalian Intern Pemerintah lingkup Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian; 3. Keputusan Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik Nomor 422/OT.160/A.3/04/2012 tentang Pembentukan Tim Sistem Pengendalian Intern (SPI) Biro Hukum dan Informasi Publik. C. Maksud dan Tujuan Petunjuk Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern (Juklak SPI) Biro Hukum dan Informasi Publik dimaksudkan sebagai panduan bagi Kepala Bagian/Kepala Sub Bagian di lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik dalam pengelolaan Anggaran Pembangunan dan Belanja Negara (APBN) dengan tujuan untuk mendukung peningkatan kinerja, tranparansi, akuntabilitas pengelolaan keuangan negara, dan pengamanan aset negara di Biro Hukum dan Informasi Publik khususnya dan Kementerian Pertanian umumnya. D. Ruang Lingkup Ruang lingkup Sistem Pengendalian Intern (SPI) di lingkungan Biro Hukum dan Informasi Publik, meliputi unsur-unsur sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan Pengendalian merupakan upaya mewujudkan suatu kondisi yang memungkinkan seluruh pegawai, baik Pejabat Struktural, Fungsional Perancang (Fungsional Khusus) dan Fungsional Umum, dapat menciptakan dan memelihara lingkungan organisasi Satuan Kerja Biro Hukum dan Informasi Publik, sehingga menimbulkan perilaku positif yang mendukung pencapaian organisasi dan manajemen yang sehat. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 3

12 2. Penilaian Resiko Penilaian Resiko yaitu tindakan pengendalian intern melalui penilaian resiko kegiatan, yang akan dilaksanakan oleh Biro Hukum dan Informasi Publik, baik resiko yang timbul dari dalam maupun dari luar. Penilaian resiko terhadap kegiatan pembinaan hukum dan pengelolaan informasi publik adalah merupakan aspek yang sangat penting, karena karakteristik dan dampak kegiatan yang mencakup: (1) antisipasi timbulnya masalah di masa depan melalui rangkaian/urutan tindakan masa kini, (2) analisis titik kritis dan menemukan solusi permasalahan masa kini dengan orientasi masa depan, (3) menghubungkan antara arah kebijakan nasional dengan implementasi di tingkat lapangan, dan (4) mengalokasikan kegiatan dan anggaran. 3. Kegiatan Pengendalian Kegiatan Pengendalian yaitu tindakan penanggung jawab dan pelaksana kegiatan di unit kerja lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik untuk membantu memastikan bahwa arahan pimpinan tentang tujuan dan sasaran kegiatan (terutama kegiatan strategis) yang telah ditetapkan dalam indikator kinerja sebagaimana tertuang dalam Rencana Strategis Biro Hukum dan Informasi Publik dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. 4. Informasi dan Komunikasi Informasi dan Komunikasi yaitu tindakan penanggung jawab dan pelaksana kegiatan untuk melaporkan perkembangan dan hasil pelaksanaan kegiatan serta saran tindak lanjut kepada Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik serta pemangku kepentingan lainnya. Informasi dan komunikasi harus dapat dilakukan secara tepat waktu, relevan dan akurat, karena karakteristik jadwal dan agenda kegiatan pembinaan hukum dan pengelolaan informasi publik merupakan suatu siklus yang sangat terkait dengan pengusulan, pembahasan dan penetapan dokumen peraturan perundang-undangan dan pengelolaan informasi publik yang tepat waktu dan sesuai dengan kebijakan pimpinan. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 4

13 5. Pemantauan Pengendalian Intern Pemantauan Pengendalian Intern yaitu tindakan yang harus dilakukan penanggung jawab dan pelaksana kegiatan dalam menilai kualitas kinerja, baik secara kualitatif dan kuantitatif dari waktu ke waktu dan memastikan bahwa rekomendasi hasil audit dan review lainnya dapat segera ditindaklanjuti. Pemantauan pengendalian secara khusus harus dilakukan secara seksama terhadap kegiatan yang terkait dengan pencapaian sasaran dan indikator kinerja program dan kegiatan, alokasi anggaran, evaluasi kegiatan strategis, pelaporan kinerja birokrasi dan laporan keuangan serta penyiapan bahan kebijakan pimpinan. E. Istilah dan Pengertian Sebagaimana tertuang dalam Pedoman SPI Sekretariat Jenderal, istilah dan pengertian dibawah ini merupakan cakupan dari aspek pengendalian kegiatan pemerintahan dan pembangunan di bidang pertanian yang penjabarannya telah disesuaikan dengan karakteristik kegiatan pembinaan hukum dan pengelolaan informasi publik. 1. Sistem Pengendalian Intern yang selanjutnya disingkat SPI adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan pembinaan hukum dan pengelolaan informasi publik yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai di lingkungan Biro Hukum dan Informasi Publik untuk memberikan keyakinan memadai terhadap tercapainya tujuan Biro Hukum dan Informasi Publik melalui kegiatan secara ekonomis, efektif, efisien dan transparan. 2. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, review, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi Biro Hukum dan Informasi Publik dalam rangka memberikan keyakinan yang memandai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 5

14 3. Pengendalian adalah mengatur, mengarahkan dan mengambil tindakan korektif, mengawasi semua tindakan yang dilakukan dalam melaksanakan sesuatu rencana agar mencapai sasaran yang ditetapkan. 4. Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam satuan kerja Biro Hukum dan Informasi Publik yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern. 5. Penilaian resiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. 6. Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi resiko serta penetapan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi resiko telah dilaksanakan secara efektif. 7. Informasi adalah data yang diolah yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi. 8. Pemantauan pengendalian adalah proses penilaian atas mutu kinerja sistem pengendalian intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti. 9. Pembinaan adalah tindakan yang dilakukan oleh atasan langsung terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan di Bagian lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik, dalam bentuk bimbingan, pelatihan, arahan dan supervisi serta pemberian pedoman terhadap seluruh Sub Bagian di masing-masing Bagian secara berkelanjutan. 10. Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) adalah instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukkan pengawasan dan terdiri atas : a. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) yang bertanggung jawab kepada Presiden. b. Inspektorat Jenderal yang bertanggung jawab kepada Menteri Pertanian. 11. Review adalah penelahaan ulang bukti-bukti sesuatu kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan, norma, standar, prosedur dan kebijakan yang telah di tetapkan. 12. Pemantauan adalah suatu proses penilaian kemajuan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 6

15 13. Evaluasi adalah suatu rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi program/kegiatan dengan nomor, standar, dan prosedur yang telah ditetapkan dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 7

16 BAB II SISTEM PENGENDALIAN INTERN BIRO HUKUM DAN INFORMASI PUBLIK 2.1. Tugas Pokok dan Fungsi, Visi, Misi dan Tujuan, Program dan Kegiatan A. Tugas Pokok dan Fungsi Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 61/Permentan/OT.140/10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertanian, Biro Hukum dan Informasi Publik merupakan salah satu unsur pelaksana di Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian dengan tugas melaksanakan koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum, serta pengelolaan informasi publik bidang pertanian. Dalam melaksanakan tugas Biro Hukum dan Informasi Publik menyelenggarakan fungsi : (1) koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-undangan di bidang pertanian; (2) pengembangan sistem jaringan dan pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum pertanian; (3) penyusunanan naskah perjanjian, pemberian pertimbangan dan bantuan hukum; (4) penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi publik bidang pertanian; (5) dan pelaksanaan urusan tata usaha Biro Hukum dan Informasi Publik. Sejalan dengan penerapan anggaran yang berbasis kinerja dan semangat reformasi birokrasi salah satu titik penting dalam kegiatan pembinaan hukum dan pengelolaan informasi publik dalam pendelegasian wewenang dan tanggung jawab pelaksanaan kegiatan harus disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing Bagian dan Sub Bagian di lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik. Harus dihindari penugasan yang bersifat ad hoc, karena menunjukkan kegagalan pembinaan pengembangan sumberdaya manusia dan berpotensi melemahkan penerapan kebijakan pembinaan hukum dan pengelolaan informasi publik yang berbasis kinerja. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 8

17 Uraian tugas yang telah dibagi habis kedalam struktur Eselon IV harus dirancang dan dijabarkan lebih lanjut ke dalam rincian uraian tugas staf secara individual. Di sisi lain, keberadaan aparatur perencana fungsional (Fungsional Khusus) di samping staf (Fungsional Umum) harus dipisahkan secara tegas dan jelas dan ditetapkan dengan peraturan perundangan. Hal ini menjadi penting apabila dikaitkan dengan fungsi Biro Hukum dan Informasi Publik sebagai Satuan Administrasi Pangkal (Satmingkal) Rumpun Jabatan Fungsional Peràncang lingkup Kementerian Pertanian. Kelima fungsi Biro Hukum dan Informasi Publik dimaksud selanjutnya dijabarkan ke dalam tugas pokok dan fungsi Bagian yang ada di lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik, yaitu sebagai berikut: 1. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Perundang-undangan I Bagian Perundang-undangan I mempunyai tugas melaksanakan penyiapan evaluasi dan penyusunan rancangan, serta penyusunan rancangan, serta penelaahan peraturan perundang-undangan di bidang tanaman pangan, hortikultura, perkebunan, prasarana dan sarana, penelitian dan pengembangan pertanian, ketahanan pangan, pengolahan dan pemasaran hasil pertanian, penyuluhan dan pengembagan sumberdaya manusia pertanian, dan kesekretariatan jenderal, serta pengawasan internal. Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Perundang-undangan I menyelenggarakan fungsi : (1) penyiapan evaluasi dan penyusunan rancangan, serta penelaahan peraturan perundang-undangan di bidang tanaman pangan, hortikultura, dan perkebunan; (2) penyiapan evaluasi dan penyusunan rancangan, serta penelaahan peraturan perundang-undangan di bidang prasarana dan sarana, penelitian dan pengembangan pertanian, serta ketahanan pangan; dan (3) penyiapan evaluasi dan penyusunan rancangan, serta penelaahan peraturan perundang-undangan di bidang pengolahan dan pemasaran hasil pertanian penyuluhan dan pengembangan sumberdaya manusia pertanian, dan kesekretariatan jenderal, serta pengawasan internal. Bagian Perundang-undangan I terdiri atas: (1) Sub Bagian Perundang-undangan IA, yang mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan evaluasi dan penyusunan Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 9

18 rancangan, serta penelaahan peraturan perundang-undangan di bidang tanaman pangan, hortikultura, dan perkebunan; (2) Sub Bagian Perundang-undangan IB, yang mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan evaluasi dan penyusunan rancangan, serta penelaahan peraturan perundang-undangan di bidang prasarana dan sarana, penelitian dan pengembangan pertanian, serta ketahanan pangan; dan (3) Sub Bagian Perundang-undangan IC, yang mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan evaluasi dan penyusunan rancangan, serta penelaahan peraturan perundang-undangan di bidang pengolahan dan pemasaran hasil pertanian, penyuluhan dan pengembangan sumber dayamanusia pertanian, dan kesekretariatan jenderal, dan pengawasan internal. Indikator kegiatan Bagian Perundang-undangan I : Tersusunnya dokumen Peraturan Perudang-Undangan Bidang Pertanian yang diterbitkan (1. Tanaman; 2. Sumberdaya, Prasarana dan Sarana; 3. Penelitian dan Ketahanan Pangan; 4. Pengolahan dan Pemasaran Hasil Pertanian, Penyuluhan dan Pengembangan Sumberdaya Manusia Pertanian, dan Kesekretariatan Jenderal serta Pengawasan Internal). 2. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Perundang-undangan II Bagian Perundang-undangan II mempunyai tugas melaksanakan penyiapan evaluasi dan penyusunan rancangan, serta penelaahan peraturan perundangundangan di bidang ternak dan hewan, karantina, dan pengembangan sistem jaringan dan pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum pertanian. Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Perundang-undangan II menyelenggarakan fungsi: (1) penyiapan evaluasi dan penyusunan rancangan, serta penelaahan peraturan perundang-undangan di bidang ternak dan hewan; (2) penyiapan evaluasi dan penyusunan rancangan, serta penelaahan peraturan perundang-undangan di bidang karantina; dan (3) penyiapan pengembangan sistem jaringan, dan pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum. Bagian Perundang-undangan I terdiri atas: (1) Sub Bagian Perundang-undangan IIA mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan evaluasi dan penyusunan Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 10

19 rancangan, serta penelaahan peraturan perundang-undangan di bidang ternak dan hewan; (2) Sub Bagian Perundang-undangan IIB mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan evaluasi dan penyusunan rancangan, serta penelaahan peraturan perundang-undangan di bidang Karantina; (3) Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pengembangan sistem jaringan, dan pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum. Indikator Kegiatan Bagian Perundang-undangan II: Tersusunnya dokumen Peraturan Perudang-Undangan Bidang Pertanian yang diterbitkan (1. karantina pertanian; 2. peternakan; 3. kesehatan hewan; 4. kesehatan masyarakat veteriner; 5. kompendium hukum, himpunan peraturan menteri, dan penempatan dalam berita negara) 3. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Perjanjian dan Bantuan Hukum Bagian Perjanjian dan Bantuan Hukum mempunyai tugas melaksanakan penyiapan penyusunan naskah perjanjian, pemberian dan bantuan hukum. Dalam melaksanakan tugas, Bagian Perjanjian dan Bantuan Hukum menyelenggarakan fungsi: (1) penyiapan penyusunan naskah perjanjian di bidang pertanian; (2) penyiapan pemberian pertimbangan dan bantuan hukum di bidang pertanian, serta penyelesaian sengketa perdata dan tata usaha Negara; dan (3) pelaksanaan urusan tata usaha Biro Hukum dan Informasi Publik. Bagian Perjanjian dan Bantuan Hukum terdiri dari: (1) Subbagian Perjanjian mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan naskah perjanjian di bidang pertanian; (2) Subbagian Pertimbangan dan Bantuan Hukum mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pemberian pertimbangan dan bantuan hukum di bidang pertanian, serta penyelesaian sengketa perdata dan tata usaha Negara; dan (3) Subbagian Tata Usaha Biro mempunyai tugas melakukan urusan kepegawaian, keuangan, rumah tangga, perlengkapan, dan surat menyurat, serta kearsipan Biro Hukum dan Informasi Publik. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 11

20 Indikator Kegiatan Perjanjian dan Bantuan Hukum: (1) Tersusunnya naskah perjanjian; (2) Laporan layanan bantuan hukum; dan (3) Laporan prasarana dan sarana pendukung di Biro Hukum dan Informasi Publik. 4. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Pengelolaan Informasi Publik Bagian Pengelolaan Informasi Publik mempunyai tugas melaksanakan penyiapan, penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi publik di bidang pertanian. Dalam melaksanakan tugas, Bagian Pengelolaan Informasi Publik menyelenggarakan fungsi: (1) pengumpulan, pengujian konsekuensi, penyiapan penyediaan dan pelayanan, serta pendokumentasian informasi publik bidang pertanian; (2) penyiapan penyajian hasil pembangunan yang terbarukan melalui penyelenggaraan pameran dan peragaan, serta pengelolaan perpustakaan; dan penyiapan penyajian, pemutakhiran, dan pengemasan informasi publik bidang pertanian yang terbarukan melalui multimedia. Bagian Pengelolaan Informasi Publik terdiri dari : (1) Subbagian Pelayanan Informasi mempunyai tugas melakukan pengumpulan, pengujian konsekuensi, penyiapan bahan penyediaan dan pelayanan, serta pendokumentasian informasi publik bidang pertanian; (2) Subbagian Pameran dan Peragaan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyajian hasil pembangunan yang terbarukan melalui penyelenggaraan pameran dan peragaan, serta pengelolaan perpustakaan; (3) Subbagian Multimedia mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyajian, pemutakhiran, dan pengemasan informasi publik bidang pertanian yang terbarukan melalui multimedia. Indikator Kegiatan Bagian Pengelolaan Informasi Publik: Jumlah layanan informasi publik bidang pertanian melalui multimedia, pameran dan peragaan. 5. Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku, yakni: (1) Kelompok Jabatan Fungsional terdiri atas Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 12

21 jabatan fungsional Perancancg dan Jabatan fungsional lainnya yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai bidang keahliannya; (2) masing-masing kelompok jabatan fungsional dikoordinasikan oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjuk oleh Kepala Biro; (3) Jumlah tenaga fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja; dan (4) Jenis dan jenjang jabatan fungsional diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. B. Visi, Misi dan Tujuan Visi Biro Hukum dan Informasi Publik, Sekretariat Jenderal, Kementerian Pertanian Tahun adalah Terwujud dan berfungsinya sistem hukum pertanian dan tersedianya informasi publik yang lengkap dalam mendukung pembangunan pertanian. Untuk mewujudkan Visi telah dirumuskan Misi Biro Hukum dan Informasi Publik, yaitu: 1. Mengkoordinasi dan menyusun peraturan perundang-undangan di bidang pertanian (tanaman, ketahanan pangan, penelitian, ternak, kesehatan hewan, karantina pertanian, dan sumber daya sarana prasarana) 2. Mengembangkan sistem jaringan dan mengelola dokumentasi dan informasi hukum. 3. Menyusun naskah perjanjian, memberikan pertimbangan, dan bantuan hukum; 4. Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan, dan/atau meningkatkan pelayanan informasi publik bidang pertanian 5. Melaksanakan urusan tata usaha Biro Hukum dan Informasi Publik Guna mewujudkan Visi dan Misi, ditetapkan tujuan yang akan dicapai untuk periode , Biro Hukum dan Informasi Publik menyusun rumusan dokumen peraturan perundangan-undangan bidang pertanian; laporan kompendium hukum, himpunan peraturan menteri, dan penempatan dalam berita Negara; jumlah laporan perjanjian dan layanan bantuan hukum; dan laporan layanan informasi publik bidang pertanian yang selaras dengan semangat reformasi pembinaan hukum dan pengelolaan informasi publik. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 13

22 C. Kegiatan dan Sasaran Kegiatan Kegiatan Biro Hukum dan Informasi Publik sesuai dengan Rencana Strategis untuk mendukung pelaksanaan Program Sekretariat Jenderal dalam rangka Pembinaan Hukum dan Pengelolaan Informasi Publik dapat mengantisipasi pergeseran paradigma pembangunan pertanian, seiring dengan isu lingkungan hidup, perlindungan HKI, perlindungan HAM, dan otonomi daerah, sehingga dapat menjawab tantangan di masa mendatang dan mengamankan hasil pembangunan pertanian meningkatkan dan menerapkan manajemen pembangunan pertanian yang akuntabel dan mewujudkan good and clean governace. Adapun sasaran yang ingin dicapai tersusunnya dokumen peraturan perundanganundang bidang pertanian; laporan kompendium hukum, himpunan peraturan menteri, dan penempatan dalam berita Negara; jumlah laporan perjanjian dan layanan bantuan hukum; dan laporan layanan informasi publik bidang pertanian. Kualitas dokumen dimaksud akan tercermin dari dukungan kegiatan Biro Hukum dan Informasi Publik dalam mencapai: dapat mengantisipasi pergeseran paradigma pembangunan pertanian, seiring dengan isu lingkungan hidup, perlindungan HKI, Perlindungan HAM, dan otonomi daerah Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik A. Organisasi Biro Hukum dan Informasi Publik Berdasarkan Keputusan Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik, Sekretaris Jenderal, Kementerian Pertanian Nomor : 422/OT.160/A.3/04/2012 Tentang pembentukan tim sistem pengendalian intern (SPI) Biro Hukum dan Informasi Publik sebagai berikut: Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 14

23 Gambar 1 STRUKTUR ORGANISASI TIM SPI BIRO HUKUM DAN INFORMASI PUBLIK Penanggung Jawab Sekeretaris Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota B. Tugas Tim SPI Biro Hukum dan Informasi Publik Sebagimana diamanatkan Keputusan Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik Nomor: 422/OT.160/A.3/04/2012 Tentang pembentukan tim sistem pengendalian intern (SPI) Biro Hukum dan Informasi Publik adalah sebagai berikut: a. Membuat Standar Operation Procedure (SOP) untuk masing-masing bagian lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik. b. Melakukan pengendaliaan dan pengawasan pada pelaksanaan kegiatan. c. Dalam melakukan tugasnya tim bertanggung jawab kepada Kepala Biro Hukum dan Informasi Publik. Berkenaan dengan Anggota dari Tim SPI Biro Biro Hukum dan Informasi Publik merupakan perwakilan dari masing-masing Bagian di lingkup Biro, maka masingmasing anggota tersebut diharapkan dapat menjadi motor penggerak terlaksananya SPI di masing-masing Bagian di lingkup Biro. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 15

24 C. Kalender Kerja Tim SPI Biro Hukum dan Informasi Publik Gambar -2 No Kegiatan Juni Juli Agst Sept Okt Nov Des 1 Sosialisasi Juklak SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 2 Penyusunan analisis resiko kegiatan Bagian lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik 3 Pembahasan analisis resiko kegiatan Bagian lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik 4 Penetapan daftar resiko kegiatan Bagian lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik 5 Pengendalian kegiatan 6 Rapat koordinasi bulanan Tim Pelaksana 7 Penyusunan laporan Tim Pelaksana SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 2.3. Ruang Lingkup Pengendalian Tim SPI Biro Hukum dan Informasi Publik Ruang lingkup pengendalan yang harus dilaksanakan oleh Tim Pelaksana Satuan Pelaksana Biro Hukum dan Informasi Publik mencakup 5 (lima) unsur, yaitu : (a) lingkungan pengendalian, (b) penilaian resiko, (c) kegiatan pengendalian, (d) informasi dan komunikasi, dan (e) pemantauan. Ruang lingkup pengendalian secara rinci diuraikan sebagai berikut: A. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam lingkungan Biro Hukum dan Informasi Publik, yang mempengaruhi efektivitas pengendalian intern. Di dalam lingkungan pengendalian diharapkan terbangunnya sistem pengendalian intern yang efektif yang melekat sepanjang proses kegiatan mulai dari penelaahan sampai evaluasi dan pelaporan. Kondisi lingkungan pengendalian dipengaruhi oleh sumber daya manusia, sehingga untuk mendukung terbentuknya SPI yang baik, maka perlu dirancang pengelolaan organisasi yang mempertimbangkan aspek kebijakan, sumber daya manusia, dan prosedur, terutama yang terkait dengan aspek Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 16

25 penyusunan peraturan perundang-undangan dibidang pertanian, laporan perjanjian dan layanan bantuan hukum, dan layanan informasi publik bidang pertanian. Berkenaan dengan dinamika organisasi yang dipengaruhi oleh banyak aspek tersebut, maka lingkungan pengendalian hanya memberikan keyakinan yang memadai, bukan suatu keyakinan mutlak. 1. Kebijakan Arah kebijakan Biro Hukum dan Informasi Publik sebagaimana yang tertuang di dalam Rencana Strategis Biro Hukum dan Informasi Publik merupakan landasan bagi aparatur pelaksana kegiatan dalam penyelenggaraan kegiatan untuk menghasilkan kinerja sesuai yang diharapkan. Kebijakan yang ditetapkan Biro Hukum dan Informasi Publik merupakan kebijakan publik yang tidak hanya mengikat ke dalam hierarki organisasi, namun berlaku pula pada pemangku kepentingan secara luas, karena ruang lingkup kegiatan perencanaan pembangunan pertanian melintasi jenjang pemerintahan dari kabupaten/kota sampai tingkat nasional, lintas Kementerian/Lembaga di tingkat Pusat, serta mencakup pula kegiatan swasta dan masyarakat. Sehubungan dengan hal tersebut, maka di dalam proses penyusunan kebijakan terdapat prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan, yaitu prinsip rasionalitas, prinsip efektivitas dan prinsip produktivitas. a. Prinsip rasionalitas, kebijakan dinilai rasional apabila kebijakan dapat diterima secara logis, berhubungan erat dengan sasaran yang ingin dicapai, dapat diterima dan dilaksanakan secara nyata oleh pelaksana kebijakan, serta tidak menimbulkan perbedaan atau bias penafsiran yang tinggi diantara para pelaksana kebijakan tersebut. Prinsip rasionalitas dalam pengendalian kegiatan perencanaan terutama sangat terkait dalam merencanakan target dan sasaran pembangunan jangka menengah dan tahunan serta alokasi anggaran sesuai potensi dan permasalahan spesifik di lapangan. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 17

26 b. Prinsip efektivitas, kebijakan dinilai efektif apabila kebijakan yang ditetapkan secara nyata mendukung tingkat keberhasilan pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Penilaian efektivitas kebijakan memerlukan penelaahan dan pengkajian menyeluruh mulai dari periode sebelum setelah diterbitkannya kebijakan serta memperhatikan umpan balik dari pemangku kepentingan, terutama dari kelompok penerima manfaat yang merasakan atau menerima dampak dari penerapan kebijakan. Efektivitas pengendalian kegiatan pembinaan hukum dan pengelolaan informasi publik terutama sangat terkait dalam penyusunan peraturan perundang-undangan yang dapat memicu investasi swasta dan swadaya masyarakat petani, mendorong keberpihakan organisasi di luar Kementerian Pertanian untuk berpihak pada pembangunan pertanian, penyelenggaraan program legislasi pertanian, perumusan berbagai norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang pembinaan hukum dan pengelolaan informasi publik, sosialisasi hukum, serta layanan bantuan hukum dan pengelolaan informasi publik dengan dibentuknya Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) baik PPID Pelaksana dan PPID Pembantu Pelaksana melalui multimedia, pameran dan peragaan, perpustakaan; pelaporan kegiatan. c. Prinsip efisiensi, kebijakan dinilai efisien apabila kebijakan yang ditetapkan sungguh-sungguh secara nyata dibutuhkan oleh pemangku kepentingan. Prinsip efisiensi dalam pengendalian kegiatan pembinaan hukum dan pengelolaan informasi publik terutama sangat terkait dengan program legislasi pertanian (prolegtan); penyusunan naskah perjanjian dan laporan layanan bantuan hukum, dan pengelolaan informasi publik. d. Prinsip produktivitas, kebijakan dinilai produktif apabila kebijakan yang ditetapkan dapat lebih mendorong para pemangku kepentingan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Prinsip produktivitas dalam pengendalian kegiatan pembinaan hukum dan pengelolaan informasi publik terutama sangat terkait dengan kepastian hukum dalam berusaha dan keterbukaan informasi yang dapat mengantisipasi isu yang berkembang. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 18

27 2. Sumberdaya Manusia Sumberdaya manusia merupakan sub sistem dalam suatu organisasi yang diciptakan sebagai upaya agar para pegawai dapat dimanfaatkan secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Dengan pengelolaan sumberdaya manusia yang dilakukan secara kontinyu dan konsisten melalui peningkatan kemampuan, semangat dan gairah kerja serta disiplin diharapkan produktivitas aparatur Biro Hukum dan Informasi Publik terus meningkat. Pembinaan terhadap sumberdaya manusia perancang di lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik merupakan aspek yang sangat penting, terutama yang terkait dengan pemahaman peraturan perundangan yang terkait dengan norma, standar, prosedur, kriteria (NSPK) dan Standar Pelayanan Minimum (SPM) di bidang pembinaan hukum dan pengelolaan informasi publik, baik yang diterbitkan pusat dan daerah; serta penguasaan konsep, metodologi dan instrumen hukum yang berbasis kinerja, berorientasi jangka menengah, berdimensi kewilayahan dan berwawasan lingkungan. 3. Prosedur Prosedur adalah rangkaian (tahapan proses) manajemen dalam mengelola sumberdaya manusia, sumber pembiayaan, peralatan dan perlengkapan serta metode untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Prosedur yang baik harus mengacu pada tugas pokok dan fungsi organisasi serta mampu memberikan kejelasan maksud, tujuan, sasaran, manfaat, dampak dan indikator keberhasilan pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian, prosedur harus dibuat secara sederhana, ditetapkan secara tertulis, mudah dipahami, dan disosialisasikan kepada seluruh pemangku kepentingan, agar dapat mendorong aparatur untuk memberikan pelayanan prima kepada segenap pemangku kepentingan. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 19

28 Prosedur sangat penting dan terkait erat dengan kegiatan pembinaan hukum dan pengelolaan informasi publik, terutama adalah bimbingan teknis penyusunan peraturan perundang-undangan yang dapat menjamin kepastian hukum dan keterbukaan informasi publik dan menindaklanjuti peraturan perundang-undangan yang diamanatkan serta keterbukaan informasi publik sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. B. Penilaian Resiko Resiko dapat terjadi pada setiap kegiatan dan tahapan kegiatan yang dilakukan, mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, pelaporan, hingga tahap tindak lanjut hasil evaluasi dan pelaporan. Resiko yang tidak dapat terdeteksi secara dini atau tidak dapat dikelola dengan baik akan mengakibatkan tujuan yang telah ditetapkan tidak dapat tercapai atau pencapaiannya tidak optimal. Penanganan resiko terhadap kegiatan-kegiatan strategis yang dilakukan di Biro Hukum dan Informasi Publik merupakan faktor yang sangat penting dalam menjamin pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Pengelolaan resiko secara efektif tidak dapat dilakukan secara parsial di masingmasing Bagia lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik, akan tetapi karena tujuan dan sasaran organisasi Biro Hukum dan Informasi Publik merupakan tujuan bersama dari seluruh Bagian yang ada, maka perlu dilakukan pengelolaan resiko secara komprehensif di tingkat Biro melalui suatu manajemen pengelolaan resiko. Manajemen pengelolaan resiko adalah cara bagaimana menangani semua resiko, baik dari dalam maupun luar organisasi yang dapat mengancam pencapaian visi, misi, tujuan, dan sasaran suatu organisasi, untuk itu diperlukan suatu penilaian resiko terhadap seluruh kegiatan yang dilaksanakan di lingkungan Biro Hukum dan Informasi Publik Penilaian resiko dilaksanakan melalui tahapan: (1) identifikasi resiko dan (2) penyusunan daftar resiko. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 20

29 1. Identifikasi resiko Identifikasi resiko dilaksanakan sejak di awal perencanaan kegiatan. Identifikasi dilakukan terhadap tahapan-tahapan kegiatan yang tertuang dalam Term of Reference (TOR) atau Kerangka Acuan Kerja (KAK) di masing-masing Bagian lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik. Aspek yang harus dilakukan dalam identifikasi resiko adalah penetapan titik kritis kegiatan dan analisis resiko. Penetapan Titik Kritis pada Kegiatan Titik kritis kegiatan harus dituangkan dengan jelas di dalam TOR/KAK kegiatan. Penetapan titik kritis didasarkan pada tahapan-tahapan kegiatan yang telah ditetapkan, sehingga diperlukan ketepatan terhadap penetapan: tujuan, sasaran, jadwal, alokasi sumberdaya, indikator kinerja, tahapan titik kritis, penyebab dan dampak resiko yang mungkin terjadi, serta rencana penanganan resiko. Perubahan penetapan titik kritis dapat digunakan untuk merevisi TOR/KAK yang telah ditetapkan sebelumnya. Analisis resiko Analisis resiko dilakukan dengan: (1) menetapkan resiko yang mungkin dapat terjadi apabila titik kritis yang telah diindentifikasi tidak dapat dikelola dengan baik dan (2) menentukan penyebab terjadinya resiko dan kemungkinan dampak yang akan terjadi. Hasil penilaian resiko selanjutnya dituangkan ke dalam daftar resiko. Hasil identifikasi dan analis resiko dituang ke dalam daftar resiko, sehingga daftar resiko merupakan rekapitulasi dari seluruh resiko yang mungkin terjadi pada kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit kerja. Di dalam daftar resiko dimuat pernyataan resiko, penyebab terjadinya resiko dan dampak dari resiko yang mungkin terjadi. Daftar resiko suatu kegiatan apabila digabung dengan daftar resiko kegiatan lainnya yang tahapan pelaksanaannya saling tergantung dan atau saling mempengaruhi, maka akan menghasilkan daftar resiko suatu rangkaian atau siklus kegiatan di unit kerja. Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 21

30 2. Penanganan Resiko Penanganan resiko adalah rencana upaya-upaya yang akan dilakukan untuk menangani resiko yang telah teridentifikasi dan telah dituangkan dalam daftar resiko. Upaya-upaya tersebut diarahkan untuk mengeliminasi penyebab terjadinya resiko melalui metode preventif, yaitu dengan cara memperbaiki sistem dan prosedur, mengembangkan sumber daya manusia serta menyediakan sarana dan prasarana (peralatan dan perlengkapan fisik) yang dibutuhkan. Aspek penting yang perlu dipertimbangkan dalam penanganan resiko adalah bahwa biaya yang diperlukan untuk mengani resiko harus jauh lebih kecil dari nilai dampak yang mungkin timbul dari resiko. 3. Pemantauan dan Evaluasi Penanganan Resiko Pemantauan dan evaluasi penanganan resiko merupakan proses penelusuran dan evaluasi yang sistematis dari hasil kerja proses penanganan resiko yang telah dilakukan. Dengan demikian hasil pemantauan dan evaluasi digunakan sebagai dasar dalam penyusunan strategi penanganan resiko yang lebih baik di kemudian hari. Untuk mengefektifkan proses pemantauan dan evaluasi penanganan resiko, maka setiap Bagian di lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik menyusun dan menyampaikan daftar resiko dan kegiatan penanganan resiko yang akan dilaksanakan sejak awal tahun anggaran kepada pimpinan Tim SPI Biro. Hasil pemantauan dan evaluasi penanganan resiko diharapkan menjadi masukan bagi Kepala Biro dalam memperbaiki kinerja organisasi. 4. Penilaian Hasil Pelaksanaan Penilaian Resiko Penilaian hasil pelaksanaan penilaian resiko dilakukan untuk mengukur tingkat efektivitas penilaian resiko yang telah dilakukan serta untuk memberikan keyakinan bahwa pemantauan dan evaluasi yang telah dilakukan secara tepat sesuai kaidah SPI. Penilaian hasil pelaksanaan penilaian resiko dilaksanakan dengan menggunakan daftar periksa (check list) yang mencakup: (1) sarana Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 22

31 dan aspek penilaian dan (2) pelaksanaan penilaian. Daftar periksa (check list) penilaian hasil pelaksanaan penilaian resiko disampaikan pada Lampiran-2. C. Kegiatan Pengendalian Kegiatan pengendalian intern merupakan suatu kebijakan dan prosedur yang dapat membantu untuk; (1) memastikan bahwa arahan pimpinan Biro dan Kepala Bagian lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik tentang pelaksanaan program dan kegiatan telah diikuti dan dipatuhi oleh seluruh aparatur dan (2) mengurangi terjadinya resiko yang telah diindentifikasi. Kegiatan pengendalian dilaksanakan melalui prosedur (perintah, arahan dan rekomendasi) tertulis dalam bentuk surat keputusan, surat dinas atau nota dinas, sehingga memungkinkan diambilnya tindakan secara dini dengan mempertimbangkan daftar resiko yang telah diidentifikasi. Sesuai dengan prinsip umum SPI dan tugas pokok dan fungsi Biro Hukum dan Informasi Publik, maka ruang lingkup kegiatan pengendalian SPI Biro Hukum dan Informasi Publik meliputi: 1. Karakteristik Tugas Pokok, Fungsi dan Kegiatan Bagian Kegiatan pengendalian di lingkungan Biro Hukum dan Informasi Publik harus memperhatikan karakteristik tugas pokok dan fungsi, kegiatan di masing-masing Bagian, serta keberadaan Pejabat Fungsional Khusus (Perancang) di samping Pejabat Fungsional Umum (Staff). Karakteristik penting kegiatan di semua Bagian di lingkup Biro Hukum dan Informasi Publik adalah keterkaitannya dengan jadwal dan agenda penerbitan dokumen penyusunan peraturan perundang-undangan, penyusunan naskah perjanjian dan laporan layanan bantuan hukum dan pengelolaan informasi publik serta penyampaian laporan kinerja serta penyiapan bahan kebijakan pimpinan. Sesuai dengan prinsip SPI, maka kegiatan pengendalian di bidang pembinaan hukum dan pengelolaan informasi publik adalah sebagai berikut : a) Kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan strategis di masing- Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 23

32 masing Bagian. b) Kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses penilaian resiko. c) Kegiatan pengendalian yang dipilih harus disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan dan aparatur pelaksana tugas (Pejabat fungsional Khusus dan Umum) di masing-masing Bagian. d) Kebijakan dan prosedur tindakan pengendalian harus ditetapkan secara tertulis. e) Kegiatan pengendalian dievaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan berfungsi seperti yang diharapkan. 2. Pengendalian Sumber Manusia, Keuangan, Sarana-prasarana dan Perlengkapan. Selain karakteristik tugas pokok dan fungsi Biro Hukum dan Informasi publik, ruang lingkup kegiatan pengendalian di lingkungan Biro Hukum dan informasi publik juga mencakup : a) Kompetensi aparatur yang melaksanakan review kinerja Biro, terutama dalam penetapan sasaran dan kegiatan, audit kinerja, yaitu membandingkan antara pelaksanaan Rencana Kinerja (RK) dengan Penetapan Kinerja (PK) dalam penyusunan LAKIP, mencegah penyimpangan sasaran kegiatan dalam pemantauan, memberikan umpan balik perencanaan hasil evaluasi, serta kecepatan dan keakuratan dalam penyampaian bahan kebijakan pimpinan. b) Pembinaan sumber daya manusia, yaitu membangun dan mengembangkan kesetiaan, prestasi, tanggung jawab, ketaatan, kejujuran, kerja sama, inisiatif dan kepemimpinan. c) Pengendalian secara fisik dan kepemilikan terhadap prasarana, sarana/perlengkapan dan asset yang dimiliki dan dikelola, baik yang bergerak maupun tidak bergerak. d) Penetapan dan komunikasi otorisasi terhadap transaksi dan kejadian penting. e) Pencatatan secara akurat dan tepat waktu terhadap segala jenis transaksi Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 24

33 dan kejadian penting. f) Pembatasan akses terhadap pengelolaan sumberdaya yang dimiliki Biro, terutama yang terkait dengan data dan informasi yang dikatagorikan sebagai rahasia negara atau bersifat masih dalam proses rancangan bahan pembahasan yang belum dapat dipublikasikan. g) Akuntabilitas terhadap penyimpanan yang dimiliki satuan kerja. h) Dokumen SPI terhadap transaksi dan kejadian penting. 3. Penguatan Ektifitas SPI Kepala Bagian bertanggung jawab terhadap efektivitas pelaksanaan SPI di Bagiannya masing-masing. Efektivitas pelaksanaan SPI akan sangat membantu fungsi pengawasan yang dilakukan oleh Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP), baik dari internal Kementerian Pertanian maupun dari instansi lain yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukan pengawasan. 4. Penilaian Terhadap Pelaksanaan Kegiatan Pengendalian Penilaian terhadap pelaksanaan pengendalian dilakukan untuk mengukur tingkat efektivitas kegiatan pengendalian yang telah dilakukan serta untuk memberikan keyakinan bahwa kegiatan pengendalian yang telah dilakukan secara tepat sesuai kaidah SPI. Penilaian hasil pelaksanaan kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan daftar periksa (check list) yang mencakup: (1) sarana dan aspek penilaian dan (2) pelaksanaan penilaian. Daftar periksa (check list) penilaian terhadap pelaksanaan kegiatan pengendalian disajikan pada Lampiran-3. D. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi terhadap pengendalian kinerja perkembangan pelaksanaan program dan kegiatan wajib dilakukan oleh Kepala Bagian di lingkungan Biro dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan unit kerja harus menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, mengelola, mengembangkan dan Petunjuk Pelaksanaan SPI Biro Hukum dan Informasi Publik 25