20ls STANDARD OPERATIONAL PROCEDURES (SOP) PERSURATAN DAN ARSIP. PENGAWAS PEMILIHAN T'MTNU RTPUBLIK INDONESIA JL. MH. THAMRIN No.

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "20ls STANDARD OPERATIONAL PROCEDURES (SOP) PERSURATAN DAN ARSIP. PENGAWAS PEMILIHAN T'MTNU RTPUBLIK INDONESIA JL. MH. THAMRIN No."

Sudirman Widjaja
6 tahun lalu
Tontonan:

1 STANDARD OPERATIONAL PROCEDURES (SOP) PERSURATAN DAN ARSIP 20ls PENGAWAS PEMILIHAN T'MTNU RTPUBLIK INDONESIA JL. MH. THAMRIN No.14 Telepon : JAKARTA PUSAT

2 NOMOR SOP IGL. PEMBUATAN IGL.REVISI IGL. EFEKTIF sop/16/setltvl20t4 April2014 A Jul 20rs "9 )uti 2ols SEKRETARIS JENDERAL SEKRETARIAT JENDERAL BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM BIRO ADMINISTRASI DISAHKAN CLEH NAMA SOP GUNAWAN SUSWANTORO NrP r 001 PERSURATAN DAN ARSIP DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA l Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah RI No 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Perpres No. 80 Tahun 2012 tentang Organisasi, tugas, fungsi, wewenang, dan tata kerja Sekretariat jenderal badan pengawas pemilihan umum, Sekretariat badan pengawas pemilihan umum provinsi, Seketariat panitia pengawas pemilihan umum kabupaten/kota, Dan sekretariat panitia pengawas pemilihan umum kecamatan Perbawaslu No. 7 Tahun 2008 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan Pengawas Pemilihan Umum Perbawaslu No. 2 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Ke{a Sekretariat Jenderal Badan Pengawas Pemilihan Umum, Sekretariat Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi. Sekretariat Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, Dan Sekretariat Panitia Pengawas Pemilihan Umum Kecamatan Permenpan No. 35 tahun 2013 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur administrasi pemerintahan Peraturan Kepala Arsip Nasional RI No. 19 Tahun 20 2 T entang Pedoman Penyusunan Klas i fi kas i Ars ip Peraturan Bawaslu No. 2l tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip Badan Pengawas Pemilu RI l. Mengetahui Tugas dan Fungsi Sistem dan Prosedur Pemerintahan 2. Mengetahui Tugas dan Fungsi mekanisme pembuatan laporan. I 2 5 SOP surat masuk dan keluar DKPP SOP surat masuk dan keluar H2PI SOP surat masuk dan keluar TU Sekjen L BukuAgenda 2. Buku Expedisi/Lembar pengantar (tanda terima) 3. Lembar Disposisi 4. Komputer Apabila SOP ini tidak dijalankan maka dapat berakibat : L Tidak adanya petugas penomoran surat pada saat malam hari dan hari libur 2. Kesalahan dalam pemberkasan arsip 3. Keterlambatan Penyampaian surat 4. Surat Masuk (diantar dari Instansi atau Pos/Tiki) diluar jam keria Disimpan dalam bentuk dokumen tercetak dan elektronik.

3 ,11 STANDART OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) PENERIMAAN SURAT MASUK BIASA (NON-PENGADUAN). 1rr,l:r No. :.:::.:a:a:::.:'.t: :,,',,:::::::a',': exiivrns.'.,,,1, ',':1. :,,:].,'.t1t1,i..',. 1 Menerima surat masuk dari instansi Pemerintah, Perorangan, Pos, Tiki. 2 Meneliti kebenaran alamat surat dan mengembalikan surat yang salah alamat...::,.t.r:r,,r,.,:,,::::l:',,,pf,l,l Kasubag Persuratar.r,',,,,, f,..1t"1o KSANA Staff.,,a:. f'gl Kelengkapan Waktu..:,l:,..: Output -,1...i]t,t. Tanda Terima 20 menit Surat masuk Surat 20 menit Surat masuk? Membubuhkan paraf sebagai penerima surat 4 Mensortir/mengklasifikasikan surat berdasarkan tingkat keamanan 5 MenginpuUmencatat seluruh surat masuk ke komputer untuk pembuatan lembar pengantar/disposisi Ya Surat masuk 10 menit Surat masuk yang telah di paraf oleh penerima. Surat masuk. 25 menit Surat masuk yang telah di klasifikasi Komputer, Internet 30 menit Disposisi Sangat rahasia, rahasia dan biasa dan berdasarkan tingkat kecepatan penyampaian Segera,Sangat Segera dan memisah-misahkan surat kedalam kelompok surat dinas untuk Ketua dan Anggota Bawaslu, Ketua dan Anggota DKPP, dan Sekretaris 6 Meneruskan seluruh surat masuk yang sudah dilengkapi lembar pengantar/disposisi ke Sub Bagian TU Sekjen Surat, Buku ekspedisi, Lembar Disposisi 30 menit Disposisi Dalam hal lampiran tidak memungkinkan untuk dicopy seluruhnya maka hanya copy lembar pertama dari lampiran yang disampaikan bersamaan dengan surat pengantar. Untuk suratyang bersifat pengaduan, selain ke sub bagian TU Sekjen pengantar surat dan lampiran di copy untuk

$AKTIVlTAS 4 I Memastikan bahwa surat sudah ditandatangani oleh Ketua Bawaslu/DKPP 2 l\4emisahkan surat keluar Ketua Bawaslu. Ketua DKPP.$

4 Tindak lanjut surat keluar Ketua Bawaslu, Ketua DKPP di Sekretariat Jenderal Bawaslu No. AKTIVlTAS 4 I Memastikan bahwa surat sudah ditandatangani oleh Ketua Bawaslu/DKPP 2 l\4emisahkan surat keluar Ketua Bawaslu. Ketua DKPP. 3 Mencatat dan memberi nomor dan tanggal surat keluar Ketua Bawaslu. Ketua DKPP. 4 l\rlencatat surat keluar Ketua Bawaslu, Ketua DKPP untuk disampaikan kepada alamat yang dituju (khusus wilayah Jakarta) Kasubag Persuratan, dan Arsip PELAKSANA MUTU BAKU. 4..? Surat * Staff Kelengkapan Waktu Output 10 menit Surat Keluar Ketua Bawaslu/DKPP Surat 20 menit Hasil Pemisahan surat keluar ketua bawaslu dan DKPP Buku Agenda 30 menit Surat keluar yang sudah ada nomor dan tanggal Buku Ekspedisi, Lembar tanda terima 20 menit Catatan surat keluar ketua Bawaslu dan DKPP Keterangan 5 Mengarahkan pengiriman surat dan menentukan tingkat kecepatan penyampaian surat berdasarkan kepentingan surat (sifat surat) Surat 5 menit Surat tersampaikan tepat waktu dan tujuan Sifat surat berdasarkan tingkat kecepatan penyampaian surat : Segera, Sangat segera o Mengirimkan surat ke alamat yang dituju atau pengiriman surat ke kantor pos/titipan kilat dan menerima resi pengiriman dari kantor pos/titipan kilat. 7 Menyimpan arsip surat keluar Ketua Bawaslu, Ketua DKPP. lembar tanda terima serta resi bukti pengiriman titipan kilat. {;.5 Odner, Kendaraan, Surat Rak Surat, Filling Cabinet, Lemari 120 menit atau lebi sesuai tujuan surat 10 menit Arsip surat keluar 1. Menyusun rencana pelaksanaan Jadual Retensi Arsip (JRA) 2. Pelaksanaan Jadual Retensi Arsip (JRA)

5 Tindak lanjut surat keluar Bawaslu, No. 1 Memastikan bahwa surat sudah ditandatangani rleh Sekretaris Jendera CP Surat 10 menit surat Keluar Bawaslu 2 [4emisahkan surat keluar. Surat 20 menit Hasil Pemisahan surat keluar Bawashr 3 \4encatat dan memberi nomor dan tanggal surat <eluar. PELAKSANA..'':,,t, Kelengkapan MUTU BAKU Waktu Buku Agenda 30 menit Surat keluar yang sudah ada nomor Can tanggal 4 Mencatat surat keluar untuk Jisampaikan kepada alamat yang dituju (khusus rvilayah Jakarta) + 5 Vlengarahkan pengiriman surat dan menentukan lingkat kecepatan penyampaian surat berdasarkan kepentingan surat (sifat surat) Buku Ekspedisi, Lembar tanda lerima 20 menit Catatan surat keluar Bawaslu Surat 5 menit Surat tersampaikan tepat waktu dan tujuan Sifat surat berdasarkan tingkat kecepatan penyampaian surat : Segera, Sangat segera o Vengirimkan surat ke alamat yang dituju atau cengiriman surat ke kantor pos/titipan kilat dan nenerima resi pengiriman dari kantor pos/titipan <ilat. 7 Menyimpan arsip surat keluar Sekretaris Jenderal, lembar tanda terima serta resi bukti oengiriman titipan kilat. I s Odner, Kendaraan, Surat Rak Surat, Filling Cabinet, Lemari 120 menit atau lebi sesuai tujuan surat 10 menit Arsip surat keluar 1. Menyusun rencana pelaksanaan Jadual Retensi Arsip (JRA) 2. Pelaksanaan Jadual Retensi Arsip (JRA)

dokumen-dokumen yang mirip

SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN

SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN LAMPIRAN I PERATURAN GUBERNUR NOMOR 079 TAHUN 2013 TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR FASILITASI PEMBUATAN KARTU TANDA PENGENAL PEGAWAI NEGERI SIPIL PEMERINTAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN SEKRETARIAT