BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Analisa Sebelum melakukan perancangan aplikasi sistem informasi akademik (SIA) Universitas Mercu Buana ini dibutuhkan analisa untuk mengetahui seluk beluk kebutuhan yang menunjang pembuatan aplikasi sistem informasi akademik Universitas Mercu Buana. Komponen-komponen penunjang didalamnya akan dibahas sebagai berikut: sejarah Universitas Mercu Buana, aktivitas proses bisnis akademik Universitas Mercu Buana, user yang menggunakan sistem informasi akademik pada modul Drop Out (DO) dan fungsionalitas sistem informasi akademik pada modul Drop Out Sejarah Universitas Mercu Buana Pengusaha H. Probosutedjo yang mempunyai pengalaman sebagai guru di Perguruan Taman Siswa, Pematang Siantar, Sumatera Utara, pada tanggal 10 Nopember 1981 mendirikan Akademi Wiraswasta Dewantara (AWD), dan peresmiannya dilakukan oleh almarhum Bapak H. Adam Malik, Wakil Presiden RI saat itu. Dewantara diambil dari nama tokoh Pendidikan Nasional, yaitu Ki Hajar Dewantara. Sebelum memiliki kampus sendiri, penyelenggaraan perkuliahan dilaksanakan di Gedung Yayasan Tenaga Kerja Indonesia (YTKI) Jl. Gatot Soebroto. Tahun 1984 Yayasan Menara Bhakti berhasil membangun sebuah kampus yang diberi nama Kampus Menara Bhakti. Pada tahun 1985, berbekal kemampuan dan pengalaman dalam menyelenggarakan pendidikan Akademi Wiraswasta Dewantara, timbul gagasan mendirikan lembaga pendidikan tingkat universitas. Dengan Surat Keputusan Ketua yayasan menara bhakti nomor : 04/SKEP/KET/VI/1985 tanggal 12 Juni 1985, dibentuk panitia pendirian Universitas, dengan Ketua Dr. Sri-Edi Swasono dan dibantu oleh H. Abdul Madjid, Drs. Iman Santosa Sukardi (almarhum), Drs. M. Enoch Markum, Ir. Suharyadi, M.S, Soekarno dan Prijo S. Parwoto (almarhum).

2 Setelah melalui persiapan pendirian dan studi kelayakan, dengan Nomor : 010/KET/YMB/VI/85 tanggal 12 Juni 1985, Yayasan mengajukan permohonan izin mendirikan Universitas Mercu Buana (UMB) kepada Kopertis Wilayah III. Berdasarkan surat Nomor : 15/KOP.III/S.VI/85 yang ditandatangani oleh Prof. Dr. Boesjra Zahir (almarhum), pada tanggal 18 Juni 1985, Kopertis Wilayah III menyetujui dan memberikan izin "Operasional" kepada Universitas Mercu Buana. Pada tanggal 22 Oktober 1985 Universitas Mercu Buana secara resmi dinyatakan berdiri, dengan Fakultas dan Jurusan sebagai berikut: 1. Fakultas Tehnik, Jurusan Teknik Arsitektur dan Jurusan Teknik Sipil. 2. Fakultas Pertanian, Jurusan Sosial Ekonomi Pertanian (Agrobisnis) dan Jurusan Budidaya Pertanian (Agronomi). 3. Fakultas Ekonomi, Jurusan Manajemen dan Jurusan Akuntansi. Dalam rangka memenuhi tuntutan perkambangan pendidikan di masyarakat, dengan izin "Operasional" dari Kopertis Wilayah III Nomor: 12/Kop.III/S.VI/86 tanggal 5 Juni 1986, pada tahun akademik 1986/1987 Fakultas Teknik membuka Jurusan Teknik Mesin dan Fakultas Pertanian membuka Jurusan Mekanisasi Pertanian. Selanjutnya pada tahun akademik 1987/1988, fakultas Teknik membuka Jurusan Teknik Elektro. Memasuki tahun akademik 1988/1989 terjadi perkembangan baru di Universitas Mercu Buana. Berdasarakan usulan Ketua Yayasan Menara Bhakti dengan persetujuan Kopertis Wilayah III, Akademi Wiraswasta Dewantara dinyatakan bergabung kedalam Universitas Mercu Buana. Pendidikan akademi tersebut menjadi Program D3 Manajemen Perusahaan di bawah Fakultas Ekonomi dengan status "Terdaftar". Tahun 1989, Jurusan Teknik Mesin memperoleh Status "Terdaftar", berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor: 0382/06/1989 tanggal 21 Juni 1989, demikian juga untuk Jurusan Mekanisasi Pertanian, tanggal 6 agustus 1990 memperoleh Status "Terdaftar", dengan Surat Keputusan Mendikbud Nomor: 0495/08/1990.

3 3.1.2 Aktivitas Proses Bisnis Akademik Mercubuana Mercubuana: Berikut ini merupakan seluruh aktivitas proses bisnis akademik yang terjadi di Tabel 3.1 Aktivitas Proses Bisnis Akademik Terpetakan No. Aktivitas Proses Bisnis 1 Aktivitas: Penerimaan Mahasiswa Baru 1.1 Jalur Penerimaan Reguler 1.2 Jalur Penerimaan One Stop Service (OSS) 1.3 Jalur Penerimaan Seleksi Khusus 1.4 Jalur Penerimaan PBM/Bea Siswa 2 Aktivitas: Pengisian Kartu Rencana Studi Mahasiswa 2.1 Untuk Mahasiswa Baru (Semester 1) 2.2 Untuk Mahasiswa Lama (Semester > 1) 3 Aktivitas: Perkuliahaan 4 Aktivitas: Ujian Semester 5 Aktivitas: Cuti Akademik 5.1 Pendaftaran 6 Aktivitas: Kerja Praktek 7 Aktivitas: Sidang Tugas Akhir 8 Aktivitas: Wisuda Mahasiswa Pengguna (user) Sistem Informasi Akademik Universitas Mercu Buana - Modul Drop Out Pada Sistem Informasi Akademik Universitas Mercu Buana modul drop out memiliki beberapa fungsi bagi beberapa user dalam penggunaannya. Berikut ini user-user pada modul drop out berikut dengan fungsinya: 1. User : Dosen PA (Pembimbing Akademik) Fungsi : a. Notifikasi sistem aturan akademik:

4 1. SMT (semester) 2: Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) < 2 atau (dan) < 18 satuan kredit semester (SKS) 2. Semester 4: Indeks prestasi kumulatif < 2 atau (dan) < 30 satuan kredit semester 3. Semester 8: Indeks prestasi kumulatif < 2 atau (dan) < 70 satuan kredit semester 4. Cuti tanpa ijin 4 semester berturut-2 / tidak berturut-2 dan tidak mengisi satuan kredit semester semester berikutnya 5. Sanksi Akademik 6. Habis Masa Studi b. Pencetakan memo drop out dosen pembimbing akademik c. Laporan kondisi mahasiswa ke Ka. Prodi d. Melihat Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS) 2. User : Prodi Fungsi : a. Notifikasi memo drop out dari dosen pembimbing akademik b. Pencetakan memo drop out Ka Prodi c. Laporan kondisi mahasiswa ke Dekan d. Melihat Kartu Rencana Studi, Kartu Hasil Studi 3. User : Dekan Fungsi : a. Notifikasi memo drop out dari Ka Prodi b. Pencetakan memo drop out Dekan c. Usulan ke Rektor untuk penerbitan surat drop out d. Melihat kartu rencana studi, kartu hasil studi e. Notifikasi surat drop out dari rektor f. Notifikasi surat keterangan dari Biro Administrasi Akademik (BAA)

5 4. User : Rektor Fungsi : a. Notifikasi Memo drop out dari Dekan b. Pencetakan Surat drop out c. Notifikasi Surat drop out ke Dekan d. Notifikasi ke Biro Administrasi Akademik penyiapan Surat keterangan pernah kuliah dan kartu hasil studi yang sudah dicapai e. Notifikasi penyiapan surat keterangan dari Biro Administrasi Akademik 5. User : Biro Administrasi Akademik Fungsi : a. Notifikasi Memo Surat Keterangan dari Rektor b. Menyiapkan dan mencetak Surat drop out c. Menyiapkan dan mencetak Surat drop out d. Menutup account mahasiswa e. Notifikasi surat keterangan kepada dekan f. Laporan surat keterangan kepada rektor Fungsionalitas Sistem Informasi Akademik Pada aplikasi sistem informasi akademik Universitas Mercu Buana terutama pada modul drop out memiliki fungsi dan fitur-fitur sebagai berikut: 1. Fungsi: a. Memberikan keterangan kepada Dosen pembimbing akademik, Prodi, Dekan, Rektor dan Biro Administrasi Akademik alasan mengapa mahasiswa tersebut di drop out. b. Memberikan keterangan waktu atau tanggal mahasiswa tersebut di drop out kepada Dosen pembimbing akademik, Prodi, Dekan, Rektor dan Biro Administrasi Akademik. 2. Fitur: a. Surat keterangan drop out

6 3.2 Perancangan Perancangan merupakan bagian utama dan awal dalam pembuatan aplikasi. Dengan perancangan yang baik akan menghasilkan aplikasi yang sesuai dengan fungsi dan fitur yang ingin dicapai. Dibawah ini adalah penjelasan-penjelasan dari bagian perancangan aplikasi Sistem Informasi Akademik Universitas Mercu Buana pada modul drop out Perancangan Proses Bisnis Dalam perancangan proses bisnis Sistem Informasi Akademik Universitas Mercu Buana modul drop out penulis akan menggunakan Activity Diagram. Perancangan bisnis sistem informasi akademik Universitas Mercu Buana modul drop out memiliki satu proses bisnis yang terjadi, yaitu : Proses Drop Out Proses bisnis ini merupakan awal dalam proses kegiatan aplikasi sistem informasi akademik Universitas Mercu Buana modul drop out. Pada sistem proses drop out ini terdapat beberapa aturan untuk memenuhi persyaratan mahasiswa tersebut dapat di drop out. Persyaratan-persyaratannya adalah sebagai berikut : 1. Apabila pada semester 2 indeks prestasi kumulatif mahasiswa dibawah 2 dan atau kurang dari 18 satuan kredit semester. 2. Apabila pada Semester 4 indeks prestasi kumulatif mahasiswa dibawah 2 dan atau kurang dari 30 satuan kredit semester. 3. Apabila pada Semester 8 indeks prestasi kumulatif mahasiswa dibawah 2 dan atau kurang dari 70 satuan kredit semester. 4. Cuti tanpa ijin 4 semester berturut-turut atau cuti 4 semester tidak berturut-turut dan tidak mengambil satuan kredit semester pada semester berikutknya. 5. Mendapatkan sanksi akademik. 6. Habis masa studi. Apabila mahasiwa mendapatkan salah satu aturan akademik tersebut diatas maka mahasiswa sudah memenuhi syarat untuk dikeluarkan atau di drop out.

7 Use Case Proses Drop Out Gambar 3.1 Use Case Proses drop out Tabel 3.2 Skenario Use Case cek kondisi akademik mahasiswa Nama Use Case Cek kondisi akademik mahasiswa Actor Deskripsi Pra Kondisi Skenario Dosen Pembimbing Akademik Mengecek kondisi/persyaratan mahasiswa Dosen Pembimbing Akademik telah login pada web SIA dan klik menu Drop Out Dosen Pembimbing Akademik dapat mengisi biodata mahasiswa dan keterangan atau memo

8 Post Kondisi Form yang telah diisi oleh Dosen Pembimbing Akademik akan diriview oleh Kajur Tabel 3.3 Skenario Use Case membuat memorandum Nama Use Case Membuat memorandum Actor Deskripsi Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Dosen Pembimbing Akademik, Kajur, Dekan, Rektor dan biro administrasi akademik Mengisi memorandum KRS dan KHS Para aktor telah login pada web SIA dan klik menu Drop Out Para aktor dapat mengisi biodata mahasiswa dan keterangan atau memo Surat memorandum yang telah diisi oleh semua aktor digunakan untuk penerbitan surat keterangan drop out Tabel 3.4 Skenario Use Case Mengajukan surat keputusan drop out Nama Use Case Mengajukan surat keputusan drop out Aktor Dekan Deskripsi Penerbitan Surat Keterangan Drop Out Pra Kondisi Dekan telah login pada web sistem informasi akademik dan klik menu drop out Skenario Dekan mengusulkan penerbitan surat keterangan drop out dan Rektor yang meriview dan mengeluarkan surat keterangan drop out Post Kondisi Setelah surat keterangan drop out keluar Rektor membuat surat drop out Tabel 3.5 Skenario Use Case Mengeluarkan surat drop out Nama Use Case Mengeluarkan surat drop out Actor Rektor

9 Deskripsi Mengeluarkan Surat Drop Out Pra Kondisi Rektor telah login pada web sistem informasi akademik dan klik menu drop out Skenario Setelah surat Drop Out keluar BAA menutup akun mahasiswa yang dikeluarkan dan Dekan memberikan surat Drop Out ke mahasiswa yang bersangkutan Post Kondisi Mahasiswa menerima surat drop out dari dekan yang telah di setujui oleh rektor Tabel 3.6 Skenario Use Case Menerima surat drop out Nama Use Case Menerima surat drop out Actor Deskripsi Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Mahasiswa Menerima surat drop out Rektor menyerahkan surat drop out ke mahasiswa Setelah surat Drop Out keluar BAA menutup akun mahasiswa yang dikeluarkan dan Dekan memberikan surat Drop Out ke mahasiswa yang bersangkutan Mahasiswa menerima surat drop out dari dekan yang telah di setujui oleh rektor

10 Activity Diagram Mengecek Kondisi Akademik Mahasiswa Gambar 3.2 Activity Diagram mengecek kondisi akademik mahasiwa Pada proses activity diagram mengecek kondisi akademik mahasiswa, dosen pembimbing akademik memeriksa kondisi akademik mahasiswa. Apabila mahasiswa memenuhi syarat untuk di drop out maka dosen pembimbing akademik membuat memorandum.

11 Activity Diagram Membuat Memorandum Gambar 3.3 Activity Diagram membuat memorandum Pada proses activity diagram membuat memorandum, dosen pembimbing akademik, kajur, dekan, rektor dan biro administrasi akademik membuat memorandum untuk mahasiswa yang di drop out.

12 Activity Diagram Mengajukan Surat Keputusan Drop Out Gambar 3.4 Activity Diagram mengajukan surat keputusan drop out Pada proses activity diagram mengajukan surat keputusan drop out, dekan mengajukan surat keputusan drop out ke rektor dan rektor menerima surat keputusan drop out dari dekan untuk diproses sebagai syarat mengeluarkan surat drop out Activity Diagram mengeluarkan surat drop out Gambar 3.5 Activity Diagram mengeluarkan surat drop out

13 Pada activity diagram mengeluarkan surat drop out, rektor membuat dan mengeluarkan surat drop out dan diserahkan ke dekan untuk dilanjutkan ke mahasiswa Activity Diagram menerima surat drop out Gambar 3.6 Activity Diagram menerima surat drop out Pada activity diagram menerima surat drop out, dekan menerima surat drop out dari rektor dan setelah menerima surat drop out maka surat drop out tersebut diserahkan ke mahasiswa yang bersangkutan Perancangan Basis Data Menurut (Connolly,2002,p279), perancangan basis data merupakan proses menciptakan perancangan untuk basis data yang akan mendukung operasi dan tujuan perusahaan. Dalam merancang suatu basis data, digunakan metodologi-metodologi yang membantu dalam tahap perancangan basis data. Metode perancangan adalah pendekatan struktur dengan menggunakan prosedur, teknik, alat, serta bantuan dokumen untuk membantu dan memudahkan dalam proses perancangan. Dengan menggunakan teknik

14 metode desain ini dapat membantu dalam merencanakan, mengatur, mengontrol, dan mengevaluasi basis data development proyek Basis Data Menurut Fathansyah (1992,p2), basis data adalah : 1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. 2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. 3. Kumpulan file tabel arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. Data dalam basis data disimpan dalam tiga struktur, yaitu file, tabel atau objek. File terdiri dari record dan field, tabel terdiri dari baris dan kolom. Objek terdiri dari data dan instruksi program yang memfungsikan data. Tabel terdiri dari kolom-kolom yang saling terkait, seperti file yang terdiri dari record yang saling terkait. File didalam basis data dapat terhubung kepada beberapa tabel. Dalam sebuah tabel, data pada tiap kolom terdiri dari ukuran dan tipe yang sejenis (char/ numeric). Gambar 3.7 Entity Relationship Diagram (ERD) basis data modul drop out Rancangan basis data yang terdapat pada modul drop out :

15 Tabel 3.7 Struktur tabel Mahasiswa Field Tipe Ukuran Informasi NIM Varchar 15 Primary NamaMahasiswa Varchar 50 Semester int 11 SKS Int 11 IPK Float Th_akademik Int 4 Fakultas Varchar 20 Jurusan Varchar 20 Tabel 3.8 Struktur tabel dosen Field Tipe Ukuran Informasi NIDN Varchar 11 Primary NamaDosen Varchar 50 Tabel 3.9 Struktur Memorandum Field Tipe Ukuran Informasi KodeMemorandum Int 11 Primary NIM Varchar 11 Foreign key NIDN_dosen_pa Varchar 11 Keterangan Varchar 40 KeteranganProdi Varchar 40 Tglmemo_dosenpa Date Tglmemo_kajur Date Tglmemo_Dekan Date Tabel 3.10 Bimbingan Akademik Field Tipe Ukuran Informasi KodeBimbinganAkademik Int 11 Primary NIDN_dosen_pa Varchar 11 Foreign Key 1 NIM Varchar 11 Foreign Key 2 Tanggal Date

16 Tabel 3.11 KRS Field Tipe Ukuran Informasi kode_krs Varchar 11 Primary NIM Varchar 11 Foreign Key Perancangan Agoritma Dibutuhkan algoritma untuk mengimplementasikan ke dalam program aplikasi sistem informasi akademik Universitas Mercu Buana ini, yaitu langkah-langkah instruksi sehingga dicapai hasil yang diinginkan. Algoritma yang digunakan dalam aplikasi sistem informasi akademik Universitas Mercu Buana adalah PHP dengan framework codeigniter Pseudocode Untuk menu utama dosen Tampilkan form menu utama dosen Tampilkan semua menu Lakukan pilihan Jika pilihan = Drop Out maka Panggil form Drop Out Jika pilihan = exit maka Tampilkan form exit Akhiri jika Pseudocode Untuk menu utama dosen Pembimbing Akademik Tampilkan form menu utama Dosen Pembimbing Akademik Tampilkan semua menu Lakukan pilihan Jika pilihan = Memorandum DO maka Panggil form Memorandum DO

17 Jika pilihan = exit maka Akhiri jika Tampilkan form exit Pseudocode Untuk menu utama Kepala Jurusan Tampilkan form menu utama Kepala Jurusan Tampilkan semua menu Lakukan pilihan Jika pilihan = Memorandum DO maka Panggil form Memorandum DO Jika pilihan = exit maka Tampilkan form exit Akhiri jika Pseudocode Untuk menu utama Dekan Tampilkan form menu utama Dekan Tampilkan semua menu Lakukan pilihan Jika pilihan = Memorandum DO maka Panggil form Memorandum DO Jika pilihan = exit maka Tampilkan form exit Akhiri jika Pseudocode Untuk menu utama Rektor Tampilkan form menu utama Rektor Tampilkan semua menu Lakukan pilihan Jika pilihan = Memorandum DO maka Panggil form Memorandum DO

18 Akhiri jika Jika pilihan = exit maka Tampilkan form exit Psedocode untuk menu utama BAA Tampilkan form menu utama BAA Tampilkan semua menu Lakukan pilihan Jika pilihan = Memorandum DO maka Panggil form Memorandum DO Jika pilihan = exit maka Tampilkan form exit Penerangan User interface Perancangan user interface aplikasi sistem informasi akademik Universitas Mercu Buana modul drop out memiliki beberapa buah form, antara lain: 1. Form Utama 2. Form Dosen Pembimbing Akademik 3. Form Prodi 4. Form Dekan 5. Form Rektor 6. Form BAA Form Utama Form ini merupakan form utama dari aplikasi sistem informasi akademik Universitas Mercu Buana modul drop out, dimana user yang login akan di giring ke menu utama masing-masing sesuai dengan hak akses masing-masing user.

19 Gambar 3.9 Tampilan Utama Keterangan: 1. label 'info' untuk menampilkan informasi dari tombol yang di pilih 2. form 'username' untuk mengisi username pengguna 3. form 'password' untuk mengisi password pengguna 4. button 'login' untuk masuk tampilan utama masing-masing user Form Dosen Pembimbing Akademik Form ini adalah form menu untuk Dosen Pembimbing Akademik yang telah melakuan login dengan hak akses sebagai Dosen Pembimbing Akademik. Gambar 3.10 Tampilan form Dosen Pembimbing Akademik Keterangan: 1. Label Dosen Pembimbing Akademik menerangkan pengguna bahwa penggguna masuk sebagai Dosen Pembimbing Akademik 2. Label 'memorandum drop out untuk menampilkan tabel berisi informasi mahasiswa dan dosen pembimbing akademik

20 3. Berisi informasi nomor induk mahasiswa ( NIM), Nama mahasiwa dan No induk Dosen Pembimbing Akademik serta Detail dari Informasi mahasiswa Form Prodi Form ini adalah form menu untuk Prodi yang telah melakuan login dengan hak akses sebagai Prodi. Gambar 3.11 Tampilan Form Prodi Keterangan: 1. Label Prodi menerangkan pengguna bahwa penggguna masuk sebagai Prodi 2. Label 'memorandum drop out' untuk menampilkan tabel berisi informasi mahasiswa dan dosen pembimbing akademik 3. Berisi informasi nomor induk mahasiswa ( NIM), nama mahasiwa, No induk Dosen Pembimbing Akademik, tanggal penulisan memorandum dosen pembimbing akademik dan detail dari Informasi mahasiswa Form Dekan Form ini adalah form menu untuk Dekan yang telah melakuan login dengan hak akses sebagai Dekan. Gambar 3.12 Tampilan Form Dekan

21 Keterangan: 1. Label Dekan menerangkan pengguna bahwa penggguna masuk sebagai Dekan 2. Label 'memorandum drop out untuk menampilkan tabel berisi informasi mahasiswa dan dosen pembimbing akademik 3. Berisi informasi nomor induk mahasiswa, nama mahasiwa, No induk Dosen Pembimbing Akademik, tanggal penulisan memorandum Prodi, IPS dan konfirmasi persutujuan Form Rektor Form ini adalah form menu untuk Rektor yang telah melakuan login dengan hak akses sebagai Rektor. Gambar 3.13 Tampilan Form Rektor Keterangan: 1. Label Rektor menerangkan pengguna bahwa penggguna masuk sebagai Rektor 2. Label 'memorandum drop out' untuk menampilkan tabel berisi informasi mahasiswa dan dosen pembimbing akademik 3. Berisi informasi nomor induk mahasiswa, nama mahasiwa, no induk Dosen Pembimbing Akademik,tanggal penulisan memorandum Dekan dan mencetak surat drop out Form Biro Administrasi Akademik (BAA) Form ini adalah form menu untuk biro administrasi akademik yang telah melakuan login dengan hak akses sebagai biro administrasi akademik.

22 Gambar 3.14 Tampilan Form biro administrasi akademik Keterangan: 1. Label biro administrasi akademik menerangkan pengguna bahwa penggguna masuk sebagai biro administrasi akademik 2. Label 'memorandum drop out' untuk menampilkan tabel berisi informasi mahasiswa dan dosen pembimbing akademik 3. Berisi informasi nomor induk mahasiswa, Nama mahasiwa, No induk Dosen Pembimbing Akademik, tanggal penulisan memorandum Rektor dan mencetak surat keterangan.