OTOMATISASI PERKANTORAN

Transkripsi

1 Untuk SMK

2 Nia Handayani OTOMATISASI PERKANTORAN Modul Otomatisasi Perkantoran ii

3 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kepaduhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-nya penulis dapat menyelesaikan modul ini yang berjudul OTOMATISASI KANTOR, untuk dipergunakan di sekolah menengah kejuruan (SMK). Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penugasan dalam bentuk praktik langsung dengan teknik bervariasi untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar maupun kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh. Akhir kata penulis ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesainya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan pencerahan dalam pembelajaran materi Mengidentifikasi cara mengoperasikan Microsoft Word. Malang, November 2014 P e n u l i s Modul Otomatisasi Perkantoran iii

4 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... iii DAFTAR ISI... iv PETA KEDUDUKAN MODUL... v GLOSARIUM... vi PENDAHULUAN A. Deskripsi...7 B. Prasyarat...8 C. Petunjuk Penggunaan Modul...9 D. Tujuan Akhir...10 E. Kompetensi...10 KEGIATAN PEMBELAJARAN 1 A. Tujuan Pembelajaran...11 B. Uraian Materi...11 Kuis...21 Kunci Jawaban...27 KEGIATAN PEMBELAJARAN 2 A. Tujuan Pembelajaran..35 B. Uraian Materi...35 Kuis...50 Praktikum Kunci Jawaban..52 Rubrik Penilaian 53 DAFTAR PUSTAKA...57 Modul Otomatisasi Perkantoran iv

5 Teknologi kantor, Otomatisasi Perkantoran, dan Virtual Office Keyboarding Pengolah Kata Pengolah Angka Presentasi Modul Otomatisasi Perkantoran v

6 GLOSARIUM ISTILAH Microsoft Word Hotkey / shortcut Toolbar (pada Mic. Word 2007 disebut ribbon) Print Delete Hide Unhide Ruler margin (Indent) DEFINISI Microsoft yang berfungsi sebagai pengolah kata. Banyak terdapat fasilitas dalam software ini, yang mampu menunjung berbagai keperluan bagi para penggunanya, mulai dari pengetikan text, penyusunan naskah atau pun proposal, laporan, karya ilmiah, surat lamaran kerja dan pembuatan diagram atau tabel serta menyisipkan berbagai objek gambar dalam tulisan. Berupa kombinasi beberapa tombol tertentu pada keyboard yang menyebabkan program aplikasi yang sedang berjalan untuk melakukan suatu proses tertentu Pada Mic. Word 2007, perintah perintah sudah ditampilkan dalam grup-grup terpisah Perintah untuk mencetak workbook Perintah untuk menghapus sel, baris, kolom, maupun sheet Perintah untuk menyembunyikan sel,bais,kolom,maupun sheet yang aktif Perintah untuk menampilkan kembali sel,bais,kolom,maupun sheet yang telah disembunyikan Digunakan untuk mengatur batas kiri dan kanan dari suatu halaman DESKRIPSI UMUM Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang yang biasa digunakan untuk membuat laporan, dokumen berbentuk surat kabar, label surat, membuat tabel pada dokumen. Microsoft Word 2007 merupakan program pengolah kata terbaru dari Microsoft. Nama Bahan Ajar : Menguraikan Cara Pengoperasian Microsoft Word Ruang Lingkup Isi : Dasar-dasar Microsoft Word Modul Otomatisasi Perkantoran 1

7 1) K3 Perkantoran, syarat-syarat ergonomic : luas ruang kerja, sikap duduk dan letak jari; bentuk dan ukuran kursi, tempat istirahat kaki; posisi layar; keyboard dan mouse, map dokumen, radiasi layar komputer, pencahayaan, kebisingan. 2) Mengetik dengan MS Word 3) Teknik mengetik MS Word: 4) Kaitan Bahan ajar: Bahan ajar ini digunakan sebagai bahan ajar lanjutan setelah peserta didik menguasai keyboarding untuk mata pelajaran 5) otomatisasi perkantoran sebelum melanjutkan materi selanjutnya. Hasil yang diharapkan: Setelah mempelajari bahan ajar ini, peserta didik diharapkan diharapkan mampu: mengetik dengan MS Word; mengetik surat dan dokumen. 6) Manfaat di industri: Setelah mempelajari bahan ajar ini, peserta didik diharapkan untuk dapat: berintegrasi dengan teknologi yang telah diterapkan di industri dengan mudah; melaksanakan jenis-jenis pekerjaan yang dibutuhkan di industri; mengembangkan kemampuan diri PRASYARAT Untuk mempelajari bahan ajar ini diharapkan peserta didik telah kompeten menguasasi materi keyboarding dan kompetensi dasar dan pengetahuan tentang perangkat komputer PETUNJUK PENGGUNAAN BAHAN AJAR Untuk peserta didik 1. Petunjuk Umum a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi. b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan. c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya. d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar. e) Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya. Modul Otomatisasi Perkantoran 2

8 2. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu. 3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan 4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain. 5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya. Untuk pendidik 1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan. 2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik. 3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll). 4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi kantor l, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu. 5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan. 6. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya. 7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah mereka pelajari Modul Otomatisasi Perkantoran 3

9 TUJUAN AKHIR Diharapkan setelah mempelajari kegiatan belajar ini, peserta didik dapat memahami cara mengoperasikan aplikasi pengolah kata untuk keperluan penulisan surat, dokumen dan administrasi lainnya di kantor. KOMPETENSI 1. Mengidentifikasi cara mengoperasikan Microsoft Word 2. Mengoperasikan Microsoft Word Modul Otomatisasi Perkantoran 4

10 KEGIATAN BELAJAR 1 : MENGIDENTIFIKASI CARA MENGOPERASIKAN MICROSOFT WORD Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1 Siswa dapat : - Mengenal Microsoft Word - Membuat, menyimpan, menutup dan membuka dokumen URAIAN MATERI A. Mengenal Microsoft Word Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk bekerja dengan tabel, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, maupun yang lainnya. Secara default tampilan area kerja program MS Word 2007 terdiri atas Title Bar,Office Button, Quick Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler, Status Bar, dan View Toolbar. Tampilan area kerja dapat dilihat pada Gambar 1. Modul Otomatisasi Perkantoran 5

11 Gambar 1. Tampilan area kerja MS Word Title Bar berisi nama file yang sedang dikerjakan, serta tombol menampilkan, atau menyembunyikan jendela program, dan menutup program, yaitu tombol Minimize, Maximize/Restore, dan Close. Office Button berisi perintah-perintah yang berkaitan dengan dokumen seperti membuat dokumen baru (New), membuka dokumen (Open), menyimpan dokumen (Save), mencetak dokumen (Print), dan sebagainya (Gambar 2). Modul Otomatisasi Perkantoran 6

12 Quick Access Toolbar berisi tombol-tombol yang berfungsi sebagai alternative penggunaan perintah yang sering digunakan. Sebagai contoh, tool Open merupakan shortcut dari Office Button>Open, atau tool Save merupakan shortcut dari Office Button>Save. Menu Bar berisi serangkaian perintah yang didalamnya terdapat sub-sub perintahsesuai kategorinya. Sebagai contoh, pada menu Home terdapat submenu Clipboard, Font, Paragraph, Styles, dan Editing yang didalamnya berisi perintah-perintah sesuai kategorinya. Ribbon berisi perintah-perintah khusus yang merupakan submenu dari Menu Bar. Ruler merupakan kotak pengukuran yang diletakkan secara horizontal, yaitu di atas dokumen, dan secara vertikal, yaitu di sebelah kiri dokumen. Modul Otomatisasi Perkantoran 7

13 Ruler berfungsi untuk mempermudah melakukan pengaturan letak halaman. Status Bar adalah baris horizontal yang menampilkan informasi jendela dokumen yang sedang ditampilkan, antara lain (Gambar 3): Gambar 3. Status Bar Page: menampilkan informasi halaman (Gambar 3.1). Gambar 3.1. Page Search Modul Otomatisasi Perkantoran 8

14 Words: Menampilkan jumlah halaman, kata, huruf (tanpa spasi), huruf (dengan spasi), paragraf, dan baris (Gambar 3.2) Gambar 3.2. Word Count View Toolbar berisi pengaturan jenis tampilan dokumen, antara lain: Print Layout: memberikan tampilan sesuai hasil yang akan diterima pada saat dicetak (default). Full Screen Reading: memberikan tampilan halaman penuh. Web Layout: memberikan tampilan sesuai hasil yang ditampilkan di dalam jendela browser. Outline: memberikan tampilan sesuai heading di dalam dokumen dan tingkatan di dalam struktur dokumen. Draft: memberikan tampilan yang berkelanjutan (menggabungkan seluruh halaman seperti dalam satu gulungan). Tiap halaman dipisahkan oleh garis titik-titik. B. Membuat, menyimpan, menutup, dan membuka dokumen Untuk membuat dokumen baru, dapat dilakukan dengan cara berikut: Klik Office Button>New sehingga muncul jendela baru yang menampilkan bagian New Document. Setelah itu pilihlah Blank Document untuk membuat dokumen. (Dapat juga memilih salah satu dokumen template untuk membuat dokumen baru berdasarkan template yang telah disediakan.) Modul Otomatisasi Perkantoran 9

15 Di dalam Quick Access Toolbar juga terdapat tombol New (Gambar 4) yang berfungsi untuk membuat dokumen baru tanpa melalui jendela baru. Gambar 4. Tombol New di Quick Access Toolbar Sebelum memulai dokumen, sebaiknya atur properti terlebih dahulu. Pengaturan properti mempengaruhi hasil cetakan. Pengaturan properti dapat dilakukan dengan mengklik menu Page Layout. Kemudian pada ribbon Page Setup, klik ikon kecil pada pojok kanan bawah (Gambar 5.1.) sehingga muncul kotak dialog Page Setup (Gambar 5.2). Kotak dialog ini terdiri dari tiga bagian, yaitu Margins, Paper, dan Layout. Klik disini Gambar 4. Gambar 5.1 Ribbon Page Setup Gambar 5.2. Kotak dialog Page Setup Modul Otomatisasi Perkantoran 10

16 Margins: untuk menentukan batas atas (Top), kiri (Left), kanan (Right), dan bawah (Bottom) dokumen, dan ada juga orientasi kertas. Gambar 6 menunjukan margin halaman. Paper Size: untuk menentukan ukuran kertas yang akan digunakan dengan memilih opsinya pada menu drop-down. Jika menginginkan ukuran kertas sendiri, dapat diisi nilainya secara langsung pada kotak Width dan Height. TOP LEFT RIGHT BOTTOM Gambar 6. Margin halaman Modul Otomatisasi Perkantoran 11

17 Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama dokumen yang dibuat akan berurutan, yaitu Document 1, Document 2, Document 3, dan seterusnya. Cara untuk menyimpan dokumen adalah sebagai berikut: 1. Klik Office Button>Save atau Office Button>Save As sehingga muncul kotak dialog Save As (Gambar 8). Gambar 8. Kotak dialog Save As 2. Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut: Save in: tentukan lokasi folder tempat dokumen akan disimpan. File name: ketikkan nama untuk identifikasi dokumen. Save as type: type dokumen, gunakan default yang diberikan, yaitu Word Document Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut. Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik Office Button>Save. Apabila dokumen tersebut hendak disimpan dengan nama yang berbeda, klik Office Button>Save As sehingga caranya sama seperti menyimpan dokumen baru. Apabila dalam Modul Otomatisasi Perkantoran 12

18 menyimpan dokumen, nama yang digunakan sama dengan nama yang sudah ada di dalam folder, maka kotak konfirmasi seperti pada Gambar 9 akan muncul. Gambar 9. Kotak konfirmasi penyimpanan. Replace exiting file: menimpa file yang sudah ada dengan dokuman baru. Save change with a different name: menyimpan dokumen baru denga nama lain. Merge into exiting file: menggabungkan perubahan yang dilakukan kedalam file yang sudah ada. Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah menyimpannya, ada beberapa cara untuk menutup dokumen, yaitu: Klik Office Button>Close. Klik tombol Close Window yang terdapat dalam Title Bar. Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut: Klik Office Button>Open. Klik tombol Open yang terdapat di dalam Quick Access Toolbar. Modul Otomatisasi Perkantoran 13

19 Sehingga muncul kotak dialog Open (Gambar 10), kemudian pilih file dokumen yang hendak dibuka. Gambar 10. Kotak dialog Open Modul Otomatisasi Perkantoran 14

20 KUIS SOAL PILIHAN GANDA Pilihlah jawaban yang paling benar dengan member tanda silang (X) pada huruf a, b, c, d atau e! 1. Microsoft Office merupakan gabungan dari beberapa program aplikasi. Program aplikasi di dalam Microsoft Office yang digunakan sebagai aplikasi pengolah kata adalah. a. Microsoft Visio b. Microsoft Outlook c. Microsoft Excel d. Microsoft Word e. Microsoft Power Point 2. Nama file dan aplikasi yang sedang aktif dapat dilihat pada komponen. a. Menu bar b. Title bar c. Sub-menu d. Scrool bar e. Folder menu 3. Bagian dari aplikasi yang berisi sejumlah bagian yang digunakan untuk melakukan eksekusi perintah disebut. a. Menu bar b. Title bar c. Sub-menu d. Scrool bar e. Folder baru Modul Otomatisasi Perkantoran 15

21 4. Sub menu yang digunakan untuk fasilitas pencetakan dokumen pada Microsoft Word adalah. a. Save b. Save as c. Page setup d. Print e. Print Preview 5. Scroll bar berfungsi untuk menampilkan bagian lain dari dokumen yang sebelumnya tidak terlihat, Scrool bar dibagi menjadi dua jenis yaitu. a. Horisontal dan Vertikal Scroolbar b. Min dan Max Scroolbar c. Right dan Left Scroolbar d. Horisontal dan Left Scroolba e. Up dan Down Scroolbar 6. Selain teks, aplikasi pengolah kata dapat melakukan penyisipan file lain, kecuali. a. gambar b. MP3 c. Tabel d. Simbol e. Grafik 7. Untuk menyisipkan tampilan no.halaman pada kertas kerja Ms.Word maka dilakukan dengan menggunakan fasilitas. a. insert Row b. insert Paragraf c. Insert table d. Insert picture Modul Otomatisasi Perkantoran 16

22 e. Insert page number 8. Dalam pengaturan halaman kerja, diperlukan juga standar pengukuran yang digunakan. Untuk standar pengukuran ini dilakukan dengan masuk ke sub menu.... a. File Save as b. Windows Help c. File Edit d. Tools-Options e. Table-Insert 9. Menampilkan huruf miring dapat dilakukan dengan mengklik ikon. a. Italic b. Align Left c. Underline d. Bold e. Align right 10. Berikut ini adalah beberapa submenu yang terdapat pada menu View, kecuali. a. Header and Footer b. Ruler c. Select All d. Dokumen Map e. Print Layout 11. Microsoft Word menyediakan fasilitas bantuan bila terjadi kesulitan dalam menjalankan fasilitas yang ada. Untuk menjalankan fungsi ini, sub menu yang harus dijlankan adalah. a. Option b. Help c. About Microsoft d. New Windows Modul Otomatisasi Perkantoran 17

23 e. Formula 12. Berikut ini adalah beberapa submenu yang terdapat pada menu Tool, kecuali. a. Spelling and Grammar b. Object c. Speech d. Word Count e. Customize 13. Berikut ini yang bukan merupakan menu bar adalah. a. File b. Edit c. View d. Save e. Tools 14. Ruler merupakan istilah yang ada pada Ms.Word yang menerangkan tentang. a. Peraturan yang harus ditaati dalam menggunakan Microsoft Word b. Cara-cara menjalankan Microsoft Word c. Alat bantu pengukuran dengan menggunakan skala tertentu sesuai dengan setting yang diberikan sebelumnya. d. Penentuan tampilan pada Microsoft Word e. Proses awal pencetakan file 15. Control Button di bagian kiri atas merupakan fasilitas yang dapat digunakan untuk.... a. Print Preview b. Kendali untuk mencetak c. Kendali untuk membuka dan menutup tampilan Word d. Kendali untuk pembuatan file baru Modul Otomatisasi Perkantoran 18

24 e. kendali untuk memperbesar teks yang ada 16. Untuk membatalkan dan kembali ke tampilan sebelumnya adalah salah satu fasilitas yang penting pada Ms.Word. Fasilitas ini dikenal sebagai.... a. Redo b. Paste c. Cut d. Undo e. Replace 17. Untuk pemilihan warna huruf yang akan ditampilkan, menu format telah menyediakan fasilitasnya. Sub menu yang memiliki fungsi ini adalah.... a. Font b. Bullet Numbering c. Paragraf d. Theme e. Style and Formating 18. Pada sebagian dokumen, diperlikan modifikasi berupa penambahan header dan footer. fasilitas ini terdapat pada menu. a. File b. Insert c. Edit d. View e. Format 19. Untuk meyisipkan gambar yang berasal dari sebuah file gambar, menu yang harus diklik, adalah menu. a. File b. Insert Modul Otomatisasi Perkantoran 19

25 c. Edit d. View e. Format 20. nama gambar di atas adala a. Toolbars b. Submenu c. Toolbar Menu d. Toolbar Formating e. Icons SOAL ESSAY 1. Sebutkan 3 tombol dari control size button? 2. Sebutkan macam-macam Ruler? 3. Apa yang di maksud dari mini tool bar? 4. Apakah fungsi dari First line indent? 5. Tombol untuk mengganti model tampilan dokumen terdiri dari? Modul Otomatisasi Perkantoran 20

26 Pilihan Ganda 1. D 11. B 2. C 12. A 3. D 13. E 4. A 14. C 5. B 15. C 6. E 16. D 7. E 17. E 8. E 18. B 9. A 19. B 10. C 20. C Essay 1. Sebutkan 3 tombol dari control size button? 1. Close 2. Restore 3. Minimize 2. Sebutkan macam-macam Ruler? Horizontal ruler dan Vertikal Ruler 3. Apa yang di maksud dari mini tool bar? Perintah yang di gunakan untuk memformat text 4. Apakah fungsi dari First line indent? Berfungsi untuk melakukan perataan sesuai dengan keinginan, baik pada huruf ataupun angka di baris pertama dalam suatu kata ataupun kalimat yang telah di blok. Modul Otomatisasi Perkantoran 21

27 5. Tombol untuk mengganti model tampilan dokumen terdiri dari? Print Layout,Full Screen,Reading,Web Layout, Outline,dan Draft Modul Otomatisasi Perkantoran 22

28 KEGIATAN BELAJAR 2 : MENGOPERASIKAN CARA MICROSOFT WORD Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 Siswa dapat : - Mengaktifkan Microsoft word - Mengedit text - Menggunakan penomeran dan penandaan - Menggunakan table - Menyisipkan objek - Membuat daftar isi - Mencetak URAIAN MATERI A. Memulai Microsoft Word Untuk memulai menjalankan program microsoft word. Silahkan ikuti langkah-langkah berikut : 1. Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows. 2. Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih Microsoft Office Word B. Mengedit Text Mengedit text meliputi menghapus, memilih, menggandakan, dan lain sebagainya. Memilih karakter, kata, baris, dan paragraf Karakter yang terpilih akan ditandai dengan kotak hitam yang menutupinya dan warna karakter akan berubah terang. Untuk memilih karakter yang berurutan, posisikan pointer di belakang karakter pertama, tekan mouse, kemudian seret ke arah karakter-karakter yang dipilih. Untuk kata-kata yang tidak berurutan, tekan tombol Control pada keyboard sebelum berpindah ke kata yang berikutnya. Untuk memilih satu baris, posisikan pointer di sebelah kiri baris sehingga pointer berubah menjadi tanda anak panah, kemudian klik hingga baris tersebut terplih. Untuk memilih satu paragraf, posisikan pointer di atas sembarang teks di dalam paragraf, kemudian klik tiga kali maka seluruh paragraf akan terpilih. Dan untuk memilih seluruh karakter, pilih tab home kemudian pada ribbon pilih select > select all. Modul Otomatisasi Perkantoran 23

29 Menghapus karakter Penghapusan karakter dapat menggunakan tombol Del dan Backspace pada keyboard. Perbedaan diantara keduanya adalah: Apabila titik sisip berada di belakang karakter yang akan dihapus, gunakan tombol Del pada keyboard. Apabila titik sisip berada di depan karakter yang dihapus, tekan tombol Backspace pada keyboard. MenggunakanMenggunakan perintah Copy, Cut, dan Paste Perintah Copy dan paste mempunyai kaitan. Perintah Copy digunakan untuk menggandakan karakter yang terpilih untuk kemudian menempatkannya pada posisi lain, perintah Paste adalah untuk menempatkan hasil pengoperasian perintah tersebut ke tempat yang baru. Perintah Cut digunakan untuk memotong karakter yang terpilih untuk kemudian dipindahkan. Perintah Cut juga memerlukan perintah Paste untuk menempatkan hasil ke tempat yang baru. Bedanya dengan perintah Copy adalah perintah Cut akan menghapus karakter yang berada pada posisi aslinya, sedangkan perintah Copy tidak menghapus karakter pada posisi asli. Perintah Copy, Cut, dan Paste juga berlaku antar dokumen. Menggunakan perintah Undo dan Redo Perintah Undo digunakan untuk mengembalikan aksi yang telah dilakukan ke aksi sebelumnya. Sedangkan Redo adalah sebaliknya. C. Menuliskan dan memformat teks dan paragraph Pengetikan teks dimulai dari titik sisip (titik iterasi). Titik sisip dapat dilihat dari garis hitam yang berkedip di dalam halaman dokumen. Dalam mengetikkan teks, penekanan tombol Enter pada keyboard akan membuat paragraf baru. Untuk membuat hasil yang maksimal, maka diperlukan pemformatan karakter, seperti menentukan jenis huruf, tipe huruf, ukuran huruf, dan lainnya. Pemformatan karakter dapat diterapkan sebelum ataupun sesudah pengetikan. Klik Modul Otomatisasi Perkantoran 24

30 menu Home, kemudian pada ribbon Font klik ikon di pojok kanan bawah (Gambar 11.1) untuk melakukan pemformatan sehingga muncul kotak dialog Font seperti pada Gambar Gambar Ribbon Font Gambar Kotak dialog font Font: untuk menentukan jenis huruf yang digunakan. Font Style: menentukan tipe huruf, yaitu Regular (biasa), Italic (miring), Bold (tebal), dan Bold Italic (tebal dan miring). Size: menentukan ukuran huruf. Font Color: menentukan warna huruf. Effects: untuk membuat efek-efek yang akan diterapkan pada teks Preview: menampilkan contoh hasil pengaturan format teks. Modul Otomatisasi Perkantoran 25

31 Tabel di bawah ini memperlihatkan contoh-contoh hasil pemformatan teks dan penggunaan efek di dalam teks. Format Karakter Regular Bold Italic Bold Italic Underline Bold-Italic-Underline Strikethrough Double Strikethrough Superscript Subscript Shadow Outline Emboss Engrove Small Caps All caps Hidden Hasil Format Karakter Ini contoh teks dengan efek Ini contoh teks dengan efek Ini contoh teks dengan efek Ini contoh teks dengan efek Ini contoh teks dengan efek Ini contoh teks dengan efek Ini contoh teks dengan efek Ini contoh teks dengan efek Ini contoh teks dengan efek Ini contoh teks dengan efek Ini contoh teks dengan efek IIInnniii cccooonnntttooohhh ttteeekkksss dddeeennngggaaannn eeefffeeekk INI CONTOH TEKS DENGAN EFEK INI CONTOH TEKS DENGAN EFEK INI CONTOH TEKS DENGAN EFEK (tidak terlihat) Selain pemformatan huruf, juga ada pengaturan paragraf. Perataan paragraf ada empat macam, yaitu rata kiri (Align Left), rata tengah (Center), rata kanan Modul Otomatisasi Perkantoran 26

32 (Align Right), dan rata kiri kanan (Justified) Contoh penggunaan perataan paragraf: Rata kiri: Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Rata tengah: Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Rata kanan: Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Rata kiri kanan (justified): Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Pengaturan spasi baris adalah pengaturan jarak antarbaris di dalam paragraf. Pengaturan ini dapat dilakukan dengan tombol Line Spacing. Contoh penggunaan Line Spacing Pengaturan spasi baris dengan nilai Single Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Pengaturan spasi baris dengan nilai Double Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Menyisipkan tabulasi juga sering digunakan dalam membuat dokumen. Contoh penggunaannya dapat dilihat pada Gambar 12. Modul Otomatisasi Perkantoran 27

33 Gambar 12. Penggunaan tabulasi di dalam dokumen Cara paling mudah dalam menggunakan tabulasi adalah dengan memposisikan pointer pada Ruler kemudian klik pointer sehingga muncul simbol tabulasi. Untuk menghapus tabulasi, seret simbol tabulasi keluar Ruler. Ada lima alignment yang dapat dipilih, yaitu Left, Center, Right, Decimal dan Bar. D. Menggunakan penomoran dan penandaan Seringkali di dalam dokumen dijumpai penulisan teks dengan penomoran (numbering) dan penandaan (bullet). Program MS Word menyediakan fasilitas. Bullet and Numbering untuk membuat variasi teks. Dalam program word 2007 ini fasilitas Bullet and Numbering dapat dipilih pada Ribbon Home > Paragraph Perhatikan contoh penggunakan penomoran dan penandaan berikut ini : Contoh penandaan : Produk dari MS office antara lain : MS Word MS Excel MS Powerpoint Modul Otomatisasi Perkantoran 28

34 Contoh penomoran : Produk dari MS office antara lain : 1. MS Word 2. MS Excel 3. MS Powerpoint Contoh penggunaan Produk dari MS office antara lain : 1) MS Word a) MS Excel i) MS Powerpoint E. Menggunakan tabel Pada umumnya, penyisipan tabel ke dalam dokumen berfungsi untuk mendukung penjelasan/uraian dokumen. Untuk membuat tabel, pilih Insert, pada ribbon pilih Table, kemudian pilih ukurannya. Dapat juga dengan cara, pilih Insert > Table > Insert Table, kemudian akan muncul dialog box seperti berikut : Modul Otomatisasi Perkantoran 29

35 Number of columns : untuk menentukan jumlah kolom, sebagai contoh isikan 2. Number of rows : Untuk menentukan jumlah baris, sebagai contoh isikan 3. Autofit behavior : untuk pengaturan lebar kolom. Text dapat langsung diketikkan pada sel dalam tabel, hasil dari contoh akan seberti berikut : Untuk membuat tabel menjadi bervariasi, dapat dilakukan dengan : klik tabel yang sudah dibuat, kemudian pada menu akan muncul dua menu tab baru, yaitu design dan layout. Pilih design untuk membuat tabel bervariasi. DAFTAR MATA KULIAH SENIN PENGANTAR BISNIS PROGRAM KEAHLIAN 1 Atau dapat diatur juga mengatur posisi text dalam kolom, mengurutkan data, dan sebagainya yang dapat kita lakukan dengan memilih menu tab layout F. Menyisipkan objek Menyisipkan gambar Modul Otomatisasi Perkantoran 30

36 Gambar dapat disisipkan ke dalam dokumen. Gambar yang disisipkan dapat berupa file gambar atau kumpulan gambar (clip art) yang telah disediakan program MS Word. Untuk menyisipkannya, klik tab menu Insert > Clip Art. Pada bagian Search for: dapat diisi dengan kata petunjuk yang berhubungan, misalnya animals. Maka akan di dapat hasil seperti berikut : Untuk menyisipkan gambar yang diinginkan, tinggal klik gambar yang diinginkan. Berikut ini contoh hasilnya : Modul Otomatisasi Perkantoran 31

37 Untuk menyisipkan gambar dari file, pilih tab menu Insert > Picture sehingga muncul dialog box seperti berikut : Menyisipkan objek AutoShape AutoShape adalah objek-objek dengan bentuk tertentu yang dapat disisipkan ke dalam dokumen. Objek-objek tersebut antara lain bentuk garis, lingkaran, persegiempat, dan lainnya. Untuk Modul Otomatisasi Perkantoran 32

38 menyisipkannya, pilih tab menu Insert > shapes kemudian pilih bentuk objek yang diinginkan. Objek objek tersebut juga dapat disisipi text, seperti contoh : Ini contoh text. Menyisipkan simbol Di dalam dokumen sering kita jumpai beberapa simbol seperti,,, dan lain sebagainya. Cara untuk menyisipkan simol simbol tersebut, pilih tab menu Insert > Simbol kemudian pilih more simbols. Modul Otomatisasi Perkantoran 33

39 Menyisipkan diagram Untuk membuat diagram struktur organisasi seperti contoh di bawah, pilih tab menu Insert > smart art kemudian pilih organization chart Untuk membuat diagram seperti contoh dibawah, pilih tab menu Insert > chart, kemudian ganti nilai sesuai dengan yang dikehendaki Modul Otomatisasi Perkantoran 34

40 Untuk mengganti tipe diagram dapat dilakukan dengan klik kanan diagram, kemudian pilih edit, lalu pada menu pilih edit chart, kemudian pilih tipe yang dikehendaki. MenyisipkanWordArt Teks yang dibuat dengan WordArt akan tampak lebih bervariasi. Salah satu contoh penggunaan WordArt adalah di bawah ini : Cara menggunakannya, pilih tab menu Insert pilih wordart, kemudian pilih tipe yang dikehendaki, setelah itu masukkan text yang ingin di tulis dengan wordart. Menyisipkan nomor halaman Modul Otomatisasi Perkantoran 35

41 Penomoran halaman dapat dilakukan secara praktis. Caranya dengan memilih tab menu Insert > page number, kemudian pilih letak nomor halaman sesuai dengan keinginan, sebagai contoh pilih Bottom of page, maka akan muncul pilihan tipe. Menyisipkan Header and Footer Fasilitas Header and Footer digunakan untuk membuat catatan kaki, penomoran halaman, dan yang lainnya. Untuk masuk ke bagian ini, pilih Insert kemudian tinggal pilih header atau footer. selanjutnya masukkan text untuk header dan footer. Pada saat mengisi text untuk header atau footer, bagian text utama akan disable, atau berwarna redup dan tidak dapat di edit. Untuk mengedit main text, pilih close header and footer pada ribbon. Modul Otomatisasi Perkantoran 36

42 Menyisipkan background atau watermark Jika di kehendaki dalam membuat suatu dokumen diperlukan background atau cap redup transparan pada hasil dokumen dapat dilakukan dengan cara, klik Page layouts > watermarks > custom watermarks. selanjutnya akan muncul dialog box, jika ingin background dengan tulisan maka pilih text watermarks kemudian atur sesuai keinginan. Jika ingin menggunakan background gambar pilih picture watermarks kemudian pilih gambar mana yang akan digunakan sebagai background. Cek juga pada checkbox washout untuk mendapatkan gambar background yang redup sehingga text pada dokumen mudah dibaca. Borders, Shading, dan Drop Cap Beberapa tambahan dalam membuat dokumen tampak lebih menarik seperti contoh dibawah ini: MICROSOFT OFFICE 2007 Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk bekerja dengan table, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, dll untuk bagian MICROSOFT OFFICE 2007 yang berwarna orange serta memiliki garis bawah, dapat dilakukan dengan memblok text tersebut, pilih page layout > page borders, kemudian pilih tab Border, pilih box namun hanya pada bagian bawah text saja, kemudian pilih warnanya. Selanjutnya pilih tab shading kemudian pilih warnanya. Untuk huruf pertama (M) yang berukuran besar dibuat dengan cara, pilih Insert > Drop Cap kemudian pilih jenis yang dikehendaki. Membuat Kolom Modul Otomatisasi Perkantoran 37

43 Untuk membuat kolom seperti contoh di bwah ini,pilih page layouts > columns kemudian tentukan banyaknya kolom yang ingin dibuat. G. Membuat daftar isi MS Word 2007 menyediakan fasilitas yang praktis untuk membuat suatu daftar isi, seperti contoh dibawah ini. Caranya, pilih References > table of content kemudian pilih tipe sesuai dengan yang diinginkan. Jika setelah daftar isi dibuat kemudian terjadi update data, dimana judul dan lokasi halaman tidak sesuai, dapat diatasi dengan klik References > Update table > Update page number only. Vi. Mengedit Text Memilih karakter, kata, baris, dan paragraf Menghapus karakter Menggunakan perintah Copy, Cut, dan Paste Menggunakan perintah Undo dan Redo H. Mencetak Sebelum mencetak dokumen, ada baiknya jika tampilan cetak dilihat terlebih dahulu. Hal ini dapat dilakukan dengan cara klik office button > Print > print Preview. Jika sudah sesuai, cara untuk mencetak adalah dengan klik menu File > Print sehingga muncul kotak dialog Print.. Atur properti atau lakukan pengaturan hasil cetakan yang dihendaki jika diperlukan. Klik OK. Modul Otomatisasi Perkantoran 38

44 1. Ikon berfungsi untuk memformat. a. ketebalan huruf b. ukuran huruf c. huruf bergaris bawah d. jenis huruf e. huruf italic 2. Untuk menyimpan dokumen yang telah dibuat menggunakan ikon. a. b. c. d. e. 3. Jika ingin mencetak dengan model / orientasi kertas secara horisontal maka langkah perintah pengaturan kertas pada Page Setup orientasi yang dipilih adalah. a. Portrait b. Landscape c. Defauld d. Margin e. Multiple 4. Ikon berikut yang merupakan simbol paragraf adalah... a. b. c. d. e. 5. Di bawah ini yang bukan termasuk sub menu insert adalah... a. Auto Text b. Symbol c. Picture d. Office Clipboard e. Field Modul Otomatisasi Perkantoran 39

45 6. Perhatikan ikon atau toolbar berikut! Ikon-ikon di atas yang tepat masuk formatting bar adalah... a. 1 dan 2 c. 2 dan 4 e. 2 dan 3 b. 1 dan 3 d. 3 dan 4 7. Ikon digunakan untuk. a. Memasukkan karakter tertentu yang tidak ada dalam keyboard b. Membuka fasilitas untuk pengetikan teks rumus matematika c. Pengecekan kata atau kalimat dalam tata bahasa inggris. d. Pengaturan perataan obyek terhadap teks e. Membuka obyek gambar 8. Gambar digunakan untuk. a. open b. close c. edit d. exit e. erase 9. Ikon digunakan untuk.... a. membuat folder baru b. membuka folder tempat file akan disimpan c. menentukan type file d. menyimpan folder e. memilih folder lain 10. Nama gambar di samping adalah. Modul Otomatisasi Perkantoran 40

46 a. formating b. name and number c. bulleting d. number e. indent 11. ikon berikut digunakan untuk.. a. jarak spasi b. ukuran dokumen c. ukuran font d. jarak paragraph e. ukuran kertas 12. Jenis toolbar yang memuat ikon seperti berikut : a. Standart b. Drawing c. Mail merge d. Formating e. Picture 13. Sub Menu yang digunakan untuk setting halaman atau kertas adalah.... a. Print b. Open c. Print Priview d. Save as e. Page setup 14. Untuk membuat tulisan seni menggunakan. Modul Otomatisasi Perkantoran 41

47 a. c. e. b. d. 15. Untuk menyisipkan bagan organisasi menggunakan menu. a. Insert Clip Art b. Insert From File c. Insert Obyek d. Insert-Picture e. Insert-Bookmark 16.Perangkat komputer yang hanya berfungsi sebagai alat memasukkan data adalah a. monitor b. prosessor c. keyboard d. punch card e. speaker 17. Yang bukan termasuk struktur tombol pada keyboard adalah. a. keyboard PS/2 b. numeric keypad c. typing keys d. control keys e. function keys 18. Untuk menampilkan huruf kapital terus menerus tanpa menekan tombol shift kita dapat menggunakan tombol a. alt b. ctrl c. delete d. capslock Modul Otomatisasi Perkantoran 42

48 e. backspace 19. Untuk menghapus huruf di sebelah kiri kursor kita menggunakan tombol. a. Alt b. Ctrl c. Delete d. Capslock e. Backspace 20.. Tombol pada keyboard yang berfungsi untuk membatalkan perintah adalah a. Esc b. Enter c. Shift d. Delete e. Backspace PRAKTIKUM 1.1 Modul Otomatisasi Perkantoran 43

49 Ketiklah soal berikut ini a. Tanggal Hari ini b. No Surat : 2305/Pn. Com; c. Hal : Penawaran Personal Computer TOSHIBA d. Isi : 1. Spesifikasi Produk yang ditawarkan Model Name : Satellite L840, Pilihan warna : merah, putih, hitam, metalik Ukuran 13, Harga Rp /per unit 2. Persyaratan Pesanan di atas 5 unit diberi discount 5% Pembayaran tunai melalui Rekening BRI Banjarmasin No rek: Diberi discount 5% Penawaran ini hanya berlaku mulai tanggal...sd... tahun... Kirim surat ke alamat Mr. Gusti Musa Ilyasa PT SINAR GALUH JAYA Jalan Lambung Mangkurat Km 118, Banjarmasin, Kalimantan Selatan INDONESIA *****SELAMAT MENGERJAKAN***** Modul Otomatisasi Perkantoran 44

50 1. A 2. C 3. A 4. D 5. E 6. C 7. D 8. B 9. B 10. D 11. C 12. D 13. E 14. C 15. D 16. A 17. E 18. D 19. E 20. E Modul Otomatisasi Perkantoran 45

51 A. Petunjuk Penilaian Soal Pilihan Ganda Nomor Soal Bobot Soal Jumlah Skor Maksimal soal benar bernilai 5 Jika siswa dapat menjawab semua soal dengan benar maka mendapatkan skor 100 Jika siswa tidak dapat menjawab keseluruhan soal dengan benar, maka mendapatkan skor 0 Penentuan Nilai: N= Skor yang diperoleh x 100 Skor Maksimal B. Petunjuk Penilaian Soal Essay No Butir Pertanyaan Bobot Kriteria Penyekoran Skor Akhir Sebutkan 3 tombol dari control size button? 20 2 Sebutkan macam-macam Ruler? 20 3 Apa yang di maksud dari mini tool bar? 20 Modul Otomatisasi Perkantoran 46

52 4 Apakah fungsi dari First line indent? 15 5 Tombol untuk mengganti model tampilan dokumen terdiri dari? 25 Petunjuk Penyekoran: Soal Nomor 1-3 Skor 20 Skor 15 Skor 10 Skor 5 Skor 0 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/mendekati kajian teori pada modul pembelajaran. Jika peserta didik menjawab tidak terlalu jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Jika peserta didik menjawab tidak sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Jika peserta didik tidak menjawab sama sekali soal yang diberikan. Soal Nomor 4 Skor 15 Skor 10 Skor 5 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/mendekati kajian teori pada modul pembelajaran. Jika peserta didik menjawab tidak terlalu jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Modul Otomatisasi Perkantoran 47

53 Skor 0 Jika peserta didik tidak menjawab sama sekali soal yang diberikan. Soal Nomor 5 Skor 25 Skor 20 Skor 15 Skor 10 Skor 0 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/mendekati kajian teori pada modul pembelajaran. Jika peserta didik menjawab tidak terlalu jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Jika peserta didik menjawab tidak sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Jika peserta didik tidak menjawab sama sekali soal yang diberikan. Modul Otomatisasi Perkantoran 48

54 Tujuan: Lembar Penilaian Afektif digunakan oleh guru untuk mengakses ( mendapatkan informasi tentang minat dan motivasi siswa saat proses pembelajaran berlangsung). Petunjuk: 1. Amati komponen afektif yang tampak dalam proses pembelajaran 2. Ambil posisi tidak jauh dari siswa yang diamati. 3. Berilah tanda cek ( ) pada jalur yang sesuai. No Aspek yang dinilai Skor Nama Siswa A B C D... 1 Mmeperhatikan penjelasan guru Mengikuti proses pembelajaran dengan serius Memperhatikan media pembelajaran Menghargai pendapat teman lain baik lisan maupun tingkah laku Mengungkapkan gagasan/pendapat dengan baik Modul Otomatisasi Perkantoran 49

55 6 Menjawab pertanyaan yang diajukan oleh guru/teman Jumlah Kriteria Pemberian Skor: 2= Sangat Baik 1= Baik 0= Tidak Baik Nilai= Skor yang diperoleh x 100 Skor Maksimal Keterangan: A : = Sangat Baik B : = Baik C : = Cukup D : 40 = Kurang Tujuan : Lembar Penilaian Psikomotor digunakan oleh guru untuk mengakses (mendapatkan informasi) tentang keterampilan psikomotor siswa saat proses pembelajaran sedang berlangsung. Petunjuk : 1. Amati komponen-komponen psikomotor yang tampak dalam proses pembelajaran. 2. Ambil posisi tidak jauh dari siswa yang diamati. 3, Berilah tanda ( ) pada skor yang sesuai. Nama Siswa:... Modul Otomatisasi Perkantoran 50

56 No Aspek Keterampilan Skor Modul Otomatisasi Perkantoran 51

57 DAFTAR RUJUKAN Jubilee Enterprise. Trik Cepat Menguasai MS Word Jakarta : Exel Media Komputindo. Arief Sugiono S.E. Dasar-Dasar Microsoft Office 2007 & Microsoft Windows XP. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia Diakses pada tanggal 28 Oktober Dwi, Astuti Referensi Cepat Menggunakan Microsoft Word. Andi Offset Modul Otomatisasi Perkantoran 52