BAB I PENDAHULUAN. UUD 1945 alinea keempat, yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa. Untuk

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Pembangunan nasional merupakan pembangunan manusia seutuhnya dan pembangunan masyarakat Indonesia seluruhnya. Berbagai program pembangunan yang diselenggarakan oleh pemerintah, baik yang fisik maupun yang bersifat mental pada hakikatnya adalah upaya peningkatan kualitas hidup masyarakat Indonesia. Begitu pula halnya dengan pembangunan dibidang pendidikan sebagai salah satu tujuan nasional bangsa Indonesia yang tercantum dalam Pembukaan UUD 1945 alinea keempat, yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa. Untuk mewujudkan tujuan tersebut pemerintah membangun berbagai sarana pendukung pendidikan, dan salah satunya adalah perpustakaan. Sebagaimana diatur dalam UU No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan bahwa perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, sumber informasi dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa. Perpustakaan juga bertujuan memberikan layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca serta memperluas wawasan dan pengetahuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa ( Di era globalisasi penguasaan ilmu pengetahuan, teknologi dan informasi merupakan tuntutan kebutuhan yang harus terpenuhi. Penguasaan ilmu pengetahuan, teknologi dan informasi merupakan kunci dalam memenangkan tantangan globalisasi. Sedangkan minimnya penguasaan sumber ilmu

2 pengetahuan, teknologi dan informasi akan berujung pada sebuah kemunduran dan kegagalan dalam persaingan di era globalisasi. Sumber daya manusia yang unggul dan kompetitif mensyaratkan dirinya untuk terus belajar sepanjang hayat. Sarana yang penting untuk mendemokratisasikan kesempatan belajar bagi tiap warga masyarakat itu adalah perpustakaan. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Blasius bahwa perpustakaan amat penting bagi kehidupan kultural dan kecerdasan bangsa karena perpustakaan umum merupakan gerbang menuju pengetahuan, mendukung perorangan, dan kelompok untuk melakukan kegiatan belajar seumur hidup, pengambilan keputusan mandiri dan pembangunan budaya (Suharmini, Sri dan Purwono, 2006:8). Perpustakaan umum merupakan salah satu perangkat pemerintah daerah yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada kepala daerah (bupati atau walikota). Perpustakaan umum tersebut milik pemerintah daerah dan dikelola oleh pemerintah daerah yang bersangkutan. Penyediaan dana perpustakaan umum berasal dari masyarakat melalui APBD yang berasal dari pajak dan retribusi yang harus dikembalikan kepada masyarakat dalam bentuk layanan umum. Perpustakaan umum didirikan untuk kepentingan masyarakat. Hal ini sesuai dengan visi dari Pemerintah Kabupaten Asahan , yaitu Terwujudnya Asahan yang Religius, Sehat, Cerdas, dan Mandiri ( Perpustakaan merupakan public service yang bergerak dibidang layanan dan jasa informasi. Dan sebagai public service perpustakaan dituntut untuk menyedikan informasi yang aktual, tepat waktu, berkelanjutan, mudah diakses

3 sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Perpustakaan dinyatakan berhasil jika pengguna jasa perpustakaan merasa puas karena kebutuhannya terpenuhi dan jika perpustakaan itu sudah dimanfaatkan secara optimal oleh pengguna. Perpustakaan dinyatakan baik jika perpustakaan mempunyai persyaratan antara lain koleksi relevan, aktual dan akurat, sumber daya manusia yang profesional, serta sistem layanan yang cepat, didukung oleh sarana prasarana yang memadai. Dipilihnya Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan sebagai lokasi penelitian dikarenakan perpustakaan umum ini memiliki peranan penting bagi masyarakat sekitarnya dalam memberikan layanan informasi yang diperlukan, serta dapat mewujudkan masyarakat dan bangsa yang cerdas. Dengan adanya perpustakaan mampu menjembatani antara mahalnya buku dan kebutuhan informasi masyarakat yang terus meningkat. Perpustakaan dapat berperan sebagai fasilitator untuk menyediakan buku-buku koleksi serta informasi yang berkualitas kepada masyarakat dengan biaya relatif lebih murah. Hal tersebut dengan tegas dinyatakan dalam visi perpustakaan ini yaitu mewujudkan perpustakaan umum sebagai pusat sumber belajar, informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan pengembangan nilai-nilai budaya bangsa. Di dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 tahun 2007 disebutkan bahwa perpustakaan umum merupakan salah satu urusan wajib pemerintah daerah. Sebagai urusan wajib, Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan mempunyai tugas pokok dan fungsi utamanaya yaitu menghimpun, memelihara, melestarikan, mengolah dan menyajikan informasi, serta memberdayakannya kepada seluruh lapisan masyarakat.

4 Perpustakaan umum menjalankan perannya sebagai suatu lembaga yang netral di dalam masyrakat, yaitu dengan menyediakan isi-isu terbaru sehingga sering dijadikan tempat bahan rujukan dalam mencari informasi, dan masyarakat dapat memberdayakan diri mereka sendiri melalui perpustakaan dengan mendapatkan berbagai informasi yang sesuai dengan kebutuhan profesi dan bidang tugas masing-masing. Pada akhirnya bermuara pada tumbuhnya masyarakat yang berinformasi dengan baik, berkualitas dan demokratis. Supriyanto mengemukakan bahwa kondisi perpustakaan sekarang pada umumnya ditandai oleh kurang dimanfaatkannya koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan, pelayanan tidak mencapai sasaran secara efektif, persepsi masyarakat yang kurang baik terhadap perpustakaan dan profesi pustakawan, kualitas dan jumlah pustakawan yang masih lemah dan terbatas, minat baca masyarakat yang masih rendah dan diperburuk dengan produksi buku nasional yang masih rendah ( Demikian pula yang terjadi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan sebagai salah satu perpustakaan umum yang bergerak di bidang pelayanan informasi. Perpustakaan daerah dituntut untuk dapat mencermati, tanggap terhadap kebutuhan serta memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat penggunanya. Tapi hal tersebut sepertinya belum dilakukan secara optimal, mengingat adanya keluhan-keluhan dari masyarakat mengenai kemampuan petugas dalam proses pelayanan, terbatasnya koleksi buku dan sarana prasarana lainnya.

5 Proses pengolahan data yang dilakukan pada sistem pelayanan peminjaman dan pengembalian buku (pelayanan sirkulasi) di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan pada umumnya masih bersifat manual, seperti pencatatan pada data anggota, data buku, data peminjaman dan pengembalian juga masih manual yaitu berupa arsip dokumen. Hal ini membuat proses pelayanan peminjaman dan pengembalian buku berjalan lamban, apalagi saat pengunjung datang secara bersamaan mengakibatkan antrian dalam proses peminjaman dan pengembalian buku karena hanya dilayani oleh satu petugas. Para pengunjung perpustakaan baik mahasiswa, pelajar atau para pengunjung lainnya juga masih mengisi buku tamu dengan cara yang manual. Waktu tenggang peminjaman buku juga masih dirasa belum cukup memadai. Peminjam hanya diberi waktu tiga hari untuk meminjam kemudian mengembalikan buku tersebut pada waktu yang telah ditentukan (Sumber: wawancara prapenelitian pada 21 Februari 2013). Ketersediaan katalog tidak membantu pengunjung dalam mencari bukubuku yang diinginkan, ketika mereka mencari pada rak-rak buku yang ada, buku yang dicari tidak ditemukan pada tempat yang seharusnya. Hal ini seringkali membuat para pengguna jasa perpustakaan menjadi kebingungan dan kesulitan dalam menemukan buku yang mereka perlukan. Dan akhirnya harus mencari langsung pada rak-rak buku tersebut. Katalog berbentuk buku telah lama digunakan di perpustakaan. Katalog ini sering disebut katalog tercetak (printed catalog). Kelemahannya ialah setiap kali perpustakaan memperoleh buku baru maka katalog buku sudah ketinggalan zaman karena setiap kali perpustakaan

6 menambah buku baru, berarti katalog sebelumnya harus diperbaharui kembali. Pengunjung kesulitan mencari informasi buku karena katalog masih dalam bentuk buku besar. Dengan demikian katalog berbentuk buku kurang fleksibel. Cara ini dapat diatasi dengan menerbitkan katalog tambahan (suplemen), namun cara ini tetap tidak efektif. Biaya pembuatan katalog berbentuk buku cenderung mahal, karena bentuk dan jumlah cantumannya sering berubah ( Secara umum pelayanan merupakan salah satu kegiatan perpustakaan yang penting dan harus dilakukan secara baik. Pelayanan dilakukan pada hal-hal yang berkaitan langsung dengan tugas pokok organisasi. Keberhasilan perpustakaan umum dalam menjalankan tugas dan fungsinya tidak terlepas dari masyarakat dan pelayanan yang diberikan secara efektif dan efisien. Kebutuhan masyarakat akan informasi menjadi hal yang penting untuk diperhatikan. Pelayanan peminjaman dan pengembalian buku merupakan salah satu aspek pembinaan perpustakaan yang memiliki pengaruh dan peranan yang sangat besar dalam memperlancar layanan maupun pelaksanaan fungsi perpustakaan. Pelayanan yang baik membuat para pengunjung merasa nyaman berada di perpustakaan yang diharapkan dapat meningkatkan minat pengguna untuk mengunjungi dan memanfaatkan layanan perpustakaan. Pelaksanaan pelayanan ini adalah tugas yang berat, karena menyangkut setiap aspek kehidupan masyarakat. Menyadari tugas yang berat ini, maka perlu diadakan perbaikan pelayanan dan keseriusan kerja dari setiap pegawai yang

7 bertugas, karena pelayanan dan kepuasan adalah kunci keberhasilan kegiatan yang dilakukan oleh setiap organisasi. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul Efektifitas Pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku Bagi Masyarakat pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Asahan. 1.2 Perumusan Masalah Untuk mempermudah di dalam penelitian perlu ditegaskan dan dirumuskan secara jelas mengenai masalah di atas sehingga proses penyajian benar-benar terarah dalam menginterpretasikan fakta dan datanya. Maka penulis dalam melakukan penelitian ini merumuskan masalah sebagai berikut: Bagaimana Efektifitas Pelayanan Peminjaman dan Pengembalian Buku Bagi Masyarakat pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan?. 1.3 Tujuan Penelitian Setiap penelitian memiliki tujuan yang hendak dicapai, sesuai dengan judul yang dikemukakan maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana efektifitas pemberian pelayanan peminjaman dan pengembalian buku pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan.

8 1.4 Manfaat Penelitian Suatu penelitian diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak terkait. Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah : 1. Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat memperkaya khasanah dan sumber bacaan di Departemen Ilmu Administrasi Negara FISIP USU dan bagi kalangan peneliti lainnya sebagai kerangka ilmiah untuk melakukan penelitian selanjutnya. 2. Secara subjektif, penelitian ini berguna untuk melatih dan mengembangkan pengetahuan dan wawasan dalam peningkatan kemampuan berpikir dan membuat suatu karya tulis dibidang ilmiah. 3. Secara praktis, penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan bagi setiap perpustakaan pada umumnya dan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan khususnya dalam meningkatkan pelayanan. 1.5 Kerangka Teori Sebelum melakukan penelitian lebih lanjut, penulis perlu mengemukakan teori-teori sebagai kerangka berpikir yang berguna untuk menggambarkan dari sudut mana penelitian melihat masalah yang akan diteliti. Teori adalah serangkaian asumsi, konsep, kontruksi, defenisi, dan proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara merumuskan hubungan antar konsep (Singarimbun dan Sofian Efendi, 1995:37). Dalam penelitian ini, maka teori-teori yang dipakai adalah sebagai berikut:

9 1.5.1 Efektifitas Pengertian Efektifitas Dalam pengertian teoritis atau praktis, tidak ada persetujuan yang bersifat universal mengenai apa yang dimaksud dengan keefektifan karena ada begitu banyak defenisi yang menjelaskan tentang keefektifan. Oleh karena itu dalam penelitian ini dikemukakan beberapa defenisi tentang keefektifan ataupun efektifitas. Efektifitas berasal dari kata efektif yang berarti mempunyai nilai efektif, pengaruh atau akibat, bisa diartikan sebagai kegiatan yang bisa memberikan hasil yang memuaskan, dapat di katakan juga bahwa efektifitas merupakan keterkaitan antara tujuan dan hasil yang dinyatakan, dan menunjukan derajat kesesuaian antara tujuan yang di nyatakan dengan hasil yang dicapai (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2005:284). Efektifitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya. Efektifitas menunjukkan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektifitasnya (Sondang P. Siagian, 2000:24). Ahli lainnya yang mengemukakan defenisi dari efektifitas adalah Warsita, menurutnya efektifitas lebih menekankan pada perbandingan antara rencana dengan tujuan yang dicapainya ( d055_ _chapter2.pdf).

10 Berdasarkan beberapa defenisi yang telah dipaparkan di atas, dapat disimpulkan bahwa efektifitas adalah suatu aktifitas atau kegiatan dalam rangka mencapai sasaran atau tujuan awal yang telah ditentukan sebelumnya dan mengandung beberapa unsur penting, yaitu: 1. Pencapaian tujuan, suatu kegiatan dikatakan efektif apabila dapat mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. 2. Ketepatan waktu, suatu kegiatan dikatakan efektif apabila kegiatan-kegiatan tersebut dapat terlaksana dan selesai tepat pada waktu yang telah ditentukan. 3. Manfaat, adanya manfaat yang dirasakan oleh masyarakat pengguna jasa yang ada disekitarnya. 4. Hasil, suatu kegiatan dikatakan efektif apabila memberikan hasil sesuai dengan harapan masyarakat Perspektif Keefektifan Perspektif keefektifan diidentifikasi melalui tiga bagian berikut ini (Hermawan Sofyandi dan Iwa Garniwa, 2007:34-36): a. Keefektifan Individual Perspektif ini menekankan pelaksanaan tugas pekerjaan atau anggota dari organisasi itu. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan adalah bagian dari pekerjaan atau posisi dalam organisasi tersebut. Para manajer secara rutin menaksir keefektifan individu melalui proses evaluasi prestasi. Evaluasi ini menjadi dasar untuk kenaiikan gaji, promosi, dan jenis imbalan lain yang diberikan organisasi tersebut.

11 Sumber keefektifan individual mencakup kemampuan, keahlian, pengetahuan, sikap, motivasi, dan stres. Perbedaan individual dalam bidang ini menyebabkan perbedaan keefektifan individual. b. Keefektifan Kelompok Individu-individu jarang bekerja terpisah dari pekerja lain di dalam sebuah organisasi, setiap individu bekerja dalam kelompok. Oleh karena itu manajer perlu mempertimbangkan perspektif keefektifan kelompok. Dalam beberapa hal, keefektifan kelompok adalah jumlah sumbangan dari seluruh anggotanya. Dalam hal lain, keefektifan kelompok melebihi jumlah sumbangan individual. Sebab-sebab keefektifan kelompok mencakup kepanduan, kepemimpinan, struktur, status, peranan, norma-norma. c. Keefektifan Organisasi Karena organisasi terdiri dari individu dan kelompok, keefektifan organisasi adalah fungsi dari keefektifan individu dan kelompok. Meskipun demikian, keefektifan organisasi melebihi jumlah keefektifan individu dan kelompok. Organisasi dapat memperoleh prestasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan jumlah prestasi masing-masing bagiannya. Dasar rasional penggunaan organisasi sebagai alat untuk mengerjakan pekerjaan ialah bahwa organisasi dapat mnyelesaikan pekerjaan itu lebih baik dari usaha individu manapun. Sebab-sebab keefektifan organisasi mencakup lingkungan, teknologi, pilihan strategis, struktur, proses dan kebudayaan.

12 Keefektifan Individual Keefektifan Kelompok Keefektifan Organisasi Gambar Tiga Perspektif Keefektifan Hubungan antara ketiga perspektif tersebut di atas disajikan pada gambar di atas. Panah penghubung menunjukkan bahwa keefektifan kelompok tergantung pada keefektifan individu, keefektifan organisasi tergantung pada keefektifan kelompok. Hubungan yang pasti diantara ketiga perpektif tersebut bervariasi, tergantung kepada berbagai faktor seperti jenis organisasi, pekerjaan yang dilakukan, dan penggunaan teknologi dalam melakukan pekerjaan tersebut Efektifitas Organisasi Quinn dan Rohrbaugh (Kasim, 1993:87-92) perspektif teoritis dari pada kriteria efektifitas organisasi diklasifikasikan menjadi empat model yaitu: a. Model Tujuan Rasional Model tujuan rasional menekankan pada perumusan tujuan, perencanaan, evaluasi dan produktifitas. Kelebihan model ini dalam mengevaluasi efektifitas organisasi adalah berdasarkan penilaian atas dasar kriteria pribadi (value judgment) si penilai. Dilain pihak, pendekatan yang berdasarkan tujuan ini diragukan objektifitasnya, karena kenyataan sebagian besar organisasi mempunyai tujuan-tujuan yang saling bertentangan, dan tujuan resmi biasanya tidak jelas.

13 b. Model Hubungan Manusia Model yang menekankan pada moral karyawan, kepemimpinan, pengembangan sumber daya manusia dan aspek peranan informal dari perilaku organisasi. Kekuatan model ini yang utama adalah anggota organisasi diperlakukan sebagai manusia dan tidak semata-mata sebagai salah satu faktor produksi. Tetapi model ini juga mempunyai kelemahan yaitu cenderung mengabaikan perspektif makro (organisasi secara keseluruhan) dan hampir sepenuhnya memfokuskan kepada objek manusia. c. Model Sistem Terbuka Model ini memfokuskan pada hubungan antar organisasi dan lingkungannya. Secara teoritis, model ini lebih komperhensif dari pada model-model lainnya, sebab organisasi dianggap sebagai suatu yang dinamis dalam kerangka lingkungan yang lebih luas. Kelemahannya adalah tidak mungkin direalisasikan dalam studi yang sebenarnya karena kompleksnya model dan hubungan antara elemen-elemennya, selain itu paradigma yang mengasumsikan bahwa organisasi dianggap bersifat reaktif semata-mata dalam hubungannya dengan lingkungan. d. Model Proses Internal Model ini memusatkan perhatiannya pada proses pengolahan informasi dan pembuatan keputusan dalam organisasi. Kekuatan model ini adalah karena mengevaluasi efektifitas organisasi berdasarkan proses daripada berdasarkan tujuan akhir. Kelemahannya terletak pada kesulitan dalam

14 mengidentifikasi, mengukur dan melaporkan proses-proses internal organisasi Pelayanan Pengertian Pelayanan Publik Pelayanan pada dasarnnya dapat didefinisikan sebagai aktifitas seseorang, sekelompok dan organisasi baik langsung maupun tidak langsung untuk memenuhi kebutuhan. Definisi pelayanan publik menurut Sinambela adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah terhadap sejumlah manusia yang memiliki setiap kegiatan yang menguntungkan dalam suatu kesatuan dan menawarkan kepuasan meskipun hasilnya tidak terikat pada suatu produk secara fisik. Moenir menjelaskan bahwa pelayanan adalah proses pemenuhan kebutuhan melalui aktifitas orang lain secara langsung. Sedangkan menurut Dwiyanto pelayanan publik dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktifitas yang dilakukan oleh birokrasi publik untuk memenuhi kebutuhan warga pengguna. Pengguna atau pelanggan yang dimaksud adalah warga negara yang membutuhkan pelayanan publik ( preview.html). Berdasarakan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No.63 Tahun 2003, defenisi pelayanan publik adalah segala bentuk pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan peraturan perundang-undangan. Selanjutnya berdasarkan UU No. 25 Tahun

15 2009, pelayanan publik didefenisikan sebagai kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administrasi yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Dari beberapa penjelasan sebelumnya maka penulis dapat menyimpulkan bahwa pelayanan publik adalah pemenuhan keinginan dan kebutuhan masyarakat oleh penyelenggara pelayanan dalam hal ini organisasi atau lembaga/institusi Kualitas Pelayanan Publik Secara teoritis tujuan pelayanan publik pada dasarnya adalah memuaskan masyarakat pengguna sebagai konsumen dari pelayanan-pelayanan tersebut (Poltak Sinambela, dkk, 2006:6). Untuk mencapai kepuasan tersebut dituntut kualitas pelayanan prima yang tercermin dari: a. Transparansi, yaitu pelayanan yang diberikan harus bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti. b. Akuntabilitas, yakni pelayanan tersebut harus dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. c. Kondisional, yakni pelayanan yang diberikan harus sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektifitas.

16 d. Partisipatif, yaitu pelayanan tersebut harus dapat mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat. e. Kesamaan hak, yaitu penyelenggaraan pelayanan yang tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, agama, ras, golongan, gender, status sosial dan ekonomi. f. Keseimbangan hak dan kewajiban, yaitu pelayanan yang mempertimbangkan aspek keadilan antara pemberi dan penerima pelayanan publik Standar Pelayanan Publik Setiap penyelenggaraan pelayanan publik harus memiliki standar pelayanan dan dipublikasikan sebagai jaminan adanya kepastian bagi penerima pelayanan. Standar merupakan ukuran yang dibakukan dalam penyelenggaraan pelayanan publik yang wajib ditaati oleh pemberi dan atau penerima pelayanan. Berdasarkan keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. 63 Tahun 2003, standar pelayanan meliputi : a. Prosedur Pelayanan Setiap pelayanan publik yang diberikan harus memiliki prosedur pelayanan yang harus ditaati oleh pemberi dan penerima pelayanan termasuk dalam hal ini adalah pengaduan, yaitu jika terdapat ketidaksesuaian di dalam prosedur tersebut.

17 b. Waktu Penyelesaian Waktu penyelesaian yang ditetapkan sejak saat pengajuan permohonan sampai dengan penyelesaian pelayanan. c. Biaya Pelayanan Biaya atau tarif pelayanan termasuk rinciannya yang ditetapkan dalam proses pemberian pelayanan. d. Produk Pelayanan Hasil pelayanan yang akan diterima sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. e. Sarana dan Prasarana Penyediaan sarana dan prasarana pelayanan yang memadai oleh penyelenggara pelayanan publik. f. Kompetensi Petugas Pemberi Pelayanan Publik Kompetensi petugas pemberi pelayanan harus ditetapkan dengan tepat berdasarkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, sikap, dan perilaku yang dibutuhkan Pelayanan Sirkulasi di Perpustakaan Pengertian Sirkulasi Kata sirkulasi berasal dari Bahasa Inggris Circulation yang berarti perputaran, peredaran, seperti pada sirkulasi udara, sirkulasi uang dan sebagainya. Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya

18 adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan (Lasa, H.S, 1990:1). Salah satu kegiatan utama atau jasa utama perpustakaan adalah peminjaman buku dan materi lainya. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan nama sirkulasi artinya peminjaman. Bagian ini, terutama meja sirkulasi, seringkali di anggap ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian inilah yang pertama kali berhubungan dengan pengguna atau pemakai serta paling sering di gunakan pemakai, karenanya unjuk kerja staf sirkulasi dapat berpengaruh terhadap citra perpustakaan (Sulistiyo, 2000:257) Tujuan Pelayanan Sirkulasi Menurut Lasa H.S ( pelayanan-sirkulasi-di-perpustakaan/), pelayanan sirkulasi merupakan ujung tombak pelayanan pada sebuah perpustakaan. Jenis pelayanan ini merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan, yang bertujuan: a. Supaya mereka (pengguna) mampu memanfaatkan. b. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya, kapan koleksi kembali. c. Terjadinya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas. d. Diperoleh data kegiatan perpustakaan, terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi. e. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.

19 Sistem Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan Menurut Qalyubi dan kawan-kawan, pelayanan di perpustakaan lazimnya menggunakan dua sistem ( pelayanan-sirkulasi-di-perpustakaan/ ), yaitu sebagai berikut : a. Terbuka (Open Access) Sistem terbuka membebaskan pengunjung ketempat koleksi perpustakaan dijajakan. Mereka dapat melakukan browsing atau membuka-buka, melihatlihat buku, mengambil sendiri. Ketika bahan tidak cocok, mereka dapat memilih bahan lain yang hampir sama atau bahkan yang berbeda. Keutungan sistem terbuka : 1. Pemakai dapat melakukan browsing (melihat-lihat koleksi sehingga mendapatkan pengetahuan yang beragam). 2. Memberi kepuasan kepada pengguna karena pengguna dapat memilih sendiri koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya. 3. Tenaga yang dibutuhkan tidak banyak. Kelemahan sistem terbuka: 1. Pemakai banyak yang salah mengembalikan koleksi pada tempat semula sehingga koleksi bercampur aduk. 2. Petugas setiap hari harus mengontrol rak-rak untuk mengetahui buku yang salah letak. 3. Kehilangan koleksi relatip besar.

20 b. Tertutup (Closed Access) Di dalam sistem tertutup pengunjung tidak diperkenankan masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengembalikan bahan pustaka untuk para pengunjung. Kelebihan sistem tertutup: 1. Koleksi akan tetap terjaga kerapianya. 2. Koleksi yang hilang dapat diminimalkan. Kelemahanya sistem tertutup: 1. Banyak waktu yang diperlukan untuk memberikan pelayan. 2. Banyak waktu yang diperlukan untuk mengisi formulir dan menunggu bagi yang mengembalikan bahan-bahan pustaka. 3. Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan Kegiatan pada bagian sirkulasi terdiri beberapa macam meliputi (Purwono, 2001:134): a. Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan. b. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, pengunduran diri dari anggota perpustakaan. c. Mengurusi keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam seperti denda.

21 d. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya. e. Tugas berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak. f. Bertanggungjawab atas segala berkas peminjam g. Pembuatan statistik. h. Peminjaman antar perpustakaan. i. Mengawasi urusan penitipan, tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan. 1.6 Defenisi Konsep dan Defenisi Operasional Konsep adalah istilah dan defenisi yang digunakan untuk menggambarkan secara abstrak sebuah kejadian, kelompok atau individu yang menjadi pusat perhatian ilmu sosial (Masri Singarimbun dan Sofian Effendi, 1995:33). Melalui konsep kemudian peneliti diharapkan dapat menyederhanakan pemikirannya dengan menggunakan satu istilah untuk beberapa kejadian (events) yang berkaitan satu dengan yang lainnya. Defenisi opersional adalah unsur penelitian yang memberitahukan bagaimana cara mengukur suatu variabel. Dengan kata lain, defenisi operasional adalah semacam petunjuk pelaksanaan bagaimana cara mengukur suatu variabel (Masri Singarimbun dan Sofian Effendi, 1995:33). Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya, bahwa pada penelitian kali ini penulis bermaksud hendak mengukur keefektifan sebuah sistem kearsipan

22 terhadap pelayanan. Oleh karena itu penulis menggunakan konsep dan beberapa indikator sebagai berikut: Tabel 1.1 Defenisi Konsep dan Defenisi Operasional Konsep Variabel Indikator Efektifitas pelayanan Efektifitas a. Prosedur dan proses pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang mudah dan sederhana. kegiatan-kegiatan pelayanan peminjaman peminjaman dan b. Waktu yang dibutuhkan pada proses pelayanan tepat dan dan pengembalian pengembalian singkat. (sirkulasi) bahan buku c. Biaya pelayanan yang pustaka yang dilakukan ekonomis. dalam rangka d. Pelayanan yang diberikan pencapaian sasaran sesuai dengan kebutuhan/yang dengan tepat yang dikehendaki masyarakat berkaitan dengan pengguna jasa perpustakaan. tujuan-tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. e. Ketersediaan bahan pustaka yang lengkap dan memenuhi Komponen dari kebutuhan informasi efektifias tersebut yaitu: masyarakat pengguna jasa a. Pencapaian tujuan b. Ketepatan waktu c. Manfaat d. Hasil perpustakaan. f. Ketersedian sarana pendukung serta sarana pelengkap yang memadai. e. Kompetensi petugas g. Kenyamanan memperoleh layanan yang berkaitan dengan kondisi umum di perpustakaan. h. Tersedianya petugas pelayanan yang profesional dan memadai.

23 1.7 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan penelitian ini dibuat untuk menjelaskan secara garis besar mengenai isi dari penelitian yang penulis susun ini. Sistematika penulisan penelitian yang akan penulis susun adalah sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Bab ini mengemukakan mengenai latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, kerangka teori, defenisi konsep dan defenisi operasional, dan sistematika penulisan. BAB II : METODELOGI PENELITIAN Bab ini berisikan tentang bentuk penelitian, lokasi penelitian, populasi dan sampel, teknik pengumpulan data, instrumen penelitian, validitas dan reliabilitas, hasil uji coba alat ukut dan teknik analisa data. BAB III : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN Bab ini memuat mengenai gambaran umum, visi dan misi, tugas dan fungsi, struktur organisasi dan data-data mengenai Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan. BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Bab ini berisikan seluruh rangkaian hasil penelitian yang dirangkum dan pembahasan yang memuat tentang deskripsi hasil penelitian. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan kesimpulan dari hasil penelitian dan pemberian saran dari penulis yang dianggap penting.