IJCSS - Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed - FTI UNSA - ijcss.unsa.ac.id

Transkripsi

1 PEMBANGUNAN SISTEM INVENTARIS GUDANG PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 3 PACITAN Richo Deska Herwiatmoko, Bambang Eka Purnama, Indah Uly Wardati [email protected] ABSTRACT: SMK Negeri 3 pacitan is a school that is located in the Village District Ploso pacitan lined with SMA Negeri 1 Pacitan and SMK Negeri 1 Pacitan. Distance from city to SMK Negeri 3 Pacitan journey is only about 2 km. One of the systems needed at SMK Negeri 3 Pacitan is Warehouse Inventory System. The inventory system refers to the income and expenditure activities at SMK Negeri 3 Pacitan warehouse. The system is made with a single user system and using Microsoft Visual Basic. Net, Microsoft Office Access 2003 and Windows XP as the operating system. The system includes a data inventory and distribution of incoming goods.. With a system as above, Pacitan SMK Negeri 3 is expected to assist the processing of inventory in the warehouse SMK Negeri 3 Pacitan who use computers as a primary tool properly and on time. Keywords: Inventory System Abstraksi : SMK Negeri 3 pacitan merupakan sekolah yang terletak di Kelurahan Ploso Kabupaten pacitan yang berjajar dengan SMA Negeri 1 Pacitan dan SMK Negeri 1 Pacitan. Jarak Dari kota ke SMK Negeri 3 Pacitan menempuh perjalanan hanya sekitar 2 km. Salah satu sistem yang dibutuhkan pada SMK Negeri 3 Pacitan adalah Sistem Inventaris Gudang. Sistem inventaris ini mengacu pada kegiatan pemasukan dan pengeluaran barang pada gudang SMK Negeri 3 Pacitan. Sistem ini dibuat dengan sistem satu user dan menggunakan Microsoft Visual Basic.Net, Microsoft Office Access 2003 dan Windows XP sebagai operasi sistemnya. Sistem ini meliputi data inventaris barang masuk dan pendistribusian.. Dengan sistem seperti diatas, SMK Negeri 3 Pacitan diharapkan dapat membantu proses pengolahan inventaris pada gudang SMK Negeri 3 Pacitan yang menggunakan komputer sebagai alat bantu utama dengan baik dan tepat waktu. Kata kunci : Sistem Inventaris Gudang 1.1 Latar Belakang Masalah SMK Negeri 3 Pacitan yang terletak di jalan Letjend Suprapto. 47 Pacitan ini merupakan salah satu sekolah kejuruan yang ada di kota Pacitan. Jumlah pendidik dan peserta didik di SMK Negeri 3 Pacitan adalah 923 siswa, 69 Guru PNS, 13 GTT, 4 Pegawai PNS, dan 15 PTT. SMK Negeri 3 Pacitan juga memiliki beberapa kompetensi keahlian diantaranya Teknik Kendaraan Ringan (TKR), Teknik Sepeda Motor (TSM), Teknik Audio Video (TAV), Jasa Boga (JBG), Busana Butik (BsB), dan Teknik Hasil Perikanan (TPHPi). (profil smkn 3 pacitan, 2013). Sistem administrasi yang ada di Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan ini masih banyak dilakukan secara tertulis dan dibukukan ke dalam buku catatan diantaranya inventarisasi gudang, pinjam barang sarpras dan pembayaran iuran komite sekolah, sehingga proses pengolahan dan keamanan data kurang terjamin serta proses penyediaan, pengecekan, dan pengolahan data memerlukan waktu yang cukup lama. Sistemsistem informasi harus terlaksana secara efektif dan akurat agar tidak terjadi kesalahan dalam pengolahan data tanpa menyimpang dari prosedur yang telah ditentukan. (wawancara Ka. TU SMKN 3 Pacitan ). Sehubungan dengan hal tersebut, maka penulis bermaksud ingin memecahkan salah satu masalah yang sekarang ini sangat dibutuhkan di Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 pacitan yaitu membangun sistem informasi dan inventaris kepada sistem yang bersifat komputerisasi khususnya program, dengan menggunakan Visual Basic sehingga sistem yang dimiliki nantinya akan lebih efektif, cepat dan akurat serta mudah dalam penggunaan dan pengolahan data. Oleh karena, penulis mengangkat permasalahan pada sistem aplikasi inventaris dengan judul Pembangunan Sistem Inventaris Gudang Pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan. 1.2 Rumusan Masalah 1. Sistem inventarisasi yang masih dilakukan dengan menulis pada buku, sehingga tingkat keakuratan dan keamanan data kurang. 2. Sering terjadi ketidak sinkron data antara petugas dengan penerima. 3. Bagaimana membangun dan membuat laporan sistem inventaris gudang pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan? 1.3 Batasan Masalah 1. Penelitian membatasi hanya pada pengelolaan dan pelaporan pada ISSN : (Print) (Online) (CDROM) 1

2 Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan. 2. Penelitian dilakukan pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan. 3. Aplikasi yang digunakan untuk membuat Sistem Inventaris Gudang Pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan adalah Visual Basic.Net untuk pemrograman dan Microsoft Acces 2003 untuk database. 1.4 Tujuan Penelitian 1. Menghasilkan Sistem Inventaris Gudang Pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan yang berbasis komputerisasi. 2. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi serta untuk mempermudah proses input data, pengelolaan dan laporan oleh petugas inventaris. 1.5 Manfaat Penelitian 1. Memberikan kemudahan kepada petugas inventaris untuk menginputkan data dan pengolahan data. 2. Memudahkan laporan pengelolaan data inventaris gudang. 2.1 Landasan Teori Inventaris Inventarisasi barang merupakan pencatatan data yang berhubungan dengan barang atau aset dalam instansi tersebut. Umumnya kegiatan dalam invntarisasi barang adalah pencatatan pengadaan barang, penempatan, mutasi dan pemeliharaan (Lestari, 2011) Sistem Menurut Fat pengertian sistem adalah sebagai berikut Sistem adalah suatu himpunan suatu benda nyata atau abstrak (a set of thing) yang terdiri dari bagian bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan, berhubungan, berketergantungan, saling mendukung, yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan (Unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif Komputer Komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data dengan cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan agar secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memrosesnya, dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkahlangkah instruksi program (Sistem Operasi) yang tersimpan di didalam penyimpannya (stored program). 2.2 Tinjauan Pustaka Menurut penelitian Adita Ayu Prawiyanti pada tahun 2013 dalam papernya yang berjudul PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI INVENTARIS PROGRAN STUDI TEKNIK INFORMATIKA UNIVERSITAS SURAKARTA. Dijelaskan bahwa perkembangan teknologi elektronika di Indonesia saat ini sangat pesat, khususnya dibidang komputer mengalami perkembangan yang sangat signifikan. Komputer dapat digunakan untuk mengolah data yang menghasilkan sebuah informasi. Sebagian besar instansi membutuhkan komputer untuk mengolah data. Salah satu kegiatan di instansi pendidikan membutuhkan komputer untuk mengolah data adalah kegiatan inventarisasi barang. Adapun tujuan penulis dalam penyusunan penelitian ini adalah menghasilkan sebuah rancangan sistem informasi inventaris pada program studi teknik informatika fakultas teknologi informatika unversitas surakarta yang dapat digunakan sebagai titik awal pembuatan sistem informasi inventaris yag nantinya difungsikan sebagai media penyampaian informasi. Adanya rancangan sistem informasi inventaris di program studi teknik informatika ini dapat mempermudah untuk pembuatan sistem informasi inventaris yang dapat mengetahui data inventaris yang dimiliki. Dapat menyajikan laporan data inventaris tepat waktu sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih cepat. Mempermudah dalam proses back up data. Menutut penelitian Hisyam Wahid Luthfi pada tahun 2012 yang berjudul SISTEM INFORMASI PERAWATAN DAN INVENTARIS LABORATORIUM PADA SMK NEGERI 1 REMBANG BERBASIS WEB. Dijelaskan bahwa Informasi yang cepat dan akurat dalam pengambilan keputusan yang tepat perlu dikembangkan sistem pengolahan data dengan baik. Karena itu harus diperlukan alat yang dapat melakukan tugas-tugas tersebut secara cepat dan akurat yaitu komputer yang keunggulan dalam pemrosesan data baik yang harus diolah, disimpan, disajikan, dianalisa ketepatannya dan kecepatan hasil yang dicapai. Kelebihan lain dari komputer yaitu dapat menangani ratusan data setiap harinya dan dapat memproses data yang besar tanpa adanya kesalahan dan tanpa henti. Hasil dari penelitian tersebut digunakan untuk Mempermudah segala kegiatan di laboratorium khusunya SMK Negeri 1 Rembang Menurut Rianto dalam penelitiannya pada tahun 2013 SISTEM INFORMASI INVENTARISASI ALAT / BARANG DI SMKN ISSN : (Print) (Online) (CDROM) 2

3 1 JENANGAN PONOROGO BERBASIS WEB. Disebutkan Pada saat ini proses inventari alat / barang dilakukan secara manual, sehingga memerlukan waktu yang lama untuk proses penulisan dengan tangan. Sebagian besar instansi pendidikan di negara kita tidakmemiliki sistem yang menyediakan informasi inventarisasi alat/barang secara online dalam hal ini study kasus di SMKN 1 Jenangan Ponorogo. Untuk menunjang kegiatan inventarisasi barang di SMKN 1 Jenangan Ponorogo diperlukan sebuah aplikasi yang di sebut Sistem Informasi Inventarisasi Alat /. Metode yang di gunakan dalam sistem ini memanfaatkan web sebagai media akses dengan bahasa pemrograman menggunakan Java Server Page (JSP), Apache Tomcat sebagai Web Server dan MYSQL sebagai media penampung database. Dari hasil pengujian berdasarkan didapatkan bahwa aplikasi Sistem inventarisasi Alat / di SMKN 1 Jenangan Ponorogo dapat bekerja dengan baik. Sehingga ketika pengguna ingin mengecek apa saja alat/bahan yang sudah masuk, bagaimana kondisi barang, serta dari mana perolehan barang tersebut. Dari beberapa uraian paper hasil penelitian terdahulu terdapat kesamaan masalah pada sistem administrasi yang masih menggunakan sistem konvensioanal. Diantaranya sering terjadi kekeliruan baik pada penulisan, pencarian data dan membutuhkan waktu lama sehingga menghambat kinerja petugas. Hal tersebut juga terdapat pada lembaga yang penulis teliti, sehingga penulis melakukan penelitian dengan judul PEMBANGUNAN SISTEM INVENTARIS GUDANG PADA SMK NEGERI 3 PACITAN KABUPATEN PACITAN. 3.1 Hasil identifikasi Studi Kelayakan Sistem Tabel 3.1 Spesifikasi Perangkat Keras Minimal Nama Komponen Spesifikasi 1 Procesor Intel P3 700 Mhz 2 RAM 512 MB 3 VGA Card 128 Mb 4 Harddisk 60 GB 5 Keyboard Number USB 6 Mouse Ps2 7 Monitor SVGA Tabel 3.2. Spesifikasi Perangkat Lunak Jenis Yang Digunakan Operating System Windows XP SW Data Base Ms Acces Perancangan Sistem Perancangan sistem dapat digambarkan sebagai perancangan untuk membangun sistem dan mengkonfirmasikan komponenkomponen sistem yang akan didesain secara rinci apa yang diusulkan. Setelah menganalisis dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu perancangan sistem pengolahan data inventaris gudang dengan menggunakan sistem yang lebih baik dengan menggunakan perangkat lunak yang dapat mempermudah dalam melakukan pekerjaan Diagram konteks yang diusulkan Untuk membatasi sistem yang menunjukan adanya interaksi sistem dengan komponen di luar sistem, maka perlu dibuat diagram konteks yang merupakan gambaran sistem secara keseluruhan. Berikut ini gambar diagram konteks dari sistem yang akan dibangun : Input Jenis Input Asal Inpput Kejuruan Admin 0 SI Inventaris Laporan Daftar Induk Inventaris Laporan Bukti Pengeluaran Laporan Daftar Inventaris Jurusan Gambar 3.1 Buku Catatan Inventaris Gambar 3.2 Diagram kontek 3.2 Kebutuhan Hardware Software Adapun spesifikasi perangkat keras minimal yang dibutuhkan guna mendukung kelancaran program sistem inventaris gudang pada SMKN 3 Pacitan adalah sebagai berikut: ISSN : (Print) (Online) (CDROM) 3

4 3.3.2 Perancangan Data Flow Diagram (DFD) Admin Input Jenis Gambar 3.3 Data Flow Diagram Entity Relationship Diagram Kode asal Info Jenis Input Asal Info Asal Asal barang Nama asal 1.0 Jenis Input Kejuruan Info Kejuruan Input Induk Inventaris Info Induk Inventaris 2.0 Asal Input Distribusi Inventaris Info Pemindahan Inventaris 6.0 Laporan Induk inventaris Data Jenis 3.0 Kejuruan 4.0 Induk Inventaris noinputinventaris barang Data Asal Inventaris barang kodejenisbarang Jenis Asal Kejuruan Data Kejuruan Data Inventaris 5.0 Distribusi inventaris Inventaris namabarang kodeseri tanggalbeli distribusi Tabel 3.3 : Login users Nama Data Type 1 userid Text 6 2 password Text 8 3 hakakses Text Tabel Jenis Tabel 3.4 Tabel Jenis Nama Data Type 1 kodejenisbarang Text 10 2 namajenisbarang Text Tabel Asal Tabel 3.5 Tabel Asal Data Type Nama 1 kodeasal Autonumber Long integer 2 namaasal Text 20 noinventarisbarang kondisi kodeasal petugas keterangan 4. Tabel Kejuruan Tabel 3.6 Tabel Kejuruan noinputdistribusi petugas tanggaldistribusi distribusi kodekejuruan kodejenisbarang kodeseri jenisbarang kodejenisbarang namajenisbarang Nama 1 kodekejuruhan Data Type Auto number Long integer 2 namakejuruhan Text 20 kejuruan Gambar 3.4 Data ERD 3.4 Persiapan Database Database dapat diumpamakan sebagai sebuah tempat penyimpanan data yang terstruktur agar dapat diakses dengan cepat dan mudah. Dalam perancangan sistem inventaris ini, dibuat 6 ( enam ) tabel dalam database SMK Negeri 3 Pacitan. Tabel tabel tersebut adalah tabel user, tabel asal barang, distribusi, tabel Inventaris barang, tabel jenis barang, dan tabel kejuruan. Pembuatan database dan tabel-tabel mempergunakan fasilitas Microsoft Acces Tabel users kodekejuruan namakejuruan 3.5 Perancangan Antar Muka Perancangan antarmuka sangat penting dalam membuat suatu program, karena hal tersebut berguna untuk memudahkan user berinteraksi dengan program (interface). Dalam bab ini penulis akan menggambarkan mengenai Struktur Menu, Perancangan Input dan Perancangan Output Struktur Menu Jenis Asal Kejuruan MENU UTAMA Input Induk Inventaris Ditribusi Laporan Induk Inventaris Bukti Pengeluaran Gambar 3.5 Struktur Menu Pemindahahan Kejuruan ISSN : (Print) (Online) (CDROM) 4

5 3.5.2 Perancangan Input Login Halaman Menu Utama Gambar 3.6 Login Perancangan Jenis Gambar 3.9 Halaman Menu Utama Halaman Form Jenis Gambar 3.7 Jenis 4.1 Implementasi Sistem dan Hasil Implementasi sistem adalah langkah-langkah atau prosedur-prosedur yang dilakukan dalam menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui, untuk menguji, menginstal dan memulai sistem baru atau sistem yang diperbaiki untuk menggantikan sistem yang lama. Implementasi yang telah sesuai harus diuji coba sehingga dapat diketahui kehandalan dari sistem yang ada telah sesuai dengan apa yang diinginkan. Gambar 3.10 Halaman Form Jenis Halaman Form Induk Inventaris Halaman Login Form Login merupakan tampilan pertama yang muncul pada saat program dijalankan, dimana pada form ini para pengguna atau operator akan diminta untuk memasukkan User ID beserta Password. Tahap ini dibuat untuk memastikan bahwa sistem ini dipergunakan oleh pihak atau staff yang berwenang yang memiliki hak untuk mengakses program ini. Gambar 3.8 Halaman Login ISSN : (Print) (Online) (CDROM) 5

6 Gambar 3.11 Halaman Induk Inventaris 5.1 Penutup 1. Dalam pengolahan barang, Pengelola mengalami kesulitan dalam pencarian dan pencatatan barang inventaris sehingga cara ini masih bersifat konvensional. 2. Dalam pengolahan barang pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan masih menggunakan cara yang konvensional karena belum adanya metode baru yang membantu mempermudah pengelolaan. 3. Sistem Inventaris Gudang Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 3 Pacitan ini sangat membantu petugas gudang dalam pencatatan, pengolahan dan pendistribusian barang ke semua jurusan. 4. Dengan adanya sistem Inventaris ini pembuatan laporan bisa dilakukan dengan cepat dan tepat. Daftar Pustaka [1] Mulyanto, Agus Sistem Informasi Konsep & Aplikasi, Yogyakarta: Penerbit Pustaka Pelajar. [2] Pramono, Andi & M. Syafii Kolaborasi Flash, Dreamweaver dan PHP, Malang: Penerbit Andi. [3] Wahyono, Teguh Sistem Informasi (Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi), Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu. [4] Supriyono, 2009, Sistem Informasi Penjualan Busana Muslim Online Pada Arimbi Collections Kudus, Semarang: Universitas Diponegoro. [5] Ling, Syu. 2003, Analisis Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Pada PT Trisapta Eka Maju, Bandung : Sekolah Tinggi Menajemen Informatika & Komputer Likmi. [6] Asih Pertiwi, Dian Sistem Informasi Penjualan pada Catrock Distro, Bandung: Universitas Padjadjaran. [7] Ayu Mustikowati, Dyah Sistem Penjualan Tiket Pada Agen Perusahaan Otomotif Aneka Jaya, Surakarta: Universitas Surakarta. [8] Rumanta, Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Pada Oka Putra Motor Pacitan, Surakarta: Universitas Surakarta. [9] Suprayitno, Pembangunan Sistem Stok Pada Toko Sero Elektronik, Surakarta: Universitas Surakarta. [10] Suprayitno, Indah Ully Wardati, Pembangunan Sistem Stok Dan Penjualan Pada Toko Sero Elektronik, (IJCSS) 14 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 9 3 Desember ijcss.unsa.ac.id, ISSN [11] Rocky Aji Wibowo, Sistem Informasi Persediaan Keluar Masuk Pada Inside Distro Jakarta, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 11 Vol 8 2 Agustus 2011, ISSN [12] Akhmad Sholikhin, Berliana Kusuma Riasti (2013), Pembangunan Sistem Informasi Inventarisasi Sekolah Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang Berbasis Web, IJNS Indonesian Journal on Networking and Security, Vol 2 2 Januari 2013, ijns.org, ISSN: [13] Akhmad Sholikhin, Berliana Kusuma Riasti (2013), Pembangunan Sistem Informasi Inventarisasi Sekolah Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Rembang Berbasis Web, IJNS Indonesian Journal on Networking and Security, Vol 2 2 Januari 2013, ijns.org, ISSN: ISSN : (Print) (Online) (CDROM) 6