PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN DI SMA MUHAMMADIYAH 2 SURABAYA

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN DI SMA MUHAMMADIYAH 2 SURABAYA Mas ad S.A. Fachir, Rully Sulaiman Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl. Cokroaminoto 12A Surabaya ABSTRAK Sebagai sekolah swasta yang hampir seluruh dana yang dibutuhkan didapatkan dari siswa / walimurid, tentunya masalah administrasi keuangan menjadi aspek penting, terutama masalah tunggakan keuangan dan laporan keuangan. Sistem pembayaran keuangan yang sebagian masih manual menyebabkan lambatnya pembuatan laporan jumlah tunggakan, hal ini menyebabkan lambatnya pembuatan tagihan keuangan pada walimurid, yang juga berakibat pada tingginya tingkat tunggakan bahkan pada tanggal 10 yang semestinya merupakan tanggal terakhir pembayaran keuangan sekolah bulan berjalan. Disisi lain, ketersediaan Keuangan seperti Neraca dan Laba Rugi juga bukan masalah yang dapat disediakan dengan mudah dan cepat, karena sistem yang ada belum memungkinkan dapat menyediakan Keuangan dengan cepat dan akurat. Karena itu, maka dianggap perlu suatu sistem yang dapat menangani permasalahan keuangan tersebut. Untuk dapat mencapai tujuan diatas, maka akan dilaksanakan penelitian yang dalam penelitian ini akan dilakukan langkah-langkah observasi dan pengumpulan data, analisa data, perancangan sistem, dan penulisan laporan. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini adalah rekomendasi bagi SMA Muhammadiyah 2 Surabaya tentang Sistem Informasi Keuangan yang optimal. Kata Kunci: Sistem Informasi Keuangan PENDAHULUAN SMA Muhammadiyah 2 Surabaya merupakan salah satu Amal Usaha Muhammadiyah dalam bidang pendidikan yang berlokasi di Jl. Pucang Anom 91 Surabaya, didirikan pada tahun 1975, pada saat ini telah mengalami perkembangan pesat baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Perkembangan jumlah siswa setiap tahunnya menuntut SMA Muhammadiyah 2 Surabaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan pada siswanya. Dipihak lain pemanfaatan Teknologi Informasi di SMA Muhammadiyah 2 Surabaya belum dilakukan secara maksimal, pemanfaatannya secara garis besar masih digunakan untuk kegiatan / akifitas perkantoran sederhana, yaitu pemanfaatannya hanya berkisar pada penggunaan Ms. Office, padahal ketersediaan Sumber Daya, terutama komputer dan personal dibidang Teknologi Informasi sudah sangat memadai. Hal diatas khususnya tentang keuangan, menyebabkan penyediaan informasinya sangat lambat, hal ini dikarenakan selain Teknologi Informasi yang digunakan kurang dimaksimalkan fungsinya karena lebih banyak mengandalkan fungsi Spreadsheet, serta karena faktor data yang ada berada pada tempat yang terpisah (parsial) dan tidak terintegrasi. Hal yang paling mendasar dari permasalahan diatas adalah tidak adanya sistem informasi yang dapat mengcover permasalahan keuangan, seperti laporan SPP,

2 Dana Pembangunan, serta laporan keuangan lainnya. Hal ini menyebabkan beberapa hal, seperti tingginya tingkat tunggakan keuangan siswa, karena waktu yang dibutuhkan untuk pencetakan tagihan terlalu lama, terutama SPP pada bulan berjalan. Hal ini juga menyebabkan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mengetahui posisi keuangan sekolah seperti NEraca dan Laba Rugi, sehingga jika akan diadakan laporan khususnya tentang keuangan, maka perlu waktu untuk persiapan minimal 1-2 hari. Dengan kata lain bagian keuangan / bendahara sekolah membutuhkan sistem ataupun program yang dapat menampilkan posisi keuangan secara real time. Berdasarkan permasalahan diatas kami bermaksud membuat sebuah rancangan sistem informasi keuangan, yang diharapkan dapat membantu bagian keuangan dalam menyelesaikan permasalahan informasi keuangan diatas. METODA Penelitian ini dilakukan dengan melalui dua tahap. Tahap-tahap tersebut meliputi : 1. Tahap perencanaan penelitian 2. Tahap analisis sistem Dari ke dua tahap tersebut akan dijabarkan lebih detail langkah-langkah dalam melakukan penelitian pada sub-bab berikut. Tahap Perencanaan Penelitian Langkah pertama yang dilakukan pada tahap ini adalah dengan melakukan survey awal. Dari survey awal ini akan diketahui latar belakang sekolah seperti sejarah sekolah, jenis usaha yang dilakukan, struktur organisasi dan permasalahan yang terjadi dalam kegiatan operasionalnya. Setelah didapatkan permasalahan dari hasil survey awal maka langkah berikutnya dilakukan dengan menentukan batasan permasalahan. Batasan ini dilakukan untuk menentukan cakupan kerangka permasalahan yang akan diselesaikan. Setelah dilakukan pembatasan permasalahan kemudian dilakukan penentuan tujuan penelitian agar penelitian menjadi terarah dan tepat sasaran. Tahap Analisis Pada tahap ini dilakukan penggalian informasi yang lebih dalam terhadap permasalahan yang terjadi. Penggalian informasi untuk mendapatkan data primer dilakukan dengan melalui observasi dan wawancara. Sedangkan untuk mendapatkan data sekunder didapatkan dari dokumen sekolah dari tiap-tiap bagian sekolah yang berhubungan dengan pengelolaan keuangan. Dari penggalian informasi akan dapat digambarkan kondisi sistem manual yang telah ada dan proses eksisting yang terjadi pada sistem tersebut. Setelah itu dilakukan analisis terhadap informasi tersebut untuk mengetahui kelemahan sistem untuk kemudian dilakukan perbaikan dan merumuskan kebutuhan pengguna / user terhadap sistem baru yang akan dirancang. Kondisi Eksisting Sistem Pemanfaatan Teknologi Informasi di SMA Muhammadiyah 2 Surabaya tidak merata, dibagian tertentu terutama unit Pembelajaran dan Pengembangan TI ataupun Kurikulum, sistem informasinya sudah cukup baik. Akan tetapi dibagian lainnya seperti pengelolaan keuangan, baik bendahara maupun kasir sekolah serta panitia penerimaan Baru belum menjadi satu bagian yang dapat diintegralkan. Pemanfaatan yang telah berjalan adalah sebagai beikut: C-6-2

3 Masing masing bagian di Tata Usaha baik keuangan dan administrasi sudah menggunakan komputer, hanya saja belum terintegrasi atau tidak dibuat jaringan sentral (LAN) Untuk bagian keuangan (kasir sekolah) sudah ada program keuangan yaitu program keuangan SPP Untuk keuangan Baru ditangani oleh Panitia Baru dengan program aplikasi tersendiri Proses pengisian nilai dilakukan oleh bagian entry data pada satu buah komputer menggunakan system informasi yang berdata base dengan basis MS. Access Pembuatan jadwal mengajar guru masih manual, setelah fix baru diketik ulang di komputer dengan basis MS. Office Disetiap unit sudah disediakan komputer, tetapi selama ini pemanfaatannya masih sekitar penggunaan MS. Office untuk membuat soal, dan mendukung administrasi mengajar, seperti pengetikan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP), silabus dan lain-lain. Pengelolaan administrasi dan manajemen sekolah dilakukan dengan aplikasi Kantaya, tetapi masih unit pembelajaran TI dan unit Pengembangan TI yang menggunakannya, hal ini dikarenakan kemampuan guru dan karyawan lain untuk menggunakan aplikasi tersebut masih lemah. Sistem informasi buku terdapat diperpustakaan saja, dan tidak dihubungkan dengan aplikasi informasi yang lain Fasilitas internet disediakan di laboratorium komputer, ruang guru, ruang TU, ruang Perpustakaan, Laboratorium-2, yang penyediaannya untuk pengajaran bagi dan pencarian bahan ajar bagi guru Web sekolah telah dijalankan, tetapi lebih banyak masih berisikan informasi statis. Komputer utama yang ada untuk pengelolaan keuangan sekolah sebanyak 4 buah yaitu : 1. Komputer Kasir SPP 1 buah 2. Komputer 1 buah 3. Komputer Bendahara sekolah 2 buah Untuk kebutuhan PPMB, biasanya akan ditambah 2 komputer tambahan untuk mendukung kegiatan penerimaan pembayaran calon siswa. Masing-masing komputer tersebut adalah komputer rakitan, dengan spesifikasi komputer sebagai berikut : Pentium IV 1,8 LGA Memory DDR 128MB Harddisk 40 Giga Byte Monitor 14 Inch. Sistem operasi Windows XP Professional Sedangkan perangkat pendukung komputer lainnya adalah UPS dan beberapa printer dot matrix, printer buble jet / tinta dan laser jet. Tidak ada bagian EDP ataupun teknisi komputer di SMA Muhammadiyah 2 Surabaya. Jika terdapat permasalahan dengan komputer di sekolah, maka sekolah akan menyerahkan kepada laboran laboratorium pembelajaran TI untuk diperbaiki, jika tidak bisa baru memanggil/ diserahkan kepada teknisi komputer freelance untuk melakukan perbaikan. Konfigurasi komputer satu dengan yang lainnya hampir semuanya terhubung dengan jaringan, kecuali di Unit BK, Unit litbang, bagian keuangan,. Pada Lab pembelajaran TI, yang merupakan pusat kegiatan Teknologi Informasi di SMA C-6-3

4 Muhammadiyah 2 Surabaya terdapat ruang server yang memiliki server Web, dan server data sekolah. Jaringan komputer di SMA Muhammadiyah 2 Surabaya menggunakan topologi jaringan star. Perangkat keras ethernet dan switch/hub yang bekerja pada kecepatan 100 MBps. Protokol komunikasi yang digunakan adalah TCP/IP dengan pengalamatan jaringan sampai dan subnet Secara garis besar pemrosesan informasi keuangan dari berjalan dari bagian kasir SPP (sekolah) diberikan ke bagian bendahara sekolah, dilain sisi dari Kasir PPMB diberikan ke bendahara sekolah untuk kemudian diproses menghasilkan laporanlaporan. File-file ini diolah lebih lanjut oleh bagian keuangan untuk di buat laporan keuangannya. HASIL DAN DISKUSI Dari hasil penelitian didapatkan User Requirement, yang dari User Requirement itu mulai dibuat Desain System, yaitu DFD dan ERD yang lalu diterjemahkan dalam desain input, desain outpur, desain menu dll. Selanjutnya desain System juga memuat desain infrastruktur. Calon Komite Sekolah keuangan 1 Formulir Pendaftaran Pelaksana pengadaan barang/jasa Sistem Informasi keuangan Aturan UIS Kepala Sekolah Majelis Dikdasmen Bank Pinjaman Gambar 1. DFD Level 0 Pemberi Dari DFD diatas dapat dilihat keterlibatan entity yang ada, yaitu 1. Calon Pelaksana pengadaan Barang / Jasa 4. Pemberi 5. Bank 6. Kepala Sekolah 7. Majelis Dikdasmen 8. Komite Sekolah 9. Breakdown dari Sistem Informasi Keuangan ini adalah: C-6-4

5 1. Pemasukan 1.1 Pemasukan dari 1.2 Pemasukan dari Non 2. Pengeluaran 3. Keuangan Sedangkan DFD level 1 untuk Pemasukan dapat dilihat sebagai berikut : Formulir Pendaftaran SPP, Pondok Romadhon, UNAS, Tes Psikologi, dll 1.1 / Subsidi/Hibah Pemerintah Sistem.dbf Bank Pinjaman Pemasukan / Subsidi/Hibah Instansi Lain / Muzaki PMB.dbf Gambar 2. DFD Level 1 Pemasukan Seperti dijelaskan diatas bahwa pada DFD level 1 Pemasukan memiliki 2 sub, yaitu Pemasukan dari dan Pemasukan dari Non, DFD nya dapat dilihat sebagai berikut : SPP, DP, Kegiatan Ramadhan, UNAS, Psikologi dll Formulir Pendaftaran Calon Sistem.dbf Pemasukan dari Gambar 3. DFD Level 2 Pemasukan dari PMB.dbf Muzaki/ NGO Pemerintah /Hibah/ ZIS Sistem.dbf Pemasukan dari Non Laba Usaha Bank Pinjaman / Bunga Unit Usaha Gambar 4. DFD Level 2 Pemasukan dari Non C-6-5

6 Sedangkan Pengeluaran yang berada pada level 1 DFDnya dapat dilihat sebagai berikut: Penerima 1.2 Pelaksana pengadaan barang/jasa Sistem.dbf Pengeluaran Gambar 5. DFD Level 1 Pengeluaran Bank Dan DFD level 1 untuk Keuangan adalah sebagai berikut : Aturan UIS Majelis Dikdasmen 1.3 Komite Sekolah sistem.dbf Keuangan Kepala Sekolah PMB.dbf Gambar 6. DFD Level 1 Keuangan Sedangkan contoh dari desain inputnya adalah : Gambar 7 Form Setting Organisasi C-6-6

7 Dan desain infrastruktur jaringan adalah sebagai berikut: Database Server Hub Workstation Workstation Workstation Workstation Workstation Additional Bagian PPMB Kasir Sekolah Bendahara Sekolah KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Rancangan sistem informasi keuangan dapat memperbaiki proses pengelolaan keuangan melalui pengurangan proses-proses yang masih bersifat manual apabila di implementasikan. 2. Rancangan aplikasi sistem informasi keuangan menghasilkan rancangan sistem informasi dengan arsitektur client-server dan multi user dengan memanfaatkan sumber daya komputer yang sudah ada sebelumnya di SMA Muhammadiyah 2 Surabaya. 3. Rancangan sistem informasi yang dihasilkan dapat mendukung proses pengelolaan keuangan di dua bagian, yaitu bagian Murid Baru dan Bagian Keuangan Sekolah (Bendahara Sekolah-Kasir-). 4. Analisis biaya-manfaat penerapan sistem informasi keuangan selama empat tahun pertama dengan menggunakan metode cost displacement memberikan NPV sebesar NPV sebesar Rp IRR yang diperoleh besarnya mencapai 79 %. Profitability index menunjukkan 2,53. Discounted Payback Period menunjukkan 2 tahun dan Return of Investment 72 %. Sehingga rancangan sistem informasi keuangan ini layak untuk dikembangkan dan diimplementasikan DAFTAR PUSTAKA Boehm, Barry W Software Cost Estimation With COCOMOII. (2000). Center for Software Engineering, University of Southern California Cushing, Barry E. and Marshal B. Romney. (1987). Accounting Information Systems and Bussiness Organization. Addison-Wesley Publishing Company. Hartono, Jogiyanto. (1999). Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Edisi II. Andi. Yogyakarta. C-6-7

8 Hoffer, Jeffrey A. (1999). Modern System Analysis and Design. Second Edition. Addison Wesley Longman, Inc. Hollander, Anita S., Eric L. Denna, J. Owen Cherrington, (1999). Accounting, Information Technology, and Bussiness Solution. Second Edition. Irwin McGraw-Hill. Jusup, AL Haryono, (1999), Dasar-dasar Akuntansi. Cetakan Kedua. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta. Moyer, R. Charles, McGuigan, James R. Kretlow, William J. (2003). Contemporary Financial Management. Ninth Edition. Thomson South Western. Mulyadi, (1999). Akuntansi Biaya. Cetakan Ketujuh. Aditya Media. Yogyakarta. Mulyadi, (1997). Akuntansi Manajemen. Cetakan Kedua. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta. O Brien, James A. (1999). Management Information System : Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. Fourth Edition. Mc. Graw-Hill, Toronto. Remenyi, D., Money, A., and Smith M.S. (2000). The Effective Measurement and Management of IT Costs and Benefits. Butterworth-Heinemann C-6-8