UNDANGAN MENGAJUKAN PROPOSAL

Transkripsi

1 AUSTRALIA INDONESIA ELECTORAL SUPPORT PROGRAM UNDANGAN MENGAJUKAN PROPOSAL Judul Proposal: Mempromosikan Keterbukaan Akses Informasi Publik untuk Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas Penyelenggara Pemilu Periode kegiatan: 15 bulan (dimulai September 2013 dan berakhir Desember 2014) Jumlah hibah: 1 (satu) hibah, maksimal Rp 1,500,000,000.- Lingkup wilayah kerja: Satu hibah untuk tingkat nasional dengan fokus wilayah pelaksanaan program di 6 provinsi berikut ini: NTT, DKI Jakarta, Aceh, Jawa Timur, Kalimantan Timur, dan Sulawesi Selatan Tanggal Pengumuman : 26 Juli 2013 Batas Pengajuan Proposal : 12 Agustus 2013 A. PENDAHULUAN Australia Indonesia Electoral Support Program (AIESP), yang dikelola oleh The Asia Foundation mewakili Australian Agency for International Development (AusAID), sedang mencari mitra kerja pelaksana kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas Pemilihan Umum (Pemilu) di Indonesia. B. TENTANG AIESP Australia Indonesia Electoral Support Program (AIESP) adalah program berdurasi lima tahun ( ) yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas pemilu di Indonesia dan dibiayai oleh AusAID. AIESP bekerja sama dengan pemerintah, sektor swasta, LSM, kelompok masyarakat dan pemangku kepentingan lainnya untuk memberikan dukungan sepanjang siklus Pemilu 2014, termasuk untuk Pemilihan Kepala Daerah (Pilkada) antara tahun 2011 dan Dukungan untuk Pilkada sebelum 2014 ditujukan untuk menguji proses dan teknologi baru dan sekaligus berupaya menarik pembelajaran penting untuk pelaksanaan Pemilu di tingkat nasional. Dukungan lanjutan hingga paruh pertama 2015 ditujukan untuk memastikan bahwa pembelajaran Pemilu 2014 dapat dimanfaatkan bagi pelaksanaan manajemen Pemilu pada masa-masa mendatang. Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 1 of 17

2 C. TUJUAN AIESP Tujuan AIESP adalah meningkatkan kualitas pemilihan umum di Indonesia melalui; (a) peningkatan kualitas pemantauan Pemilu oleh Organisasi Masyarakat Sipil (OMS) yang independen dan media massa; serta (b) Penyebaran informasi dan pendidikan pemilih yang efektif dan efisien dalam menjangkau kelompok-kelompok pemilih, termasuk tapi tidak terbatas pada; kalangan perempuan, disabilitas, dan marjinal. The Asia Foundation sedang mencari mitra pelaksana program AIESP yang secara khusus mewujudkan pencapaian Sasaran Akhir, Sasaran Antara dan dan Hasil-hasil kegiatan berikut ini: untuk Sasaran akhir (Outcome): Sasaran antara: Kualitas Pemantauan Pemilu oleh Organisasi Masyarakat Sipil (OMS) dalam negeri yang independen dan terakreditasi, dan media massa semakin baik Meningkatnya ketersediaan, kapasitas dan keberlanjutan pemantauan Pemilu oleh OMS dalam negeri yang independen dan terakreditasi di wilayah kerja AIESP Laporan hasil pemantauan Pemilu di wilayah kerja AIESP yang dilakukan oleh OMS dalam negeri yang independen dan terakreditasi, lebih tepat waktu dan lebih tinggi kualitasnya Hasil kegiatan (Outputs): Meningkatnya pemanfaatan hasil penelitian empiris dan analisisnya untuk mendukung pelaksanaan pemantauan Pemilu yang murah dan berkelanjutan Meningkatnya jumlah dan keragaman OMS yang secara aktif berinteraksi melakukan pemantauan di wilayah kerja AIESP Contoh-contoh terbangunnya kerjasama yang baru dan berkelanjutan diantara OMS dalam kegiatan pemantauan Pemilu OMS di wilayah kerja AIESP memiliki pengetahuan yang lebih baik mengenai prinsip-prinsip, peraturan perundang-undangan dan prosedur-prosedur Pemilu yang relevan dalam rangka meningkatkan profesionalisme kegiatan pemantauan Pemilu secara independen Semakin tingginya kualitas laporan pemantauan Pemilu yang disusun oleh pemantau independen di wilayah kerja AIESP Meningkatnya pengetahuan dan keterampilan pemantau pemilu independen mengenai peran, hak dan tanggung jawab Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 2 of 17

3 Prinsip dan Pendekatan pelaksanaan program AIESP meliputi: Keterlibatan berbagai kalangan masyarakat sipil dan pemangku kepentingan Pemilu lainnya Kepemilikan oleh para pihak Indonesia Memperkuat relasi para pihak dan jaringan pendukungnya Fleksibel, tepat sasaran, dan berbasiskan pada kebutuhan Pendekatan ekonomi-politik yan strategis Pengarusutamaan gender Penekanan untuk melawan korupsi pada setiap komponen kegiatan Non-partisan Program AIESP diharapkan dapat meningkatkan partisipasi masyarakat sipil dalam memperkuat kualitas pelaksanaan Pemilu dan memastikan kesinambungannya. Sehubungan dengan itu, kegiatan yang diusulkan harus mencerminkan strategi yang inovatif dan pemanfaatan biaya yang efektif dalam pencapaian hasil-hasil kegiatan dan sasaran akhir program. D. HIBAH AIESP The Asia Foundation akan memberikan hibah kepada organisasi yang memiliki pengalaman, keahlian, komitmen dan inovasi dalam isu-isu kepemiluan untuk melaksanakan program seperti tercantum di dalam Petunjuk Pengajuan Proposal untuk hibah ini. Organisasi-organisasi yang akan mengajukan proposal disarankan untuk bekerjasama dengan mitra lain walaupun hanya akan ada satu organisasi yang menjadi pemohon utama untuk keperluan manajemen dan administrasi. Organisasi pemohon juga dapat memasukkan komponen bantuan teknis internasional dalam proposal mereka. Organisasi penerima hibah dari AIESP tidak diperkenankan untuk menyalurkan hibah tersebut kepada organisasi lain dalam bentuk sub-hibah (sub-grant). Organisasi penerima hibah AIESP yang meneruskan pemanfaatan dana hibah AIESP kepada organisasi lain atau perseorangan untuk melaksanakan kegiatan tertentu (bukan dalam bentuk sub-hibah) bertanggung jawab penuh terhadap pemanfaatan dana tersebut. E. UNDANGAN MENGAJUKAN PROPOSAL Mempromosikan Keterbukaan Akses Informasi Publik untuk Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas Penyelenggara Pemilu Dasar Pemikiran Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 3 of 17

4 Pemantauan Pemilu secara independen merupakan bagian integral dari proses Pemilu yang transparan dan mencakup berbagai fungsi penting terkait dengan Pemilu, mulai dari mempromosikan partisipasi publik, pelaporan pelanggaran pemilu dan penilaian integritas terhadap hasil maupun proses Pemilu. Di Indonesia, hak dan tanggung jawab pemantau independen dijamin oleh hukum dan dijelaskan lebih rinci melalui peraturan KPU. Satu hal yang paling penting adalah pemantau pemilu harus secara ketat bersikap non-partisan dan bebas dari afiliasi politik dalam semua kegiatan yang dilakukan. Penilaian terhadap Pemilu 2009 di Indonesia mencatat beberapa tantangan dalam pelaksanaan pemantauan yang efektif, yaitu: peran masyarakat sipil sebagai pemantau menurun, rendahnya kualitas dan ketepatan waktu pelaporan yang disampaikan oleh pemantau, lemahnya koordinasi dan berbagi informasi antara pemantau dan penyelenggara pemilu, serta laporan pemantau kepada Bawaslu/Panwas sering tidak diproses dan ditindaklanjuti secara transparan dan tepat waktu. The Asia Foundation, melalui program AIESP yang didukung AusAID, akan memberikan dukungan terhadap peningkatan kualitas hasil pemantauan independen di wilayah kerja AIESP. Salah satu bidang yang penting dalam pemantauan Pemilu adalah verifikasi mengenai tingkat transparansi dan akuntabilitas penyelenggara Pemilu secara independen. Transparansi dan akuntabilitas administrasi pemilu sangat didukung oleh keterbukaan akses informasi publik oleh penyelenggara Pemilu. Di Indonesia, akses dan penyediaan informasi publik telah termuat dalam UU Keterbukaan Informasi Publik, yang telah disahkan pada tahun 2008 dan mulai berlaku pada tahun Pada tahun 2012 TAF mendukung penelitian tentang pengalaman internasional yang baik oleh penyelenggara pemilu dalam memberikan akses kepada informasi publik (laporan ini dapat diakses di < Hasil penelitian tersebut memberi masukan pada kebutuhan peningkatan akses terharadp informasi terutama yang berkaitan dengan kepemiluan. Hal-hal berikut ini merupakan beberapa contoh praktik terbaik penyediaan informasi publik oleh penyelenggara Pemilu di tingkat internasional: 1. Komisi Pemilu Komisi pemilu harus terstruktur sehingga memilki perlindungan yang efektif terhadap pengaruh partai politik yang berkuasa, dan dari kepentingan politik serta pribadi pihak-pihak lainnya, termasuk terkait cara para anggota diangkat dan pengalokasian dana. 2. Prinsip Umum Mengenai Transparansi Komisi pemilu harus mengakui bahwa transparansi dan penyediaan informasi secara luas yang berkaitan dengan pemilu adalah prioritas utama pekerjaan mereka, serta mengalokasikan sumber daya manusia dan keuangan yang memadai untuk memenuhi fungsi ini. 3. Mendorong Partisipasi Tanggung jawab untuk memastikan bahwa pemilih yang memenuhi persyaratan memahami cara untuk mendaftar dan memberikan suara mereka, dan makna aktivitas ini, merupakan tanggung jawab komisi pemilu, yang harus memberikan informasi yang diperlukan untuk Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 4 of 17

5 tujuan ini. Untuk memenuhi hal-hal di atas, komisi pemilu harus menggunakan beragam sistem penyebaran informasi, termasuk melalui situs dan melalui setiap pertemuan tatap muka yang mungkin dilakukan, dan harus bekerja sama dengan badan-badan lain untuk mencapai hasil maksimum dan memastikan tidak ada masyarakat yang tertinggal. Komisi pemilu harus memastikan bahwa jenis informasi berikut disediakan bagi para pemilih: cara dan waktu untuk mendaftar, termasuk dokumen yang diperlukan; cara memberikan suara dan tanggal pemilu, dari jauh-jauh hari; cara memberikan suara jika seorang pemilih sedang tidak berada di tempat pada hari pemilu atau, apabila relevan, warga negara yang tinggal di luar negeri; cara memberikan suara elektronik (e-vote), saat relevan; dan pentingnya dan signifikasi pemungutan suara, dan cara suara individu ditabulasikan dan dihitung untuk menentukan keberhasilan pemilu tertentu (seperti melalui perwakilan proporsional atau sistem jajak pendapat calon tertinggi (first-past-the-post system). Komisi pemilu harus memastikan bahwa informasi yang relevan disediakan untuk memungkinkan aktor-aktor lain berpartisipasi dalam pemilu (seperti: untuk warga, cara mendaftar sebagai pengamat atau mengajukan keluhan; untuk partai dan kandidat, cara mendaftar dan mengenai aturan keuangan dan aturan utama lainnya; dan untuk donor, aturan mengenai kontribusi). 4. Memungkinkan Pilihan Berdasarkan Informasi yang Cukup Komisi pemilu harus menyebarluaskan informasi mengenai partai dan kandidat yang bersaing dalam pemilu. Dalam hal ini minimal harus mencakup daftar partai dan kandidat yang terdaftar, dan informasi mengenai landasan dan janji-janji, serta keuangan mereka. Komisi pemilu harus mempublikasikan jenis informasi keuangan utama yang diungkapkan oleh partai dan kandidat kepada mereka, termasuk, jika tersedia, deklarasi aset dan deklarasi persyaratan untuk kandidat perorangan, dan informasi mengenai penggalangan dana dan pengeluaran untuk para partai. Informasi ini harus sebisa mungkin disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami pengguna, dengan format data yang terbuka yang memungkinkan untuk penyortiran luas dan pencarian, dan diperbarui sesering mungkin. 5. Memahami Aturan Kerangka hukum utama yang mengatur pemilu -termasuk ketentuan-ketentuan konstitusional yang relevan, undang-undang dasar, peraturan dan aturan yang diadopsi oleh badan pengawas- harus dipublikasikan oleh komisi pemilu. Komisi pemilu juga harus memastikan ketersediaan keputusan sendiri terkait dengan pemilu, serta yurisprudensi pengadilan yang relevan, sesegera mungkin setelah keputusan-keputusan ini diadopsi. 6. Membuka Komisi Pemilu Komisi pemilu harus mempublikasikan berbagai informasi mengenai struktur dan operasi mereka, termasuk misi, mandat, tujuan, organigram, informasi mengenai staf, dan informasi keuangan, termasuk anggaran dan pelaporan pengeluaran mereka. Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 5 of 17

6 Komisi pemilu harus membuka pertemuan mereka kepada publik, kecuali kerahasiaan diperlukan untuk melindungi suatu kepentingan utama. Komisi pemilu adalah badan-badan publik dan harus menghormati hak atas informasi, termasuk dengan cara menyediakan sistem-sistem untuk menerima dan membuat keputusan terkait permintaan akan informasi. Mengingat pentingnya transparansi bagi komisi pemilihan umum, mereka harus berusaha untuk meningkatkan kinerja standar internasional dalam hal ini ini, melampaui standar nasional minimal sebagaimana diperlukan. 7. Mengumumkan Hasil Jika relevan komisi pemilu harus menegaskan posisi mereka sebagai badan yang membuat pengumuman-pengumuman resmi mengenai hasil pemilu, dan mereka harus melaksanakan tugas mereka sebisa mungkin dengan tepat waktu dan lengkap, dengan mempertimbangkan konteks lokal dan perkembangan yang terjadi selama pelaksaan pemilu yang sesungguhnya. 8. Menyediakan Landasan Sejarah Komisi pemilu harus memberikan informasi mengenai hasil-hasil pemilu sebelumnya (suara yang diberikan oleh kandidat / yurisdiksi, pemenang dan pihak yang kalah, tingkat partisipasi, dan sebagainya), serta informasi lain, seperti laporan dari pemantau pemilu yang terdaftar. 9. Memastikan Aksesibilitas Komisi Pemilu harus memastikan bahwa situs mereka mudah dinavigasi (dengan fungsi pencarian yang baik, kategorisasi dan peta situs), minimal dengan menyediakan informasi utama dalam semua bahasa utama yang digunakan oleh para pemilih, disajikan sebisa mungkin dengan cara yang dapat dipahami oleh warga umum, dan, bila relevan, dapat diakses melalui telepon genggam serta komputer. 10. Menyediakan Siklus Umpan Balik Komisi pemilu harus menyediakan sistem dimana seseorang dapat menyampaikan pengaduan dan memberikan umpan balik kepada mereka, dan memberikan publisitas yang tepat untuk sistem-sistem ini. Fokus Pemberian Hibah Berdasarkan dasar pemikiran dan analisis di atas, The Asia Foundation mengundang pengajuan proposal untuk melakukan kegiatan-kegiatan berikut ini: I. Mengembangkan desain --termasuk bahan pelatihan dan jaringan organisasi mitra di wilayah kerja AIESP-- untuk mempromosikan keterbukaan akses informasi publik dalam meningkatkan transparansi dan akuntabilitas penyelenggara Pemilu II. Dukungan pelatihan dan pendampingan, sesuai yang diperlukan, untuk mengembangkan kapasitas organisasi pemohon hibah dan mitra kerjanya di wilayah kerja AIESP untuk memahami hak publik dalam mengakses informasi publik, peran verifikasi independen dalam mendukung kualitas pemilu, bagaimana mengajukan permintaan informasi publik Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 6 of 17

7 kepada penyelenggara Pemilu, dan bagaimana menindaklanjuti dan melaporkan permintaan tersebut secara tepat waktu dan efektif. III. IV. Mengajukan permintaan informasi publik kepada penyelenggara Pemilu di tingkat nasional maupun tingkat provinsi di enam wilayah kerja AIESP: Jakarta, Aceh, Kalimantan Timur, Jawa Timur, Sulawesi Selatan, dan NTT. Permintaan informasi kepada penyelenggara Pemilu harus mematuhi semua peraturan dan prosedur baku dalam mengajukan permintaan informasi publik. Menerbitkan dan menyebarkan dua laporan rinci tentang penyediaan informasi publik oleh penyelenggara Pemilu. Kedua laporan harus mencakup analisis rinci kinerja penyelenggara Pemilu dalam penyediaan informasi publik, menggunakan rekomendasi yang dikutip dari laporan The Asia Foundation tahun 2012 di atas, sebagai kerangka kerja untuk analisis. Laporan pertama harus diproduksi dan didistribusikan Maret 2014, sementara laporan akhir harus diproduksi dan didistribusikan pada bulan Oktober Laporan juga harus memuat informasi rinci mengenai permintaan informasi publik yang diajukan melalui kegiatan hibah ini sebagai salah satu bentuk kontribusi terhadap analisis kinerja penyelenggara Pemilu dalam penyediaan informasi publik. Informasi tersebut harus mencakup ringkasan dari proses pengajuan, semua data dan informasi yang diterima dari penyelenggara Pemilu, bagaimana informasi yang diterima telah memberikan kontribusi untuk mempromosikan transparansi dan akuntabilitas pemilu, setiap masalah yang dialami dalam mengakses informasi melalui permintaan ini, dan rekomendasi untuk penyelenggara Pemilu di setiap daerah dan di setiap tingkatan untuk meningkatkan keterbukaan akses informasi publik. Penjelasan lebih detil mengenai pengajuan proposal dapat dilihat di Pedoman Pembuatan Proposal dalam Format Pengajuan Hibah (Lampiran A). F. PETUNJUK PENGAJUAN PROPOSAL Organisasi pemohon harus mengajukan proposal mengikuti format yang disediakan dalam Petunjuk Pengajuan Proposal terlampir sesuai dengan tema yang dipilih. Setiap proposal dapat ditulis dalam Bahasa Indonesia dan harus terdiri atas proposal yang berbentuk narasi dan anggaran dengan menggunakan format terlampir dalam Petunjuk Pengajuan Proposal tersebut, yaitu: 1. Format Pengajuan Hibah (Lampiran A) 2. Format Anggaran Hibah (Lampiran B) Proposal berbentuk narasi harus dikirim dalam format MS word (lampiran bisa dalam format yang berbeda) menggunakan jenis tulisan Times New Roman ukuran 12, spasi tunggal. Narasi proposal tidak Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 7 of 17

8 boleh melebihi batas jumlah halaman yang ditentukan. Lampiran harus dikirim sebagai file terpisah, dalam dokumen yang diberi nama dengan jelas. Anggaran harus dikirim menggunakan Excel, dan secara jelas menunjukkan bagaimana seluruh proyek tersebut akan didanai (dari AIESP, pembiayaan bersama (co-funding) oleh donor lain, atau kontribusi dari pemohon). The Asia Foundation memerlukan keterbukaan keuangan secara menyeluruh dari pemohon, dan tidak tertutup kemungkinan akan menghubungi donor lain untuk melakukan verifikasi kontribusi mereka. Seluruh pengeluaran dana hibah harus mengikuti sistem/aturan pengelolaan keuangan yang biasa dipraktekkan oleh pemohon, sesuai dengan kebijakan dan prosedur tertulis. Anggaran program termasuk biaya-biaya langsung yang dikeluarkan oleh organisasi pemohon untuk keperluan administrasi dan manajemen yang diperlukan dalam mencapai tujuan hibah. Proposal harus ditandatangani oleh pejabat/personil resmi dari organisasi Pemohon. Kirimkan proposal dan lampiran Anda paling lambat jam pada tanggal batas waktu pendaftaran: Melalui dengan subyek: Proposal AIESP Melalui pos: AIESP, The Asia Foundation, PO Box 6793 JKSRB, Jakarta Dokumen yang dikirim melalui pos harus memiliki cap pos sebelum batas waktu penerimaan proposal. Jika Anda mengirimkan proposal Anda melalui pos, silakan kirim ke untuk memberitahu kami. G. PERSYARATAN Penerima yang Memenuhi Syarat (Pemohon setidaknya harus memenuhi kriteria berikut): Pemohon dapat berupa organisasi masyarakat sipil (OMS), lembaga think-tank, lembaga penelitian, perguruan tinggi atau organisasi nirlaba yang secara hukum terdaftar di Indonesia dan mematuhi semua peraturan Pemerintah Indonesia yang berlaku. Pemohon harus non-partisan Pemohon telah menunjukkan komitmen dan memiliki reputasi yang baik dalam melaksanakan kegiatan pelatihan, penelitian dan advokasi dalam rangka mempromosikan keterbukaan akses terhadap informasi. H. PENINJAUAN DAN SELEKSI The Asia Foundation akan menggunakan kriteria berikut untuk mengevaluasi proposal. Para pemohon disarankan untuk memperhatikan bobot dari berbagai komponen dalam proposal. Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 8 of 17

9 KRITERIA / INDIKATOR SELEKSI PROPOSAL HIBAH AIESP Bobot (100%) A Pendekatan Teknis Bagaimana pendekatan teknis yang diusulkan menggabungkan praktek-praktek baik yang diakui, dapat mencapai hasil yang diharapkan dan konsisten dengan tujuan AIESP. Pengetahuan yang kuat mengenai persoalan utama yang perlu diselesaikan dan analisis yang logis atas persoalan utama tersebut. Strategi untuk melibatkan Lembaga Penyelenggara Pemilu dan pendekatan yang berkesinambungan. Strategi implementasi yang inovatif dan memahami konteks lokal. Perspektif gender (misalnya perempuan yang dilibatkan sebagai personil utama program, mengikutsertakan perempuan sebagai penerima manfaat, melibatkan kelompok-kelompok perempuan dalam Forum Multi Pihak, pendekatan program meliputi analisis peran laki-laki dan perempuan terkait hasil program). 45% B Pengawasan dan Evaluasi (M & E) C D Rencana monitoring dan pelaporan hasil yang teratur, teliti, dan rinci. Penjelasan yang jelas tentang bagaimana kegiatan dan pelaporan kegiatan M & E akan digunakan untuk meningkatkan kinerja. Kapasitas dan Kinerja Organisasi Kualifikasi personel teknis dalam hal pendidikan dan pengalaman kerja yang relevan dengan keahlian yang dibutuhkan. Kualifikasi personil administrasi dan keuangan dalam hal pendidikan dan pengalaman kerja yang relevan dengan keahlian yang dibutuhkan. Pengalaman (yang disertai bukti) dalam pengelolaan dana sesuai dengan jumlah yang diusulkan. Kualifikasi organisasi berdasarkan profil kelembagaan. Kesinambungan: strategi untuk mengembangkan kapasitas organisasi melalui hibah ini. Efektivitas Anggaran Proposal anggaran mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya per unit yang masuk akal (personil, peralatan perjalanan, persediaan dan biaya program). Proposal anggaran untuk biaya tenaga kerja memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam deskripsi program. Anggaran yang diusulkan merepresentasikan efektivitas keuangan. 10% 30% 15% Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 9 of 17

10 Semua proposal yang mematuhi format yang diberikan dalam Petunjuk Pengajuan Proposal akan dievaluasi oleh Panitia Seleksi. Panitia Seleksi akan mengadakan rapat paling lambat 3 hari setelah batas waktu pengajuan proposal. Proposal yang memperoleh skor tertinggi akan diajukan kepada AusAID untuk persetujuan akhir. Setiap pemohon akan diberitahu secara tertulis paling lambat empat belas hari setelah batas waktu penerimaan proposal, apabila: (a) proposal lolos seleksi; (b) proposal tidak lolos seleksi; atau (c) diperlukan informasi tambahan. The Asia Foundation berhak untuk menegosiasikan kegiatan dan anggaran setelah proposal tersebut diajukan kepada AusAID untuk persetujuan. The Asia Foundation tidak menanggung biaya yang dikeluarkan dalam penyusunan dan pengajuan proposal. The Asia Foundation berhak untuk menolak salah satu atau seluruh aplikasi yang diterima. Pemohon yang lolos dalam seleksi harus menyetujui semua persyaratan dan ketentuan dari perjanjian hibah yang ditawarkan oleh The Asia Foundation, dan mematuhi persyaratan AusAID untuk AIESP. I. KETENTUAN PEMBAYARAN Pembayaran akan dilakukan setiap triwulan atau berdasarkan jadwal pembayaran yang disepakati, dan tidak akan dibayar melebihi 90% dari total anggaran yang disetujui sebelum The Asia Foundation menerima dan menyetujui Laporan Akhir Keuangan dan Laporan Akhir Program. J. TENTANG THE ASIA FOUNDATION The Asia Foundation adalah organisasi nirlaba, non-pemerintah yang berkomitmen untuk mengembangkan wilayah Asia-Pasifik yang damai, sejahtera, adil, dan terbuka. Yayasan ini mendukung inisiatif Indonesia untuk meningkatkan kapasitas pemerintahan lokal, sektor peradilan dan hukum, pemilihan umum, pertumbuhan ekonomi, gender dan pemberdayaan perempuan, lingkungan hidup, dan kerjasama regional. Silahkan mengirimkan semua pertanyaan mengenai Undangan Pengajuan Proposal ini dan AIESP melalui ade.cahyadi@asiafoundation.org Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 10 of 17

11 LAMPIRAN A. FORMAT PENGAJUAN HIBAH Nama organisasi: Status badan hukum organisasi: Nama orang yang bisa dihubungi: Posisi di dalam organisasi: Alamat: Telephone/Fax/ Judul Proyek: Jumlah anggaran yang dibutuhkan: in IDR: in AU$: Jumlah dana yang diajukan kepada TAF AIESP: in IDR: in AU$: Tanggal mulai proyek: Tanggal penyelesaian proyek: Sebelum mengajukan proposal, PASTIKAN BAHWA ANDA TELAH MEMBACA INFORMASI UMUM dalam dokumen Undangan Pengajuan Proposal yang dikirimkan bersama format proposal ini (atau bisa diminta melalui ke alamat: Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 11 of 17

12 Pedoman Pembuatan Proposal: BAGIAN A: Pendekatan Teknis (tidak lebih dari 12 halaman) Organisasi pemohon harus menyertakan rancangan program secara rinci, termasuk hal-hal berikut ini: Alasan yang rinci mengenai fokus permintaan informasi publik (uji akses) kepada penyelenggara Pemilu yang akan diajukan melalui dukungan hibah program ini, dengan menjelaskan relevansi dan tingkat kepentingannya, dan bagaimana uji akses tersebut akan memberikan kontribusi dalam mempromosikan keterbukaan informasi penyelenggara Pemilu yang lebih transparan dan akuntabel. Bagaimana organisasi pemohon akan bekerja sama dan mendukung organisasi masyarakat sipil lainnya, universitas atau peneliti di tingkat nasional dan di enam wilayah kerja AIESP dalam mengajukan dan menindaklanjuti permintaan informasi publik. Para pemohon disarankan untuk memberikan rincian tentang disain workshop atau pertemuan, metode dan alat pelatihan yang akan dikembangkan, kegiatan pelatihan dan pendampingan yang akan dilakukan untuk meningkatkan pemahaman mitra kerjanya mengenai akses informasi publik serta isu-isu transparansi dan akuntabilitas di penyelenggara Pemilu, dan kegiatan tambahan untuk memperkuat jaringan dan mempromosikan keberlanjutan dari kegiatan yang diusulkan ini. Organisasi pemohon harus menyertakan rincian tentang bagaimana rencana penyebarluasan temuan-temuan yang diperoleh untuk: (i) berbagi kepada masyarakat umum dan meminta masukan dari masyarakat, (ii) saling berbagi kepada organisasi/komunitas internasional dan regional yang mengadvokasikan Hak atas Informasi publik, (iii) bahan pembelajaran untuk organisasi masyarakat sipil di tingkat nasional dan di enam wilayah kerja AIESP tentang bagaimana mempromosikan akses informasi publik yang efektif untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas penyelenggara Pemilu, dan (iv) menyampaikan hasil dan rekomendasi kepada penyelenggara Pemilu untuk mempromosikan penyediaan informasi publik melalui implementasi atau penguatan peraturan dan prosedur yang telah ada secara lebih efektif. Selain itu, organisasi pemohon diharapkan menjawab beberapa pertanyaan di bawah ini sebagai bagian dari pendekatan teknis dalam kegiatan yang diusulkan: Jelaskan tujuan dan hasil-hasil (output) yang ingin dicapai dari kegiatan yang akan dilaksanakan. Apa alat ukur (indikator) yang akan digunakan untuk melihat pencapaian hasil-hasil tersebut? Uraikan kegiatan yang Anda akan lakukan untuk mencapai hasil-hasil yang diharapkan dan bagaimana urutannya? (ini bisa dalam bentuk rencana kerja). Identifikasi jumlah dan jenis penerima manfaat dari program yang diusulkan, lembaga pengusul disarankan jika relevan dan memungkinkan untuk menjelaskan penerima manfaat yang mencakup perempuan, penyandang cacat dan kelompok marjinal. Anda bisa menyajikan tabel yang merinci peserta dan penerima manfaat dari kegiatan dan hasil program. Uraikan peluang dan hambatan yang akan anda hadapi dalam pelaksanaan kegiatan? Bagaimana langkah-langkah anda untuk mengatasi berbagai hambatan yang ada tersebut? Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 12 of 17

13 Bagaimana memanfaatkan teknologi baru, seperti media sosial, untuk memperluas partisipasi masyarakat dalam kegiatan ini? Harap secara spesifik mungkin menyebutkan media sosial yang akan digunakan dan alasan secara lengkap untuk setiap media sosial yang dipilih. Bagaimana strategi anda untuk meningkatkan keterlibatan/peran perempuan dalam pelaksanaan kegiatan yang akan anda lakukan? Bagaimana Anda akan melibatkan perempuan dalam mengidentifikasi isu-isu spesifik yang terkait dengan kepentingan kelompok perempuan yang akan menjadi fokus pemantauan? Bagaimana anda memastikan bahwa kegiatan yang akan dilaksanakan tidak bersifat partisan atau dianggap partisan? (mendukung/menjatuhkan kandidat/caleg tertentu) Resiko apa yang mungkin terjadi akibat pelaksanaan kegiatan yang diusulkan? Bagaimana mengantisipasi agar resiko tersebut tidak terjadi dan bagaimana pula mengelolanya jika terjadi? BAGIAN B: Monitoring dan Evaluasi (tidak lebih dari 4 halaman) Menilai kualitas dan dampak pemantauan Pemilu lebih jauh dari sekedar jumlah pemantau dan laporan yang dihasilkan. Patut diingat, dari pengalaman program Pemilu sebelumnya, ada beberapa tantangan yang signifikan dalam mengukur dampak dari pemantauan secara independen. Oleh karena itu, pengusul proposal disarankan untuk menyajikan rencana monitoring dan evaluasi dampak yang menyeluruh, dengan memperhatikan tantangan-tantangan yang pernah terjadi pada Pemilu-Pemilu sebelumnya, dan mengusulkan solusi yang inovatif untuk melakukan monitoring dan evaluasi mengenai dampak kegiatan pemantauan secara independen. Uraikan bagaimana cara anda melakukan monitoring dan evaluasi untuk melihat perkembangan dan keberhasilan program sesuai dengan indikator yang ditetapkan? Bagaimana cara anda akan memanfaatkan hasil monev untuk meningkatkan kinerja pelaksanaan kegiatan pada masa mendatang? Bagaimana anda membagi pengalaman berharga anda kepada berbagai pihak lain, misalnya melalui penulisan kisah sukses, praktik-praktik terbaik, perubahan yang paling signifikan/most significant change. BAGIAN C: Kapasitas dan Kinerja Organisasi (tidak lebih dari 5 halaman) Uraikan sejarah singkat pendirian organisasi dan jelaskan jenis badan hukum organisasi yang dimiliki serta lampirkan pada proposal ini salinan akte pendirian organisasi. Uraikan pengalaman organisasi anda dalam kegiatan penelitian/analisis/review kebijakan, pemantauan pemilu/pemilukada, penyusunan rekomendasi kebijakan, advokasi berbasis riset atau pengalaman dalam mempromosikan partisipasi publik dalam pemantauan. Uraikan pula apa hasil yang diperoleh dari kegiatan tersebut? Siapa stakeholder utama organisasi anda pada saat melakukan kegiatan yang anda usulkan? Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 13 of 17

14 Uraikan personel yang akan terlibat dalam kegiatan ini. Apa peran mereka masing-masing? Harap lampirkan CV dari orang personel kunci yang akan terlibat dalam kegiatan ini. Berapa jumlah orang di dalam organisasi yang bertugas/bertanggungjawab terhadap pengelolaan adminstrasi dan keuangan? Harap lampirkan CV staff administrasi dan keuangan beserta struktur organisasi. Uraikan pengalaman organisasi/jaringan/forum dalam mengelola dana dalam lima tahun terakhir. Sebutkan besar dana yang dikelola, lembaga/donor pemberi dana, dan program/kegiatan yang didanai. Bagaimana lembaga mencatat transaksi keuangan? Bagaimana lembaga membedakan jenis pengeluaran? Bagaimanan lembaga memastikan bahwa dana yang digunakan dengan semestinya dan sesuai dengan tujuannya? Kapan dan kepada siapa saja laporan keuangan disampaikan? Pernahkan dilaksanakan Audit keuangan? Jika pernah, oleh KAP mana dan apa opini yang diberikan? Kebutuhan peningkatan kapasitas Kapasitas apa yang perlu diperkuat TAF kepada pengelola program ini untuk meningkatkan kualitas pencapaian dampak dan menjaga keberlanjutan program? Dengan membubuhkan tanda tangan saya di bawah ini, Saya menyatakan bahwa berdasarkan pengetahuan yang lengkap, informasi dalam pengajuan proposal ini adalah akurat dan benar: Diajukan oleh (nama dan jabatan): Tanda tangan: Tanggal: Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 14 of 17

15 LAMPIRAN B. FORMAT ANGGARAN 1. Tentang Anggaran: Format anggaran ini bertujuan untuk memberikan estimasi pembiayaan selama periode program. Formulir-formulir, setelah diisi, diperiksa, dan disetujui, akan menjadi kesepakatan bersama "anggaran akhir yang disetujui". Selama pelaksanaan program, semua pembiayaan harus jelas dan sesuai dengan anggaran yang disetujui. Bagian-bagian anggaran yang Anda sub-kontrakkan kepada organisasi lain wajib Anda sebutkan dalam format anggaran. Anggaran wajib mencerminkan rangkaian kegiatan dan pengembangan kapasitas organisasi pelaksana dalam rangka mencapai tujuan program. Organisasi yang mengajukan proposal harus menyampaikan biaya program dalam mata uang Rupiah atau AUD, tidak perlu memberikan informasi anggaran dalam kedua mata uang tersebut. Harap diperhatikan bahwa The Asia Foundation hanya akan melakukan transfer dana dalam mata uang Rupiah. 2. Kategori Anggaran: A. Dukungan Kelembagaan - Biaya yang berkaitan dengan biaya koordinasi dan operasional kantor dalam pelaksanakan program tersebut. Anggaran ini terdiri atas Gaji Pegawai dan Biaya Operasional sebagai berikut: 1. Gaji - meliputi gaji pegawai yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan keadministrasian dan keuangan program (misalnya staff yang menangani manajemen kantor, keuangan, dan pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi). Gaji harus mengacu pada tingkatan/standar gaji yang diterapkan oleh organisasi pemohon. 2. Biaya Operasional meliputi biaya operasional untuk mendukung pelaksanaan program: (i) Perlengkapan kantor dan komunikasi - telepon, biaya pengiriman surat, internet, alat tulis dan peralatan kantor lainnya yang terkait dengan pelaksanaan program (ii) Biaya-biaya rutin - tagihan listrik dan air, biaya kebersihan, dan sewa kantor (jika diperlukan). Harap diperhatikan bahwa The Asia Foundation mewajibkan organisasi pemohon untuk menerapkan pembebanan biaya-biaya rutin secara proporsional jika ada sumber pendanaan lain yang mendukung operasional kantor. (iii) Biaya lain - termasuk biaya bank B. Kegiatan Program - Biaya yang terkait langsung dengan kegiatan/aktivitas selama pelaksanaan program. I. Gaji yang dimaksud gaji disini adalah gaji gaji dan/atau honorarium untuk pegawai yang berhubungan langsung dengan pelaksanaan kegiatan program (misalnya: Manajer/Koordinator Program, Staff Program, Asisten Program, Staff Pemantauan & Evaluasi, staf teknis lainnya) dan honor untuk tenaga ahli/konsultan, tenaga pelatih, fasilitator, moderator. Deskripsi tugas untuk setiap posisi harus dilampirkan. Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 15 of 17

16 II. Estimasi biaya untuk setiap kegiatan yang direncanakan selama periode program: Materi dan barang - apabila kriteria persyaratan terpenuhi, ini bisa termasuk peralatan teknis, produk atau materi edukasi, dan peralatan pelatihan. Biaya audio visual & produksi cetak - termasuk produksi audio visual, percetakan dan publikasinya, materi promosi dan distribusinya, serta perlengkapan audio visual. Biaya Perjalanan - termasuk tiket (The Asia Foundation sangat merekomendasikan pembelian tiket pesawat kelas ekonomi, sedangkan transportasi darat dengan kelas eksekutif diperbolehkan), uang saku yang layak dan sesuai dengan aturan The Asia Foundation, dan pengiriman barang yang terkait dengan proyek. Pemantauan dan pelaporan - termasuk biaya untuk memantau perkembangan program, dan penulisan laporan Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 16 of 17

17 3. Contoh format anggaran (format anggaran terlampir pada Undangan Pengajuan Proposal): Nama Organisasi... Judul Program... Periode ANGGARAN... No A I II SUBYEK DUKUNGAN KELEMBAGAAN Gaji I.1 Jabatan/nama... I.2 Jabatan/nama... Biaya operasional II.1 Komunikasi II.2 Utility II.3 Perlengkapan Kantor Biaya Satuan Satuan Pengukuran (Frekuensi) # Orang # Unit # Kuantitas % SUBTOTAL GAJI SUBTOTAL BIAYA OPERASIONAL Sub Total Total Total A B I KEGIATAN PROGRAM Pegawai Proyek (terkait program) Jabatan/nama... Jabatan/nama... II Kegiatan 1 : Sub Kegiatan 1.1 Sub Kegiatan 1.2 SUBTOTAL KEGIATAN 1 II Kegiatan 2 : Sub Kegiatan 2.1 Sub Kegiatan 2.2 SUBTOTAL KEGIATAN 2 Total B TOTAL KESELURUHAN (A+B) Australian Aid managed by The Asia Foundation on behalf of AusAID Page 17 of 17