TUGAS AKHIR SISTEM PENGENDALIAN INTERN KAS PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA. Oleh : VIVI NOVITA SARI

Transkripsi

1 TUGAS AKHIR SISTEM PENGENDALIAN INTERN KAS PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Oleh : VIVI NOVITA SARI PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2013

2 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI MEDAN PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK NAMA... : VIVI NOVITA SARI NIM... : PROGRAM STUDI... : DIPLOMA III AKUNTANSI JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGENDALIAN INTERN KAS PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Tanggal : Dosen Pembimbing Tugas Akhir ( Dra. Nurzaimah, MM, Ak ) NIP Tanggal : Ketua Prodi Diploma III Akuntansi ( Drs. Rustam, M.Si, Ak ) NIP Tanggal : Pelaksana Tugas Dekan FE USU ( Drs.H.Arifin Lubis, MM, Ak ) NIP ii

3 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI MEDAN PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR NAMA... : VIVI NOVITA SARI NIM... : PROGRAM STUDI... JUDUL TUGAS AKHIR : DIPLOMA III AKUNTANSI : SISTEM PENGENDALIAN INTERN KAS PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Medan, 23 Januari 2013 ( VIVI NOVITA SARI ) iii

4 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini, tak lupa pula Sholawat beriring salam penulis hadiahkan kepada junjungan Nabi Besar Muhammad SAW. Penulisan Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Diploma III Jurusan Akuntansi di Fakultas Ekonomi Medan. Adapun Tugas Akhir ini berjudul Sistem Pengendalian Intern Kas Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dan membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, untuk itu dalam kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada: 1. Bapak Drs. H Arifin Lubis, MM, Ak, selaku Pelaksana Tugas Dekan Fakultas Ekonomi. 2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi. 3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.si, Ak, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi. i

5 4. Ibu Dra. Nurzaimah,MM,Ak selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 5. Ibu Eka Yuliani, SE selaku Kasubbag Keuangan Fakultas Ekonomi sekaligus supervisi magang penulis. 6. Ibu Fepty Aniar, SE selaku Kasubbag Pendidikan Fakultas Ekonomi. 7. Bapak dan Ibu Dosen serta Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 8. Kedua orang tua penulis yang sangat penulis sayangi Bapak Dalio dan Ibu Dariyati yang tiada henti-hentinya memberikan dukungan dan do a kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. 9. Mas penulis Muhammad Rifai yang selalu memberikan bantuan, ide dan saran-saran dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 10. Tersayang Abdul Rahman Dalimunthe, SE yang tak henti-hentinya memberikan dukungan serta saran-saran yang sangat bermanfaat dalam penulian Tugas Akhir Ini dan selalu mengingatkan penulis untuk mengerjakan tugas akhir ini. 11. Saudara-saudara penulis, bulek, paklek, bukde, pakde, dan semua sepupusepupu penulis yang telah membantu dan memberikan motivasi kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. ii

6 12. Teman-teman grup magang penulis kelompok 5; Dina Anggraini, Kiki Amelia R, Anggiat Hutabarat, Feny Angraini dan Widya Lestari terima kasih atas motivasi dan dorongannya. 13. Teman-teman D3 Akuntansi stambuk 2010 Group B dan C yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, penulis menyampaikan banyak terima kasih karena telah banyak memberikan ide,semangat,dan dorongan positif dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 14. Dan kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, dengan segala kerendahan hati penulis menerima kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan Tugas Akhir ini. Medan, 23 Januari 2013 Penulis Vivi Novita Sari NIM : iii

7 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iv DAFTAR TABEL... vi DAFTAR GAMBAR... vii BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Permasalahan... 4 C. Tujuan dan Manfaat Tujuan Manfaat... 5 D. Rencana Penulisan Jadwal survei/observasi Rencana Isi... 6 BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA... 8 A. Sejarah Ringkas... 8 B. Struktur Organisasi & Personalia C. Job Description D. Jaringan Kegiatan E. Kinerja Kegiatan Terkini F. Rencana Kegiatan iv

8 BAB III SISTEM PENGENDALIAN INTERN KAS PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Pengendalian Intern atas Penerimaan Kas B. Prosedur Penerimaan Kas pada FE USU C. Pengendalian Intern atas Pengeluaran Kas D. Prosedur Pengeluaran Kas pada FE USU BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA v

9 DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan vi

10 DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Gambar 3.1 Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi USU Gambar 3.2 Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU vii

11 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Perusahaan/instansi (dalam hal ini instansi pendidikan) sebagai suatu organisasi mempunyai berbagai kegiatan tertentu dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi, yang pada umumnya bertujuan untuk menghasilkan laba yang optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya, memajukan serta mengembangkan usahanya ke tingkat yang lebih tinggi, untuk itu setiap perusahaan harus membuat keputusan bisnis yang baik. Keputusan bisnis tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan pengendalian internal untuk mengarahkan operasi perusahaan, melindungi aktiva, dan mencegah penyalahgunaan sistem perusahaan yang telah di bentuk oleh perusahaan. Umumnya setiap perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil pasti mempunyai kas. Kas merupakan salah satu modal kerja yang paling tinggi tingkat likuiditasnya. Kas merupakan sumber atau sasaran yang paling mudah untuk disalahgunakan. Pengendalian internal yang paling memadai sangat dibutuhkan untuk melindungi kas yang ada. Sebagaimana diketahui bahwa definisi Pengendalian Intern yang dikemukakan American Institute of Cartified Public Accountant (AICPA) adalah sebagai berikut : Pengendalian intern terdiri atas berbagai kebijakan, praktik, dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk menjaga aktiva perusahaan, memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi, mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan, dan mengukur

12 2 kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen (Hall, 2011 : 181). Bagi sebuah perusahaan, penerapan pengendalian internal sangat penting. Pengendalian internal terhadap penerimaan dan pengeluaran kas sangat diperlukan, karena kas merupakan aktiva lancar yang paling likuid (cepat dijadikan uang dan dapat digunakan untuk membayar kewajiban perusahaan tanpa pembatasan). Kas memiliki karakteristik yang tidak dimiliki aktiva lancar lainnya, yaitu kas tidak mudah diidentifikasi pemiliknya, dapat diuangkan segera, mudah dibawa-bawa serta mudah untuk ditransfer dalam kurun waktu yang paling relatif cepat. Mengingat karakteristiknya, kas merupakan aktiva yang paling mudah disalahgunakan. Bagian penerimaan dan pengeluaran kas di dalam suatu perusahaan harus dapat berfungsi dengan sebaik-baiknya untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan dan penyelewengan terhadap kas. Manajemen mempunyai tanggung jawab paling utama dalam menjaga keamanan harta milik perusahaan serta menemukan dan mencegah terjadinya kesalahan dan penyelewengan ataupun pemborosan pada saat perusahaan beroperasi. Manajemen terhadap kas juga bertanggungjawab terhadap pembuatan perencanaan, melakukan prosedur atau otorisasi serta menetapkan dan mengawasi suatu kegiatan melalui pengendalian internal. Manajemen biasanya menghadapi dua masalah akuntansi untuk transaksi kas, yaitu pengendalian internal harus ditetapkan untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang tidak diotorisasi oleh pejabat atau karyawan, dan informasi

13 3 yang diperlukan untuk manajemen kas yang ada ditangan dan transaksi harus tersedia. Melindungi kas dan menjamin keakuratan catatan akuntansi untuk kas dalam pengendalian internal yang efektif atas kas merupakan suatu keharusan. Pengendalian internal yang baik menghindari terjadinya penyelewegan seperti melakukan perubahan laporan atau perhitungannya, adanya prosedur pencatatan yang sesuai sehingga dapat dilakukan pengendalian yang tepat terhadap harta, utang, pendapatan dan biaya. Perangkat pengendalian canggih atau dengan disusunnya sistem yang terbaik sekalipun belum tentu mampu menghindarkan kesalahan jika terdapat persekongkolan dari para karyawan untuk melakukan suatu kecurangan yang dapat menyebabkan pengendalian tersebut tidak berguna lagi. merupakan PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) khususnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang bergerak di bidang pendidikan. Dimana mempunyai visi dan misi serta tujuan yang ingin di capai. Sebagai suatu organisasi Fakultas Ekonomi pasti mempunyai kas. Kas merupakan faktor penting dalam mendukung tercapainya visi dan misi serta tujuan tersebut. Maka dari itu Fakultas Ekonomi memerlukan adanya sistem pengendalian intern kas yang efektif. Untuk melindungi kas dan menjamin keakuratan catatan akuntansi atas kas. Hal ini sangat di perlukan untuk mencegah terjadinya penyelewengan dan penyalahgunaan kas pada Fakultas Ekonomi.

14 4 Dalam tugas akhir ini, penulis akan membahas sistem pengendalian atas penerimaan dan pengeluaran kas di Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara. Sesuai dengan latar belakang masalah di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan dan membahas penelitian dengan judul Sistem Pengendalian Intern Kas Pada Fakultas Ekonomi. B. PERMASALAHAN Pengendalian internal akan dapat dilaksanakan apabila di dalam perusahaan telah memiliki sistem dan prosedur akuntansi. Hal ini disebabkan karena sistem dan prosedur akuntansi merupakan pedoman atau standar dalam pelaksanaan kegiatan operasi perusahaan. Dari latar belakang yang di kemukakan di atas, dapat diambil permasalahan pokok yaitu : 1. Apakah Fakultas Ekonomi dalam melaksanakan sistem pengendalian intern kas sudah efektif? 2. Bagaimana sistem pengendalian intern kas pada Fakultas Ekonomi untuk mencegah terjadinya kesalahan dan penyelewengan yang mungkin terjadi? C. TUJUAN DAN MANFAAT 1. Tujuan Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisa dan mengevaluasi sistem pengendalian intern kas pada Fakultas Ekonomi.

15 5 2. Manfaat Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Untuk memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan perkuliahan pada Diploma III Fakultas Ekonomi. b. Untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan penulis khususnya tentang pengendalian intern kas. D. RENCANA PENULISAN Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl.T.M. Hanafiah Kampus Medan. 1. Jadwal Survei/Observasi Jadwal kegiatan survei/observasi ini dapat dilihat pada tabel 1.1 berikut: Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan DESEMBER JANUARI NO. KEGIATAN 2012 MINGGU KE 2013 MINGGU KE Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan

16 6 Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis akan melakukan penelitian selama beberapa minggu di bagian Keuangan Fakultas Ekonomi. 2. Rencana Isi Tugas akhir yang penulis kerjakan, dibagi menjadi empat bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini penulis akan menguraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian serta rencana penulisan yang mencakup jadwal survei/observasi dan rencana isi. BAB II : FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Pada bab ini penulis akan menguraikan tentang sejarah ringkas, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi.

17 7 BAB III : SISTEM PENGENDALIAN INTERN KAS PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Pada bab ini penulis menguraikan tentang pengendalian intern atas penerimaan kas, prosedur penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi, pengendalian intern atas pengeluaran kas, dan prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera. BAB IV : PENUTUP Dalam bab ini penulis mencoba mengambil kesimpulan dan memberikan saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi di masa yang akan datang.

18 BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi mempunyai ciri khas tersendiri di dalam kelahirannya. Ciri khas itu dapat ditandai dengan sejarah lahirnya di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan pada tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Tengku Iskandar. Yayasan sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden USU (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu). Berhubung Fakultas Ekonomi yang berkedudukan di kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi didirikan sendiri di Medan dan memperoleh status Negeri dari Pemerintah dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang penegerian

19 9 Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara dan pemasukan kedalam Lingkungan pada tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 01 Oktober Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan 2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

20 10 Fakultas Ekonomi di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus Visi Fakultas Ekonomi Visi Fakultas Ekonomi adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global. 2. Misi Fakultas Ekonomi. Misi Fakultas Ekonomi adalah sebagai berikut: a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang Ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen. c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN. d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya. e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

21 11 3. Tujuan Fakultas Ekonomi Tujuan Fakultas Ekonomi adalah : a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penlitianpenelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan perusahaan. B. Struktur Organisasi dan Personalia Struktur Organisasi diperlukan instansi untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerjasama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

22 12 Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekertaris Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Gambar 1.1 Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku pedoman dan informasi Fakultas Ekonomi USU

23 13 Keterangan Gambar 1.1 : 1. Pimpinan Universitas Rektor : Prof. DR. Dr. Syahril Pasaribu, DTM & H.M.Sc (CTM). Sp.A(K) Pembantu Rektor I Pembantu Rektor II Pembantu Rektor III Pembantu Rektor IV Pembantu Rektor V : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D : Prof. Dr. Armansyah Ginting, M.Eng : Prof. Drs. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MI.I : Ir. Yusuf Husni 2. Pimpinan Fakultas Ekonomi Pelaksana Tugas Dekan Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III : Drs. H Arifin Lubis, MM, Ak : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak : Drs. H Arifin Lubis, MM, Ak : Ami Dilham, SE, M.Si 3. Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua Sekretaris Anggota : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ak : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Drs. H Arifin Lubis, MM, Ak Ami Dilham, SE, M.Si Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak

24 14 Prof. Drs. Azhar Maksum, M.Ec, Acc Prof. Dr. Ritha F Dalimunthe, SE, M.Si Prof. Dr. Paham Ginting, MS Prof. Dr. Rismayani,MS Prof. Drs. Ramli, MS Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M.Ec Prof. Dr. Lic.Rer.Reg. Sirojuzilam,SE Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D Drs. Syarifuddin Ginting S, SE, Ak, MAFIS, CPA Dr. Isfenti Sadalia, ME Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si Irsyad, SE, M.Soc, Sc, Ph.D Drs. Firman Syarif, M.Si Dr. Murni Daulay, M.Si 4. Departemen a. Ekonomi Pembangunan Ketua Sekretaris : Wahyu Ario Protomo, SE, M.Ec : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si b. Manajemen Ketua Sekretaris : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME : Dra. Marhayani, M.Si

25 15 c. Akuntansi Ketua : Drs. Syarifuddin Ginting S, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak 5. Program Studi a. Program Studi S1 Ekonomi Pembangunan Ketua Sekretaris : Irsyad Lubis, SE, M.Soc, Sc, Ph.D : Paidi Hidayat, SE, M.Si b. Program Studi S1 Manajemen Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si c. Program Studi S1 Akuntansi Ketua Sekretaris : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak : Dra. Mutia Ismail, MM, Ak d. Program Studi Diploma III Keuangan Pelaksana Tugas Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si e. Program Studi Diploma III Akuntansi Ketua Sekretaris : Drs. Ruatam, M.Si, Ak : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak f. Program Studi Diploma III Kesekretariatan Ketua : Dr. Beby Karina Fauzeea. Sembiring, SE, MM

26 16 6. Bagian Tata Usaha Kabag Tata Usaha Kasubbag Keuangan Kasubbag Umum & Perlengkapan Kasubbag Akademik Kasubbag Kemahasiswaan Kasubbag Kepegawaian : Ridwan Shaleh, SH.CN : Eka Yuliani, SE : Ahmad Faizul, SE, M.Si : Fepty Aniar, SE : Zailiana, S.Sos : Maslan, SE C. Job Description Berikut ini adalah job description pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi yang terdiri dari : 1. Bagian Tata Usaha Fungsinya : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian. b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan. c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. d. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

27 17 e. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. f. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan. g. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan. h. Melakukan pembayaran gaji, honrarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya. i. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan. j. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 2. Sub Bagian Akademik Fungsinya : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat. c. Melakukan administrasi akademik. d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

28 18 e. Menghimpun dan mengklasifikasi data dan pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas. g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas. h. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Fungsinya : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan. f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

29 19 g. Melakukan pembayaran gaji, honrarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya. h. Mengoperasikan sistem informasi keuangan. l. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 4. Sub Bagian Kepegawaian Fungsinya : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian. b. Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai. e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional. f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usulan kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, izin dan cuti. g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

30 20 j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Fungsinya : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan. d. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi. f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa. h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Melakukan penyajian informasi kemahasiswaan dan alumni. j. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

31 21 k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 6. Sub Bagian Perlengkapan Fungsinya : a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) bagian. b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan. c. Mengoperasikan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan. e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan. g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. D. Jaringan Kegiatan Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan aktivitas akademik. Fakultas Ekonomi

32 22 merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan. Fakultas Ekonomi lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitianpenelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu : penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya. E. Kinerja kegiatan Terkini Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pegajaran terhadap

33 23 mahasiswa, melakukan berbagai penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri kegiatan bakti sosial kepada masyarakat dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik. Kegiatan-kegiatan kerohnian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (Misalnya : Idul Fitri, Idul Adha, Isra Mi raj, Natal, Paskah dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. F. Rencana Kegiatan Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi antara lain adalah sebagai berikut : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap. 2. Perkuliahan semester genap. 3. Ujian UAS semester/ujian semester ganjil. 4. Wisuda Mahasiswa.

34 BAB III SISTEM PENGENDALIAN INTERN KAS PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Kas merupakan komponen aktiva yang sangat penting dan sangat mempengaruhi semua transaksi yang terjadi karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian kita. Kas terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam hampir semua transaksi usaha. Kas juga menjadi begitu penting karena perorangan, perusahaan atau bahkan pemerintahan harus mempertahankan posisi likuiditas yang memadai yakni mereka harus memiliki sejumlah uang yang mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar entitas bersangkutan dapat terus beroperasi. Kas adalah aktiva lancar yang paling likuid dan terdiri dari bagian yang bertindak sebagai alat pertukaran serta memberikan dasar untuk perhitungan akuntansi. Kas meliputi koin, uang kertas, cek, wesel dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank yang bersangkutan. Lazimnya, kas dapat ditarik sebagai segala sesuatu yang diterima bank untuk disetorkan ke rekening bank lainnya. Menurut Suharli (2006 : 173), Kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan

35 25.Dari pengertian kas di atas, penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut: a. Yang termasuk golongan kas terdiri atas : 1. Uang Tunai (uang kertas dan uang logam) Uang tunai adalah seluruh alat pembayaran yang sah dan wajib diterima oleh siapa saja sebagai alat pembayaran. 2. Dana yang Tersedia di Bank Maksud dari dana yang tersedia di bank adalah simpanan yang setiap saat dapat diambil dan dikeluarkan untuk pembayaran. 3. Cek Cek yang diterima dari pihak lain sebagai alat pembayaran dan cek tersebut setiap saat dapat dicairkan di bank. 4. Cek Perusahaan Cek perusahaan adalah surat perintah pada bagian keuangan untuk mengeluarkan uang bagi pihak-pihak lain dalam perusahaan itu sendiri untuk membayar kepada pihak lain. 5. Cek Dalam Perjalanan Cek dalam perjalanan adalah cek yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pihak lain tetapi belum di uangkan di bank. 6. Wesel Pos Wesel pos yang menurut sifatnya dapat segera diuangkan pada waktu diperlukan.

36 26 7. Simpanan Uang di Bank-bank Luar Negeri Simpanan uang di bank-bank luar negeri yang tidak dikenakan pembatasan penarikannya. Saldo simpanan ini dalam neraca dilaporkan dalam mata uang rupiah sebesar nilai kursnya. 8. Hal-hal Lain yang Dapat Disamakan Dengan Uang Terdiri dari surat-surat yang dapat diuangkan setiap saat di bank, dimana bank bersedia membayar seperti nominal yang tertera dalam surat tersebut. b. Yang tidak termasuk kas terdiri atas : 1. Cek mundur 2. Pembayaran-pembayaran yang dimuka 3. Surat berharga jangka pendek 4. Perangko dan materai 5. Deposito berjangka 6. Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dan sifatnya terkait seperti dana pensiun, pelunasan obligasi dan pembayaran deviden 7. Wesel tagih Adapun fungsi dari kas sebagai berikut : a. Sebagai alat tukar atau alat bayar dalam jumlah besar/kecil. b. Alat yang diterima sebagai setoran oleh bank sebesar nilai nominalnya. c. Kas juga digunakan untuk investasi baru dalam aktiva tetap.

37 27 Untuk menjaga kas agar tetap aman, maka perusahaan perlu membuat sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, untuk mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Pengendalian intern tersebut menentukan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Pengertian pengendalian intern tersebut diatas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan komputer. Menurut Simamora (2000 : 183), Pengendalian intern (intern control) adalah langkah-langkah yang diambil perusahaan guna memastikan keandalan data akuntansinya, melindungi aset-asetnya dari pencurian dan penyalahgunaan, meyakinkan bahwa para karyawan mengikuti kebijakan-kebijakan dan prosedurprosedur perusahaan, dan mengevaluasi kinerja para karyawan, departemen, divisi, dan perusahaan secara keseluruhan. Menurut Mulyadi (2009 : 183), unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut : 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi personel organisasi tentang pengendalian. Dan lingkungan pengendalian juga merupakan unsur yang merupakan landasan untuk semua unsur pengendalilan intern, yang membentuk disiplin dan struktur. 2. Penaksiran Resiko Penaksiran resiko biasanya digunakan dalam pelaksanaan pelaporan keuangan, yaitu penaksiran risiko yang terkandung dalam asersi tertentu dalam laporan keuangan dan desain implementasi aktivitas pengendalian yang ditujukan untuk mengurangi resiko tersebut pada tingkat minimum, dengan mempertimbangkan biaya dan manfaatnya.

38 28 3. Informasi dan Komunikasi Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar organisasi. 4. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan. Kegiatan dan prosedur ini dilaksanakan untuk mengurangi resiko dalam pencapaian tujuan entitas. 5. Pemantauan Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Manajemen bertanggung jawab dalam pembentukan dan pembinaan sistem pengendalian intern. Untuk ini manajer perlu mengendalikannya secara terus menerus agar sistem pengendalian intern berjalan dengan semestinya dan dapat dimodifikasi seluruhnya sesuai dengan perubahan. Fungsi pengendalian intern yaitu untuk menentukan apakah ada penyimpangan dalam pelaksanaan. Untuk dapat menentukan adanya penyimpangan, perlu diketahui ukuran yang menjadi dasar hasil pelaksanaan yang diharapkan dan kebijakan dalam pelaksanaan. Pengawasan dan penelaahan pada sistem pengendalian intern yang baik akan mampu melindungi kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kesalahan dan ketidaktelitian yang terjadi. A. Pengendalian intern atas penerimaan kas Melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, perusahaan harus mengendalikan kas mulai dari diterimanya hingga disetor ke bank. Prosedur semacam ini disebut pengendalian preventif. Prosedur yang dirancang untuk

39 29 mendeteksi pencurian atau penyalahgunaan kas disebut pengendalian detektif. Dalam pengertian tertentu, pengendalian detektif juga bersifat preventif (mencegah) karena para karyawan akan berupaya menghindarkan pencurian atau penyalahgunaan bila mereka mengetahui bahwa hal semacam itu kemungkinan besar mereka akan tertangkap. Menurut Hall (2011 : 180), Pembuatan dan pemeliharaan sistem pengendalian internal adalah kewajiban pihak manajemen yang penting. Aspek mendasar dari tanggung jawab penyediaan informasi pihak manajemen adalah untuk memberikan jaminan yang wajar bagi pemegang saham bahwa perusahaan dikendalikan dengan baik. Selain itu, pihak manajemen bertanggung jawab untuk melengkapi pemegang saham serta calon investor dengan informasi keuangan yang andal secara tepat waktu. Sistem pengendalian internal yang memadai penting bagi pihak manajemen untuk melakukan kewajiban ini. Salah satu tugas pemimpin perusahaan adalah harus mampu mengawasi secara keseluruhan kegiatan perusahaan yang dipimpinnya, tidak terkecuali kas yang dimiliki perusahaan tersebut. Kagiatan ini sangat penting namun cukup sulit untuk melaksanakannya karena aktivitas perusahaan yang semakin berkembang. Sehubungan dengan hal tersebut maka Fakultas Ekonomi memerlukan adanya sistem pengendalian intern kas, karena kas merupakan komponen yang paling penting di dalam melaksanakan aktivitas usahanya. Disamping itu, kas juga merupakan aktiva yang paling mudah diselewengkan.

40 30 B. Prosedur penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Fakultas Ekonomi meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggung jawaban kembali. Proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun dengan menggunakan sistem komputerisasi. Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi secara lebih rinci meliputi : 1. Setoran SPP Mahasiswa ke Biro Rektor. 2. Pihak Fakultas mengirimkan rencana anggaran ke Biro Rektor. 3. Setelah diteliti, pihak Biro Rektor akan menyetujui rencana anggaran tersebut. 4. Pihak Biro Rektor mengirimkan cek kepada Fakultas Ekonomi USU yang nilainya sesuai dengan anggaran yang diajukan sebelumnya. 5. Fakultas melampirkan dokumen bukti penerimaan uang/cek. 6. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah cek yang diterima dari Biro Rektor. 7. Cek/dana tersebut dikelola oleh pihak Fakultas (Bagian Keuangan Fakultas) untuk membiayai semua kebutuhan/kegiatan operasional Fakultas. 8. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian cek/dana tersebut.

41 31 9. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan diserahkan kepada Biro Rektor setiap bulannya sebagai pertanggung jawaban Fakultas. 10. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke Biro Rektor. Laporan yang dihasilkan dari prosedur penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi adalah Laporan Realisasi Anggaran yaitu laporan yang menyajikan informasi realisasi, pendapatan, dan pembiayaan fakultas dalam suatu periode tertentu. Jenis-jenis penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara bersumber dari : 1. Mahasiswa, berupa kewajiban pembayaran uang kuliah untuk program studi S1 Reguler maupun Mandiri, Diploma III, Ekstensi dan lain-lain. 2. Sumbangan pribadi. 3. Sumbangan Instansi/Perusahaan. Namun dalam Tugas Akhir ini penulis hanya membahas lebih dalam mengenai prosedur penerimaan kas yang berasal dari SPP Mahasiswa. Karena sumber inilah yang lebih bersifat rutin. Prosedur penerimaan kas dalam fakultas perlu dirancang sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat dan tidak diterimanya uang yang

42 32 seharusnya diterima dapat dikurangi menjadi sekecil mungkin. Prosedur penerimaan kas perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, menerima, dan mencatat penerimaan uang. 2. Setiap penerimaan uang langsung disetor ke bank sebgaimana adanya. Untuk dapat memenuhi prinsip-prinsip pengendalian intern dalam hal penerimaan kas perlu pemisahan fungsi seperti pemisahan antara fungsi penerimaan uang, pencatatan dan penyimpanan serta yang melakukan rekonsiliasi bank. Unsur pengendalian intern penerimaan kas yang sehat menurut Mulyadi (2001 : 60) untuk organisasi, sistem otoritas dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat adalah : 1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan, 2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi, 3. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (bilyet giro), 4. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang disebut fungsi akuntansi, 5. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur, 6. Hasil perhitungan kas direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera, 7. Para penagih dan kasir harus diasuransikan. 8. Kas dalam perjalanan (baik yang berada di tangan kasa maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (case-in-safe dan case-in-transit insurance).

43 33 Setoran SPP Fakultas Mengajukan Biro Rektor USU (Setelah disetujui) Mengirimkan Cek Mencatat di Buku Besar Keuangan Fakultas Fakultas Ekonomi Melampirkan Bukti Penerimaan cek Pengelolaan Dana Oleh Fakultas Pembukuan Biro Rektor Realisasi Anggaran Gambar 3.1 Prosedur Penerimaan Kas Pada Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi

44 34 C. Pengendalian intern atas pengeluaran kas Pengendalian internal atas pembayaran kas harus memberikan jaminan yang memadai bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi yang diotorisasi. Disamping itu, pengendalian harus memastikan bahwa kas digunakan secara efisien. Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlah relatif kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu sistem : fluctuating-fundbalance system dan imperst system. Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut : 1. Digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek, dengan demikian pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud pihak pembayaran. 2. Dilibatkannya pihak luar (dalam hal ini bank) dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh bank, yang secara periodik mengirimkan rekening koran bank (bank statement) kepada perusahaan nasabahnya. Direkam rekening koran bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi kas perusahaan dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.

45 35 3. Sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada cek is-user. Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima pembayaran lebih andal karena di dalam endorsement terkait pihak bank yang merupakan pihak yang independen bagi pembayar maupun bagi penerima pembayaran. D. Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi serangkaian proses baik manual maupun komputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggung jawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi. Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi meliputi : 1. Menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran. 2. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang. 3. Membuat bukti pengeluaran kas/cek dan mencetaknya. 4. Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas/cek.

46 36 5. Meminta pengesahan pejabat (Pudek II) yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank. 6. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro. 7. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak menyetujui membayaran pada cek/giro. 8. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran. 9. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya dilaporkan kembali ke Biro Rektor USU. Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri atas : 1. Kwitansi penagihan yang harus segera dibayar. 2. Kwitansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen sebagai tanda bukti pembayaran. 3. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara/pejabat fakultas yang memiliki wewenang. 4. Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan melalui transfer antar bank. 5. Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas.

47 37 6. Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu. Jenis-jenis pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara baik keperluan operasi program S1 reguler, mandiri, program Diploma III, dan ekstensi secara umum mencakup : a. Belanja Pegawai Belanja pegawai terdiri dari : 1. Pendidikan, mencakup : a) Kuliah di kelas, b) Dosen pembimbing dan penguji skripsi, c) Seminar lokakarya, d) Pelaksana administrasi, e) Pengawas ujian/koreksi/panitia ujian, f) Pembimbing praktikum/pkl, g) Tim penilai karya ilmiah, h) Penulisan karya ilmiah, i) Tim pengembangan program pendidikan, dll. 2. Biaya penelitian, 3. Pengabdian kepada masyarakat,

48 38 4. Pembinaan dan pelayanan kesejahteraan masyarakat, 5. Pembinaan kerumahtanggaan dan lingkungan kampus. b. Belanja Barang, Mencakup : 1. Bahan, 2. Inventaris, 3. Langganan daya dan jasa, seperti rekening telepon, 4. Penyelenggaraan, mencakup : a) Proses belajar-mengajar, b) Seminar dan workshop, c) Penyelenggaraan ujian dan kegiatan ilmiah, dies natalis, penataran, dll. c. Belanja Pemeliharaan, mencakup : 1. Pemeliharaan perabot/inventaris, 2. Pemeliharaan kendaraan operasional, 3. Pemeliharaan investasi dan peralatan/perabot penunjang, 4. Pemeliharaan gedung, instalasi air dan listrik, dll. d. Belanja perjalanan, mencakup : 1. Perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai, 2. Bantuan perjalanan bagi tenaga akademik dan administrasi, dll.

49 39 Semua pengeluaran kas pada fakultas ekonomi akan disusun dalam surat pertanggung jawaban (SPT) fakultas/unit kerja. Pengendalian pengeluaran kas pada fakultas ekonomi akan dipertanggung jawabkan pada SPT dan dikirimkan ke Biro Pusat Administrasi (BPA), dan kelebihan anggaran kerja akan dikembalikan sehingga tidak ada kelebihan kas yang disimpan di fakultas yang dapat disalah-gunakan atau diselewengkan. Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang baik, prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. Semua pengeluaran dilakukan dengan cheque, pengeluaranpengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil. 2. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang berwenang terlebih dahulu. 3. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas. Unsur pengendalian intern pengeluaran kas yang sehat menurut Mulyadi (2001 : 78) untuk organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan dan praktik yang sehat adalah : 1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 2. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kasir sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan fungsi yang lain. 3. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. 4. Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.

50 40 5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otoritas dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dokumen pendukung yang lengkap. 6. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. 7. Dokumen dasar dan penndukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap lunas oleh bagian kasir setelah pengeluaran kas dilakukan. 8. Penggunaan rekening koran bank (bank statement) yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksaan intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas. 9. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima atau dengan pemindah bukuan. 10. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil yang akuntansinya diselenggarakan dengan imperst sistem. 11. Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. 12. Kas yang ada ditangan (cash in safe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit) di asuransikan dari kerugian. 13. Kasir di asuransikan (fidelity bond insurance). 14. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan (misalnya mesin register kas, lemari besi dan strong room). 15. Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kas.

51 41 Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang Menerima berkas tagihan pembayaran Membuat bukti pengeluaran kas Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan pengeluaran uang Untuk pembayaran melalui Bank dibuatkan Cek/Giro Meminta pengesahan pejabat (Pudek II ) yang berhak menyetujui pembayaran Mencatat pengeluaran di Buku Besar keuangan pembayaran Membuat Laporan Realisasi Anggaran Gambar 3.2 Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi

52 BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN Berdasarkan data yang telah disusun oleh penulis maka dapat disimpulkan bahwa setiap perusahaan (dalam hal ini lembaga pendidikan) harus tetap menjaga jumlah uang kasnya agar tetap mencukupi pembiayaan operasionalnya sehari-hari. Manajemen kas yang efektif juga memerlukan pengendalian internal yang baik guna melindungi kas dari pencurian atau penggelapan kas. Hal ini karena kas merupakan aktiva yang paling lancar, sehingga lebih mudah untuk diselewengkan jika tidak dijaga dengan baik. Secara umum, sistem pengendalian kas selalu dibedakan antara pihak yang menangani pemasukan dan pengeluaran dengan pihak yang melakukan pembukuan. Hal ini bertujuan mengurangi kemungkinan terjadinya manipulasi dalam pencatatan/pembukuan. Karakteristik dari suatu pengendalian kas adalah : 1. Menetapkan tanggung jawab dan tugas secara khusus dalam menangani penerimaan dan pengeluaran kas. 2. Mengadakan pemisahan terhadap penanganan dan pencatatan penerimaan kas. 3. Mengadakan audit internal pada selang waktu tertentu, terutama pemeriksaan terhadap keadaan kas perusahaan.