OPTIMALISASI MUTU PELAYANAN PERPUSTAKAAN DENGAN MENGGUNAKAN TEORI ANTRIAN

Transkripsi

1 OPTIMALISASI MUTU PELAYANAN PERPUSTAKAAN DENGAN MENGGUNAKAN TEORI ANTRIAN Perpustakaan, salah satu fasilitas yang bisa dibilang sangat vital dalam dunia pendidikan. Perpustakaan menjadi salah satu sarana bagi mahasiswa untuk mencari dan menambah informasi yang berkaitan dengan kuliah maupun umum. Dalam teori perpustakaan, perpustakaan bukan saja tempat untuk belajar namun juga tempat untuk rekreasi, untuk refresing. Untuk itu perpustakaan harus dapat membuat pengunjung menjadi betah dan merasa nyaman berada didalam perpustakaan. Dalam kehidupan nyata sehari-hari kita akan selalu dihadapkan pada persoalan tentang antrian, baik skala kecil maupun skala besar yang membutuhkan penyelesaian serta solusi yang optimal. Salah satu contoh antrian pada kehidupan nyata akan dapat ditemui pada beberapa tempat fasilitas pelayanan umum, dimana masyarakat atau barang akan mengalami proses antrian dari kedatangan, memasuki antrian, menunggu, hingga proses pelayanan berlangsung. Persoalan tentang antrian tersebut juga terjadi pada perpustakaan, seperti di bagian sirkulasi,penelusuran data dan sebagainya. Dalam hal inilah teori antrian berperan untuk menyelasaikan masalah antrian yang sering terjadi pada perpustakaan agar panjang antrian dapat diminimalkan sehingga pengguna tidak cepat merasa bosan berada didalam antrian. ANTRIAN Mengantri adalah suatu peristiwa dimana masyarakat atau barang akan mengalami proses antrian dari kedatangan, memasuki antrian, menunggu, hingga proses pelayanan berlangsung. Batasan panjang antrian bisa terbatas (limited) bisa juga tidak terbatas (unlimited), tergantung pada jumlah unit yang ada dalam sistem.

2 Teori Antrian Teori ini pertama kali diciptakan dan dikembangkan oleh A. K. Erlang seorang ahli matematika dari Denmark pada tahun waktu itu Dia bekerja diperusahaan telepon di Kopenhagen. Dia mealakukan eksperiman tentang fluktuasi permintaan fasilitas telepon yang berhubungan dengan automatic dialing equipment, yaitu peralatan penyambungan telepon secara otomatis. Hal ini dilakukan karena ia merasa bahwa dalam waktu-waktu yang sibuk operator sangat kewalahan melayani para penelepon secepatnya, sehingg apara penelepon harus mengantri cukup lama untuk menunggu giliran. Dan Sejak itulah model antrian berkembang pesat terutama setelah perang dunia II Teori ini merupakan satu cabang dari management science yang menyangkut fenomena dalam hal konsumen atau pelanggan menunggu untuk mendapatkan jasa layanan, karakteristik dan struktur model antrian dan sebagainya. Ketika konsumen menunggu untuk mendapatkan jasa, Sistem antrian memegang peranan penting dan disinilah peran sistem antrian untuk menyelesaikannya. Sebagai contohnya, Penggunaan sistem antrian ini sangat membantu dalam melancarkan pelayanan kepada pemakai atau pelanggan. Disiplin Antrian Disiplin antrian berkaitan dengan cara memilih anggota ntrian untuk dilayani. Untuk disiplin antrian ada dua klasifikasi yaitu, prioritas ; menggambarkan bahwa pelayan akan memberikan layanan terlebih dahulu kepada orang yang lebih diprioritaskan atau lebih membutuhkan, dan first come first serve; menggambarkan bahwa orang yang lebih dahulu datang akan dilayani terlebih dahulu. Terjadinya antrian. Barisan antrian merupakan fenomena yang terjadi bila permintaan terhadap pelayanan melebihi kapasitas. Usaha jasa pelayanan yang dalam waktu tertentu sering dihadapkan pada keadaan dimana tidak ada keseimbangan antara pelayanan yang

3 diberikan dengan tingkat kedatangan biasa sehingga menimbulkan waktu tunggu yang lama. Dan yang menjadi pokok permasalahan disini adalah bagaimanakah cara meningkatkan sistem pelayanan yang optimal agar dapat mengurangi panjangnya antrian dan bagaimana menghitung total cost dari usulan perbaikan dengan waktu tunggu yang singkat (kecil). Data-data yang diperlukan dalam perhitungan adalah waktu antar kedatangan, waktu pelayanan, biaya fasilitas pelayanan dan biaya kerugian akibat orang/barang menunggu. Adapun pendekatan model antrian yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah ini adalah MultiChannel-SinglePhase, dengan distribusi kedatangan poisson, distribusi pelayanan eksponensial, probabilitas tidak terbatas dan distribusi pelayanan menggunakan FIFO (First-In First-Out). Antrian Dalam Perpustakaan Antrian dapat terjadi dimana saja, kasus dalam sebuah perpustakaan, seringkali kita melihat antrian yang panjang(long queuning) dimana pemakai perpustakaan(user) antri menunggu pelayanan petugas sirkulasi, kemudian antrian Pemakai internet yang menunggu komputer internet tidak dipakai, Buku-buku baru menunggu untuk diproses, Pemakai yang menunggu pelayanan dibagian fotokopy dan lain-lain. Terjadinya antrian panjang ini dapat berakibat negatif bagi perpustakaan, karena user yang semula ingin mendapatkan kemudahan diberbagai fasilitas malah harus behadapan dengan masalah antrian, hal ini dapat mengakibatkan ketidakpuasan User terhadap pelayanan perpustakaan, dan jika hal ini terjadi maka perpustakaan tidak dapat melaksanakan tujuan utamanya yaitu User Oriented, karena tidak dapat memberikan layanan yang terbaik dan sesuai dengan yang diharapkan uoleh masyarakat penggunanya. Berawal dari persoalan tersebut, pihak perpustakaan harus menindak lanjuti kasus-kasus tersebut. Pihak perpustakaan perlu mempertimbangkan cara-cara dan

4 solusi agar dapat meminimalkan jumlah antrian yang terjadi konter/loket perpustakaan. Beberapa kasus antrian di perpustakaan terjadi pada bagian-bagian berikut: Antrian dibagian sirkulasi (peminjaman & pengembalian) Pertambahan anggota sebagai peminjam dan pengguna buku akan menimbulkan berbagai masalah dalam pelaksanaan pelayanan. Antrian merupakan pengembangan dalam menentukan jumlah yang optimal dari fasilitas pelayanan. Antrian yang terjadi dibagian sirkulasi (peminjaman dan pengembalian) dikarenakan kedatangan user (pengguna) melebihi fasilitas pelayanan pustakawan (operator / server) yang ada sehingga antrian yang terjadi cukup panjang dan akan mengakibatkan waktu tunggu yang lama sehingga berakibat pada pada total cost yang tinggi. Untuk itu menghindari hal itu perlu tersedianya loket/counter pemninjaman dan pengembalian yang memadai dengan User, sehingga tidak terjadi antrian. Antrian dibagian pengolahan Antrian bukan harus berarti yang mengantri adalah orang, tapi antrian juga bisa berupa barang. Dan seperti antrian yang terjadi pada bagian pengolahan ini, bukan antrian pengguna perpustakaan, akan tetapi antrian bahan pustaka / buku yang menunggu untuk diolah/diproses. Kegiatan ini dinamakan pengolahan bahan pustaka (processing of library materials). Pengolahan merupakan bagian di mana koleksi baru akan diproses untuk dibuat katalog. Meningkatnya kerumitan pengelolaan dan sarana perpustakaan menuntut profesionalisme pengelolaannya. Namun diperpustakaan sering kali terbatasnya tenaga pustakawan yang bertugas uuntuk bagian pengolahan ini sehingga menyebabkan terjadinya antrian buku-buku baru yang menunggu untuk diolah oleh pustakawan. Antrian dibagian penelusuran informasi (OPAC) Tersedianya OPAC (online Public Access Catalog), diperpustakaan adalah untuk mempercepat proses penelusuran data dan informasi bagi pengguna (user).

5 Untuk itu perpustakaan menyediakan alat bantu yang disebut katalog perpustakaan. Alat bantu penelusuran informasi tersebut tersedia pada perpustakaan yang telah terotomasi berupa OPAC (online Public Access Catalog) maupun perpustakaan konvensional yang masih menggunakan kartu katalog manual. Pada bagian penelusuran informasi ini sering terjadi antrian pengguna dikarenakan terbatas jumlah computer OPAC yang tersedia dan banyaknya pengunjung perpustakaan, untuk itu perlu penambahan alat penelusur informasi agar pengguna perpustakaan tidak kehilangan banyak waktu hanya untuk mengantri dibagian ini. Antrian adalah bukan hal baru yang selalu kita jumpai dan sering kita rasakan. Mengantri bukanlah hal yang menyenangkan begitu juga dengan yang melayani antrian, hal tersebut diperburuk lagi dengan sistem antrian yang digunakan yang masih bersifat manual. Dengan adanya sistem antrian yang terkomputerisasi, masalah-masalah tadi akan sedikit tertanggulangi. Dasar teori tentang antrian dapat digunakan untuk melakukan optimalisasi segala proses yang berhubungan dengan antrian. Beberapa penyimpangan dalam rangkaian sistem antrian akan dapat dihindari apabila memahami dengan benar teori antrian, sehingga desain pelayanan yang memadai akan dapat diterapkan dengan dasar yang akurat. Sistem antrian memegang peranan penting ketika pengguna menunggu untuk mendapatkan jasa layanan, maka disinilah peran sistem antrian untuk menyelesaikannya. Sebagai contohnya, Penggunaan sistem antrian ini sangat membantu dalam melancarkan pelayanan kepada pemakai (user) seperti dalam antrian pada bagian sirkulasi. Dengan antrian yang panjang dapat berakibat negatif bagi pihak perpustakaan karena pengguna yang semula ingin mendapatkan kenyamanan dalam pelayanan menjadi letih karena harus mengantri dalam waktu yang relatif lama. Jika hal ini dibiarkan berlarut-larut kemungkinan akan berpengaruh besar terhadap perpustakaan, misalnya penguna menjadi enggan untuk berkunjung di perpustakaan tersebut

6 karena antrian yang ada. Karena Perpustakaan sebagai lembaga yang memiliki tujuan menyediakan informasi bagi masyarakat dituntut untuk selalu memberikan pelayanan yang terbaik bagi penggunanya, baik itu dari segi penyediaan informasinya maupun pelayanan kepada masyarakat penggunanya.