Laporan Kemajuan Reformasi Birokrasi LAN

Transkripsi

1 Laporan Kemajuan Reformasi Birokrasi LAN Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi LAN 3/19/2014

2 Bagian I Pendahuluan Reformasi Birokrasi LAN saat ini sudah memasuki tahun ketiga. Sejak pertama dicanangkan pada tahun 2011 yang kemudian diikuti dengan penetapan LAN sebagai salah satu instansi pemerintah Pusat yang masuk dalam program Nasional reformasi birokrasi. Reformasi birokrasi di LAN dengan segala kelemahan yang masih ada, namun ada beberapa prestasi yang bisa dikatakan sebagai tonggak sejarah (milestone) untuk bermetamorfis menjadi institusi yang handal dan menjadi rujukan dalam transformasi administrasi negara. Beberapa tonggak sejarah yang bisa dicatat sebagai langkah perubahan di LAN adalah sebagai berikut: pertama, penataan kelembagaan yang mengarah kepada terbentuknya suatu kelembagaan yang sesuai dengan ukuran (rightsize) dan lebih terkonsolidasi dengan tantangan lingkungan eksternal yang baru. Sebagai institusi yang dinisbatkan sebagai lembaga tanki pemikir maka LAN harus bisa memberikan suatu contoh yang tepat. Perihal kelembagaan LAN telah memangkas struktunya dari 6 setingkat eselon I menjadi 4. Sedangkan untuk eselon bawahnya juga dilakukan penyesuaian. Kedua, dalam rangka menjunjung tinggi sistem merit dalam pengelolaan SDM, LAN juga menginisiasi model rekrutment competitive untuk jabatan-jabatan strukturalnya. Kebijakan ini dimulai dari rekrutmen untuk jabatan Kepala LAN, Deputi yang menggunakan open recrutment system. Sedangkan untuk jabatan eselon II pemilihan pejabat dilaksanakan dengan seleksi internal yang kompetitif. Ketiga, merumuskan kembali nilai-nilai baru LAN, integritas, profesional, inovatif, dan peduli. Hadirnya nilai ini adalah merupakan impian lama yang sudah ditunggu-tunggu untuk menjadi dasar perjuangan warga LAN untuk kemajuan bangsa Indonesia. Nilainilai ini melengkapi nilai lama, makarti bhakti nagari, yang kita pandang perlu untuk dikontekstualisasikan dengan kondisi aktual.. 1

3 Berdasarkan kegiatan penilaian mandiri pelaksanaan reformasi birokrasi (PMPRB) yang dilaksanakan di LAN pada pertengahan tahun PMPRB sendiri merupakan instrumen penilaian kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi yang dilakukan secara mandiri oleh masing masing kementerian/lembaga dan pemerintah daerah. Berdasarkan penilaian yang dilakukan tersebut, pemenuhan target indikator internal yang mencerminkan pencapaian program dan kegiatan RB LAN adalah 78,75% atau tercapai 87,5% persen dari target 90%. Tahun 2012 dengan road map reformasi birokrasi yang memiliki sasaran untuk perubahan pola pikir dengan menyosialisasi dan menginternalisasi manajemen perubahan dengan harapan LAN mampu menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi di bidang pelayanan masyarakat. Untuk tahun 2013, sasaran reformasi birokrasi berdasarkan road map reformasi birokrasi LAN lebih kepada penguatan organisasi yang secara fungsional melaksanakan fungsi organisasi, tatalaksana, kepegawaian dan diklat. Berdasarkan hal tersebut, pada tahun 2013 telah terbit Peraturan Presiden Nomor 57 Tahun 2013 tentang Lembaga Administrasi Negara dalam penyempurnaan organisasi dan tata kerja LAN dalam rangka mendorong percepatan reformasi birokrasi dan mendukung efektivitas serta efektivitas serta efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsinya. Penyempurnaaan organisasi dan tata kerja tersebut terlihat dengan adanya perubahan jumlah pejabat eselon I dimana sebelumnya terdiri dari satu sekretaris utama dan lima deputi, pasca restrukturisasi hanya tersisa tiga deputi dan satu sekretaris utama. Pengisian jabatan untuk struktur baru tersebut telah dilakukan melalui mekanisme seleksi terbuka. Mekanisme seleksi terbuka calon Eselon I dilakukan melalui pengumuman terbuka pada Portal LAN dan Media Nasional untuk memberikan kesempatan bagi calon peserta yang memenuhi persyaratan baik yang berasal dari internal LAN maupun eksternal. Calon peserta yang telah mendaftar mengikuti serangkaian proses seleksi baik seleksi administrasi, ujian tertulis, wawancara dan assessment yang akhirnya telah ditetapkan empat kandidat sebagai pejabat eselon I untuk mengisi jabatan struktur baru LAN. 2

4 Gambar 1 Pelantikan Pejabat Eselon 1 di lingkungan LAN Sumber: Dokumen, 2014 Secara keseluruhan jika dilakukan perbandingan pelaksanaan reformasi birokrasi dengan Road Map LAN dapat disimpulkan capaian yang telah dihasilkan adalah sebesar 90,83% angka ini dihitung berdasarkan capaian terhadap program RB yang mencakup 8 area perubahan yaitu manajemen perubahan, penataan peraturan perundang undangan, penataan dan penguatan organisasi, tatalaksana, sistem manajemen SDM aparatur, penguatan pengawasan, penguatan akuntabilitas kinerja dan kualitas pelayanan publik yang telah dilaksanakan, dari rangkaian program yang dilaksanakan sampai dengan tahun

5 Tabel 1 Kemajuan dan Capaian Pelaksanaan Reformasi Birokrasi No Program RB Capaian 1 E-service Bidang Diklat 2 E-service STIA 3 Pembentukan Tim Manajemen Perubahan 4 Penyusunan Strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi 5 Sosialisasi dan Internalisasi Manajemen Perubahan dalam rangka RB 6 Penataan berbagai Per-UUan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh LAN 7 Restrukturisasi penataan tugas unit kerja 8 Penguatan Unit organisasi yang secara fungsional melaksanakan fungsi organisasi, tatalaksana, kepegawaian dan diklat 9 Penyusunan dan penyempurnaan Dokumen SOP Penyelenggaraan tugas dan fungsi yang disahkan 10 Pembangunan/pengembangan e-office/egovernment di LAN 11 Penataan Sistem Rekruitmen pegawai 12 Analisis Jabatan 13 Evaluasi Jabatan 14 Penyusunan Standar Kompetensi Jabatan 15 Assesment individu berdasarkan kompetensi

6 No Program RB Capaian 16 Penerapan Sistem Penilaian Kinerja Individu 17 pengembangan data base pegawai 18 Pengembangan Diklat Pegawai berbasis Kompetensi 19 Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) 20 Peningkatan Peran Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan consulting. 21 Penguatan AKIP 22 Pengembangan Sistem Manjemen Kinerja Organisasi 23 Penyusunan Indikator Kinerja Utama (IKU) 24 Penerapan Standar Pelayanan di setiap unit kerja KETERANGAN = telah tercapai = belum tercapai PERKEMBANGAN QUICK WINS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA 1. PENDAHULUAN Masih belum optimalnya Pendidikan dan Pelatihan Aparatur sebagai fungsi dari LAN dirasakan sebagai suatu penghambat terhadap peningkatan perbaikan kinerja aparatur pemerintah terutama dengan masih banyaknya informasi mengenai kediklatan. Seperti 5

7 halnya kediklatan, pemberian layanan di STIA LAN terkendala dengan informasi yang sampai ke daerah dengan masih banyaknya mahasiswa yang tidak memperoleh informasi akademik dan administratif, khususnya pada saat libur semester dan mereka telah kembali ke daerah dan/atau instansi masing-masing. Selain itu, pola pendaftaran yang masih manual, diindikasikan kurang efektif dan efisien, khususnya bagi calon mahasiswa baru di luar domisili STIA LAN, yang berminat mendaftar menjadi mahasiswa STIA LAN.Dari pengidentifikasian tersebut, quick wins LAN ditetapkan adalah (1) pelayanan Informasi Pembinaan dan Penyelenggaraan Kediklatan Secara Online; dan (2) Pelayanan Akademik dan Administratif di STIA LAN Secara Online. Pelayanan pembinaan kediklatan selama ini sebagaian besar masih dilaksanakan secara manual sehingga informasi tentang berbagai standar kualitas kediklatan belum tersosialisasikan dengan baik, para stakeholder belum sepenuhnya bisa menggunakan standar-standar tersebut yang seperti: kurikulum, modul, tenaga pengajar, biaya, waktu penyelenggaraan, persyaratan kepesertaan, dan lain-lain, sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Berikutnya juga, 2) Penjaminan kualitas yang meliputi akreditasi kelembagaan diklat dan sertifikasi widyaiswara belum tersosialisasikan dengan baik. Akreditasi kelembagaan diklat meliputi aspek kelembagaan, tenaga kediklatan, sarana dan prasarana, serta program diklat. Sedangkan dalam aspek kewidyaiswaraan meliputi infortmasi persyaratan widyaiswara dan sertifikasi widyaiswara. Akibat belum tersosialisasikannya kebijakan akreditasi kelembagaan diklat dan sertifikasi widyaiswara ini mengakibatkan para stakeholder tidak mengetahui secara pasti tentang proses serta persyaratan akreditasi lembaga diklat, proses pengajuan dan persyaratan widyaiswara, serta sertifikasi widyaiswara. Kurang optimalnya proses penjaminan kualitas tersebut antara lain disebabkan sistem penjaminan kualitas yang masih dilaksanakan secara manual. Pelayanan proses penyelenggaraan kediklatan pada umumnya masih dilakukan secara manual, seperti dalam hal-hal berikut: Pemanggilan peserta melalui surat, telepon, dan faximili. Hal ini memerlukan waktu yang lama dan menyebabkan ketidakpastian, serta inefisiensi dalam hal penggunaan sumber daya. Pendaftaran ulang peserta selama ini dilakukan dengan cara datang langsung sebelum diklat dimulai (terutama diklat teknis). Informasi daftar peserta diklat selama ini masih berbentuk manual yang tidak dapat diakses secara mudah oleh instansi pengirim. Materi-materi bahan ceramah dari pakar maupun narasumber didistribusikan kepada peserta masih dalam bentuk hardcopy sehingga menimbulkan ketidakefisienan dan tidak dapat diakses oleh pihak lain yang 6

8 membutuhkan materi serupa. Jadwal pembelajaran diklat menyebabkan peserta harus selalu membawanya untuk mengetahui sesi-sesi pembelajaran berikutnya. Terakhir, profil dan spesialisasi widyaiswara diklat selama ini belum diinformasikan secara on line, sehingga pemangku kepentingan tidak mengetahui daya dukung widyaiswara penyelenggara diklat (terutama diklat teknis) dimana informasi tersebut merupakan salah satu daya tarik program diklat yang ditawarkan. Selanjutnya, dari STIA LAN baik yang berada di Jakarta, Bandung maupun Makassar seperti yang telah diuraikan sebelumnya informasi mengenai STIA LAN terkendala dengan penyebaran informasi seperti penyebaran brosur dan profil STIA LAN yang masih menggunakan sistem manual dirasakan kurang begitu optimal karena hanya terbatas pada pihak pihak tertentu dan juga memerlkan biaya yang relatif besar sehingga informasi penting mengenai keberadaan STIA LAN beserta berbagai kegiatannya belum tersampaikan dengan baik walaupun cara penyebaran informasi secara manual diyakini efektif untuk daerah terpencil yang sulit dalam melakukan akses terhadap internet. Kemudian pola pendaftaran calon mahasiswa baru masih dilakukan dengan cara-cara lama, dimana calon mahasiswa baru ketika ingin melakukan pendaftaran harus mendatangi kampus STIA LAN, mengisi formulir, dan memenuhi persyaratan lain yang ditentukan. Hal ini menjadi kendala bagi calon mahasiswa yang memiliki keterbatasan waktu karena beban pekerjaan di instansinya, terlebih bagi calon mahasiswa yang berdomisili relatif jauh dari kampus STIA LAN. Oleh karenanya quick wins dianggap penting karena dapat dijadikan momentum untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi dan sebagai awal peningkatan kepercayaan publik kepada LAN. Pemilihan pelayanan kediklatan dan STIA sebagai quick wins LAN, tidak mengesampingkan upaya peningkatan pelayanan dalam core bussiness LAN lainnya seperti kajian atau litbang dan sekretariat. 2. Perkembangan Implementasi Quick Wins Seperti telah diuraikan sebelumnya, quickwins pada LAN difokuskan kepada pelayanan diklat dan STIA, perkembangan implementasi quick wins dipaparkan sebagai berikut : a. Kediklatan Pada bagian kediklatan, program Quick Wins diupayakan pada sisi perbaikan pelayanan baik dalam pembinaan maupun penyelenggaraan diklat yang dilakukan. Di bidang pembinaan diklat, pelayanan diprioritas kepada peningkatan informasi layanan diklat 7

9 yang diberikan seperti perbaikan website sistem informasi diklat aparatur (SIDA) yang diharapkan dapat memberikan layanan informasi yang lebih cepat dan dapat diandalkan. Seperti tersaji dalam gambar gambar berikut ini : Gambar 1. Tampilan Muka SIDA LAN Gambar 2. Menu Program Diklat untuk memunculkan data program diklat 8

10 Kemudian, bidang penyelenggaraan diklat sendiri, telah dilakukan perbaikan perbaikan guna peningkatan layanan seperti registrasi, bahan ajar, rekapitulasi daftar hadir, jadwal pembelajaran online sampai dengan learning product berbasis web. Adapun langkah pengembangan telah dilakukan sebagai berikut : Gambar 3. Website Pusdiklat SPIMNAS bidang Kepemimpinan Telah tersaji informasi berkaitan dengan pemanggilan peserta diklat, kalender diklat, kurikulum, tenaga pengajar dan persyaratan peserta dan juga telah difasilitasi pelayanan diklat online yang meliputi Registrasi online, Bahan Ajar online, Rekapitulasi Daftar Hadir online, Jadwal Pembelajaran online dan juga Learning Product berbasis Web. Penyiapan data, informasi dan mekanisme pelayanan informasi pembinaan dan penyelenggaraan diklat secara online dilakukan dengan uploading peraturan-peraturan kediklatan, akreditasi dan sertifikasi lembaga diklat, Uploading jadwal dan jenis diklatpim dan diklat teknis yang diselenggarakan di LAN, Uploading data widyaiswara diklatpim, diklat teknis, dan diklat fungsional WI yang diselenggarakan di LAN, Pengidentifikasian dan Penginputan alamat seluruh stakeholders unit diklat, Uploading kurikulum diklatpim, diklat teknis dan diklat fungsional WI, Uploading materi pembelajaran diklatpim diklat teknis dan diklat fungsional WI (bahan ceramah, modul dan referensi pendukung dan Uploading informasi mekanisme pelayanan pemanggilan peserta secara online Langkah berikutnya terkait penyempurnaan sarana yang tersedia adalah dengan memetakan kemampuan web-site yang ada dalam mendukung pelayanan kediklatan 9

11 secara online dan juga melakukan pengembangan kemampuan web-site yang ada dalam mendukung pelayanan informasi pembinaan dan penyelenggaraan kediklatan terkoneksi secara online dengan menambah kapasitas bandwith layanan internet yang ada. Kemudian, tak kalah pentingnya adalah penyiapan & SDM pengelola pelayanan informasi pembinaan dan penyelenggaraan diklat secara online sehingga nantinya akan direkomendasikan untuk dibentuk satu unit fungsional (tidak bereselon) yang menangani khusus layanan secara on line ini, yang berfungsi sebagai operator dan mediator terhadap unit-unit struktural yang ada. Dalam unit fungsional (tidak bereselon) ini akan ditempatkan orang-orang yang mempunyai kompetensi memadai. Untuk itu, perlu dilakukan pelatihan terhadap terhadap pegawai yang akan ditempatkan di unit diklat. b. STIA LAN Di STIA LAN baik Jakarta, Bandung maupun Makassar, program Quick Wins diupayakan dilaksanakan sedemikian rupa sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya. Media utama yang digunakan dalam program Quick Wins adalah website STIA LAN seperti tersaji pada gambar berikut ini : Gambar 4 Tampilan Muka Website STIA LAN Jakarta 10

12 Gambar 5 Tampilan Website STIA LAN Bandung 11

13 Gambar 6 Tampilan Website STIA LAN Makassar Layanan yang diberikan dan implementasinya sesuai dengan program quick wins adalah sebagai berikut: 1. Pengumuman Jadwal Ujian Masuk STIA LAN Bandung, Informasi mengenai jadwal ujian masuk disampaikan untuk memfasilitasi stakeholders yang ingin mengetahui jadwal dimaksud. 2. Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru Online, fasilitas ini dapat digunakan oleh calon mahasiswa tanpa harus datang secara langsung ke STIA LAN. Dalam implementasinya, calon mahasiswa dapat mendaftar untuk menjadi calon mahasiswa STIA LAN melalui menu PMB Online yang disediakan. Melalui fasilitas ini pula calon mahasiswa bisa mengetahui apakah pendaftarannya diterima atau ditolak. 3. Pengumuman Hasil Ujian Masuk, Informasi ini disampaikan sesuai dengan rencana pengumuman yang tertera dalam jadwal ujian masuk. 4. Informasi Jadwal Perkuliahan disajikan agar baik mahasiswa maupun dosen, dapat dengan mudah mengetahui jadwal perkuliahan pada semester berjalan. Informasi mengenai jawal perkuliahan per semester disajikan dalam Menu Agenda. 12

14 5. Informasi Jadwal Ujian Tengah Semester (UTS) dan Jadwal Ujian Akhir Tengah Semester (UAS). Informasi ini disajikan agar, baik mahasiswa maupun dosen, dapat dengan mudah mengetahui jadwal UTS dan UAS pada semester berjalan. 6. Informasi Nilai Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Tengah Semester (UAS). Informasi ini disajikan agar baik mahasiswa dapat dengan mudah mengetahui jadwal UTS dan UAS pada semester berjalan. Nilai UTS dan UAS di-upload ke website paling lambat 2 hari sejak dosen menyerahkan nilai UTS dan UAS mata kuliah yang diampunya. Diakses oleh mahasiswa secara personal setelah mahasiswa membuat akun. 7. Informasi Jadwal Seminar Rancangan Penelitian Informasi ini disajikan agar baik mahasiswa dapat dengan mudah mengetahui jadwal Seminar Rancangan Penelitian yang biasanya dilaksanakan pada hari Selasa setiap minggu. Informasi ini disajikan agar baik mahasiswa dapat dengan mudah mengetahui jadwal Sidang yang biasanya dilaksanakan pada hari Kamis setiap minggu. 8. Informasi Program Studi, menu ini disediakan dalam rangka memfasilitasi masyarakat yang ingin mengetahui informasi yang berkaitan dengan program studi yang diselenggarakan di STIA LAN. 9. Penyediaan Menu Tanya Jawab, menu ini disediakan dalam rangka memfasilitasi masyarakat yang ingin mengetahui informasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan pendidikan di STIA LAN. 10. Diseminasi Jurnal Ilmu Administrasi, artikel-artikel dan/atau hasil penelitian yang dimuat dalam Jurnal Ilmu administrasi (JIA) disajikan pula di website STIA LAN dengan harapan dapat menjadi salah satu sumber literatur bagi pihak yang berkepentingan. 11. Penyajian Artikel, menu ini disediakan untuk memfasilitasi para dosen dan/atau mahasiswa yang mempunyai gagasan yang ingin diekspresikan dan disajikan di website STIA LAN, Dalam implementasinya, diusahakan tersedia 4-5 artikel per bulan. Tema artikel bebas sepanjang tidak melanggar norma-norma akademik dan sosial. 12. Informasi Alumni, penyajian informasi alumni merupakan salah satu bentuk transparansi informasi. Melalui penyajian menu alumni, maka pihak terkait, misalnya instansi pengirim mahasiswa tugas/ijin belajar, dapat dengan mudah mengetahu selesai tidaknya proses perkuliahan pegawai yang dikirim untuk mengikuti perkuliahan di STIA LAN. 13

15 Untuk saat ini dan ke depan program reformasi LAN diarahkan pada beberapa agenda yang menyangkut ranah-ranah dalam SDM, ketatalaksanaan dan manajemen perubahan. KENDALA DAN HAMBATAN Beberapa kendala dan hambatan dalam pelaksanaan reformasi birokrasi di LAN terutama yang bersifat internal maupun eksternal meliputi : 1. Untuk kendala dan hambatan internal yang sebenarnya merupakan kendala umum dalam sebuah transisi organisasi seperti resistensi sebagian pegawai terhadap perubahan, budaya lama yang belum mencerminkan kinerja tinggi dalam rangka pemberian pelayanan prima. Namun kendala ini sedikit demi sedikit telah dapat dirubah dengan adanya internalisasi program perubahan secara terus menerus dan dorongan dan komitmen pimpinan LAN. 2. Resourses baik berupa SDM, anggaran dan prasarana yang belum sepenuhnya memadai sesuai kebutuhan. 3. Sedangkan secara eksternal kendala dan hambatan terutama dukungan kebijakan dalam rangka mendukung reformasi birokrasi di LAN. Seperti contoh dalam hal restrukturisasi kelembagaan berupa perampingan struktur LAN yang hampir satu tahun lebih baru dapat direalisasikan dan diimplementasikan. 4. Kebijakan penganggaran yang belum memberikan gambaran potret komposisi anggaran untuk program lini dan dukungan manajemen yang memadai dan ideal. ANGGARAN REFORMASI BIROKRASI LAN Dalam proses inisiasi pelaksanaan reformasi birokrasi LAN sejak tahun 2009 sampai pelaksaannya tahun 2013 ini LAN telah mengalokasikan anggaran untuk kegiatan reformasi birokrasi sebesar kurang lebih : Rp.500 juta pada tahun 2009, Rp.300 juta pada tahun 2010, Rp.1.7 Milyar pada tahun 2011, Rp.500 juta pada tahun 2012, dan Rp.600 juta pada tahun Selain anggaran yang khusus dialokasikan untuk pemenuhan kegiatan reformasi birokrasi tersebut, kegiatan RB LAN juga didukung oleh anggaran unit melalui kegiatan masing-masing unit kerja sesuai keterkaitan fungsi tersebut. T E R I M A K A S I H 14