BAB I PENDAHULUAN. 2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum.

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tata naskah dinas yang seragam dan berlaku secara nasional akan sangat mendukung kelancaran arus komunikasi dan informasi antar instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, Departemen Keuangan telah mengeluarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 80/PMK.01/2005 tanggal 6 September 2005 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Departemen Keuangan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 303/PM.1/2006 sebagai acuan umum penyelenggaraan administrasi umum dan acuan penyusunan pedoman tata naskah dinas di lingkungan Departemen Keuangan. Sebagai tindak lanjut dari Peraturan Menteri Keuangan dimaksud di atas, maka perlu disusun Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. Penyusunan pedoman tata naskah dinas tersebut digunakan untuk keperluan intern Direktorat Jenderal Pajak maupun dalam berkoordinasi dengan instansi atau pihak lain di luar Direktorat Jenderal Pajak. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Pedoman Tata Naskah Dinas ini disusun agar dapat digunakan sebagai pedoman yang baku bagi seluruh jajaran Direktorat Jenderal Pajak dalam pelaksanaan tata naskah dinas sesuai dengan bidang tugas masing-masing. 2. Tujuan Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderal Pajak bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasilguna dan berdayaguna dalam penyelenggaraan kegiatan antar unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. C. Sasaran 1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa dan penafsiran penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum. 3. Lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian. 1

2 4. Tercapainya dayaguna dan hasilguna penyelenggaraan tata naskah dinas yang efisien dan efektif. 5. Berkurangnya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan dalam penyelenggaraan tata naskah dinas. D. Asas-asas Tata Naskah Dinas 1. Asas Dayaguna dan Hasilguna Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan Bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. 2. Asas Pembakuan Naskah dinas diproses serta disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 3. Asas Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan. 4. Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya. 5. Asas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian dan distribusi. 6. Asas Keamanan Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi dan kualifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. Demi terwujudnya tata naskah dinas yang berdayaguna dan berhasilguna, pengamanan naskah dan aspek legalitasnya perlu dilihat sebagai penentu yang paling penting. 2

3 E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Direktorat Jenderal Pajak dibagi dalam 7 (tujuh) pokok pengaturan yaitu : 1. Jenis Naskah Dinas 2. Penyusunan Naskah Dinas, agar naskah dinas merupakan satu kesatuan pikiran yang jelas, padat dan meyakinkan serta disusun secara sistematis. 3. Tata Persuratan Dinas, yang mengatur penyelenggaraan surat menyurat dalam berkomunikasi di dalam dinas. 4. Penggunaan Logo, dan Cap Dinas 5. Penomoran dan Pemberian Kode Naskah Dinas 6. Kewenangan dan Pelimpahan Wewenang Dalam Penandatanganan Naskah Dinas 7. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat Naskah Dinas. Dalam beberapa hal terdapat naskah dinas yang diatur secara khusus seperti naskah dinas dalam hal kepegawaian, penagihan, pemeriksaan. Terhadap naskah dinas yang telah diatur secara khusus maka naskah dinas mengacu pada ketentuannya masingmasing. F. Pengertian Umum Dalam sub bagian tentang pengertian umum dijelaskan pengertian-pengertian dari terminologi yang digunakan dalam pedoman ini namun tidak mempunyai keterkaitan langsung dengan pokok pengaturan di atas. Sedangkan terminologi yang memiliki keterkaitan langsung definisinya akan diberikan pada setiap bab sesuai dengan pokokpokok pengaturan tersebut. Adapun terminologi yang harus dijelaskan pada pengertian umum ini adalah sebagai berikut : 1. Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan di bidang keuangan. 2. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran, serta perkantoran elektronis. 3

4 4. Komunikasi Internal adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak, secara vertikal dan horisontal. 5. Komunikasi Eksternal adalah tata hubungan penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pajak dengan pihak lain di luar lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, kop naskah dinas, dan cap dinas. 7. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 8. Instansi Pemerintah adalah lembaga kementerian koordinator, departemen, kementerian, dan lembaga setingkat menteri (Sekretariat Negara/Sekretariat Kabinet, Kejaksaan Agung, Badan Intelijen Nasional), lembaga pemerintah non departemen (BPKP, BKN, ANRI dan lain sebagainya), lembaga negara lainnya (TNI dan POLRI), sekretariat lembaga tinggi negara, dan sekretariat lembaga negara lainnya (sekretariat KOMNAS-HAM, KPU, dan lain sebagainya), dan Pemerintah Daerah (Provinsi dan Kabupaten/Kota). 9. Aparatur Pemerintah adalah alat kelengkapan pemerintah untuk menjalankan tugas umum pemerintahan dan pembangunan, di pusat dan daerah termasuk aparatur BUMN/BUMD. 10. Kode Klasifikasi dan Kualifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 11. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar Burung Garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 12. Logo Departemen Keuangan adalah gambar dan huruf sebagai identitas Departemen Keuangan yang dituangkan dalam bentuk segilima sama sisi yang berisi gambar Gada terletak vertikal di tengah, di sebelah kiri dan kanan gambar Padi dan Kapas, diapit oleh gambar Sayap, dan di bawahnya gambar Pita bertuliskan Nagara Dana Rakca. 4

5 13. Kepala Kantor Yang Sifat Tugasnya Otonom adalah Kepala satuan unit kerja yang berdasarkan kewenangannya menurut peraturan perundang-undangan atau pelimpahan wewenang dapat mengeluarkan keputusan atau kebijakan yang bersifat mengatur atau menetapkan dalam lingkungan wilayah kerjanya masing-masing misalnya Seorang Kepala Kantor dapat memutuskan besarnya keberatan yang diterima atau ditolak. 14. Kop Naskah Dinas adalah bagian atas kepala surat yang terdiri dari logo Departemen Keuangan, nama dan alamat unit kantor yang meliputi nama jalan, nomor, kode pos, nomor telepon, faksimili, , dan website. 15. Kepala dalam pedoman ini adalah kepala surat yang uraiannya dimulai dari Kop sampai dengan nama jabatan pembuat keputusan. 16. Konsiderans Menimbang adalah uraian yang memuat alasan tentang perlunya ditetapkan peraturan serta memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya peraturan tersebut. 17. Diktum adalah uraian yang memuat keterangan tentang apa yang ditetapkan. 18. Batang Tubuh adalah uraian yang memuat substansi kebijakan yang ditetapkan 19. Kaki dalam pedoman ini diartikan sebagai kaki surat yang uraiannya memuat kota sesuai alamat instansi, tanggal penandatanganan, nama jabatan serta nama pejabat. 20. Verbal Konsep adalah lembaran konsep yang dianggap sumber pertama dan asli dari sesuatu surat atau keputusan pejabat yang bersifat naskah. Verbal Konsep memuat coretan/perubahan/penyempurnaan aslinya, berkas-berkas yang berhubungan dengan itu. Verbal Konsep juga memuat nama pembuat konsep, pengetik, pemeriksa naskah dan penandatangan. Penandatangan verbal konsep dapat melibatkan lebih dari satu unit kerja apabila substansi surat atau keputusan tersebut berkaitan dengan tugas dan fungsinya. 5

6 Ikhtisar Jenis Naskah Dinas Naskah Dinas dibagi menjadi 7 bagian, yaitu: 1. Surat Dinas 2. Naskah Dinas Arahan 3. Naskah Dinas Khusus 4. Naskah Dinas Laporan 5. Naskah Dinas Telaahan Staf 6. Naskah Dinas Formulir 7. Naskah Dinas Elektronik Sementara itu untuk Naskah Dinas Arahan dan Naskah Dinas Khusus masih terbagi lagi menjadi beberapa bagian yaitu: 1. Naskah Dinas Arahan meliputi 3 jenis naskah yaitu: 1.1. Naskah Dinas Pengaturan dan Penetapan Peraturan Keputusan Instruksi Petunjuk Pelaksanaan Surat Edaran Pengumuman Prosedur Tetap 1.2. Naskah Dinas Bimbingan Pedoman Petunjuk Surat Peringatan 1.3. Naskah Dinas Penugasan atau Perintah Surat Tugas Surat Perintah Surat Izin Surat Keterangan Perjalanan Surat Perintah Perjalanan Dinas 2. Naskah Dinas Khusus terdiri dari 4 jenis, yaitu: 2.1. Surat Keterangan 2.2. Surat Perjanjian 2.3. Surat Kuasa 2.4. Berita Acara 6

7 Matriks Tata Naskah Dinas NO. JENIS SIFAT 1. Peraturan Pelaksanaan Peraturan yg lebih tinggi/sederajat Mengikat secara umum Berlaku terus menerus Berupa produk hukum 2. Keputusan Pelaksanaan Peraturan yg lebih tinggi/sederajat Mengikat secara individual dan konkrit Berlaku untuk jangka waktu tertentu Bersifat menetapkan 3. Instruksi Arahan atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan 4. Petunjuk Pelaksanaan Memuat cara pelaksanaan kegiatan Memuat urutan pelaksanaan Merupakan Lampiran dari Keputusan Induk 5. Surat Edaran Terbatas kepada pejabat/pegawai tertentu Pedoman tentang pelaksanaan kebijakan pokok/peraturan Segera dilaksanakan 6. Pengumuman Pemberitahuan, penjelasan, pernyataan atau petunjuk lebih lanjut Ditujukan kepada pegawai didalam lingkungan Direktorat Jenderal Pajak Ditujukan juga kepada Masyarakat Umum 7. Prosedur Tetap Memuat serangkaian manual/petunjuk tata cara dan urutan kegiatan teknis operasional/administratif Ditujukan kepada pejabat/pegawai di setiap unit organisasi di Lingkungan DJP 8. Pedoman Memuat acuan yang bersifat umum Penerapan disesuaikan dengan karakteristik tugas DJP Merupakan lampiran dari keputusan induk 9. Petunjuk Berbentuk bimbingan Tuntutan operasional/administrasi/teknis 10. Surat Peringatan Pemberitahuan yang sifatnya mengingatkan bahwa telah terjadi kealpaan/kelalaian/kekeliruan yang dimaksudkan agar segera diperbaiki/dipulihkan kembali sebagaimana mestinya 11. Surat Tugas Dibuat oleh atasan kepada bawahan Memuat apa yang harus dilakukan Kewajiban yang menerima tugas 12. Surat Perintah Memuat perintah yang harus dilakukan Penerima perintah tidak harus mengerjakan pekerjaan sesuai dengan bidang tugas di unitnya. 13. Surat Izin Diberikan kepada seseorang untuk memperoleh sesuatu hak/kemudahan/dispensasi yang bukan menjadi milik/kewenangan/ kompetensinya Sifatnya hanya untuk keperluan batas waktu tertentu 14. Surat Keterangan Perjalanan 15. Surat Perintah Perjalanan Dinas 16. Surat Keterangan Diberikan oleh pejabat yang berwenang, atas permintaan pegawai, yang sisinya menerangkan maksud perjalanan yang dilakukan oleh yang bersangkutan Mengandung akibat yang membebani anggaran belanja negara Memuat perintah melakukan perjalanan dinas, ditujukan kepada seorang pejabat/pegawai atau sekelompok pejabat/pegawai untuk melakukan tugas tertentu Berisi informasi untuk memperoleh kelancaran dan kemudahan dalam melakukan kegiatan Ditujukan kepada seorang pejabat/pegawai 17. Surat Perjanjian Berisi kesepakatan bersama tentang suatu obyek Mengikat pihak-pihak yang membuat perjanjian Ada kewajiban untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati 18. Surat Kuasa Berisi pemberian wewenang Ditujukan kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain Ada kewajiban untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan 7

8 NO. JENIS SIFAT 19. Berita Acara Berisi uraian proses pelaksanaan suatu kegiatan Ditandatangani oleh para pihak dan para saksi 20. Laporan Berisi pemberitahuan pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian 21. Laporan Hasil Rapat 22. Naskah Serah Terima Laporan mengenai jalannya sesuatu pertemuan yang disusun secara teratur dan dipertanggungjawabkan oleh si pembuat dan atau nama peserta pertemuan itu sendiri, sehingga mengikat sebagai dokumen resmi dari kejadian/peristiwa yang disebut di dalamnya Berita acara mengenai penyerahan dan penerimaan sesuatu hal/penguasaan/pertanggungjawaban Sebagai bukti berpindahnya suatu keadaan/peristiwa hukum, batas tanggung jawab dan pengukuhan peristiwa yang berakibat finansial 23. Nota Nota persetujuan tentang suatu materi pokok tertentu antara dua Kesepahaman pihak atau lebih 24. Keputusan Umumnya memuat tentang suatu kebijaksanaan pokok Bersama dibuat/disusun oleh dua atau lebih unit organisasi 25. Telaahan Staf Berbentuk uraian Disampaikan oleh pejabat atau staf Memuat analisis Singkat dan jelas Memberikan alternatif pemecahan suatu masalah 26. Formulir Dalam bentuk kartu/lembar cetakan Mempunyai judul tertentu Berisi keterangan Berbentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah isian 27. Naskah Dinas Berupa komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronis Elektronis Terekam dalam multimedia elektronis 28. Surat Dinas Berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain baik di dalam maupun di luar Direktorat Jenderal Pajak 29. Nota Dinas Ditujukan untuk intern lingkungan kerja (Misalnya dalam lingkungan KP.DJP atau Kanwil) Berupa petunjuk, pemberitahuan, pernyataan atau permintaan dan mengingatkan, mengusulkan, menyarankan sesuatu mengenai masalah kedinasan 30. Memo Berupa surat antar pejabat/pegawai Digunakan untuk mengingatkan suatu masalah, mengusulkan, atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan 31. Pemberitahuan Berupa masalah khusus ditujukan kepada alamat tertentu dengan maksud agar si penerima memberikan perhatian khusus terhadap masalah tersebut 32. Surat Pengantar Ditujukan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah 33. Surat Undangan Ditujukan untuk mengundang pejabat di luar lingkungan unit organisasi untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu 8

9 BAB II JENIS NASKAH DINAS Tujuan dari Bab ini agar penyusunan naskah dinas memenuhi standar yang telah ditetapkan dalam pedoman ini sehingga terwujud persepsi yang sama antara pembuat naskah dan penerima naskah. Bagi yang sudah memahami detail tentang jenis naskah dinas dan hanya membutuhkan informasi tentang kewenangan dapat menggunakan matriks kewenangan dalam penandatanganan naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak pada lampiran 1. Jenis naskah dinas dapat dibedakan menjadi: 1. Surat Dinas, adalah informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penugasan, penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain dari dan keluar Direktorat Jenderal Pajak. Penjelasan lebih lanjut dapat dilihat pada Bab IV, Tata Persuratan Dinas. 2. Naskah Dinas Arahan, yaitu naskah yang berisi perintah vertikal mengenai apa dan bagaimana melakukan suatu kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat pengaturan dan penetapan, naskah yang bersifat bimbingan, serta naskah yang bersifat perintah melaksanakan tugas. Naskah dinas arahan dapat dirinci sebagai berikut : 2.1. Naskah Dinas Pengaturan dan Penetapan Peraturan Keputusan Instruksi Petunjuk Pelaksanaan Surat Edaran Pengumuman Prosedur Tetap 2.2. Naskah Dinas Bimbingan Pedoman Petunjuk Surat Peringatan 2.3. Naskah Dinas Penugasan Surat Tugas Surat Perintah Surat Izin 9

10 Surat Keterangan Perjalanan Surat Perintah Perjalanan Dinas 3. Naskah Dinas Khusus, adalah informasi tertulis yang sifatnya menjelaskan atau menyatakan secara formal untuk kepentingan khusus dengan format dan keabsahan yang diatur secara khusus. Naskah dinas khusus terdiri dari 4 jenis yaitu : 3.1 Surat Keterangan 3.2. Surat Perjanjian 3.3. Surat Kuasa 3.4. Berita Acara 4. Laporan, yaitu naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian. 5. Telaahan Staf, yaitu uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas, mengenai permasalahan dengan memberikan alternatif pemecahannya. 6. Formulir, yaitu bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah isian untuk mencatat berbagai data dan informasi yang bersifat rutin. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembar cetakan dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan 7. Naskah Dinas Elektronik, yaitu naskah dinas berupa komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronis dan terekam dalam multimedia elektronis. Termasuk di dalam naskah dinas elektronik yaitu, Telegram, Surat Kawat, Radiogram, Faksimili, Elektronik Mail ( ). A. Naskah Dinas Arahan Naskah dinas arahan dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu: - Naskah Dinas Pengaturan dan Penetapan, dan - Naskah Dinas Bimbingan. - Naskah Dinas Penugasan 1. Naskah Dinas Pengaturan dan Penetapan Tata cara, bentuk, dan susunan dalam menyusun rancangan peraturan/keputusan di lingkungan Ditjen Pajak mengacu pada Keputusan Menteri Keuangan Nomor 283/KMK.01/2003 tanggal 23 Juni 2003 tentang Pedoman Penyusunan Peraturan Perundang-undangan di Lingkungan Departemen Keuangan. 10

11 Dengan ditetapkan dan berlakunya Undang-undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan, maka Keputusan Direktur Jenderal Pajak yang sifatnya mengatur yang sudah ada dan berlaku sebelum tanggal 1 November 2004 harus dibaca Peraturan sepanjang tidak bertentangan dengan UU No. 10 Tahun Sehingga sejak tanggal 1 November 2004, setiap kebijakan Direktur Jenderal Pajak yang berupa produk hukum menggunakan istilah Peraturan, dan yang bersifat menetapkan menggunakan istilah Keputusan. a. Peraturan 1) Pengertian Peraturan adalah kebijakan tertulis Direktur Jenderal Pajak dan merupakan pelaksanaan peraturan yang lebih tinggi atau yang sederajat, yang bersifat mengikat secara umum, abstrak, dan pada umumnya berlaku terus menerus. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani peraturan adalah Direktur Jenderal Pajak. Dalam hal keadaan mendesak dan Direktur Jenderal berhalangan, maka Peraturan Direktur Jenderal Pajak ditandatangani oleh pejabat berdasarkan pelimpahan wewenang, atau berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang lebih tinggi atau setingkat. 3) Susunan a) Kepala (1) Kop Peraturan Pada baris pertama terdapat tulisan DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA dan pada baris kedua tulisan DIREKTORAT JENDERAL PAJAK yang seluruhnya ditulis dengan huruf kapital yang terletak di tengah margin. (2) Kata PERATURAN diikuti dengan nama jabatan pembentuk peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang terletak di tengah margin; (3) Nomor Peraturan - Kata NOMOR ditulis dengan huruf kapital tanpa diikuti tanda baca titik dua (:), kemudian diikuti dengan kode PER, tanda garis hubung (-), nomor peraturan, tanda baca garis miring (/), nomor kodering unit organisasi penyusun/konseptor, tanda baca garis miring (/) dan tahun penetapan (lihat Bab VI Penomoran dan Kodering Surat); 11

12 - Dalam hal Peraturan Direktur Jenderal Pajak ditandatangani oleh pimpinan unit eselon II atau eselon III atas nama Direktur Jenderal Pajak, tata cara penulisannya sama dengan tata cara di atas (lihat Bab VI penomoran dan kodering surat). Contoh: NOMOR PER -.../PJ/2008 atau NOMOR PER -.../PJ.../2008 dst. (4) Kata TENTANG ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi serta diletakkan di tengah margin; (5) Nama peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi yang diatur dan judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin tanpa diakhiri tanda baca; (6) Di bawah judul ditulis nama jabatan pembentuk peraturan, diletakkan ditengah margin dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (7) Pada judul peraturan tentang perubahan ditambah frasa PERUBAHAN ATAS dengan huruf kapital semua di depan nama peraturan yang diubah; Contoh: PERUBAHAN ATAS PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR... (8) Untuk peraturan yang telah diubah lebih dari sekali, di antara kata PERUBAHAN dan kata ATAS disisipkan bilangan tingkat yang menunjukkan tingkat perubahan tersebut tanpa merinci perubahan sebelumnya; Contoh: PERUBAHAN KEDUA ATAS PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR.. (9) Pada judul peraturan tentang pencabutan ditambahkan kata PENCABUTAN, ditulis dengan huruf kapital semua di depan nama peraturan yang dicabut. Contoh: PENCABUTAN PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR... b) Konsiderans (1) Kata Menimbang diletakkan di margin kiri, dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) diikuti dengan 12

13 abjad dan kata bahwa dengan huruf awal kecil yang memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;); (2) Kata Mengingat dicantumkan setelah konsiderans Menimbang dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) diikuti dengan angka arab yang memuat peraturan perundangundangan yang memerintahkan pembuatan peraturan atau yang mempunyai kaitan langsung dengan materi yang akan diatur. Kemudian nama peraturan perundang-undangan ditulis dengan diawali huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;); (3) Kata Memperhatikan apabila dipandang penting dapat dicantumkan setelah konsiderans Mengingat yang memuat nomor surat/peraturan/keputusan dari suatu instansi terkait tentang persetujuan atau rekomendasi atau keterangan lain sebagai rujukan untuk mendukung penerbitan peraturan. Penulisannya ditempatkan di margin kiri sejajar kata Menimbang dan Mengingat yang diawali dengan huruf kapital dan diakhiri tanda baca titik dua (:). Apabila persetujuan atau rekomendasi berasal lebih dari satu instansi, maka setiap persetujuan atau rekomendasi didahului dengan angka arab 1, 2, 3, dan seterusnya sesuai dengan tingkatannya. Kemudian nama surat/peraturan/keputusan ditulis dengan diawali huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik (.). c) Diktum (1) Diktum dimulai dengan kata MEMUTUSKAN ditulis dengan huruf kapital tanpa spasi, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); (2) Kata Menetapkan dicantumkan setelah kata MEMUTUSKAN yang disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); (3) Substansi kebijakan yang ditetapkan, dicantumkan setelah kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital. (4) Nama yang tercantum dalam judul peraturan dicantumkan lagi setelah kata Menetapkan dan didahului dengan jenis/bentuk peraturan, ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik (.). 13

14 Contoh: MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK TENTANG... d) Batang Tubuh (1) Batang tubuh peraturan memuat semua substansi peraturan; (2) Substansi dalam batang tubuh dikelompokkan ke dalam: - Ketentuan Umum; - Materi Pokok yang diatur; - Ketentuan Sanksi Administratif (bila diperlukan); - Ketentuan Peralihan (bila diperlukan); - Ketentuan Penutup. (3) Jika peraturan mempunyai materi yang ruang lingkupnya sangat luas dan karena itu mempunyai banyak pasal, maka pasal-pasal tersebut dapat dikelompokkan menjadi bab, bagian, dan paragraf; (4) Pengelompokan materi peraturan perundang-undangan dalam bab, bagian, dan paragraf tidak merupakan keharusan; (5) Pengelompokan materi dalam bab, bagian, dan paragraf dilakukan atas dasar kesamaan materi; (6) Pada umumnya urutan pengelompokan adalah sebagai berikut: - Pasal-pasal (tanpa bab, bagian, dan paragraf); - Bab dengan pasal-pasal tanpa bagian dan paragraf; - Bab dengan bagian dan pasal-pasal, tanpa paragraf; - Bab dengan bagian dan paragraf yang berisi pasal-pasal. (7) Bilamana diperlukan dalam peraturan dapat dicantumkan perintah penyampaian salinan peraturan dengan urutan tingkatan jabatan mulai yang paling tinggi sampai yang rendah, jabatan di luar Ditjen Pajak ditulis lebih dahulu kemudian diikuti dengan jabatan intern Ditjen Pajak. e) Kaki Kaki peraturan diletakkan di margin kanan, memuat: (1) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan peraturan; (2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan; 14

15 (4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar; (5) Nomor Induk Pegawai (NIP) penandatangan peraturan (6) Cap Dinas. Contoh Format Peraturan yang ditandatangani Direktur Jenderal Pajak atas nama Menteri Keuangan, lihat Lampiran 2 Contoh Format Peraturan Direktur Jenderal Pajak, lihat Lampiran 3 b. Keputusan 1) Pengertian Keputusan adalah kebijakan tertulis Direktur Jenderal Pajak dan merupakan pelaksanaan peraturan yang lebih tinggi atau yang sederajat, yang bersifat mengikat secara individual dan konkrit, serta berlaku untuk jangka waktu tertentu. Misalnya keputusan di bidang kepegawaian, penetapan tim kerja/panitia, dan Surat Keputusan Otorisasi (SKO). 2) Wewenang Penetapan dan Penandatangan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani keputusan adalah: a) Direktur Jenderal Pajak b) Kepala Kantor Wilayah c) Kepala KPP/Karikpa, sesuai dengan lingkup tugas dan kewenangan berdasarkan ketentuan yang menjadi dasar pembuatan keputusan. Kewenangan tersebut dapat berupa kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Keputusan atas nama pejabat atasan dari pejabat tersebut sesuai pelimpahan wewenang atau berdasarkan ketentuan perundangundangan yang mengatur untuk itu. 3) Susunan Kerangka dan isi keputusan sama dengan naskah peraturan, kecuali: a) Dalam pembukaan dapat diawali dengan kata Membaca, dicantumkan setelah jabatan pembentuk keputusan pada margin kiri dengan huruf kapital pada awal dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); b) Konsideran Membaca pada umumnya memuat surat, nomor surat, dan tanggal surat, perihal adanya suatu permohonan atau usulan tentang suatu hal dari suatu instansi/unit tertentu atau pihak lain kepada Ditjen Pajak. c) Batang tubuh keputusan memuat materi yang dikelompokkan dalam diktum PERTAMA, KEDUA, KETIGA, dan seterusnya sebagai pengganti 15

16 pasal, ditempatkan sejajar di bawah kata Menetapkan, ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diakhiri tanda baca titik dua (:); d) Materi atau isi pengelompokan diktum pada umumnya berisikan uraian tentang persetujuan atas permohonan atau usul, dari instansi terkait atau pihak lainnya; e) Bilamana diperlukan dalam keputusan dapat dicantumkan perintah penyampaian salinan dan atau petikan dan atau asli dari keputusan. Contoh Format Keputusan yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Pajak atas nama Menteri Keuangan, lihat Lampiran 4 Contoh Format Keputusan Menteri Keuangan dengan petikan yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal Pajak atas nama Menteri Keuangan, lihat Lampiran 5 Pengabsahan dan Distribusi Peraturan/Keputusan a. Pengabsahan 1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu peraturan/keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan. Pejabat-pejabat yang berwenang yaitu : a) Untuk Kantor Pusat DJP adalah eselon III yang membawahi Subbag Tata Usaha. b) Untuk Kantor Wilayah DJP adalah Kepala Bagian Umum. c) Untuk Kantor Pelayanan Pajak, Kantor Pemeriksaan dan Penyidikan Pajak, Kantor Pelayanan PBB adalah Kepala Kantor. d) Untuk Kantor Penyuluhan Pajak di luar kota atau berbeda lokasi dengan Kantor Pelayanan Pajak, adalah Kepala Kantor Penyuluhan Pajak u.b. Kepala Kantor Pelayanan Pajak. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, terdiri atas kata salinan dan dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap dinas unit organisasi pejabat penandatangan. b. Distribusi 1) Salinan Peraturan: a) Khusus untuk Peraturan Direktur Jenderal Pajak tanpa perintah pencantuman salinan peraturan, maka salinan yang disahkan didistribusikan kepada masyarakat melalui Berita Negara Republik Indonesia dan pejabat yang terkait. 16

17 b) Untuk Peraturan Direktur Jenderal Pajak dengan perintah pencantuman salinan peraturan, maka salinan yang disahkan didistribusikan kepada pemohon, para pejabat yang tertulis pada salinan, dan para pejabat lain yang terkait dengan materi peraturan; 2) Salinan/petikan keputusan didistribusikan kepada yang bersangkutan, pejabat yang tercantum pada salinan, dan pejabat lain yang terkait dengan materi keputusan. Hal yang Perlu Diperhatikan a. Keputusan Direktur Jenderal Pajak yang ditandatangani pejabat eselon II atau eselon di bawahnya atas nama Direktur Jenderal Pajak, salinannya wajib disampaikan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pajak, kecuali Keputusan Direktur Jenderal Pajak yang: 1) Karena sifatnya perlu dirahasiakan; 2) Di bidang anggaran yang bersifat menetapkan (Keputusan Otorisasi); dan atau 3) Di bidang kepegawaian yang bersifat menetapkan b. Salinan Peraturan/Keputusan Direktur Jenderal Pajak dibuat oleh bagian umum dan disampaikan kepada unit organisasi eselon II pemrakarsa (konseptor). c. Permohonan untuk pencantuman Peraturan Direktur Jenderal Pajak dalam Berita Negara Republik Indonesia disampaikan kepada Biro Hukum Departemen Keuangan. d. Setiap Peraturan/Keputusan yang telah mendapat pengesahan wajib disampaikan ke unit yang bertanggungjawab untuk pendokumentasian. c. Instruksi 1) Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat arahan atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah Direktur Jenderal Pajak, para pejabat eselon II atau eselon di bawahnya sesuai dengan kewenangannya. 3) Susunan a) Kepala 17

18 (1) Kop instruksi sama dengan kop yang digunakan pada naskah peraturan; (2) Kata INSTRUKSI dan tulisan DIREKTUR JENDERAL PAJAK ditulis dengan huruf kapital, tanpa diakhiri dengan tanda baca; (3) Nomor Instruksi - Kata NOMOR ditulis dengan huruf kapital tanpa diikuti tanda baca titik dua (:), kemudian diikuti dengan kode INS, tanda garis hubung (-), nomor instruksi, tanda baca garis miring (/), nomor kodering unit organisasi penyusun/konseptor, tanda baca garis miring (/) dan tahun penetapan (lihat Bab VI Penomoran dan Kodering Surat); - Dalam hal Instruksi Direktur Jenderal Pajak ditandatangani oleh pimpinan unit eselon II atau eselon III atas nama Direktur Jenderal Pajak, tata cara penulisannya sama dengan tata cara di atas (lihat Bab VI penomoran dan kodering surat). Contoh: NOMOR INS-.../PJ/2008 (4) Kata TENTANG ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi serta diletakkan di tengah margin; (5) Nama instruksi dibuat secara singkat tentang materi yang diinstruksikan dan judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin tanpa diakhiri tanda baca; (6) Di bawah judul ditulis nama jabatan pembentuk instruksi, diletakkan ditengah margin dengan huruf kapital dan diakhiri tanda baca koma (,); b) Konsiderans (1) Kata Menimbang diletakkan di margin kiri, dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) diikuti dengan abjad dan kata bahwa dengan huruf awal kecil yang memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan instruksi; (2) Kata Mengingat dicantumkan setelah konsiderans Menimbang dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) diikuti dengan angka arab yang memuat peraturan perundangundangan yang menjadi dasar pembuatan instruksi atau yang 18

19 mempunyai kaitan langsung dengan materi yang akan diinstruksikan diawali dengan huruf kapital; (3) Kata Memperhatikan apabila dipandang penting dapat dicantumkan setelah konsiderans Mengingat yang memuat nomor surat/keputusan sebagai rujukan untuk mendukung penerbitan Instruksi Direktur Jenderal Pajak. Penulisannya ditempatkan di sebelah kiri margin sejajar kata Menimbang dan Mengingat yang diawali dengan huruf kapital dan diakhiri tanda baca titik dua (:). c) Diktum (1) Diktum dimulai dengan kata MENGINSTRUKSIKAN ditulis dengan huruf kapital tanpa spasi, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); (2) Kata Kepada dicantumkan setelah kata MENGINSTRUKSIKAN yang disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata Kepada ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) diikuti dengan nama pejabat/jabatan penerima instruksi, apabila lebih dari satu ditulis dengan angka arab 1, 2, 3, dan seterusnya sesuai dengan urutan unit organisasinya dan atau tingkatan jabatannya; (3) Kata Untuk ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan substansi instruksi, bila perlu dikelompokkan dalam diktum: PERTAMA, KEDUA dan seterusnya, ditempatkan sejajar di bawah kata Kepada, ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diakhiri tanda baca titik dua (:). d) Kaki (1) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi; (2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi; (4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (5) Nomor Induk Pegawai (NIP); (6) Cap Dinas. e) Distribusi Salinan instruksi, didistribusikan kepada yang bersangkutan, pejabat yang tercantum pada salinan, dan pejabat lain yang terkait dengan materi instruksi. f) Hal yang Perlu Diperhatikan 19

20 (1) Meskipun kata instruksi mengandung arti perintah, tetapi instruksi yang dimaksudkan dalam pedoman ini bukan perintah, melainkan suatu petunjuk/arahan pelaksanaan suatu keputusan; (2) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok, sehingga instruksi harus merujuk pada suatu keputusan; (3) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. Contoh Format Instruksi, Lampiran 6. d. Petunjuk Pelaksanaan 1) Pengertian Petunjuk Pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya yang merupakan lampiran dari keputusan induk. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah Direktur Jenderal Pajak sesuai dengan kewenangannya. 3) Susunan a) Kepala (1) LAMPIRAN, JUDUL dan NOMOR keputusan induk petunjuk pelaksanaan dicantumkan di sebelah atas margin kanan dengan huruf kapital. Judul dan nomor menggunakan ukuran huruf lebih kecil dari kata lampiran; (2) Tulisan PETUNJUK PELAKSANAAN ditulis dengan huruf kapital dicantumkan di sebelah atas tengah margin; (3) Kata TENTANG dicantumkan di bawah PETUNJUK PELAKSANAAN ditulis dengan huruf kapital; (4) Rumusan judul petunjuk pelaksanaan ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah TENTANG. b) Batang Tubuh (1) PENDAHULUAN, memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, dan hal lain yang dipandang perlu serta dasar memuat peraturan/ketentuan yang dijadikan dasar/landasan petunjuk pelaksanaan; 20

21 (2) Batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, dan hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan. c) Kaki (1) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital diakhiri dengan tanda baca koma (,); (2) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; (3) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (4) Nomor Induk Pegawai (NIP) ; (5) Cap Dinas. d) Distribusi Petunjuk pelaksanaan yang telah ditetapkan, salinannya didistribusikan kepada yang berkepentingan. Contoh Format Petunjuk Pelaksanaan, Lampiran 7. e. Surat Edaran 1) Pengertian Surat Edaran adalah surat yang ditujukan secara terbatas kepada pejabat/pegawai tertentu, isinya mengandung pedoman tentang pelaksanaan lebih lanjut mengenai kebijakan pokok/peraturan yang menjelaskan atau menunjukkan jalan mengenai cara pelaksanaannya untuk segera dilaksanakan. Bentuk Surat Edaran terdiri atas: a) Surat Edaran dengan menggunakan judul. Digunakan untuk pelaksanaan tindak lanjut dari suatu peraturan. b) Surat Edaran tanpa judul. Digunakan untuk pelaksanaan kebijaksanaan pokok yang penting dan mendesak untuk dilaksanakan. 2) Wewenang penetapan dan penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Surat Edaran adalah: a) Direktur Jenderal Pajak atas nama Menteri Keuangan; b) Direktur Jenderal Pajak; c) Kepala Kantor. 21

22 3) Susunan a) Surat Edaran dengan menggunakan judul (1) Kepala (a) Kop (Lihat Bab III huruf B) (b) Alamat pejabat yang dituju ditulis di margin kiri; (c) Tulisan SURAT EDARAN dicantumkan di tengah margin, ditulis dengan huruf kapital, diikuti dengan nomor surat edaran ditulis simetris di bawahnya; (d) Kata TENTANG dicantumkan di bawah nomor surat edaran, ditulis dengan huruf kapital; (e) Judul surat edaran ditulis dengan huruf kapital, simetris di bawah TENTANG. (2) Batang Tubuh (a) Memuat alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (b) Memuat peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; (c) Memuat tata cara pelaksanaan suatu peraturan. (3) Kaki (a) Tempat dan tanggal penetapan; (b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; (d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (e) Nomor Induk Pegawai (NIP); (f) Cap Dinas; (g) Tembusan apabila diperlukan. Format Surat Edaran dengan judul, Lampiran 8. b) Surat Edaran tanpa judul (1) Kepala (a) Kop (Lihat Bab III huruf B) (b) Alamat pejabat yang dituju ditulis di margin kiri; (c) Tanggal, bulan, dan tahun ditulis sebaris dengan alamat di margin kanan; (d) Tulisan SURAT EDARAN dicantumkan di tengah, ditulis dengan huruf kapital, diikuti dengan nomor surat edaran di bawahnya; (2) Batang Tubuh (a) Memuat alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; 22

23 (b) Memuat peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; (c) Memuat tata cara pelaksanaan kebijaksanaan pokok yang penting dan mendesak untuk dilaksanakan; (d) Penutup. (3) Kaki (a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (b) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; (c) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (d) Nomor Induk Pegawai (NIP) ; (e) Cap Dinas; (f) Tembusan apabila diperlukan dan sifatnya sebagai laporan. 4) Distribusi Surat Edaran didistribusikan kepada pejabat dan pihak terkait lainnya. Contoh Format Surat Edaran tanpa judul, Lampiran 9. f. Pengumuman 1) Pengertian Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat informasi bersifat pemberitahuan, penjelasan, pernyataan atau petunjuk lebih lanjut mengenai cara pelaksanaan sesuatu hal, yang ditujukan baik kepada pegawai di dalam lingkungan Direktorat Jenderal Pajak maupun masyarakat umum. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat eselon I, eselon II, atau eselon III (kepala kantor yang sifat tugasnya otonom). 3) Susunan a) Kepala (1) Kop (Lihat Bab III huruf B); (2) Tulisan PENGUMUMAN dicantumkan di bawah kop, ditulis dengan huruf kapital, diikuti dengan nomor pengumuman ditulis simetris di bawahnya; (3) Kata TENTANG dicantumkan di bawah nomor pengumuman, ditulis dengan huruf kapital; (4) Judul pengumuman ditulis dengan huruf kapital, simetris di bawah TENTANG. 23

24 b) Batang Tubuh (1) Memuat alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; (2) Memuat peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman; (3) Memuat informasi penting tentang hal tertentu. c) Kaki (1) Tempat dan tanggal penetapan; (2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); (3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; (4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (5) Nomor Induk Pegawai (NIP); (6) Cap Dinas. 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Pengumuman tidak memuat alamat; b) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat cara pelaksanaan teknis suatu peraturan; c) Pengumuman yang bersifat teknis bentuknya disesuaikan dengan petunjuk teknis masing-masing unit organisasi. Format Pengumuman, Lampiran 10. g. Prosedur Tetap (Protap) 1) Pengertian Prosedur Tetap (Protap) adalah naskah dinas yang memuat serangkaian manual/petunjuk tentang tata cara dan urutan suatu kegiatan teknis operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh pejabat/ pegawai pada setiap unit organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak. 2) Tujuan Prosedur Tetap a) Menyederhanakan, memudahkan dan mempercepat penyampaian perintah; b) Memudahkan dan memperlancar pelaksanaan pekerjaan; c) Memudahkan koordinasi antara pimpinan, staf dan unsur pelaksana. 3) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani prosedur tetap adalah Direktur Jenderal Pajak sesuai dengan kewenangannya. 24

25 4) Susunan a) Kepala (1) Kop (Lihat Bab III huruf B); (2) Tulisan PROSEDUR TETAP dicantumkan di bawah kop prosedur tetap ditulis dengan huruf kapital, serta nomor prosedur tetap di bawahnya; (3) Kata TENTANG dicantumkan di bawah PROSEDUR TETAP ditulis dengan huruf kapital; (4) Kata PROSEDUR TETAP ditulis simetris dengan huruf kapital di bawah TENTANG. b) Batang Tubuh (1) Dasar penetapan prosedur tetap; (2) Pertimbangan ditetapkan prosedur tetap; (3) Penetapan prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan. c) Kaki (1) Tempat dan tanggal penetapan; (2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri tanda baca koma (,); (3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; (4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (5) Nomor Induk Pegawai (NIP); (6) Cap dinas; (7) Tembusan kepada pejabat lain yang terkait. Contoh Format Prosedur Tetap, Lampiran Naskah Dinas Bimbingan a. Pedoman 1) Pengertian Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum yang dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/teknis dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik tugas Direktorat Jenderal Pajak. Pedoman merupakan lampiran dari keputusan induk. 25

26 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan penetapannya oleh pejabat yang berwenang menandatangani yaitu Menteri Keuangan atau pejabat eselon I sesuai dengan kewenangannya. 3) Susunan a) Kepala (1) Kop (Lihat Bab III huruf B); (2) LAMPIRAN, JUDUL dan NOMOR keputusan induk pedoman dicantumkan di sebelah atas margin kanan dengan huruf kapital. Judul dan nomor menggunakan ukuran huruf lebih kecil dari kata lampiran; (3) Tulisan PEDOMAN ditulis dengan huruf kapital dicantumkan di sebelah atas tengah margin; (4) Kata TENTANG dicantumkan di bawah PEDOMAN ditulis dengan huruf kapital; (5) Judul pedoman ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah TENTANG. b) Batang Tubuh (1) Pendahuluan berisi latar belakang/dasar pemikiran/maksud, tujuan/ruang lingkup/tata urut, dan pengertian; (2) Materi pedoman; (3) Penutup terdiri atas hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut, yang ditujukan kepada para pembaca/ pengguna. c) Kaki (1) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital diakhiri dengan tanda baca koma (,); (2) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; (3) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (4) Nomor Induk Pegawai (NIP); (5) Cap Dinas. Contoh Format Pedoman, Lampiran

27 b. Petunjuk 1) Pengertian Petunjuk adalah naskah dinas bimbingan yang merupakan tuntunan operasional/administrasi/teknis setiap pegawai di lingkungan Direktorat Jenderal Pajak dalam melaksanakan kegiatan. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk adalah Direktur Jenderal Pajak. 3) Susunan a) Kepala (1) Kop (Lihat Bab III huruf B); (2) LAMPIRAN, JUDUL dan NOMOR keputusan induk petunjuk dicantumkan di sebelah atas margin kanan dengan huruf kapital. Judul dan nomor menggunakan ukuran huruf lebih kecil dari kata lampiran; (3) Tulisan PETUNJUK ditulis dengan huruf kapital dicantumkan di sebelah atas tengah margin; (4) Kata TENTANG dicantumkan di bawah PETUNJUK ditulis dengan huruf kapital; (5) Judul petunjuk ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah TENTANG. b) Batang tubuh (1) Pendahuluan berisi latar belakang/dasar pemikiran/maksud, tujuan/ruang lingkup/tata urut, dan pengertian; (2) Materi petunjuk; (3) Penutup terdiri atas hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut, yang ditujukan kepada para pembaca/pengguna. c) Kaki (1) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital diakhiri dengan tanda baca koma (,); (2) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; (3) Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (4) Nomor Induk Pegawai (NIP); (5) Cap Dinas. 4) Distribusi dan Pengabsahan a) Distribusi petunjuk diatur sesuai kebutuhan instansi yang bersangkutan; b) Pengabsahan petunjuk dilaksanakan oleh pejabat yang berwenang. 27

28 Contoh Format Petunjuk, Lampiran 13. c. Surat Peringatan 1) Pengertian Surat Peringatan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengingatkan bahwa telah terjadi kealpaan/kelalaian/kekeliruan atau suatu hal yang bertentangan dengan peraturan yang berlaku, dengan maksud agar segera diperbaiki/dipulihkan kembali sebagaimana mestinya. 2) Susunan a) Kepala Surat yang terdiri atas: (1) Nama dan alamat satuan organisasi, alamat yang dituju, tanggal yang ditulis sama dengan surat dinas. (2) Tulisan SURAT PERINGATAN dengan huruf kapital semua dan dapat ditambahkan dengan pencantuman Surat Peringatan yang ke berapa. (3) Di bawah tulisan Surat Peringatan dicantumkan nomor dan kode surat sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b) Batang Tubuh Surat Isi Surat Peringatan dapat dibedakan berdasarkan sasarannya yaitu: (1) Surat yang bersifat susulan, untuk mengingatkan kembali sesuatu surat yang memerlukan jawaban, apabila setelah dua minggu sejak pengiriman surat yang bersangkutan belum memperoleh balasan. (2) Surat yang bersifat peringatan, untuk mengingatkan hal-hal dimaksud dalam pengertian di atas (huruf c angka 1). Surat Peringatan dapat diberikan secara bertahap sampai dengan tiga kali dengan atau tanpa sanksi, segala sesuatu disesuaikan dengan peraturan yang menjadi landasan hukum masalah dimaksud dalam Surat Peringatan. Catatan: Pengertian Surat Peringatan dalam pedoman ini tidak mencakup surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam Keputusan Menteri Keuangan RI Nomor : 15/KMK.01/UP.61/1985 tanggal 7 Januari 1985 tentang Penegakan Disiplin Dalam Hubungannya Dengan TKPKN. Atau Surat Peringatan lainnya yang bentuk dan materinya telah dibakukan dalam ketentuan khusus. c) Kaki surat terdiri atas: (1) Tempat dan tanggal Surat Peringatan dikeluarkan ditulis sama dengan pada Pengumuman. 28

29 (2) Nama jabatan, nama pejabat, tanda tangan dan NIP ditulis sama dengan pada surat dinas, serta tembusan surat jika dianggap perlu. 3) Bentuk Contoh bentuk Surat Peringatan sebagaimana dijelaskan di atas dapat dilihat pada Lampiran Naskah Dinas Penugasan atau Perintah a. Surat Tugas 1) Pengertian Surat Tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat apa yang harus dilakukan. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan/pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 3) Susunan a) Kepala (1)Kop (Lihat Bab III huruf B); (2)Tulisan SURAT TUGAS dicantumkan di bawah kop ditulis dengan huruf kapital, diikuti nomor surat tugas ditulis simetris di bawahnya; b) Batang Tubuh Memuat alasan penugasan, diikuti dengan kata menugaskan kepada para pejabat/pegawai yang mendapat tugas. Di bawahnya ditulis untuk dicantumkan uraian penugasan yang harus dilaksanakan, diikuti jadwal waktu pelaksanaan. Penutup yang memuat perintah melaksanakan tugas dan menyampaikan laporan, dan bila diperlukan diikuti dengan permintaan bantuan pihakpihak terkait untuk memudahkan pelaksanaan tugas. c) Kaki (1)Tempat dan tanggal surat tugas ditetapkan; (2)Nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri tanda baca koma (,); (3)Tanda tangan pejabat yang menugaskan; (4)Nama lengkap pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar; (5)Nomor Induk Pegawai (NIP); (6)Cap dinas; (7)Tembusan (bila diperlukan). 29

30 4) Distribusi a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas; b) Tembusan disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Surat Tugas tidak menggunakan konsiderans; b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugaskan dimasukkan dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan; c) Pada dasarnya surat tugas ditetapkan oleh atasan pegawai, kecuali apabila karena pertimbangan tertentu pejabat tersebut diberi wewenang tertulis untuk menetapkan surat tugas untuk diri sendiri; d) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas selesai dilaksanakan. Contoh Format Surat Tugas, Lampiran 15. b. Surat Perintah 1) Pengertian Surat Perintah adalah naskah dinas yang memuat perintah apa yang harus dilakukan. Perbedaan Surat Tugas dengan Surat Perintah terletak pada inti tugas. Pada Surat Perintah, penerima perintah tidak harus mengerjakan pekerjaan sesuai dengan bidang tugas di unitnya, sedangkan pada Surat Tugas adalah lingkup kewajiban yang menerima tugas. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat Perintah dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan/pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala (1) Kop (Lihat Bab III huruf B); (2) Tulisan SURAT PERINTAH dicantumkan di bawah kop ditulis dengan huruf kapital, diikuti nomor surat perintah ditulis simetris di bawahnya; b) Konsiderans (1) Meliputi pertimbangan dan atau dasar, pertimbangan diikuti dengan abjad dan kata bahwa dengan huruf awal kecil memuat alasan/tujuan ditetapkan surat perintah, sedangkan dasar diikuti dengan angka arab memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkan surat perintah tersebut; 30