Administrasi Jurnal Teknik Mesin

Transkripsi

1 Administrasi Jurnal Teknik Mesin Jurusan Teknik Mesin Fakultas Teknologi Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2006

2 Internal ORGANISASI Ketua Penyunting - pimpin organisasi dan proses - undang penulis - evaluasi lembaga Operasional Wakil Ketua Penyunting - pantau penyuntingan - tetapkan jadwal terbit - undang dan organisasi dana - distribusi terbitan Penyunting Ahli Penyunting Pelaksana Tata Pelaksana Usaha uji kriteria umum, uji format dan bahasa - tentukan penyunting ahli - rangkum koreksi - korespondensi dengan penulis - dokumentasi dan status naskah - dokumentasi surat-menyurat - penggandaan naskah - distribusi naskah - uji substansi & kelayakanpenyuntingan akhir - Bagan Organisasi JTM

3 TANGGUNG JAWAB DAN TUGAS Deskripsi Tanggung Jawab dan Tugas Dewan Penyunting 1. Ketua Penyunting a. Memimpin dan bertanggung jawab atas seluruh proses penerbitan. b. Mengundang penulisan makalah. c. Dibantu oleh Wakil Ketua Penyunting, i. memilih, menetapkan, dan menunjuk anggota Dewan Penyunting berdasarkan keahlian dan tanggung-jawabnya; ii. memeriksa secara umum hasil Penyuntingan Akhir dari Naskah- Naskah yang siap untuk di cetak; iii. menetapkan tata letak dan rancangan kulit tiap penerbitan; iv. menetapkan dan menunjuk pihak ketiga yang akan ditugasi mencetak jurnal dan melakukan transaksi untuk itu. d. Menetapkan kriteria, jumlah, dan jenis Naskah yang hendak dimuat dalam setiap nomor penerbitan. e. Melakukan evaluasi penerbitan dan kelembagaan secara keseluruhan. 2. Wakil Ketua Penyunting a. Membantu Ketua Penyunting dalam : i. menetapkan anggota Dewan Penyunting; ii. memeriksa hasil Penyuntingan Akhir dari Naskah-Naskah; iii. menetapkan tata letak dan rancangan kulit tiap penerbitan; iv. menunjuk pihak ketiga yang akan ditugasi mencetak jurnal. b. Memantau lalu lintas dan proses penyuntingan Naskah. c. Menetapkan jadwal penerbitan. d. Mengorganisir sumber dana, aliran dana, dan keuangan lembaga. e. Mengatur pendistribusian JTM yang telah selesai dicetak. 3. Penyunting Pelaksana (PP) a. Melakukan Uji Kriteria Umum, mengambil keputusan operasional penerimaan Naskah, dan memilih Penyunting Ahli untuk suatu Naskah. b. Melakukan Uji Format dan Bahasa. c. Melakukan Rangkuman Koreksi hasil Uji Substansi dan Uji Format dan Bahasa. d. Melakukan korespondensi dengan Penulis, dibantu oleh TPU. e. Memberi konsultasi koreksi bagi Penulis. f. Membantu TPU melakukan Penyuntingan Akhir. 4. Tata Pelaksana Usaha (TPU) a. Bertanggung jawab atas dokumentasi dan catatan status dari Naskah (yang tersimpan dalam Folder Pracetak, dan Folder Siap Cetak). b. Bertanggung jawab atas dokumentasi dan pencatatan surat-menyurat. c. Menggandakan Naskah. d. Mendistribusikan dan mengkoleksi ke dan dari Penyunting Ahli maupun Penyunting Pelaksana. e. Melakukan Penyuntingan Akhir dibantu oleh PP.

4 Deskripsi Tanggung Jawab dan Tugas Dewan Penyunting 5. Penyunting Ahli (PA) a. Melakukan Uji Substansi. b. Memberi pertimbangan atas kelayakan Naskah untuk dimuat, sesuai dengan bidang keahliannya;

5 PROSES PENYUNTINGAN NASKAH Penyunting Ahli (PA) 10h Penyunting Pelaksana (PP) 18h Tata Pelaksana Usaha (TPU) 16h Penulis Durasi (Seri) 44h 1 Tulis Artikel Uji Substansi 2 10h 4 Persetujuan Penerimaan Uji Format dan Bahasa Uji Kriteria Umum (Visual) Diterima Ditolak 2h 3 Srt Penerimaan Artikel Srt Penolakan Artikel 7 5 Rangkuman Koreksi 6 Pemberitahuan Koreksi Mayor Minor Tanpa 7 Tulis Ulang Artikel 15h Konsultasi Koreksi Tulis Koreksi 15h + 8 Pembayaran & Pernyataan 15h+ Sunting Akhir 10h 9 10h 10 Validasi Akhir Dokumentasi Cetak 1h Srt Siap Cetak 1h Bagan Proses Penyuntingan Naskah JTM

6 Keterangan Proses Penyuntingan Naskah JTM No Keterangan Proses Catat dalam Form Status Naskah (oleh TPU) 1 a) Penyunting Pelaksana (PP) dibantu Tata Pelaksana Usaha (TPU) menerima Naskah, mengirim Surat Penerimaan Naskah ke Penulis, dan mencatat Naskah dalam Form Status Naskah. b) PP memeriksa secara visual kesesuaian Naskah dengan Kriteria Umum (menyaring ketidak-cocokan yang mencolok), memutuskan apakah Naskah dapat diterima. c) PP menentukan Penyunting Ahli (PA) dari Naskah yang diterima. 2 a) TPU menggandakan Naskah yang diterima. Naskah Asli bersama Form Status Naskah disimpan dalam Folder Pracetak b) Salinan Naskah dikirim ke para Penyunting Ahli (PA) dengan disertakan Form Uji Substansi dan jangka waktu pengembaliannya. c) Salinan Naskah lain dikirim ke PP dengan disertakan Form Uji Format dan Bahasa. 3 a) Bila Naskah ditolak, PP dibantu TPU mengirimkan Surat Penolakan Naskah ke Penulis. b) Naskah bersama Form Status Naskah disimpan dalam Folder Pracetak. 4 a) PA dan PP melakukan Uji Substansi dan Uji Format dan Bahasa seraca bersamaan dengan mengikuti kaidah-kaidah dan dalam jangka waktu yang sesuai dengan yang tercantum dalam formnya masing-masing. b) TPU mengkoleksi dan meneruskan hasil ini ke PP. 5 a) Hasil Uji Substansi dan Uji Format dan Bahasa dirangkum oleh PP. Hasil Rangkuman Koreksi ini dikembalikan kepada TPU. 6 a) PP dibantu TPU, mengirim Surat Pemberitahuan Koreksi ke Penulis disertai jangka waktu pengembaliannya (termasuk permintaan untuk berlangganan). b) Rangkuman Koreksi beserta Hasil-hasil Ujinya disimpan dalam Folder Pracetak. Tgl., Judul, Penulis, Kode, dan Jenis Naskah. No.&Tgl. Surat Penerimaan Naskah. Tgl.selesai & hasil Uji Kriteria Umum. Para Penguji yang terlibat. No.& Tgl. Surat Penolakan Naskah. Tgl. selesai setiap pengujian. Tgl. selesai & hasil Rangkuman Koreksi. No.&Tgl. Surat Pemberitahuan Koreksi. Berkas yang Terlibat 1. Naskah 2. Surat Penerimaan Naskah 3. Form Status Naskah 4. Form Uji Kriteria Umum 1. Salinan Naskah 2. Folder Pracetak 3. Form Uji Substansi 4. Form Uji Format dan Bahasa 1. Folder Pracetak 2. Surat Penolakan Naskah 1. Hasil Uji (form + salinan Naskah) 2. Form Rangkuman Koreksi 1. Folder Pracetak 2. Surat Pemberitahuan Koreksi 3. Form Pernyataan Naskah-Unpublish

7 No Keterangan Proses Catat dalam Form Status Naskah (oleh TPU) 7 a) Penulis melakukan koreksi dengan terusmenerus berkonsultasi dengan PP / TPU. b) Bila koreksi mayor, dan Naskah hasil koreksi ingin dikirim balik, maka Naskah perlu melalui Uji Substansi dan Uji Format dan Bahasa kembali. c) Bila koreksi hanya minor atau tidak ada koreksi sama sekali, Penulis perlu mendaftar sebagai pelanggan jurnal dan melengkapi Form Pernyataan Naskah-Unpublish. Bukti pendaftaran, Surat Pernyataan, dan Naskah Koreksi dikembalikan ke TPU sebelum batas waktu yang ditentukan. d) TPU menerima Naskah Koreksi (minor) yang kemudian meneruskan ke PP disertai Template Format Baku. 8 a) PP melakukan Sunting Akhir terhadap Naskah Koreksi dengan berdasarkan Template Format Baku. b) Hasil sunting (File Naskah) berupa file MS Word beserta Naskah Koreksi dikembalikan ke TPU sebelum waktu yang ditentukan. c) TPU mengirimkan File Naskah ke Penulis untuk divalidasi. 9 a) Penulis menvalidasi File Naskah dan, bila ada, mengirimkan koreksi akhir ke TPU. 10 a) Setelah File Naskah diperbaiki menjadi Naskah Akhir, naskah ini dikumpulkan TPU dalam Folder Siap Cetak sebagai bahan Naskah yang siap dicetak. b) TPU mengirimkan Surat Siap Cetak ke Penulis yang menyatakan bahwa Naskah Akhir sudah siap diikutkan dalam jurnal. Tgl. selesai koreksi. Tgl. dan besar pembayaran pelangganan. Nama & Tgl. selesai sunting. Berkas yang Terlibat 1. Naskah Koreksi 2. Bukti Pendaftaran Pelanggan 3. Form Pernyataan Naskah-Unpublish 4. Template Format Baku 1. Naskah Koreksi 2. Template Format Baku 3. File Naskah 4. Surat Validasi Penulis Tgl. selesai validasi. 1. Koreksi Akhir (bila ada) Tgl. siap cetak. 1. Naskah Akhir 2. Folder Siap Cetak 3. Surat Siap Cetak

8 PROSES PERCETAKAN-PENERBITAN JURNAL Sponsor Percetakan Penyunting Ahli 0h Penyunting Pelaksana Tata Pelaksana Usaha 6h Penulis Pelanggan Durasi (Seri) 20h Dokumentasi Cetak 1h Pendanaan Eksternal 1 Pembayaran Bahan Pengantar Persiapan Cetak 5h 2 5h Proses Cetak 10h 3 10h Pendistribusian Dokumentasi dan Penerimaan Penerimaan 4 2h Penerimaan Penerimaan Arsip 5h WAJIB SIMPAN Bagan Proses Percetakan-Penerbitan JTM

9 EFISIENSI PENGELOLAAN - Untuk meniadakan biaya pengetikan ulang, Penulis diminta untuk mengirimkan Naskah dalam bentuk file MS-Word. - Untuk mengurangi biaya promosi, dianjurkan menyajikan informasi JTM melalui homepage, memanfaatkan mailling list PTN (dari Dikti), jurnal, dan alumni, menyebarkan informasi melalui brosur sederhana pada kegiatan-kegiatan regional, nasional, dan internasional. - Untuk meningkatkan jumlah pelanggan yang membayar, setiap Penulis yang naskahnya lolos cetak diwajibkan menjadi pelanggan minimal 1 tahun. - Untuk menekan biaya pengiriman/pendistribusian jurnal, sebaiknya memanfaatkan fasilitas perangko berlangganan. WAJIB SIMPAN Setiap penerbitan jurnal diwajibkan untuk dikirimkan ke Arsip Nasional, dan Kepala Pusat PDII-LIPI. Hal ini berkaitan dengan pemenuhan persyaratan dalam Akreditasi Jurnal (Kewajiban Pasca Terbit (butir 2)). Salinan surat pengiriman dan balasannya wajib disertakan dalam proses Akreditasi Jurnal. Adapun alamat wajib simpan adalah : 1. ARSIP NASIONAL Jl. Ampera Raya Cilandak Timur JAKARTA Kepala Pusat PDII-LIPI Jl. Jendral Gatot Subroto 10 JAKARTA KEUANGAN

10 Form Status Naskah No Kode Jenis P/NP Artikel Judul Nama & Alamat Penulis Terminasi Penerimaan (Terima) [0h] Siap Cetak (S.Cetak) [+44h] FORM DAN SURAT KE, DS, TP, MF tgl no tgl Nama tgl.selesai Surat Penerimaan (S.Trm: 0h) Penolakan (S.Tlk: 2h) Pemb.Koreksi (S.Krs: 0h) Validasi (S.Val: 0h) Siap Cetak (S.Cetak: 0h) Proses Penyuntingan Uji Kriteria Umum (UKU: 2h) Uji Substansi (US: 10h) Uji Format & Bahasa (UFB: ) Rangkum Koreksi (RK: ) Sunting Akhir (SA: 10h) Terima/Tolak Minor/Mayor Proses Penulis Koreksi (Krs: 15h) Validasi (Val: ) Tgl.Selesai Pembayaran Rp 10 PABYUN_0601 Perencanaan Alat Bantu Pengereman Terima: S.Trm: UKU: Bersistem Semi ABS pada 1/1/2006 JTM/0601/100 1/1/2006 Dr. Ir. Sutardi, M.Eng 3/1/2006 Terima P Kendaraan Mini DS Yunarko Triwinarno US#1: Muchamad Afwin Mushoffa Dr. Ir. Wajan Berata, DEA 13/1/2006 Jurusan Teknik Mesin FTI ITS Surabaya, US#2: Dr. Ir. Agus Sigit Pramono, DEA 13/1/2006 UFB: Ir. Julendra B Ariatedja, MT. 13/1/2006 RK: Dr. Ir. Sutardi, M.Eng 16/1/2006 Minor S.Krs: Krs: JTM/0601/101 16/1/ /1/2006 Rp ,- SA: Suwarno, ST 10/2/2006 S.Val: Val: JTM/0601/102 10/2/ /2/2006 Siap Cetak: S.Val: 14/2/2006 JTM/0601/103 14/2/2006

11 Form Uji Kriteria Umum Form Uji Substansi Form Uji Format dan Bahasa Form Rangkuman Koreksi Form Pernyataan Naskah-Unpublish Surat Penerimaan Naskah Surat Penolakan Naskah Surat Pemberitahuan Koreksi Surat Validasi Penulis Surat Siap Cetak Template Format Baku

12 BAHAN PENGANTAR JURNAL Cover Jurnal Dewan Penyunting Daftar Isi Pengantar Indeks Form Berlangganan Form Kerjasama Syarat Naskah