E-PURCHASING DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH Oleh : Abu Sopian (Widyaiswara Balai Diklat Keuangan Palembang)

Transkripsi

1 E-PURCHASING DALAM PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH Oleh : Abu Sopian (Widyaiswara Balai Diklat Keuangan Palembang) Abstrak Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah dikembangkan satu sistem pengadaan dengan berlandaskan pada sistem informasi yang memuat daftar, jenis spesifikasi teknis, dan harga barang yang dimuat dalam suatu daftar yang disebut katalog elektronik (e- Catalogue). Katalog elektronik dikembangkan dan dikelola oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) untuk dimanfaatkan oleh seluruh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi (K/L/D/I) dalam rangka pengadaan barang dan jasa memenuhi kebutuhan kantor. Pencantuman informasi mengenai jenis, spesifikasi teknis dan harga barang dalam e-catalogue didasarkan atas kesepakatan antara Penyedia barang dengan LKPP. Atas barang yang telah dimasukkan dalam e-catalogue setiap satker yang membutuhkan barang tersebut dapat melakukan pengadaan dengan berhubungan langsung dengan penyedia, melakukan pesanan dan negosiasi harga yang diakhiri dengan membuat bukti pembelian. Untuk memperlancar pelaksanaan pengadaan barang-barang yang sudah tercantum dalam e-catalogue LKPP telah menerbitkan Surat Edaran nomor 3 tahun 2015 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui e-purchasing. Masalahnya adalah dalam surat edaran tersebut masih terdapat rumusan ketentuan yang mengandung kelemahan. Kata Kunci : e-catalogue, e-purchasing, e-tendering. A. Surat Edaran Kepala LKPP Tentang E-Purchasing Tanggal 5 Agustus 2015 Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) menerbitkan Surat Edaran nomor 3 Tahun 2015 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui e-purchasing. Surat edaran tersebut diterbitkan dalam rangka memperlancar pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah melalui e- Purchasing berdasarkan Katalog Elektronik (e-catalogue) sebagai pelaksanaan amanat pasal 110 ayat (4) Perpres nomor 4 tahun 2015 yang mewajibkan Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi (K/L/D/I) melakukan e- Purchasing terhadap Barang/Jasa yang sudah dimuat dalam sistem katalog elektronik.

2 Ketentuan tentang tata cara e-purchasing dalam Surat Edaran Kepala LKPP tersebut terdiri dari 5 angka sebagai berikut: Angka 1. Kementerian/Lembaga/Daerah/Institusi wajib melakukan e-purchasing terhadap Barang/Jasa yang sudah dimuat dalam sistem katalog elektronik sesuai dengan kebutuhan K/L/D/I. Angka 2. Kewajiban K/L/D/I melakukan e-purchasing sebagaimana dimaksud pada angka 1, dikecualikan dalam hal: a. Barang/Jasa belum tercantum dalam e-catalogue; b. Spesifikasi teknis barang/jasa yang tercantum pada e-catalogue tidak sesuai dengan spesifikasi teknis yang dibutuhkan oleh K/L/D/I; c. Penyedia barang/jasa tidak menanggapi pesanan sedangkan kebutuhan terhadap barang/jasa tersebut mendesak dan tidak dapat ditunda lagi; d. Penyedia barang/jasa tidak mampu menyediakan barang baik sebagian maupun keseluruhan dalam jangka waktu yang ditentukan dalam rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa karena kelangkaan ketersediaan barang (stock); e. Penyedia barang/jasa tidak mampu melayani pemesanan barang/jasa karena keterbatasan jangkauan layanan penyedia barang/jasa; f. Penyedia barang/jasa tidak dapat menyediakan barang/jasa sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan setelah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)/Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi menyetujui pesanan barang/jasa; g. Penyedia barang/jasa dikenakan sanksi administratif berupa penghentian sementara dalam sistem transaksi e-purchasing; dan/atau h. Harga Katalog Elektronik pada komoditas online shop dan hasil negosiasi harga barang/jasa melalui e-purchasing untuk komoditas online shop pada periode penjualan, jumlah, merek, tempat, spesifikasi teknis,dan persyaratan yang sama, lebih mahal dari harga barang/jasa yang diadakan selain melaluie-purchasing. Angka 3. Ketentuan pada angka 2 huruf c sampai dengan huruf h berlaku jika dalam satu komoditas dan/atau spesifikasi barang/jasa hanya terdapat satu penyedia barang/jasa yang terdaftar di dalam e-catalogue. Angka 4. Pelaksanaan pengadaan barang/jasa sebagaimana dimaksud pada angka 2 dilakukan melalui metode pemilihan penyedia barang/jasa sebagaimana diatur dalam Pasal 35 sampai dengan Pasal 46 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berikut perubahannya.

3 Angka 5. Dalam hal aplikasi e-purchasing mengalami kendala operasional yang menyebabkan aplikasi tersebut belum/tidak dapat dipergunakan, maka pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara e-purchasing dilakukan secara offline (manual) dengan cara sebagai berikut: a. E-Purchasing melalui Pejabat Pengadaan 1) PPK menyampaikan permintaan secara tertulis kepada Pejabat Pengadaan dengan mengacu pada spesifikasi teknis, harga, dan penyedia barang/jasa yang tercantum pada e-catalogue untuk melaksanakan proses pengadaan barang/jasa; 2) Pejabat Pengadaan melakukan negosiasi dan membuat Berita Acara Negosiasi terhadap barang/jasa yang memerlukan proses negosiasi; 3) Pejabat Pengadaan mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa kepada penyedia barang/jasa yang tercantum pada e-catalogue; 4) Penyedia barang/jasa memberikan persetujuan pembelian barang/jasa; 5) PPK menyetujui pembelian barang/jasa; dan 6) Penerbitan tanda bukti perjanjian. b. E-Purchasing langsung dilaksanakan oleh PPK 1) PPK melakukan negosiasi terhadap barang/jasa yang tercantum pada e-catalogue dan membuat Berita Acara Negosiasi terhadap barang/jasa yang memerlukan proses negosiasi; 2) PPK mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa secara tertulis kepada penyedia barang/jasa yang terdaftar pada e-catalogue; 3) Penyedia barang/jasa memberikan persetujuan secara tertulis atas permintaan pembelian barang/jasa; dan 4) Penerbitan tanda bukti perjanjian. c. E-Purchasing melalui Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi 1) Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi melakukan negosiasi terhadap barang/ jasa yang tercantum pada e-catalogue dan membuat Berita Acara Negosiasi terhadap barang/jasa yang memerlukan proses negosiasi; 2) Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa secara tertulis kepada penyedia barang/jasa yang terdaftar pada e-catalogue; 3) Penyedia barang/jasa memberikan persetujuan secara tertulis atas permintaan pembelian barang/jasa; dan 4) Penerbitan tanda bukti perjanjian. B. Tata Cara E-Purchasing Tata cara E-Purchasing diatur pada angka 5 Surat Edaran Kepala LKPP nomor 5 tahun 2015 yang tahapannya mulai dari penyampaian permintaan secara tertulis dari PPK yang mengacu pada spesifikasi teknis barang, harga barang, dan penyedia yang tercantum dalam katalog elektronik, sampai penerbitan bukti pembelian. Proses

4 pelaksanaan E-Purchasing tersebut cukup sederhana sehingga memungkikna K/L/D/I untuk memenuhi kebutuhan barang secara efektif dan efisien tanpa melalui proses lelang. Pelaksanaan E-Purchasing dapat dilakukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Pengadaan, atau oleh Pejabat yang ditetapkan oleh pimpinan institusi. a. E-Purchasing melalui Pejabat Pengadaan 1) PPK menyampaikan permintaan secara tertulis kepada Pejabat Pengadaan dengan mengacu pada spesifikasi teknis, harga, dan penyedia barang/jasa yang tercantum pada e-catalogue untuk melaksanakan proses pengadaan barang/jasa; 2) Pejabat Pengadaan melakukan negosiasi dan membuat Berita Acara Negosiasi terhadap barang/jasa yang memerlukan proses negosiasi; 3) Pejabat Pengadaan mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa kepada penyedia barang/jasa yang tercantum pada e-catalogue; 4) Penyedia barang/jasa memberikan persetujuan pembelian barang/jasa; 5) PPK menyetujui pembelian barang/jasa; dan 6) Penerbitan tanda bukti perjanjian. b. E-Purchasing langsung dilaksanakan oleh PPK 1) PPK melakukan negosiasi terhadap barang/jasa yang tercantum pada e-catalogue dan membuat Berita Acara Negosiasi terhadap barang/jasa yang memerlukan proses negosiasi; 2) PPK mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa secara tertulis kepada penyedia barang/jasa yang terdaftar pada e-catalogue; 3) Penyedia barang/jasa memberikan persetujuan secara tertulis atas permintaan pembelian barang/jasa; dan 4) Penerbitan tanda bukti perjanjian. c. E-Purchasing melalui Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi 1) Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi melakukan negosiasi terhadap barang/ jasa yang tercantum pada e-catalogue dan membuat Berita Acara Negosiasi terhadap barang/jasa yang memerlukan proses negosiasi; 2) Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi mengirimkan permintaan pembelian barang/jasa secara tertulis kepada penyedia barang/jasa yang terdaftar pada e-catalogue; 3) Penyedia barang/jasa memberikan persetujuan secara tertulis atas permintaan pembelian barang/jasa; dan 4) Penerbitan tanda bukti perjanjian. Berdasarkan ketentuan angka 3 Surat Edaran Kepala LKPP nomor 3 tahun 2015 tersebut di atas, jika dalam satu komoditas dan/atau spesifikasi barang/jasa terdapat lebih dari satu penyedia maka pengecualian sebagaimana dimaksud pada angka 2 huruf c sampai dengan h Surat Edaran Kepala LKPP tersebut tidak diberlakukan. Hal ini berarti jika dalam satu komoditas dan/atau spesifikasi barang terdapat lebih dari satu penyedia, adanya penyedia yang tidak bersedia atau tidak mampu memenuhi permintaan K/L/D/I,

5 tetap mengharuskan K/L/D/I melaksanakan pengadaan untuk barang yang terdapat dalam katalog elektronik dengan cara E-Purchasing. Berdasarkan ketentuan angka 4 Surat Edaran Kepala LKPP nomor 3 tahun 2015 tersebut di atas, pelaksanaan E-Purchasing dilakukan melalui metode pemilihan penyedia barang/jasa sebagaimana diatur dalam Pasal 35 sampai dengan Pasal 46 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berikut perubahannya. Hal ini berarti sesuai pasal 35 sampai pasal 46 Perpres nomor 54 tahun 2010, pengadaan barang/jasa lainnya dengan nilai lebih dari Rp ,- (dua ratus juta rupiah) harus dilaksanakan melalui pelelangan dengan mengikutsertakan lebih dari satu penyedia barang/jasa. Penunjukan Langsung terhadap 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa sebagaimana diatur dalam pasal 38 Perpres nomor 70 tahun 2012 hanya dapat dilakukan dalam hal: a. keadaan tertentu; dan/atau b. pengadaan barang khusus. Kriteria keadaan tertentu yang memungkinkan dilakukan Penunjukan Langsung meliputi: a. penanganan darurat yang tidak bisa direncanakan sebelumnya dan waktu penyelesaian pekerjaannya harus segera/tidak dapat ditunda untuk: 1) pertahanan negara; 2) keamanan dan ketertiban masyarakat; 3) keselamatan/perlindungan masyarakat yang pelaksanaan pekerjaannya tidak dapat ditunda/ harus dilakukan segera, termasuk: a) akibat bencana alam dan/atau bencana non alam dan/atau bencana sosial; b) dalam rangka pencegahan bencana; dan/atau c) akibat kerusakan sarana/prasarana yang dapat menghentikan kegiatan pelayanan publik. b. penyelenggaraan penyiapan konferensi yang mendadak untuk menindaklanjuti komitmen internasional dan dihadiri oleh Presiden/Wakil Presiden; c. kegiatan menyangkut pertahanan negara yang ditetapkan oleh Menteri Pertahanan serta kegiatan yang menyangkut keamanan dan ketertiban masyarakat yang ditetapkan oleh Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia; d. kegiatan bersifat rahasia untuk kepentingan intelijen dan/atau perlindungan saksi sesuai dengan tugas yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan; atau e. Barang khusus/pekerjaan Konstruksi khusus/jasa Lainnya yang bersifat khusus yang hanya dapat dilaksanakan oleh 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa Lainnya karena 1 (satu) pabrikan, 1 (satu) pemegang hak paten, atau pihak yang telah mendapat izin dari pemegang hak paten, atau pihak yang menjadi pemenang pelelangan untuk mendapatkan izin dari pemerintah. Kriteria barang khusus yang memungkinkan dilakukan Penunjukan Langsung meliputi: a. Barang yang berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan pemerintah; b. Barang yang bersifat kompleks yang hanya dapat dilaksanakan menggunakan teknologi khusus dan hanya ada 1 (satu) penyedia yang mampu;

6 c. Kendaraan bermotor dengan harga khusus untuk pemerintah yang telah dipublikasikan secara luas kepada masyarakat; d. Sewa penginapan/hotel/ruang rapat yang tarifnya terbuka dan dapat diakses oleh masyarakat; e. Lanjutan sewa gedung/kantor dan lanjutan sewa ruang terbuka atau tertutup lainnya; C. Masalah Pelaksanaan E-Purchasing Sesuai ketentuan angka 1 dan angka 4 Surat Edaran Kepala LKPP nomor 3 tahun 2015, pengadaan barang yang dimuat dalam katalog elektronik dilakukan dengan cara E- Purchasing. Cara E-Purchasing dimaksud mengikuti ketentuan dalam Pasal 35 sampai dengan Pasal 46 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun Ketentuan pasal 35 sampai 46 Perpres nomor 54 tahun 2010 mengamanatkan pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa dengan cara sebagai berikut: a. Untuk pengadaan barang dengan nilai di atas Rp ,- (dua ratus juta rupiah) dilakukan dengan cara lelang; b. tidak membolehkan cara pengadaan langsung kecuali dengan nilai tidak lebih dari Rp ,- (dua ratus juta rupiah); c. tidak membolehkan cara penunjukan langsung, kecuali memenuhi kriteria: 1) keadaan tertentu; dan/atau 2) pengadaan barang khusus. Menurut angka 5 Surat Edaran Kepala LKPP nomor 3 tahun 2015 sebagaimana diuraikan di atas, dalam hal aplikasi e-purchasing mengalami kendala operasional yang menyebabkan aplikasi tersebut belum/tidak dapat dipergunakan, maka pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara e-purchasing dilakukan secara offline (manual) baik oleh PPK, Pejabat Pengadaan, ataupun oleh Pejabat lain yang ditetapkan oleh pimpinan institusi. Ketentuan tersebut mengamanatkan bahwa alternatif utama dalam pelaksanaan E-Purchasing untuk barang yang sudah tercantum dalam e-catalogue adalah dengan melalui proses lelang menggunakan aplikasi e-purchasing. Hal ini berarti setiap peserta lelang harus bersaing dengan cara menyampaikan penawaran harga dalam sampul tertutup atau dalam file yang hanya dapat dibuka oleh pelaksana lelang melalui aplikasi e- Purchasing pada waktu yang telah ditetapkan. Sedangkan cara manual (ofline) hanya boleh ditempuh sebagai jalan keluar apabila aplikasi e-purchasing mengalami kendala operasional yang menyebabkan aplikasi tersebut belum/tidak dapat dipergunakan. Dalam Surat Edaran Kepala LKPP nomor 3 tahun 2015, cara pengadaan barang yang dimuat dalam katalog elektronik dengan cara lelang sebagaimana diatur dalam pasal 35 sampai 46 Perpres nomor 54 tahun 2010 disebut dengan menggunakan istilah E- Purchasing yang berarti pembelian secara elektronik. Padahal jika dilihat dari cara pengadaan yang dilakukan dengan cara lelang sesungguhnya lebih tepat menggunakan istilah E-Tendering.

7 Bila dikaitkan dengan keberadaan e-catalogue sebagai sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia barang/jasa pemerintah, maka ketentuan angka 4 Surat Edaran Kepala LKPP yang mengharuskan pengadaan barang yang sudah tercantum dalam e-catalogue dilakukan dengan cara lelang menjadi tidak relevan untuk dilaksanakan. Karena dalam aplikasi e-catalogue harga setiap jenis barang telah informasikan dengan jelas dan tidak bersifat rahasia, sedangkan hakikat dari pelaksanaan lelang adalah bersaing melalui penawaran harga. Bila dikaitkan dengan ketentuan tentang tender elektronik (E- Tendering), maka pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dilakukan dengan cara lelang dapat dilakukan dengan cara tender elektronik (E-Tendering). Menurut pasal 1 angka 39, 40, dan 41 Perpres nomor 70 tahun 2012 definisi e- Tendering, e-purchasing, dan Katalog Elektronik adalah sebagai berikut: E-Tendering adalah tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. E-Catalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah. E-Purchasing adalah tata cara pembelian Barang/Jasa melalui sistem katalog elektronik. Pertanyaannya adalah: 1. Mengapa harus dilakukuan dengan cara lelang jika harga penawaran setiap peserta telah diketahui melalui e-catalogue? 2. Apakah pengadaan barang yang telah dimuat dalam e-catalogue boleh melalui E- Tendering? D. Kesimpulan 1. Ketentuan pada angka 5 Surat Edaran Kepala LKPP nomor 3 tahun 2015 tanggal 5 Agustus 2015 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui e-purchasing, yang mengatur tata cara pelaksanaan E-Purchasing oleh PPK/Pejabat Pengadaan/Pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan institusi, sebenarnya dapat memberikan kemudahan dalam pengadaan barang sesuai kebutuhan K/L/D/I, ketentuan tersebut memungkinkan pelaksanaan pengadaan dilakukan dengan pembelian langsung tanpa melalui proses lelang. 2. Karena adanya ketentuan bahwa ketentuan angka 5 tersebut tidak boleh dilaksanakan kecuali jika aplikasi e-purchasing mengalami hambatan operasional, maka

8 kemudahan yang telah diatur pada angka 5 Surat Edaran tersebut untuk pembelian barang yang telah dimuat dalam katalog elektronik tidak dapat dimanfaatkan, walaupun informasi tentang daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah telah tercantum dengan jelas dalam katalog elektronik. 3. Ketentuan pada angka 4 Surat Edaran Kepala LKPP nomor 3 tahun 2015 tanggal 5 Agustus 2015 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui e-purchasing yang mengatur bahwa pelaksanaan e-purchasing dilakukan melalui metode pemilihan penyedia barang/jasa sebagaimana diatur dalam Pasal 35 sampai dengan Pasal 46 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berikut perubahannya, menyebabkan pengadaan barang yang telah dimuat dalam katalog elektronik tidak dapat dilaksanakan dengan cara penunjukan langsung. Hal tersebut disebabkan karena pasal 35 sampai 46 Perpres nomor 54 tahun 2010 dan perubahannya tidak memperbolehkan pelaksanaan pengadaan barang dengan cara penunjukan langsung kecuali dalam keadaan darurat dan/atau pengadaan barang/jasa tertentu. Sedangkan pencantuman jenis, spesifikasi, dan harga barang dalam katalog elektronik tidak menjadikan barang tersebut termasuk dalam kriteria barang tertentu. 4. Dengan adanya kewajiban untuk melaksanakan pengadaan barang yang telah tercantum dalam katalog elektrnik dengan cara lelang maka maksud untuk memperlancar pengadaan barang/jasa sulit untuk tercapai seperti yang diharapkan. Daftar Pustaka: a. Asshiddiqie, Jimly, Perihal Undang-Undang, Jakarta, Rajawali Pers, b. Muchsin, Ikhtisar Ilmu Hukum, Badan Penerbit Iblam, Jakarta,2006. c. Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. d. Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 Tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. e. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah nomor 17 tahun 2012 tentang E-Purchasing. f. Surat edaran Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah nomor 3 tahun 2015 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui E-Purchasing.