BAB I PENDAHULUAN. 1 Undang-Undang Dasar Negara Republik commit Indonesia to 1945, user pembukaan alinea ke-4

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Di abad ke 21 ini, persaingan dalam berbagai bidang sangatlah ketat. Negara harus sudah mulai memikirkan bagaimana agar dapat bersaing dengan negara-negara lain di dunia, terutama dengan mengedepankan keunggulan kompetitifnya. Keunggulan kompetitif adalah keunggulan dalam kualitas sumber daya manusia untuk itulah perlu adanya penanganan atau pengelolaan yang serius dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia dalam menangani segala bidang yang ada sekarang ini. Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia 1945 mengamanatkan bahwa pemerintah Negara Republik Indonesia yang melindungi segenap bagsa Indonesia dan seluruh tumpah darah indonesia dan untuk memajukan kesejahteraan umum, mencerdaskan kehidupan bangsa, dan ikut melaksanakan ketertiban dunia yang berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi dan keadilan sosial. 1 Salah satu esensi dari Proklamasi Kemerdekaan adalah kesiapan diri untuk mengelola seluruh potensi dan sumber daya yang kita miliki untuk memberikan kemanfaatan sebesar-besarnya bagi seluruh rakyat Indonesia sekaligus untuk meningkatkan kemartabatan sebagai suatu bangsa. Kesiapan diri tersebut meliputi kesiapan dalam aspek mentalitas, sikap, pandangan dan kemampuan, serta ketrampilan teknis. Untuk menjalankan kehidupan agar dapat mengembangkan diri manusia membutuhkan pendidikan formal maupun non formal, baik melalui proses pembelajaran dan/atau cara lain yang dikenal dan diakui oleh masyarakat. Setiap warga negara berhak mendapatkan pendidikan dan wajib mengikuti pendidkan dasar, sedangkan pemerintah wajib membiayai dan mengusahakan serta menyelenggarakan satu sistem pendidikan nasional yang meningkatkan keimanan dan ketakwaan serta akhlak mulia dalam rangka mencerdaskan 1 Undang-Undang Dasar Negara Republik commit Indonesia to 1945, user pembukaan alinea ke-4 1

2 kehidupan bangsa. 2 Disinilah pentingnya pendidikan yang mampu mengekplorasi seluruh potensi yang kita miliki, baik potensi manusiawi, potensi budaya, maupun potensi alamnya. Dalam kehidupan bernegara, masyarakat terbebani ekonomi biaya tinggi setiap berurusan dengan birokrasi karena tidak adanya kepastian waktu, tarif/biaya dan kejelasan penanggungjawab. Hal tersebut merupakan salah satu faktor penyebab buruknya pelayanan publik oleh birokrasi karena tidak adanya keinginan yang kuat untuk mengikis habis ketidakefisiennan layanan birokrasi, yang disebabkan karena data dan informasi yang dibutuhkan tidak tersedia atau tersaji dengan baik dan apabila tersedia untuk mendapatkannya juga sulit karena sistem pengarsipan yang tidak baik. Apabila arsip tidak disimpan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan maka hal ini dapat menghambat kelancaran pekerjaan administrasi. Oleh karena itu pengelolaan arsip membutuhkan teknik dan ketrampilan khusus karena data yang akan dihasilkan, diterima, diproses dan dibuang tidak terbatas jumlahnya. Kegiatan kearsipan di instasi, lembaga, dan organisasi dilaksanakan dengan maksud untuk memberikan pelayanan yang baik kepada semua pihak yang membutuhkannya. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu lembaga, instansi, atau organisasi dipengaruhi oleh, tenaga, sarana dan fasilitas, serta tempat yang digunakan, selain itu juga tergantung pada penyimpanan, pengamanan yang harus dilakukan, dan pemeliharaannya. Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu lembaga, instansi, dan organisasi tetapi masih banyak yang belum mengelola arsip dengan baik, masih sering terjadi kalau mencari arsip lama dan sulit untuk ditemukan kembali hal tersebut dapat mempengaruhi kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip dan tersimpan dapat terancam untuk hilang. Kurang optimalnya sistem penyelenggaraan kearsipan pada lembaga negara dan pemerintahan serta lembaga kearsipan ditingkat pusat, daerah, dan perguruan tinggi, serta pengelolaan arsip (penciptaan, penggunaan dan 2 Undang- Undang Dasar Negara Republik commit Indonesia to user 1945 Pasal 31 ayat (1), ayat (2), ayat (3). 2

3 pemeliharaan, pengolahan, penyusutan, dan pemanfaatan arsip) berdampak pada pelayanan yang diberikan kepada publik. Untuk memenuhi tuntutan masyarakat terhadap kinerja birokrasi, pemerintah harus melakukan reformasi terhadap kebijakan dan program pembangunan, antara lain dengan merestrukturisasi organisasi publik melalui penataan kelembagaan untuk mengantisipasi persoalan-persoalan dalam demokrasi, pelayanan publik, serta pertumbuhan ekonomi maupun masalah lainnya. Untuk mewujudkan pemerintahan yang bersih dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat guna menciptakan transparansi dan akuntabilitas publik yang baik dalam upaya untuk mewujudkan pemerintahan yang lebih baik (good governance). Berbagai macam sistem yang dibuat untuk mengontrol arsip bukan hanya untuk mendukung kegiatan perkantoran saja namun juga untuk alat bukti hukum, oleh sebab itu manajemen arsip harus dikelola secara efisien karena perubahan sistem pengelolaan perkantoran dari sistem manual ke sistem otomasi yang bergantung pada penggunaan komputer sebagai alat bantu manajemen. Praktek penyelenggaraan kearsipan yang efisien dan efektif di lembagalembaga negara dan badan-badan pemerintahan (LNBP) dan lembaga kearsipan baik ditingkat pusat, daerah dan perguruan tinggi akan menjamin ketersediaan arsip dinamis dan statis yang autentik dan reliabel sebagai alat bukti yang sah, dan akan menjadi pendorong penyelenggaraan administrasi berjalan secara transparan, akuntabel, efisien, dan efektif. Hal ini dapat dilaksanakan bila dibangun sebuah tradisi manajemen arsip yang baik dengan penuh kesungguhan, kegigihan, kehati-hatian, ketulusan dan dengan penuh pengorbanan serta menempatkan arsip sebagai sumber informasi, pusat ingatan dan referensi, serta bukti akuntabilitas. Perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan yang khusus dan unik, dalam sebuah organisasi perguruan tinggi terdapat dua kelompok yang bersama-sama menjalankan tugas dan fungsinya secara bersamaan, yaitu administrator (pejabat struktural dan staf) di satu pihak, dan dosen, peneliti, serta mahasiswa dipihak lain. commit Kedua to pihak user tersebut menghasilkan arsip yang 3

4 berbeda yaitu arsip administrasi dan arsip akademik, dan kedua pihak juga memiliki karakter dan perilaku yang berbeda sehingga masing-masing memiliki cara menciptakan arsip dan menggunakan secara berbeda pula. Administrator menggunakan arsip untuk menyelesaikan tugas administrasi dan sebagai alat untuk pengambil kebijakan sedangkan kelompok akademisi menggunakan arsip untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Oleh karena itu di perguruan tinggi dapat dibentuk lembaga kearsipan mandiri yang bernama University Archives (arsip universitas atau arsip perguruan tinggi) yang bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis di perguruan tinggi tersebut. Pengelolaan kearsipan di Perguruan Tinggi sekarang ini harus dikelola secara mandiri dan merupakan wadah strategis dalam penyimpanan arsip karena perguruan tinggi banyak menghasilkan aset yang harus diarsipkan, baik yang berkaitan dengan agen pembaharuan bangsa. Dimana Perguruan Tinggi tempat ilmuwan-ilmuwan untuk menemukan dan meneliti hal-hal yang bersifat penemuan baru atau penyempurnaan program yang sudah ada untuk membangun bangsa ini. Arsip di Perguruan Tinggi merupakan tempat menyimpan dokumen tentang sejarah atau latarbelakang sebuah peradaban, dokumen penemuan atau penelitian yang digunakan untuk melestarikan dan mengembangkan ilmu pengetahuan. Penemuan-penemuan baru dan program pengembangan yang sedang dipelajari baik oleh dosen maupun mahasiswa harus dikelola dengan sebaik-baiknya agar dapat didokumentasikan dengan baik sebagai bahan pembelajaran maupun sebagai dasar penelitian selanjutnya. Hasil penelitian yang sudah jadi dan siap untuk digunakan demi kepentingan pembangunan dan kesejahteraan masyarakat harus tersimpan dengan baik dan mudah diakses secara umum. Kewajiban Arsip Perguruan Tinggi adalah melaksanakan pengelolaan arsip statis dan dinamis. Disamping itu perguruan tinggi juga mempunyai kewajiban untuk mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. 4

5 Di Universitas Sebelas Maret sudah melakukan pengarsipan dengan baik dan rapi, namun penyimpanan arsip tersebut belum sesuai dengan aturan dan petunjuk penyimpanan sebagaimana diamanatkan oleh Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (yang selanjutnya disebut UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Hal tersebut dapat kita lihat bahwa banyak bagian bagian yang menyimpan arsipnya masih dalam ruangan yang sama dengan ruangan kerja. Disamping itu banyak bagian yang menyimpan arsip inaktif di bagiannya masing-masing sehingga belum melaksanakan seleksi arsip, penyiangan arsip, penyerahan arsip dan pemusnahan arsip. Di tingkat Universitas secara kelembagaan juga belum terbentuk lembaga arsip perguruan tinggi. Sesuai dengan fungsinya seharusnya universitas harus mempunyai lembaga kearsipan sebagai tempat menyimpan arsip inaktif yang dihasilkan dari lembaga lembaga maupun unit unit kerja yang ada. Arsip yang harus disimpan adalah arsip dari kantor-kantor, hasil karya para tenaga pendidik maupun mahasiswa baik hasil penelitian, pengabdian masyarakat maupun bahan bahan pembelajaran. Disamping itu arsip perguruan tinggi juga harus menyimpan arsip tetap/statis yang dimiliki universitas maupun arsip arsip yang mempunyai nilai kesejarahan yang berkaitan dengan perguruan tinggi tersebut. Berkaitan dengan uraian di atas maka penelitian ini mengambil judul IMPLEMENTASI UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDOESIA NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN DALAM PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK DI UNVERSITAS SEBELAS MARET B. Perumusan Masalah Setelah menelaah latar belakang tersebut di atas dan mengetahui permasalahannya maka dapat disimpulkan perumusan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut : 5

6 1. Bagaimanakah implementasi Undang-Undang Negara Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dalam peningkatan kualitas pelayanan publik di Universitas Sebelas Maret?. 2. Apakah yang menjadi hambatan dalam penerapan dan implementasi Undang-Undang Negara Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan di Universitas Sebelas Maret?. 3. Bagaimana langkah langkah untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut?. C. Tujuan Penelitian Sesuai dengan latar belakang dan perumusan masalah tersebut maka tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui implementasi Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsiapan dalam peningkatan kualitas pelayanan publik di Universitas Sebelas Maret. 2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam implementasi Undang- Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dalam peningkatan kulitas pelayanan publik di universitas Sebelas Maret. 3. Untuk mengetahui solusi yang sudah dilakukan dalam implementasi Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dam paningkatan kualitas palayanan publik di Universitas Sebelas Maret. D. Manfaat Penelitian Hasil penelitian dikatakan baik dan berhasil apabila manfaat penelitian tersebut dapat memberikan nilai tambah, maka dalam penelitian ini diharapkan dapat: 1. Menjadi masukan bagi lembaga dalam pengambilan keputusan tentang pengeloaan arsip di Universitas Sebelas Maret. 6

7 2. Digunakan sebagai acuan untuk mempelajari pengelolaan arsip di perguruan tinggi dan penelitian-penelitian sejenis untuk perkembangan ilmu kearsipan. 3. Memberikan nilai tambah dalam menentukan kebijakan hukum publik dalam pengelolaan arsip. 7