Seleksi Proyek Model Nonkeuangan

Transkripsi

1 Modul ke: Seleksi Proyek Model Nonkeuangan Fakultas 04Deva Prudensia Setiawan, S.T., M.M. Ekonomi & Bisnis Program Studi Manajemen Manajemen Proyek.

2 Isi Isu-isu mengenai Seleksi Proyek Pendekatan dalam Penyaringan dan Penyeleksian Proyek Seleksi model nonkeuangan

3 Pengantar Manajemen Proyek Seleksi Proyek Model Nonkeuangan

4 Semua organisasi yang menangani proyek haruslah memutuskan pilihan diantara sejumlah pilihan proyek. Manakah proyek yang memberi peluang keuntunganataumanfaatpaling baik? Manakah proyek yang harus dihindari karenaresikonyaterlalutinggi?

5 Apakah kriteria yang harus dipakai untuk memilihproyekmanayang harusdidukung? Bagaimana kita membuat pilihan yang masuk akaldalammenyeleksiproyek-proyek? Informasi apa saja yang kita perlukan untuk itu?

6 Berbagai metode dalam melakukan seleksi proyek ini berada dalam kontinum mulai pendekatan yang sangat kualitatif atau judgement-based hingga yang betul-betul analisiskuantitatif. Setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan sendiri-sendiri.

7 Seleksi Proyek Manajemen Proyek Seleksi Proyek Model Nonkeuangan

8 Perusahaan-perusahaan mengembangkan model penyaringan (screening) yang paling cocok bagi mereka untuk mengevaluasi dan menyeleksi proyek-proyek potensial. Model penyaringan ini akan memungkinkan mereka untuk membuat pilihan terbaik biasanya diantara keterbatasan waktu dan uang.

9 W. E. Souder mengidentifikasi lima isu penting dan sebuah tambahan dari Jeffrey Pinto yang harus dipertimbangkan para manajer ketika mereka mengevaluasi model penyaringan: Realism Kapabilitas Fleksibilitas Mudah digunakan Biaya Comparability

10 Realism: Suatu model yang efektif haruslah menggambarkan sasaran organisasional, termasuk sasaran dan misi strategik perusahaan. Kriteria haruslah masuk akal dalam pemahaman adanya keterbatasan sumber daya seperti uang dan orang. Model juga harus memperhitungkan baik resiko komersial dan resiko teknikal, termasuk kinerja, biaya, dan waktu

11 Kapabilitas: Model ini seharusnya cukup kuat untuk mengakomodasi kriteria dan hambatan baru agar model penyeleksian memampukan perusahaan untuk menggunakan model ini seluas mungkin sehingga bisa mencakup lingkup jenis proyek sebesar mungkin.

12 Fleksibilitas: Sebuah model seharusnya mudah dimodifikasi jika aplikasi-aplikasi yang dicoba memerlukan perubahan, misalnya: penyesuaian terkait perubahan kurs mata uang, hukum pajak, kode bangunan, dsb.

13 Biaya Model penyaringan haruslah costeffective. Pendekatan seleksi yang mahal untuk digunakan, baik dalam hal waktu ataupun uang, akan menyebabkan penolakan penggunaan model ini oleh anggota organisasi.

14 Comparability: Model haruslah cukup luas untuk diaplikasikan pada berbagai proyek dan mendukung untuk membandingkan potensial proyek-proyek tersebut tanpa bias.

15 Ada dua hal yang harus selalu diingat saat membuat keputusan dalam menyeleksi proyek: 1. Model yang paling lengkap pun tetaplah hanya merupakan sebagian gambaran dari realitas organisasi. Potensi daftar input dalam keputusan seleksi proyek sesungguhnya ada hampir tidak terbatas. (Gunakanlah Pareto 80/20) 2. Dalam setiap model keputusan tercakup faktor objektif dan subjektif.

16 Pendekatan dalam Penyaringan dan Penyeleksian Proyek Manajemen Proyek Seleksi Proyek Model Nonkeuangan

17 Metode Pertama: Checklist Model Metode paling sederhana Membangun checklist atau daftar kriteria yang berhubungan dengan pilihan kita atas suatu proyek, lalu menerapkannya pada berbagai proyek yang tersedia.

18 Metode Checklist (lanjutan): Misalnya, perusahaan mementingkan biaya dan kecepatan dalam melayani pasar, dan ini menjadi kriteriaseleksiyang utama. Perusahaan memilih proyek-proyek yang berbiaya rendah dan dapat dibawa ke pasar dalam waktu satutahun. Perusahaan bisa juga memiliki selusin kriteria tambahanyang relevandenganitu.

19 Metode Checklist (lanjutan): Checklist mungkin paling baik digunakan dengan penetapan konsensus grup sebagai metode untuk pembicaraan awal, stimulasi diskusi, pertukaran opini, dan menentukan apa yang penting sebagai prioritas grup.

20 Contoh soal: Perusahaan SAP yang merupakan pemimpin dalamindustriperangkat-lunak(software) aplikasi bisnis tertarik untuk mengembangkan sebuah paket aplikasi yang baru untuk manajemeninventoridankontrolshipment. Perusahaan sedang berusaha untuk memutuskan proyek mana yang dipilih dari empatalternatifyang potensial.

21 Berdasarkan pengalaman komersial sebelumnya, perusahaan merasa bahwa kriteria seleksi yang paling penting untuk memilih proyek ini adalah biaya, potensi keuntungan, waktu untuk masuk pasar, dan pengembanganatasresiko.

22 Sebagaitambahanataskriteriakeputusan, kitamembuatevaluative descriptors yang menggambarkan seberapa baik alternatif proyekituataskriteriaseleksiutamakita. Kita mengevaluasisetiapkriteriaini(tinggi, sedang, rendah) dan meninjau proyek mana yang mengakumulasicheck yang paling tinggi, sehingga ini tampaknya merupakan pilihan yang optimal.

23 Proyek Kriteria Kinerja atas Kriteria Tinggi Sedang Rendah Proyek Alpha Biaya X Potensi keuntungan X Waktu masuk pasar X Pengembangan atas resiko X Proyek Beta Biaya X Potensi keuntungan X Waktu masuk pasar X Pengembangan atas resiko X Proyek Gamma Biaya X Potensi keuntungan X Waktu masuk pasar X Pengembangan atas resiko X Proyek Delta Biaya X Potensi keuntungan X Waktu masuk pasar X Pengembangan atas resiko X

24 Berdasarkan metode ini, Proyek Gamma adalah alternatif terbaik dalam kaitannya memaksimalkan kriteria utama kita, yaitu biaya, potensi keuntungan, waktu untuk masuk pasar, dan pengembangan atas resiko.

25 Kekurangan metode ini antara lain: pemberianperingkatataskriteriaseleksiyang bersifat subjektif, sehingga bisa disalahmengerti atauterjadisalahinterpretasi. metode ini tidak memungkinkan untuk memberikan bobot yang berbeda pada kriteriakriteria yang digunakan; padahal seringkali terjadi suatu kriteria lebih penting dari kriteria lainnya dan seharusnya memiliki bobot pertimbangan yang tidak sama.

26 Simplified Scoring Models Manajemen Proyek Seleksi Proyek Model Nonkeuangan

27 Dalam simplified scoring model, setiap kriteria diberi peringkat terkait dengan relatif penting tidaknyakriteriatersebut. Pilihan proyek akan mencerminkan harapan kita untuk memaksimalkan pengaruh kriteria tertentu pada keputusan kita.

28 Contoh soal: Untuk contoh soal tadi mengenai pilihan proyekbagisap yang telahkitabahas, andaikan kita memberi bobot spesifik pada setiap kriteria dari empat kriteria kita sebagai berikut:

29 Kriteria Bobot Kepentingan Waktu untuk masuk pasar 3 Potensi keuntungan 2 Pengembangan atas resiko 2 Biaya 1 Manakah proyek yang paling optimum berdasarkan metode ini?

30 Solusi: Kita perlumengubahevaluative descriptors pada kolom skor dari tanda silang menjadi nilai skor; misalnya digunakan nilai skor sebagai berikut: Tinggi= 3 Sedang= 2 Rendah= 1

31 (A) (B) (A) x (B) Proyek Kriteria Bobot Kepentingan Skor Skor berbobot Proyek Alpha Biaya Potensi keuntungan Pengembangan atas resiko Waktu untuk masuk pasar Total skor 13 Proyek Beta Biaya Potensi keuntungan Pengembangan atas resiko Waktu untuk masuk pasar Total skor 19 Proyek Gamma Biaya Potensi keuntungan Pengembangan atas resiko Waktu untuk masuk pasar Total skor 18 Proyek Delta Biaya Potensi keuntungan Pengembangan atas resiko Waktu untuk masuk pasar Total skor 16

32 Berdasarkan analisis di atas, Proyek Beta adalah alternatifterbaik(dengantotal weighted score 19) dibandingkan pilihan lainnya. Perusahaan farmasi Hoechst Marion Roussel menggunakan scoring model untuk menyeleksi proyekdenganlima kriteriautama: reward, business strategy fit, strategic leverage, probability of commercial success, dan probability of technical success; dan juga dengan sejumlah subkriteria spesifik.

33 Subkriteria diberi skor antara 1 sampai dengan 10, Skor ini kemudian dirata-ratakan untuk setiap kriteria. Proyek yang dipilih ditentukan dengan menjumlahkan skor rata-rata dari kelima kategori. Hoechst meraih sukses dengan model ini, baik dalam memilih proyek yang harus diprioritaskan atau pun untuk membuat keputusan go / no-go.

34 Simplified Scoring Model ini mempunyai beberapa keunggulan sebagai alat seleksi proyek. 1. Alat ini mudah dikaitkan dengan sasaran strategik yang kritikal bagi perusahaan untuk seleksi berbagaialternatifproyek. 2. Model ini mudah dimengerti dan digunakan.

35 Kekurangan model ini adalah terlalu menyederhanakanmasalah. Skala1 sampai3 mungkin secara intuitif tampak menarik serta mudah diterapkan dan dipahami, tetapi ini tidaklahakurat.

36 Kekurangan lainnya adalah, di dalam kacamata manajerial, metode ini faktanya tergantung pada relevansi kriteria yang dipilih dengan akurasi pembobotan yang diberikan padamereka. Dengankata lain, kitatidakyakinbahwaada hubungan yang masuk akal antara kriteria yang dipilih dan diberi bobot dengan sasaran bisnis yang diminta proyek.

37 Analytical Hierarchy Process Manajemen Proyek Seleksi Proyek Model Nonkeuangan

38 Analytical Hierarchy Process (AHP) dikembangkan untuk mengatasi banyaknya masalah teknikal dan manajerial yang sering terjadi terkait dengan pembuatan keputusan melaluimodel scoring. Metode inisemakinpopulersekarangini.

39 Metode AHP merupakan proses empat langkah: Menyusun Struktur Hirarki Kriteria Alokasikan bobot pada kriteria Pemberian nilai numerik pada dimensi evaluasi Evaluasi proposal proyek

40 Metode Profile Models: menggambarkan pilihan resiko/hasil (risk/return options) pada berbagai pilihan dan kemudian memilih proyek yang akan memberikan return paling maksimum di dalam resiko yang masih bisa diterima.

41 Profile modelsmenggunakan konsep efficient frontier. Efficient frontier adalah seperangkat pilihan portfolio proyek yang menawarkan maksimum hasil untuk setiap tingkatan resiko yang diberikan atau minimum resiko bagi setiap tingkatan hasil (return).

42 Terima Kasih Deva P. Setiawan, S.T., M.M.