Badan Kepegawaian Negara 2018 Helpdesk Sistem Seleksi CPNS Nasional (SSCN)

Transkripsi

1

2 BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA BUKU PETUNJUK HELPDESK SISTEM SELEKSI CPNS NASIONAL TAHUN 2018 NAMA DOKUMEN : BUKU PETUNJUK HELPDESK SSCN 2018 VERSI : TANGGAL : SEPTEMBER 2018

3 Daftar Isi MAKSUD DAN TUJUAN... 5 RUANG LINGKUP... 5 ALUR HELPDESK... 5 CARA PENGGUNAAN MODUL... 6 Menu Registrasi... 6 NIK & No.KK Tidak Ditemukan... 6 Data Tidak Sesuai... 8 Lokasi Lahir Tidak Ditemukan... 9 Perbaikan Alamat NIK Didaftarkan Orang Lain Perguruan Tinggi/Prodi Tidak Ditemukan NIK Terindikasi PNS Menu Login Lupa Password Lupa Jawaban Pengaman Lupa Jawaban Pengaman FAQ Formasi Cek/Lupa Nomor Peserta Ujian THK Lupa Nomor Registrasi Atlet Cek Status Tiket Cek Formasi (SPF) Pengaduan... 27

4 Daftar Gambar Gambar 1. Alur Helpdesk SSCN Gambar 2. Tampilan Utama SSCN Gambar 3. NIK & KK Tidak Ditemukan... 7 Gambar 4. Hubungi Dukcapil... 7 Gambar 5. Data Tidak Sesuai NIK & No.KK... 8 Gambar 6. Hubungi Dukcapil Gambar 7. Form Lokasi Lahir Tidak Ditemukan... 9 Gambar 8. Form Lokasi Lahir jenis Luar Negeri... 9 Gambar 9. No Tiket untuk Lokasi Lahir Tidak Ditemukan Gambar 10. Form Perbaikan Alamat Gambar 11. Form NIK Didaftarkan Orang Lain Gambar 12. No Tiket Form Didaftarkan Orang Lain Gambar 13. Perguruan Tinggi dan Prodi Tidak Ditemukan Gambar 14. Form Nomor Tiket Perguruan Tinggi dan Prodi Tidak Ditemukan Gambar 15. Form NIK Terindikasi PNS Gambar 16. Mantan PNS Gambar 17. Bukan PNS Gambar 18. No Tiket NIK Terindikasi PNS Gambar 19. Form Lupa Password Gambar 20. Masukkan Password Baru Gambar 21. Password Berhasil Direset Gambar 22.Form Lupa Jawaban Pertanyaan Pengaman Gambar 23. Memasukkan Password Baru Gambar 24. Password Berhasil Reset Gambar 24. Form Reset Password Gambar 25.Form Lupa Jawaban Pertanyaan Pengaman Gambar 26.Nomor Tiket Lupa Jawaban Pertanyaan Pengaman Gambar 27.Alur Verifikasi Data THK II SSCN Gambar 28.Halaman Cek/Lupa Nomor Peserta Ujian THK-II berdasarkan Instansi, Kelompok Tugas, Nama, Tanggal Lahir Gambar 29.Halaman Notifikasi Pelamar Honorer Terdata di Database BKN Gambar 30.Contoh Kartu Tanda Bukti Peserta THK2 Tahun Gambar 31.Contoh Notifikasi Data Pelamar Honorer Tidak Terdapat di Database BKN Gambar32. Cek/Lupa No.Registrasi Atlet Gambar33. Form Nomor Tiket Atlet Gambar34. Form Input Nomor Tiket Gambar35. Status Penyelesaian Tiket Gambar 36.Cek SPF Gambar 37. Form Pengaduan ke Instansi Gambar38. Nomor Tiket untuk Pengaduan... 28

5 MAKSUD DAN TUJUAN Buku petunjuk teknis Helpdesk SSCN 2018 dimaksudkan sebagai pedoman bagi pelamar agar dapat mengetahui daftar bantuan saat registrasi dan login pada website SSCN 2018 beserta daftar pertanyaan (FAQ) yang sering ditanyakan. Tujuan pembuatan modul helpdesk ini agar menjawab permasalahan pelamar SSCN 2018 ketika mengalami permasalahan dalam menggunakan website SSCN serta menyediakan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang sering ditanyakan (FAQ). RUANG LINGKUP Ruang lingkup penggunaan modul helpdesk ini adalah untuk seluruh pendaftar online seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) baik untuk instansi pusat maupun untuk instansi daerah. ALUR HELPDESK Gambar 1. Alur Helpdesk SSCN 2018

6 CARA PENGGUNAAN MODUL Pelamar dapat mengakses Modul Helpdesk SSCN 2018 dengan membuka alamat : Maka akan muncul tampilan seperti pada gambar di bawah ini : Gambar 2. Tampilan Utama SSCN 2018 Berikut merupakan menu-menu permasalahan yang terdapat di dalam Modul Helpdesk SSCN 2018, yaitu Menu Registrasi, Menu Login, Menu FAQ, Menu Formasi, Menu Cek Status Tiket dan Menu Cek Formasi (SPF). Menu Registrasi NIK & No.KK Tidak Ditemukan Jika pada saat melakukan registrasi Nomor Induk Kependudukan ataupun No.KK tidak ditemukan, maka dapat mengisi form seperti gambar di bawah ini.

7 Gambar 3. NIK & KK Tidak Ditemukan Masukkan Nomor Induk Kependudukan, Nomor Kartu Keluarga, Nama (sesuai KTP), Tempat Lahir (sesuai KTP), Tanggal Lahir (sesuai KTP) dan juga kode Captcha sesuai dengan yang tertera pada layar. Setelah semuanya lengkap diisi, maka pilih tombol Gambar 4. Hubungi Dukcapil Setelah memilih tombol Kirim, maka akan diarahkan untuk menghubungi Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia di daerah masing-masing.

8 Data Tidak Sesuai Fitur ini digunakan jika pada saat melakukan registrasi, data-data pelamar yang sudah di-input tidak sesuai dengan data yang tersedia pada Dukcapil. Gambar 5. Data Tidak Sesuai NIK & No.KK Masukkan Nomor Induk Kependudukan, Nama (sesuai KTP), Tempat Lahir (sesuai KTP), Tanggal Lahir (sesuai KTP), Nomor Kartu Keluarga dan juga kode Captcha sesuai dengan yang tertera pada layar. Setelah semuanya sudah diisi, maka pilih tombol Gambar 6. Hubungi Dukcapil - 2

9 Setelah memilih tombol Kirim, maka akan diarahkan untuk menghubungi Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia di daerah masing-masing. Lokasi Lahir Tidak Ditemukan Fitur ini digunakan jika pelamar tidak bisa melanjutkan proses registrasi diakibatkan karena lokasi lahir tidak ditemukan Gambar 7. Form Lokasi Lahir Tidak Ditemukan Masukkan Nomor Induk Kependudukan atau Nomor Passport untuk pelamar Diaspora, Jenis menandakan tempat lokasi kelahiran yaitu Dalam Negeri atau Luar Negeri. Jika memilih Dalam Negeri, maka yang harus diisi yaitu Provinsi dan juga Kabupaten. Jika memilih Luar Negeri, seperti pada gambar di bawah, Gambar 8. Form Lokasi Lahir jenis Luar Negeri maka yang harus diisi yaitu Negara dan juga Kota kelahiran. Isi kode Captcha sesuai yang tertera pada layar dan kemudian pilih tombol

10 Gambar 9. No Tiket untuk Lokasi Lahir Tidak Ditemukan Setelah mengirim Form Lokasi Lahir Tidak Ditemukan, maka akan terbit Nomor Tiket yang harus disimpan oleh pelamar. Nomor Tiket berfungsi untuk mengetahui perkembangan dari permasalahan pelamar. Untuk mengetahui status permasalahan maka dapat memilih menu Perbaikan Alamat Fitur ini membantu pelamar jika ingin melakukan perbaikan yang sudah ada. Gambar 10. Form Perbaikan Alamat Masukkan Nomor Induk Kependudukan atau Nomor Passport untuk pelamar Diaspora, Nama (sesuai KTP/Passport), perbaikan pengganti yang sebelumnya, File Scan Bukti Registrasi dengan ukuran file maksimal 200Kb format PDF atau jpg, dan File Scan KTP/Passport dengan ukuran file maksimal 200Kb format PDF atau jpg. Dilanjutkan dengan memasukkan kode

11 captcha sesuai dengan yang ditampilkan pada layar dan kemudian pilih tombol NIK Didaftarkan Orang Lain Fitur ini digunakan jika pelamar tidak bisa melakukan registrasi diakibatkan NIK telah digunakan/ didaftarkan oleh orang lain. Gambar 11. Form NIK Didaftarkan Orang Lain Masukkan Nomor Induk Kependudukan atau Nomor Passport untuk pelamar Diaspora, Nomor Kartu Keluarga atau Nomor Passport untuk pelamar Diaspora, Nama (sesuai KTP atau passport), Nomor Ijazah, File Foto Selfie /Swafoto Memegang KTP atau foto selfie/swafoto memegang passport untuk pelamar diaspora dengan ukuran file maksimal 200Kb dan format PDF atau jpg, File Scan Kartu Keluarga atau scan passport dengan ukuran file maksimal 200Kb dan format PDF atau jpg dan terakhir File Ijazah dengan ukuran file maksimal 200Kb dengan format PDF atau jpg. Dilanjutkan dengan memasukkan kode captcha sesuai dengan yang ditampilkan pada layar dan kemudian pilih tombol

12 Gambar 12. No Tiket Form Didaftarkan Orang Lain Setelah mengirim Form NIK Didaftarkan Orang Lain, maka akan terbit Nomor Tiket yang harus disimpan oleh pelamar. Nomor Tiket berfungsi untuk mengetahui perkembangan dari permasalahan pelamar. Untuk mengetahui status permasalahan maka dapat memilih menu Perguruan Tinggi/Prodi Tidak Ditemukan Fitur ini digunakan jika pelamar tidak menemukan Perguruan Tinggi dan Prodi pelamar. Gambar 13. Perguruan Tinggi dan Prodi Tidak Ditemukan

13 Masukkan Nomor Induk Kependudukan atau Nomor Passport untuk Diaspora, lalu pilih jenis universitas/institut : Dalam Negeri atau Luar Negeri, lalu entri Perguruan Tinggi, Program Studi, Tingkat Pendidikan dan Captcha. Gambar 14. Form Nomor Tiket Perguruan Tinggi dan Prodi Tidak Ditemukan Setelah pilih tombol Kirim, maka akan terbit Nomor Tiket yang harus disimpan oleh pelamar. Nomor Tiket berfungsi untuk mengetahui perkembangan dari permasalahan pelamar. Untuk mengetahui status permasalahan maka dapat memilih menu NIK Terindikasi PNS Fitur ini membantu pelamar jika tidak bisa melakukan registrasi diakibatkan karena NIK tercantum telah terdaftar sebagai PNS.

14 Gambar 15. Form NIK Terindikasi PNS Masukkan Nomor Induk Kependudukan atau Nomor Passport untuk Diaspora, Nama (sesuai KTP atau Passport), Nomor Kartu Keluarga atau Nomor Passport untuk Diaspora, lalu pilih apakah termasuk Mantan PNS atau Bukan PNS. Jika memilih mantan PNS maka menyertakan File Scan SK Pengunduran diri/pemberhentian secara hormat dengan ukuran file maksimal 200Kb format PDF atau jpg. Gambar 16. Mantan PNS Jika memilih Bukan PNS seperti gambar di bawah ini Gambar 17. Bukan PNS maka menyertakan File Scan KTP Jelas dengan ukuran file maksimal 200Kb format PDF atau jpg. Dilanjutkan dengan memasukkan kode Captcha sesuai dengan yang ditampilkan pada layar dan kemudian pilih tombol

15 Gambar 18. No Tiket NIK Terindikasi PNS Setelah mengirim Form NIK Bukan PNS, maka akan terbit Nomor Tiket yang harus disimpan oleh pelamar. Nomor Tiket berfungsi untuk mengetahui perkembangan dari permasalahan pelamar. Untuk mengetahui status permasalahan maka dapat memilih menu Menu Login Lupa Password Fitur lupa password dapat digunakan jika pelamar tidak bisa melakukan proses login karena lupa password. Gambar 19. Form Lupa Password Masukkan Nomor Induk Kependudukan atau Nomor Passport untuk Diaspora, Pertanyaan Pengaman-1 dan Jawaban Pertanyaan Pengaman ke-1 yang sudah dimasukkan sebelumnya pada tahap Registrasi. Kemudian masukkan kode Captcha sesuai dengan yang ditampilkan pada layar dan kemudian pilih tombol

16 Jika lupa dengan Jawaban Pengaman-1, maka dapat memilih tautan Lupa Jawaban Pengaman ke -1. Gambar 20. Masukkan Password Baru Jika berhasil memasukkan Pertanyaan Pengaman-1 dan juga Jawaban Pertanyaan Pengaman-1, maka akan diarahkan untuk mengisi password baru seperti pada gambar di atas. Setelah selesai memasukkan password baru, lalu pilih tombol Gambar 21. Password Berhasil Direset Setelah pilih tombol kirim, maka akan muncul pesan bahwa Password telah berhasil di reset, dan dapat masuk kembali ke halaman Login. Lupa Jawaban Pengaman-1 Fitur lupa jawaban pengaman-1 digunakan jika pelamar tidak bisa melakukan login karena lupa password dan juga lupa pertanyaan pengaman-1 dan jawaban pertanyaan pengaman-1

17 Gambar 22.Form Lupa Jawaban Pertanyaan Pengaman 1 Masukkan Nomor Induk Kependudukan atau Nomor Passport untuk diaspora, Pertanyaan Pengaman-2 dan Jawaban Pertanyaan Pengaman ke-2 yang sudah dimasukkan sebelumnya pada tahap Registrasi. Kemudian masukkan kode Captcha sesuai dengan yang ditampilkan pada layar dan kemudian pilih tombol Jika lupa dengan Jawaban Pengaman-2, maka dapat memilih tautan Lupa Jawaban Pengaman ke -2. Gambar 23. Memasukkan Password Baru Jika berhasil memasukkan Pertanyaan Pengaman-2 dan juga Jawaban Pertanyaan Pengaman-2, maka akan diarahkan untuk mengisi password baru seperti pada gambar di atas. Setelah selesai memasukkan password baru, lalu klik tombol

18 Gambar 24. Form Reset Password Setelah klik tombol kirim, maka akan muncul pesan bahwa Password telah berhasil di reset, dan dapat masuk kembali ke halaman Login. Lupa Jawaban Pengaman-2 Fitur lupa jawaban pengaman-2 digunakan jika pelamar tidak bisa melakukan login karena lupa password, lupa pertanyaan pengaman-1 dan pertanyaan pengaman-2. Gambar 25.Form Lupa Jawaban Pertanyaan Pengaman 2

19 Masukkan Nomor Induk Kependudukan atau Nomor Passport untuk diaspora, Nama sesuai KTP atau Passport, Tempat Lahir sesuai KTP atau Passport, Tanggal Lahir sesuai KTP atau Passport, Nomor Kartu Keluarga atau Nomor Passport, File Scan KTP atau Passport untuk diaspora dan File Scan Kartu Keluarga atau Passport ukuran file max 200Kb dan format PDF atau jpg. Kemudian masukkan kode Captcha sesuai dengan yang ditampilkan pada layar dan kemudian pilih tombol Gambar 26.Nomor Tiket Lupa Jawaban Pertanyaan Pengaman 2 Setelah mengirim Form Lupa Jawaban Pertanyaan Pengaman - 2, maka akan terbit Nomor Tiket yang harus disimpan oleh pelamar. Nomor Tiket berfungsi untuk mengetahui perkembangan dari permasalahan pelamar. Untuk mengetahui status permasalahan maka dapat memilih menu FAQ Pada menu FAQ, pelamar dapat membaca dan memahami daftar-daftar pertanyaan yang sering ditanyakan mulai dari segi pendaftaran, persyaratan, perbaikan data, pencetakan kartu, dokumen, koneksi, login dan aduan. Formasi Cek/Lupa Nomor Peserta Ujian THK 2 Fitur ini digunakan sebelum pelamar khususnya peserta ujian THK II memulai proses Pendaftaran Akun SSCN 2018.

20 Alur Verifikasi Data THK II SSCN 2018 Gambar 27.Alur Verifikasi Data THK II SSCN 2018 a. Persyaratan Pelamar yang dapat memilih formasi ini adalah Tenaga Pendidik dan Tenaga Kesehatan dari Eks Tenaga Honorer Kategori 2 Tahun 2013 yang memenuhi persyaratan : 1) Tenaga Honorer Kategori 2 yang terdaftar dalam database Badan Kepegawaian Negara (BKN) 2) Usia paling tinggi 35 tahun pada tanggal 1 Agustus 2018, masih aktif bekerja secara terus-menerus sampai saat ini 3) Bagi Tenaga Pendidik, minimal berijazah S-1 yang diperoleh sebelum pelaksanaan seleksi Tenaga Honorer Kategori 2 pada tanggal 3 November ) Bagi Tenaga Kesehatan, minimal berijazah D-III yang diperoleh sebelum pelaksanaan seleksi Tenaga Honorer Kategori 2 pada tanggal 3 November ) Memiliki masa kerja minimal 1 (satu) tahun pada tanggal 31 Desember 2005

21 b. Verifikasi Data dan Pencetakkan Salinan Kartu Ujian THK-2 Tahun 2013 Bagi pelamar yang memenuhi persyaratan di atas, hal yang harus diperhatikan dan dilakukan sebelum membuat akun di adalah : 1) Mengecek data di dengan memasukkan : a) Nomor Peserta atau, b) Nama c) Tanggal lahir d) Kelompok tugas : Tenaga Pendidik atau Tenaga Kesehatan e) Instansi : Instansi dimana honorer terdata pada saat tahun 2013 f) Kode captcha yang tertera g) Kemudian klik Gambar 28.Halaman Cek/Lupa Nomor Peserta Ujian THK-II berdasarkan Instansi, Kelompok Tugas, Nama, Tanggal Lahir

22 2) Bila data sesuai maka akan tampil Nomor Peserta. Klik kemudian akan tampil Kartu Tanda Bukti Peserta THK-2 Tahun Pelamar wajib mencetak kartu tersebut sebagai tanda bukti bahwa data pelamar terdata di database BKN sebagai Tenaga Honorer Kategori 2 yang memenuhi syarat. Gambar 29.Halaman Notifikasi Pelamar Honorer Terdata di Database BKN Gambar 30.Contoh Kartu Tanda Bukti Peserta THK2 Tahun 2013 Bagi pelamar yang datanya tidak ada di database BKN akan tampil notifikasi seperti gambar di bawah ini. Pelamar dapat membuat akun dan mendaftar di SSCN dengan memilih formasi lain yang sesuai dan bersaing dengan pelamar lain.

23 Gambar 31.Contoh Notifikasi Data Pelamar Honorer Tidak Terdapat di Database BKN 3) Pelamar yang memenuhi syarat tersebut datang ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) instansi dimana pelamar terdata, membawa tanda bukti cetakan Kartu Tanda Bukti Peserta THK2 Tahun 2013, pass photo 3X4 sebanyak 2 (dua) lembar berlatar belakang merah dan berkas lainnya sesuai dengan ketentuan instansi. Pelamar yang masih memiliki Kartu Ujian Tenaga Honorer Kategori 2 Tahun 2013 dapat dibawa dan ditunjukkan ke instansi. 4) Instansi mengecek data pelamar tersebut ke dengan memasukkan nomor tiket yang tertera pada cetakkan kartu bukti. 5) Instansi melakukan verifikasi dan validasi data pelamar tersebut, kemudian mencetak Salinan Kartu Peserta Ujian THK-2 Tahun ) Pejabat yang berwenang di BKD menandatangani Salinan Kartu Peserta Ujian THK-2 Tahun ) Peserta menerima Salinan Kartu Peserta Ujian THK-2 Tahun 2013 yang sudah ditandatanaani. 8) Selanjutnya, peserta melanjutkan proses pendaftaran ke untuk membuat akun dan mendaftar ke instansi yang terdata pada poin 3.1 halaman 10.

24 Lupa Nomor Registrasi Atlet Fitur ini digunakan untuk membantu peserta untuk mengecek nomor registrasi atlet. Gambar32. Cek/Lupa No.Registrasi Atlet Pada tahap ini peserta memasukkan NIK, Nama sesuai KTP, Tanggal Lahir sesuai KTP, File Scan KTP dengan ukuran file max 200Kb dan format PDF atau jpg, mengisi kode Captcha lalu pilih tombol Kirim. Jika data yang dimasukkan tidak terdapat dalam database, maka akan muncul pesan pemberitahuan seperti pada gambar di bawah. Jika data yang dimasukkan sudah sesuai, maka akan muncul nomor tiket sesuai dengan tampilan dibawah ini. Gambar33. Form Nomor Tiket Atlet Nomor Tiket berfungsi untuk mengetahui perkembangan dari permasalahan pelamar. Untuk mengetahui status permasalahan maka dapat memilih menu

25 Cek Status Tiket Pada menu Status Tiket, pelamar dapat memasukkan nomor tiket yang sudah disimpan sebelumnya. Permasalahan yang mendapat nomor tiket yaitu permasalahan Lokasi Lahir Tidak Ditemukan Perbaikan Alamat NIK Didaftarkan Orang Lain NIK Terindikasi PNS Lupa Jawaban Pengaman -2 Cek/Lupa Nomor Registrasi Atlet Gambar34. Form Input Nomor Tiket Pelamar memasukkan nomor tiket yang sudah didapatkan, kemudian pilih. Jika permasalahan sudah dijawab, maka jawaban permasalahan akan muncul pada layar.

26 Gambar35. Status Penyelesaian Tiket Harap diperhatikan bahwa alur jawaban permasalahan yaitu dimulai dari 1. Pertanyaan Pada tahap ini pelamar mengajukan permasalahan 2. Diterima Pada tahap ini Operator Helpdesk menerima permasalahan dari peserta 3. Proses Pada tahap ini Operator Helpdesk memproses permasalahan oleh pihak terkait 4. Jawaban Jawaban dari permasalahan sudah diperbaharui, dan peserta dapat mengecek jawaban dengan memasukkan nomor tiket yang didapat. Cek Formasi (SPF) Pada menu Cek Formasi atau Simulasi Pemilihan Formasi, pelamar dapat mencari informasi formasi jabatan dalam suatu instansi sesuai pendidikan yang diinginkan.

27 Gambar 36.Cek SPF Kita dapat memilih berdasarkan Instansi, Pendidikan dan juga Jabatan kemudian kita pilih tombol Pengaduan Fitur ini digunakan untuk peserta jika ingin menanyakan pertanyaan diluar masalah Registrasi dan Login. Gambar 37. Form Pengaduan ke Instansi Untuk Pengaduan ke Instansi, pelamar dapat mengisi Nomor Induk Kependudukan atau Nomor Passport, Nama sesuai KTP atau Passport, Instansi Tujuan, Perihal yang terdiri dari Berkas, yaitu pengaduan yang berhubungan dengan berkas-berkas yang dikumpulkan misalnya KTP, Pas Foto, Surat Lamaran, Iijazah, Transkrip Nilai ataupun pengaduan terkait dokumen pendukung lainnya. Pendidikan, yaitu pengaduan terkait jenis pendidikan yang berhubungan dengan formasi yang ingin dilamar.

28 Formasi, yaitu pengaduan terkait formasi yang ingin dilamar. Lainnya, yaitu pengaduan selain yang berhubungan dengan berkas, pendidikan dan formasi. Peserta dapat menanyakan pertanyaan dengan maksimal 250 karakter. Kemudian isi captcha sesuai dengan yang ditampilkan pada layar dan klik. Setelah mengirim pertanyaan, maka peserta akan mendapat nomor tiket untuk pengecekan jawaban yang akan dijawab oleh instansi terkait. Gambar38. Nomor Tiket untuk Pengaduan Demikian panduan helpdesk untuk peserta Sistem Seleksi CPNS 2018, semoga dapat membantu dan bermanfaat. Semangat!!!