KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA

Transkripsi

1 APLIKASI SISTEM ONLINE PENGISIAN CALON PEJABAT PIMPINAN TINGGI (SENOPATI)

2 DAFTAR ISI A. Fungsi dan Fitur. 2 Beranda Alur Pengumuman FAQ Contoh/Template Dokumen Video Panduan SENOPATI Jadwal Seleksi Kontak Kami Panduan Registrasi B. Pendaftaran... 7 Registrasi Login Surat Lamaran Pengisian Daftar Riwayat Hidup Data Pribadi Data Jabatan Data Pendidikan Data Penghargaan Data Organisasi Data Pengalaman Data Keluarga.. 19 Pengisian File (Unggah) Dokumen Pendaftaran Konfirmasi Pendaftaran.. 23 C. Informasi Seleksi Formasi Jabatan Surat Lamaran Status Seleksi Ceklis Kelengkapan Administrasi Tahapan Seleksi. 27 1

3 A. Fungsi dan Fitur Beranda Merupakan halaman depan yang berisi informasi seputar Seleksi Jabatan Pimpinan Tinggi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Gambar 1. Tampilan Beranda 1. Alur Menu ini menginformasikan kepada peserta seleksi tentang tahapan yang ada di proses Seleksi Calon Pejabat Pimpinan Tinggi. Tahapan seleksi terdiri dari 6 bagian yaitu: Pendaftaran Pengumuman Seleksi Administrasi Seleksi Penulisan Makalah Assessment Center Wawancara Akhir Pengumuman Akhir 2

4 Gambar 2. Alur Seleksi 2. Pengumuman Berisi pengumuman resmi dari Panitia Seleksi Jabatan Pimpinan Tinggi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Gambar 3. Menu Pengumuman Detil pengumuman akan ditampilakan dalam bentuk pdf setelah diunduh terlebih dahulu. 3. Tanya Jawab (FAQ) FAQ berisi daftar pertanyaan-pertanyaan yang sering ditanyakan oleh pengunjung sebuah website dan disertakan jawaban-jawaban yang berasal dari pengelola website tersebut. Di 3

5 modul ini user dapat menemukan jawaban dari pertanyaan yang umum tanpa perlu bertanya dahulu kepada administrator ataupun pihak yang terkait. Gambar 4. FAQ 4. Contoh/Template Dokumen Menu ini memberikan kemudahan bagi peserta seleksi untuk mengunduh dokumen yang diperlukan dalam kelengkapan persyaratan pendaftaran. Dokumen yang disediakan antara lain: Template Surat Keterangan Tidak Dijatuhi Hukuman Disiplin Contoh Surat Keterangan Tidak Dijatuhi Hukuman Disiplin Template Surat Persetujuan Pejabat Pembina Kepegawaian Contoh Surat Persetujuan Pejabat Pembina Kepegawaian 4

6 Gambar 5. Unduh Dokumen 5. Video Panduan SENOPATI Menu ini menampilkan video tata cara pendaftaran melalui Aplikasi SENOPATI. Gambar 6. Video Panduan SENOPATI 6. Jadwal Seleksi Menu ini memberikan informasi terkait jadwal pada proses seleksi Jabatan Pimpinan Tinggi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Dimulai dari pengumuman awal sampai dengan pengumuman hasil seleksi akhir. 5

7 Gambar 7. Jadwal Seleksi 7. Kontak Kami Menu ini dapat diakses melalui menu atas atau samping kanan di bawahform login. Peserta seleksi dapat memberikan saran, komentar atau pertanyaan terkait proses seleksi Jabatan Pimpinan Tinggi di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara melalui kontak yang ada. Gambar 8. Kontak Kami 6

8 Menu ini dilengkapi dengan peta yang menampilkan lokasi Kantor Kementerian Sekretariat Negara dan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Sekretariat Negara. 8. Panduan Peserta seleksi dapat membaca terlebih dahulu panduan untuk dapat menggunakan aplikasi SENOPATI ini. Gambar 9. Panduan 9. Registrasi Menu ini digunakan oleh calon peserta seleksi untuk melakukan pendaftaran melalui aplikasi SENOPATI. Penjelasan menu ini akan diberikan pada pembahasan selanjutnya. B. Pendaftaran Para calon peserta seleksi membuka website Seleksi Jabatan Pimpinan Tinggi di lingkungan Kemensetneg yang resmi di alamat seperti pada gambar 10. Di halaman ini calon peserta seleksi dapat mencari informasi terkait Seleksi Jabatan Pimpinan Tinggi di lingkungan Kemensetneg. Registrasi Proses pendaftaran dimulai dengan mengklik menu Registrasi di bagian atas halaman atau di bagian kolom Informasi seperti ditunjukkan dalam gambar 11. 7

9 Gambar 10. Tampilan Halaman Utama Gambar 11. Tampilan Menu Registrasi 8

10 Gambar 12. Form Registrasi Peserta seleksi dapat mengisi Nama, , Nomor Induk Kependudukan (NIK), Password, Konfirmasi Password, memilih Jabatan yang dilamar, Instansi Awal serta captcha. Ketika berhasil membuat akun akan ditampilkan notifikasi bahwa akun berhasil dibuat. Gambar 13. Notifikasi Akun Berhasil Dibuat Akun yang telah berhasil dibuat diinformasikan oleh sistem melalui masing-masing peserta seleksi. Dalam tersebut dilampirkan NIK/Nomor KTP dan Password yang telah dimasukkan ketika mendaftar. 9

11 Gambar 14. Notifikasi Login Setiap peserta seleksi yang sudah berhasil membuat akun dapat melakukan login ke dalam Aplikasi SENOPATI dengan memasukkan NIK/Nomor KTP dan Password yang telah dibuat sebelumnya. Gambar 15. Form Login 10

12 Surat Lamaran Setelah login berhasil, akan ditampilkan Form Surat Lamaran yang berisikan penyataan peserta seleksi melamar pada jabatan tertentu serta daftar dokumen yang harus dilengkapi. Gambar 16. Form Surat Lamaran Di bagian bawah Form Lamaran, terdapat Form Konfirmasi Pendaftaran yang harus diisi oleh peserta seleksi. Form ini menyatakan bahwa surat lamaran tersebut adalah benar. Gambar 17. Form Konfirmasi Pendaftaran Pengisian Daftar Riwayat Hidup Setelah melakukan konfirmasi pendaftaran, peserta seleksi wajib mengisi Daftar Riwayat Hidup seperti yang terlihat pada Gambar

13 Gambar 18. Form Daftar Riwayat Hidup Pada menu Daftar Riwayat Hidup peserta seleksi diminta untuk mengisikan 7 kategori, yaitu Data Pribadi, Data Jabatan, Data Pendidikan, Data Penghargaan, Data Organisasi, Data Pengalaman, Data Keluarga. Peserta seleksi dibantu dengan beberapa tanda isian, diantaranya tanda bintang berwarna merah (*) yang menandakan isian tersebut bersifat mandatori (wajib diisi) serta perubahan warna tulisan menu dari biru (belum diisi) ke hijau (sudah diisi). Gambar 19. Penanda Isian 1. Data Pribadi Pada Form Data Pribadi, peserta mengisikan Nama, Gelar Depan, Gelar Belakang, NIP, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Pangkat/Golongan, TMT, Jabatan T erakhir, Instansi Asal, Alamat Rumah, Telepon Rumah, Nomor Handphone, , Hobi. 12

14 Gambar 20. Form Data Pribadi 2. Data Jabatan Peserta seleksi mengisi Form Data Jabatan di tab B. Jabatan yang berisi Jabatan/pekerjaan yang pernah/sedang diemban dengan meng-klik tombol berwarna hijau seperti pada gambar 19. Gambar 21. Tambah Riwayat Jabatan Peserta seleksi mengisikan detail Riwayat Jabatan, yaitu Jabatan, Tupoksi, Masih Menjabat atau tidak, Rentang Waktu Menjabat dan Instansi. 13

15 Gambar 22. Form Isian Jabatan Isian di atas masih dapat diubah atau dihapus di daftar Riwayat jabatan sebelum masa pendaftaran ditutup. Gambar 23. Daftar Riwayat Jabatan 3. Data Pendidikan Data Pendidikan dari peserta seleksi diisikan pada menu C. Pendidikan, yang terdiri dari Data Pendidikan Formal serta Data Pendidikan dan latihan / Sertifikasi yang pernah diikuti. 14

16 Gambar 24. Riwayat Pendidikan dan Pelatihan Untuk menambah Data Pendidikan, peserta seleksi mengisikan Jenjang Pendidikan, Sekolah/Akademi/Perguruan Tinggi (Termasuk Jurusan), Tahun Lulus, Kota/Negara, Nomor Ijazah. Peserta seleksi dapat menambahkan pendidikan formal dari jenjang SD sampai dengan S3. Gambar 25. Tambah Data Pendidikan 15

17 Gambar 26. Tambah Data Pelatihan Sedangkan isian untuk Pendidikan dan latihan / Sertifikasi yang pernah diikuti terdiri dari Nama Pelatihan, Penyelenggara/Kota, Lama Diklat dan Nomor Sertifikat. Isian pada Riwayat Pendidikan dan Pelatihan dapat diubah atau dihapus seperti pada gambar 27. Gambar 27. Daftar Riwayat Pendidikan dan Pelatihan 4. Data Penghargaan Pengisian data penghargaan oleh peserta seleksi dapat dilakukan dengan memilih tab D. Penghargaan dan meng-klik tombol hijau 16

18 Gambar 28. Data Penghargaan Peserta seleksi mengisi data penghargaan dengan melengkapi kolom Jenis Penghargaan, Diberikan Oleh serta Tahun diperolehnya penghargaan dimaksud. Gambar 29. Tambah Data Penghargaan Data penghargaan yang telah diisikan akan ditampilkan seperti pada gambar 30. Peserta seleksi masih dimungkinkan untuk mengubah ataupun menghapus data dimaksud. Gambar 30. Daftar Data Penghargaan 17

19 5. Data Organisasi Organisasi yang pernah diikuti oleh peserta seleksi dapat dimasukkan ke dalam Daftar Kegiatan/Organisasi pada menu E. Organisasi. Gambar 31. Data kegiatan/organisasi Kolom yang harus diisi untuk menambah data organisasi adalah Nama Kegiatan/Organisasi, Jabatan dalam organisasi, Periode menjabat, serta Uraian organisasi. Gambar 32. Tambah Data Organisasi Data organisasi dapat diisikan lebih dari satu, walaupun data ini tidak wajib untuk diisi. Gambar 33. Daftar Kegiatan/Organisasi 6. Data Pengalaman Data pengalaman jabatan yang diisikan oleh peserta seleksi berisikan nama pengalaman jabatan dan deskripsi singkatnya. 18

20 Gambar 34. Data Pengalaman Gambar 35. Tambah Data Pengalaman Gambar 36. Daftar Pengalaman 7. Data Keluarga Bagian terakhir dari pengisian Daftar Riwayat Hidup adalah data keluarga. Data Keluarga dibagi menjadi 2, yaitu data Istri/Suami dan Data Anak. 19

21 Gambar 37. Data Keluarga Kolom yang harus diisi oleh peserta seleksi antara lain: Hubungan Keluarga, Nama, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Pekerjaan dan Keterangan. Pada kolom keterangan dapat diisikan bahwa Istri/suami (hidup/meninggal/cerai) serta untuk Anak (kandung/sambung/angkat). Gambar 38. Tambah Data Keluarga Gambar 39. Daftar Keluarga 20

22 Pengisian File (Unggah) Dokumen Pendaftaran Dokumen pendaftaran yang harus diunggah oleh peserta seleksi sejumlah 16 berkas, yaitu: Surat Lamaran, Salinan sah petikan keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir, Salinan sah petikan keputusan pengangkatan dalam pangkat terakhir, Salinan sah Penilaian Prestasi Kerja dua tahun terakhir, Surat Persetujuan dari Pejabat Pembina Kepegawaian, Salinan sah ijazah yang dipersyaratkan, Salinan sah Surat Tanda Tamat Diklatpim/Diklat Fungsional yang dipersyaratkan, NPWP, Kartu Tanda Penduduk, Bukti penyerahan SPT dua tahun terakhir, Bukti penyerahan LHKPN/LHKASN, Surat Keterangan Tidak Pernah Dijatuhi Hukuman Disiplin, di atas materai Rp. 6000, Surat Keterangan Sehat Jasmani dan Rohani yang dikeluarkan Dokter Pemerintah, Foto, Sertifikat Pengadaan Barang dan Jasa (Opsional), Surat Pernyataan Ditempatkan Dimanapun. Untuk mengunggah dokumen pendaftaran peserta seleksi memilih menu 2. Dokumen Pendaftaran yang ada di sebelah kanan menu Daftar Riwayat Hidup. Selanjutnya peserta dapat menambahkan dokumen dengan meng-klik tombol hijau. Gambar 40. Dokumen Pendaftaran 21

23 Gambar 41. Tambah Dokumen Pendaftaran Peserta seleksi mengisi kolom Keterangan dokumen dan mengunggah file yang sesuai. File yang diunggah dibatasi oleh sistem maksimal 1Kb. Sistem mengakomodir peserta seleksi untuk mengunggah file lebih dari satu. Apabila terdapat kekeliruan dalam hal mengunggah dokumen pendaftaran, peserta seleksi dapat menghapusnya lalu mengunggah file yang benar. Gambar 42. Daftar Dokumen Pendaftaran Pada saat mengunggah foto di bagian Dokumen Pendaftaran, otomatis Foto profil di bagian Beranda akan terganti. 22

24 Gambar 43. Foto Profil Konfirmasi Pendaftaran Menu ini digunakan peserta seleksi untuk memberikan pernyataan bahwa data tersebut yang telah diisikan adalah benar, lengkap, siap untuk diverifikasi dan akan melakukan perbaikan data apabila ada catatan terkait verifikasi. Data yang dikonfirmasi dimulai dari formasi jabatan yang dipilih, data pribadi, riwayat jabatan sampai dengan dokumen pendaftaran yang diunggah. Gambar 44. Konfirmasi Pendaftaran 23

25 Peserta seleksi dapat membaca notifikasi konfirmasi Pendaftaran di bagian bawah, kotak ini akan muncul apabila semua isian telah lengkap. Tanda submit menandakan bahwa data tersebut dikirimkan ke panitia seleksi untuk diverifikasi. Gambar 45. Submit Konfirmasi Pendaftaran Apabila persyaratan pendaftaran belum lengkap, ketika klik tanda submit akan muncul notifikasi seperti pada gambar di bawah ini. Gambar 46. Notifikasi Persyaratan Administrasi Belum Lengkap C. Informasi Seleksi Halaman ini menyediakan informasi terkait seleksi, yaitu: 1. Formasi jabatan Formasi jabatan yang telah dipilih sebelumnya akan ditampilkan di menu ini, dan peserta seleksi masih diperbolehkan untuk mengubah pilihannya. Gambar 47. Formasi Jabatan 24

26 Peserta seleksi dapat memilih formasi jabatan yang disediakan, kemudian melakukan konfirmasi pendaftaran Gambar 48. Ubah Formasi Jabatan 2. Surat Lamaran Surat lamaran yang ditampilkan diawal pendaftaran dapat diunduh dalam bentuk pdf. Gambar 49. Unduh surat lamaran 25

27 Gambar 50. File Surat Lamaran 3. Status seleksi Status seleksi dibagi menjadi 2 yaitu: Ceklis Kelengkapan Administrasi Menu ini memperlihatkan daftar kelengkapan administrasi pada saat mengisikan data di menu Daftar Riwayat Hidup. Kelengkapan administrasi ditandai dengan warna, tanda hijau menunjukkan bahwa data sudah lengkap, sebaliknya tanda berwarna merah belum lengkap. data 26

28 Gambar 51. Ceklis Kelengkapan Administrasi Peserta seleksi akan mendapatkan notifikasi dari sistem jika masih terdapat isian/dokumen yang belumlengkap atau perlu diperbaiki. Detil kekurangan dapat dilihat melalui akun masing-masing pelamar pada aplikasi SENOPATI. Gambar 52. Notifikasi Hasil Verifikasi Sementara Tahapan seleksi Menu ini menunjukkan tahapan seleksi dari Seleksi Jabatan Pimpinan Tinggi, dimulai dari Pendaftaran, Konfirmasi Pendaftaran, Hasil Seleksi Administrasi, Hasil Seleksi Penulisan Makalah, Hasil Seleksi Assesment Kompetensi sampai dengan Hasil Seleksi Wawancara Akhir. 27

29 Gambar 53. Tahapan seleksi Penanda warna di menu ini terdiri dari: a) abu-abu menandakan belum ada proses sama sekali b) jingga menandakan sudah ada proses namun belum lengkap c) hijau menandakan bahwa proses telah lengkap d) Merah menandakan proses seleksi telah selesai Peserta seleksi diharapkan untuk selalu memantau informasi yang disajikan di dalam aplikasi SENOPATI ini agar selalu mendapatkan informasi terbaru terkait Seleksi Jabatan Pimpinan Tinggi. 28