DAFTAR RISIKO PUSAT TANGGUNGJAWAB

Transkripsi

1 DAFTAR RISIKO PUSAT TANGGUNGJAWAB NAMA PTJ : Nama Ketua Pusat Tanggungjawab (Dekan/Rektor/Ketua Jabatan/Pengarah) : KENDERAAN PEJABAT REKTOR Nama Projek/Proses (Jika berkenaan) : No. Ruj (Untuk Kegunaan Pejabat) 1. Kategori Risiko 2. Keterangan Risiko 3. Punca/ Penyebab Risiko (A) Klasifikasi Punca (Untuk Kegunaan Pejabat UPR) Permohonan tidak lengkap. (B) Penerangan 4. Impak Risiko Permohonan akan ditolak (A) Kawalan Sedia ada Menolak permohonan dan mohon lengkapkan maklumat 5. Kaedah Kawalan (B) Kawalan tambahan yang di cadangkan Menolak permohonan. ( C) Klasifikasi kawalan (Untuk Kegunaan UPR) 6. Kebarangkalian (a) 7. Penilaian Impak (b) Reputasi / Imej (c)kewangan (d) 8. Tahap Impak Risiko (Automatik) Purata (a+b+c+d)/n Tahap Risiko TINGGI 9. Pemilik Isu 10. Pemunya Tindakan 11. Tarikh didaftarkan KENDERAAN PENGURUSAN 12. Kemaskini pertama Tarikh dikemaski ni Status Kawalan Risiko Tahap kesihatan Pemandu tidak hadir bertugas Mengadakan giliran bertugas bagi Pemandu yg tidak sihat dignatikan secara suka rela Mewujudkan jadual susunatur penggiliran EKSTREM KENDERAAN PENGURUSAN Masaalah Kewangan dimana pemandu perlukan modal untuk keluar bertugas Menyukarkan Pemandu utk menjalankan tugas Mengadakan tabung Kelab Pemandu. Memepelbagaikan hasil tabung untuk kegunaan ramai TINGGI KENDERAAN PENGURUSAN Ketidaktepatan masa. Tempat menunggu diluar laluan destinasi. Tidak mengikut tentatif atau mengubah tentatif disaat akhir. Kerosakan Kenderaan. Berlaku kelewatan dan tidak mengikut tentatif yang sepatut nya Akan menyebabkan penumpang tertinggal dan melambatkan perjalanan ke destinasi yg dituju Perkara ini dipandang serius kerana melibatkan laluan perjalanan dan sebarang permasalahan dibawah tanggjwb pemandu dan pihak UiTM Risiko kpd keselamatan pengguna jika tidak diselenggara dengan segera Memberi peringatan masa menunggu didalam borang tempahan kenderaan. Menetapkan peraturan tempat menunggu didalam borang tempahan kenderaan. Sudah ada Garis Panduan Penggunaan Kenderaan Universiti Menggunakan tentatif yang dihantar bersama-sama dengan borang permohonan sahaja. Memastikan kenderaan berada dalam keadaan baik sebelum dan Akan melupuskan kenderaan yang berumur lebih 10 tahun. mewujudkan borang maklum balas antara pelanggan dan Kuatkuasakan peraturan sedia ada Hanya mengunapakai tentatif yang dihantar semasa permohonan sahaja EKSTREM TINGGI EKSTREM Kenderaan akan di pantau oleh penolong jurutera dan pemandu secara berkala dan sejurus sebelum dan selepas pengoperasian TINGGI KENDERAAN PENGURUSAN KENDERAAN PENGURUSAN KENDERAAN PENGURUSAN KENDERAAN PENGURUSAN Semua daftar risiko pejabat Rektor yang tinggi dan ekstrem telah disemak dan didapati perlu dikemaski ni menjadi risiko tahap sederhan a dan rendah Kos penyelanggaraan yang tinggi. Implikasi kpd kewangan UiTM Memastikan kenderaan berada dalam keadaan baik sebelum dan Usia kenderaan juga mainkan peranan dalam menjaga kos penyelengaraan EKSTREM KENDERAAN PENGURUSAN Risiko terbabit dengan kemalangan dijalanraya. Kecuaian pemandu boleh membawa maut Memastikan pemandu bertanggungjawab di jalan raya. Menyediakan kursus keselamatan dijalan raya oleh pihak yang berwajib TINGGI KENDERAAN PENGURUSAN Tarikh analisa : 31 OKTOBER Diselaraskan oleh : Jawatan : Disahkan oleh :

2 JADUAL 1 Jadual Indeks Kebarangkalian (Adaptasi dari Standards Australia Risk Management AS/NZS 4360:2004) 1 JARANG Skala Penarafan Keterangan Sesuatu kejadian yang jarang berlaku - sekali melebihi 3 tahun 2 KEMUNGKINAN RENDAH Sesuatu kejadian yang rendah kemungkinan berlaku - sekali dalam setiap 3 tahun 3 ADA KEMUNGKINAN Sesuatu kejadian yang mungkin berlaku - sekali setahun 4 KEMUNGKINAN TINGGI 5 HAMPIR PASTI Sesuatu kejadian yang besar kemungkinan berlaku - sekali setiap 6 bulan Sesuatu kejadian yang kerap/ hampir pasti berlaku - sekali dalam sebulan

3 JADUAL 2 Impak Reputasi Kewangan Kecederaan yang tidak memerlukan Aduan terpencil Tidak dapat beroperasi kurang rawatan/ daripada 2 jam (<2 jam) tidak menjejas produktiviti 1 (Tiada Kesan) Jadual Tahap Impak Mengikut Kategori Implikasi kewangan sangat rendah dan didalam ruang kawalan pemunya risiko untuk menguruskan secara dalaman 2 (Kecil) mengalami kecederaan dan memerlukan rawatan pesakit luar/ menjejas produktiviti pada tahap minimal 1-5 aduan daripada pemegang kepentingan dan pelanggan. Melibatkan implikasi kewangan <10% daripada peruntukan keseluruhan Pusat Tanggungjawab Tidak dapat beroperasi di antara 2-4 jam 3 (Sederhana) 4 (Besar) Mengalami kecederaan dan perlu dirawat di hospital (ditahan wad < 4 hari)/ menjejas produktiviti pada tahap proses kerja Mengalami kecederaan dan perlu dirawat di hospital (ditahan wad > 4 hari)/ mengakibatkan penurunan produktiviti pada peringkat jabatan 6-10 aduan daripada pemegang kepentingan dan pelanggan. Publisiti buruk dari akhbar tempatan dan antarabangsa. Melibatkan implikasi kewangan 10% hingga 25% daripada peruntukan keseluruhan Pusat Tanggungjawab Melibatkan implikasi kewangan 25% hingga 50% daripada peruntukan keseluruhan Pusat Tanggungjawab Tidak dapat beroperasi di antara 1-3 hari Tidak dapat beroperasi di antara 3-7 hari 5 (Sangat Besar) Kematian/ mengakibatkan penurunan produktivi universiti Publisiti sangat buruk dari akhbar tempatan dan antarabangsa. Melibatkan implikasi kewangan >50% daripada peruntukan keseluruhan Pusat Tanggungjawab Tidak dapat beroperasi melebihi 7 hari

4 JADUAL 3 MATRIKS KEBARANGKALIAN DAN IMPAK (Adaptasi dari Standards Australia Risk Management AS/NZS 4360:2004) Tiada kesan Kecil Sederhan a Besar Sangat Besar Hampir Pasti Kemungkinan tinggi Ada kemungkinan TAHAP RISIKO SKALA PENERANGAN Ekstrem Risiko sangat tinggi, pelan tindakan terperinci diperlukan Tinggi 8-12 Risiko tinggi, diberi perhatian oleh pengurusan atasan agensi Sederhana 4-7 Risiko sederhana, diurus dan diberi perhatian oleh pihak yang bertanggungjawab Rendah 1-3 Risiko rendah, diuruskan mengikut prosidur sedia ada Kemungkinan rendah Jarang

5 DAFTAR RISIKO PUSAT TANGGUNGJAWAB NAMA PTJ : Nama Ketua Pusat Tanggungjawab (Dekan/Rektor/Ketua Jabatan/Pengarah) : Nama Projek/Proses (Jika berkenaan) : PEJABAT REKTOR REKTOR UITM CAWANGAN KELANTAN KENDERAAN 3.Penerangan Punca/ 1. Kategori Risiko 2. Keterangan Risiko 4. Impak Risiko Penyebab Risiko Permohonan terlalu tinggi. Perlukan lebih kakitangan atau pemandu dan kenderaan (A) Kawalan Sedia ada Jadual dan borang tempahan disediakan secara manual 5. Kaedah Kawalan (B) Kawalan tambahan yang di cadangkan Memeperkenalkan aplikasi atas talian. 6. Kebarangkalian (Jadual 1) (a) 7. Penilaian Impak (Jadual 2) (b) Reputasi / Imej (c)kewangan (d) 8. Tahap Impak Risiko Purata (a+b+c+d)/n Tahap risiko (Jadual 3) 9. Pemilik Isu 10. Pemunya Tindakan 4 4 EKSTREM KENDERAAN PENGURUSAN Pertindihan Permohonan. Permohonan tidak lengkap. Penyelia akan cuba selsesaikan masalah dengan pemandu dan pemohon program. Permohonan akan ditolak Menyediakan jadual tempahan penggunaan kenderaan Menolak permohonan dan mohon lengkapkan maklumat Kemaskini borang jadual tempahan penggunaan kenderaaan. Menolak permohonan. 1 3 RENDAH KENDERAAN PENGURUSAN 3 4 TINGGI KENDERAAN PENGURUSAN Tahap kesihatan Masaalah Kewangan dimana pemandu perlukan modal untuk keluar bertugas Ketidaktepatan masa. Tempat menunggu diluar laluan destinasi. Pemandu tidak hadir bertugas Menyukarkan Pemandu utk menjalankan tugas Berlaku kelewatan dan tidak mengikut tentatif yang sepatut nya Akan menyebabkan penumpang tertinggal dan melambatkan perjalanan ke destinasi yg dituju Mengadakan giliran bertugas bagi Pemandu yg tidak sihat dignatikan secara suka Mengadakan tabung Kelab Pemandu. Memberi peringatan masa menunggu didalam borang tempahan kenderaan. Menetapkan peraturan tempat menunggu didalam borang tempahan kenderaan. Sudah ada Garis Panduan Penggunaan Kenderaan Universiti Mewujudkan jadual susunatur penggiliran Memepelbagaikan hasil tabung untuk kegunaan ramai. mewujudkan borang maklum balas antara pelanggan dan Kuatkuasakan peraturan sedia ada 4 4 EKSTREM KENDERAAN PENGURUSAN 3 3 TINGGI KENDERAAN PENGURUSAN 4 5 EKSTREM KENDERAAN PENGURUSAN 3 3 TINGGI KENDERAAN PENGURUSAN

6 Tidak mengikut tentatif atau mengubah tentatif disaat akhir. Perkara ini dipandang Menggunakan tentatif serius kerana melibatkan yang dihantar bersamasama dengan borang laluan perjalanan dan sebarang permasalahan permohonan sahaja. dibawah tanggjwb pemandu dan pihak UiTM Hanya mengunapakai tentatif yang dihantar semasa permohonan sahaja. 4 4 EKSTREM KENDERAAN PENGURUSAN Kerosakan Kenderaan. Risiko kpd keselamatan pengguna jika tidak diselenggara dengan segera Memastikan kenderaan berada dalam keadaan baik sebelum dan Akan melupuskan kenderaan yang berumur lebih 10 tahun. Kenderaan akan di pantau oleh penolong jurutera dan pemandu secara berkala dan sejurus sebelum dan 2 4 TINGGI KENDERAAN PENGURUSAN Kos penyelanggaraan yang tinggi. Implikasi kpd kewangan UiTM Memastikan kenderaan berada dalam keadaan baik sebelum dan Usia kenderaan juga mainkan peranan dalam menjaga kos penyelengaraan 4 4 EKSTREM KENDERAAN PENGURUSAN Risiko terbabit dengan kemalangan dijalanraya. Penyalahgunaan bahan api Kecuaian pemandu boleh membawa maut Ketirisan kewangan dan perbelanjaan akan bertambah dan akan merugikan syarikat (UITM) Memastikan pemandu bertanggungjawab di jalan raya. Menguatkuasaaan penggunaankan kad inden kenderaan dan Menyediakan kursus keselamatan dijalan raya oleh pihak yang berwajib. Menjalin kerjasama dengan syarikat minyak dalam pemantauan penggunaan bahan api. 3 3 TINGGI KENDERAAN PENGURUSAN 2 2 MEDIUM KENDERAAN PENGURUSAN Terhad pada satu syarikat minyak sahaja. Menyukarkan pemandu utk mencarai stesen minyak yg berdekatan dan lebih sukar lagi bila berlaki kecemasan Pemandu perlu mengenalpasti lokasi stesen minyak berkenaan Sewajarnya diberi dua pilihan syarikat pembekal bahan api sebagai kemudahan kepada 2 2 MEDIUM KENDERAAN PENGURUSAN Harga bahan api berubah-ubah. Harga minyak tidak menentu akan menyebabkan kesukaran utk tentukan peruntukan sepatutnya Mengikut harga semasa pasaran bahan api yang telah ditetapkan Keperluan mendapat subsidi bahan api. 2 3 MEDIUM KENDERAAN PENGURUSAN Tarikh analisa : 31 OKTOBER Diselaraskan oleh : Jawatan : Disahkan oleh :

7 Bil 1 Perkara Kategori Risiko PETUNJUK KAEDAH MENGISI DAFTAR RISIKO Keterangan Mengenalpasti dan mengklasifikasikan risiko mengikut enam kumpulan utama berikut: i) Risiko Strategik : Risiko-risiko yang menjadi halangan untuk mencapai halatuju atau objektif pusat tanggungjawab/ universiti ii) Risiko Kewangan : Risiko-risiko berkaitan keupayaan kewangan, prosidur pengurusan kewangan, keselamatan kewangan, dan lain-lain berkaitan kewangan iii) Risiko Perundangan : Risiko-risiko dari implikasi perundangan seperti perjanjian antara organisasi, penurunan kuasa serta lain-lain yang berkaitan dengan pelaksanaan undangundang iv) Risiko Reputasi : Risiko-risiko yang sekiranya berlaku akan memberi implikasi kepada imej universiti v) Risiko : Risiko-risiko yang melibatkan semua proses kerja bagi mencapai objektif organisasi seperti keselamatan rekod, keselamatan pekerja, pengurusan dan pembangunan sumber manusia, fasiliti dan lain-lain. vi) Risiko Projek Utama : Risiko-risiko yang dijangka sepanjang tempoh pelaksanaan sesebuah projek bermula dari proses penyediaan kertas cadangan projek sehingga projek tersebut siap dan diserahkan kepada pengguna. Melibatkan penilaian risiko dari semua aspek yang perlu dalam pelaksanaan projek termasuk tenaga kerja, kewangan, perundangan dan segala perancangan pelaksanaan projek Keterangan Risiko Punca/Penyebab Risiko Impak Risiko Menjelaskan tentang sesuatu keadaan luar jangka yang boleh memberi kesan positif atau negatif dan boleh menjadi halangan kepada pencapaian objektif organisasi. Menjelaskan aktiviti/proses/faktor yang menjadi punca sesuatu risiko Menjelaskan kesan/ akibat yang dijangka sekiranya langkah kawalan tidak diambil 5A 5B Kaedah Kawalan Sedia ada Kaedah yang telah dilaksanakan bagi mengawal risiko dari menjadi kenyataan (Contoh : Pemantauan/ Peraturan/ Audit). Nyatakan 'Tiada' sekiranya belum ada kawalan yang diamalkan. Kawalan tambahan yang di cadangkan Cadangan tambahan atau penambahbaikan kaedah kawalan yang difikirkan lebih efektif daripada Kaedah Kawalan Sedia ada. (Contoh : Penguatkuasaan peraturan, semakan semula prosedur). 6 7 Kebarangkalian Penilaian Impak Menunjukkan kadar kemungkinan sesuatu risiko itu berlaku. (Rujuk Jadual 1 bagi menentukan skala kebarangkalian). Tahap impak risiko kepada individu mahupun Universiti sekiranya risiko menjadi kenyataan. (Rujuk Jadual 2 bagi menentukan skala tahap impak mengikut kategori). 8 Tahap Impak Risiko Matrik Impak dengan mengambil kira faktor Kebarangkalian dan Penilaian Impak. Empat (4) Tahap Impak Risiko ialah Rendah, Sederhana, Tinggi dan Ekstrem. (Dijana secara automatik menggunakan formula. Penerangan tahap impak risiko seperti di Jadual 3.) 9 Pemilik Isu Pemilik Isu adalah merupakan Unit/Bahagian/Jabatan yang mengenalpasti dan melaporkan risiko yang dijangka untuk didaftarkan di dalam Daftar Risiko. 10 Pemunya Tindakan Staf yang bertanggungjawab untuk memastikan kaedah kawalan tambahan yang dicadangkan dilaksanakan.