Romaito Siregar¹, Yanuar Firdaus A.w.², Sri Widaningrum³. ¹Teknik Informatika, Fakultas Teknik Informatika, Universitas Telkom

Transkripsi

1 ANALISIS DAN IMPLEMENTASI PERBAIKAN BISNIS PROSES BIRO PERJALANAN XX SUMATERA UTARA DENGAN MENGGUNAKAN METODE BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT (BPI) ANALYSIS AND IMPLEMENTATION OF BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT AT XX TRAVEL ENTERPRISE IN NORTH SUMATERA WITH BUS Romaito Siregar¹, Yanuar Firdaus A.w.², Sri Widaningrum³ ¹Teknik Informatika,, Universitas Telkom Abstrak Biro perjalanan XX adalah salah satu perusahaan di bidang penyediaan layanan transportasi darat yang berlokasi di Sumatera Utara. Daerah tujuan pemberangkatan meliputi daerah-daerah di Sumatera Utara. Proses bisnis yang berjalan saat ini bisa dikatakan sudah tidak efisien. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor yaitu proses bisnis yang masih manual, waktu siklus yang lama, kertas kerja yang banyak digunakan dan sumber daya manusia yang kurang memadai yang bekerja di perusahaan tersebut. Metode yang digunakan dalam menyelesaikan permasalahan proses bisnis di biro perjalanan ini adalah menggunakan metode Business Process Improvement. Penelitian ini diawali dengan pengamatan aktivitas dalam proses bisnis pelayanan pelanggan existing. Keseluruhan aktivitas yang telah dilakukan akan dilihat keefisienannnya melalui analisis value-added. Analisis valueadded dilakukan dengan mengelompokkan aktivitas ke dalam RVA, BVA dan NVA. Selanjutnya dilakukan penyederhanaan/streamlining menggunakan 13 tools. Perbaikan efisiensi dilakukan dengan memperhatikan waktu dari proses bisnis yang digunakan ( existing ). Hasil pengukuran efisiensi akan digunakan sebagai umpan balik dalam pengembangan proses bisnis pelayanan pelanggan usulan. Penggunaan teknologi IT juga cukup memegang peranan penting mengingat perusahaan ini adalah perusahaan besar dan terus berkembang tetapi masih menjalankan proses bisnis secara manual. Penerapan teknologi IT pada perusahaan biro perjalanan ini adalah tersedianya suatu aplikasi pendukung proses bisnis yang saling berkaitan. Penggunaan metode business process improvement untuk memperbaiki proses bisnis yang berjalan saat ini dapat meningkatkan efisiensi waktu. Untuk pemesanan tiket langsung, efisiensi waktunya meningkat sebesar 68% (dari 3% menjadi 71%), aktivitas bisnisnya berkurang sebesar 56 aktivitas (dari 82 aktivitas menjadi 26 aktivitas). Untuk pemesanan tiket lewat telepon, efisiensi waktunya meningkat sebesar 67% (dari 3 % menjadi 70%), aktivitas bisnisnya berkurang sebesar 55 aktivitas (dari 79 aktivitas menjadi 24 aktivitas). Untuk pemesanan tiket lewat agen, efisiensi waktunya meningkat sebesar 69% (dari 3% menjadi 72%), aktivitas bisnisnya berkurang sebesar 44 aktivitas (dari 71 aktivitas menjadi 27 aktivitas). Kata Kunci : Business Process Improvement, Streamlining, value-added, RVA,

2 Abstract The XX travelling enterprise is a land transportation enterprise in Nourth Sumatera. The destination is areas in Nourth Sumatera. Todays, business process is not efficient. It is caused several factor are business process still manually, cycle time is long, many paper working that used, and human resourch in enterprise is loss. The method that is used to solve the problem in enterprise is using business process improvement method. This research was started by observing activities within existing customer service business process. The whole conducted activities would be measured by using value-added analysis. Then, streamlining process was done by involving 13 tools. The efficiency improvement is did by observing time and efficient from business process that used (existing). The result of the efficiency measurement would be used as feedback in developing proposal customer service business process. Using Information Technology (IT) is very usefull because this enterprise is a big enterprise and development immediately but still using business process manually. Using IT in this enterprise is provide support business process aplication mutual related. Using of business process improvement metoh to improve the business process which walk in this time can improve the time efficiency. For the ordering of direct ticket, its time efficiency mount equal to 68% ( from 3% becoming 71%), its business activity decrease equal to 56 activity ( from 82 activity become 26 activity). For the ordering of telephonic ticket, its time efficiency mount equal to 67% ( from 3 % becoming 70%), its business activity decrease equal to 55 activity ( from 79 activity become 24 activity). For the ordering of ticket pass the agent, its time efficiency mount equal to 69% ( from 3% becoming 72%), its business activity decrease equal to 44 activity ( from 71 activity become 27 activity). Keywords : Business Process Improvement, Streamlining, value-added, RVA,

3 1.1 Latar Belakang Masalah 1. Pendahuluan Biro perjalanan XX adalah salah satu perusahaan di bidang penyediaan layanan transportasi darat yang berlokasi di Sumatera Utara. Daerah tujuan pemberangkatan meliputi daerah-daerah di Sumatera Utara saja. Pada awalnya proses bisnis yang biasanya dijalankan masih lancar. Tetapi setelah perusahaan berkembang pesat, saat jumlah asset mobil bertambah berkali-kali lipat dari jumlah sebelumnya, daerah tujuan yang semakin luas, jumlah pelanggan bertambah, jumlah karyawan dan investor semakin banyak, beberapa kendala dan kesalahan banyak ditemukan oleh perusahaan, misalnya ada beberapa proses yang membutuhkan waktu yang lama terutama dalam pengolahan data, karyawan sering khilaf dalam perhitungan pendapatan karena membutuhkan ketelitian yang tinggi, memakan waktu yang cukup lama dan human error-nya tinggi. Oleh karena itu total pendapatan yang dihitung berkurang, data berantakan, data tidak terintegrasi, dan kebocoran uang juga sangat rawan terjadi. Hal ini tidak bisa dibiarkan berlama-lama oleh pihak manajemen perusahaan, sehingga harus dicari solusi yang tepat untuk mengatasi masalah ini. Disinyalir sebagian besar penyebab terjadinya kesalahan-kesalahan tersebut adalah karena proses bisnis yang masih manual dan tidak efisien. Oleh karena itu, dalam Tugas Akhir ini, penulis akan melakukan analisis proses bisnis yang digunakan ( existing ). Dan metode yang digunakan untuk perbaikan proses bisnis pada biro perjalanan ini menggunakan metode Business Process Improvement. Metode Business Process Improvement, merupakan metode yang paling aman dan beresiko lebih kecil dibanding metode yang lain (Reengineering dan Benchmarking). Metode Business Process Improvement memiliki fase streamlining yang memiliki 13 tools. Perbaikan dilakukan dengan memperhatikan waktu dari proses bisnis yang digunakan ( existing ). Dengan adanya peninjauan ulang dan perbaikan terhadap proses bisnis yang ada saat ini, diharapkan dapat memberikan perbaikan yang lebih baik sehingga perusahaan dapat meningkatkan efisiensi pelayanannya kepada pelanggan dan dapat mengelola perusahaan dengan lancar. Salah satu upaya untuk meningkatkan performansi biro perjalanan XX adalah tersedianya suatu aplikasi pendukung proses bisnis yang saling berkaitan. 1

4 1.2 Perumusan Masalah Adapun perumusan masalah dalam Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana meningkatkan efisiensi proses bisnis biro perjalanan XX dengan menggunakan metode Business Process Improvement (BPI) 2. Bagaimana merancang dan membangun aplikasi pendukung berdasarkan hasil BPI Untuk menjaga agar dalam penelitian tetap efektif, permasalahan tidak meluas, dan pembahasan tidak menyimpang dari tujuan semula serta menjadi mudah dipahami sesuai dengan tujuan penelitian yang hendak dilakukan, maka perlu dilakukannya pembatasan masalah sebagai berikut : 1. Tugas Akhir ini tidak menangani Keamanan Jaringan 2. Tugas Akhir ini fokus pada perbaikan proses bisnis di bidang pelayanan pelanggan yang terdiri dari pelayanan tiket bepergian secara langsung, melalui telepon dan melalui agen, sementara itu pembuatan laporan pendapatan yang ditangani adalah pendapatan yang berasal dari pelanggan dan kendaraan. 3. Tidak menangani pembuatan aplikasi pendukung sebagai hasil dari perbaikan proses bisnis untuk agen-agen perusahaan. 4. Pembangunan aplikasi sistem menggunakan PHP dan DBMS MySQL Tugas akhir ini tidak mengukur efisiensi dari masalah biaya yang dikeluarkan untuk perbaikan proses bisnis dan tugas akhir ini fokus mengukur efisiensi dari sisi waktu. 1.3 Tujuan Adapun tujuan yang hendak dicapai pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Mengevaluasi proses bisnis dalam biro perjalanan XX 2. Meningkatkan efisiensi proses bisnis biro perjalanan XX 3. Memberikan usulan perbaikan proses bisnis untuk mengatasi kebocoran uang 4. Membangun dan mengimplementasikan aplikasi pendukung pada biro perjalanan XX berdasarkan hasil BPI. 1.4 Metodologi Penyelesaian Masalah Metode penyelesaian masalah yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Identifikasi masalah dan pengumpulan data. Menganalisa latar belakang, rumusan masalah, tujuan penulisan serta pengumpulan data mengenai bisnis proses biro perjalanan XX dan data yang berguna untuk pembangunan aplikasi. 2. Studi literatur tentang Business Process Improvement, 3. Studi Lapangan proses bisnis biro perjalanan XX Pada langkah ke dua ini, penulis akan melakukan 2 fase pada proses BPI, yaitu mengorganisir perbaikan dan pemahaman proses. 4. Perancangan sistem usulan dengan prinsip penyederhanaan (streamlining) 5. Pembuatan dan pengujian perangkat lunak 6. Evaluasi terhadap efek dari BPI terhadap performansi biro perjalanan XX Pada tahap ini, penulis akan mengukur efisiensi performansi perusahaan dengan menggunakan rumus: 2

5 Tn = RVA T Tn = efisiensi waktu siklus RVA = Real Value Added BVA = Business Value Added NVA = Non Value Added T = total waktu siklus = RVA + BVA + NVA 3

6 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari pengerjaan Tugas Akhir ini adalah : a. Desain ulang terhadap proses bisnis Sistem Pelayanan Pelanggan di Biro Perjalanan XX dapat membantu mempermudah proses pelayanan pelanggan terutatama dalam pengolahan data b. Desain ulang terhadap proses bisnis Sistem Pelayanan Pelanggan di Biro Perjalanan XX dapat mempersingkat waktu kerja antara lain: 1. Menghilangkan aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah seperti laporan pelanggan, pengaturan tempat duduk oleh supir round, dll. 2. Menggabungkan atau menyatukan beberapa aktivitas menjadi satu. 3. Mengurangi kertas kerja yang berlebihan dan kurang perlu, 4. Mengotomatisasikan aktivitas-aktivitas dengan komputer, 5. Mengurangi birokrasi yang tidak relevan dengan keadaan, b. Penggunaan metode business process improvement untuk memperbaiki proses bisnis yang berjalan saat ini dapat meningkatkan efisiensi waktu. Untuk pemesanan tiket langsung, efisiensi waktunya meningkat sebesar 68% (dari 3% menjadi 71%), aktivitas bisnisnya berkurang sebesar 56 aktivitas (dari 82 aktivitas menjadi 26 aktivitas). Untuk pemesanan tiket lewat telepon, efisiensi waktunya meningkat sebesar 67% (dari 3 % menjadi 70%), aktivitas bisnisnya berkurang sebesar 55 aktivitas (dari 79 aktivitas menjadi 24 aktivitas). Untuk pemesanan tiket lewat agen, efisiensi waktunya meningkat sebesar 69% (dari 3% menjadi 72%), aktivitas bisnisnya berkurang sebesar 44 aktivitas (dari 71 aktivitas menjadi 27 aktivitas). Dengan perbaikan proses bisnis menghasilkan solusi untuk mengatasi kebocoran uang, antara lain : 1. Metoda pengolahan data dilakukan secara otomatis dengan komputer, menyebabkan : a. Data tidak bisa diakses dengan bebas sehingga karyawan tidak bisa memanipulasi data lagi b. Kesalahan pengolahan data berkurang, sehingga data lebih valid 2. Perbaikan kinerja dan sikap karyawan ditingkatkan, antara lain dengan menambah jumlah karyawan terutama dibagian administrasi, memberikan tindakan tegas kepada karyawan yang tidak disiplin dan bertanggungjawab dan sebaliknya memberikan penghargaan kepada mereka yang disiplin dan bertanggung jawab 5.2 Saran Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka peneliti membuat suatu saran perbaikan untuk penelitian selanjutnya, yaitu : a. Hasil dari Business Process Improvement sebaiknya tetap terus dilakukan perbaikan secara terus menerus (Continuous improvement). Perbaikan tidak hanya dilakukan dibagian pelanggan saja tetapi bisa dilakukan dibagian penanganan para investor di perusahaan biro perjalanan ini. b. Uji coba dan evaluasi dapat dilakukan dengan mempertimbangkan parameter lain disamping parameter waktu, misalnya adalah parameter biaya. c. Sistem ini bisa diaplikasikan keseluruh cabang yang dimiliki perusahaan 47

7 Daftar Pustaka [1] Widaningrum, Sri dan Wiyono. Modul Materi Kuliah Rekayasa Proses Bisnis. Bandung : STT Telkom [2] Kadir, Abdul. "Dasar Pemrograman Web Dinamis dengan Menggunakan PHP". Andi Yogyakarta.Yogyakarta : [3] Business Process Improvement (BPI): Theory and Concept. (Online). Tersedia: ]. [4] Harrington, H. James. Business Process Improvement, The Breakthrough Strategy for Total Quality, Productive and Competitiveness. Mc Graw-Hill. Inc. USA : [5] Tim Asisten. ARIS Toolset Basic Training. Laboratorium APK, STT Telkom. Bandung : [6] Syafii, M. Panduan Membuat Aplikasi Database dengan PHP 5. Andi Yogyakarta. Yogyakarta : [7] Manganelli, Raymand L. The Reengineering handbook: a step-by-step guide to business transformation. AMACOM. USA : [8] Oetomo, Budi Sutedjo D. "Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi". Andi Yogyakarta. Yogyakarta : [9] Nugroho, Bunafit. PHP dan MySQL dengan Editor Dreamweaver MX. Andi Yogyakarta. Yogyakarta : [10] Johansson, Henry. J. "Rekayasa Ulang Proses Bisnis". Binarupa Aksara. Jakarta : [11] Susanto, Azhar. Sistem Informasi Manajemen : Konsep dan Pengembangannya. Lembaga Ilmu Administrasi. Jakarta : [12] Tenner, Arthur R, DeToro, Irving. Process Redesign, The Implementation Guide formanagers. Addison Wesley Longman. Inc. Massachusetts. USA : 1997 [13] Turban, Waterbee, McLean. Information Technology for Management. John Wiley & Sons. Inc [14] Wahyono, Teguh. Pemrograman Web Dinamis dengan PHP 5. Elex Media Komputindo. Jakarta : [15] Pressman, Roger.S. Software Engineering a Practitioner s Approach Fifth Edition. McGrawHill. Singapore: