IDENTIFIKASI HAMBATAN ORGANISASI DENGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN MENGGUNAKAN METODE TOPSIS

Transkripsi

1 IDENTIFIKASI HAMBATAN ORGANISASI DENGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN MENGGUNAKAN METODE TOPSIS Adnan Buyung Nasution 1 1,2 Sistem Informasi, STMIK Potensi Utama 3 STMIK Potensi Utama, Jl. K.L. Yosudarso Km, 6.5 No.3A Tanjung Mulia-Medan 1 adnan.buyung01@gmail.com Abstrak Perkembangan bisnis dan persaingan bebas serta dampak dari krisis moneter yang pernah terjadi membuat suasana pasar di Indonesia semakin sulit. Sebagian besar pengusaha Indonesia bertahan di dalam suasana tersebut dengan cara-cara yang kurang baik yang pada akhirnya menimbulkan masalah atau hambatan di dalam organisasi usahanya, sehingga mengakibatkan kinerja perusahaan tersebut menjadi terhambat. Pakar psikologi meneliti masalah-masalah yang terjadi dan mengelompokkan masalah-masalah yang disebut blockage. Blockage dapat diketahui dan dicari alternatif solusinya dengan Sistem Pendukung Keputusan menggunakan metode Topsis yang diharapkan akan memperbaiki kinerja karyawan yang berdampak pada kelancaran system pada perusahan. Kata kunci : Blockage, Topsis 1. Pendahuluan Unjuk kerja organisasi ditentukan antara lain oleh manusia yang berada dalam organisasi tersebut, agar dapat mengembangkan manusia tersebut secara efektif dan efisien, perlu diketahui kekuatan dan kelemahannya sehingga akan lebih mudah menempatkan mereka dengan tugas-tugas yang sesuai atau mengembangkan mereka sesuai dengan tugas-tugas yang telah disandangnya. Pengetahuan akan permasalahan yang sesungguhnya terjadi pada perusahaan sebagai organisasi menjadi sangat penting sebagai upaya perusahaan dalam memikirkan strategi dan arah perkembangan Perkembangan bisnis dan persaingan bebas serta dampak dari krisis moneter yang pernah terjadi membuat suasana pasar di Indonesia semakin sulit. Sebagian besar pengusaha Indonesia bertahan di dalam suasana tersebut dengan cara-cara yang kurang baik yang pada akhirnya menimbulkan masalah atau hambatan di dalam organisasi usahanya, sehingga mengakibatkan kinerja perusahaan tersebut menjadi terhambat. Pakar psikologi meneliti masalah-masalah yang terjadi dan mengelompokkan masalahmasalah yang disebut blockage. Blockage dapat diketahui dan dicari alternatif solusinya dengan menjawab kuesioner yang telah dirancang khusus. Dengan adanya kuesioner secara terkomputerisasi berbasis web diharapkan masalah-masalah tersebut dapat diketahui dan dapat dicari solusinya sehingga kerja organisasi menjadi lebih optimal. 2. Tinjauan Pustaka 2.1. Sistem Pendukung Keputusan Sistem pendukung keputusan ( decision support systems disingkat DSS) adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi perusahaan atau lembaga pendidikan. Menurut Moore and Chang, Sistem Pendukung keputusan dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa. Kegiatan merancang sistem pendukung keputusan merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk dilakukan. Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif. Sedangkan kegiatan memilih dan menelaah ini digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih[1] Teori Blockage Sistem ini di analisa dengan menggunakan teori blockage dengan metode deskriptif untuk menganalisa faktor-faktor hambatan dan metode pembobotan untuk menghitung hasil kuesioner. 1. Inadequate Recruitment & Selection. Merupakan hambatan dalam hal perekrutan 296

2 dan proses seleksi yang dilakukan perusahaan, menurut persepsi karyawan. Masalah-masalah tersebut antara lain seperti cara perekrutan yang tidak standar, kualifikasi pegawai yang menurun, pegawai yang dijaring ternyata tidak cocok untuk jabatannya, dan kurangnya kemampuan untuk membedakan antara kandidat yang baik dan yang buruk. 2. Confused Organizational Sructure Merupakan hambatan dalam struktur organisasi yang kurang efisien, kegiatan kurang terkoordinasi dengan baik, kerangka kerja yang kurang jelas, terdapat masalah dan pekerjaan-pekerjaan yang sering tidak terselesaikan, menurut persepsi karyawan di 3. Inadequate Control Merupakan hambatan dalam kendali akan perusahaan, kurang informasi yang relevan untuk penyelesaian masalah, kurangnya kesempatan untuk melakukan diskusi terbuka dalam rangka penyelesaian masalah, kurangnya peninjauan akan kebijakan yang telah dibuat, siklus kerja yang kurang efektif dan efisien, menurut persepsi karyawan di 4. Poor Training Merupakan hambatan dalam pengembangan keterampilan karyawan, kurangnya pelatihan yang tepat sasaran dan sistematis, kurangnya perancangan program pelatihan yang tepat bagi perusahaan, menurut persepsi karyawan di 5. Low Motivation Merupakan hambatan kurangnya kepedulian atau komitmen karyawan pada pekerjaan dan perusahaan, tidak terpenuhinya kebutuhankebutuhan dan harapan-harapan karyawan, menurut persepsi karyawan di sebuah 6. Low Creativity Merupakan hambatan penerimaan ide-ide dari karyawan, perusahaan yang menyukai keseragaman pemikiran, kurang berani mengambil resiko untuk menerapkan ide-ide baru, menurut persepsi karyawan di sebuah 7. Poor Teamwork Merupakan hambatan dalam penyelesaian pekerjaan secara optimal, banyaknya pertengkaran maupun pertikaian tersembunyi, sikap kerja yang individualis, menurut persepsi karyawan di sebuah 8. Inappropriate Management Philosophy Merupakan hambatan dalam hal kesalahan prinsip kerja yang digunakan oleh atasan dalam menjalankan perusahaan menurut persepsi karyawan di Pihak atasan hanya menganggap para pegawainya sebagai orang-orang malas yang mementingkan uang, sehingga dengan gaji yang standar para pegawai diharapkan menjadi penghasil uang bagi Pimpinan tidak memikirkan kepuasan kerja, dan kualitas hidup pegawainya. 9. Lack of Succession Planning and Management Development Merupakan hambatan dalam kesulitan penetapan sasaran dan pemilihan cara untuk mencapai sasaransasaran tersebut, kesulitan dalam mengorganisasi karyawan dan sumber daya yang ada secara efektif, kesulitan dalam memprediksikan karir karyawan di masa mendatang, menurut persepsi karyawan di 10. Unclear Aims Merupakan hambatan perumusan tujuan perusahaan, kurangnya pemahaman mengenai tujuan yang harus dicapai, kesenjangan antara kerja yang diharapkan pimpinan dan apa yang dilakukan karyawan, menurut persepsi karyawan di [2] 2.5. TOPSIS (Technique For Order Preference by Similiarity to Ideal Solution) TOPSIS adalah salah satu metode pengambilan keputusan multikriteria yang pertama kali diperkenalkan oleh Yoon dan Hwang (1981). Topsis menggunakan prinsip bahwa alternatif yang terpilih harus mempunyai jarak terdekat dari solusi ideal positif dan terjauh dari solusi ideal negatif dari sudut pandang geometris dengan menggunakan jarak Euclidean untuk menentukan kedekatan relatif dari suatu alternatif dengan solusi optimal. Solusi ideal positif didefinisikan sebagai jumlah dari seluruh nilai terbaik yang dapat dicapai untuk setiap atribut, sedangkan solusi negatif-ideal terdiri dari seluruh nilai terburuk yang dicapai untuk setiap atribut. Topsis mempertimbangkan keduanya, jarak terhadap solusi ideal positif dan jarak terhadap solusi ideal negatif dengan mengambil kedekatan relative terhadap solusi ideal positif. Berdasarkan perbandingan terhadap jarak relatifnya, susunan prioritas alternatif bisa dicapai. Metode ini banyak digunakan untuk menyelesaikan pengambilan keputusan. Hal ini disebabkan konsepnya sederhana, mudah dipahami, komputasinya efisien, dan memiliki kemampuan mengukur kinerja relatif dari alternatifalternatif keputusan[3]. 297

3 3. Pembahasan 3.1. Teknik Scoring Cara skoring atau penilaian dari Blockage Questionnaire adalah sebagai berikut: 1. Pengisian kuesioner secara komputerisasi. 2. Setiap item yang diberi tanda check ( ) akan dikalkukasikan sesuai dengan pengelompokan setiap area masalah. 3. Setiap tanda check ( ) akan diberi skor berdasarkan levelnya seperti level sangat setuju akan mendapat skor 5, atau level setuju akan mendapat skor 4, dan level kurang setuju akan mendapat level 3, dan level tidak setuju dengan skor 2, dan level sangat tidak setuju akan dengan skor 1, pernyataan dalam kuesioner sesuai dengan persepsi dari karyawan atau partisipan di 4. Tidak ada tanda check ( ) akan diberi skor 0 Dari ke-10 area alternatif yang ada, skor 5. masing-masing area akan dikalkulasikan. Skor minimum untuk tiap area masalah atau alterntif 3.2. Analisis Permasalahan dan Pemecahan Masalah dengan Metode TOPSIS Kegiatan dalam mengidentifikasi hambatan atau permasalahan dalam perusahaan dengan menggunakan metode Topsis, dalam hal ini penelitian yang pertama sekali dilakukan adalah dengan memberikan kuisoner kepada responden untuk dijawab berdasarkan aturan diatas lalu selanjutnya hasil kuisoner akan diproses dan dikalkulasi dengan menggunakan metode topsis, fase awal sistem menentukan beberapa kriteria untuk penilaian dalam hal ini kriteria adalah suatu pertanyaan yang akan dijawab oleh responde, semakin banyak responden yang menjawab kuisoner maka banyak nilai skor untuk alternati yang dihasilkan dari kriteria yang dijawab. Menentukan Kriteria pada sistem, dalam hal ini kriteria adalah para responden itu sendiri, dan kriteria inilah yang akan dijawab oleh responden sehingga alternatif mendapat skor berdasarkan jawaban dari responden, maka kriteria tersebut diberikan maksimal sebanyak 8 kriteria / responden, dan setiap kriteria akan diberikan wewenang untuk memberikan skor pada masingmasing alternatif lihat contoh dibawah ini : 2. Responden2 sangat setuju, setuju, kurang setuju, tidak setuju, sangat tidak setuju. Begitu seterusnya sampai responden ke-8. Fase 2. Menentukan beberapa alternatif yang akan menjadi pilihan atau menjadi hambatan yang telah teridentifikasi yang dialami oleh perusahaan, adapun beberapa alternatif tersebut yang terdiri dari 10(sepuluh) alternatif tersebut meliputi : Tabel1:Alternatif NO ALTERNATIF Inadequate Recruitment & 1 Selection. 2 Confused Organizational Sructure 3 Inadequate Control 4 Poor Training 5 Low Motivation 6 Low Creativity 7 Poor Teamwork Inappropriate Management 8 Philosophy 9 Lack of Succession Planning and 10 Management Unclear Aims Membangun sebuah matriks keputusan. Pada matriks keputusan, kolom matriks menyatakan atribut yaitu kriteria-kriteria yang ada, sedangkan baris matriks menyatakan alternatif. Matriks keputusan mengacu terhadap m alternatif yang akan dievaluasi berdasarkan n kriteria. Matriks keputusan dapat dilihat pada tabel 2. Tabel2:Matriks 1. Responden1 sangat setuju, setuju, kurang setuju, tidak setuju, sangat tidak setuju. 298

4 A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 K1 K2 K3 K4 K5 K6 K7 K Tabel3: Hasil Perhitungan Matriks K1 K2 K3 K4 K5 K6 K7 K8 A A A A A A A A A A r ij adalah elemen dari matriks keputusan yang ternormalisasi R, x ij adalah elemen dari matriks keputusan, i = 1, 2, 3,..., m, j = 1, 2, 3,..., n. Matriks keputusan ternormalisasi dapat dilihat pada penyelesaian berikut : Setelah matriks ternormalisasi dibuat, selanjutnya adalah membuat matriks keputusan ternormalisasi terbobot V yang elemen-elemennya ditentukan dengan menggunakan rumus berikut : Dimana : v ij adalah elemen dari matriks keputusan yang ternormalisasi terbobot V, Bobot w ij (w1, w2, w3,..., wn) adalah bobot dari kriteria ke-j r adalah elemen dari matriks keputusan yang ternormalisasi R Dengan i = 1, 2, 3,..., m ; dan j = 1, 2, 3,..., n. Matriks keputusan ternormalisasi terbobot. (2) Menentukan bobot preferensi untuk setiap kriteria. Bobot kriteria1 = 4,1 Bobot kriteria2 = 4,6 Bobot kriteria3 = 3,3 Bobot kriteria4 = 2,8 Bobot kriteria5 = 5 Bobot kriteria6 = 3,5 Bobot kriteria7 = 4,6 Bobot kriteria8 = 5 Fase5 Setelah matriks keputusan dan bobot kriteriadibuat, selanjutnya adalah membuat matriks keputusan yang ternormalisasi R yang fungsinya untuk memperkecil range data. Adapun elemenelemennya ditentukan dengan rumus berikut : (1) Dimana : 299

5 Demikian seterusnya sampai didapat hasil perhitungan matriks keputusan ternormalisasi. Selanjutnya menetukan matriks solusi ideal positif(a + ) dan solusi ideal negatif (A - ) Tabel 10 : Hasil Perhitungan Separasi Positif Alternatif S+ Tabel 5 : Solusi Ideal Positif Tabel 6 : Hasil Penentuan Solusi Ideal Positif Tabel 7 : Solusi Ideal Negatif A A A A A A A A A A Setelah menghitung jarak alternatif dari solusi ideal positif (S + ) dan jarak alternatif dari solusi ideal negatif (S - ), selanjutnya adalah menghitung kedekatan relatif terhadap solusi ideal positif. Tabel 13 : NilaI C + Tabel 8 : Hasil Penentuan Solusi Negatif Selanjutnya menghitung jarak alternatif dari solusi ideal positif (S + ) dan jarak alternatif dari solusi ideal negatif (S - ). Perhitungan jarak alternatif dari solusi ideal positif (S + ) Tabel 9 : Separasi Positif 300

6 A A A A A A A A Pada tabel diatas dapat dilihat bahwa alternatif yang menempati urutan pertama alternatif A8 yaitu Training (Unclear Aims) dengan Nilai , Selanjutnya alternatif yang menempati urutan kedua yaitu A6 Rekrutmen dan seleksi yang tidak tepat (Inadequate Recruitment and Selection) dengan nilai , dan dilanjutkan sampai urutan ke 10. Dengan nilai terendah yaitu Penutup 4.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: Tabel 14 : Hasil Perhitungan Kedekatan Relatif Alternatif S+ A A A A A A A A A A Berikutnya alternatif diurutkan dari nilai C + terbesar ke nilai C + terkecil. Alternatif dengan nilai C + terbesar merupakan solusi yang terbaik. Tabel 15 : Hasil Pengurutan Alternatif Alternatif Nilai A A Metode TOPSIS yang merupakan metode sistem pendukung keputusan yang bisa memecahkan berbagai masalah pengambilan keputusan multikriteria dapat juga digunakan untuk memecahkan masalah hambatan organisasi. 2. Hasil perhitungan metode TOPSIS yang didapatkan secara manual sama dengan hasil perhitungan yang didapatkan secara komputerisasi. 4.1 Saran Berikut adalah beberapa saran untuk pengembangan lebih lanjut terhadap penelitian ini: 1. Metode TOPSIS diharapkan dapat diimplementasikan ke dalam perangkat lunak yang lebih userfriendly, dimana user dapat lebih mudah menggunakannya. Daftar Pustaka [1]. Kadarsah S, 1998, Sistem Pendukung Keputusan, Jakarta. [2]. Makmur, Syarif Pemberdayaan Sumber Daya Manusia dan Efektivitas Organisasi, Jakarta [3]. Desiana A, M. Arhami, 2006, Konsep Kecerdasan Buatan, Yogyakarta. 301