BAB 2 LANDASAN TEORI. 2.1 Teori teori Dasar atau Umum Defenisi Komunikasi

Transkripsi

1 30 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori teori Dasar atau Umum Defenisi Komunikasi Istilah komunikasi dalam kamus bahasa inggris yaitu communication, berasal dari kata latin communication, dan bersumber dari kata communis yang berarti sama, sama disini maksudnya adalah sama makna. Hal ini berarti bahwa dalam komunikasi harus ada pengertian yang sama pada kedua belah pihak yaitu komunikator dan komunikan dalam memaknai pesan. Dengan demikian dikatakan bahwa setiap aspek keseharian kita dipengaruhi oleh komunikasi kita dengan orang lain dengan adanya komunikasi manusia menjadi mengerti apa yang dibutuhkan orang lain sehingga mereka dapat saling tukar menukar dengan kebutuhan dirinya sendiri (John dan Foss : 2008,5) Beberapa istilah komunikasi yang diungkapkan oleh para ahli tentang pengertian komunikasi itu sendiri, antara lain sebagai berikut : - West & Turner (2007, 5) mendefenisikan "Komunikasi adalah proses sosial dimana individu individu menggunakan simbol

2 29 simbol untuk menciptakan dan menginterpretasikan makna dalam lingkungan mereka. Komunikasi memiliki berbagai pengertian dan sudut pandang tersendiri dan diungkapkan sesuai dengan pengertian yang berbeda beda menurut beberapa orang. Pengertian lain komunikasi diungkapkan oleh : - Dra. Lukita Komala, Msi (2009: 73), Komunikasi adalah suatu interaksi, proses simbolik yang mnghendaki orang-orang untuk mengatur lingkungannya dengan membangun hubungan antarsesama, melalui pertukaran informasi, untuk menguatkan sikap dan tingkah laku orang lain, serta berusaha mengubah sikap dan tingkah laku itu. Jadi dari beberapa pakar diatas, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa proses komunikasi bermanfaat untuk menyampaikan informasi melalui satu tindakan maupun simbol agar mendapat feedback dari si penerima pesan Komunikasi Organisasi Istilah organisasi berasal dari bahasa latin organize, secara harfiah berarti paduan dari bagian bagian yang satu sama lainnya saling bergantung.di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakan sarana.

3 30 Menurut Everet M. Rogers dalam bukunya Communications in Organization yang dikutip dalam buku komunikasi organisasi lengkap oleh Prof. Dr. Khomsahrial Romli, M.Si (2011 : 1) yaitu a stable system of individuals who together to achieve,through a hierarchy of ranks and division of labour common goals ( Suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas ). Dengan demikian komunikasi organisasi merupakan pengiriman dan penerimaan pesan organisasi didalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto,2005) Defenisi fungsional Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan yang lain dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Gambar 2.1 Sistem Komunikasi Organisasi Dengan demikian, bias dikatakan garis yang putus-putus melukiskan gagasan bahwa hubungan hubungan ditentukan secara

4 29 alami : hubungan itu juga menunjukan bahwa struktur organisasi bersifat luwes dan mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal Defenisi Public Relations Dalam kegiatannya Public Relations dituntut untuk menyampaikan informasi secara transparansi agar masyarakat mendapatkan informasi yang sebenarnya dan dapat memuaskan semua pihak dan seorang Public Relations harus dapat menghindari kesalahpahaman atau misunderstanding yang ada. Beberapa defenisi yang ditinjau secara internasional tentang Public Relations yaitu : 1.) Menurut (british) Institute of public Relations (IPR) : Public Relations adalah keseluruhan upaya yang diakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (goodwill) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya. 2.) Menurut Franks Jeffkins (2004: 10) : Public Relations adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan untuk

5 memperoleh sasaran tertentu yang berhubungan dengan saling pengertian (mutual understanding) 30 Menurut beberapa defenisi mengenai Public Relations, penulis mengambil kesimpulan bahwa Public Relations adalah suatu upaya terencana dalam mengambil suatu tindakan untuk mencapai suatu tujuan dalam menciptakan kesepahaman yang baik Tugas Public Relations Menurut Rumanti (2003 :39 ) mengenai tugas seorang Public Relations mengatakan bahwa ada beberapa, yaitu : 1.) Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis melalui tampilan visual kepada publik. 2.).Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum (publik). 3.) Memperbaiki citra atau image organisasi. 4.) Tanggung jawab sosial, dimana Public Relations merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut. 5.) Melaksanakan komunikasi persuasif yang timbal balik kepada publik Fungsi dan Tujuan Public Relations Dilihat pada tugas seorang Public Relations, maka penulis ingin mengetahui fungsi dan tujuan Public Relations. Dapat dikatakan bahwa

6 29 Public Relations adalah orang yang terlibat baik secara langsung maupun tidak langsung dalam suatu organisasi tempat ia bekerja.adapun gambaran tentang fungsi Public Relations dari buku Cutlip, Center dan cancfield yang dikutip oleh Ruslan (2008 : 19) mengatakan bahwa beberapa fungsi dan tujuan Public Relations adalah : 1.) Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama 2.) Membina hubungan yang harmonis antara badan atau organisasi dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran 3.) Mengidentifikasikan segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap badan atau organisasi yang diwakilinya/sebaliknya 4.) Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama 5.) Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta peran dari badan/organisasi kepubliknya atau sebaliknya, demi terciptanya citra positif bagi kedua belah pihak. Setelah mengetahui tentang fungsi Public Relations dalam menjalankan tugasnya dan memberikan kontribusi yang positif terhadap perusahaan maka adapun tujuan dari Public Relations menurut (Daavis, 2003) adalah : mempengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, Dimana persepsi, sikap dan opininya penting terhadap suatu kesuksesan perusahaan.

7 30 Dengan demikian penulis mengambil kesimpulan bahwa tujuan dari Public Relations adalah untuk membentuk image yang baik kepada publik dan menyampaikan komunikasi untuk membentuk persepsi konsumen terhadap peningkatan perusahaan nya dan menciptakan image dan citra yang baik. 2.2 Teori Khusus Defenisi Peranan Public Relations Menurut Dozier & Broom yang dikutip oleh Rusian (2008, 20-21) membagi empat kategori peranan Public Relations sebagai berikut : 1. Penasehat Ahli (Expert Persriber) Seorang Pakar praktisi Public Relations yang memiliki kemampuan untuk dapat mencarikan solusi dan menyelesaikan masalah yang dihadapi organisasi dengan publiknya. 2. Fasilitator Komunikasi (Communication Fasilitator) Praktisi Public Relations yang berperan diri sebagai mediator atau perantara antara pihak manajemen perusahaan dengan publiknya sehingga keduanya memiliki pengertian informasi yang sama sehingga terjalin hubungan yang baik diantara keduanya. 3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah (Problem Solving Process Facilitator) Peran Public Relations dalam hal ini, jika terjadi krisis sehingga perlu dibentuk sebuah tim kecil yang melibatkan berbagai department dan dipimpin oleh praktisi Public Relations, yang dimaksud untuk membantu manajemen keputusan.

8 29 4. Teknisi Komunikasi ( Communication Technician) Peran Public Relations ini dimaksudkan seorang praktisi Public Relations menyediakan layanan teknis komunikasi, misalnya komunikasi antara pimpinan dengan bawahan atau antara karyawan satu department dengan department yang lainnya. Keempat peranan Public Relations diatas merupakan teori yang digunakan untuk mengetahui peranan-peranan Public Relations yang bersangkutan dengan program-program Public Relations dalam mempertahankan loyalitas Public Relations Konsep komunikasi Internal Konsep komunikasi Internal organisasi (Romli 2011: 6) adalah proses penyampaian pesan antara anggota anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dan bawahan, antara sesama bawahan,dsb.proses komunikasi internal ini bisa berwujud komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok.juga komunikasi bisa merupakan proses komunikasi primer ataupun sekunder (menggunakan media nirmassa) komunikasi internal ini lazim nya dibagi menjadi dua sebagai berikut. a. Komunikasi Vertikal Yaitu komunikasi dari atas kebawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan kebawahan dan dari bawahan ke pimpinan. Dalam komunikasi

9 30 vertikal, pimpinan memberikan instruksi instruksi, petunjuk petunjuk, informasi informasi kepada bawahannya. Sedangkan bawahan member laporan laporan, saran saran, pengaduan pengaduan, dan sebagainya kepada pimpinan. b. Komunikasi Horizontal/lateral Yaitu komunikasi antar sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama didalam organisasi atau mengalir antar bagian.komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode dan masalah. Hal ini membantu orgnisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja Macam macam bentuk Komunikasi Internal Penyampaian pesan merupakan saluran komunikasi yang diharapkan agar mendapat timbal balik atau feedback dari penerima pesan melalui informasi yang ingin disampaikan, baik dari atasan kepada bawahan nya serta sebaliknya. Berikut adalah beberapa bentuk komunikasi internal menurut Frank Jeffkins dalam Bukunya Public Relations yang disempurnakan oleh Daniel Yadin (2003 :147, ) yaitu :

10 29 1. Jurnal Internal Di sini, istilh jurnal diartikan secara luas yakni sebagai terbitan atau bahan cetakan yang diterbitkan secara teratur,adapun bentuk bentuk nya cukup bervariasi,antara lain sebagai berikut: a. Majalah, Jurnal Internal dengan format majalah dan biasanya berukuran A4 (297 X 110 mm),isinya kebanyakan adalah tulisan fitur dn ilustrasi.jurnal ini bisa dicetak dengan menggunakan teknik lithografi atau photogravure. b. Koran, meskipun mirip dengan Koran tabloid, tapi isinya terdiri dari berita yang disisipi dengan tulisan fitur dan ilustrasi.proses percetakannya biasanya lebih canggih, yakni secara web-offset-litho. c. Newsletter,jumlah halamannya biasanya sedikit, yakni 2 hingga 8 halaman,dan biasanya berukuran A4.sebagian besar isinya adalah tulisan tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. d. Majalah dinding,bentuk nya seperti posterkecil yang ditempelkan padda dinding.ini merupakan suatu medium yang biasa digunakan untuk keperluan internal maupun eksternal. 2. Papan pengumuman Papan pengumuman standar dapat ditempatkan pada berbagai lokasi yang ramai atau yang sering disinggahi agar segenap pegawai dapat memperoleh informasi yang sama dalam waktu yang bersamaan pula.wujud fisiknya bisa bermacam macam,seperti poster cetakan yang mudah dipasang dan diganti atau papan permanen yang terbagi atas sejumlah kolom sesuai dengan jenis

11 30 berita yang sering kali diumumkan.bentuk fisik ini tidak perlu terlampau dipersoalkan. 3. Kaset Video dan CCTV Layar televisi, yang sudah menjadi bagian dari kehidupan kita sehari hari,merupakan suatu media penyampaian pesan yang efektif, baik direkam terlebih dahulu maupun disiarkan secara langsung.media modern ini menghadirkan komunikasi tatap muka secara artificial (seolah-olah penonton yang ditonton dapat saling berkomunikasi secara langsung) yang memiliki potensi besar untuk menumbuhkan pemahaman yang lebih baik antara pihak manajemen dengan segenap pegawai. 4. Stasiun Radio Adanya program yang menyiarkan program program siaran internal perusahaan.menu programnya di usahakan semenarik dan seramah mungkin.isinya antara lain berita berita internal perusahaan, laporan dan komentar dan penyampaian pesan pribadi dari seorang pegawai kepada rekannya dan lain lainnya. 5. Jasa penyampaian Berita dan ide Lewat Telepon Buletin berita perusahaan dapat dikemas dalam bentuk kaset rekaman, dan setiap pegawai yang ingin menyimak isinya tinggal memutar nomor telepon unit PR dan dapat langsung mendengar bulletin tersebut.melalui telepon itu setiap pegawai juga dapat menyampaikan gagasannya mengenai beberapa hal.

12 29 6. Kotak Saran Dalam rangka memperoleh dan menampung berbagai masukan dari para pegawai, pihak manajemen dapat menempatkan sejumlah masukan dari para pegawai, pihak manajemen dapat menempatkan sejumlah kotak saran di tempat tempat tertentu diseluruh penjuru lokasi perusahaan.setiap pegawai yang memiliki komentar, ide- ide cemerlang, keluhan atau bahkan kecaman pedas terhadap atasan atau perusahaan dipersilahkan menyampaikan secara anonym melalui kotak kotak saran tersebut. 7. Rangsangan Berbicara Organisasi organisasi di Amerika Serikat dikenal sangat kreatif dalam merumuskan metode untuk memperoleh umpan balik dari para anggota atau pegawainya.selain jasa telepon dan kotak saran diatas, banyak pucuk pimpinan perusahaan di Amerika yang membuka nomor telepon khusus sehingga setiap pegawai bia=sa menghubunginya secara langsung tanpa harus menempuh lika liku birokrasi perkantoran. 8. Siaran Umum (Public Address Broadcast) Pihak manajemen juga dapat memanfaatkan sistem siaran umum yang terdiri dari sejumlah pengeras suara dan instalasi sentral (Public addres system) untuk menyampaikan pesan pesan kepada segenap pegawainya. Cara penyampaian ini bisa demikian fleksibel sehingga di pabrik pabrik raksasa sekalipun suatu pesan bisa disiarkan ketika semua pegawai tengah asik bekerja.sistem ini memang tidak memiliki keakraban visual seperti yang disajikan oleh monitor televise.namun jika jumlah pegawai yang harus

13 30 segera diberitahu atau diberi pesan begitu banyak, layar televise yang kecil itu justru menjadi penghambat. 9. Obrolan Langsung Pembicaraan tatap muka secara pribadi dan langsung merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk memperlihatkan sikap terbuka pihak manajemen. Kelebihan cara ini disbanding dengan penyampaian pesan melalui kaset video atau siaran radio adalah para pegawai atau bawahan dapat mengajukan komentar, pernyataan pendapat, atau isi hatinya secara langsung. Tersedianya suatu fasilitas bagi para pegawai untuk mengadakan komunikasi ke atas dan bagi pihak manajemen tidak boleh menganggap komunikasi pegawai tersebut sebagai suatu hal yang bersifat monopolistic seperti penyiaran program politik. 10. Dewan dan komite pekerja Akses yang mempunyai pengaruh dalam pihak manajemen sehingga dapat mengetahui apa yang terjadi dalam perusahaan. Suatu prinsip dasar yang dipahami dan terbukti efektif dalam membina hubungan baik antara pimpinan dan bawahan melalui pembentukan dewan pekerja. 11. Persentasi Video atau slide Perangkat perangkat audio visual dapat dipergunakan untuk berbagai tujuan, seperti mendidik para pegawai baru, menjelaskan standar keamanan kerja, menguraikan kemajuan yang telah dicapai perusahaan, memaparkan laporan dan pembukuan tahunan, mengadakan rekrutmen, mendemonstrasikan kegunaan atau cara pemakaian produk produk baru,

14 29 atau untuk menjelaskan alasan alasan dan potensi pembukaan cabang baru perusahaan di suatu tempat. 12. Literature Pengenalan Literatur pengenalan adalah berbagai macam naskah, materi, atau buklet, yang berisi riwayat singkat perusahaan, berbagai kegiatan pokoknya, cara kerjanya, fungsi- fungsi operasi yang dijalankan perusahaan lengkap dengan bagan-bagannya, struktur manajemen, dan aneka hal penting lainnya yang harus diketahui oleh para pegawai baru. 13. Pertemuan Dinas Pertemuan pertemuan dinas yang melibatkan para staff dan pegawai, baik yang diselenggarakan di markas besar maupun di kantor kantor cabang, dan juga konferensi tingkat nasional, merupakan acara berkumpul yang bermanfaat untuk menggalang kebersamaan dan keakraban, sekaligus untuk menciptakan hubungan baik antara pihak manajemen dengan para pegawai.dalam acara tersebut, berlangsung komunikasi tatap muka. 14. Kunjungan oleh pihak Manajemen Dalam organisasi organisasi yang memiliki banyak cabang di berbagai lokasi, salah satu cara yang ampuh untuk menggalang kedekatan dan hubungan baik antara pimpinan perusahaan dengan para pegawainya yang tidak berada di markas besar adalah kunjungan kunjungan secara langsung oleh para pimpinan perusahaan tersebut ke masing masing local cabang perusahaan.

15 15. Kunjungan staf 30 Pihak manajemen juga harus mengupayakan agar para staf nya tidak terisolasi dalam unit unit nya sendiri sehingga mereka tidak tahu segala sesuatu yang terjadi di unit unit atau bagian lainnya.kesenjangan tersebut memang bisa diatasi dengan penerbitan jurnal internal, film, dan video secara rutin; tetapi akan jauh lebih baik jika pimpinan mengadakan suatu program kunjungan timbale balik dikalangan stafnya. Selain untuk memumpuk keakraban dan rasa kekeluargaan. 16. Acara acara kekeluargaan Berbagai kegiatan dan acara tidak resmi, seperti pesta perusahaan, makan malam dalam rangka merayakan tahun baru atau ulang tahun perusahaan, olahraga, dan piknik bersama.semuanya menyertakan para anggota keluarga dan lingkungan terdekat masing masing pegawai, ternyata sangat besar manfaatnya untuk merekatkan hubungan baik antara pihak manajemen dengan segenap pegawainya. 17. Pameran dan Peragaan Pameran dan peragaan yang diselenggarakan secara permanen, berkeliling, atau kunjungan bisa dimanfaatkan untuk mendemonstrasikan dan menjelaskan sejarah tau suatu kebijakan perusahaan, bidang bidang yang digeluti, dan tata cara pelaksanaannya. 18. Klub klub Sosial Pada organisasi atau perusahaan yang telah mapan biasanya terdapat klub klub social atau olahraga yang dilengkapi dengan gedung mewah di lokasi yang menawan dan berbagai fasilitas fasilitas kenyamanan lainnya.secara

16 29 berkala, klub klub social semacam itu perlu mengadakan berbagai acara, termasuk mensponsori aneka kegiatan antara pihak manajemen dengan para pegawainya. Dengan demikian, penting nya komunikasi internal yang disalurkan kedalam berbagai bentuk komunikasi internal dapat menunjang aktivitas dan membantu peran Public Relations dalam membangun komunikasi yang baik dalam internal pada perusahaan.

17 2.3 Kerangka Pikir Hal yang akan dianalisis Metode Analisa Bagaimana Peranan yang dilakukan oleh Public Relations PT.Sriwijaya Air dalam menjalankan Komunikasi Internal PT.Sriwijaya Air pada kantor pusat. 2. Hambatan yang dihadapi oleh Public Relations PT.Sriwijaya Air dalam melaksanakan peranan guna meningkatkan kinerja karyawan dalam menkomunikasikannya Metode yang digunakan dalam penelitian adalah metode kualitatif. Metode Kualitatif merupakan proses penelitian melalui tahap pengumpulan data, pengolahan data dan analisis data yang dilakukan selama proses penelitian.sifat dari penelitian yaitu deskriptif dimana penulis memaparkan hasil dari penelitian yang telah dilakukan (teknik tringgulasi) Peranan Public Relations PT.Sriwijaya Air dalam menjalankan komunikasi Internal pada kantor pusat 1. Penasehat Ahli (Expert Persriber) 2. Fasilitator Komunikasi (Communication Fasilitator) 3. Fasilitator Proses Pemecah Masalah (Problem Solving Process Fasilitator) 4. Teknisi Komunikasi (Communication Technician) Beberapa bentuk komunikasi yang dilakukan PT.Sriwijaya Air yaitu : 1. Jurnal Internal a. Flight magazine sriwijaya airlines b. Media Antar kita c. Poster d. Newsletter, IOM (Internal Office memo) 2. Jasa penyampaian berita dan ide lewat telepon 3. Obrolan Langsung 4. Konfrensi staff dan pertemuan Dinas 5. Acara acara kekeluargaan Cara memperoleh data Data Primer : Melakukan wawancara dengan beberapa orang yang merupakan sumber dari penelitian yang dilakukan pada perusahaan serta melakukan observasi sekaligus berpartisipasi dalam beberapa kegiatan yang dilakukan pada PT.Sriwijaya Air Data Sekunder : a. Company Profile perusahaan b. Website resmi PT.Sriwijaya Air c. Tabloid MATA (Media Antar Kita) d. Flight Magazine Sriwijaya e. Sejumlah Media cetak, baik surat kabar maupun Media internet mengenai PT.Sriwijaya Air